广东企业档案工作规范测评标准.doc
企业档案工作等级评定标准
合计
100
档案开发工作
4
1.积极开发档案信息，制定了档案信息开发工作方案和安排〔1分〕；
2.对档案信息进行分类汇总，形成制度汇编、文件汇编等根底性专题汇编〔1分〕；
3.对档案信息进行综合整理，形成大事记、年鉴、组织沿革产品〔科技成果、工程工程〕简介等专题材料〔1分〕；
4.对档案信息进行分析研究，形成企业史志、年鉴等深层次加工材料〔1分〕。
附件1：
企业档案工作等级评定标准
评分须知：
1、本表为X省企业档案工作等级评定标准，60分为合格；
2、表中红色加粗项为送分项，做不到也无须扣分；
编号
评定工程与评定内容
分数
评分细则
自评分
得分
1
组织治理
19
1.1
机构
2
设置了与企业开展相适应的档案治理机构
1
1.设置了档案治理机构或部门〔0.5分〕；
2.建立了档案、资料、情报、信息一体化部门〔0.5分〕。
3.使用档案治理系统软件完成档案收、管、用等根本治理功能，并能辅助实体档案治理，接收和兼容企业其他信息系统生成的电子文件〔1分〕；
4.建立了档案信息网络，完成档案数据的在线治理〔1分〕。
4.2
电子档案治理和数字档案室建设
12
将企业生产和经营治理方面形成的电子文件纳入了归档范围。
2
1.确定了企业不同类型电子文件的归档范围，明确了归档责任、格式、程序、方法和质量要求〔1.5分〕；
检索工具能满足查阅利用的需要
3
1.编制了适用、必需的检索工具，文书档案有归档文件目录，科技档案有案卷目录〔2分〕；
广东省企业档案工作规范测评标准
目档案工作的负责人确定(2分);档案部门的负责人确定(2 责任人。档案部门单独设置的，必须明确
分)。
档案部门的负责人，如归属办公室等部门
的，需明确办公室哪位领导为档案室负责
人。
出公告，明确档案管理分工 事宜和管理人员架构
2档案机构设置(4分)
企业规模不企业规模和管理模式相适应的档案机构，或指 位，或办公室下属的档案室即可。规模大
。企业应保持档案人员相对稳定(1分)。
到工作的，要扣1分。
主要考核公司系统内部的档案业务活动 建立了以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼 （工作会议、业务培训、考察学习等）情 职档案人员为基础的企业档案工作体系。考核本单位、本系 况。偶尔为之者扣4分；近三年每年两次以 统（或行业）组织召开工作会议与业务学习情况（5分）。 上者，给3分；活动形式多样、效果好的，
次，在企业文件管理程序及归档标准的职 责和要求明确情况，及日常工作执行情况 。要求不明确的、覆盖范围不完整的，不 给分；有一定明确要求、有初步效果的，
可以给1+1分；效果更佳的，酌情加给。
2归档文件的齐全准确和形成 质量实行形成者责任制(7分)
考核对各职能部门及项目文件形成者这个
企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件， 层次，在岗位职责方面的职责和要求明确
4资产与产权变动时档案的处 置工作(4分)
企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作（4分）。国 有企业应依照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 企业改制、承继、重组等情况下，依资产 》（档发字〔1998〕6号）和广东省档案局、省国资委、省 产权关系应予妥善处置档案。要求处置合 财政厅联合印发《广东省国有企业资产与产权变动档案处置 理、移交或接收手续完善，可以得3至4 工作规程》（粤档发〔2007〕6号）的要求进行，其他企业 分；否则，扣2分以上。 可参照。无该项处置需求的，核给2分。
广东省企业数字档案室建设评价标准
标准规范建设
5
1.制定企业传统载体档案数字化标准规范。（0.5分）
2.制定企业已实施的各类信息系统产生的电子文件归档标准规范，内容包括电子文件归档管理责任、归档范围、归档流程及开发利用等。（1分）
3.制定档案分类规范。（0.5分）
4.制定企业各类档案在电子档案管理系统中收集、整理、存储、保管和利用等规范。（1分）
3.配备满足工作需要的计算机、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备。(1分)
4
基础软件
4
配备正版或经过规范测试、登记的自主开发的基础软件，如操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索工具、光学字符识别软件等。(4分)
5
其他设施
2
配备相对独立、符合安全保密要求的档案数字化加工场所（1分）和电子档案阅览场所（1分）。
7.工作过程记录管理。具备详细记录类似全宗卷信息的功能，以记录数字档案室管理过程。(0.5分）
12
传统载体档案辅助管理功能
1.5
1.传统载体档案信息采集。具备传统载体档案目录著录和全文挂接功能，目录数据采集时应具有校验功能。(0.5分）
2.档案存放位置管理。能根据库房余量和档案的全宗归属、分类、档号等规则对传统载体档案提出存放位置建议，并在位置确定后进行排列定位。(0.5分）
二、电子档案管理系统建设
25
6
收集功能
5
1.电子文件登记。具备电子文件手工登记功能（0.5分）；具有元数据手工（或自动）登记校验功能（0.5分）；可对电子文件元数据根据权限进行更改、删除、检索、全文挂接等操作（0.5分）。
2.电子文件和电子档案在线接收。具有从业务系统接收电子文件（或电子档案）及其元数据的接口。(1分)
档案工作规范化管理评估标准及资料
档案工作规范化管理评估标准及资料随着社会的发展，档案管理变得越来越重要。
为了满足各种业务需要，档案管理需要更规范、更科学。
为此，制定了一系列规范化管理评估标准及资料，以确保档案管理的科学性和规范性。
一、规范化管理评估标准1. 档案管理制度档案管理制度是档案管理的基础，其制定必须遵循法律法规、规章制度、标准规范和实际工作需要。
档案管理制度的建立、实施和监督应符合规范化管理评估标准，包括制度的合理性、可操作性、保密性和可持续性等方面。
2. 档案专业人员档案专业人员是档案管理的关键，其素质直接影响档案管理的质量和效率。
规范化管理评估标准应重视档案专业人员的培训和素质评估，确保其专业性和能力达到要求，以提高档案管理质量和效率。
3. 档案的采集、整理和保管档案的采集、整理和保管是档案管理的核心环节，其规范化管理评估标准应包括采集、整理和保管流程、规范化管理制度、档案存储环境、档案防火、防盗、防灾、防损等支持保障。
4. 档案的利用档案的利用是档案管理的最终目的，其规范化管理评估标准应包括档案利用申请、审核、服务、咨询、信息安全等方面。
有效实施档案利用，促进信息公开和知识产权保护，加强服务保障，提高档案管理的实效性和服务水平。
5. 档案管理信息系统档案管理信息系统是档案管理的基础，其规范化管理评估标准应包括系统支持的多种功能和服务，如:档案管理、储存、检索、数字化化等方面。
同时，还应注意关键数据的备份和网络安全等问题。
二、建立资料档案资料的建立是档案管理的重要环节，采取规范化管理评估标准可帮助企业建立科学合理的档案管理制度，便于依照标准建立资料档案。
资料档案建立的过程中，应注意以下几点:1. 选择合适的文件柜、挂架等储存设备，按规范化管理评估标准进行区分，分类储存资料，防止文件交叉和遗漏。
2. 加强档案保存环境的管理和维护，保持干燥、通风、防火、适宜储存的环境条件，保障资料档案的安全保存。
3. 对于一些敏感性较高的资料档案，应加强权限管理，针对不同角色的操作者，提供不同程度的档案管理权限。
企业档案工作等级评定标准
企业档案工作等级评定标准
编号
评定项目与评定内容
分数
评分细则
1
组织管理
25
1.1
机构
4
1.1.1
设置了与企业发展相适应的档案管理机构
2
1、人员配备与企业档案工作实际相适应，档案人员具有相应的档案专业知识；
2、根据需要对各业务部门和下属单位进行指导。
1.2.3
企业内部建立了档案工作人员网络
1
各部门均明确了兼职档案人员。
1.3
制度
16
1.3.1
制定了与档案工作岗位实际相符的管理或考核制度
4
1、建立了相关制度；
2、能切实执行。
1.3.2
5
1、根据企业实际制定了企业档案工作人员“三纳入”、“四参加”制度；
2、严格执行上述制度以保证档案的齐全完整。
1.3.4
贯彻宣传党和国家档案工作法律法规，近三年内无违法事件发生
3
1、能利用各种形式积极宣传档案法律法规；
2、企业转制过程中对档案的处置符合法律法规的要求；
3、属于企业所有的对国家和社会有保存价值的档案的处置符合法律法规的要求。
4.3.4
利用效果
2
1、有企业档案借阅记录；
2、有利用效果反馈记录。
2、载体质量符合国家有关标准。
3.1.4
有完备的交接手续
2
移交接收过程中要履行签字手续，并形成移交清册。
3.1.5
归档文件完整、准确
3
广东企业档案工作规范测评标准自评表
附件:1评定自评情同时确定公司职能部门档有下属单位或建设科研等项目的档案部门单独设置的或办公室下可以设置档案管理岗位规模大的必须设置独立的档案管理机构问题分专职不够的分以上稳分分活动形式多样分分4或有规划但未纳入者年有明确提出纳入情况不佳者分分以上纳分介入两者之间的酌情分均分对档案工作发展重大问题其中体制机制制度方面分分，视情况、结合效果给分依资产产权关系承继重组等情况下要求处置合理移交或接收手续分以上分；否则，复查时仍未有效给予之前表彰奖励的在企业及要求不明确的覆盖范围不完整的在及日常工作执分1+不给分实行部门预立卷3+能否有效发挥档案管理与综特别侧重评价管理职能方面但总体效果较档案非实体职能层级的分评价总体可重要文件归档无遗漏的分。
职责单位有统一的应急预案且能完整纳入相档案门模块化制定必须明确企模块化制定档案门分或以上分分、要求分分，有管理记录，2、分分每一类出现整理分1应归档的不完整或保管期限划分分分或以上每一类发现欠缺分或以上2档收集情况无开展的不分分分或以上分或以上1分或分分或以上需核分或以上并实行相适应的审年以上的利用登记情况分1年以上，分。
单次内容丰富分电子文件归档管理效O文档一体化进行数字化处（文书或科技等。
在此基础上，其他信息系5以及在信息化分4纳入的，O纳入的，O、仅33纳入的O仅可用情况分6分；未实现的，核减4实现全文检索的分需要描述技术应用考核物理隔离情况考核登录用户的安全分、多套分1O的，视情况操作欠功能界面不友好考核给分分或以上分或以上O分衔接兼容的，，分或以上分或以上年需求的，1年需求的，年要求的，分或以上分视情况便于工作的65视情况便于工作的分性能好的需有独立的空调设备需审慎与其他公共区域公用中央空调的分4分分无自动化设备的。
档案工作规范化管理评估标准及参考资料
档案工作规范化管理评估标准及参考资料2009-08-21 15:01:31| 分类：4、规范化管理参| 标签：|字号大中小订阅.档案工作规范化管理评估标准及参考资料一、规范化管理评估标准（一）适应范围１、本标准规定了湖南省国家综合档案馆、机关和企事业单位档案工作规范化管理等级分类、评估办法和监督管理的要求。
２、本标准适用于湖南省区域内各级各类国家综合档案馆、机关和企事业单位的档案工作规范化管理等级评定。
（二）分类和等级１、分类档案工作规范化管理分市州县国家综合档案馆、机关、企事业单位三种类型。
２、等级档案工作规范化管理分为省特级、省一级、省二级。
省二级是对申报单位档案工作的基本要求；省一级是对申报单位档案工作现代化管理的基本要求；省特级为本省最高等级，是对申报单位档案工作信息化建设的基本要求。
３、等级划分依据①市州县国家综合档案馆规范化管理见表A.1（略）；机关档案工作规范化管理见表A.2；企事业单位档案工作规范化管理见表A.3。
②档案工作规范化管理等级划分按分数多少和必达项完成情况认定等级。
满分为100分，每个大项内都有必须达到的项目。
等级分数标准为：在必达项完成的基础上，省特级为95分以上（含95分）；省一级为80—95分（含80分，不含95分）；省二级为60—80分（含60分，不含80分）。
（三）申报及评估１、由申报单位自行申报，档案行政管理部门按评估权限组织评估组对申报单位进行评估。
２、评估组由5—7人组成，其中省级评估员不能少于2／3。
３、评估组通过听、看、议、评等工作程序后应形成评估结论，并向申报单位反馈。
评估结论必须要有全体评估组成员签名，是省级评估员的要注明。
４、档案行政管理部门要根据管理权限及评估组的评估结论，签署评估意见。
5、市档案局负责县直机关、企事业单位省特级的评估组织工作，县档案局负责辖区内县直机关、企事业单位省一级、省二级的评估组织工作。
6、档案工作规范化管理等级一般三～五年复查一次，等级不搞终身制，由认定机关负责监督检查。
企业档案工作等级评定标准规范
1、库房面积应有一定的发展余地；
2、采取了防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等措施。
2.2
档案装具符合档案安全、长久保管的需要
1
柜、架数量充裕且符合国家有关规范。
2.3
根据实际需要配备必要的保护设备
3
根据工作实际需要配备了灭火器、空调、去湿机温、湿度测试仪等设备。
2.4
根据企业档案工作现代化经管需要配备了有关设备
2
1、配备计算机；
2、能根据企业实际情况配备扫描、光盘刻录设备等。
3
业务建设
37
3.1
收集工作
18
3.1.1
按规定做好归档工作
6
1、归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员的岗位责任制；
2、各类档案应严格按照立卷（整理）归档制度执行；
3、应建立文件材料归档责任追究制度。
3.1.2
2、采取了分发目录、电话调卷、开架阅览等多种服务形式；
3、编制了组织沿革、大事记、全宗介绍等；
4、有产品介绍或科研成果简介、工程工程简介、专题介绍等材料；
2、企业档案工作制度包括档案经管办法（包括收集、整理、保管、鉴定、统计、利用）、文件材料立卷（整理）归档制度、保管期限表、档案保密制度、底图保管、更改及复制制度和库房经管制度。
相应制度均已建立。
1.3.3
有保证档案的完整、准确、系统的控制措施或手段
5
1、根据企业实际制定了企业档案工作人员“三纳入”、“四参加”制度；
3、按照要求及时填报有关统计报表。
4
开发利用
30
4.1
信息化经管
13
4.1.1
开展企业档案信息化经管
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
指 标
测 评 点
质 量 标 准
实施细则
自评情况自评分评定分一、档案工作组织 单项总分100分
（一）组织系统建设（20分）
1档案工作领导(6分)
企业档案工作分管领导明确(2分);各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人确定(2分);档案部门的负责人确定(2分)。
要有公司班子成员分管，同时确定公司职能部门档案工作责任人，有下属单位或建设、科研等项目的，需同步确定档案工作责任人。档案部门单独设置的，必须明确档案部门的负责人，如归属办公室等部门的，需明确办公室哪位领导为档案室负责人。
4资产与产权变动时档案的处置工作(4分)
企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作（4分）。国有企业应依照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发字〔1998〕6号）和广东省档案局、省国资委、省财政厅联合印发《广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程》（粤档发〔2007〕6号）的要求进行，其他企业可参照。无该项处置需求的，核给2分。
在之前的目标管理活动或档案行政部门有表彰奖励建议、而未给予的，不得分。初次测评（认定）的，不扣分；复查时，仍未有效给予之前表彰奖励的，不得分。遇处分情况的，参照以上。
（三）企业部门职责（20分）
1归档文件的完整系统性实行部门负责人责任制(6分)
企业各职能或承办部门及项目负责人对本部门或项目归档文件的完整和系统性负责。考核部门文件管理程序和标准要求的情况（3分）及其执行效果（3分）。
2文件形成积累和归档要求纳入有关职责及其考核(4分)
将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责(2分)，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核(2分)。
各部门及相关人员岗位职责有明确纳入的给2分，纳入不明确且覆盖不完整的不给分，介入两者之间的酌情给1分；有纳入无考核记录或无纳入无考核的，均扣2分，无纳入但有其他有关考核形式的，酌情给1分。
2企业档案业务工作的开展情况(4分)
负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。考核档案部门业务开展的总体水平（4分）。
综合评价企业档案工作业务工作水平。各环节日常工作开展顺利的，可以给3至4分。
3指导企业各部门、项目及专项工作的办法和效果(4分)
指导各部门、项目及专项工作的文件形成、积累、整理及归档工作。考核指导效果（4分）。
3确保档案完整准确系统和安全措施的有效性(4分)
采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。考核有关体制、机制和制度保障措施（2分）以及人财物保障措施(2分)。
考核纳入领导议事日程，对档案工作发展重大问题的研究、解决情况。其中体制机制制度方面占2分，人财物方面占2分，视情况、结合效果给分。
无专职扣2分；专职不够的扣1分以上；“稳定”问题，一般给分，如变动大、影响到工作的，要扣1分。
4档案工作体系(5分)
建立了以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。考核本单位、本系统（或行业）组织召开工作会议与业务学习情况（5分）。
主要考核公司系统内部的档案业务活动（工作会议、业务培训、考察学习等）情况。偶尔为之者扣4分；近三年每年两次以上者，给3分；活动形式多样、效果好的，给4至5分。
（二）企业管理职责（20分）
1规划计划纳入(4分)
贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划(2分)和工作计划(2分)，为档案工作持续发展提供保障。
企业没有制订发展规划的，或有规划但未纳入者，扣2分；年度工作计划（总结）连续3年有明确提出档案工作要求者给2分，纳入情况不佳者，扣1分以上。
2档案机构设置(4分)
专门设置了与企业规模和管理模式相适应的档案机构，或指定了负责档案工作的机构(4分)。
企业规模不大的，可以设置档案管理岗位，或办公室下属的档案室即可。规模大的，必须设置独立的档案管理机构，同时明确档案管理与档案保管两种职能。
3档案人员配备(5分)
配备了与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员(2分)；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员(2分)。企业应保持档案人员相对稳定(1分)。
考核对各职能部门及项目负责人这个层次，在企业文件管理程序及归档标准的职责和要求明确情况，及日常工作执行情况。要求不明确的、覆盖范围不完整的，不给分；有一定明确要求、有初步效果的，可以给1+1分；效果更佳的，酌情加给。
2归档文件的齐全准确和形成质量实行形成者责任制(7分)
企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。考核企业岗位职责描述或同类说明中对其文件管理责任的规定（4分）和效果（3分）。
未实行部门预立卷的，不给分。实行部门预立卷，且企业档案部门能有效把关整理质量的，可以给3+2或以上；其他，视情况增减。
（四）档案部门职责（20分）
1统筹规划企业档案工作的办法和效果(4分)
统筹规划企业档案工作。考核档案部门的角色设置和职能发挥情况（4分）。
本企业档案部门的设置，能否有效发挥档案管理与档案保管两种职能，特别侧重评价管理职能方面。综合考虑档案岗位设置、定员等情况与职能发挥的匹配。成立的“档案室”非实体职能层级的、但总体效果较好的，可以给2分。
企业改制、承继、重组等情况下，依资产产权关系应予妥善处置档案。要求处置合理、移交或接收手续完善，可以得3至4分；否则，扣2分以上。
5档案工作奖惩(4分)
企业对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。应给予而未给予表彰、奖励或处分的，每项（次）扣1分，扣完为止。
考核对各职能部门及项目文件形成者这个层次，在岗位职责方面的职责和要求明确情况，及日常工作执行情况。要求不明确的、覆盖范围不完整的，不给分；有一定明确要求、有初步效果的，可以给1+1分；效果更佳的，酌情加给。
3归档文件的整理质量实行部门专兼职档案人员责任制(7分)
专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。考核平时立卷责任制建立情况（4分）及效果（3分）。