浅议监理文件档案资料的管理
监理工作中的资料整理和档案管理
监理工作中的资料整理和档案管理随着建筑行业的不断发展，监理工作在工程项目中扮演着至关重要的角色。
监理工作中的资料整理和档案管理是确保工程项目顺利进行的重要环节。
本文将从不同角度探讨监理工作中资料整理和档案管理的重要性，以及如何建立高效的档案管理体系。
一、保证资料的完整性和准确性在建筑工程项目中，监理工作人员负责记录工程实施过程中的各项数据和信息。
这些数据和信息包括施工人员、施工材料、施工设备等方面的情况记录，以及施工过程中的各种检测和测试结果等。
对这些数据和信息进行准确记录，能够为工程质量、安全和进度控制提供有力的依据。
二、便于查找和利用在工程项目的实施过程中，监理工作人员可能面临不断的咨询和查询。
完善的资料整理和档案管理能够提高监理工作人员的工作效率，便于他们快速查找和利用所需的资料。
合理的分类和编码可以大大减少查找和整理资料的时间，提高监理工作的效率。
三、满足监理部门的监管需求监理部门在工程项目中起到了重要的监管作用。
监理工作的资料整理和档案管理是监理部门履行职责的重要手段之一。
通过完善的档案管理体系，监理部门能够及时了解工程项目的实施情况，对工程质量和安全进行有效的监控，提升监理部门的监管能力。
四、保证法律责任的落实在建筑工程项目中，当出现工程质量问题或者施工纠纷时，监理工作的资料整理和档案管理成为了解决问题和追究责任的重要依据之一。
只有完善的资料整理和档案管理，才能保证监理工作的合法性和权威性，并保障各方合法权益的实现。
五、建立高效的档案管理体系在实际工作中，建立高效的档案管理体系至关重要。
首先，需要制定详细的资料整理和档案管理规范，明确各项工作的具体要求和流程。
其次，建立科学合理的档案分类和编码体系，确保资料的整理和存放有序。
同时，选用合适的电子化管理手段，提高档案管理的效率和便利性。
六、加强专业培训和素质提升监理工作人员的专业素质和能力直接影响到资料整理和档案管理的质量。
因此，应加强监理工作人员的专业培训和素质提升，提高他们熟悉资料整理和档案管理的技能和经验。
监理文件档案资料管理的主要内容
监理文件档案资料管理的主要内容1.引言1.1 概述概述部分的内容：监理文件档案资料管理是指对监理过程中产生的各类文件档案进行系统化、标准化和有序管理的一项重要工作。
在工程监理中，监理文件档案资料是监理工作的重要组成部分，对于确保工程质量、明确责任、解决纠纷具有重要意义。
监理文件档案资料管理的主要内容包括监理文件档案的定义和重要性、监理文件档案管理的原则和要求等方面。
通过对监理文件档案资料进行科学、规范的管理，可以有效提高监理工作的效率和质量，为工程的顺利进行提供有力的支持。
监理文件档案的定义是指在工程监理过程中产生的各类文件档案，包括施工图纸、合同文件、交底记录、工程设计文件、工程变更通知单等等。
这些文件档案记录了工程监理的全过程和各个环节，是监理工作的重要证据和依据。
监理文件档案的重要性不言而喻，它们直接关系到工程质量和监理工作的效果。
因此，对监理文件档案的管理十分重要。
监理文件档案管理的原则和要求是为了确保监理文件档案资料的完整性、准确性和可追溯性。
一方面，要求监理人员在监理过程中严格按照规定的程序和要求，对各类文件档案进行及时、完整、准确的记录和归档；另一方面，要求建立科学规范的监理文件档案管理制度，明确文件档案的管理责任和流程，确保监理文件档案的安全可靠。
总之，监理文件档案资料管理是工程监理工作中不可忽视的一环。
只有做好监理文件档案资料的管理，才能更好地为工程提供支持和服务，保障工程的顺利进行。
未来，随着科技的不断发展和信息化水平的提高，监理文件档案资料管理将面临更多的挑战和机遇，需要不断更新管理理念和方法，以适应时代的发展需要。
文章结构部分的内容如下：1.2 文章结构本文主要分为三个部分，即引言、正文和结论。
引言部分会对监理文件档案资料管理的主题进行概述，并介绍本文的结构和目的。
正文部分将深入探讨监理文件档案的定义和重要性，以及监理文件档案管理的原则和要求。
在定义和重要性的部分，将详细介绍监理文件档案的含义，并阐述其在工程监理中的重要作用。
监理文件档案资料管理的流程的主要部分
监理文件档案资料管理的流程的主要部分包括：
1.档案收集：档案的前身是文件，文件是随着工作活动分散而形
成的，为便于将来使用，需要挑选散乱的文件，选择其中重要
部分集中保存，以便将来利用，从而形成档案收集工作。
2.档案整理：档案工作人员拿到档案后，首先要把档案归类，包
括归档编号、归档页码、撕开粘贴页、页号写错重新编号、对
可拆订的文件做拆订处理，以便在扫描时进行分批处理。
3.档案价值鉴定：鉴定档案的价值，确定档案的保管期限。
4.档案保管：采用科学的方法管理档案，做好档案的防火、防盗、
防虫、防鼠、防霉、防尘、防高温、防污染、防有害光线等工
作，确保档案的安全与完整。
5.档案编目和档案检索：编制档案目录，建立档案检索体系，方
便档案的查找和利用。
6.档案统计：对档案的数量、保管情况、利用情况等进行统计，
了解档案的基本情况。
7.档案编辑和研究：对档案进行编辑、加工、整理，形成二次文
献，方便利用者使用。
同时，对档案进行研究，挖掘档案的价
值，为利用者提供更好的服务。
8.档案提供利用：通过各种方式，如借阅、复制、咨询等，为利
用者提供档案服务，满足利用者的需求。
工程监理档案资料的有效管理策略探寻
工程监理档案资料的有效管理策略探寻如今的工程建设越来越多，涉及的监理档案资料也是日益庞大，如何有效地管理这些档案资料成为了一个重要的问题。
本文将对工程监理档案资料的有效管理策略进行探讨。
一、建立科学的档案管理制度要建立科学的档案管理制度，明确各种档案资料的归档标准和档案管理流程。
制定相关政策，明确档案的保密性、准确性和可访问性要求。
并编制相应的工程档案管理手册，对各项管理制度进行详细的说明和规定。
二、加强档案人员培训档案管理人员是档案管理的中坚力量，他们的素质和能力直接影响到档案资料的有效管理。
要加强档案人员的培训，提高他们的专业水平和档案管理能力。
培训内容包括档案管理法律法规、档案分类和编目、档案整理和保存等方面的知识。
要督促档案人员积极参加各种档案管理培训班和研讨会，不断更新知识。
三、完善档案管理信息化系统随着信息技术的发展，利用信息化技术来管理档案显得尤为重要。
可以建立一个档案管理信息化系统，实现档案的电子化管理。
通过这个系统，可以实时查阅档案资料，便于档案管理人员的工作，同时也方便了各个部门和项目组的查询。
四、定期整理和清理档案资料档案的有效管理需要定期进行整理和清理。
经过一段时间使用后，一些档案资料可能已经过时或者不再需要保存，可以进行清理。
一些档案资料可能需要进行归类整理，方便以后的查阅和使用。
定期整理和清理档案资料，不仅有利于档案的保管和使用，也可以减少档案的存储空间和维护成本。
五、建立档案安全防范措施档案的安全是档案管理的重要环节。
要建立相应的档案安全防范措施，确保档案的完整性和可信度。
可以采取一些硬件和软件措施来确保档案的安全，比如使用防火墙和密码保护等措施来防止非法访问和篡改档案资料。
六、加强档案利用与服务档案管理的目的是为了更好地利用档案资料，为决策和研究提供有力的支持。
要加强档案的利用与服务，通过提供档案查询、借阅等服务，满足各个部门和项目组的需求。
也可以利用档案资料开展一些研究和探索工作，提高档案的利用价值。
监理工作中的文件管理与档案整理
监理工作中的文件管理与档案整理引言监理工作作为工程建设过程中的重要环节，需要监理人员对各项工作进行全面的管理与控制。
其中，文件管理与档案整理是监理工作中不可或缺的一部分。
本文将从文件管理的重要性、文件管理的常见问题、档案整理的目的与要求等方面对监理工作中的文件管理与档案整理进行探讨。
一、文件管理的重要性在监理工作中，文件管理起到了记录、汇报、追溯和协调等作用。
文件管理的重要性体现在以下几个方面：1. 提供证据与依据：监理部门需要根据文件来评估工程执行的情况，并提供相应的建议和决策依据。
同时，文件还可以作为证据被提交给法院等有关机构。
2. 维护合法权益：合同、协议等关键文件是监理部门在合作过程中维护自身权益的基础。
通过妥善管理这些文件，监理人员可以保护自己的利益，并确保工程按照约定标准进行。
3. 传递信息与沟通：监理工程师需要将项目进展、问题以及解决方案等信息及时准确地传达给相关人员，文件管理可以有效地辅助信息的传递和沟通过程。
二、文件管理的常见问题然而，实际工作中常常出现文件管理不规范的问题，主要包括以下几个方面：1. 文件存储混乱：由于文件种类繁多、数量庞大，没有进行分类和整理，导致文件难以查找和管理。
这不仅增加了监理人员的工作量，也增加了错误和遗漏的风险。
2. 文件备份不及时：文件的备份是防止文件丢失的重要手段。
然而，一些监理人员对文件备份的重要性认识不足，或者操作不规范，导致文件丢失后无法找回，给工程的顺利进行带来隐患。
3. 文件更新不及时：随着工程的进行，相关文件需要根据实际情况进行更新和修改。
然而，一些监理人员对文件更新的及时性不够重视，导致项目执行中出现了信息不准确或过时的情况。
三、档案整理的目的与要求在监理工作中，档案整理是对监理过程中产生的文件进行合理分类、编号、整理和保管的工作。
档案整理的目的在于：1. 保留工程历史：档案是对工程历史的记录与总结。
通过档案整理，可以回顾工程的全过程，发现问题所在，为后续工作提供借鉴和指导。
监理工作中的文档管理与档案归档技巧
监理工作中的文档管理与档案归档技巧一、引言随着建筑工程的不断发展，监理工作在项目管理中起着至关重要的作用。
文档管理与档案归档是监理工作中的重要环节，对于保障项目的顺利进行和资料的有效利用具有重要意义。
本文将探讨监理工作中的文档管理与档案归档技巧。
二、文档管理的重要性1. 提高信息共享效率文档管理可以确保项目相关的信息能够在团队成员之间快速、准确地共享。
通过建立文档库、分类和索引文件，团队成员可以更轻松地访问和查找所需的信息，提高工作效率。
2. 确保信息安全性文档管理有助于确保项目信息的安全性。
通过建立权限管理体系，合理分配用户权限和设置访问级别，可以防止未授权人员获取机密信息，保护项目的安全。
3. 便于跟踪工作进展通过文档管理系统，监理人员可以及时了解工作进展情况。
每个文件都有时间戳，可以追踪工作的整个过程，有助于制定合理的计划和调整工作重点。
三、文档管理的基本原则1. 文件命名规范为了便于查找和识别，文件命名应遵循统一的规范。
可以采用项目名称+文档类型+日期的方式进行命名，例如“项目A_施工合同_20220101”。
2. 分类归档将文档按照不同的类型进行分类，并设立文件夹进行归档。
例如可以设立“合同文件夹”、“技术文件夹”、“会议记录文件夹”等，确保文档整齐有序。
3. 版本管理对于需要多次修改的文档，应进行版本管理。
每次修改都应标注版本号和修改日期，以防止混淆。
同时，保存旧版本的文档，便于追溯和比较。
四、档案归档的意义1. 保留证据档案归档是将项目相关的文件整理、归档、保存的过程。
通过档案归档，可以留下可靠的证据，以备日后需要查阅或处理相关事宜时使用。
2. 历史项目回顾档案归档使得历史项目的回顾变得方便快捷。
通过查阅档案，可以了解项目的经验教训和故障分析，为未来的项目提供参考和指导。
3. 法律合规性档案归档符合法律规定的要求，确保项目的合规。
一旦发生争议或纠纷，可以依据档案中的文件进行举证和辩护。
监理工作中的文件管理与工程档案
监理工作中的文件管理与工程档案一、引言随着建设工程日益复杂化，监理工作的重要性与日俱增。
作为监理人员，文件管理与工程档案的建设是保证工程质量和项目可持续发展的关键环节。
本文将从文件管理与工程档案的角度，探讨监理工作中的相关问题与应对策略。
二、文件管理的重要性1. 保障项目进程：合理的文件管理可以保证监理人员及时获得相关资料，做出准确的决策，确保工程按计划顺利进行。
2. 提高施工质量：有效的文件管理有助于监理人员及时发现问题并协调解决，最终提高施工质量。
3. 法律风险防范：合规的文件管理可以确保法律责任的落实，降低监理人员和项目方面临的法律风险。
三、文件管理的要点1. 合理分类：将文件根据类型和内容进行分类，便于后续查阅和管理。
2. 规范命名：对于每个文件，要进行规范的命名，包括项目名、文件类型和日期等信息，以便追溯和查找。
3. 维护备份：为避免文件丢失或损坏，必须定期进行备份，同时保留多个备份版本。
四、工程档案的重要性1. 工程验收：工程档案是验收的重要依据，具有法律效力，对项目的合法性和合规性意义重大。
2. 后期维护：工程档案记录了工程的设计和施工情况，便于后期维护人员进行维修与改进。
3. 争议解决：工程档案可作为争议解决的依据，有利于各方的权益保护和纠纷处理。
五、工程档案的建设与管理1. 归档方式：将工程档案按照工程阶段进行归档，包括设计文件、施工文件等，并逐步完善档案内容。
2. 档案存储：采用专门的档案室进行存储，并制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整性。
3. 档案更新：定期对档案进行更新和修订，包括新增资料和整理纠正已有资料，确保档案的准确性和更新性。
六、问题与挑战1. 信息化建设：文件管理和工程档案的信息化建设是当前面临的主要问题，应加强技术应用，提高相关软件与系统的建设与应用能力。
2. 人员培训：监理人员需要具备较高的文件管理和档案管理能力，需加强相关培训和专业知识的学习。
监理文件的归档管理与保存
监理文件的归档管理与保存随着社会的不断发展，工程建设项目越来越多，为了确保工程质量和安全，监理工作变得越发重要。
在监理工作中，监理文件的归档管理与保存是一个不容忽视的环节。
本文将从几个方面探讨监理文件的归档管理与保存的重要性，方法和注意事项。
一、监理文件的归档管理归档管理是监理文件管理的一个重要环节。
它包括文件的整理、分类、编号、登记、存储和检索等方面的工作。
归档管理的目的是为了方便日后查阅和使用监理文件，保证监理工作的连续性和完整性。
1. 整理和分类：对监理文件进行整理和分类，按照不同的项目和内容进行分类，并清晰地标注文件的名称和日期。
2. 编号和登记：为每个监理文件进行编号和登记，确保文件能够被唯一标识和快速查找。
3. 存储和保管：选择合适的存储介质和设备，比如硬盘、云盘或软件系统，将监理文件保存在一个相对安全和易于访问的位置。
4. 检索和使用：建立一个便捷的监理文件检索系统，监理人员可以根据项目名称、日期或者文件编号快速找到所需文件，并确保文件在使用过程中不被破坏或遗失。
二、监理文件保存的重要性监理文件的保存对于工程建设项目的管理和维权具有重要意义。
1. 证据保全：监理文件是记录和证明工程过程的重要依据，包括合同、设计文件、工作记录、会议纪要等。
保存监理文件有效地保全了工程发生时的情况，为争议解决提供了证据。
2. 质量控制：监理文件记录了监理人员对工程质量的把关过程，包括工程变更、施工质量检查等。
保存这些文件有助于对工程质量进行后期检查和评估。
3. 法律依据：监理文件是维护合法权益的法律依据，比如施工合同、支付凭证等。
及时保存这些文件，可以为合同纠纷的解决提供有力支持。
4. 效率提升：监理文件的保存可以提高工作效率，监理人员可以通过查阅相关文件来快速获取必要信息，减少冗余工作内容，提高工作效率。
三、监理文件保存的方法和注意事项为了确保监理文件的保存安全和完整性，我们需要采用一些方法和注意事项。
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浅议监理文件档案资料的管理
发表时间：2018-01-10T14:50:19.623Z 来源：《防护工程》2017年第23期作者：朱雪娇
[导读] 监理企业是工程服务企业的一种，其工作质量和成果是通过监理文件档案资料反映出来的。
浙江东洲建设咨询有限公司浙江杭州 310002
摘要：监理企业是工程服务企业的一种，其工作质量和成果是通过监理文件档案资料反映出来的。
工程监理文件档案资料是项目监理机构在工程项目实施监理过程中形成的各种原始记录，是工程质量的内在反映，是工期延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证，是评定工程质量、核定工程质量等级的重要依据，也是工程监理的一项基础性工作。
做好监理文件档案资料的管理，可以为监理工作顺利开展创造良好的前提条件。
下面笔者就监理文件档案资料的管理谈几点自己的粗浅认识。
关键词：监理文件档案资料管理
一、充分认识监理文件档案资料管理的重要意义
监工程理资料记载着项目监理机构在监理过程中，协调工程建设参建各方的关系，记载着总监理工程师、现场总监代表、监理员等监理人员在现场检查、巡视、旁站、量测、见证等各自所做的监理工作，记载着监理机构在监理全过程中形成的各种书面指令、监理通知、联系单、批复、报告等。
对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程监理工作顺利开展创造良好的前提条件。
这些资料通过监理人员科学的整理后，成为监理信息源，为监理工作提供有力的保证和支撑，也是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。
众所周知，建设工程监理的主要任务是进行工程项目的的目标控制，而控制的基础是信息，在建设工程实施过程中，产生的各种信息，经过收集，加工传递，以监理文件档案资料的形式进行管理和保存，会成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。
搜集、整理、积累、汇总监理资料的过程，往往也是发现问题，不断纠正和及早预防错误，取得经验并不断提高的过程。
经过系统、科学的分类整理后的监理资料，是监理企业具有历史价值的科技档案。
有了真实完整、整理有序的监理资料可以查考和追溯，当监理工程师需要时，能及时从中获取有针对性的完整资料，学到宝贵的工程监理实践经验，有利于不断提高监理工作水平。
当工程出现纠纷时，监理工程师可以利用监理资料作为依据，断定是非曲直，做出裁决，迅速解决问题。
同时，监理资料也是项目监理部保护自身利益的重要证据。
二、努力提高自身素质，切实做好监理文件档案资料管理
监理资料是由监理人员按照国家及地方有关法规、质量验收标准、设计要求，随工程进度同步收集、填写、整理、编制，做到齐全、准确、真实、可信。
监理资料的总体质量水平，反映了监理人员素质的高低，也反映出项目监理部的管理水平和管理能力。
因此，由于监理资料管理的重要性，决定了对监理资料员的素质提出了一定的要求。
随着监理行业管理的逐步规范，监理的范围、监理工作内容、工作方法都在不断的丰富和发展，监理资料的编制，一定要有一个规范、统一、完整的内容，才能真正体现出其重要价值。
因此，监理资料员应熟悉对监理过程的有关规定、相关专业、相关领域，必须熟悉各项监理业务，通过分析研究监理文件档案资料的特点和规律，对其进行系统、科学的管理，使其在建设工程监理工作中得到充分利用。
还应全面了解和掌握工程建设进展和监理工作开展的实际情况，综合对监理文件档案资料整理分析，编写有关专题材料，对重要文件档案资料进行摘要综述。
从监理专业角度具体来讲，应从以下几个方面入手：一是要在项目总监的指导下，掌握《建筑工程施工质量验收统一标准》等相关法规的基本内容和具体规定，了解和掌握工程验收的质量验收层次及其关系。
掌握各个层次质量验收的合格条件。
掌握分项、分部工程的划分标准和质量验收程序。
二是掌握了解各个建设工程的基本建设情况，工作程序，加深对工程建设项目的了解，知道自己所做工作的重要性，对各种监理资料相互间的关系清楚，明确其使用价值，便于进一步做好监理资料的管理工作。
三是了解监理档案、施工技术档案、基建档案和档案之间的层次关系，理解各类文件与档案资料的概念，掌握档案分类基本方法。
熟悉《建设工程监理规范》中的监理文件档案资料内容，监理基本表式。
熟悉《建设工程文件归档整理规范》关于工程文件的立卷、归档、验收与移交的规定及建设工程文件归档范围，以便在建设项目中对施工单位的施工技术资料的整理工作。
四是要掌握一定的文秘知识，对信息化管理程序了解，具有一定的写作能力和文字表达能力，熟悉电脑操作和有关软件，建立好现场监理文件档案资料管理台帐。
同时，监理资料员要有强烈的工作责任心，认真履行岗位职责，这是做好监理资料管理不可缺少。
三、运用科学方法，提高监理文件档案资料管理水平
监理文件档案资料是监理单位自我保护的凭证，是在工程项目实施监理过程中形成的各种原始记录。
对监理文件档案资料进行科学的管理，可以极大的提高监理工作效率，可以为建设工程档案提供可靠的保证。
这决定了监理资料具有信息量大、种类多、覆盖面广等特点。
因此监理人员要及时广泛收集资料。
在收集过程中，要随时掌握材料进场情况，并且能够充分利用现场例会、巡视、平行检查、旁站、见证等活动，及时、广泛地收集资料并形成书面文件，并将全部监理资料进行整理、分类、装订成册，输入计算机，予以保存，使监理资料和工程进度同步进行，真实地反映出工程施工的全过程。
因为监理文件档案资料具有可追溯性，无论哪一份资料，都能反映出该资料的时间、地点、人员及事件的经过和结果，当工程出现质量问题时，监理单位可以通过查阅本工程的监理资料，查阅监理机构对施工单位的工程质量保证资料，了解对建筑材料、设备、施工工艺、施工操作等行为是否得当、及时、真实，严格地进行了控制，是否取得了真正的控制效果，从而可以客观地评价监理单位的功过事非，有效地防止各责任方推卸责任。
监理企业要注重培训培养资料管理人才，进一步规范管理工作。
按照相关规定，监理机构组建时，资料管理人员就应明确，监理资料的收集整理工作就已开始。
因此，不能当工程开工后再确定人选，而在之前就要组织专职监理资料员的培训。
由于监理资料是由项目总监、专业工程师、监理员在施工监理过程中共同收集，多方形成的，所以对专职监理资料员的培训尤为重要。
特别是要加强对新规范、新标准、新工艺、新材料等方面的培训，使资料员懂得有关规范、规程和标准，能够熟练地从事监理资料的整理和编制工作，胜任本岗位之需，使监理文件档案资料的编制做到统一、规范、真实、及时、齐全和完整。
实施科学管理，充分应用网络技术。
现今社会，科学技术日新月异，计算机在工程监理中的运用已之普及，计机不仅能使监理企业与各工程监理部之间保持联系，进行及时地双向沟通，传递信息与文件，而且也能与业主、施工单位等各方进行广泛的交流，加强了工作上的沟通和信息反馈，提高了工作效率。
工程监理资料的编制和管理已离不开与计算机技术信息化的结合。
做到在组织内部，所有议政件档案资料都必须进行统一整理分类，归档保存，应根据总监理工程师或授权监理工程师的指令和监理工作需要，分别
将文件档案资料传递给有关监理工程师；在监理组织外部，在发送或接受建设单位、设计单位、施工单位、材料提供单位以及其他单位的文件档案资料时，也应由资料员负责处理，保证只有一个进出口通道，从而在组织上保证有效管理。
实现工程监理文件档案资料编制管理现代化，便于了监理资料的管理，使工程监理文件档案资料的管理工作进一步步入了规范化、标准化的轨道，真正体现了工程监理文件档案资料的价值。
结语：监理文件档案资料是体现一个项目监理机构在实施监理过程中为实现建设工程项目目标而记录的一系列的书面材料，它不仅是监理工作的真实记录，是追溯施工过程和处理索赔、质量问题、安全事故、评价监理工作质量、界定监理责任的重要依据。
而且是监理工作科学化、规范化、法制化的标志。
因此，监理企业要重视工程施工监理文件档案资料的管理，监理机构要认真做好管理工作，监理资料管理人员更要加强工作责任心，把之做好，为工程建设服务。
参考文献：
[1]段宝方.建设监理档案的构成和管理[J].档案学通讯.2002.（3）：37-38
[2]周红梅：浅谈工程建设监理档案的管理[J]. 河北水利.2009.（6）：4。