文秘工作规范
(2020)(行政文秘)秘书工作规范
（行政文秘）秘书工作规范文秘工作规范（试行）目录第一章文秘工作岗位职责 (4)一、收文 (4)二、内部文件运转 (4)三、核稿 (5)四、发文 (5)五、机要交换 (6)六、档案管理 (6)第二章文秘工作流程 (7)一、局机关公文处理基本流程 (7)二、收文处理流程 (8)（一）信件处理流程 (8)（二）文件处理流程 (8)三、发文处理流程 (9)四、签报运转流程 (10)五、档案管理流程 (11)（一）归档流程 (11)（二）涉密档案查阅审批流程 (11)（三）档案移交、销毁流程 (12)六、发信工作流程 (12)第三章收文管理 (13)一、信函的处理 (13)（一）交换信函 (13)（二）机要信函 (13)（三）邮局信函 (13)（五）限时件、特急件的处理 (14)二、文件的处理 (14)（一）审核 (14)（二）登记 (14)（三）扫描 (15)（四）拟办 (15)（五）分送 (15)（六）限时件、特急件的处理 (16)（七）电子文件处理 (17)（八）分类处理 (17)第四章发文管理 (20)一、核稿 (20)（一）公文格式审核 (21)（二）行文规则审核 (26)（三）公文内容审核 (28)二、差错项目登记 (31)三、送局领导签发 (31)四、接收文件室退回的文件 (31)五、发文编号 (31)六、确定纸质文件印制数量 (32)七、主办司局校对 (33)八、文秘处对发文进行复核 (33)九、用印 (33)十、纸质文件封发 (34)十一、电子文件分发 (35)第五章印章管理 (36)第六章签报管理 (37)一、适用范围 (37)三、运转要求 (38)第七章档案管理 (38)一、归档 (38)二、已归档文件整理 (39)三、档案库房管理 (39)四、档案借阅查询 (39)五、档案移交 (39)六、档案销毁 (40)第八章机要交换 (40)一、局机关内部文件交换管理 (40)二、局内各单位通过文秘处向外单位发送信件的管理 (43)三、文秘处与外单位进行文件交换 (44)四、直接取送信件 (46)五、文件信件交接凭单的管理 (47)六、机要车辆管理 (47)附件1：国务院机构简称 (48)附件2：税务机构简称 (52)附件3：国家税务总局机构中英文对照表 (56)附件4：税务简报（税收收入）分送有关部门的范围 (58)附件5：会签意见模版 (60)附件6：签报处理单样式 (61)附件7：签报正文首页模版 (62)附件8：办文说明模版 (63)附件9：国家税务总局印章使用申请单 (64)附件10：特快专递申请单 (65)文秘工作规范（试行）第一章文秘工作岗位职责办公厅文秘处负责草拟全国税务系统公文处理和档案管理制度，并组织、指导工作的落实；负责局机关拟发公文的审查、核稿工作；负责组织实施局机关行政类公文的运转工作；负责局机关公文、资料的收发、运转和机要通信工作；负责局机关的档案管理，指导局内各单位的归档工作；负责管理税务总局印章。
秘书处规章制度
秘书处规章制度
一、秘书处的职责：
1. 协助领导安排会议、行程和日程安排。
2. 负责文件的整理、归档和保管。
3. 协助领导处理来访人员的接待工作。
4. 协助领导处理日常事务，提供必要的支持和协助。
二、工作原则：
1. 保守秘密，对机密文件和信息要严格保密。
2. 细心负责，认真对待每一项工作，确保工作的准确性和及时性。
3. 主动协助，积极配合领导完成各项工作。
4. 保持礼貌，对待来访人员和同事要有礼貌和热情。
三、工作流程：
1. 领导安排的会议、行程和日程安排，秘书应提前进行准备，确保一切顺利进行。
2. 文件的整理、归档和保管，秘书应按照规定的程序进行，确保文件的安全和便于查找。
3. 来访人员的接待工作，秘书应做好来访人员的接待工作，并及时通知领导。
4. 日常事务的处理，秘书应及时、准确地处理各项事务，并向领导及时汇报。
四、工作纪律：
1. 严格遵守工作时间，不迟到、早退，不擅自请假。
2. 不得擅自泄露机密文件和信息，不得私自处理领导交代的工作。
3. 对待来访人员和同事要有礼貌，不得随意发脾气或对他人不
尊重。
4. 不得擅自使用公司资源和设备，不得私自处理公司文件和资料。
五、工作考核：
1. 按照规定的程序进行工作考核，对于工作表现优异的秘书，
给予相应的奖励和表彰。
2. 对于工作表现不佳的秘书，给予相应的处罚和警告，并进行
必要的培训和指导。
以上规章制度由公司领导制定并执行，希望全体秘书严格遵守，确保公司工作的顺利进行。
文秘应遵循规章制度
文秘应遵循规章制度
文秘工作需要遵循一定的规章制度，这是为了保证工作的有序进行和高效完成。
以下是文秘应遵循的一些规章制度：
1. 保守秘密：文秘工作通常涉及到公司的机密信息和文件，文秘应保守秘密，不得泄露或外传相关信息。
2. 严守纪律：文秘应遵守工作纪律，遵循规定的工作时间、考勤规定等，不得私自违规。
3. 守时工作：文秘应按时完成各项工作任务，不得拖延或推卸责任。
并且要准时参加会议、培训等工作安排。
4. 规范书写：文秘应具备良好的书写规范和文字功底，书写文件和汇报材料时要注意语言的准确性和规范性。
5. 文件管理：文秘应按照公司的文件管理规定进行文件的归档、整理和保管，确保文件的安全性和方便查阅。
6. 高效沟通：文秘应与公司内外不同部门的人员进行高效的沟通，包括电话、邮件或会议等方式，传达信息准确、迅速。
7. 保持机密性：文秘应保持对公司涉及的机密信息和文件的机密性，不得将机密信息非法转移或共享给他人。
总之，文秘应认真履行自己的工作职责，遵循相关规章制度，以确保工作的顺利进行和公司的利益最大化。
第 1 页共 1 页。
秘书科工作规范
秘书科日常工作规范第一章收发文管理第一条公文处理应遵循实事求是、行文机关要求、公文处理规定的原则,做到及时、准确、安全、保密。
第二条收文办理1.阅件登记应对编号、收文时间、来文单位、来文字号、来文标题、密级、缓急程度、份数、分送范围、送出时间逐项登记。
2.办件登记应将编号、成文时间、来文字号、来文标题、主送机关、缓急程度、份数、拟办意见、领导批示、分送范围、催办情况、办理结果、经办人、加印份数逐项登记。
3.文件的传阅由负责收发的人员落实。
在文件传阅中要做好传阅文件的登记、签字和回收工作,在一处存放时间不得超过两天,并随时掌握文件运转去向,根据实际情况及时做好补传和回传工作。
第二章会务管理第一条秘书科负责的会务工作主要有党代会、常委会议、主任会议及以市委、市委办公室名义召开的各种会议。
第二条会议通知由秘书科负责通知。
第三条会场布置(一)会场布置由秘书科人员负责;(二)会场布置主要包括会标的书写及悬挂、座次安排、名牌摆放、区域划分、音响设置、茶水供应、照明准备、礼仪服务、播读人员安排及环境美化等十项内容。
第四条会议文件材料准备(一)各种会议的材料起草、校对、印制由秘书科负责协调。
以市委、市委办名义召开会议的材料由相关科室负责。
(二)会议文件材料的装订、分发工作由秘书科全体人员负责。
(三)根据会议内容凡需宣传报道的,秘书科应负责通知新闻单位安排记者参会报道,并将会议的主题、主要内容、宣传报道要求于会前告知记者。
第五条会议签到(一)各种会议的签到由秘书科落实人员负责。
(二)会议签到人员必须提前30分钟到达会场组织签到。
第六条会议会务服务,由秘书科落实。
第七条文件材料归档会议结束后,有关文秘工作人员应会同负责档案的人员及时将会议文件、材料、会议记录和会议形成的公报、纪要、声像资料按保密要求收集、整理,做好立卷归档工作。
第三章印章介绍信管理第一条市委、市委办公室的印章、介绍信由秘书科落实专人保管。
未经办公室领导同意,印章保管人员不得委托他人代取代用。
办公室秘书岗位责任制模版（三篇）
办公室秘书岗位责任制模版一、岗位概述：办公室秘书是组织机构的核心工作人员之一，负责管理办公室的日常工作，协助领导完成各项工作任务。
二、岗位职责：1. 组织与协调工作：负责组织和协调办公室日常工作，包括会议安排、文件管理、行政事务等，确保各项工作按时完成。
2. 回复邮件和电话：及时回复办公室所接收的邮件和电话，处理来访者的咨询和需求。
3. 文件管理：负责办公室文件的归档、整理和保管，确保文件的安全性和易查性。
4. 会议组织：负责会议室的预定、设置和会议纪要的整理，协助领导组织开展各种会议。
5. 信息收集与汇总：负责收集、整理和汇总各类信息资料，为领导决策提供支持。
6. 客户服务：负责接待来访者，提供相关服务和支持，维护公司形象。
7. 行政事务：协助上级完成行政事务，如文件起草、调度安排、差旅预订等。
8. 日程管理：负责领导的日程安排和会议安排，提醒领导按时完成各项工作任务。
9. 其他临时工作：根据上级领导的安排，及时完成各类临时性工作任务。
三、任职资格：1. 大专以上学历，秘书或相关专业优先考虑。
2. 具备较强的沟通、协调和组织能力，能够承担压力。
3. 熟练使用办公软件和办公设备，包括Word、Excel、PowerPoint 等。
4. 具备良好的团队合作精神，并能独立完成任务。
5. 具备良好的语言表达能力和文字处理能力，具备一定的文案能力。
四、绩效考核指标：1. 工作效率：按时完成工作任务，准确、迅速地处理文件、邮件和电话，提高工作效率。
2. 服务质量：积极主动地为来访者提供服务，解答问题，提升客户满意度。
3. 团队合作：与部门同事和上级领导保持良好的沟通和合作，共同完成工作目标。
4. 协调能力：能够妥善处理各类矛盾和冲突，及时解决问题，维护工作秩序。
5. 专业知识：不断学习和提升自己的知识和技能，提高专业素养。
五、岗位福利待遇：1. 工作时间：每周工作40小时，另行商定。
2. 薪资待遇：根据个人能力和绩效给予相应的薪资，享受五险一金等福利。
文秘工作管理制度范本
文秘工作管理制度范本第一章总则第一条为了规范公司文秘工作的管理，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门文秘工作的管理和监督。
第三条文秘工作应当坚持准确性、及时性、规范性和保密性原则，为公司的发展提供优质的服务。
第二章组织架构与职责第四条公司设立文秘部门，负责公司文秘工作的统一管理和协调。
第五条文秘部门的主要职责：（一）负责公司文件的起草、审核、印刷、分发和归档工作；（二）负责公司会议的组织、记录和会议材料的整理工作；（三）负责公司领导批示、重要电话和来文的处理工作；（四）负责公司保密工作，做好文件和资料的保管和销毁；（五）负责公司文秘工作的培训和指导。
第六条公司各部门应当设立文秘岗位，负责本部门的文秘工作。
第七条文秘工作人员应当具备以下条件：（一）具备良好的文字表达能力；（二）具备一定的组织协调能力；（三）具备保密意识，遵守保密规定；（四）具备良好的职业道德和服务意识。
第三章文件管理第八条文秘部门负责公司文件的起草工作，确保文件内容的准确性、合法性和规范性。
第九条文件在发布前应当经过相关部门的审核，确保文件的正确性和适用性。
第十条文件的印刷、分发和归档应当严格按照规定程序进行，确保文件的安全和保密。
第十一条公司会议的组织、记录和会议材料的整理工作应当由文秘部门负责，确保会议内容的准确性和完整性。
第四章保密管理第十二条文秘部门负责公司保密工作的管理和监督，确保公司信息安全。
第十三条文秘工作人员应当对公司保密工作负责，不得泄露公司机密信息。
第十四条文件的保管和销毁应当严格按照保密规定进行，确保文件的安全和保密。
第五章培训与考核第十五条公司应当定期对文秘工作人员进行培训，提高文秘工作人员的业务水平和服务能力。
第十六条公司应当对文秘工作人员的工作进行考核，确保文秘工作的质量和效率。
第六章附则第十七条本制度自发布之日起实施。
第十八条本制度的解释权归公司所有。
纪委办公室文秘工作制度(4篇)
纪委办公室文秘工作制度一、背景介绍近年来，随着反腐败斗争的深入推进，纪委办公室的工作任务日益繁重，对文秘工作的要求也越来越高。
为了加强纪委办公室文秘工作的管理与规范，制定一套科学有效的工作制度就变得尤为重要。
二、工作时间1. 工作时间为每天上午9点至12点，下午1点30分至6点，周一至周五。
根据具体工作任务的需要，可适当调整工作时间。
2. 工作时间内，文秘人员要保持良好的精神状态，保证工作效率和质量。
三、工作内容1. 办公室文件的起草、整理与归档。
2. 会议的筹备与记录。
3. 领导公文的起草、审核与发文。
4. 邮件、传真等传达与处理。
5. 办公室资料的收集与整理。
6. 接待来访人员，记录来访事项并做好相关汇报。
7. 其他与文秘工作相关的相关事宜。
四、工作要求1. 保密意识：（1）文秘人员要严格遵守保密制度，保证办公室文件、资料的安全。
（2）在处理机密文件时，应采取相应的措施，确保文件传递过程中不泄露机密信息。
（3）不得在工作时间外将工作内容、文件等信息通过社交媒体等方式进行传播。
2. 严谨认真：（1）对于工作任务，文秘人员要专心致志，认真负责，确保工作质量。
（2）对于文件起草、整理等工作，要注意细节，确保文档的准确性和规范性。
（3）会议筹备与记录工作中，要做到提前准备，准确记录会议内容，并及时整理归档。
3. 团队合作：（1）办公室文秘是一个团队，成员之间要相互协作，互相支持。
（2）在处理工作中遇到问题时，可以向其他团队成员寻求帮助和意见，共同解决问题。
（3）共享资源，形成合力，提高整个团队的工作效率。
4. 学习进取：（1）文秘工作需要不断学习和积累，了解相关法律法规和政策，提高自身综合素质。
（2）定期参加培训，不断提升专业能力和知识结构，为工作提供更好的支持。
（3）关注国内外时事动态，积极分享与工作有关的信息和经验。
五、考核与激励1. 考核机制：（1）定期对文秘人员进行绩效考核，包括工作质量、工作态度、工作效率等方面。
文秘工作管理制度
文秘工作管理制度第一章绪论第一条为了规范和规范文秘工作，提高工作效率，推动企业发展，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于公司内部的文秘工作管理，包括文件管理、会议管理、办公用品管理、电话传真管理等。
第三条文秘工作者应遵守本管理制度，加强工作规范，提高工作效率，提升服务水平。
第二章职责分工第四条公司设立文秘办公室，由专门负责文秘工作的工作人员管理。
第五条文秘办公室的具体职责包括：（一）负责公司文件的收发、管理和存档工作；（二）安排和组织公司内部各类会议，及时准确地传达和记录会议内容；（三）管理和保管办公用品、文件资料、印章等；（四）保障公司内外部信息的顺畅传递和及时回复。
第三章工作流程第六条文件管理：（一）所有公司文件必须经过文秘办公室进行分发和管理；（二）接收到文件后，文秘办公室应及时进行编号、整理并存档；（三）公司文件必须按规定分类存档，并做好保密和防止遗失的工作。
第七条会议管理：（一）文秘办公室要根据领导安排，及时安排和组织会议；（二）会议前，应提前准备好会议材料，并通知相关参会人员；（三）会议后，文秘办公室要及时整理和归档会议纪要，并将重要决定通知相关人员。
第八条办公用品管理：（一）文秘办公室要对办公用品进行定期盘点，保证使用的充足和整洁；（二）办公用品的采购和更新需要提前报备，经过领导同意后才能进行。
第九条电话传真管理：（一）文秘办公室要负责公司的电话和传真接听和传送工作；（二）对外应聘请领导审批才能进行电话传真。
第四章工作纪律第十条文秘工作者要严格遵守工作纪律，按时按质完成工作任务；第十一条文秘工作者要提高服务意识，积极主动为公司服务，解决遇到的工作问题；第十二条文秘工作者要加强自身培训和学习，不断提高工作技能。
第五章绩效考核第十三条公司将对文秘工作者工作绩效进行考核，根据绩效情况进行奖惩。
第十四条绩效考核主要包括工作效率、服务态度、工作质量等方面的考核。
第六章附则第十五条本管理制度由文秘办公室负责解释，如有需要修改，需经公司领导同意后方能生效。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文秘工作规范（试行）目录第一章文秘工作岗位职责 (5)一、收文 (5)二、内部文件运转 (5)三、核稿 (6)四、发文 (6)五、机要交换 (7)六、档案管理 (7)第二章文秘工作流程 (7)一、局机关公文处理基本流程 (8)二、收文处理流程 (9)（一）信件处理流程 (9)（二）文件处理流程 (9)三、发文处理流程 (10)四、签报运转流程 (11)五、档案管理流程 (12)（一）归档流程 (12)（二）涉密档案查阅审批流程 (12)（三）档案移交、销毁流程 (13)六、发信工作流程 (13)第三章收文管理 (14)一、信函的处理 (14)（一）交换信函 (14)（二）机要信函 (14)（三）邮局信函 (14)（四）直送信函 (14)（五）限时件、特急件的处理 (14)二、文件的处理 (15)（一）审核 (15)（二）登记 (15)（三）扫描 (16)（四）拟办 (16)（五）分送 (16)（六）限时件、特急件的处理 (17)（七）电子文件处理 (18)（八）分类处理 (18)第四章发文管理 (21)一、核稿 (21)（一）公文格式审核 (21)（二）行文规则审核 (26)（三）公文内容审核 (28)二、差错项目登记 (31)三、送局领导签发 (31)四、接收文件室退回的文件 (31)五、发文编号 (31)六、确定纸质文件印制数量 (32)七、主办司局校对 (33)八、文秘处对发文进行复核 (33)九、用印 (33)十、纸质文件封发 (33)十一、电子文件分发 (35)第五章印章管理 (35)第六章签报管理 (36)一、适用范围 (36)二、格式 (37)三、运转要求 (37)第七章档案管理 (38)一、归档 (38)二、已归档文件整理 (38)三、档案库房管理 (38)四、档案借阅查询 (38)五、档案移交 (39)六、档案销毁 (39)第八章机要交换 (39)一、局机关内部文件交换管理 (39)二、局内各单位通过文秘处向外单位发送信件的管理 (42)三、文秘处与外单位进行文件交换 (44)四、直接取送信件 (45)五、文件信件交接凭单的管理 (46)六、机要车辆管理 (46)附件1：国务院机构简称 (47)附件2：税务机构简称 (51)附件3：国家税务总局机构中英文对照表 (55)附件4：税务简报（税收收入）分送有关部门的范围 (57)附件5：会签意见模版 (59)附件6：签报处理单样式 (60)附件7：签报正文首页模版 (61)附件8：办文说明模版 (62)附件9：国家税务总局印章使用申请单 (63)附件10：特快专递申请单 (64)文秘工作规范（试行）第一章文秘工作岗位职责办公厅文秘处负责草拟全国税务系统公文处理和档案管理制度，并组织、指导工作的落实；负责局机关拟发公文的审查、核稿工作；负责组织实施局机关行政类公文的运转工作；负责局机关公文、资料的收发、运转和机要通信工作；负责局机关的档案管理，指导局内各单位的归档工作；负责管理税务总局印章。
文秘处工作分收文、内部文件运转、核稿、发文、机要交换、档案管理6个岗位，具体职责如下：一、收文（一）对中央国家机关机要文件交换站（以下简称交换站）、北京市邮政局（以下简称邮局）、北京市机要局（以下简称机要局）和有关单位直送我局的各类信件、文件进行审核、签收、登记和急件催办。
（二）对收到的纸质文件进行扫描。
（三）对涉及一个司局业务的文件，分送该司局办理。
（四）对征求意见、会签和涉及两个以上司局业务的文件填写收文处理单，报办公厅领导拟办后，分送相关司局。
（五）收到有关部委与税务总局的联合发文，主送或抄送全国税务机关的，扫描并封发各地，并进行跟踪管理。
二、内部文件运转（一）对局内各单位的签报进行签收、登记后送办公厅局长办公室文件室（以下简称文件室），由文件室呈局领导。
（二）对办公厅领导已审核的发文进行登记后，送文件室。
（三）接收文件室退回的局领导已签批的税务总局发文，送发文岗位编号；外部委送来会签的文稿、需要外部委会签的文稿，退主办司局发送有关部委。
（四）接收文件室退回的局领导已批阅的签报、国秘复印件、信息资料，分送相关司局。
三、核稿（一）对国家税务总局令、国税发、国税函、国税办发、国税办函、联合发文的文稿，从行文规则、公文格式和公文内容等方面进行审核把关。
报办公厅领导审核后，送内部文件运转岗。
（二）对上述文稿差错情况进行登记，并按月草拟公文差错情况通报。
（三）负责公文核校管理。
四、发文（一）对领导签发的国家税务总局令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函文件进行编号后送文印中心排版。
同时，对主送中共中央、国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅的文件制作条码电子版送文印中心。
（二）对办公厅文印中心已印制的纸质文件、已排版的电子文件进行分发。
底稿退主办单位。
对主送国务院、国务院办公厅的文件经文印中心排版后的电子文件发送国务院办公厅（目前此项工作由办公厅督查处负责）。
（三）对办公厅综合处已排版的情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态的电子文件进行分发。
对文印中心印制的纸质情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态、税收动态专报、专报进行分发。
（四）保管税务总局印章。
对已印制的文件盖印；对经局领导或办公厅领导审批的《国家税务总局印章使用申请单》所列明材料盖印。
为税务总局与有关单位联合发文的印制，取送印模。
五、机要交换（一）负责到交换站取送信件。
负责通过机要局、邮局的信件发送，并按时进行费用审核。
按照中办、国办、局领导、办公厅领导的要求取送文件。
（二）负责非工作时间内的机要文件取送值班工作。
（三）负责智能文件交换系统的管理。
（四）负责机要车辆管理。
六、档案管理（一）负责局内各单位文件整理归档的指导、监督；接收局内各单位已整理归档的档案。
（二）负责电子公文的标引、归档；对纸质档案进行电子化；负责电子档案数据的管理。
（三）对库房档案进行整理、排列。
（四）负责档案库房的日常管理。
（五）负责纸质档案、电子档案的查阅、借出、复印。
（六）负责《国家税务总局公报》、《中华人民共和国税收法规公告》、《国务院公报》的编辑或文件提供工作。
（七）负责对全国税务系统档案工作进行业务指导。
第二章文秘工作流程一、局机关公文处理基本流程二、收文处理流程（一）信件处理流程（二）文件处理流程三、发文处理流程四、签报运转流程五、档案管理流程（一）归档流程（二）涉密档案查阅审批流程（三）档案移交、销毁流程六、发信工作流程第三章收文管理一、信函的处理（一）交换信函收文人员收到交换人员从交换站取回收件人为税务总局、税务总局办公厅的信函，与《机要交换清单》进行核对，发现收件人不是税务总局及办公厅、信封破损的，退交换人员处理；核对无误的，拆封处理。
（二）机要信函收文人员收到机要局送来的信函，核对收件人名称是否为我局、封装有无问题，核对无误后，在送到信件清单上加盖“收文章”签收。
收件人为税务总局及办公厅的，拆封处理。
收件人为其他的，按信封所标明的单位或个人，扫描条码后，投入税务总局相关单位文件交换箱；不便投箱的，进行纸质登记，电话通知收件单位领取，并签收。
（三）邮局信函外收发人员送来的收件人为税务总局及办公厅的信件，由文秘处收文人员处理，其中挂号的，核对后签收。
（四）直送信函收文人员核对无误后在送到信件清单上加盖税务总局“收文章”签收。
收信人为税务总局及办公厅的，由收文人员拆封处理。
收信人为其他的，按信封所标明的单位或个人，投入税务总局相关单位文件交换箱。
挂号件，扫描条码后投箱，不便投箱的，进行纸质登记，电话通知收件单位领取，并签收；非挂号件直接投箱。
（五）限时件、特急件的处理收件人为税务总局及办公厅以外的限时件、特急件的，收文人员通过电话（手机）依次通知相关单位文秘人员、综合处长、司领导，并做好记录；相关单位应及时派人取回文件；30分钟内联系不上，收文人员应将信件送办公厅领导提出处理意见。
办公厅对未及时处理限时件、特急件的问题进行通报。
二、文件的处理（一）审核收文人员对拆封后的文件进行审核：主抄送机关是否为税务总局或税务总局办公厅、文件有无缺页或破损、附件是否齐全、需要盖印的是否盖印、内容有无明显错误。
对有问题的文件提出处理意见，报办公厅领导处理。
（二）登记1.编号按收文时间所属年份统一编大流水号，具体为：税总收×××号。
收文时间，是指文秘处收到文件的时间。
年份由文件管理系统在后台进行管理，不在收文编号中显示。
阅件和办件不分类编号；机密级以下文件统一使用文件管理系统进行编号；绝密文件使用纸质《绝密收文登记簿》进行编号。
2.登记的范围国务院、国务院办公厅、国务院办公厅秘书局、人大、政协、各部委、中央主管企业、下级税务机关来文和由税务总局负责审批的减免税申请材料。
其中各部委的信息简报不登记。
3.登记的内容来文单位、标题、文号或其他编号、密级、紧急程度、承办单位、办件或阅件、收文时间，纸质文件应当贴条码，扫描或录入条码号。
以上项目，要按照来文内容填写完整，不得简化。
收文时间，由计算机系统自动生成。
建立纸质《绝密收文登记簿》，栏目设置有：序号、来文单位、标题、文号、紧急程度、承办单位、办件或阅件、收文时间、签收人。
（三）扫描扫描范围为需要我局办理的文件和国发、国办发文件，其他收文不扫描。
其中，绝密件、机密件、装订成册的书刊、不适于扫描的资料不扫描。
扫描要求：图像端正清晰，页次不乱、不缺。
（四）拟办下级税务机关、中央主管企业的来文，属于一个司局主管业务的，由收文人员提出拟办意见后，分送相关司局办理；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，呈办公厅领导拟办。
其他来文，由收文人员打印收文处理单，呈办公厅领导拟办。
（五）分送将收文投入相关司局的条码箱；不便投箱的，进行纸质登记，电话通知相关单位领取，并签收。
办件、阅件处理方法如下：1.办件经文秘处、办公厅领导拟办的文件，直接投入承办司局文件交换箱。
承办有主办、会办之分的，纸质文件分送主办单位；有电子文件的，同时分送会办单位。
经局领导批办的文件，文秘处登记、贴条码。
根据领导批示，按下述办法进行分送：（1）只有一个承办司局的，直接投箱。
有电子文件的，同时发送。
（2）只有一位局领导批示，有多个承办司局的，按所批示承办单位顺序确定主办单位，纸质文件分送到主办单位，有电子文件的，由文秘处同时发送到相关单位。
（3）有多位局领导批示，涉及多个承办单位的，按局领导人事排序，确定文件主办单位。
纸质文件分送到主办单位，有电子文件的，由文秘处同时发送到相关单位。
按此顺序，根据文件内容、局内各单位职责划分标准，明显为主办的单位，排列不在第一位的，打印收文处理单，报办公厅领导拟办。
（4）一份文件或信息简报，内容涉及多个事项，分别由不同司局主办的，由文秘处复印分别分送相关司局办理，信息期刊不便全部复印的，只复印期刊封面、领导批示页和相关内容，并注明“原件已送××司局”字样。