商务沟通信函格式
练习写作信函和邮件 提升商务沟通能力
练习写作信函和邮件提升商务沟通能力尊敬的先生/女士（可以根据实际情况填写具体称呼）：我写信给您是为了提升您的商务沟通能力，并帮助您练习写作信函和邮件。
作为商务界的一员，良好的沟通技巧对于成功进行业务交流和建立良好的合作关系至关重要。
一、信函格式信函是一种正式的书面沟通方式，通常使用于商务活动中，以下是一个标准的商务信函格式范例：1. 发件人信息您可以在信纸的右上角写上您的姓名、公司名称、地址、电话和电子邮件。
2. 日期日期写在发件人信息下方左对齐的位置。
3. 收件人信息写明收件人的姓名、公司名称、地址等信息，通常位于日期下方。
4. 称谓写明收件人的称呼，如"尊敬的先生/女士"等。
5. 正文在称谓下方写正文，要求语言简明扼要，表达清晰，内容连贯，段落分明。
重点内容可以用粗体或者斜体来强调。
6. 打招呼和结束语在正文之后，用礼貌的方式结束信件，如"祝好"、"敬祝商祺"等。
7. 署名署名可以写在结束语下方，以显示发信人的真实身份。
二、电子邮件格式电子邮件是一种快速、便捷的沟通工具，以下是一个标准的商务电子邮件格式范例：1. 主题电子邮件的主题应该简明扼要地概括邮件的内容，使接收者能够快速了解邮件的目的。
2. 称呼邮件的开头应该写上对方的称呼，可以使用"尊敬的先生/女士"等。
3. 正文电子邮件的正文部分应该与信函的正文相似，要注意语言简洁明了，段落分明，内容连贯。
4. 结束语在正文后写上礼貌的结束语，比如"谢谢"、"祝好"等。
5. 署名在结束语下方写上发件人的署名，可以包括姓名、职务、公司等信息。
以上是信函和电子邮件的基本格式，您在起草信函和撰写电子邮件时，应尽量符合上述格式要求。
此外，以下是一些提升商务沟通能力的建议，希望对您有所帮助：1. 使用简洁明了的语言表达您的意思，避免过多的专业术语或太过复杂的词汇。
商务信函格式范文
商务信函格式范文（一）尊敬的先生/女士（收信人的姓名）：我谨代表（您的姓名/公司名称）写信与您联系，希望能就以下事项进行商务合作。
首先，我衷心感谢您对我们公司的关注和支持。
我们的公司专注于（简要介绍您的公司业务/产品/服务），并以优质的产品质量和卓越的客户服务赢得了良好的声誉。
我们相信，与您的公司合作将为双方带来巨大的商机和互惠互利的合作关系。
具体来说，我们希望能与贵公司合作（具体合作事项）。
我们相信，我们的（产品/服务）将能满足您的需求，并为您的业务增添价值。
在此，我想提出以下合作建议和条款：1. 产品/服务描述：请详细描述我们所提供的产品/服务，包括其特点、优势和相关技术参数。
2. 价格和付款条款：请说明产品/服务的价格和付款条件，例如价格结构、支付方式和付款期限。
3. 交货和运输：请说明产品/服务的交货方式、运输安排和相关费用承担责任。
4. 质量保证：我们承诺提供高质量的产品/服务，并在合同期内提供售后支持和维护。
5. 合作期限：请说明您希望与我们合作的期限，以及是否有续约选项。
6. 知识产权和保密：我们将确保对涉及商业机密和知识产权的信息保密，并与您签署相应的保密协议。
我们非常期待与您商讨并就上述事项达成共识。
如果您对此提议感兴趣，我们愿意进一步讨论并就合作细节进行商谈。
请在收到此信后尽快与我们联系，我们将随时做好准备，以便进一步探讨合作机会。
最诚挚的问候，（您的姓名）（您的职务/公司名称）（联系方式）（二）尊敬的先生/女士（收信人的姓名）：我代表（您的姓名/公司名称）写信与您联系，希望能够开展商务合作，并对我们之间的潜在合作机会表达诚挚的兴趣。
我衷心感谢您对我们公司的关注和支持。
我们的公司致力于（简要介绍您的公司业务/产品/服务），并在该领域建立了良好的声誉。
我们相信，与贵公司的合作将为双方带来巨大的商机，并共同开创成功的未来。
我们认为，贵公司在行业中的专业知识和经验与我们的产品/服务相辅相成，双方有着广阔的合作空间。
商务信函范文模板(通用9篇)
商务信函范文模板(通用9篇)（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
文档下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种类型的经典范文，如工作总结、工作计划、合同协议、条据文书、策划方案、句子大全、作文大全、诗词歌赋、教案资料、其他范文等等，想了解不同范文格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by this editor. I hope that after you download it, it can help you solve practical problems. The document can be customized and modified after downloading, please adjust and use it according to actual needs, thank you!Moreover, our store provides various types of classic sample essays for everyone, such as work summaries, work plans, contract agreements, doctrinal documents, planning plans, complete sentences, complete compositions, poems, songs, teaching materials, and other sample essays. If you want to learn about different sample formats and writing methods, please stay tuned!商务信函范文模板(通用9篇)商务信函范文模板第1篇Dear Sirs: June 12， 2001Thank you for your letter of June the 8th.We regret that we cannot meet your terms.We must point out that the falling market here leaves us little or no margin of profit.We must ask you for a keener price in respect to future orders.At present the best discount offered for a quantity of 200 is 5%.Our current situation leaves us little room to bargain.We hope you will reconsider the offer.Truly商务信函范文模板第2篇一、投诉信Dear_______，I am ______(自我介绍).I feel bad to trouble you but I am afraid that I have to make a complaint about_____.The reason for my dissatisfaction is _______(总体介绍).In the first place，_______(抱怨的第一个方面).In addition，___________(抱怨的第二个方面).Under these circumstances， I find it ________(感觉)_______(抱怨的方面给你带来的后果).I appreciate it very much if you could _______(提出建议和请求)， preferably ______(进一步的要求)，and I would like tohave this matter settled by ____(设定解决事情最后期限).Thank you for your consideration and I will be looking forward to your reply.Yours sincerelyLi Ming二、询问信Dear ______，I am ____________(自我介绍).I am writing to see if it is possible for you to provide me with information regarding_______.(要询问的内容)First of all，what are ______________?(第一个问题)Secondly， when will______________?(第二个问题)Thirdly，is __________?(第三个问题)I would also like to inquire ________(将最重要的问题单独成段).Could you be so kind as to send me some relevant booklets on the above-mentioned aspects?Thank you for you kindness， and your prompt attention to this letter will be highly appreciated.Yours sincerelyLi Ming三、请求信Dear___________，I am writing to formally request to___________(请求的内容)The reason for_____is that______(给出原因).I_____， so I_____(给出细节)I would also like to request______(提出进一步的要求).I am sorry for any inconvenience I have caused.Thank you for your attention to these requests.If you have any questions， do not hesitate to contact me at _______(电话号码).I look forward to a favorable reply.Yours sincerelyLi Ming四、道歉信Dear ___________，I am truly sorry that______________(道歉的原因).The reason is that_(介绍原因)Once again， I am sorry for any inconvenience caused.Hope you can accept my apologies and understand my situation.Yours sincerelyLi Ming五、感谢信Dear______，I am writing to eXtend my sincere gratitude for_________(感谢的原因).If it had not been for your assistance in ___________(对方给你的具体帮助)， I fear that I would have been_________(没有对方帮助时的后果).Every one agrees that it was you who______________(给出细节).Again， I would like to eXpress my warm thanks to you! Please accept my gratitude.Yours sincerelyLi Ming六、建议信Dear ___________，You have asked me for my advice with regard to _______，and I will try to make some conductive suggestions here.In my humble opinion，you would be wise to take the following actions: ____(建议的内容)I hope you will find these proposals useful， and I would be ready to discuss this matter with you to further details.Good Luck with your_______(祝愿)Yours sincerelyLi Ming七、求职信Dear Sir or Madam，商务信函范文模板第3篇Dear Sir：Sep.1， 2001We are sorry to report that in spite of our effort， we are unable to guarantee shipment by the agreed date due to a strike at our factory.We are afraid that your L/C will be eXpire before shipment.Therefore，please eXplain our situation to your customers and secure their consent to eXtend the L/C to .Sincerely商务信函范文模板第4篇Dear________，There will a ____(内容)at/in_____(地点)on___ (时间).We would be honored to have you there with us.The occasion will start at ___________(具体时间).This will be followed by a _______(进一步的安排).At around______(时间)，_______________(另一个安排)I really hope you can make it.RSVP before ___________(通知你的最后期限)Yours sincerely Li Ming商务信函范文模板第5篇商务写作(Business Writing)一、商务信函概述? 一、正确的观念? 1.商务信函是一种“推销”函? 商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等。
常用商务信函的格式和范例businessletter
常用商务信函的格式和范例businessletter 商务信函是商业交流中常用的一种书信形式，它具有规范的格式和模板范例。
本文将介绍常用商务信函的格式和范例，以帮助读者准确地撰写商务信函。
一、信函格式商务信函通常包括以下几个部分：1. 信头：包括发件人的名称、地址、电话和传真等联系方式。
通常位于信纸的顶部左侧。
2. 日期：写明信函起草的日期。
位于信头的下方左侧。
3. 收件人信息：包括收件人的姓名、公司名称、地址等信息。
位于日期的下方左侧。
4. 称呼：根据收件人的职位和姓名进行称呼，如"尊敬的先生"或"尊敬的女士"。
位于收件人信息的下方。
5. 正文：信函的主要内容部分，要求语句通顺、内容准确。
6. 结尾：表达对收件人的祝福或感谢，并署上发件人的姓名。
7. 签名：发件人在结尾下方签上自己的名字。
8. 附件：如有需附加文件则在信尾注明。
二、商务信函范例1. 邀请函[您的公司名称][您的地址][您的联系方式][日期][收件人姓名][收件人公司名称][收件人地址]尊敬的先生/女士，我司将于[活动日期]在[活动地点]举办一次[活动名称]，特邀请贵公司的代表参加。
此次活动旨在[活动目的]，将有[活动内容]。
我们由衷希望贵公司能够派出专业人士参与活动，并与我们共同探讨[活动主题]。
此次活动也将给与会者提供宝贵的交流和合作机会。
请提前回复您的出席意向，以便我们做好接待准备。
您可以通过电子邮件或电话与我联系。
感谢您的慷慨支持，期待您的莅临。
此致，[您的名字]2. 感谢信[您的公司名称][您的地址][您的联系方式][日期][收件人姓名][收件人公司名称][收件人地址]尊敬的先生/女士，非常感谢贵公司在[合作事项]方面给予的大力支持和帮助。
我们非常欣赏您对我们的信任，并对贵公司的专业性和合作精神深表赞赏。
在与贵公司合作期间，我们深刻体验到了贵公司的诚信与专业素质，这为我们的合作打下了坚实的基础。
商务书信写作四种常见排版格式
商务书信写作四种常见排版格式在商务交流中，书信是一种常见的沟通方式。
书信的排版格式直接影响到信函的整体形象和专业性。
在商务书信写作中，有四种常见的排版格式，分别是：完全齐头式、近似齐头式、针对式和非齐头式。
本文将详细介绍这四种常见的商务书信排版格式，以供参考。
一、完全齐头式完全齐头式是一种最常见的商务书信排版格式，同时也是最正式的格式之一。
该格式要求信函的所有元素在页面上对齐，包括信头、日期、收件人、称谓、开头语等。
下面是完全齐头式的排版示例：----------------------[发件人姓名][发件人职位][发件人单位][发件人地址][发件人邮编][发件人联系方式][日期][收件人姓名][收件人职务][收件人地址][收件人邮编]尊敬的[收件人称谓]：[开头语][正文内容][结束语][发件人签名][发件人姓名]----------------------二、近似齐头式近似齐头式是一种介于完全齐头式和非齐头式之间的排版格式，也被广泛应用于商务书信写作中。
与完全齐头式不同的是，近似齐头式信函中的某些元素可能会稍微偏移，但整体仍然保持较为整洁的外观。
下面是近似齐头式的排版示例：----------------------[发件人姓名][发件人职位][发件人地址][发件人邮编][发件人联系方式] [日期][收件人姓名][收件人职务][收件人单位][收件人地址][收件人邮编]尊敬的[收件人称谓]：[开头语][正文内容][结束语][发件人签名][发件人姓名]----------------------三、针对式针对式是一种常见于商务信函的排版格式，主要用于回复他人信函。
该格式要求在回信中引用对方的来信内容，并在回复的正文中进行逐条回复或评论。
下面是针对式的排版示例：----------------------[发件人姓名][发件人职位][发件人单位][发件人地址][发件人邮编][发件人联系方式][日期][收件人姓名][收件人职务][收件人单位][收件人地址][收件人邮编]尊敬的[收件人称谓]：感谢您的来信，并对信中提到的几个问题作出回复：1. [对方来信内容1][回复内容1]2. [对方来信内容2][回复内容2]3. [对方来信内容3][回复内容3][结束语][发件人签名][发件人姓名]----------------------四、非齐头式非齐头式是一种比较自由且不拘泥于传统格式的书信排版方式，适用于某些非正式场合的书写。
商务公函格式及范文
千里之行，始于足下。
商务公函格式及范文商务公函是商业交往中常用的一种书信形式，用于传递信息、邀请、致谢、索要或提供建议等。
商务公函需要遵循一定的格式和语言规范，以保证准确、礼貌和专业。
以下是商务公函的标准格式及一个范文示例：商务公函的格式：1. 信头：包括机构或公司的名称、地址、电话、传真和电子邮件地址。
2. 日期：写信时的日期，格式可为月份、日期和年份（如January 1, 2023或1 January 2023）。
3. 收信人地址：信函收件人的地址，包括姓名、职位、公司、部门、街道地址、城市、州/省和邮政编码。
4. 称呼：收信人的姓名，用于正式称呼。
5. 正文：信函的主体内容，需要包含所有需要传达的信息和请求。
6. 结尾语：礼貌地结束信函，可能包括感谢、致以问候或期待后续合作的表达。
7. 签名：写信人的姓名和职位，用于确认信函的发件人身份。
8. 附件：如有需要附带其他材料，应在结尾处注明。
9. 抄送：如果需要抄送其他人，应在结尾处注明。
商务公函的范文示例：[信头]ABC公司123号街道城市，州/省，邮编电话：123-456-7890第1页/共3页锲而不舍，金石可镂。
传真：123-456-7890电子邮件：*******************[日期]January 1, 2023[收信人地址]John SmithCEOXYZ公司456号街道城市，州/省，邮编[称呼]尊敬的John Smith先生，[正文]我们积极推进与合作伙伴的交流与合作，非常感谢您近期对ABC公司产品的关注。
我们相信通过双方的努力，可以开展有益的商业合作。
ABC公司专注于提供高品质的xxx产品，并希望能够与XYZ公司建立长期稳定的合作关系。
我们认为我们的产品与您的业务领域相互契合，可以为您的客户提供更多的选择和价值。
附件中，我们提供了有关我们产品的详细信息和技术规格。
我们诚挚邀请您阅读并找出我们合作的机会。
我们非常乐意安排时间与您面谈，以探讨双方的合作细节和商业利益。
中文商务信函范文(通用4篇)
中文商务信函范文（通用4篇）日语商业信函篇一商业信函书写格式中文的商业信函格式篇二同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。
商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成。
前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。
1)信封(1)信封的种类信封有横式和竖式两种。
用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。
(2)信封的内容①收信人地址。
用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。
这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。
收信人的地址要写得详细具体、准确工整。
注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。
③寄信人地址及姓名。
用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。
根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。
(3)国外信封书写格式。
为了便于投递，对国外商业业务信函，应按国外的习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同，而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种：①美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址写在信封的。
居中偏右位置，包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。
邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。
中文信函篇三商务邀请函一：___________________公司：由于我方项目的需求，特邀请贵公司专业顾问人员对我方项目进行实地考察，届时将与贵公司商议双方合作事宜。
考察日期：考察人数：考察内容：所有考察费用由我方负担，考察人员的住宿条件将不低于三星级酒店的标准。
商务信函的格式和范文（标准版）
商务信函的格式和范文（标准版）商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
那么下面是小编特地为大家整理收集的关于商务信函的格式和范文(标准版)，欢迎大家阅读与参考。
商务信函的格式和范文(标准版)商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。
其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性〔一)语气口语性每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。
人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。
而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。
无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
(二)内容直接性企业每天都要阅读大量信函文件。
商务信函不需要用华丽的词句。
所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。
当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。
不管说什么，都要带着诚意去说。
把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。
这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
(四)主旨单一性商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
(五)格式规范性商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
竭诚为您提供优质文档/双击可除
商务沟通信函格式
篇一：商务沟通函模板
xxxx市xxxxxxxx商贸有限公
司文件
致：xxx食品股份有限公司由：xxxx市xxxxx商贸有限公司收件人：xxx食品股份有限公司发件人：xxx 页数：2页传真：
主题：沟通函日期：20XX年5月3日
关于xxx区域市场xxx食品xxxxx窜货问题的沟
通函
xxx食品股份有限公司：
我司与贵公司合作以来，一直非常顺利，非常感谢贵公司对我司的支持与信任。
我司在终端市场也一直遵守着贵公司制定的市场规则，努力地完成任务，共同创造xxx食品的销售氛围和利润空间，最终实现互利双赢。
然而，随着市场的逐步发展，窜货问题日益突显，严重的扰乱了市场秩序，极大地伤害了合作的感情，挫伤了做市场的信心和积极性。
5月1日，我司协同贵公司xxx驻地业务xxx共同查出了xxx市xx镇一起xxxxxx恶性窜货事件，具体情况如下：
1、4月份期间，我司下辖的xxx市场xxxxxxx市场需求量突然间饱和，引起了我司的警觉和怀疑；
2、经多方走访、调查，4月28日获悉，我司二批商xxx 市xxx镇xxx冷食批发正依xxxx元/件的价格向外销售xxxxxx，此价格比我司从贵公司直接发出的到岸价xxxx元/件的价格还要便宜，并且xx冷食批发已有近一个月未从我司订货；
3、5月1日，我司工作人员携贵公司业务xxxx进入xx 冷食批发仓库内看到，xxxxxx约1000件，以xxxx和xxx居多；
4、这些商品的外包装箱上的滚码显示为1005，经查系xx区域的货（照片详见附件）。
窜货问题一直有，并大有愈演愈烈之势。
其他区域为了冲量，不计后果的将该商品以超低价窜入xxx市场，不仅严重扰乱了市场价盘，打破了正常的市场秩序，更大的伤害我司和其他二批商的信心，并出现了对xxx品牌的质疑，一些网点经销商纷纷退货，并扬言，今后不再做xxx了，价格太
乱了！致使近半年来我司花费大量的人力、物力刚建立起来的中小网点冷链市场全部乱套，并严重影响了我司多年来积累起来的信誉度，使我司损失特别惨重。
请贵公司尽快解决此事，以防时间愈长，恶劣影响俞远。
再次感谢贵公司的理解与支持。
顺祝商祺！
篇二：商务信函格式
商务信函格式
您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。
您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。
所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
商务信函写作前言
作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。
因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。
您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。
在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。
商务信函的重要性
也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？
是的，答案是肯定的。
让我们一起来看看以下的调查结果。
当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？
[参考全美最畅销的贸易书籍
“buildinganImport-exportbusiness”]以下5个方面是买家最关心的：
供应商如何回复买家的邮件？
供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？
当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？
供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？
供应商如何答复买家提出的要求？
供应商多久做出答复？
供应商是否愿意对产品进行修改？
买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？
供应商的信用如何？
供应商的银行信用记录如何？
供应商银行帐户开立的年数？
大致的通常收支情况？
银行给供应商的贷款额度？
银行对供应商的帐户情况是否满意？
供应商贸易往来的信用如何？
合作者与该供应商的合作年数？
供应商可承受多大的定单？
交货是否及时？
是否能准确地完成定单？
供应商是否使用了标准质量管理认证体系？
比如Iso9000、Iso14,000(环境)、hazardAnalysisatcriticalpoints
(适用于出口美国的海产品)
由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。
您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了
解您的买家。
所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
商务信函的基本结构
传统信件
这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。
主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。
信中各段落之间均空一行。
1、信头Theheading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。
当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesendernameandthedate
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址Theinsideaddress
这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。
收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。
另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
4、事由Thesubjectheading
事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。
所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thesalutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有Dearsirs,Dearmadam,Dearmr.xx,。
称呼后面的标点，一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。
开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
7、正文Thebodyoftheletter
信的主体。
一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。
我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
8、结尾语Thecomplimentaryclose
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后，另起一段写结尾语。
9、结束语Thecomplimentaryclose
结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。
例如：“sincerely,”“bestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。
10、签名Thesignatrue
写在结束语的下面，签上写信人的名字。
如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。