加强高校二级学院教学档案的建设与管理
2010年第8期吉林省教育学院学报
No 8,2010
第26卷JOUR NAL O F EDUCAT I ONAL INST ITUTE OF J IL IN PROV INC E
Vo l 26(总248期)
T ota l N o 248
收稿日期6作者简介李容荣(),女,江苏盐城人。
本科,盐城师范学院城市与资源环境学院教务秘书,助教,研究方向高校教学管理。
加强高校二级学院教学档案的建设与管理
李容荣
(盐城师范学院,江苏盐城224002)
摘要:加强高校二级学院教学档案的建设与管理工作,增强做好档案工作的使命感和责任感,着力推动档案工作尽快走上规范化、现代化管理轨道,为高校教育教学改革发展提供保障。
关键词:高校档案;教学档案;管理中图分类号:G472.4
文献标识码:A
文章编号:1671
1580(2010)08
0013
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高校二级学院教学档案是指高校二级学院在教学工作、教育管理、教学研究等活动中形成的反映二级学院主要职能活动和基本历史面貌的,在今后学校教学工作中有一定查考利用价值的文件资料。
它是教学实践和教学研究过程中形成的重要文献资料。
高校教学档案管理的规范化是提高高校教学质量的重要保障,也是衡量高校二级学院管理水平的标志之一,因此我们应该充分认识加强高校二级学院教学档案的建设与管理工作的重要性和紧迫性,增强做好档案工作的使命感和责任感,着力推动档案工作尽快走上规范化、现代化管理轨道,为高校教育教学改革发展提供务实、高效的服务。
一、教学档案的归档范围
(一)教学计划与教学管理1.各年级人才培养方案、教学大纲、课程简介、教学任务书、课程表。
2.学生教育实习、专业实习、野外实习的计划、大纲、总结,实习指导书、实习讲义、实习报告等,毕业论文(设计)、课程设计。
(二)教学质量管理
1.期中教学质量检查、实验教学与管理检查的安排、记录与总结。
2.本科教学水平评估、专业水平评估形成的相关材料。
3.二级学院督导组教学督导工作中形成的
材料。
(三)教学基础建设管理
1.师资队伍建设:二级学院教职工情况一览表、教师业务档案表、教师进修、培训计划、总结,教师评奖材料。
2.专业建设与课程改革:二级学院各个专业的教学计划,专业调整调研论证、申报、审批材料,双语!教学课程总结材料(课程名称、教材和讲义、教案、座谈会、教学总结等),教学方法与教学手段改革材料(含使用多媒体教学的课程、现代教学手段使用情况一览表)。
(四)组织教学与教学研究
1.教研室教研活动纪录、教研室的教学总结、教研室其他有关材料。
2.教学工作计划与要点、总结材料;教学工作会议纪要、纪录、决议等材料。
二、加强高校二级学院教学档案的建设与管理工作中存在的主要问题
(一)材料收集不完整
部分教师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。
故对上交档案材料有抵触情绪。
当前二级学院大部分材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼任,材料收集的困难,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。
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:2010014
:1981
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(二)二级学院教学档案管理人员缺乏专业化
目前大部分高校二级学院都无专职档案管理员,一般由各二级学院教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教务教学上,而且大部分都没有受过档案管理的专业培训,缺乏系统的档案管理知识,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
在很大程度上影响了教学档案管理的质量。
三、加强教学档案的规范化管理
(一)教学档案材料应当及时的收集与整理
教学档案是教学管理的重要组成部分,是提高教学质量的参考依据。
教学文件应当集中归档。
教学档案集中统一的管理,以确保教学档案的完整、准确、规范和方便查看利用。
教学文件的集中归档必须依靠严格的归档制度才能顺利实现,否则就会使教学档案管理人员的工作陷入被动。
档案工作还应当形成一种周期性的收集和整理,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的保证。
1.教学档案的收集
(1)每学年开始后,由二级学院布置各二级学院的行政部门、教研室收集教学文件材料任务。
(2)二级学院各教研室、兼职档案员按教学档案归档范围和保管期限表#分门别类定期进行整理。
(3)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
2.教学档案整理归档
坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,二级学院根据教学文件形成的规律,保持归档材料之间的联系和便于保管和利用的原则进行系统整理。
原则上相同内容的材料组成一卷便于利用。
教学档案材料一般要求长期保存。
教学日历、教学任务书、上课课程表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期初对本二级学院的上一学期的教学档案进行及时的清理与归档。
档案员应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(二)提高二级学院教学档案管理人员的专业化水平
当前,大部分高校二级学院由于档案工作缺乏规范化,管理不到位,二级学院教工和学工两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍。
因此学校应该明确二级学院教工和学工两级档案的建档、存档和管理职责,加强对二级学院档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训。
四、利用现代办公技术,实现教学档案信息化管理
社会信息化致使社会各项活动的记录产生于网络数字化环境,人们进行交流和传递信息的手段也从纸质走向电子媒体,多数文件、档案等信息资源都将以数字形式形成、归档和保存。
现代档案管理与传统档案管理之间本质的区别在于管理理念和技术手段的不同,现代档案管理主要是通过采用现代先进技术与设备和掌握先进技术知识的人员实施档案和提供档案的利用服务。
电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件,确定档案属性后,从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。
电子档案的利用与纸质档案相比,显著不同的是更快捷、更方便。
随着高校教学体制改革的深入,教学档案管理人员工作量不断增大,如果仍依靠原来的手工方式去管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来,而且有的材料会遗漏或丢失。
故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员的劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
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2002.
.J.
20009.
14。
浅议高等学校二级学院的教学档案工作
国家 教 委 指 出 ： 校 档 案 工 作是 “ 好 高 办
学 校 的 重 要 基 础 工 作 之 一 ” 是 从 事 教 学 活 ， 动和 教 学 研 究 的 基 本 条件 ， 够 真 实 的 反 能 映 教 学 工 作 过 程 。 高校 档 案 管 理 工 作 中 ， 在 必 须 做 到 思 想 上 高 度 重 视 ， 度 上 完 善 管 制 理 ， 理 上全 面 到 位 ， 能 真 正 发 挥其 重要 管 才 作 用。
１ 做好教 学档 案收集 ，整 理工作
什 么是 教 学 档 案 ？ 学 档 案 是 在 教 学 教 过程 中直接形成 的， 以文 字 材 料 、 图表 、 录 音 、 像 等形 式 存 在 ， 有 保 存价 值 的 教学 影 具 文 件 的 总 称 。 学 档 案 的 齐 全 、 范是 教学 教 规 管 理 水 平 的 具 体 体 现 。 校 教 学 档 案 的 工 高 作 内 容 应 包 括 对 一 个 管 理 周期 内 本单 位 全 部 教 学 活 动 和 管 理 工 作 真 实情 况 的采 集 和 整 理 。 般 包 括 以 下 几 个 方 面 （ 是 我 校 的 一 这 教 学 档 案 目录 ， 供 参 考 ） 仅 。 级 类 目 ： 学 管 理 基 本 档 案 目录 。 教 １ １课务 档案 ． ０ 各 学 期 开 课计 划 。 ｌ ０ 各 学 期 任 课通 知 书 。 ２ ０ 各学期课程表。 ３ Ｏ 课程 进 度 计 划 及 及 情 况 表 。 ４ ０ 任 课 教 师 情 况 统计 表 。 ５ ０ 停 调 课 审 批表 。 ６ ０ 教 师 授 课 考 勤表 。 ７ １ ２考务 档案 ． ０ 各 课 程 期 末 考 试 ３ 试 卷 （ 参 考 答 ｌ 套 含 案 与 评 分 标 准 ）课 程 考 试 命 题 审 批 表 。 、 ０ 试 卷 档 案 （ 括 试 卷 基 本 情 况 登 记 ２ 包 表 、 程 考 试 命 题 审 批 表 、 面 成 绩、 试 质 量 分 析 参 考 表 、 卷复查情况表 ） 试 。 ０ 大学 英 语 四 六级 、 算 机等 级 考 试 及 ３ 计 通过情况 。 １ ３学 籍档 案 ． ０各学期学 生成绩表（ 平时成绩 、 ｉ 含 卷 面成 绩 、 评 成 绩 ） 总 。 目录 。 Ｏ 学生课外附加成绩统计 。 ２ ． Ｏ 休学 、 学学生总 汇（ 名 、 号 、 ３ 退 姓 学 年 １ ６教学 研 究档 案 级专业、 因） 学籍处理表 。 原 及 Ｏ 教 学 研 究 论 文 目录 及 复 印 件 。 ｌ ０ 各级 教 改 项 目汇 总 及 相 关 材 料 。 ２ ０ 学士 学位 授 予 情 况 。 ４ ０ 校 、 、 家 级 教 学 成 果 奖 申报 材 料 ３ 省 国 ０学生名册。 ５ 及获奖证书复 印件 。 １ ４学 生实 习档 案 。 ０１ 单位 实 习 计 划 。 ０ 单 位 开 展 教 育 思 想 学 习 与 讨 论 的有 ４
关于加强高校二级院系教学档案管理工作的思考
【 中图分类号 】 Ｇ ｒ 【 ｆ ７ 文献标识码】 Ａ 【 ４ 文章编号 】１０ — ０ ６ ２ １ ）７ ０ ６ — ２ ０９ ３ ３ （ ０ ２ ０ — １９ ０
高校 教学档 案资料 的管 理是 高校档 案管理 工作 的重
要 内容 。教学档案资料的保存和管理 即是对过去教学工作
和过程 的真 实记录 ， 也是 今后开 展教学 改革 、 进与 提高 促
２１ ０ ２年 ０ ７月
பைடு நூலகம்
黑 河 学 刊
Ｈｅｈ ｏ ｒ ａ ｉｅＪ ｕ ｎ ｌ
Ｊ１ ０２ ｕ． １ ２
Ｓ ｒ ｌＮ ． ８ ．７ ｅ ｉ ｏ １ ０ Ｎｏ０ ａ
总第 １０期 第 ０ ８ ７期
关于加强高校二级院系教学 档案管理工作的思考
⑧ 刘 信 香
（ 中原工学院图书馆 ， 河南 郑州 ４ ０ ０ ） ５ ０７
教学 ： 实验 、 习 、 程设 计教学执行计 划 ； 实 课 毕业（ 论文 ） 设
计资料 ； 习基地（ 内、 实 校 校外 ）实验 室建设（ ； 论证 、 评估 、
申报及 审批材料 ）（ ） ；７ 学籍 管理 ： 班级名册 、 学生 成绩 、 学 生注册 、 重修 、 学籍异动 ；８ 课务考务 ： （） 试卷 ； 教师 、 学生课
法， 没有 根据新情况建立相应 的规范 ， 缺少 制度保障 ， 造成 了资料管 理 的混 乱 ， 这样 的资料 管理形 同虚 设 。 根本无 法
发挥教学档案资料的作用 。
教学质量 的信息资源。同时也能反映 出一个学校的整体教 育教学状况与水平 。无论 是教育部开展的高校教学评 估工 作， 还是 高校 内部 的常规 教学检查 ， 教学档 案资 料的管理 水平与质量都是检查的重点 。随着高校教育教学管理体制
浅谈高校二级学院档案的建立与管理
郭 靖 （ 经济学院 山东 公共管理学院）
一
摘要 ： 随着高校规模的不断扩大 ， 高校的档案管理 工作 由原来 的学校统 学 、 科研 过程 中形 成 的档 案 材 料 的 管理 工 作 。 目前 ， 些 二 级 学 院 的 一 管 理 逐 步 发展 成 为学 校 、 院 二 级 管理 。 本 文 通 过 分 析 二 级学 院 建立 档 案 档 案 管 理 工 作 仅 限 于 日常教 学 、 研 所 产 生 的 文 件 的 存取 ， 乏 系统 学 科 缺
的 必要 性 和档 案 构 成 ，认 真 总 结 了 二级 学 院档 案 管理 中 容 易 出 现 的 问题 ， 的档案意识。档 案管理散乱 、 进 不集 中， 案分类不科学、 档 组卷不标准、 步 对 规 范 二级 学 院 档 案 管 理 工作 提 出 了相 应 的 对 策 。
一关键词 ： 二级学院 Nhomakorabea档案管理
对策
借 取 不 规 范 。 档 案 管 理 上 基 本 上是 “ 收集 谁 管 理 ” 相 关 工作 人 员 在 谁 ，
１ 二级 学 院 建 立 档 案 的 必要 性 缺失。 学校 将 各 类 工 作逐 步 下 放 到 各 二 级学 院 的 同时 ，要 求 各级 单 位 ３３ 档 案 管 理 员 业 务 素质 不高 ， 案 的 管理 流程 不规 范 大 多 数 ． 档 对相关工作 内容的档案 资料进行长期保管 ，改变 了之前将各类档案 在 二 级 学 院从 事 档 案 管 理 工作 的人 员并 非专 业 人 员 ，而 是 从 事相 关 全 部上 交 学 校 的档 案管 理 方 式 。 这就 要 求 所 有 二 级学 院对 各 类 档 案 工 作 的行 政 人 员 兼 职 管理 档 案 ， 比如 教 学档 案 由教 学 秘 书 管理 ， 生 学 的 管理 工 作 高度 重视 。 档 案由辅导 员管理 ， 行政文档 由行政秘书管理 ， 分材料和上级文件 部 １１ 二级 学 院 建 立 完善 的档 案 ，是 一 所 高 校 档 案 管理 工 作 能够 ． 直 接 由 分管 领 导 管理 等 。 为 档 案 管理 的基 础 工 作 ， 案 的 收 集 与 整 作 档 顺利 进 行 的前 提 二级 学 院 的档 案 管理 是 学 校 档 案 管 理 工 作 的 重 要 理 、立 卷 与 归档 工作 既 费工 费 力而 且 专 业 性 又 强。 因为 业 务 水平 欠 基础 ， 二级 学 院 档 案 建设 是 校 级 档 案 建设 的来 源 和 延 伸 。 级 学 院作 二 缺 ， 不 是专 职 的档 案 管 理 人 员 ， 管 的 人 员 没 有 足够 的能 力 和精 力 又 兼 为 学校 相 对 独 立 的教 学 单 位 ， 学校 的统 一部 署 下 ， 有 自己 独 立 的 在 拥 对 各类档案进行专业管理 。同时， 由于档 案管理分散 ， 无法统一规范 管理 方式 ， 成 的诸 多管 理 文 件 ， 为 档 案 材料 充分 客 观 的记 载 了 学 形 作 档 案 管 理 流 程 ， 就 直 接 影 Ｎ Ｎ － 级学 院档 案 管 理 工 作 的质 量 。 这 ￣ 院 的历 史 ， 映 了二级 学 院 的 发 展过 程 和 取 得 的成 就 ， 二 级 学 院成 反 是 ３４ 管理 手 段 落 后 ，工 作 效 率 底 二 级 学 院 档 案 建 设 起 步 较 晚 ， ． 就 的见 证 。二 级 学 院档 案 管理 与 校 级 档 案 管理 共 同构 成 学 校档 案 的 很 多地 方并没有将其作 为学院工作重点 ，更没有计划为档 案工作 的 完整体系。 １２ 科 学 的 管理 档 案 ，是 二 级 学 院进 一 步 做 好 教 学 科 研 工 作 的 管 理 设 备和 现代 技 术 进 行 更 新 。 在档 案 管理 中仍 实 行 原 始 的 手工 处 ． 这 前 提 和保 障 二级 单 位 的档 案 管理 工 作 ， 不仅 仅 是 学 校 档 案 管理 工 作 理 方式 ， 在 很 大 程 度 上 影 响 了教 学 档 案 管 理效 率。 ４ 规 范 二级 学 院档 案 管 理 的 对 策 的 一 部 分 ，还 是 各 二级 单 位 实 施 教学 、科 研 活 动 期 间 重 要 的参 考 资 ４１ 建 立健 全 二 级 学 院 档 案 管 理 制 度 管理 制 度 化 是 加 强 二 级 ． 料 。 学 是 二级 学 院 的 工作 重点 ， 个 部 分 的 教 学 档 案从 不 同视 角 严 教 每 学 院档 案工 作 的关 键 。 级 学 院 应 在 遵 守 学校 档 案 管 理 制 度前 提 下 ， 二 谨 客观 的记 录 了一个 二 级 学 院 教学 工 作 的开 展 过 程 。科 研 是 二 级 学 结合 自身 实 际 ， 步 制定 和 完 善 本 学 院 的档 案 管 理 制 度 ， 管 理 过程 逐 对 院 的工 作 难 点 ， 研档 案作 为二 级 学 院科 研 活 动 的基 础 ， 实 记 载 了 科 真 用 依 本单 位 的 的 学 术水 平 和 科研 实 力 。行 政 工 作 包括 内部 人 事 调 度 与 经 中的各个环节制定标准 ， 以规范本单位档 案管理各环节的工作 ， 法科学管理学院档案。建 立制度 的同时还应当加强对档案工作人 员 费 分配 情 况 或是 其 他 日常 事务 的管 理 ，这 些 工作 在 二 级 学 院 工 作 中 及时 了解其归档文件 的收集、 整理和 管理 情况 ， 使 贯穿 始 终 ， 其 建 立完 整 的档 案 是行 政 工 作 能 够 顺 利进 行 的前 提 。 为 的监督检查工作 ， 档 案工 作 的 规 范 化 从 源 头就 把 好 关 。 ２二级单位档案管理涉及的主要档案材料 ４２ 强 化 档 案 意识 ， 进 档 案 管理 的 科 学 化 、 范 化 要 加 大 对 ． 推 规 二级学院的主要工作内容包括教学、 科研和 日常行政工作 。 对应 档案管理工作的重视程度 ， 在学院各级领导 、 案管理人员和专任教 档 产生 的档案材料也分为教学档案 、 科研档案和行政档 案三个部分。 明晰档案管理 的工作职责 ， 规范档案管理 工作 的 ２１ 教 学 档 案 大 多 数 二级 学 院 把 教 学 档 案 分 为 三 个 部 分 ： ． 教学 师中强化档案意识 ， 范 推 规 要 管理 基 本档 案 、学 生 管理 与学 风 建 设档 案 、教 学 建 设 与 教 学 改 革档 标 准 、 围和 职 能 ， 进 档 案 管 理 的 科 学 化 、 范 化 建 设。 充 分 强调 明 使 案。其中： 教学管理基本档 案包括课务档案、 ① 考务档 案、 学籍档案、 档 案 管 理 的 重 要 性 ， 确档 案 管理 的意 义 ， 全 体 教 职 工 积极 支 持 档 增 毕业实习 ／ 论文档案、 教学管理 ／ 评价档案等档 案材料。② 学生管理 案 管理 工作 人 员 的管 理 工 作 ， 强 档 案 管 理 人 员 的事 业 心和 使 命 感 ， 与 学 风建 设 档 案 包括 学 生 管理 档 案 、学 生 活 动 ／ 奖 档 案 和 学 生 就 从 而 为 二 级学 院档 案 的规 范 管理 奠定 扎 实 的基 础 ，不 断提 高 档 案 管 获 ， 业档 案等。 ⑧教学建设与教学 改革档案包括教 学研究档案、 学科专业 理 的水 平。 ４３提高档案管理 员的业务水平 ， ． 加强档 案管理队伍建设 档案 建 设档 案 、 程 建 设档 案 、 资 队伍 建设 档 案 等档 案 内容 。 课 师 ￣ ｒ －级学院档 案管理工作 ２２ 科研 档 案 在 二级 学 院 的 科研 工作 中 ， 要 归 档 的 材 料 范 围 管理人员的业务能力和管理技术直接 影ｏ ｊ－ ． 需 的质量 。针对档案管理人员非专职化 、 专业化这一现状 ， 学院领导应 包括 ： 题 ／ 目申请 、 施 、 定 的相 关 材 料 ； 题 ／ 目工作 总 结 课 项 实 鉴 课 项 当加 强对 档 案 管 理 人 员 的 专 业培 训 和 业 务 指 导 ，让 档 案 管 理 人 员 有 报告 、 文 、 著 的 相 关 材 料 ； 研 投 资 和 经 费 预 、 决 算 的 相 关材 论 专 科 算 努 档 料； 课题 ／ 目的成果样本 、 果鉴定证书、 项 成 数据 、 测试 ／ 测报告等 机 会 系统 地 学 习档 案 专 业基 础 知 识 ， 力提 高 自身 的 业 务 素质 。 案 检 管理人 员也应 当加强《 档案法》 的学 习， 了解上级部 门的管理 规定 ， 积 相 关材 料 ； 实验 室 、 实验 基 地购 置 的仪 器 、 料 等 出入 库 清 单 等 。 材 树立服务意识， 增强法制观念 。 ２３ 行 政 档 案 二 级 学 院 的 行 政管 理 工 作 任 务 繁 重 ，头 绪 众 多 ， 极提升 自身专业水平 ， ． 由此 产 生 的档 案 材 料 种 类 的范 围也 相 对 较 广 ， 如 学 院 的 规章 制 度 、 诸 ４４ 实 现档 案 数 字化 管 理 ，加 强档 案 信 息 化 建 设 网络 背 景 下 ， ． 财 务 账 目、 固定 资产 明晰 、 级 下 发 的 各 类 文 件 、 院 各 类 会 议 的记 信 息 技 术 日趋 成 熟 ，档 案管 理 信 息 化 成 为 二级 学 院档 案 管理 的 必然 上 学 录 及 通过 的办 法 等 等 。 趋 势 。 级 学院 应 从 实际 出发 ， 分 发 挥 现 代 化办 公 技 术 在档 案 管理 二 充 ３ 二级单位档案管理中容易 出现的问题 中的运用 ， 为档案管理工作配置具 备优 良安全性的硬件 设备 ， 建立完 ３１缺 乏完善的规章制度 ，机构设置不健 全 虽然越来越多的高 善 各 类 档 案 的 数 字 化信 息 数 据 库 ， 对 其 进 行 有效 的备 份 、 ． 并 更新 和 维 校将 档 案 管理 工作 下 放到 二 级学 院 ， 是并 没 有 对 二级 学 院 的档 案管 护。 但 依托校 园现有的成熟的网络环境和 网上办公系统， 各二级学院应 理工作没有提出明确的工作
高职院校二级学院档案管理工作
高职院校二级学院档案管理工作随着社会的发展和科技的进步，档案管理工作在高职院校二级学院中扮演着越来越重要的角色。
它不仅是对学院历史和成就的记录，也是对学院未来发展的规划和指导。
因此，加强高职院校二级学院档案管理工作，对于提高学院的管理水平和教学质量具有重要意义。
一、二级学院档案管理的重要性1、记录学院历史和成就档案是学院历史和成就的记录，它承载着学院从小到大、从弱到强的历程。
通过档案，我们可以了解到学院在各个时期的教学、科研、社会服务等方面的工作情况，为学院的未来发展提供参考。
2、维护学院权益档案中记录了许多与学院相关的信息，如教师、学生个人信息、教学资料、科研成果等。
一旦丢失或损坏，可能会对学院的权益造成影响，甚至带来不必要的损失。
3、提高管理效率通过档案管理工作，可以使学院各项工作的流程更加规范、有序，提高管理效率。
同时，通过对档案的分析和利用，可以为学院的教学、科研、管理等方面的工作提供指导和帮助。
二、二级学院档案管理存在的问题1、档案管理意识不强一些教师和学生缺乏档案管理意识，对档案的重要性认识不足，导致一些重要的档案资料没有及时归档或归档不完整。
2、档案管理手段落后一些二级学院在档案管理方面仍采用传统的手工方式，导致档案管理效率低下，同时也容易造成档案资料的损坏或丢失。
3、档案管理规范不统一由于缺乏统一的档案管理规范和标准，导致各二级学院在档案管理方面存在差异，给档案资料的整合和利用带来困难。
三、加强二级学院档案管理的对策1、加强宣传教育，提高档案管理意识通过开展宣传教育活动，使广大师生认识到档案管理工作的重要性和必要性，提高他们的档案管理意识，自觉参与到档案管理工作中来。
2、加强制度建设，完善档案管理规定建立完善的档案管理规定和制度，明确各级责任和义务，使档案管理工作有章可循、有据可查。
同时，要建立完善的监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估。
3、加强信息化建设，提高档案管理效率积极推进档案管理信息化建设，采用现代化的管理手段和技术，提高档案管理效率和管理质量。
高校二级学院档案管理工作探讨
【 关键词 ］ 高校二级学院 档案管理工作
普通高校的办学规模越来越大 ， 许多 高校在原来直属系 的基础上 ． 成立 了二级学院。二级学院下设专业 系、 党支部 、 行政办 、 学生办 、 教务 办、 科研 、 实验室等管理机构。 许多二级学院在校生达数千人以上， 当 相 于原来一些规模较小的学校。二级学 院在 日常的教学管理 、 教学过程 、 学生管理 、 科研 、 行政等方面产生 了大量 的档案材料 ， 是 目前许多高 但 校二级学院对档案管理工作缺乏了解与重视 ， 档案管理的意识 不强。 绝 大多数高校二级学院形成的档案并 没有统 一管理 ，其 中不乏具有很高 学术研究和科技开发价值的档案资料等。做好高校档案管理工作， 全方 位为学校教学和科研服务， 对高校 的长远发展有着极为重要的作用 。由 于高校二级学院一般都具有一定的规模和承担一定 的职能， 所以其 形成 并自 行保存的档案， 不但种类多样， 而且数量可观 ， 值得研究和关注。 高校二级学院档案管理存在的问题 ｌ档案管理意识薄弱 ， 、 文件资料散乱 。 二级学 院在各种教学 、 、 教研 学生活动中 ， 成了许多有价值的文件资料。但 是， 多二级学 院因为 形 许 档案管理意识不强 ，导致一些 比较重要的文件不能及时归档 ，甚 至遗 失。 如何管理好 二级学院 自存的档 案， 并没有一个统一 的标准 。 高校二级 学院 自 存档案的管理是混乱无序 、 缺少规范的 ， 重要 的教学类档案 有些 仍被称之为教学资料 而束之高阁 、 无人问津。因此， 大多数 二级学 院的 档案处于零乱随意堆放的状态 ，有的存放在各 系或存 放在教务办 、 学 办、 行政办等处 ， 没有集 中统一管理 。当需要使用时 ， 不能及时准确的查
～
、
ห้องสมุดไป่ตู้
二级学院教学档案管理制度
第一章总则第一条为了加强二级学院教学档案管理工作，确保教学档案的完整、准确、系统，提高教学档案管理水平，根据《高等学校档案管理办法》及相关规定，结合我院实际情况，特制定本制度。
第二条教学档案是指在学校教育教学活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录。
第三条教学档案是学院教育教学工作的重要组成部分，是学院教育教学、科研、管理、服务的重要依据。
第四条教学档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，规范操作；（二）科学合理，便于利用；（三）安全保密，确保完整；（四）分工负责，协作配合。
第二章教学档案的收集与整理第五条教学档案的收集范围：（一）教学计划、教学大纲、教学进度表、教学日志、教案等教学文件；（二）教师备课、授课、辅导、批改作业等教学活动记录；（三）学生成绩、学籍、考试、实习、毕业论文等学生管理材料；（四）教学评估、教学质量监控、教学改革等教学管理工作记录；（五）教学设施、设备、实验室、图书馆等教学资源管理材料；（六）其他具有保存价值的材料。
第六条教学档案的整理要求：（一）按照档案分类、编目、装订等规范进行整理；（二）保持档案的完整、系统、连续；（三）确保档案的准确、清晰、规范。
第三章教学档案的保管与利用第七条教学档案的保管：（一）按照档案保管规范，确保档案安全；（二）建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、维护；（三）加强档案保密工作，确保档案信息安全。
第八条教学档案的利用：（一）按照档案利用规定，为学院教育教学、科研、管理、服务提供档案服务；（二）建立档案查询制度，方便师生查阅档案；（三）加强档案信息化建设，提高档案利用效率。
第四章教学档案的管理职责第九条学院领导对本学院教学档案管理工作负总责，各部门负责人对本部门教学档案管理工作负直接责任。
第十条教学档案管理部门负责：（一）制定教学档案管理制度，并组织实施；（二）组织开展教学档案的收集、整理、保管、利用等工作；（三）定期对教学档案工作进行监督检查。
关于高校二级学院档案管理与建设的思考
要求 不 够 明 确 。 由于 办 学规 模 的扩 大 ， 级 学 院职 能 的 增 强 ， 二 学校 档 案 工 作重 点 在 于 校级 档 管 理 ，这 样 的陈 旧观 念 已 经 不能 适 应 新 时期 档 案
人 ‘ 培养是高等学 校三大功能之 一＋教学工作是各级各类高校的 巾心 任 务 、 二绒 学 院 是学 校 教学 Ｔ 作 的 具体 组 织 者 和实 施 者 ： 院级 教 学 档 案 是 在 教 师 的教 活动 、 学 管 理 、 学 研 究 、 生 学 习 过 程 中 形 成 教 科 学 的， 包含有保俘价 值的 文字 、 表 、 像 、 声 光盘 等学院教学材料 ． 是学院 办学 指 导 思 想 、 业 培养 目标 、 专 号业设 置 和教 学 内 容 、 法 、 果 的 真 实 方 效 记 录 教 学 案 是学 院 在 多ｔ 的 教学 实践 活 动 中逐 渐 积 累形 成 的 一 系 Ｆ 列原始资料 ， 是学 院教 学 活 动 和教 学 管 理 Ｔ 作 的 缩 影 ， 教 学 哽 量 、 是 教 学 管 理 水平 的 历史 记载 ， 也是 衡 量 学 院 教 学 质 量 、 术 水 平 、 理 水 平 学 管
科技信息
专题 论 述
关孑高 枝二级 学皖 裆案 管理 与建 设晌 思 考
浙江传媒 学院 电子信 息 学院 黄 英
［ 摘 要 】 本文论述二级学院的档案工作在 学校档案建设 ， 高等学校教 学评估以及二级 学院教学管理中重要作 用。对高校二级学院 档案 建设重要性的认识 ， 档案管理 队伍建设 ， 制度建设等方面存在 的不足进行分析 ， 出了如何从转变观念 ， 提 加强队伍建设 ， 制度建 设 以及二级学院档案建设的 内容与方法等方面， 出加强二级 学院档案管理与建设的若干措施。 提 ［ 关键词 】 二级 学院管理 档案 档案管理 随着高等教育大众化的推进， 高等学校的办学 规模不断扩大 ， 二级 学 院在 高 校 中应 运 而生 并 得 到 了 很 大 的发 展 ，与此 同 时二 级 学 院 档 案 管理 工作的要求和重要性 日益突出： 另外。 省教育厅规定新建本科专业 评估 和普通高等学校本科教学工作评 估，也对学校的档案工作提出了 明确 的要求， 在新专业评 估【 ， １ 作为教学工作的基本单位——二级学院 ｜ 的档案建设是校档案建设的 基础， 是教学丁作评估的主要档案来源 ， 它 对提高管理水平 ， 不断提高教育质量和办学效益有着重要意 义一 １ 二 级学 院 档 案 建设 的 重 要性 ． 二 级 学 院档 案 是学 校档 案 的 重 要 组 成部 分 ，二 级 学 院档 案 管 理 是 校级档案管理 的延伸 二级学院是学校的一 个相对独立的教学 单位 ， 一 各 项 工 作在 学 校 的统 一 部 署下 有 自己 的 运 行方 式 ，形 成 的 管理 文 件 体 现 了教学 管 理 水平 和教 学 质量 ， 载着 学 院 的 发 展历 史 ： 院 的 行政 管 理 记 学 Ｔ作档案如 史什 、 工作计划 、 ： 总结 、 １作 会议纪要等都是真实记录＝ 级 ： 学 院 的 霞耍 资料 ， 映 ＿ 二 学 院 的发 展 过 程 和取 得 的成 就 根据 学 校 反 ｒｌ级 档案管理工作要求 ，对二级学院的重要资料 一酃分要交学校档案室归 档保存， 一部分留在学院保存、对于这一部分资料二级学院必须进行有 效 的 整理 ， 成二 级 学 院 的 案 资 料 一 级学 院档 案 是 二级 学 院发 展 的 形 二 历 史记 录 ， 二级 学 院 成就 的 见证 ‘ 学 院档 案 与 校级 档 案 共 同构 成 是 级
新时期高校二级院系教学档案管理工作的几点思考
育体制改革的不断深入 ，多数高校已经开始或正在实施 学 籍 、 生 成 绩 等 ， 学 因此 ， 级 院 系 的教 学 档 案 管 理 的 规 二
或逐 步完 善 二级 院 系管 理 ，教 学档 案 的管 理 内容 也 日益 范化 、 度 化 、 制 科学 化 、 系统 化 和 专 业化 显 得 十 分 必 要 和 复 杂 多样 ， 文 针对 新时 期 二级 院 系 教学 档案 管 理 工作 ， 本 结 合 自 己的工 作经 验 ， 行 一 些交 流和 探 讨 。 进
、
高校 二级 院 系教 学档 案 管理 面 临 的挑 战
档 案 工作 机 构是 做 好高 校 二级 院 系档 案 管理 工 作 的重 要
保证。 目前 ， 当部 分 高校 的二 级 院 系 没有 建立 档 案室 或 相 １ ． 高 等 教 育改 革 对确 保 和 提高 新 时 期 教学 档 案 资料室 ， 没有 配 备专 职 或兼 职 的档 案 员 ， 致教 学 档 案 国家 也 导 管 理 提 出了 新要 求 没 有专 人 管 理 ， 责 不明 确 ， 学 档案 的收 集 及整 理 存 在 职 教 教 育部 从 １９ ９９年 以 来制 定 了高 等 院 校 扩 大 招 生 的 严 重 的不 及 时 、 完整 及 流失 现 象 。 不 政 策 ，使 得 招生 人 数在 １ 间 由 １９ 年 的 １８ 猛 增 ０年 ９８ ０万 ２重视程度不够 ， ． 档案意识薄弱。 二级院系是从事教 到 ２０ ０９年 的 ６０ ，我 国 高 等 教 育 出 现 了 规 模 的 大 发 学 活动 的 一 线教 学 单位 ， 担 着 艰 巨的 教学 任 务 ， １万 承 特别 是 展 ， 为 世界 上在 学 学 生规模 最 大 的 国家 ， 被 外 国媒体 在我 国 教 育行 政管 理 部 门对 各 高校 实 行五 年 一周 期 的教 成 这 描述 为 “ 国高等 教 育的 一次 大 跃进 ”由 于师 生 （ 其 是 学评 估 背景 下 ，从 学 院领 导 到教 职 员工 更 是始 终 把教 学 中 。 尤 学生） 数量 的迅 速 增 加 ， 然使 得在 教 学 管理 中 占有 核心 工作放在首位 ， 必 忙于具体 的教学事务 ， 对教学档案管理缺
浅谈高校教学评估与二级学院教学档案建设
［】 １李华 ． 校 教 育教 学 档案 工 作 与高 校 评估 【】 开 封 大学 学 高 Ｊ． 报 ，０ ３ １ ． ２ ０ ，７ ［ ］ 青玉 ． ２张 从普 通高校 教 育评估 看 系级教 学档 案管 理 ． 代情 现 报 ，０ ３ （） ２０ ， ． ３ ［ ］ 振 朝 ． 校 系 级 教 学 档 案 管 理 工 作 初 探 ． 西 大 学 学 ３周 高 山 报 ，９ ９ （） １９ ， ． ２
随 着 我 国 高 等 教 育 的 快 速 发 展 ，教 学 水 平 ，人 才 质 量 已成 为 社 会 各 界 关 注 的 焦 点 ， 因此 各 高 校 也 陆 续 开 展 了 各 种 形 式 的 教 学 评 估 工 作 。 高 校 的 档 案 信 息 资 源 是 高校 办 学 的 重 要 组 成 部 分 ，是 高 校 教 学 评 估 的 基 础和依据 ，特 别是教学档 案资 源 ，完 整地反映 了教学 管理 、教学活 动的全貌 ，是高校 改革和 发展的 真实记 录 ，教 学评 估 的 结果 与 学校 教 学 档 案是 否 规 范 、齐 全 、真实 有着密切 的关 系。本文就 高校 教学评估 与二 级学院教 学档案建 设工作 的关 系 ，以及 如何进一 步加 强 档 案 建 设进 行 探 讨 。 教 学档 案工作在教学评估 中的重要性 １ 二级 教 学 档 案 是 体 现 教 学 活 动 的 最 直 接 产 物 ， 、 是 反 映 教 学 水 平 、 教 学 改 革 与 实 践 的 重 要 信 息 。 高 校 教学 评估 指标 体系 中共有７ 个一级指标 、１ 个二级指标 ９ ￣ ４ 个主要观察点，每个指标和观察点都需要大量的佐 １４ １ 证材料 ，而这些材料大 多是 由学校的教学档案以及对教 学 档 案 进 行 加 工 的 文 字材 料 组 成 的 。迎 接教 学 评 估 准 备 阶 段 ，高 校 会 对 档 案部 门 归档 材 料 进 行 “ 扫雷 ”式 的 查 阅，每位查阅者对 自己部 门评估项 目有关的档案信息材
论高校二级学院教学档案管理中存在的问题与对策
、
高校 二级 学院教 学档 案管理存 在 的问题
（ ） 学档 案材料 收集 不全 一 教 档 案材 料 的归档 等必 须 由管理 人员 再三 督促 ，
高办学层次方面起着参考作用 ； 第三 ， 二级学 院教 学 档案 能反 映出校 风 、 风 、 教 学风 ， 对提 高 高校 的社 会 声誉有 着监 督 的作 用 。
（ 中学院 ａ 晋 ． 管理 学院 ； ． 公共 ｂ档案馆 ， 山西 晋 中 ００ ０ ） ３ ６０ 摘 要 ： 校 二 级 学 院 档 案 管 理 存 在 的 主要 问题 有 ： 学 档 案 材 料 收 集 不 全 面 ； 案 管 理 高 教 档
界 限 不 清 ； 统 手 工 立 卷 等 。其 原 因为 院领 导 、 职 档 案 员 、 师 对 档 案 管 理 重视 程 度 不 够 ； 传 兼 教 缺
作及 发展 壮大 的历程 。 级学 院教学 档案 中记载 着 二 教 学 活动 的经 验 和教 训 ， 其进 行 分 析研 究 ， 于 对 对
程进 度表 ， 师任课 安 排 、 教 教案 ， 秀实 习 报告 ， 优 本 专 业 教学 检 查 ， 教师 工 作 量核 算 、 记 材 料 。２０ 登 ０４ 年我 院 档案 馆 在参 与各 系迎 接升 本 所 做 的档 案 管 理 指导 工作 ， 据实 际情况 适 度增加 了存 放学 院档 根
第２ ７卷第 ６ 期
２１ ０ ０年 １ ２月
晋
中
学
院
学
报
Ｖｏ ．７ Ｎｏ６ １ ２ ．
Ｊ ｕｎ ｌ ｏ Ｊｎ ｈ ｎ Ｕ ｉｅｓｔ ｏ ｒ ａ ｆ ｉｚ ｏ ｇ ｎｖ ｒｉ ｙ
Ｄｃ ２ ０ ｅ ． ０１
论高校二级学 院教 学档案管理 中存在 的问题 与对 策