商务沟通第六章 商务写作
商务沟通PPT 第六章 商务书面沟通
二、从读者出发的基本策略
• 从读者出发，以受众为导向是进行书面 沟通最重要的策略。为了使书面沟通更 有效，必须要考虑以下四方面的因素： 读者的特征、读者需要什么信息、读者 的反应以及如何激发读者。
三、信息组织和写作方式策略
• 有效的书面沟通还必须注重信息的组织 和写作方式的选择。信息组织和写作方 式的选择解决的是“如何写”的问题。 根据人的记忆规律，人们往往容易记住 文章的开头和结尾，而忽略中间部分。
1、信头 2、存档号码 3、收信人地址 4、主题行或标题
5、称谓 6、正文 7、结束语 8、落款 9、时间
商务信函的基本特征
• （1）内容清晰：思想要表达得明朗突出， 语言要写得清晰易懂。
• （2）语气友好：友好的语气有助于获得 读者的好感。
• （3）书写正确：正确是商务写作的首要 原则。特别是涉及到人名、地名、时间、 数字和术语等书写要准确无误。
• 3、按照报告的正式程度，可以将报告分 为非正式报告和正式报告等。
第三节 商务信函的写作
• 商务信函是企业与外部团体之间联系的 重要方式，也是在现代商务活动中使用 频率高,效果明显,方便易行的一种常用交 际文书。其目的在于传达意见,从事商务 交往上的接洽、安排和发展, 以便求得对 方的理解和合作。一旦发生经济纠纷时, 又常常作为书面证据,具有重要的法律意 义。
• 一封比较规范、完整的商务信函一般包 括以下部分:
积极性信函的写作
• 1.报告好消息 • 2.列出细节 • 3.论述其中可能出现的消极因素 • 4.列举出读者的受益处并解释 • 5.表达出良好的祝愿结束
消极性信函的写作
• 1.以缓冲语言开头 • 2.说明理由 • 3.清楚、简洁地表达负面信息 • 4.积极肯定的结尾
商务写作与邮件沟通技巧
商务写作与邮件沟通技巧1. 引言1.1 概述商务写作和邮件沟通在现代商业环境中扮演着至关重要的角色。
无论是与合作伙伴、客户还是团队成员进行沟通，良好的商务写作和邮件沟通技巧都能够有效地传递信息、建立信任和确保工作的顺利进行。
本文将介绍一些关键的商务写作和邮件沟通技巧，以帮助读者提高他们在职场中的交流能力。
1.2 文章结构本文将分为五个主要部分来探讨商务写作和邮件沟通技巧，并提供实用的方法来提高工作效率。
首先，我们将详细介绍商务写作技巧，包括如何清晰简洁地表达意思，正确运用商务词汇与术语以及注意语法和拼写错误。
然后，我们将转向邮件沟通技巧，包括编写明确主题和内容的邮件标题、使用礼貌和专业的语言风格以及注意邮件格式和排版规范。
接下来，我们将分享一些实用的技巧来提高工作效率，包括实施良好的时间管理方案、管理电子邮件以降低工作压力以及合理分配任务并进行优先排序。
最后，我们将总结文章的主要观点并提供一些实践建议。
1.3 目的本文的目的是帮助读者掌握商务写作和邮件沟通的技巧，并提供实用的方法来提高他们在工作中的交流能力和工作效率。
通过学习本文所述的技巧和策略，读者将能够更好地传达自己的想法、建立良好的职业形象，并有效地完成工作任务。
无论是在面对面会议还是远程工作环境中，良好的商务写作和邮件沟通技巧都将成为读者取得成功所必需的关键因素。
2. 商务写作技巧：2.1 清晰简洁的表达：商务写作要追求清晰简洁的表达，以确保读者能够准确地理解信息。
以下是一些实用的技巧：- 使用简明扼要的语言：避免冗长和啰嗦的句子。
使用直接、简练的词汇来传达你的意思。
- 结构化组织内容：使用段落和标题将信息分块，使得文章易于阅读和理解。
每段都应该有清晰而一致的主题。
- 避免使用复杂语法：尽量避免使用过于复杂或晦涩难懂的语法结构。
简单直接的句子更容易被理解。
- 确定关键要点：在写作中，强调和突出关键信息，以帮助读者快速获取重点。
2.2 正确使用商务词汇与术语：商务写作需要正确使用行业特定的商务词汇与术语，以便与同行和专业人士有效沟通。
计划总结应用文写作的商务沟通技巧
计划总结应用文写作的商务沟通技巧商务沟通在现代社会中扮演着重要的角色，良好的沟通技巧可以促进商业合作、提升团队合作效率。
作为商务人士，我们需要掌握一定的应用文写作技巧，以便能够更好地传达信息、表达观点。
本文将总结一些提升商务沟通效果的应用文写作技巧。
一、明确目标和受众在撰写应用文之前，首先要明确写作的目标和受众。
明确目标有助于集中思路，确保信息的准确传达。
同时，了解受众的特点和需求可以更好地调整语言和表达方式，以便更好地与受众进行沟通。
二、简洁明了商务应用文的写作要求简洁明了。
使用简洁的句子和措辞可以减少歧义，确保信息得以准确传达。
避免过多的修辞和废话，尽量突出核心信息，并用明确的语言表达自己的意思。
三、结构清晰应用文的结构要清晰，以便读者能够容易地理解文章的逻辑顺序。
可以采用以下结构：1. 开头：简要介绍写作背景和目的，引起读者兴趣。
2. 主体部分：根据主题进行逻辑组织，分为几个段落，每个段落讨论一个具体的问题或观点。
3. 结尾：总结主要观点，提出建议或期望，以及对未来的展望。
四、使用适当的语言风格商务应用文的语言风格要正式且专业。
避免使用口语化的表达和俚语，采用规范的词汇和句式。
同时，要注意语气的控制，避免过于强硬或含糊不清的表达方式。
五、注意语法和拼写语法错误和拼写错误会给读者留下不专业的印象，降低信任度。
在撰写应用文时，务必仔细检查语法和拼写错误，可以借助拼写检查工具和语法纠错软件。
六、使用合适的格式和排版商务应用文的格式和排版要整洁美观。
可以采用标准的商务信函格式，包括日期、发件人、收件人等，以及适当的字体、标题和段落间距，使文档更易于阅读和理解。
七、提供恰当的附件在一些商务通信中，可能需要提供一些附件来支持你的观点或提供更多的信息。
如果需要使用附件，请确保附件的格式正确，内容清晰，并在正文中简要说明附件的内容和用途。
八、反馈和修订撰写商务应用文后，请进行必要的反馈和修订。
可以请同事或专业人士对文档进行审阅，以发现其中的问题或错误。
《商务沟通》课程教学大纲
商务沟通课程大纲课程代码：00406215课程学分：2课程总学时：28适用专业：财务管理、行政管理一、课程概述（一）课程的性质本课程是商学院管理专业的专业平台选修课。
它是建立在管理学、行为科学基础之上相对独立的理论体系，通过本课程的系统学习，让学生充分了解商务沟通的基本原理，使学生能灵活掌握和运用商务沟通的方法和技巧，熟练应对各种沟通任务，提高学生进行商务沟通的实际操作能力，有助于未来从事商务工作。
（二）设计理念与开发思路1.本课程以能力培养为主线，理论与实务相结合，系统介绍有效沟通的各种基本技能。
通过本课程的学习，使学生不仅深入了解有效沟通的基本要素，确实把握有效沟通的重点环节，而且能够运用各种沟通技能熟练应对各种沟通任务，更快地提高沟通水平，为个人未来的成长打下坚实基础。
2.该门课程的总学时为28。
26节课讲授，适当辅以情景模拟、小组讨论和案例分析：2节课考查，共28个学时2个学分。
考核评价采取平时成绩占40%,期末考试成绩占60机二、课程目标（一）知识目标1.掌握商务沟通的基本原理；2.熟悉口头、书面、非语言沟通等的沟通技巧和方法；3.了解跨文化沟通（二）能力目标1.提高学生进行商务沟通的实际操作能力；2.具有用商务沟通理论分析和解决沟通问题的能力；3.增强学生的人际交往技能、自我发展的能力以及有效应对商务环境变化的能力；4.帮助学生形成自我管理的能力以及在团队活动中发挥积极作用的能力（三）素质目标1.培养良好的团队协作、协调人际关系的能力：2.培养人本管理的意识，理论与实践的结合；3.增强学生的自信心、判断问题的自主性和独立性、自我激励、进取心、事业心及自觉性；4.培养爱岗敬业的精神，诚实守信等职业道德三、课程内容与要求（一）课程内容与要求第一章商务沟通概论教学目的及要求通过本章的学习，了解商务活动中的管理沟通；掌握商务沟通的过程、类型与作用；理解商务与管理沟通的趋势。
教学重点商务沟通概念商务沟通类型商务沟通作用课时数：4第一节现代商务与管理沟通第二节管理沟通的类型第三节管理沟通的功能与作用第四节商务与管理沟通的趋势第二章沟通角色分析教学目的及要求通过本章的学习，了解管理沟通的主体与客体；掌握管理沟通对象的识别；熟悉管理沟通对象的分类；掌握管理沟通对象的选择策略。
商务沟通技巧范文
商务沟通技巧范文下面是一些商务沟通技巧：1.发展良好的沟通技能：良好的沟通技能是成功商务沟通的基础。
这包括清晰的表达能力、倾听能力和适应能力。
要提升这些技能，可以参加培训课程、阅读相关书籍、观察他人的沟通方式并学习借鉴。
2.积极倾听：积极倾听是一种重要的商务沟通技巧。
它能够帮助你真正理解对方的观点和需求，并展示你对合作的兴趣。
积极倾听包括面部表情的展示、确认对方的观点、提出问题等。
3.使用简洁清晰的语言：在商务沟通中，使用简洁清晰的语言是非常重要的。
避免使用过多的行话和术语，确保对方能够理解你的意思。
使用明确的词语和简单的句子，有助于提高沟通的效果。
4.适应对方的沟通风格：每个人和每个组织的沟通风格都是不同的。
了解对方的沟通偏好，并适应他们的方式，能够更有效地与他们交流。
有些人喜欢直接、简洁的沟通方式，而另一些人则更喜欢详细说明和解释。
5.善于提问：善于提问是良好商务沟通的关键。
通过提问，你可以更好地了解对方的需求和意图。
提问还可以展示你对对方关注，并促进更深入的对话。
避免问太多表面的问题，尝试提出具体而有深度的问题。
6.文化敏感：在进行跨文化商务沟通时，了解对方文化的基本知识是必要的。
不同的文化有不同的沟通方式和行为规范。
了解这些规范，可以帮助你在商务沟通中避免误解和冲突，并建立积极的工作关系。
7.注意身体语言：身体语言在商务沟通中起着重要的作用。
通过身体语言，你可以传达自信、尊重和合作的态度。
保持良好的姿势、保持眼神接触、微笑等都是积极的身体语言。
9.关注非语言沟通：非语言沟通是商务交流中很重要的一部分。
姿势、面部表情、肢体动作等都传达着信息。
要特别注意对方的非语言信号，并适当地回应。
例如，如果对方展示出不耐烦的表情，可能是你需要更快地进入主题。
10.及时和恰当地回复：商务沟通中，及时回复是非常重要的。
回复对方的信息显示出你对合作的重视，并建立积极的合作关系。
当遇到困难或问题时，要根据情况给出恰当的回应，而不是回避或拖延解决。
书面沟通技巧撰写成功的商务信函
书面沟通技巧撰写成功的商务信函商务信函是在商业交流和合作中非常常见的书面沟通形式。
撰写成功的商务信函需要一定的技巧，以保证信息的准确传达，并取得良好的商业效果。
本文将讨论撰写成功的商务信函的书面沟通技巧。
第一部分：引言在商务信函的引言中，应该包括称呼、表达对收信者的关注以及引出主题。
一个好的引言可以吸引读者的兴趣，增加信函的可读性。
例如：尊敬的先生/女士，我希望这封信能找到您时一切顺利。
对于我们在过去的合作中的支持与信任，我非常感激。
本信是就最近我们讨论的合作项目进行进一步的沟通，我希望能够在此信中详细介绍并讨论相关事宜。
第二部分：内容商务信函的主体内容需要清晰、简洁地表达信函的目的和关键信息。
以下是一些建议：1. 指明目的：在信函的开始部分，清楚地陈述信函的目的，以便读者能够快速了解信函的重点。
例如：我写信是为了向您介绍我们公司最新推出的产品系列，并探讨双方的商业合作机会。
2. 使用简明的语言：使用简短、明了的语句，避免使用过于复杂的词汇或长句子。
这样可以确保读者更容易理解信函的内容，并提高阅读效率。
3. 给出具体信息：在商务信函中，提供具体的信息是关键。
例如，如果您正在与合作伙伴商谈一个项目，清楚地提供所涉及的时间、地点、费用和其他重要细节。
4. 引用可靠数据：如果可能的话，提供可靠的数据来支持您的观点。
这不仅增强了您的信誉，还可以提供对话的基础。
5. 表示尊重：在信函中表示对读者的尊重和欣赏，可以增加您的信誉。
例如，通过感谢对方的支持、赞赏其专业能力等方式来表达。
第三部分：结束语商务信函的结尾部分需要给读者一个明确的行动方向，并表示感谢。
以下是一些建议：1. 总结主要内容：在信函的结尾总结一下信中的主要内容，以便读者能够快速回顾重点。
2. 提供行动建议：明确告诉读者接下来需要采取的行动步骤，并提供相应的联系信息或文件。
3. 表达感谢：在信函结束时，表达对读者的感谢，并再次强调对其关注和支持的重要性。
商务沟通写作1
语言要生动准确
使用明确而具体的语言
避免使用陈词滥调、俚语和流行语
例子：
运输工具最近坏了几次 小货车上周坏了三次 副总裁对演示感到厌倦 副总裁不断地打哈欠，并不断地看手表 附上一份申请表，请尽快填写后寄回 请与5 15日寄回随信附寄的申请表格 请与5月15日寄回随信附寄的申请表格
简洁
在两份租约上签字是一项必要的要求 （Signing both copies of the lease is a necessary requirement） requirement） 在两份租约上签字是必要的 （Signing both copies of the lease is necessary） necessary） 把两种成分混合在一起 （Combine the ingredients together.） together.） 混合两种成分 （Combine the ingredients） ingredients）
肯定的语气 该手提箱并不是由廉价的人造革制作的。 该手提箱由真皮制作 在收到你的支票前，我们不能发货 一旦收到你的支票，我们将立刻发货 不按照说明操作将导致搅拌机失灵 按照说明操作可保证搅拌机无故障工作多年
例：概括的说，我们对掺杂不纯物质的水的使用 导致了长时间的延误。 （To recapitulate, our utilization of adulterated water precipited the interminable delays）
简而言之，我们因为使用不纯净的水而造成了长 时间的延误 (In short, our use of impure water caused the remarkable delays)
商务沟通写作（ 商务沟通写作（1）
商务文案写作
商务文案写作1. 商务文案的定义和重要性商务文案是指为商务目的而撰写的文本，旨在促进商务活动的执行和推进。
它可以用于商务沟通、招投标文件、市场推广、销售信函、商务协议等场合。
商务文案的编写需要明确的目标、清晰的表达和有效的沟通，对于商务的成功至关重要。
商务文案的重要性在于它是商务沟通的重要工具，能够提供关键信息，引起读者兴趣，产生积极的回应，并促成商务交易。
合格的商务文案不仅可以帮助企业增加销售额，还能提高企业形象和竞争力。
2. 商务文案写作的基本原则商务文案写作需要遵循以下几个基本原则：2.1 清晰明确商务文案必须简洁明了，避免使用过于专业化的术语和复杂的句式。
文案的整体结构应该清晰，段落和句子之间的关系应明确。
文案应该直接表达核心信息，并用简洁的语言突出重点。
2.2 读者导向商务文案的目的是引起读者的兴趣并促成商务交易，因此必须考虑读者的需求和兴趣。
文案应该具备信息的针对性，利用读者关心的问题来设计文案的内容和结构。
同时，文案的语言风格也应符合读者的习惯和偏好。
2.3 简练有力商务文案的目标是用最少的词语传递最强有力的信息。
写作时应注意避免废话和冗长的句子，选择精准的词汇和短小的表达方式。
文案的每一个词句都应该起到推动读者行动的作用，避免让读者流失。
2.4 重视排版和格式商务文案的排版和格式对于整体效果和可读性具有重要影响。
良好的排版可以增强文案的可读性和吸引力，使读者更愿意读下去。
文案的标题、段落、字体、字号、行距等都需要考虑到排版的要求和规范。
3. 商务文案写作的步骤商务文案写作可以分为以下几个步骤：3.1 确定目标和读者首先要明确商务文案的目标，并确定目标读者群体。
不同的目标和读者需要不同的文案风格和内容。
明确目标和读者可以使文案的写作更有针对性和效果。
3.2 收集资料和信息为了撰写准确和有力的商务文案，需要收集相关的资料和信息。
这包括产品或服务的特点和优势、市场环境和竞争对手的情况、读者的需求和关注点等。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
1、比口头方式更为准确、正式； e.g.商务信函、产品介绍小册子 2、更令人信服（有据可查，难以否认）； e.g.会议纪录 3、电子方式的写更为有效。 e.g.E-mail、手机的群发功能、自动回复功能等。 范例1 通知 兹定于下周二下午3：30在会议室开会，所有会 计人员要求参加。会上将讨论上半年的财务报表。 财务处
签名 The signture 写在结束语的下面，签上写信人的名字。如 果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的 名字，因为用印章的话，说明该信件并非本 人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。 签名的下面，最好写上发信人的职位。 附件 Enclosure 如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或 Enc.。例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading
三、建立主要思想的技巧
(一)随意排列法 与“头脑风暴法”类似。可以用一支记号笔在 一张大纸上一一写下，可以从任意一点开始。 (二)记者提问法 即5Ws&H－who, why, when, where, what,how. (三)接受者角度的问答法 从接受者的角度提出问题ห้องสมุดไป่ตู้极为重要也更实际 的做法。e.g.他们最关心什么？什么使他们最困惑？
• 封内地址 The inside address
事由 The subject heading 事由也就是我们通常说的主题，可以直接 写明信件的重点，让人不必读完全信才了解 到信的内容。所以事由要写得简明扼要。 称呼 The salutation 指对收信人的一种称呼。较常使用的有 Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称 呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第 一个字母要大写。
结尾语 The closing sentences 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提 示对收信人的要求，如“希望来信来函定 货”，“答复询问”等，另外也附加一些略 带客套的语气。正文结束后，另起一段写结 尾语。 结束语 The complimentay close 结束语是结束信函时的一种客套，应该与 前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束 语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大 写，后面加逗号。
四、商务信函的基本结构
这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐 头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用 开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必 要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。
信头 The heading 信头就是指书信中发信人的地址和发信的 日期等。 通常情况下，公司都会专门印制带有信 头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电 话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接 使用这种信笺纸就可以。
工作备忘录: 商务人员传递书面信息的一种形式，可以作为工作 留言便条用，也可以作为规范的工作交接记录使用 。 工作备忘录 送达人： 发送人： 主题： 时间： （正文）
第六章 商务写作
【学习目标】：通过本章学习，要求学生了解商 务沟通中写的作用、掌握一些基本的商务写作技巧， 及一些常见的商务礼仪文本格式。
第一节 商务沟通中的写
第二节
商务社交信函
第一节 商务沟通中的写
一、商务沟通中写的作用
尽管在每天的工作中，花在写上面的时间比率是 最小的（约占9％，听约占45％，说约占30％），但 就其效果而言，写在商务沟通中起着重要的作用：
第二节 商务社交信函
商务人人士有着种种的生意往来和社交性接触， 需要经常写一些商务信函和社交信函。本节将列举其 中常用的几种格式。
一、备忘录（Memorandom )
备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中， 它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或 就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一 般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下 几项：
二、了解信息撰写的特性
(一)写作目的 e.g.为什么要写这封信，是通知、感谢、合同还 是道歉。 (二)接受对象 e.g.目标接受者是谁？有多少人？他们是什么文 化背景、年龄层次如何？怎样才能激发他们的积极性？ 等等。 (三)主要思想 e.g.信息的核心是什么，如何表达？ (四)渠道和媒介 e.g.选择最有效的，是公司内网、E－mail、传真 还是其他。
五、编写风格
(一)个人风格和非个人风格 1、个人风格－－使用个人名字而不是他的职务 使用主动语态而不是被动语态 使用短句而不是缩合词 向阅读者直接提问 2、非个人风格－－ 使用职务而不是个人的姓名，尤其是名字 使用被动语态而不用主动态 有意将某些句子加长，使其结构复杂 避免使用缩合词 避免用直接方式提问
编号（写信人的名字缩写）和日期 The sender man and the date 这部分内容是为了方便今后查询信件用的。 这里就是指收信人的姓名和地址，一般 写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式 和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名 一并写出。另外，如果不是完全公事化的书 信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成 为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼 这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所 以可以不必填写封内地址。
会议备忘录通过记录会议的参加人员、进程等来 保留尽可能多的原始参考信息，以方便工作的连续 性和了解对过去事件的分歧。
主要内容包括：会议时间、地点、出席人员
（含缺席人员和原因）、会议主题、会议议程、会
议各项进程。
南京XX公司董事会会议备忘录 时间：2011年5月29日，星期四上午9:00 地点：公司总部102会议室 出席人员：张xx（公司董事会主席）、XXX 会议主题：东亚商务中心工程投标进展情况 1、 2、 3、 …… 签名：xxx
开头语 The open sentences 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客 套的语句把收到对方来信的日期，主题及简 单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是 答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也 可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明 目的要求。开头语一般与正文分开，自成一 节，要求简单明了。 正文 The body of letter 信的主体。一封信件的优劣，完全要看正 文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作 商务信函的一些技巧、规则。