艺术品拍卖程序及规范概述

艺术品拍卖业务流程管理制度

1．目的

为加强公司艺术品拍卖业务的管理，严格遵照国家有关艺术品拍卖活动法律法规和规章前提下，结合公司实际情况特制定本流程。

2．范围

此程序适用于公司艺术品拍卖业务各岗位人员的作业以及参与拍卖会的顾客范围。

3．职责

3.1业务部门负责依照此程序，进行作品征集、鉴定、拍品选定、招商以及拍品展览工作。

3.2设计人员负责拍品的拍照、图录设计制作、拍卖会场的拍品演示工作。

3.3库管人员负责对征集的作品办理编号入库手续，对拍品的出入库管理、协同其他人员对拍品

装裱、装框以及张贴标签等工作

3.4文案人员负责按照法规进行拍卖公告发布及拍前、拍后备案和拍卖会的信息发布等工作

3.5行政人员负责拍卖会期间对外联络、会场布置以及整个后勤保障工作。

3.6财务部门负责依照规定履行拍卖成交的财务手续。

4．拍卖会前的流程

4.1拍卖计划

每年年初，由业务部门结合上年度拍卖的情况，制定本年度的拍卖计划，包括拍卖会场次、拍卖会时间以及拍卖会的主题，由公司分管经理审核，提交公司经理办公会批准。

4.2拍卖会的作品征集

4.2.1根据拍卖计划时间表安排，拍卖会的作品征集应提前三个月的时间启动。征集作品可结合多种形式，包括群发短信、媒体发布征集公告、上门征集等多种方式。

4.2.2所有征集的作品，业务人员与委托人签订《委托拍卖合同书》，委托拍卖合同中必须包括以下内容：

——委托人、拍卖人的姓名或者名称、国籍、证件号码、住所、联系方式；

——拍卖标的作者/年代、名称、质地、形式、尺寸、数量、保存状况；

——委托人提出的拍卖标的保留价；

——拍卖的时间、地点表述；

——拍卖标的交付或者转移的时间、方式；

——拍卖标的的鉴定；

——佣金、费用及其支付的方式、期限（执行公司的统一规定，如特殊情况需事先获得公司批准，财务组拍前对特殊事项进行汇总）；

——价款的支付方式、期限；

——拍卖未成交的有关事宜；

——有关保密事项的约定；

——违约责任，包括因委托人中止或终止拍卖所造成损失的赔偿约定；

——双方约定的其他事项。

4.2.3拍卖人与委托人签订委托拍卖合同时，应在委托拍卖合同中提供委托人的结算帐号（拍卖会后的结算以此帐号为准），拍卖人应要求委托人提供身份证明：

——委托人为自然人的，必须提供有效身份证或护照或中华人民共和国政府认可的其他有效身份证件（加本人签字）；

——委托人为法人或者其他组织的，必须提供有效注册登记文件、法定代表人身份证明或者合法的授权委托证明文件（加盖公司公章）；

——代理人委托拍卖标的的，必须应提供授权委托书和委托人、代理人的有效身份证明。授权委托书应载明代理人的姓名或者名称、代理事项、代理权限和有效期。

4.2.4拍卖人与委托人签订委托拍卖合同时，有权要求委托人提供拍卖标的的所有权证明或者依法可以处分该拍卖标的的证明及其他资料，并有权要求委托人说明该拍卖标的的瑕疵。

拍卖人与委托人应准确、清晰、完整填写合同的各项内容，有附件的合同应在附件中注明主合同编号。

4.2.5业务人员需核实委托人或其代理人的身份以及拍卖标的的真实情况，做到“三清四核对”，即看清委托人的身份证件和拍卖标的的可能性证明文件是否全面、真实、有效，问清拍卖标的来源和瑕疵，写清拍卖审核意见；核对身份证件与委托人是否相符，核对委托人对拍卖标的是否拥有所有权或处分权，核对拍卖标的是否属于禁止买卖的物品或者财产权利，核对拍卖标的的其他资料是否能够真实的说明拍卖标的的基本特征、基本情况等。

委托人要求对其身份保密的，应当保密。

4.2.6委托拍卖合同应妥善保管，原件存于库房管理员处，复写件存入专门的档案，同时委托合同全部录入拍卖管理系统内。

4.2.7空白合同由典藏部统一管理，业务人员领取合同需由办公室盖合同章方可使用；未签订的空白合同需及时归还典藏部。

4.2.8征集的作品应于当日或者不迟于一个工作日随同委托拍卖合同一起交于库房管理员，并当场与库管人员作好相关的交接说明。

4.3征集作品的鉴定与保留价的确定

业务人员征集作品时应遵循真品真迹、品质优良且具有较好拍卖空间的基本原则。对不能鉴定真伪的作品，可请专业人士进一步鉴定和评估。对于需要鉴定的拍卖标的，经鉴定，鉴定结论与委托拍卖合同载明的状况不相符的，应当变更或者解除合同。

业务人员须市场考证、评估作品，制定的合理估价和起拍价，有保留价的，与委托人在保留价上取得一致意见，以保证委托人与拍卖人双方的利益。

4.4征集作品入库

4.4.1征集人将征集来的作品贴好有合同号、作者以及作品名称的标签后，连同对应的委托拍卖合同书于征集回来的当天一起交由库房管理员。库房管理员根据委托拍卖合同，对入库拍品核对验收，验收无误后签收，并建立入库拍品的登记账目，将拍品存放于指定位置。同时，将该征集作品按照易格拍卖软件系统的要求，录入系统内。

库房管理员如发现入库拍品的品名、规格、数量、包装等与委托合同的内容不符时，应立即通知征集人（在库存一览表上签字确认）。

4.4.2作品保管时，应分门别类摆放于干燥、通风的环境中，并不定期查看，尤其注意防止受潮、虫蛀、撕裂或破损。

4.5作品的拍照

征集作品每达到30-50个合同号，由出版设计部门进行一次拍照，并即时开展修图及信息采集工作。库房管理员对拍品的拍照环节做好出入库登记，同时将图片信息录入拍卖软件系统，保证图、档一致。

4.6上拍拍品的确定

拍卖前30天由业务部门人员进行上拍必要拍品的选择提出上拍清单，由公司分管经理审核，提交公司经理办公会批准。

4.7图录制作

4.7.1拍卖图录一般包括以下内容：拍卖活动名称、预展及拍卖的时间和地点、拍卖规则等拍卖参与各方应知悉的内容、委托竞投授权文本、拍卖人联络方式等信息、拍卖标的基本情况及特别说明。基本情况包括拍卖标的名称、作者及生辰、年代、形式、质地、尺寸、钤印、题跋、参考价等内容。拍卖图录的内容应符合省文物行政主管部门的审核意见。对于禁止出境的拍卖标的、无保留价的拍卖标的，应于拍卖图录上特别标注。

4.7.2拍卖标的编号直接决定拍卖顺序。为保证拍卖会上的气氛，业务负责人应合理调配拍卖标的

的先后顺序。

4.7.3由设计人员制作图录初稿电子档应经专门人员核对，由业务负责人审定无误后报分管经理审批交印刷厂印刷。

4.7.4拍卖会前一周图录设计员需完成拍卖标签，为保证与图录的一致性，标签需经专人核对无误后联系制作，收藏证书的制作可在拍卖会结束后视客户要求定制，无需拍卖前制作。

4.7.5设计员按照图录顺序做好拍卖会上拍卖标的的PPT文件，并由专门人员核对是否与图录完全一致。PPT文件于拍卖会前三天完成备档。

4.8拍卖会的招商、公告及备案

4.8.1图录制作完成后进行拍卖的招商宣传工作。通过短信、邮寄、拜访及媒体宣传等多种方式推介拍品，宣传拍卖会。

4.8.2通过对以往拍卖会的总结分析和客户需求，分别联系潜在买家有针对性地推介拍品，初步了解拍品的成交意向。

4.8.3拍卖会七日前由方案人员在相关媒体上发布拍卖公告，拍卖公告应包括以下内容：拍卖的时间和地点、拍卖标的或拍卖场次、拍卖标的的预展时间和地点、参与竞买应当办理的手续、拍卖人联系方式、需要公告的其他事项。拍后7个工作日内将拍卖结果公布于公司网站上，并在相关网站和媒体上进行拍后新闻报道。

4.8.4拍卖前后30日到文物局进行拍前拍后按规定备案；拍卖前后7天到拍卖所在地工商行政管理局进行拍前和拍后备案。备案内容包括：拍卖会名称、时间、地点；主持拍卖的拍卖师资格证复印件，拍卖公告发布的日期和媒体、拍卖标的展示日期；拍卖标的清单及有关审核文件复印件；其他需要的资料。

4.9拍品的预展准备

4.9.1拍品预展前需要装裱、装框。装裱负责人做好出入库书面交接手续，装框后按框架大小顺序摆放。

4.9.2对装裱好的拍品，在拍卖会前四天组织人员张贴标的标签，经进一步核对无误后，库房管理员作好保管登记。

5、拍卖会期间的工作流程

5.1拍卖会预展

拍卖会前按规定拍卖标的的展示时间不得少于两日。

5.1.1预展前一天进行预展现场的清场和布置，按照预先准备布展方案实施布展。库房管理员与布展人员做好标的出入库手续。项目负责人统筹安排工作。

5.1.2拍品展示期间，每天24小时应由专人负责看管展品，保证展品的安全。

5.1.3拍品展示期间，业务人员负责向来宾介绍展品，同时密切注意对意向客户的跟踪和联系，积极寻找意向竞买人。

5.1.4拍品展示期间即可办理竞买登记手续。在办理竞买登记手续时，竞买人为自然人的，须提供本人有效身份证件。竞买人为法人或者其他组织的，须提供有效的注册登记文件、法定代表人身份证明或者合法的授权委托证明文件。竞买人委托他人代为办理竞买手续的，代理人须出具授权委托书和竞买人、代理人的有效身份证明。

拍卖人和竞买人应签署《竞买协议》，向竞买人收取一定数额的竞买保证金并出具竞买保证金收据。若因特殊情况需办理担保竞买一并签署竞买协议并由公司董事长签字后方可在财务处办理手续。

5.1.5预展最后一天下午5点开始撤展，按照预先准备撤展方案实施撤展。需拆除装裱的作品，在拆除过程中务必小心，轻拿轻放，送按要求送至仓库管理员，由库管人员负责装盒，并贴上相应的标的标签。易损类艺术品必须由公司人员负责撤展。由库管清点统计无误后，按次序安排摆放以方便拍卖结束后标的的移交。

5.2拍卖会场的人员安排

5.2.1 每场拍卖会需准备1-2名拍卖师，如拍卖师属于外聘，在拍前与拍卖师签订拍卖师聘用协议，明确相关责任和义务，拍卖师应于拍卖前宣布拍卖规则和注意事项。拍卖师按照拍卖图录号的顺序依次拍卖，如有调整应在拍卖前予以说明。拍卖师需严格按照业务部门所提供的拍卖卡标明的相关信息进行职业操作，现场如有临时更改拍卖标的信息（价格、名称等），需报总经理批示，再把相关更改信息传递给拍卖师进行职业化操作。

5.2.2记录员安排2人。竞买人的最高应价经拍卖师落槌公开表示买定确认后，买受人和拍卖人应签署《竞买成交确认书》。拍卖人进行拍卖时，应依法制作《拍卖笔录》。《拍卖笔录》应由拍卖师、记录人签名。

5.2.3委托席安排1～2人（视委托竞买情况而定）。拍卖会竞买人因故无法亲临现场参加竞买者，应提前一日办理好电话委托竞买手续：竞买协议、保证金、竞买标的号、竞买保留价、现场联系方式等，方可进行委托拍卖。

5.2.4传单及跑单员5-6人（传单不少于3人）。传单员在拍卖会场上负责传递成交确认书与买受人签字确认工作；跑单员负责把成交确认书，准确迅速的传递给财务及发货处。此环节跑单、成交确认书及财务后台数据同步录入，以方便拍卖结算及标的移交。

5.2.5幻灯播放及摄影摄像各1人。负责拍卖标的幻灯现场导放和拍卖会录制影音资料及图片资料。

5.2.6行政后勤人员做好整场拍卖会的后勤服务工作，联络各外部单位，协调处理场厅展务工作。

5.2.7财务人员3名，负责竞买手续办理、财务结算等工作，并配备2名工作人员，协助办理相关手续。

5.2.8拍卖成交后，买受人凭成交确认书、竞买保证金收据与拍卖人办理结算事宜。财务

提供待结算信息，由征集人催收款项。涉及到买受人佣金比例变动的需经公司主要负责人批准。拍卖人还应核对代理人的有效身份证件，并复印留存。在1-3周的时间内完成买受人的结算和委托人支付款项。

5.2.9仓库发货安排2-3人。发货处收到跑单员传递出的成交确认书后及时按号牌码放成交标的以方便会后提货。买受人凭财务出具的收据，库管在核对图录、价格、成交确认书、收据等无误之后发货并找出对应的收藏证书，由买受人当场验收，完成标的移交手续；如无特殊情况，买受人相关款项结清后，典藏部配合财务部在一周内完成标的的移交手续。

6拍卖会结束

6.1结束当日的会场清理

拍卖结束当日整理现场物品，整理打包。拍卖标的整理入库由库管统筹安排。

6.2拍卖会的相关资料存档

拍卖会结束两周内，由专门的行政人员负责将当期拍卖会的所有资料收集保存，包括当期拍卖会的公告、竞买协议及竞买人身份证复印件、委托拍卖合同书复写件、成交确认书、拍卖笔录等上拍和成交所有相关信息编辑成册，连同当期图录一起存档。

6.3拍卖统计分析

拍卖结束后15天内财务部提供准确数据，协助业务部做出拍卖数据综合分析报告，并向公司分管领导和董事长提交分析报告。数据应真实准确，分析结合艺术家的市场行情、买受人的综合情况分析等。

6.4退件

拍卖标的未上拍或未成交，拍卖人应在拍后一周内及时通知委托人凭有效身份证件及相关凭证办理退还手续，领取拍卖标的，并在退件单上签收。

委托人委托他人办理领取事宜时，代理人应当出具委托人的授权委托书。授权委托书应当载明代理人的姓名或者名称、身份证明种类及号码、代理事项、代理权限和有效期。拍卖人应核对代理人的有效身份证件，并复制留存。

由业务人员办理的退件，除业务人员签字外，还须有委托人的签收，退件完成后，退件单及时交回库管人员存档。

无特殊情况在两周周内完成退件手续。

6.5委托方结算

拍后与委托方的结算单由业务员提供，财务人员负责复核办理结算。

拍卖人收到买受人支付的价款后，按照约定与委托人结算。委托人委托他人办理结算事宜时，代理人应出具委托人的授权委托书。拍卖人应核对代理人的有效身份证件，并复印留存。

如在拍后临时存在佣金比例变动等特殊事项，概不受理，严格按照委托拍卖合同条款执行。

6.6公司内部结算

拍后10个工作日内公司内部完成项目报销，报销方式和要求参照公司内部财务制度和《绩效奖励考核细则》。

6.7在拍卖会前十天由项目负责人制定拍卖会现场工作流程、实施方案及人员安排，各环节负责人签字确认，按期完成。

7.1 轻度过失：犯有下列之一过失的，按处罚金额处理，情节严重的或未特别注明处罚金额的，可按所犯过失的轻重并处警告或记小过的处罚。（10元-100元）

7.1.1不按公司规定的相关制度或流程处理业务，情节与后果较轻微；10元/次

7.1.2因粗心大意或工作散漫，影响工作进程或造成失误，情节较轻微；10元/次

7.1.3对抗上司的工作安排，工作消极怠工，造成不良影响；10元/次

7.1.4其他相类似的过失，经管理部门或总经理认定为轻度过失者；10元/次

7.2中度过失：员工犯有下列之一过失的，将按所犯过失的轻重给予记小过至记大过处罚。（50元-200元）

7.2.1不服从上司的安排，对工作指令或有期限的工作任务，无故不按时完成，导致一定后

果者；

7.2.2搬弄是非、制造谣言或中伤公司或同仁声誉，影响和情节较轻微者；

7.2.3 因工作疏忽，导致设备或物品遭受损失或伤及他人的；

7.2.4 无故延迟工作处理时间，或滥用工作职权，造成后果；

7.2.5 无故中止工作，擅离职守，造成工作损失或影响者；

7.2.6 非工作安排，擅自使用公司设备及用品，造成公司损失，情节较轻微的；

7.2.7 因渎职失职，对问题失查，造成公司权益受损，程度较轻微的；

7.2.8 玩忽职守，擅自变更工作规范，或违反公司制度办事，造成恶劣影响或较大经济损失的；7.2.9 泄露公司商业秘密（包括买受人及客户资料等），或谎报隐瞒事实，损害公司利益情节较轻微的；

7.2.10 办事拖拉不力，遇事推诿指责，或敷衍塞责，造成管理困难或失效，或造成工作混乱，影响工作效率或进程的；

7.2.11 半年内重犯类似的轻度过失三次以上的；

7.2.12 其他相类似的过失，经管理部门或总经理认定为中度过失的。

7.3严重过失：员工犯有下列过失之一者，将按所犯过失的轻重，给予记大过至开除处罚。

2 工作疏忽，贻误要务，玩忽职守，懈怠工作，或擅自变更工作方法，或违反公司规章制度，造成事故，使公司遭受较大经济损失的；

3 因工作疏忽，导致专用设备或藏品及征集作品遭受严重损坏的；

5 因严重失职失查，导致公司蒙受重大损失的；

6 为逃避或转嫁变故之责任，作伪造报告或供述的；

15 不负责任，多次工作严重失误，或蓄意破坏公司设备、设施、物品的；

16 利用公司名义，在外招摇撞骗，导致公司声誉受损的；

19 半年内第三次犯中度过失的；

20 其他相类似的过失，经管理部门或总裁/总经理认定为严重过失的。

8附件

8.1拍卖委托合同 8.2成交确认书 8.3竞买协议

8.4拍卖笔录