形成文件化信息控制程序
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
质量管理体系中四大过程六大程序文件八大质量管理原则
质量管理体系中四⼤过程六⼤程序⽂件⼋⼤质量管理原则IS09000质量管理体系四⼤过程六⼤程序⽂件⼋⼤质量管理原则⼀、质量管理体系四⼤过程（PDCA）：1、资源管理过程（包括⼈，财、物、信息等）2、管理职责过程（确定⽅针⽬标，组织结构，内部沟通，职责权限、内部评审）3、产品实现过程（策划、销售、市场、设计和开发、采购、⽣产、检验与监测职能的实现）4、测量、分析和改进。
（针对企业关注的管理要点，对所获得的数据进⾏监视和分析，得出⼀个合理的分析报告，指明改进⽅向，实现改进。
）⼆、质量管理体系要求的六⼤程序⽂件如下：1、⽂件控制程序（标准4.2.3条款的要求）；2、记录控制程序（标准4.2.4条款的要求）；3、内部审核控制程序（标准8.2.2条款的要求）；4、不合格品控制程序（标准8.3条款的要求）；5、纠正措施控制程序（标准8.5.2条款的要求）；6、预防措施控制程序（标准8.5.3条款的要求）。
注意，⼀个⽂件可以包括多个程序要求，同时，⼀个程序也可能形成多个⽂件。
三、⼋⼤质量管理原则：1、以顾客为关注焦点：就是⼀切要以顾客为中⼼，没有了顾客，产品销售不出去，市场⾃然也就没有了。
所以，⽆论什么样的组织，都要满⾜顾客的需求，顾客的需求是第⼀位的。
要满⾜顾客需求，⾸先就要了解顾客的需求，这⾥说的需求，包含顾客明⽰的和隐含的需求，明⽰的需求就是顾客明确提出来的对产品或服务的要求，隐含的需求或者说是顾客的期望，是指顾客没有明⽰但是必须要遵守的，⽐如说法律法规的要求，还有产品相关的标准的要求。
另外，作为⼀个组织，还应该了解顾客和市场的反馈信息，并把它转化为质量要求，采取有效措施来实观这些要求。
想顾客所想，这样才能做到超越顾客期望。
这个指导思想不仅领导要明确，还要在全体职⼯中贯彻。
2、领导作⽤：领导者确⽴组织统⼀的宗旨和⽅向。
他们应当创造并保持使员⼯能充分参与实现组织⽬标的内部环境。
作为组织的领导者，必须将本组织的宗旨、⽅向和内部环境统⼀起来，积极的营造⼀种竞争的机制，调动员⼯的积极性，使所有员⼯都能够在融洽的⽓氛中⼯作。
IATF16949-2016形成文件的过程、文件化信息汇总
11
8.4.2.2
法律法规要求
组织应有形成文件的过程，确保所采购的产品、过程和服务符合收货国、发运国和顾客确定的目地国（如有提供）的现行适用的法律法规要求。
程序
12
8.4.2.4
供应商监视
组织应为供应商绩效评价制定形成文件的过程和准则。
程序
13
8.4.2.4.1
第二方审核
组织的供应商管理方法中应包括一个第二方审核过程。
文件
20
8.5.1.5
全面生产维护
组织应制度、实施并保持一个形成文件的全面生产维护系统。
文件
21
8.5.1.5
全面生产维护
形成文件的维护目标。
文件Leabharlann 228.5.2.1标识和可追溯性--补充
制定可追溯性计划并形成文件。
文件
23
8.5.6.1.1
过程控制的临时更改
组织应识别过程控制手段，包括检验、测量、试验和放错装置，形成文件化的清单并予以保持。
程序
7
8.3.1.1
产品和服务的设计和开发--补充
组织应对设计和开发过程形成文件。
程序
8
8.3.3.3
特殊特性
组织应采用多方论证方法来建立、形成文件并实施用于识别特殊特性的过程
程序
9
8.4.1.2
供应商选择过程
组织应有一个形成文件的供应商选择过程。
程序
10
8.4.2.1
控制的类型和程度--补充
组织应有一个形成文件的过程，以识别外包过程并选择控制的类型和程度。
程序
17
8.7.1.5
返修产品的控制
组织应有一个形成文件的符合控制计划的返修确认过程，或者其他形成文件的相关信息。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
成文信息控制程序
1 目的对本公司的成文信息进行控制，确保相关部门及时得到并使用现行有效的文件版本,并得到妥善保护。
2 范围本程序适用于公司质量体系相关成文信息（包括外来文件）和资料的管理。
注：文件和资料可以包括电子媒体、照片等其它媒体形式。
3 职责3.1总经理负责质量手册的批准；3.2管理者代表负责程序文件的批准；3.3负责技术、外来成文信息的归档管理；负责质量成文信息的归档管理；3.4各部门负责相关成文信息的编制和使用保管。
4 工作程序4.1受控成文信息范围、级别4.2成文信息编码4.2.1 质量手册、程序文件编号图示应编制顺序号区别若同类设计文件，编制顺序号在设计文件简号后用阿拉伯数字001、002、003...顺序编排。
如同一个产品中软件任务书1：BYD68-83.RR001文件简号：4.2.2质量记录（表）编号图示上面说明为程序文件生成的质量记录的编号规则。
操作文件生成的质量记录也采用此编号规则，前“XX”为部门代号，中间“XX”为所属操作文件的顺序号，后“XX”为所属操作文件内的质量记录的顺序号。
4.2.3标准要素及部门代号表4.3成文信息的编制和审批4.3.1编制要求a）各级成文信息由归口部门编制，要求编制人员熟悉公司成文信息格式，内容要准确无误，表述清晰；行文要简练、易懂，规定要切合实际、可操作。
b）编制部门对成文信息充分性、准确性、适宜性和可操作性负责；负责本部门成文信息的修订；c）确保各类技术成文信息按规定进行审签、会签及标准化检查；确保成文信息协调一致，现行有效。
4.3.2编制、审核、审定、批准权限a）《质量手册》（一级）由组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
b）程序文件（二级）由或部门组织编写，部门负责人审核，相关部门会签，管理者代表批准。
c）三级及其它成文信息由部门组织编写、部门负责人审核，及相关部门会签后，部门分管领导批准。
技术文件在批准前还需要进行工艺、质量会签和标准化检查。
顾客或相关产品标准对文件的审批有特殊要求的，按其要求执行。
ISO17025：2017文件控制程序
文件控制程序1目的为确保管理体系文件的编制、管理有章可循，使其格式统一、内容科学、协调、完整和可操作，并满足认可准则及客户等要求。
2范围本程序适用于管理体系文件的编制和管理。
管理体系文件包括纸制或电子文件形成的：质量手册、程序文件、作业指导书、自行编制检测、校准方法、来自实验室以外的法规、标准、规范、规程及有关技术资料、以公文形式制定的与质量体系有关的文件，以及工作中产生的表格、记录。
3引用文件4术语4.1质量手册规定组织质量管理体系的文件。
4.2程序文件是根据质量手册的要求规定完成各项质量活动方法的文件。
主要描述为实施质量管理体系要素所涉及到的各职能部门的活动，落实部门的职责，明确该程序所涉及工作的质量管理步骤和质量控制方法，协调组织与技术接口关系。
4.3作业文件是根据质量管理体系程序文件的要求规定具体的作业活动的方法和要求的文件。
它指导作业人员按规定的方法完成某一具体作业任务，且必须落实程序文件的规定。
一般包括规程、指令、表格、记录等。
5要求5.1 职责5.1.1实验室负责人负责制定质量手册和程序文件编制或换版计划，批准质量手册和程序文件的发布实施。
5.1.2 技术负责人负责组织编制和批准技术文件、技术性作业文件及技术记录。
5.1.3质量负责人负责组织质量手册及程序文件的编制、修订以及质量手册、程序文件、有关质量管理性作业文件及质量记录的审定。
5.1.4 综合管理部负责质量体系文件的出版、发放、登记、归档、保存、回收及销毁等工作，负责体系文件运行过程中的监督检查，对文件执行中出现的问题及时协调和汇总，提出处理意见或上报。
5.1.5 各专业部门负责本部门技术文件及技术性作业文件的编制、校对、审核及修订等工作。
5.2 文件控制要求5.2.1管理体系所要求的文件应予以控制，文件实施版次管理。
5.2.2记录是一种特殊类型的文件，应依据5.3的要求进行控制。
5.2.3应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：a）文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；b）必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；c）确保文件的更改和现行修订状态得到识别；d）确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e）确保文件保持清晰、易于识别；f）来自外部的文件，包括有关的法律、法规、国家标准、国家军用标准、行业标准、技术规范和说明书等，公司对其进行标识，记录发放对象、控制分发的范围并对其更新实施有效控制；g）防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识；h）确保需要保存的图样和技术文件的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置得到控制。
形成文件化信息控制程序
形成文件化信息控制程序（ISO9001：2015）1．目的为对公司管理体系要求所形成的文件化信息（包括管理文件、产品图样、技术文件、外来文件、组织管理知识）进行有效控制，确保各相关场所使用的文件化信息、资料均为有效版本，特制定本程序。
2．适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系运行所形成的文件化信息管理与控制。
3．职责权限3.1总经理：负责对管理手册和程序文件批准与发布，文件协调的最后裁决.3.2 管理者代表：负责管理体系的维护与运作，拟定管理手册，组织各部门编写程序文件，并审核管理手册和程序文件的适宜性，表单修订/废止的批准，文件化信息修定过程指导与协调，外来文件化信息、知识的使用批准.3.3各部门主管：组织或执行部门文件化信息的编写，程序文件修订/废止的初步审核，部门主管批准本部所形成的文件化信息，其中技术类文件化信息由副总工批准.3.4 DCC负责文件化信息的发放、保管、回收与销毁。
4．运作程序.4.1文件化信息层次本公司文件化信息分为四个阶层：第一阶文件：管理手册第二阶文件：程序文件第三阶文件：作业指导性文件（包括产品标准、质量计划、工艺规范、检验规程等）、管理文件（管理标准、规章制度等）和外来文件（包括国家法律、法规、******管理条例、产品执行标准、标书等）。
第四层次：文件信息、报告、表格等主要包括质量、环境、职业健康安全、生产、检查、组织相关知识所需要形成的文件化信息等。
4.2文件化信息的分类与编号标识4.2.1 文件化信息的分类：4.2.1.1按文件化信息类别：管理性文件化信息、技术性文件化信息、组织知识文件化信息、其它文化信息。
4.2.1.2按文件化信息来源分：内部文件信息、外来文件信息。
外来文件信息包括：法律、法规、产品标准、标书、组织知识等。
4.2.1.3按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
4.3 凡与质量、环境、职业健康管理体系运行紧密相关的文件化信息应为受控，由各主管部门按规定执行。
形成文件的信息控制程序
形成文件的信息控制程序在当今的信息时代，企业和组织所产生、接收、存储和利用的信息数量呈爆炸式增长。
这些信息以各种形式存在，如文件、报告、记录、电子邮件等。
为了确保这些信息的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套有效的形成文件的信息控制程序至关重要。
一、信息的分类与标识首先，我们需要对信息进行分类。
信息可以分为内部信息和外部信息。
内部信息包括公司的规章制度、工作流程、业务数据等；外部信息则涵盖了来自客户、供应商、政府部门等的信息。
对于不同类型的信息，应采用清晰明确的标识方法。
例如，使用特定的文件编号、版本号、日期等。
这样可以方便地识别和追踪信息的来源和更新情况。
二、信息的创建与收集在信息的创建阶段，要明确责任人和创建的规范。
责任人应确保所创建的信息准确、清晰、完整，并符合相关的法律法规和公司政策。
收集信息时，要保证渠道的合法性和可靠性。
同时，对收集到的信息进行初步的筛选和验证，去除无效或错误的信息。
三、信息的存储与保护信息存储需要选择合适的介质和存储位置。
对于重要的信息，应进行备份，并定期检查备份的有效性。
为了保护信息的安全，应设置访问权限。
只有经过授权的人员能够访问和修改相关信息。
同时，采取加密、防火墙等技术手段防止信息被非法获取或篡改。
四、信息的传递与共享在信息传递过程中，要确保传递方式的安全性和准确性。
对于敏感信息，应采用加密的方式进行传递。
共享信息时，要明确共享的范围和目的。
避免信息的过度共享，导致信息泄露或滥用。
五、信息的使用与更新使用者应根据授权使用信息，并遵循相关的使用规定。
在使用过程中，如发现信息有误或过时，应及时反馈给相关责任人。
信息的更新应由专人负责，确保更新及时、准确。
更新后的信息要及时通知到相关人员，并替换旧的信息。
六、信息的销毁对于不再需要的信息，应按照规定的程序进行销毁。
销毁方式要确保信息无法恢复，以保护公司的机密和隐私。
七、监督与审核建立监督机制，定期对信息控制程序的执行情况进行检查。
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形成文件化信息控制程序（ISO9001：2015）1．目的为对公司管理体系要求所形成的文件化信息（包括管理文件、产品图样、技术文件、外来文件、组织管理知识）进行有效控制，确保各相关场所使用的文件化信息、资料均为有效版本，特制定本程序。
2．适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系运行所形成的文件化信息管理与控制。
3．职责权限3.1总经理：负责对管理手册和程序文件批准与发布，文件协调的最后裁决.3.2 管理者代表：负责管理体系的维护与运作，拟定管理手册，组织各部门编写程序文件，并审核管理手册和程序文件的适宜性，表单修订/废止的批准，文件化信息修定过程指导与协调，外来文件化信息、知识的使用批准.3.3各部门主管：组织或执行部门文件化信息的编写，程序文件修订/废止的初步审核，部门主管批准本部所形成的文件化信息，其中技术类文件化信息由副总工批准.3.4 DCC负责文件化信息的发放、保管、回收与销毁。
4．运作程序.4.1文件化信息层次本公司文件化信息分为四个阶层：第一阶文件：管理手册第二阶文件：程序文件第三阶文件：作业指导性文件（包括产品标准、质量计划、工艺规范、检验规程等）、管理文件（管理标准、规章制度等）和外来文件（包括国家法律、法规、******管理条例、产品执行标准、标书等）。
第四层次：文件信息、报告、表格等主要包括质量、环境、职业健康安全、生产、检查、组织相关知识所需要形成的文件化信息等。
4.2文件化信息的分类与编号标识4.2.1 文件化信息的分类：4.2.1.1按文件化信息类别：管理性文件化信息、技术性文件化信息、组织知识文件化信息、其它文化信息。
4.2.1.2按文件化信息来源分：内部文件信息、外来文件信息。
外来文件信息包括：法律、法规、产品标准、标书、组织知识等。
4.2.1.3按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
4.3 凡与质量、环境、职业健康管理体系运行紧密相关的文件化信息应为受控，由各主管部门按规定执行。
由DCC登记在《文件化信息/档案目录》按受控文件管理；4.4文件化信息的编号标识4.4.1 管理手册的编号标识为：DXC（企业代码）/ QEO（质量、环境、职业健康安全第一个字母大写）-SC（手册）-XXXX（年号）。
例： DXC-SC-2013。
4.4.2 程序文件的编号标识为:DXC（企业代码）/CX（程序）-XXX（标准章节号）-XXXX（年号）。
例：DXC-4.2.3-20134.4.3管理文件化信息的编号标识为: DXC（企业代码）/ BW(类别码).XX（部门代码）.XX（部门文件类别代码）－XXX（文件顺序号）。
例：********4.4.4技术文件化信息的编号标识为：DXC（企业代码）/ JW(类别码 ). XX（部门代码）. XXX（部门文件类别代码）.XX(文件顺序号)。
例：******G.010 4. 4.5文件化信息版本号4.4.5.1英文大写字母开头及小写数字表示文件的首版，其起始版本号应为“A0”，每更改一次对版本升级A1，以此类推等。
4.4.6部门文件化信息类别代码：工艺卡片 GY 流程 LC检验文件JY操作规程 CZ 采购规范 CG 质量计划JH模具图纸 MJ结构重量 JZ标志技术要求 BJ使用说明书SY作业规范 ZY 安装图 AZT消耗定额 DE临时工艺 LG 产品图 CPT4.4.7部门代码：省略4. 4.8文件化信息表单的编号:4.4.8.1DXC（企业代码）/*****（文件化信息）·XX（部门代码）·XX（文件化信息顺序号）－X（分序号（需要时）。
4.5文件化信息的编写4.5.1管理手册和程序文件的编制由文件编制部门填写《文件化信息修订/废止申请表》,三阶文件由编制部门视需要自行决定是否填写<<文件化信息修订/ 废止申请表>>。
4. 5.2文件化信息格式4.5.2.1 管理手册封面格式，管理手册内容格式4.5.2.2 程序文件封面格式，内容格式，内容包括如下，字体为宋体粗体，大小为12（小四）：一、控制目的二、适用范围三、职责权限四、运作程序五、引用文件六、引用表单4.5. 2.3规范类文件封面格式，内容格式，内容如下，字体为宋体粗体，大小为12：一、控制目的二、适用范围三、作业流程四、参照文件五、引用表单4.5.2.4其它文件封面及内容格式不作限定，但文件上方必须统一使用如下格式：本文件属DXC批准，不得复印。
文件编号修改单号版本页次第页共页4.5.3 文件化信息编制时所用表单必须完整，这些项包括：文件名称、日期、版本、页数。
管理手册和程序文件编制完毕后需由部门主管作初步审核。
4.5.4经初步审核合格的文件化信息需要对其适用性进行审核，管理手册和程序文件适用性由管理者代表审核；规范类文件化信息适用性由部门主管审核。
4.5.5 经适用性审核合格后，由适用性审核人员召集其它受该文件修订或废止影响的部门进行合理性审核。
*******对文件的规范性进行审核。
4.5.6 经列印及编号后的文件需要进行有效性批准，管理手册和程序文件由原制定部门及管理者代表审核，****批准。
规范类及其它文件信息由部门最高主管批准，必要时由总裁批准。
4.6文件化信息的发放、回收、保管、销毁4.6.1经有效性批准合格的文件化信息由******统一发放，所有体系文件（含电子档）由各部门传递到*****4.6.2*******编制《文件化信息发放/回收签收表》****.ISO.08 并参照发放清单进行发放。
如对文件化信息有额外需求，需填写《文件化信息申请表》*****ISO.09并经******* 主管批准后统一发放。
4.6.3文件化信息的正本由*****保存至12年，盖“文件化信息受控”印章，发行文件化信息均由******以书面形式发行给规定部门签收，并盖蓝色“文件化信息发行”印章.4.6.4 如发行的文件化信息是更新版本，则必需回收旧版本，*****在旧版正本文件上盖“文化化信息作废”印章，由*****保存至12年，旧版本的副本由******销毁（如碎纸机），并填写《文件化信息消毁记录表》******O.28.4.6.5 客户、供应商、审核机构等所需文件化信息必须经*****主管批准后方可发放。
如果是受控文件信息则在文件上盖上“临时文件化信息”印章，并按4.5.2规定执行（对外发行的文件可由本公司有关部门代签收）。
4.6.6文件化信息的发放应注有不同的分发编号（分发编号按自然数顺序确定），并在文件封面上加盖“文件化信息发行”印章或标识。
发放时，领用人应在《文件化信息发放/回收签收表》上签收。
文件分发号：********************4.6.7当某一部门需领取多份文件化信息时*****，在领用登记上以分发号加小号形式表示，如：009-1、009-2，即意为销售部第一号、销售部第二号，以此类推。
4.6.8文件化信息应得到充分的保护，在使用过程中防止泄密，依《文件化信息防止泄密管理办法》*********进行控制.4.7文件化信息的更改4.7.1 管理手册和程序文件的更改须由原文件制定部门填写<<文件化信息修改/废止申请表>>，规范类文件更改由编制部门视需要填写《文件化信息修改/废止申请表》。
4.7.2规范类文件化信息的修改需要在部门内部进行适用性、合理性、有效性审批。
4.7.3管理手册和程序文件的废止须由原文件制定部门填写《文件化信息修改/废止申请表》，规范类文件由原文件制定部门填写《文件化信息修改/废止申请表》。
4.7.4 如因特殊情况需要手动修改文件化信息时，可将修改部分划线，并签上姓名及日期，但此类文件化信息有效性为三个工作日，文件化信息编制单位应将手改文件在两个工作日内变更新版本后交******发行。
4.8文件化信息备份4.8.1 公司所有受控的文件化信息应存入*****。
文件化信息可以纸质文档形式存入，也可以电子文本形式存入。
*******应指定某一物理存储器比如移动硬盘进行电子文本的备份。
每半******份。
4.9文件化信息表单的更改4.9.1 所有文件化信息表单修改必须填写《文件化信息表单修改申请表》按该表要求进行审批后交******管控。
4.9.2 当遇文件化信息表单修改时，*****需要填写《文件化信息表单更改通知单》通知各使用部门。
4.10外部文件化信息、知识及资料.4.10.1******每年至少一次向有关机构取得与管理体系有关的最新版本标准，并交******* 进行统计于《外来文件化信息清单》*****O. 21，并盖“外来文件化信息”印章。
4.10.2客户标准由*****批准后交*****受控，并盖外来文件化信息章。
4.10.3 必要时各部门负责将国际标准、客户标准、行业标准等转化为本厂标准，由副总工批准后方可发放使用，并随国际标准、客户标准、行业标准变化而变化，原件作为正本附件，同时保存最新版本于********。
4.10.4所有外来文件化信息/知识在本厂使*******过使用部门主管审核。
4.10.5所有外来文件化信息的发放由文件需求部门填写《文件化信息申请表》*****ISO.09 经管理者代表批准后由*****按4.5规定执行。
4.11文件化信息的借用4.11.1 所有受控的体系文件化信息不得外借，如因特别需要，填写《档案/文件化信息借阅(用)申请表》*****ISO.48，经过批准后才可借用。
4.12文件化信息的保留4.12.1文件化信息的保留参见《保留形成文件化信息控制程序》5．引用文件5.1管理手册5.2《保留形成文件化信息控制程序》6．引用表单6.1《文件化信息/档案目录》6.2《文件化信息发放/回收签收表》6.3《文件化信息表单更改申请表》6.4《文件化信息表单更改通知单》6.5《文件化信息修改/废止申请表》6.6《文件化信息申请表》6.7《文件化信息消毁记录表》6.8《外来文化信息清单》6.9《档案/文件化信息借阅(用)申请表》附件：形成文件信息控制流程图。