时间管理的方法
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• 目標達成率 • 把時間用在刀口上
➢把時間用在刀口上， ➢ 時間管理四象限
第一象限急迫又重要的事。
各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻, 也是可 以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖 延或事前準備不周, 而變成迫在眉睫。
Ex：陪重病的親友上醫院
第二象限重要但不急迫的事
主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象 限益形擴大, 使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付 。反之, 多投注一些預防措施, 很多急事將無從產生。 這個部份的事情不會對我們造成催促力量, 所以必須 主動去做。這是發揮個人領導力的領域。
掌握關鍵，花較少的時間得大功效
• 象限法 • 一週觀點法 • 集中處理法 • 角色平衡法
➢象限法
第一象限 急迫又重要的事
第二象限 重要但不急迫的事
必須做
第三象限 急迫但不重要的事
應該做
第四象限 不急迫又不重要的事
可以做 （亦可分派）
何必做
➢象限的運用原則
人生目標
不重要
優先次序
急 重要
不急
擬定工作計畫（工作日誌）
3.善用科技產品做好時間管理
outlook：安排時間 PDA：名片及行事曆管理 手機：自動轉帳、線上下單 BBS：公布訊息 視訊產品：節省開會交通成本
Ex：完成人資7篇reading packet
第三象限急迫但不重要的事
第四象限不急迫又不重要的事
因為迫切的呼聲會讓我們產生"這件事很重要"的錯 覺--實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議 、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這 個範圍打轉, 自以為是在第一象限, 其實不過是在滿 足別人期望與標準。
时间管理的方法
2020年4月21日星期二
報告流程
自我檢視
WHAT
WHAT
befoHOrWe afHOtWer
WHY
WHY
我學到了什麼？
一. 自我檢視
➢ 卡片：我一週最想完成的五件事 ➢ 思考
• 目標達成率 • 把時間用在刀口上
我一週最想完成的五件事
百分比
一. 自我檢視
➢ 我一週最想完成的五件事 ➢ 思考
兩個構面：重要性、急迫性 三種程度：最重要、重要、不重要
工作項目 長期重要性 短期迫切性
1.定期運動
2
3
2.陪親友上醫院
1
1
3.完成人資報告
1
2
4.看柯南
3
1
5.上網收廣告信
3
3
總數 5 2 3 4 6
優先次序 4 1 2 3 5
二. 何謂時間管理
1. 是目的性的生活技巧 2. 善用技巧，可合理、有效地利用可支配
有助理 過濾電話 1.處理 2.轉接 3.暫緩 4.速辦
2.實務應用
➢ 有效的開會 ➢ 電話管理
➢ 授權
授權
我是萬能的 …
焦頭爛額的經理人養了 一堆沒事做的屬下 沮喪的員工---不被信任
、才能無從發揮 經理人無法專心從事
改善公司作業等的思考
經理人
✓ 清楚描述「下個步驟」並確認其重要性 ✓ 指派給至少能完成這件事的最低階層員工 ✓ a)給予建議，然後行動 ✓ b)行動，然後給予建議 ✓ 安排適當的後續追蹤時間
時間
工作項目
佔用 時間
8：10 端咖啡，讀 20分 報
優先 次序
評語
4 可在午飯時讀，頭 20分鐘浪費掉了
8：30 檢討今日計 15分 1 畫
8：45 寫便條給海 5分 1 倫
8：50 魏特來電 15分 4
時間運用得當；發 現兩個要海倫注意 的問題 時間運用得當
總機小姐可以留言
9：05 BB來電談預 15分 3 算之事
的時間 3. 引導並安排自己的生活，朝向理想的目
標邁進
三. 如何管理時間
➢善用規劃的觀念
Step1 Step2
訂好長程目 標，以及與 之有關的短 期目標。
安排目標的輕重緩急 ，安排優先次序。
分析、檢討目標 Step4 達成率與改進。
Step3
配合生理時鐘，擬定計畫。
➢時間管理的方法
• 八十二十法則
2.實務應用
➢ 有效的開會 ➢ 電話管理
➢ 授權
有效的開會
準時開會與結束
適當的人員
meபைடு நூலகம்ting
排除干擾
明確的目標與議程
達成共識與追蹤成效
2.實務應用
➢ 有效的開會 ➢ 電話管理
➢ 授權
電話管理
清靜時間
更高層的過濾 電話方式
沒有助理 1.同事 2.留言系統 3.燈號取代鈴聲 4.拔掉電話插頭 5.隔絕電話
Ex：看華視週日晚間的柯南
簡而言之就是浪費生命, 所以根本不值得花半點間在 這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走, 忙 得焦頭爛額, 不得不「逃避」到第四象限去療養一番 再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動, 因為真 正有創造意義休閒活動是很有價值的。
Ex：上網收廣告信
➢以理性科學的方式，評斷優先順序
9：20 要海倫聽寫 45分 2 信件
10：05 讀信並將信 30分 4 件分類
總機小姐可以留言
口述得不是很有條 理 海倫可做此事，要 她分類，排出優先 次序，並回一些信
四. 總結
1.時間管理的價值
2.實務應用
➢ 電話管理 ➢ 有效的開會 ➢ 授權
3.善用科技展品做好時間管理
1、時間管理的價值
➢ 提高生產力 ➢ 預防壓力 ➢ 在工作(學業)與個人生活間取得平衡 ➢ 朝向人生理想目標邁進
範例：上班族的工作日誌
➢ 今日目標
次序 目標 1. 完成會議檢討 2. 向老闆做業務摘要 3. 向老闆做服務報告
完成時間 10:00 13:00 14:00
4. 幹部會議
11:00
5. 加緊處理信件 6. 解決布朗的問題
16:00 17:00
➢ 評估日誌所在工作的 優先次序指數
1.是急迫又重要的事—必須做 2.重要但不急迫的事—應該做 3.急迫但不重要的事—可以做 4.不急迫又不重要的事—何必做
➢把時間用在刀口上， ➢ 時間管理四象限
第一象限急迫又重要的事。
各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻, 也是可 以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖 延或事前準備不周, 而變成迫在眉睫。
Ex：陪重病的親友上醫院
第二象限重要但不急迫的事
主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象 限益形擴大, 使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付 。反之, 多投注一些預防措施, 很多急事將無從產生。 這個部份的事情不會對我們造成催促力量, 所以必須 主動去做。這是發揮個人領導力的領域。
掌握關鍵，花較少的時間得大功效
• 象限法 • 一週觀點法 • 集中處理法 • 角色平衡法
➢象限法
第一象限 急迫又重要的事
第二象限 重要但不急迫的事
必須做
第三象限 急迫但不重要的事
應該做
第四象限 不急迫又不重要的事
可以做 （亦可分派）
何必做
➢象限的運用原則
人生目標
不重要
優先次序
急 重要
不急
擬定工作計畫（工作日誌）
3.善用科技產品做好時間管理
outlook：安排時間 PDA：名片及行事曆管理 手機：自動轉帳、線上下單 BBS：公布訊息 視訊產品：節省開會交通成本
Ex：完成人資7篇reading packet
第三象限急迫但不重要的事
第四象限不急迫又不重要的事
因為迫切的呼聲會讓我們產生"這件事很重要"的錯 覺--實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議 、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這 個範圍打轉, 自以為是在第一象限, 其實不過是在滿 足別人期望與標準。
时间管理的方法
2020年4月21日星期二
報告流程
自我檢視
WHAT
WHAT
befoHOrWe afHOtWer
WHY
WHY
我學到了什麼？
一. 自我檢視
➢ 卡片：我一週最想完成的五件事 ➢ 思考
• 目標達成率 • 把時間用在刀口上
我一週最想完成的五件事
百分比
一. 自我檢視
➢ 我一週最想完成的五件事 ➢ 思考
兩個構面：重要性、急迫性 三種程度：最重要、重要、不重要
工作項目 長期重要性 短期迫切性
1.定期運動
2
3
2.陪親友上醫院
1
1
3.完成人資報告
1
2
4.看柯南
3
1
5.上網收廣告信
3
3
總數 5 2 3 4 6
優先次序 4 1 2 3 5
二. 何謂時間管理
1. 是目的性的生活技巧 2. 善用技巧，可合理、有效地利用可支配
有助理 過濾電話 1.處理 2.轉接 3.暫緩 4.速辦
2.實務應用
➢ 有效的開會 ➢ 電話管理
➢ 授權
授權
我是萬能的 …
焦頭爛額的經理人養了 一堆沒事做的屬下 沮喪的員工---不被信任
、才能無從發揮 經理人無法專心從事
改善公司作業等的思考
經理人
✓ 清楚描述「下個步驟」並確認其重要性 ✓ 指派給至少能完成這件事的最低階層員工 ✓ a)給予建議，然後行動 ✓ b)行動，然後給予建議 ✓ 安排適當的後續追蹤時間
時間
工作項目
佔用 時間
8：10 端咖啡，讀 20分 報
優先 次序
評語
4 可在午飯時讀，頭 20分鐘浪費掉了
8：30 檢討今日計 15分 1 畫
8：45 寫便條給海 5分 1 倫
8：50 魏特來電 15分 4
時間運用得當；發 現兩個要海倫注意 的問題 時間運用得當
總機小姐可以留言
9：05 BB來電談預 15分 3 算之事
的時間 3. 引導並安排自己的生活，朝向理想的目
標邁進
三. 如何管理時間
➢善用規劃的觀念
Step1 Step2
訂好長程目 標，以及與 之有關的短 期目標。
安排目標的輕重緩急 ，安排優先次序。
分析、檢討目標 Step4 達成率與改進。
Step3
配合生理時鐘，擬定計畫。
➢時間管理的方法
• 八十二十法則
2.實務應用
➢ 有效的開會 ➢ 電話管理
➢ 授權
有效的開會
準時開會與結束
適當的人員
meபைடு நூலகம்ting
排除干擾
明確的目標與議程
達成共識與追蹤成效
2.實務應用
➢ 有效的開會 ➢ 電話管理
➢ 授權
電話管理
清靜時間
更高層的過濾 電話方式
沒有助理 1.同事 2.留言系統 3.燈號取代鈴聲 4.拔掉電話插頭 5.隔絕電話
Ex：看華視週日晚間的柯南
簡而言之就是浪費生命, 所以根本不值得花半點間在 這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走, 忙 得焦頭爛額, 不得不「逃避」到第四象限去療養一番 再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動, 因為真 正有創造意義休閒活動是很有價值的。
Ex：上網收廣告信
➢以理性科學的方式，評斷優先順序
9：20 要海倫聽寫 45分 2 信件
10：05 讀信並將信 30分 4 件分類
總機小姐可以留言
口述得不是很有條 理 海倫可做此事，要 她分類，排出優先 次序，並回一些信
四. 總結
1.時間管理的價值
2.實務應用
➢ 電話管理 ➢ 有效的開會 ➢ 授權
3.善用科技展品做好時間管理
1、時間管理的價值
➢ 提高生產力 ➢ 預防壓力 ➢ 在工作(學業)與個人生活間取得平衡 ➢ 朝向人生理想目標邁進
範例：上班族的工作日誌
➢ 今日目標
次序 目標 1. 完成會議檢討 2. 向老闆做業務摘要 3. 向老闆做服務報告
完成時間 10:00 13:00 14:00
4. 幹部會議
11:00
5. 加緊處理信件 6. 解決布朗的問題
16:00 17:00
➢ 評估日誌所在工作的 優先次序指數
1.是急迫又重要的事—必須做 2.重要但不急迫的事—應該做 3.急迫但不重要的事—可以做 4.不急迫又不重要的事—何必做