文件化信息管理程序
《文件化信息管理程序》
《文件化信息管理程序》随着社会的发展和科技的进步，信息管理已经成为了现代社会中不可或缺的一部分。
其中，文件化信息管理程序作为信息管理的一个重要组成部分，对于企业和政府机构来说具有至关重要的意义。
本文将介绍文件化信息管理程序的概念、重要性以及如何制定有效的文件化信息管理程序。
一、文件化信息管理程序的概念文件化信息管理程序是指将信息和相关文件进行系统化、规范化、标准化的管理程序。
这些文件可以包括纸质文件、电子文件、图像文件、音频文件等。
文件化信息管理程序的主要目的是确保信息和相关文件的真实性、可靠性和完整性，以便在需要时能够迅速、准确地获取和使用。
二、文件化信息管理程序的重要性1、保障信息安全文件化信息管理程序能够有效地保障企业和政府机构的信息安全。
通过制定严格的文件管理制度和规范，可以避免信息泄露、篡改或损坏，确保信息的机密性、完整性和可用性。
2、提高工作效率文件化信息管理程序能够提高企业和政府机构的工作效率。
通过建立标准的文件管理体系，可以避免重复工作和浪费时间，同时可以快速、准确地查找和使用所需的信息，减少工作成本和时间成本。
3、促进知识管理文件化信息管理程序能够促进企业和政府机构的知识管理。
通过将经验和知识以文件的形式记录下来，可以避免因为人员流动而导致的知识流失，同时可以积累和传承组织的知识财富，提高组织的竞争力和创新能力。
三、制定有效的文件化信息管理程序1、确定管理目标和范围制定文件化信息管理程序的第一步是确定管理的目标和范围。
企业和政府机构需要根据自身的情况和需求，明确管理的目标和重点领域，如人事管理、财务管理、采购管理等等。
同时，还需要确定管理的范围和边界，如哪些信息需要纳入管理体系，哪些部门或业务需要纳入管理体系等。
2、制定管理规范和流程制定文件化信息管理程序的第二步是制定管理的规范和流程。
企业和政府机构需要根据确定的管理目标和范围，制定相应的管理规范和流程。
这些规范和流程应该包括信息的收集、分类、存储、检索、处理、传递和销毁等方面。
文件化信息管理程序(含表格)
文件化信息管理程序（ISO9001-2015/ISO14001-2015）1.目的为了便于文件的检索和查找,简化审批流程,规范文件管制的权责和要求,特建立文件拟制、核发、修订、保存、回收和废止的管理和控制依据。
2.范围适用于本公司质量环境体系相关的文件管理和控制。
3.术语和定义3.1一阶文件：指质量环境手册,概述质量环境方针政策和质量环境目标,定义公司各单位的功能和职责,明确公司产品实现涉及的活动和规则,指导公司质量环境体系保持持续改进的纲领性文件。
3.2 二阶文件：程序类文件,此类文件指本部门的活动实现需要跨部门沟通与协作,并对沟通与协作的作业流程进行阐述的指导性文件。
3.3三阶文件：作业指导书类,指各部门内为实施某个/项活动内容而需要阐明作业顺序、作业标准和作业内容的指导性文件。
3.4四阶文件：泛指记录表单类,是对上术文件中相关活动的结果的一种记录。
4. 权责4.1各阶文件的审批权责如下：4.2文件管制中心简称DCC，除生产部3.4阶文件外,负责管控所有阶别文件备案、分发、修订、回收、作废和维护管理。
5.内容5.1文件编写格式5.1.1 质量环境手册、程序文件、作业指导书编写格式,参考本程序,可视实际需要作项目删减,力求做到条理清晰，语句通畅。
5.1.2 培训文件/表格/记录依据实际需要制作,不规定具体格式。
5.2文件编号原则5.2.1 在公司所有文件中,缩写DXC=DXC有限公司，所有文件编号、文件名称不得有重复。
5.2.2 质量环境手册QEM:内容包括相关单位、修订记录、目的、范围、公司简介、质量环境方针和目标、管理责任、资源管理、产品实现、量测分析与改善，与ISO9001&14001体系要求的对照程序等编号格式前置代码为 DXC-QM，其后可跟数字01表示一阶文件或者留空。
修订版本号从“AX”开始，X从0到4，版本变更按A0~A4,B0~B4,C0~C4顺序以此类推(当文件修订内容超过三分之一时，版本直接上升，版次归零)，除非特别说明,下列格式版本升级方法皆同5.2.3 程序类文件：Quality Environment Procedure简称QEP，内容包括相关单位、修订记录、目的、范围、权责、定义、参考文件、附件等，视文件需求作内容相关调整，2级程序文件编号格式前置代码为ITI–QEP-XX(按标准条款顺序编号),版本控制同5.2.2。
文件化信息管理程序
文件化信息管理程序简介文件化信息管理程序是一种用来帮助组织和管理信息的软件工具。
它可以帮助用户创建、存储、检索和共享各种类型的文件和文档。
本文将介绍文件化信息管理程序的功能和优势，并提供一些使用该程序的最佳实践。
一、功能1. 创建和编辑文件：文件化信息管理程序允许用户创建不同类型的文件，如文本文档、电子表格、演示文稿等。
用户可以使用各种格式和样式自定义文档的外观。
2. 存储和组织文件：该程序提供一个中心化的存储库，用户可以将文件保存在云端或本地计算机上。
用户可以创建文件夹和子文件夹，并使用标签和关键字进行文件的分类和组织。
3. 检索和搜索文件：文件化信息管理程序提供强大的搜索功能，用户可以通过文件名、标签、关键字等多种方式快速找到所需文件。
它还支持全文搜索，即根据文件内容进行搜索。
4. 共享和协作：用户可以与团队成员共享文件，并设定不同的访问权限。
该程序还支持实时协作，多个用户可以同时编辑同一文件，避免了版本混淆和冲突。
5. 版本控制：文件化信息管理程序会自动保存文件的不同版本，用户可以轻松地查看、比较和恢复以往的版本。
这对于跟踪文件更改和修订非常有帮助。
二、优势1. 提高工作效率：通过集中管理和快速检索文件，文件化信息管理程序可以大大提高工作效率。
用户不再需要花费时间在各个文件夹和电子邮件中寻找文件，只需简单搜索即可找到所需文件。
2. 加强协作和沟通：文件化信息管理程序旨在促进团队之间的协作和沟通。
团队成员可以共同编辑文件、留下评论和反馈，促进了协作和知识共享。
3. 提高数据安全性：文件化信息管理程序通常提供安全的数据存储和访问控制。
用户可以为文件设置不同级别的访问权限，确保敏感信息不被未经授权的人员访问。
4. 强大的备份和恢复功能：文件化信息管理程序通常会自动备份文件，并提供简单的恢复功能。
即使文件被意外删除或损坏，用户也可以轻松地恢复文件到以前的状态。
三、最佳实践1. 统一文件命名规范：为了便于检索和整理文件，建议制定统一的文件命名规范。
文件化信息控制程序工作流程
文件化信息控制程序1、目的对QEOHS有关文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关单位及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件。
2、适用范围适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。
3、职责3.1质量管理部负责管理手册、程序文件、通用作业指导书等质量、环境、职业健康安全管理体系文件的控制。
3.2生产管理部负责专用作业指导书、国家相关行业标准、规范、施工图纸的控制。
3.3经理办公室负责公司文件、外来文件的控制。
3.4企业策划部：负责公司法律法规等文件的控制及更新。
3.5各单位负责本单位自制文件和上级文件的管理与控制。
5、控制要求5.1文件的分类5.1.1外来文件ａ）相关法律法规；ｂ）上级文件（包括上级单位的部门文件）；ｃ）行业可直接引用或执行的标准、规范；ｄ）顾客提供的图纸、资料、来函及传真件等。
5.1.2内部形成文件ａ）管理手册；ｂ）程序文件；ｃ）质量管理制度；ｄ）作业指导书；ｅ）公司文件ｆ）机关部室用于指导全公司工作的部门文件；ｇ）合同文件；h）各单位自制的文件。
5.2文件的编写、审核和批准签发5.2.1管理手册由质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准签发。
5.2.2程序文件由质量管理部组织相关部室编写，管理者代表批准签发。
质量管理制度由质量管理部组织编写，单位负责人审核，管理者代表批准签发。
5.2.3通用作业指导书由质量管理部组织编写，单位负责人审核，管理者代表批准签发。
5.2.4专用作业指导书由主管单位组织编写，单位负责人审核，主管副总经理批准签发。
5.2.5施工组织设计、质量计划、施工方案的编制和批准签发执行《产品实现的策划控制程序》和《施工和服务提供的控制程序》。
5.2.6公司文件由经理办公室组织相关部室编写，经理办公室审核，总经理或主管副总经理批准签发；机关部室用于指导全公司工作的文件由部室编写，部室负责人审核，总经理或主管副总经理批准签发。
文件化信息管理程序
文件化信息管理程序1.0 目的通过制定本程序，规范公司文件及记录的创建、分发、访问、检索、使用、保存、变更、保留及处置的行为，来实现文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性的目的。
2.0 适用范围适用于与公司管理体系相关的文件、资料和记录（含电子档）以及外来文件的管理。
3.0 职责3.1最高管理者：负责批准管理手册、程序文件及作业准则。
3.2管理者代表：负责审核管理手册、程序文件及作业准则。
组织策划各部门对体系文件的编写。
对体系文件及记录表单的修订/废止做审批，组织对外来文件的使用评审，组织相关人员形成文件评审委员会。
3.3总经办（文控中心）：负责体系文件及记录的编号、登记、发放、回收、保存、归档、作废、销毁等管理工作。
3.4各部门：负责本部门管辖范围内体系文件及记录信息的编写，并对本部门的文件及记录进行管理。
3.4文件评审委员会：负责对体系文件的评审。
4.0 定义4.1一级文件信息：管理手册。
4.2二级文件信息：程序文件。
4.3三级文件信息：作业准则、作业指导书、操作规范、检验标准规范等。
4.4四级文件信息：表单、记录。
4.5外部文件：凡与质量环境管理体系或产品相关的国际、国家、行业标准，顾客、外部提供方的文件信息（如图样或检验标准）均属之。
4.6文件信息媒介：文件信息的载体，可以是纸质的、电子的等其他方式。
5.0文件的控制5.1策划5.1.1总经理任命管理者代表，管理者代表负责组织管理体系文件的编制、发行和更改的控制，组织相关人员组成文件评审委员会，对体系文件的编制、修订、废止做评审工作。
有关对外部门负责外来文件接收，各部门负责各类内部文件的制定、审核和更改控制。
文控中心负责管理体系文件、记录的编号、发行、回收及作废控制。
5.1.2对于电子媒体文件的管理具体参见《信息化系统管理作业准则》执行。
5.1.3对于技术类文件及外来文件的管理具体参见《文件管理作业准则》执行。
5.1.4对于文件编写人员应有进行相应的培训，熟知文件的编写的要求、方法等。
文件化信息管理程序
1.目的：对质量/环境管理体系文件化信息（以下简称文件或记录）进行控制，确保无论何时何处需要这些信息，均可获得并适用；以及予以妥善保护（如：防止失密、不当使用或不完整）。
2.范围：适用于本公司质量/环境体系所有文件和记录的控制，包括：手册、程序文件、支持性文件和记录。
3.权责：3.1各部门内部文件由部门主管或其指定人员编制，部门主管或管理者代表（授权代表）批核。
3.2程序文件由相关部门制定，管理者代表（授权代表）审核，总经理批准。
3.3 质量/环境手册由管理者代表（授权代表）审核，公司总经理批准。
3.4文件编写小组对文件进行校对、审核，及对所有文件的运作过程进行全面监督。
3.5文件控制中心：负责文件的编号、收发、归档及监督管理工作。
3.6相关部门负责对外来文件进行管理。
4．定义4.1质量/环境手册：纲领文件，阐明质量/环境管理体系的过程关系，及满足国际标准与相关法律法规要求。
4.2程序文件：规定过程的方法，即为什么做、何人、于何时、在什么地方做什么事。
4.3支持性文件：作业指导书、标准规范、工艺文件和图纸等，说明如何做某事。
4.4记录：分发收集、传达资讯、控制作业流程和证明作业已符合要求的所有记录和表格。
4.5外来文件：与质量/环境管理体系及产品质量/环境相关的国际、国家、行业标准及相应的法律、法规，客户、供应商提供的图样或检验标准等。
5．程序内容：5.2文件编写格式：5.2.1程序文件编写大致按以下格式：（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义（无时填“无”）（5）程序内容（6）相关文件（无时填“无”）（7）相关记录（8）附件（无时填“无”）5.2.2文件章节次序编号：1 1.1 1.1.1 1.1.1.12 2.1 2.1.1 2.1.1.1，之后用小写拼音a、b、c、d……（依此类推）5.2.3文件的页次格式为：页次/总页数。
5.2.4版次：版次号、版本号/修订。
5.2.4.1体系文件的“文件版本”由“版本号/版次号”组成，“版本号”用英文大写字母(A、B、C…Z)表示，“版次号”用阿拉伯数字(00、01、02…99)表示，各文件内页每修订一次换一个“版次号”，每修订99次“版本号”换为下一个字母。
文件化信息管理过程
文件化信息管理程序
编号： 版本：
覆盖的标准 条款：
7.5/7.5.1/7.5.1.1/7.5.2/7.5.3/7.5.3.1/7.5.3.2/7.5.3.2.1/7.5.3.2.2
CWQP-SP5 B0
五、 作业内容（1、文件管理过程作业流程）
序号 5.1
1、文件管理作业流程 文件的分类
责任部门 /人
相关部门
及版本的有效性，并送资料室长期保存，经主管领 导批准后方可使用。研发中心资料室应建立外来文
外来文件受控 清单
件受控清单。
顾客的文件
5.7
B
5.7.1顾客提供的文件：顾客提供的文件由研发中 心负责接收、由技术副经理审批其适用性，并由研 发中心与顾客建立联络关系，负责顾客文件的转化 复制、更改或换版工作。
控文件，由企管部编号并加盖“受控”标识，按编
号发放，以便于更改。
文件化信息管理程序
编号： 版本：
覆盖的标准条 款：
7.5/7.5.1/7.5.1.1/7.5.2/7.5.3/7.5.3.1/7.5.3.2/7.5.3.2.1/7.5.3.2.2
CWQP-SP5 B0
五、 作业内容（1、文件管理过程作业流程）
单，以便于追溯和更改，确保使用文件的各个场
则》
所，都能得到相应文件的有效版本。
5.2.7技术类文件的编制、批准和发布详见研发中 心编制的《图样管理制度、各类文件的编制、批准
和发布》及《图样管理制度、各类文件发放准则》 。
文件编号及控制
5.3
5.3.1文件的编号，参见《超维公司管理文件编号 方法》
相关部门
文件的保管
5.9
5.9.2质量体系、3C认证方面的文件由质保部按有 关规定保管。
文件化信息控制程序
1.目的对公司品保管理体系文件进行控制记录,确保各部门所使用的文件为有效版和运行的证。
2.适用范围适用于与公司品保管理体系有关的所有文件和记录（含客户指定记录）控制。
3.定义3.1文件化信息:公司所有文件和记录。
4.权责4.1管理者代表负责组织品保手册、程序文件的编写；4.2相关职能部门负责本部门品保管理体系文件的编写、审核、发放、更改；4.3各部门负责本部门内品保管理体系文件的存档、回收及归类管理；4.44行政部4.4.1负责品保管理体系文件的识别、文件发放与回收、文件归档、保存等；4.4.2负责文件变更/更改通知、文件保密、调阅、销毁、稽核等管理；4.4.3负责制作、修订文件编码；4.4.4对各部门文件管制工作和品保记录管理与维护，过期需留存记录的保管的督导作用；4.4.5外来文件（包括属于顾客财产的文件）的管理。
4.4.6各部门：负责品保记录的收集、分发、登记、整理、归档、保存及维护。
4.作业程序4.1文件管理作业流程图（见附录）4.2文件分类4.2.1用于指导公司体系运行及操作的指导性文件，分四阶4.2.11一阶文件：手册类，如品保手册等；4.3.12二阶文件：程序文件；4.4.13三阶文件：作业文件（作业标准、检验标准、技术文件、试验标准、操作规程、岗位职责、规章制度等）；4.5.14四阶文件：品保记录表单。
4.2.2外来文件：包括国际标准、国家标准、行业标准、顾客提供的技术文件、图纸以及国家颁布的有关政策、法律法规等。
4.3文件制作/修订4.3.1文件制订：各部门根据本部门的工作需要，制作/修订相应文件时，应填写《文号；4.3.2文件初版发行时,文件版次为Ao版；修订后升版为A1,A2,A3……（版次以数字序号表示），版次依此类推,修订10次后改版文件升级为BO,B1,B2,B3……（版次以数字序号表示），依此类推；若修改点少且文件页数较多时，可针对当页更改版次，而整份文件的版本不变，但需在修订记录上标识；4.4文件编码原则4.4.1一阶文件：GHD（公司代码）+QMS（品保管理体系）+流水号4.4.2二阶文件：GHD（公司代码）+QP+流水号4.4.3三阶文件：GHD（公司代码）+WI+部门代码+流水号4.4.4四阶文件：GHD（公司代码）+部门代码+流水号+版本号4.4.54.4..6各部门发布通告之编码规则：GHD（公司代码）+部门代码+年份+月份+流水号4.5文件签核4.5.1品保手册由管理者代表制订、审核，总经理批准；程序文件由各部门/管理者代表制订，管理者代表审核，总经理批准；4.5.2三阶文件由部门相关人员制订，部门负责人审核，管理者代表批准；4.5.3文件制/修订并通过审核、批准后，交行政部统一发行、存档。
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文件化信息管理程序（ISO45001-2018/ISO14001-2015/ISO9001-2015）1.0 目的通过制定本程序，规范公司文件及记录的创建、分发、访问、检索、使用、保存、变更、保留及处置的行为，来实现文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性的目的。
2.0 适用范围适用于与公司管理体系相关的文件、资料和记录（含电子档）以及外来文件的管理。
3.0 职责3.1最高管理者：负责批准管理手册、程序文件及作业准则。
3.2管理者代表：负责审核管理手册、程序文件及作业准则。
组织策划各部门对体系文件的编写。
对体系文件及记录表单的修订/废止做审批，组织对外来文件的使用评审，组织相关人员形成文件评审委员会。
3.3总经办（文控中心）：负责体系文件及记录的编号、登记、发放、回收、保存、归档、作废、销毁等管理工作。
3.4各部门：负责本部门管辖范围内体系文件及记录信息的编写，并对本部门的文件及记录进行管理。
3.4文件评审委员会：负责对体系文件的评审。
4.0 定义4.1一级文件信息：管理手册。
4.2二级文件信息：程序文件。
4.3三级文件信息：作业准则、作业指导书、操作规范、检验标准规范等。
4.4四级文件信息：表单、记录。
4.5外部文件：凡与质量环境管理体系或产品相关的国际、国家、行业标准，顾客、外部提供方的文件信息（如图样或检验标准）均属之。
4.6文件信息媒介：文件信息的载体，可以是纸质的、电子的等其他方式。
5.0文件的控制5.1策划5.1.1总经理任命管理者代表，管理者代表负责组织管理体系文件的编制、发行和更改的控制，组织相关人员组成文件评审委员会，对体系文件的编制、修订、废止做评审工作。
有关对外部门负责外来文件接收，各部门负责各类内部文件的制定、审核和更改控制。
文控中心负责管理体系文件、记录的编号、发行、回收及作废控制。
5.1.2对于电子媒体文件的管理具体参见《信息化系统管理作业准则》执行。
5.1.3对于技术类文件及外来文件的管理具体参见《文件管理作业准则》执行。
5.1.4对于文件编写人员应有进行相应的培训，熟知文件的编写的要求、方法等。
5.1.5对于公司的体系文件、记录表单、及外来文件等均要进行识别，可作为公司的知识，具体参见《知识管理程序》执行。
5.2文件化信息建立策划5.2.1管理手册、程序文件的建立由管理者代表进行策划。
作业准则的建立由各部门负责人或管理者代表进行策划。
技术文件的建立由各部门负责人进行策划。
5.2.1文件化信息建立策划时应考虑：参考来源、基本格式、文件信息载体、编写要求等。
5.3文件编制5.3.1 体系文件的编制如下：管理手册—由管理者代表指派专人编制。
程序文件—由管理者代表依据各职能部门工作性质与体系标准的对应关系，指定相关职能部门负责编制；作业准则—由各职能部门视工作业务需要或管理者代表指派任务要求，由相关部门指定专人编制。
技术文件—由各职能部门视工作业务需要，由相关部门指定专人编制。
技术文件包括产品技术文件（图纸、产品规格书等）、生产技术文件（作业指导书、工艺参数表等）、质量技术文件（检验规范、检验标准书等）等，具体管理参见《文件管理作业准则》执行。
5.3.2各类体系文件的标准格式均在文件编写前由文控中心统一组织策划，经管理者代表审批后予以实施，各部门在编写文件时不可随意改动格式。
其内容基本上应包含标题、版本、编号、制订部门、生效日期、修订记录、编制、审核、批准栏（也可根据实际情况适当增删）。
管理手册：文件架构基本上应包含概述、职责、内容、结构、发放和使用原则、修改、参考资料等。
程序文件、作业准则：文件架构基本上应包含目的、适用范围、职责、定义、内容、相关文件、记录表单、附件等项。
技术类文件：文件架构由各编制单位自行订立。
5.3.3各部门在制定新的体系文件时，应填写《文件制订、修订、废止申请单》，提交文控中心，经管理者代表审批后予以实施。
5.3.4各类体系文件的在编写前由文控中心统一组织策划其编码原则。
具体如下：管理手册： /QM -◇◇流水号（01,02,03…）手册类文件公司代号程序文件： /QP-◇◇流水号（01,02,03…）程序类文件公司代号作业准则: / W-△△-◇◇流水号（01,02,03…）准则类文件各部门代号公司代号注：总经办（含最高管理者、管理者代表）—A、财务中心—B、营销中心（含管辖部门）—C、制造中心—D、人力资源部—E、出口部—F、采购部—G、研发部门（含各部）—H、品质部—I、工程部—J、生产部—K、PMC部—L技术类文件：其编码原则由各编制单位自行订立，具体参见《文件管理作业准则》执行。
5.4文件评审5.4.1管理手册、程序文件、作业准则文件编写完成后先提交文控中心核实其编号、格式是否正确，再提交给文件评审委员会进行评审，评审时应重点考虑：文件的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性等。
对于引用的关联文件或表单要做确认是否一致。
对于评审不通过，应按要求修订完善或终止编制。
5.4.2对于产品技术、生产技术、质量技术类文件由各主管部门负责人自行评审，评审时应重点考虑：文件的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性等。
对于引用的关联文件或表单要做确认是否一致。
对于评审不通过，应按要求修订完善或终止编制。
5.5文件审批5.5.1管理手册、程序文件、作业准则文件由管理者代表审核，总经理批准。
5.5.2对于产品技术、生产技术、质量技术类文件由各主管部门主管或指派专人审核，部门最高领导批准。
5.5.3文件审批如不通过，编制人员应了解问题，及时重新修订完善后再进行审批。
5.6文件发放前准备5.6.1经过审批后的文件统一交到文控中心。
文控员须检查文件是否清晰、干净。
检查文件的编号、版本/修改号、生效日期，是否经过审核、审批等。
确定无误的文件，文控员将文件记录到《文件总览表》列帐管理。
5.6.2在文件发放前文控中心应与编制部门或管理者代表沟通，明确文件发放的范围，是纸质档还是电子档发放，是否需要受控等。
并填写《文件分发一览表》，对于纸质档应复印需要发放的份数，对于受控文件需在文件首页加盖红色文件受控章（对于技术类文件须每页加盖）。
非受控文件发放无需加盖发行章。
5.7文件发放及回收5.7.1文控中心依据《文件分发一览表》，将文件发放至各部门或人员。
发放时间原则上不允许超过审批时间二天。
并填写《文件发放与回收记录表》。
5.7.2文控中心对于电子档文件可以采用邮件、网络盘、OA系统等途径发放至各部门或人员处，并填写《文件发放与回收记录表》做相应备注。
5.7.3文控中心对于更新版本的文件，在发放时必须做好旧版文件回收，各部门在收到新版文件的同时及时提交旧版文件，回收时间原则上不允许超过二天时间，以防止失效文件的使用。
文控员应填写《文件发放与回收记录表》注明回收情况。
5.7.4不在发放范围内的部门或因破损而需领用文件的部门，须填写《文件领用、借用申请单》，写明申请文件名称、编号、申请原因等给文件中心，经原编制部门负责人或管理者代表批准同意方可执行补发。
必要时文控中心可调整《文件分发一览表》。
5.8文件使用5.8.1 文件分发到各使用部门，各部门应及时组织相关人员进行学习理解。
对体系文件的学习人力资源部应每年策划组织相关人员进行专门培训，具体培训过程参见《人力资源管理程序》。
5.8.1 文件使用部门/人员应保持文件的完整和清晰，确保文件页数、段落、文字等内容的正确，不得擅自涂改，防止不当使用及失密。
对规定需要在现场展示或公布的文件应在现场适当的位置进行公布或展示。
非现场使用的文件，各使用部门可指派专人自行集中管理。
使用部门/人员不得以复印文件替代正式文件。
5.8.2 当使用中的文件有缺页、破损、字迹模糊、内容不清晰而影响使用时，使用部门应持原文件到文控中心进行更换，不可以复印方式自行处理。
5.8.3 在使用过程中，使用人若发现文件规定不合理或存在错误应及时与原编写部门/人员进行沟通，其沟通方式及流程可参见《沟通与信息管理程序》执行，同时向文控员反馈，并由文控员负责跟进原编写部门/人员进行修订。
5.8.4 必要时，对允许借用或查询的文件，有关部门应当对借用或查询的情况进行登记，并在《文件分发一览表》注明情况。
5.8.5 对有保密要求的文件，有关部门/人员应当妥善保管以防止泄密。
任何人员都不得进行未经授权的文件复制或泄密。
5.9使用评价5.9.1所有文件通过实际使用、内外部审核、管理评审或管理者代表组织专题评审等方式，来评价其文件的符合性、有效性、适用性等，必要时应进行相应修改及完善。
具体可参见《持续改进管理程序》执行。
5.10文件修订5.10.1文件的修订或更改由原编制部门执行，修订完的文件的评审、审批、发放等参照本程序5.4、5.5、5.6、5.7条款执行。
文件最新更改内容需以粗斜体加底纹表示，以便于区分修改内容。
5.10.2文件修订或更改时需注明修订或更改记录、版本/修改号、生效日期等。
5.10.3对于管理手册、程序文件、作业准则的修订或更改其版本/修改号应做相应变更，具体如下：A / 0为修订时的记录数字码。
表示该文件已修订的次数。
由0开始，超过5时，则整份文件由原版次改为下一版次。
对于大的修订可直接改为下一版次。
版本号，以26个字母方式依序递增（A、B、C……）。
5.10.4对于各类技术文件的修订要求，具体参见《文件管理作业准则》(/AW11-01)5.11文件作废申请经评价审核已不适用的文件，由原编制部门提出作废申请，填写《文件制订、修订、废止申请单》提交文控中心。
5.12作废审批文控中心将《文件制订、修订、废止申请单》提交给管理者代表进行审批。
审批不通过则要求提出部门按审批意见执行。
通过则由文控中心执行作废处理。
5.12文件报废处理5.12.1经审批同意作废的文件，由文控中心通知相关使用部门统一回收后销毁或直接通知使用部门自行销毁（原则上要求在接到通知后三天内销毁完毕），以防止无效文件被继续使用。
存放在文控中心的旧版次原件可加盖“过时保留”章并保存，做好标识易于查找。
销毁文件时应在《文件发放与回收记录表》注明销毁情况。
5.12.2文控中心盖有“过时保留”的文件应保存3个日历年时间，超期可进行销毁处理，如仍有保留价值的作废文件应无期限保存。
6.0记录的控制6.1记录表单编制6.1.1 列入体系文件中的记录表单，由原文件编制部门负责设计制作，在设计时应与使用单位沟通，充分考虑表单的合理性，方便性，适用性等。
6.1.2列入体系文件中的记录表单应进行编号管理，并可明确期版本，具体如下：□□-☆☆ /AA/1,A/2,A/3…）01、02、03…）编号（该码皆相同）6.1.3对于未列入体系文件管控的记录表单，由各使用部门自行设计制作，无需编号。