文件编写及管理规范标准
制度文件编写规范
制度文件编写规范制度文件是组织内部的一种重要管理工具，它规范了组织成员的行为和工作方式，促进组织的良好运行。
为了确保制度文件的有效性和可执行性，编写规范是非常重要的。
下面是一些建议的制度文件编写规范。
一、明确定义制度文件的目的和适用范围制度文件应该明确表达其目的和适用范围。
目的是指为了解决或规范其中一种特定的问题或行为，适用范围指明了该制度适用的对象、时间和地点。
二、简洁明了的标题和编号制度文件的标题和编号应该简洁明了，方便阅读和查找。
标题要能准确地描述该制度的内容，编号可以按照一定的规则进行，如按照部门、类别等进行编号。
三、清晰的章节结构和内容安排制度文件应该具有清晰的章节结构和内容安排，便于读者理解和查找。
可以采用目录、标题、子标题等方式来区分不同章节和段落，使文章结构清晰明了。
四、用简明的语言和术语制度文件应该使用简明的语言和术语，避免过多的专业术语或行业术语，以免造成读者的困惑。
如果必须使用专业术语，应该提供相应的解释或注释。
五、全面准确的内容制度文件应该包含全面准确的内容，涵盖与该制度有关的所有方面。
内容应该准确、具体、详尽，尽可能回答读者可能提出的问题，避免留下可以引发歧义的内容。
六、规范的文体和格式制度文件应该采用正式的文体和格式，避免使用口语化、随意性的表达。
要注意使用正确的标点符号和排版格式，让文本更加规范、统一、易读。
七、明确的责任和执行程序制度文件应该明确规定相关的责任人和执行程序，以确保制度的落实和执行。
责任人应该具备相关的能力和权限，执行程序应该能够被实施，并且能够追溯和评估执行效果。
八、合理的修订和更新机制制度文件需要具备合理的修订和更新机制，以适应组织内部或外部环境的变化。
修订时应该考虑到相关部门和人员的意见和建议，确保修订后的制度能够更好地适应实际情况。
总之，制度文件编写规范对于组织的良好运行至关重要。
只有符合规范的制度文档，才能够被组织成员理解、接受和执行，从而促进组织的发展和进步。
公司管理制度类文件编写规则
公司管理制度类文件编写规则编写公司管理制度类文件时，应遵循以下规则：一、规范性原则1.管理制度类文件应具备规范性，即明确规定员工、管理者及公司应如何行动，以确保公司顺利运营。
2.管理制度类文件应规范公司内部的管理流程、业务操作及相关行为准则，为员工提供明确的工作方向和依据。
3.管理制度类文件应遵循国家法律法规、行业规定及公司政策，确保合法合规，并保护公司利益。
二、简明扼要原则1.管理制度类文件应尽量简明扼要，避免繁琐冗长的叙述，以提高员工的理解和记忆效果。
2.使用简单明了的语言，避免使用晦涩难懂的专业术语，以提高文件的可读性。
3.管理制度类文件应结构清晰，内容层次分明，注重段落间的衔接，使读者能够快速找到需要的信息。
三、可操作性原则1.管理制度类文件应具备实际可操作性，即员工可以根据文件中的规定进行具体操作。
2.除了明确规定行动步骤外，还应给出相应操作的具体方法和注意事项，以便员工能够正确执行。
3.同时，管理制度类文件应提供相应的模板、表格或示例，以帮助员工更好地理解和应用。
四、灵活适应原则1.管理制度类文件应灵活适应公司的发展和变化，定期进行更新和修订，以满足实际需要。
2.针对公司的发展战略、业务规模和管理层次等变化，及时调整管理制度类文件的内容和要求。
3.在制定管理制度类文件时，应多听取员工和管理层的意见和建议，集思广益，确保文件的完善性和适用性。
五、统一性和一致性原则1.管理制度类文件的内容应在同一类别中具有一致性，即不同文件中的相同或相似内容应保持统一的表述。
2.管理制度类文件的格式和风格应统一，以增强员工对公司管理制度的整体感知和理解。
3.在修订管理制度类文件时，应对所有相关文件进行全面检查和更新，确保文件之间的一致性。
六、透明公开原则1.公司的管理制度类文件应公开透明，员工可以随时查阅并了解相关规定。
2.管理制度类文件应在适当的范围内向员工公布，包括公司内部通知、官方网站、员工手册等。
管理体系文件编写一般规定
管理体系文件编写一般规定1 .目的规范公司管理体系文件的编写，确保文件编写的统一。
2 适用范围适用于管理体系文件的编写，不适用于技术文件及管理制度的编写。
3 职责3.1总经理负责管理体系手册、程序文件的批准。
3.2 管理者代表负责管理体系手册的审核。
3.3分管副总对分管部门程序文件、管理制度进行审核。
3.4技术品质部负责组织管理体系手册的制定、修订和定期评审。
3.5各部门领导负责组织本部门相关程序文件及管理制度的编写。
4管理体系文件编写原则4.1必须符合相应的法律法规及GB/T19001-2008标准、GB/T28001-2008 、GB/T24001-2004标准的要求。
4.2必须包含过程活动的目的和范围，明确负责活动的职责、输入、输出的接口、活动的支撑文件。
5质量、环境、职业健康安全管理体系手册编号ST - QEO -1手册为第一册文件编号为1QEO为质量、环境、职业健康安全管理体系英文缩写公司STCA的前两个字母备注：QMS为质量管理体系英文缩写， EMS为环境管理体系英文缩写，OHS为职业健康安全管理体系英文缩写， QEO为质量、环境、职业健康安全管理体系英文缩写。
6程序文件的构成和编写要求6.1 正文6.1.1 目的说明为什么开展该项活动。
6.1.2 范围说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动．．．．．．）范围。
6.1.3 职责说明活动的管理和执行、验证人员的职责6.1.4工作程序详细阐述活动开展的内容及要求。
6.1.5相关文件列出支持本程序的第三层文件。
6.1.6记录列出活动用到或产生的记录。
6.2质量、环境、职业健康安全管理体系程序文件、管理制度及作业文件、记录编号，详见《文件与记录编号类别与方法》。
6.3程序文件的字体及页面设置a.程序文件标题为宋体三号字体，正文为宋体小四号字b.纸型：A4，双面打印。
c.版心位置：上边距4cm , 下边距3.4cm, 左边距3.17cm, 右边距3.17cm。
管理制度编写规范
管理制度编写规范1 目的为了统一管理文件、制度的编写，特制定本规定。
2 范围各部门管理文件、制度及流程的编制。
3 职责分工3.1 质量部负责审查是否符合程叙文件的要求. 3.2 办公室负责审查是否符合本规范要求。
4 结构4.1层次表 1 层次及其编号示例4.1.1 章章是标准而容划分的基本单元。
应使用阿拉伯数字从 1 开始编号。
每 一章应有章标题，并置于编号之后。
4.1.2 条条是章的细分。
应使用阿拉伯数字对条编号。
第一层次的条(如2.1、2.2 等)可分为第二层次的条(如2.1.1、2.1.2 等)，需要时向来可分到第四2 2.1 2.1.1 无编号列项符号：字母编号 a )、b )和下一层次的数字编 号 1)、2) 附件 1章 条 条 段 列项附件层次(如 2.1.1.1.1、2.1.1.1.2、2.1.1.1.3 等)。
一个层次中有两个或者两个以上的条时才可设条，如第 2 章中，若没有 2.2，就不应设 2.1 。
应避免对无标题条再分条。
第一层次的条宜给出标题，并应置于编号之后。
第二层次的条可同样 处理。
某一章或者条中有无标题应统一，如第2 章的下一层次 2.1 有标题，则 2.2 、2.3 等也应有标题。
4.1.3 段段是章或者条的细分，段不编号。
为了再也不引用时产生混淆，应避免在章标题或者条标题与下层次条之间 设段(称为“悬置段”)。
示例：4.1.4 列项列项应由一段后跟冒号的文字引出(见以下示例)。
列项中的项如果需 要识别，应使用字母编号(后待半圆括号的小写拉丁字母)在各项之前进 行标示。
在子母编号的列项中如果需要对某一项进一步细分成需要识别的 若干分项，则应使用数字编号(后带半圆括号的阿拉伯数字)在各分项之 前进行标示。
示例：正 确2 标记2.1 总则×××××××××××××× ×××××2.2 ××××××××××××××2.3 ××××××××××××××××××××××××××××××× 3 报告不 正 确2 标记×××××××× }××××××××× } 悬置段 ××××××× } 2.1 ××××× ×××××××××2.2 ××××××××××××××× ××××××××××××××× ××××××××××× 3 报告图形标志遇见箭头的位置关系遵守以下规则：a) 图形标志与箭头采用横向罗列：1) 箭头指左向(含左上、左下)时，图形标志应位于右侧；2) 箭头指右向(含右上、右下)时，图形标志应位于左侧。
文件编写及管理规范标准
文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。
2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。
3 职责3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。
3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。
4 定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。
5 管理规定5.1 管理制度类文件（除财务类）：5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。
财务类文件的编制要求详见5.2的约定。
5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.2.1 定义：①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。
5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.4 任命书类文件：5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。
5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。
5.5 通知类文件：5.5.1 编排样式：参见附件5。
通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。
6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。
7 生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。
管理规程(SMP)、操作规程(SOP)编写标准制度
管理标准----文件管理文件名称管理规程（SMP）、操作规程（SOP）编写标准制度编码SMP-WJ-007-01页数2-1 实施日期制订人审核人批准人制订日期审核日期批准日期制订部门办公室分发部门公司各部门目的：本文件规定了公司各种管理规程（SMP）、操作规程（SOP）文件的编写原则。
适用范围：本文件适用于指导编写管理规程（SMP）、操作规程（SOP）文件。
责任：参与GMP文件所有管理活动的各部门对实施本规程负责，质管部、总经理承担监督责任。
内容：1. 编写SMP、SOP时，应具有可行性，各步骤操作衔接紧凑，应描述清楚下述要求：做什么工作（WHAT）；为什么做（WHY），明确做某项工作的原因、目的、原理；由谁来做（WHO）；如何做（HOW），明确做某项工作的方法、流程；什么时候做（WHEN）；在什么地点做（WHERE）；需要什么（WHAT）（如设备、仪器）；结果（RESULT），明确做某项工作所应达到的效果；检查、评价（CHECK），明确对工作结果的评价标准、方法。
检验操作规程的编制参考质量标准的各项顺序编写，单项检验方法（如水分测定、微生物限度检查等）可参照药典编写相应的操作规程。
2. 文件的格式：2.1. 目的：概述本标准的编制的目的。
2.2. 适用范围：明确该标准的适用范围。
2.3. 责任：生产部（车间）、QC质检员、成品仓库执行该标准，质检科负责监督该标准的执行。
2.4. 内容：该文件的具体内容。
2.5. 相关记录/表格：列出文件的相关记录及编码。
3 . 编写文件时应采用书面用语、专业术语，避免采用口语。
4. 编写文件时尽可能使用流程图、表格等，直观、易于理解。
5. 编写文件时必须符合国家有关法律、法规的规定，如《中国药典》、《药品生产质量管理规范》、《劳动法》等，根据法律、法规的要求适当调整文件的条目内容。
管理标准----文件管理文件名称管理规程（SMP）、操作规程（SOP）编写标准制度编码SMP-WJ-007-01页数2-26. 编写各种清洁操作规程应符合《清洁规程编写管理规程》。
文件编写规范
文件编写规范1 目的规范和统一公司质量、环境及职业健康安全整合管理体系（以下简称“整合管理体系”）文件的编写格式。
2 范围适用于公司整合管理体系有关文件和记录的编写、文件版面设置、文字打印输出。
3 职责3.1 运营管理部负责本规定的制订和修改。
3.2 各部门按本文件规定的格式、编写方法和文字打印输出要求，拟订整合管理体系有关文件。
4 编写规范4.1 文件版号、颁布日期、实施日期、页码的确定4.1.1制度、规范（作业指导书）版本号以“V×.×”表示，文件首次生效的版本号为“V1.0”，每次修订后版本由V1.0依次变为V1.1、V1.2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为V2.0、V3.0……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。
4.1.2表单版本号以“×/×”表示，文件首次生效的版本号为“A/0”，每次修订后版本由A/0依次变为A/1、A/2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为B/0、B/1……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。
4.1.3 “颁布日期”为文件最新版本批准发布的日期。
4.1.4“实施日期”为文件施行的日期。
4.2 文件版面格式4.2.1管理制度正文编写的格式和内容包括：✓目的✓范围✓定义（如果有必要的话）✓职责✓工作程序或内容✓相关文件✓记录4.2.2 作业指导书等其它管理性文件、技术文件、公开文件正文的编写格式和内容包括：✓目的✓适用范围✓工作指导✓相关文件✓记录4.3 文件打印输出要求4.3.1文件打印输出统一使用A4纸张，记录建议使用A4、A3等标准尺寸纸张。
文件的编辑排版使用Microsoft Word软件。
4.3.2正文采用小四号字，其中中文和数字采用仿宋字体，字符间距采用“标准”，行间距为“1.5倍行距”，采用左端对齐方式对齐。
4.3.3正文中一级标题采用仿宋字体，编号采用阿拉伯数字；其余文字采用常规字形，项目编号采用1， 2， 3,．．．，一级标题与上节内容间空一行。
管理制度编写规范
管理制度编写规范管理制度编写规范第一章总则第一条建立规范的文件格式管理规程，以规范公司管理制度编写的内容结构及版式。
第二条本制度规定了公司管理制度的内容结构与版式编写规则，给出了有关表述的一些示例，并对制度文本的格式和字体、字号进行了规范性的要求。
适用于公司管理制度的编写、修订，其它制度的编制可参照本规定进行。
第三条公司各单位根据职能职责分工，负责按照本规定编制相应的管理制度，各单位文件编制人员对本规程实施负责，人力资源部负责对本规程的实施进行组织并监督。
第二章内容要求及结构第一节内容与要求第四条制度规定的条款应明确无歧义，并且：——（一）在其范围所规定的界限内按需要以求完整；（二）清楚、准确、相互协调；（三）能被未参加管理制度编写的相关人员所理解第五条在每项制度内（一）制度的结构、文体和术语应保持一致；(二)给定的概念应当使用相同的术语，必要时可以在系统中予以澄清。
第六条体系内容应符合公司实际情况，便于实施和考核，并可被其他文件引用。
第二节内容结构第七条各项制度的内容结构，一般应包括但不限于以下项目：（一）目的：必备要素，指通过制度的实施应实现或达到的工作或管理目标。
(2)适用范围:要素是指文件使用的范围或条件。
（三）定义（术语）：可选要素，指对关键词语进行解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。
当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，应对这些词语加以解释说明。
（四）职责：必备要素，指制度所涉及的单位或人员的责、权分工，明确对本制度所担负职责。
（五）内容与要求：必备要素，即制度的主要内容和工作要求，是制度的主体内容。
主要明确制度规范的相关业务活动在时间、内容、方式、过程和结果等工作环节的要求或标准。
(六)考核:可选要素，是指规定制度实施效果的评价项目、周期、标准和奖惩办法。
如果已经在上一级制度或其他相关制度中明确，则不必重复。
（七）附则：可选要素，指制度的解释单位和实施日期，以及与现行管理制度相冲突时，可采取处理原则，也可在制度内容中进行明确。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。
2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。
3 职责3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。
3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。
4 定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。
5 管理规定5.1 管理制度类文件（除财务类）：5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。
财务类文件的编制要求详见5.2的约定。
5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.2.1 定义：①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。
5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.4 任命书类文件：5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。
5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。
5.5 通知类文件：5.5.1 编排样式：参见附件5。
通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。
6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。
7 生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。
8 附则8.1 制度类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019×××××管理制度8.2 财务类文件样例：MZCWGF0012019###财务规范-基础规范8.3 流程/表单类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019培训管理流程图8.4 任命类文件样例：Q/PRG-MDF21/F03-2019关于×××任命8.5 通知类文件样例：Q/PRG-MDF21/F04-2019关于×××××的通知××××××管理制度11 目的×××××××××××××××××。
22 范围2.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（序号后空一个半角格，序号也用中文半角模式）2.2××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
……（用WORD版本空格4个半角格，相当两个中文字距离）3 职责×××××。
（空格不动时按SHIFT+ENTER后可以空格）4 ××××××××4.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（如果还有不整齐地方用格式刷）4.2 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
5 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
6 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
7 解释权××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
8 附则8.1 Q/PRG-××-××/F01-2012《培训管理流程图》1 标题：黑体三号，段前1行，段后0.5行，固定行距18磅。
2 正文：文字采用宋体五号字，行间距为1.5倍行距。
MZCWGF0012019###财务规范-基础规范1文档编号：MZCWGF0012019密级：非保密2修订记录3培训管理流程图杭州#####服务有限公司1#企字〔2016〕0012关于###等通知的任命通知3各职能部门、各门店4：因公司发展需要，通过公开竞聘，经公司管理层研究，决定对以下通知进行人事任命，现予以公布如下：1、任命###为杭州#####服务有限公司##分公司经理，全面负责##分公司的经营目标达成与日常经营管理工作，向门店管理中心负责人汇报工作。
2、任命###为杭州######服务有限公司##部门经理，全面负责##部门的经营管理工作，向##中心负责人汇报工作。
3、……4、……本任命文件自2019年##月##日起正式生效。
希望以上任命人员认真履行本岗位职责，出色完成公司赋予使命。
特此通知！#################公司2019年11月11日红头：黑体红色小初号，段前1行，段后0.5行，单倍行距。
2发文号：黑体红色四号，段前0.5行，段后0.5行，单倍行距。
3 标题：黑体小二号，段前0.5行，段后0.5行，单倍行距。
4 正文：文字采用宋体小四号字，行间距为1.5倍行距。
5 印章：红头文件必须经公司批示同意并加盖印章后方可发布。
关于公司####管理不规范的通报1#总办〔2019〕003号2##中心、##部3：经公司总经办审核发现，公司在####管理方面存在较为严重的不规范行为，将对公司##管理造成严重隐患。