中国石化档案管理办法

中国石化档案管理办法(中国石油化工集团公司2010 月29日中国石化办〔2010〕449 号文发布) 第一章第一条为进一步加强中国石化档案工作，推进档案工作创新提升，更好地为建设具有较强国际竞争力的跨国能源化工公司服务，依据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，特制定本办法。

第二条本办法所称档案是指中国石化各单位决策部署、生产经营、企业管理、工程建设、技术开发等工作中形成的，对公司具有保存价值的，不同形式、不同载体的历史记录。

第三条各单位的档案是中国石化有形与无形资产及生产要素的重要组成部分，是确保国有资产保值增值的有效载体，受国家法律保护，各单位依法享有管理、使用和处置的权利，并负有保护义务。

第四条档案工作是公司生产经营、改革发展和企业管理的重要基础，是维护公司权益，传承公司历史文化的一项重要事业。

各单位要加强档案工作领导，明确分管领导，及时研究解决档案工作的重大问题；要建立健全档案管理机构，明确管理职责和要求；要将档案工作纳入企业发展规划、计划及经济责任考核；要以现代管理理念、管理方法和先进技术手段不断提升档案管理水平，适应公司生产经营、改革发展和管理的需要。

第五条中国石化档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各单位不同类别、不同形式、不同载体的档案实行集中统一管理，以确保档案的完整与安全，促进档案的开发与利用。

第六条中国石化档案工作总体目标：紧紧围绕建设具有较强国际竞争力的跨国能源化工公司的目标，做好核心档案、驻外机构档案管理，努力推进档案信息化建设及开发利用工作，为公司生产经营、改革发展、管理和传承历史提供支撑。

第七条中国石化档案工作基本要求：(一)提升创新能力。

积极探索档案管理的新思路、新方法，由传统管理方式向开放、主动、服务管理方式提升。

(二)提升科学规范水平。

做到管理有法可依、有章可循，推进档案管理文本化、制度化、标准化建设。

(三)提升服务能力。

坚持管理与服务并重，在不断加强档案资源建设的同时，努力开发档案信息资源为公司发展提供优质服务。

(四)提升信息化管理水平。

积极推进档案信息化及电子文件管理，努力实现档案服务的数字化、网络化。

(五)提升综合管理能力，进一步加强员工档案、驻外机构档案、声像档案、专门档案的管理。

(六)提升开发能力。

由日常提供利用向深度开发、专题编研转变。

(七)提升专业化管理水平。

努力实现档案人员学历、年龄、专业的合理配备。

第八条档案开发与利用是档案工作的主题，是档案工作发展的动力源泉，是创新提升的重中之重。

档案开发与利用要注重加强核心档案资源的保护能力，服务企业决策的信息提供能力，企业重要权益的保障能力，生产经营、工程建设、技术改造和重大活动的支持能力，改革发展历程的反映能力，先进企业文化的传承能力，企业员工正当权益的保护能力等方面的建设。

第九条档案信息化是公司信息化的组成部分，是公司电子文件(信息资源)有效管理的保障，是档案科学管理、提升服务水平的重要基础。

档案信息化建设要纳入公司信息化建设规划，建立与公司发展要求相适应的档案信息管理平台，实现档案信息资源采集自动化、存储数字化、管理网络化、服务人性化的专业管理模式，建立和完善档案信息管理标准规范，努力提高档案信息管理与服务水平。

第二章档案机构及其职责第十条各单位应设立与本单位管理要求相适应的档案机构，大型油田和具备条件的大型炼化企业应设立综合档案馆，其他油田、炼化、销售企业和科研、设计施工、专业公司、事业单位应设综合档案室，加强档案集中统一管理与档案工作指导的监督能力；新建单位、驻外机构(项目部)等暂不具备设立综合档案室的应设专职档案管理岗位。

档案人员、档案管理设施设备要适应档案库藏管理与开发利用的需要。

要建立健全档案管理体制和管理网络，确保档案管理与公司生产经营管理同步。

第十一条各单位档案部门要适应公司管理体制，统一管理上市、非上市及合资、合作、驻外机构形成的档案，并采取全宗分类管理。

第十二条中国石化档案工作在国家档案局、国资委的监督和指导下，由办公厅负责宏观协调、指导和监督管理。

第十三条各单位档案部门的主要职责：(一)贯彻执行上级档案工作的法律、法规和政策措施。

(二)适应公司发展要求，建立健全档案工作规章制度，完善档案工作流程，制定岗位职责及考核管理措施。

(三)指导业务部门文件材料的形成、积累和整理归档工作，研究制定具有本单位特点，覆盖全面、分类准确、指向清晰、操作性强的归档范围，落实归档要求，推进核心档案资源建设。

(四)统一管理本单位的档案和有关重要资料，积极开展档案统计、库房管理、安全检查、查询服务等工作。

(五)围绕中心开展档案开发利用工作，积极为企业历史研究、生产经营支持和决策管理、企业文化提供档案编研成果。

(六)组织实施档案信息化建设，管理本单位档案管理系统，并不断完善系统功能，负责电子文件的收集与管理工作。

(七)指导、监督专项工作(重大活动、工程、科研等)及合资合作、驻外机构(项目)的档案工作，组织开展专项工作档案验收。

(八)组织档案业务培训，不断提高档案人员的理论水平和专业素质。

第十四条档案人员应忠于职守，遵纪守法，具备较高的政治水平和专业知识。

各单位应选拔政治素质高、事业心强、大局意识强的优秀人才到档案领导岗位，保持档案队伍年龄、专业化的合理结构，适当配备信息技术和主营业务专业技术人员从事档案工作，以适应公司档案事业发展的需要，所学专业为非档案专业的人员上岗前须获得档案专业培训上岗资格，档案人员享受专业技术人员同等待遇。

第三章档案管理第十五条凡是反映本单位法律权证、重大决策部署、规划、计划、生产经营管理、员工管理、技术研发、油气勘探与工程建设、设备与产品管理、销售与市场管理等活动形成的具有保存价值的文件材料(指不同形式、不同载体的记录)，均按照归档要求向本单位档案部门移交，实行集中管理。

任何部门和个人不得私自保存、擅自销毁或据为已有。

重点加强文书、专有技术、合同协议、权证、财务、工程建设、勘探开发等核心档案的收集管理。

第十六条实行“谁形成，谁归档”的归档整理制度。

各业务部门(项目部、临时机构)要把文件材料归档整理工作列入工作计划，将文件材料形成、积累和整理工作纳入管理范围和岗位职责。

归档文件材料应为工作留存的原件。

需归档的文件材料形成时应做到字迹工整、图样清晰，使用签字笔或蓝黑、碳素墨水、墨汁等耐久性好的书写材料。

第十七条各类档案的整理及质量要求，执行《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T 2-1992)、《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32 号)、《中国石油化工集团公司声像档案管理规定》、《中国石化集团企业档案分类规则(试行)》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《中国石油化工股份有限公司地质资料管理办法》、《中国石油化工集团公司合同管理规定》等国家和中国石化颁发的有关标准、规范。

第十八条工程、科研、信息化项目档案的形成、归档等要求，分别执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)、《石油化工工程建设项目交工技术文件规范》(SH/T3503-2007)、《中国石油化工集团公司专利管理办法》、《中国石油化工集团公司专有技术管理办法(试行)》和《中国石化信息技术项目验收管理办法》等规范、标准。

由几个单位共同完成的工程、科研、信息化项目，由建设(主办)单位保存全套档案，设计、施工、监理、协作等单位保存本单位承担任务的档案正本。

第十九条产品(科研)成果鉴定、建设项目竣工验收、设备开箱等活动严格执行国家及中国石化有关规定，档案部门负责相关档案的收集管理工作，按照《重大建设项目档案验收办法》(档发〔2006〕2 号)、《国有企业文件材料归档办法》(档发〔2004〕4 号)、《石油化工建设工程项目竣工验收规定》(SH/T3904-2005) 和《中国石油化工集团公司科学技术成果鉴定管理办法》、《中国石油化工集团公司建设项目档案验收办法》，认真做好公司固定资产投资项目档案资料的验收工作。

档案资料不完整、不准确、不符合质量要求的，不得以行政命令强行签字验收；申报科研成果、工程项目、产品创优评奖，须由档案部门对归档材料审核后方可申报。

第二十条驻外办事处、工程项目部等境外机构形成的各类档案按照《中国石油化工集团公司驻外机构档案管理规定(试行)》执行。

第二十一条贯彻落实电子文件归档管理的有关政策法规，研究解决本单位各类电子文件归档管理措施办法，建立相应的管理制度，落实电子文件归档管理责任，确保公司各类电子文件管理真实可靠、齐全完整。

具有法律凭证性的电子文件，归档时须保存一套与其对应的纸质文件，做好重要电子档案的异地备份，确保电子文件安全。

第二十二条因机构撤并或企业重组改制、承包、租赁、兼并、破产等产权关系变化时，对原有档案和处理产权关系形成的档案必须妥善保管。

档案归属问题，按照国家档案局《国有企业资产与产权变动档案处置办法》和集团公司《关于加强改制分流中档案处置工作的意见》等规定办理。

第二十三条档案库房应符合《档案馆建设标准》(国家档案局编制，2008 月建设部、发改委发布)的要求，配置必要的保管设施及现代化管理设备，采用先进技术及方法，建立档案安全应急预案，确保档案安全。

第二十四条涉及国家秘密和中国石化商业秘密的档案密级划定、变更和解密，严格按照中国石化商业秘密保护相关规定办理。

第四章档案开发利用第二十五条提供利用档案应严格执行档案借阅制度，遵守国家《保密法》和中国石化商业秘密、知识产权保护的管理规定。

第二十六条提供利用档案应以电子档案或复制件代替原件，档案复制件载有档案部门负责人签名或档案部门印章标记的，具有与档案原件同等的效力。

第二十七条采用先进技术手段，为档案查询利用提供便捷的检索阅览服务，积极推进档案数字化进程，努力提升档案高效快捷的服务能力。

第二十八条增强服务意识。

树立全局思维、战略思维、前瞻思维的服务意识，掌握了解公司发展大局及生产经营管理情况，超前预测、超前谋划，积极为中心工作、重点工作做好档案服务；树立创新服务意识，积极探索档案服务的新思路、新方法。

第二十九条加强开发利用。

要结合专项工作、重点工作编制便捷的专题档案目录；深入开发档案信息资源，积极编制企业资质、宣传、成就、史志等实用价值高的编研成果，为公司发展提供优质高效的服务。

第三十条重大决策部署、地质勘探、研发技术、人事、纪检监察等档案资料的利用，要严格遵守保密管理规定，设定利用权限，严格审查登记制度。

第三十一条对中国石化利益、稳定和国家安全有影响的档案(含复制件)，其利用和对外公布要按照中国石化有关规定办理。

第五章奖励与处罚第三十二条有下列事迹之一的，由有关部门和所在单位给予表彰和奖励：(一)认真执行档案工作法规、政策，在监督指导工作中做出显著成绩或同违反档案法律、法规行为作斗争表现突出的。