项目文件编码及管理手册
管理体系文件编码规则
管理体系文件编码规则为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则。
1.0 适用范围本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理。
2.0 编码规则2.1 组织代码公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示。
2.2 文件类别2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件)。
2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下：***** 公司管理手册***** 公司管理体系程序文件***** 三层次文件(作业指导书)2.2.3 公司管理性行政文件公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件。
行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。
2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示。
如“Ａ1”表示A版文件第一次修改。
3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码3.1 管理手册管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次。
公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识。
如：***** / ***** / ***** *****文件类别组织代码颁布年份版次修改状态管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改)3.2 程序文件程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次。
公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识。
如： ***** / ***** / ***** / *****文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改)3.3 作业指导书作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。
项目档案分类编号规则
项目档案分类编号规则一、目的为规范统一中国石油呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程(以下简称500万项目)文件的管理与控制，统一项目的文件编号系统，特制定本规定。
二、适用范围本规定适用于500万项目中包括呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程项目部(以下简称项目部)，工程总承包、设计、施工、监理等承建单位以及供货商需要正式发布及受控文件，均应按照本程序的规定进行编码。
三、项目文件内容项目文件包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。
其中项目竣工文件又包括项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件。
四、项目文件编号名词定义(一)项目号中国石油呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程项目号定为“P5311”。
(二)部门及专业代码部门/专业代码为3 位代码，见附件1，技术类文件专业代码见附件2。
(三)文件类型码文件类型码为 3 位代码，文件的类型分类及编码定义见附件3。
1(四)装置号装置号为4位代码。
(五)工段号工段号应由设计单位在相关设计文件中明确，工段号应设置为2位数字代码。
(六)单位码项目部应对项目的相关单位进行编码，单位编码为4位代码。
单位码规定见附件5。
五、项目文件编号规定(一)项目前期文件1、可行性研究、任务书。
项目可行性性研究报告批复前的文件编号规定按照计划与控制部相关规定执行。
2、项目基础资料。
项目基础资料可不编号。
3、项目准许类文件。
项目准许类文件可不编号。
(二) 项目管理文件1、项目管理制度文件。
包括项目部针对综合管理、财务、项目管理、质量安全、技术与设计、物资采购、施工管理和项目控制，发布的规定、程序、计划及招投标、各类报告相关文件等，均采用如下编号方式:P5311 , VVVV , XXXX , WWW ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)部门/专业代码(4位)装置号(4位)项目号(5位)22、项目沟通文件项目部发布/接受的非技术类文件，主要指项目沟通文件，包括项目部与最终用户、承包商、供货商及第三方之间的信函、传真、文件传送单、备忘录等，编号规则如下:P5311 , VVVV , WWWW/XXXX , YYY ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)接受单位码(4位)发送单位码(4位)装置号(4位)项目号(5位)3、会议纪要P5311 ,WWWW ,XXXX , YYY ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)单位码(4位)装置号(4位)项目号(5位)4、项目合同文件项目合同编号，由项目部计划控制部统一编号。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）3.3.2管理体系文件体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册安全手册环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）（1）ISO9001质量体系程序文件流水号：01—99文件类型标示：QP质量体系程序文件公司代码：参照附件说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。
中建项目管理手册表格
项目管理表格(第一版）二○○九年十二月内部资料注意保密目录附录二：工程项目特征性质分类规定..................................... 附录三:表格......................................................... CSCEC－PM－0101项目启动令 ......................................... CSCEC－PM－0102项目全过程动态管理表 ............................... CSCEC－PM－0103项目策划任务表 ..................................... CSCEC－PM－0104项目授权申请表 ..................................... CSCEC－PM－0105项目授权管理书 ..................................... CSCEC－PM－0201项目建设方基本情况调查表 ........................... CSCEC－PM－0202项目所在现场情况调查表 ............................. CSCEC－PM－0203项目风险评估表 ..................................... CSCEC－PM－0204工程投标总结表 ..................................... CSCEC－PM－0301项目部主要管理人员审批表 ........................... CSCEC－PM－0302项目部岗位职务说明书（格式表） ..................... CSCEC－PM－0303《项目部实施计划》编写任务表........................ CSCEC－PM－0304项目经理月度报告 ................................... CSCEC－PM－0401项目管理能力考核汇总表 ............................. CSCEC－PM－0402项目部绩效考核汇总表 ............................... CSCEC－PM－0501合同谈判策划书 ..................................... CSCEC－PM－0502合同责任分解表 ..................................... CSCEC－PM－0503项目部商务月度报告 ................................. CSCEC－PM－0601工程收（付）款计划表 ............................... CSCEC－PM－0602项目现金流分析表 ................................... CSCEC－PM－0603工程保函（保险)管理计划表 .......................... CSCEC－PM－0801项目主要技术方案计划表 ............................. CSCEC－PM－0802项目新技术开发及应用计划表 ......................... CSCEC－PM－0803分项工程技术交底卡 .................................CSCEC－PM－0901主要物资(设备）需求计划表 .......................... CSCEC－PM－0902物资采购比价会审表 ................................. CSCEC－PM－0903供货商登记表 ....................................... CSCEC－PM－1001工程分包计划表 ..................................... CSCEC－PM－1002分包商选择综合分析表 ............................... CSCEC－PM－1003分包商登记表 ....................................... CSCEC－PM－1004分包商年度评审记分表 ............................... CSCEC－PM－1101《项目生产与进度管理计划》编制表.................... CSCEC－PM－1102项目每日情况报告表 ................................. CSCEC－PM－1201项目盈亏预测汇总表 ................................. CSCEC－PM－1202项目成本分析表 ..................................... CSCEC－PM－1203项目成本控制及措施计划表 ........................... CSCEC－PM－1204项目成本还原及指标分析 ............................. CSCEC－PM－1301物资（设备）进场验收计划 ........................... CSCEC－PM－1302工程检验批划分及验收计划 ........................... CSCEC－PM－1303工艺试验及现场检（试）验计划 ....................... CSCEC－PM－1304关键部位控制及监测计划 ............................. CSCEC－PM－1401工程项目安全生产费用投入计划表 ..................... CSCEC－PM－1402项目重大危险源识别表 ............................... CSCEC－PM－1501环境因素评估及环保管理计划表 ....................... CSCEC－PM－1502项目节能减排计划表 ................................. CSCEC－PM－1601项目部收尾工作计划表 ............................... CSCEC－PM－1602项目部管理资料归档表 ............................... CSCEC－PM－1603项目部管理总结计划表 ............................... CSCEC－PM－1604项目完工总结报告 ................................... CSCEC－PM－1605维修保养记录表 ..................................... CSCEC－PM－1606项目部撤消令 ....................................... CSCEC－PM－1701项目部信息及沟通需求识别表 ......................... CSCEC－PM－1702项目部信息管理计划编制表 ........................... CSCEC－PM－1801项目部综合事务管理计划编制表 .......................CSCEC－PM－1802项目部重要活动管理计划表 ...........................附录二：工程项目特征性质分类规定1 项目属性分类2 项目规模分类3 项目功能分类4 项目投资主体分类5 按工程性质分类6 施工技术分类7 承建模式分类8 建设阶段分类附录三:表格注：1、有关阶段的管理栏目及信息链接情况由管理部门根据项目部实际情况适当调整完善.2、本表记录项目的基本情况，本《手册》其它表格的内容应以本表为基础,保持同一项目基本信息的一致性.3、项目属性参照附录二的规定填写。
文件管理及编码规定
MC/XZ QL I 001/1.0-2014 文件编码规范编订：校对：审核：批准：日期：文件编码规范1.目的确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅、使用创造条件。
2.范围适用于公司质量管理体系要求的文件、内外部文件识别，以及质量管理体系实施过程中、工艺操作过程中有关的记录和标识。
3.文件的编码□□ /××××× I(O) ×××/1.0 - ××××企业代号/部门号文件类别号 (收发文方式)号-顺序号/版次-年份；企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：MC——盟创；部门编号：总经办(ZJB)、市场部(SCX)、财务部(CW)、技术部（JS）、行政部（XZ）、生产部（SC)、质量管理部（ZG)；3.1 文件编码识别规则3.1.1 内部文件类别编码标识：QM——质量手册；QP——程序文件；QR——质量记录；QJ——检测作业指导书；QL——管理制度；QS——设备操作规程；QZ——仪器设备自校规范；QH——仪器设备期间核查规程；TY——工艺文件；QT——其它；3.1.2 外部文件类别编码标识：外来文件经行政部接收，按以下编码规定，分类编码：FG——法律法规；BZ——国际国家标准； WJS——外部技术资料；QT——顾客和供方等其它相关方文件；3.1.3 收发文编号：内部文件（I）、外发文件（O）；3.1.4 顺序号：从000开始向后延续；3.1.5 版次编号：版次从1.0开始，若有修改，改动较小的延续为1.1版次，改动较大直接上升为2.0版次，版次延续到1.3之后须变成2.0版次，依次类推；3.1.6 年份号标识：按发放时间的年份编号。
4.本规定由行政部负责修订、解释。
MC/XZ QL I 002/1.0-2014 文件管理规定编订：校对：审核：批准：日期：文件管理规定1.目的为规范公司文件的编写、评审、修改、使用、作废等过程，特制定本制度。
文件编号原则
部门代码：
总经理室：GM 品管部：PG工程部：PM
人力资源部：HR 业务部\销售部：M S 生产部:PC
工业工程部：IE 研发项目部：RD 采购部：PD 财务部：FD 厂务：FA 资材部：ZC 管理部：G L
文件代码：
质量手册：QM 程序文件：QP 检验指导书：SP 操作规范书:OE 工作指引：IC
资产代码
检测、检验设备：JC 生产设备：ZJ
办公设备：BG
一阶文件编码原则：
一阶文件泛指：质量手册（QM）；
编码原则：XXX---XX—XXXX
公司代码----管理编码-- ---流水号
DSD—QM—0001
二阶文件编码原则：
二阶文件泛指：程序文件（QP）；
编码原则：XXX—XX---XXX--XX
公司代码—程序文件---序号---版本
DSD---QP---001---A0
三阶文件编码原则：
三阶文件泛指：各部门作业指导书（SOP\SIP）
编码原则：XXX---XX---XX---XXX
公司代码—部门代码---文件代码---流水号
DSD—QC—CI—001
四阶文件编码原则：
四阶文件泛指：各部门表单
编码原则：DSD---XX--流水号
公司代码—部门代码---流水号
DSD-QA-001
各部门设备仪器编码原则：
公司代码-部门代码-设备代码-流水号
DSD-QA-JC-001
丁是丁-品质部-检具-001。
文件编号与标识规定
文件编号与标识规定1目的及适用范围文件编号目的在于统一规范管理公司物业服务领域各项管理文件的编码标识方式，以便于文件的识别和使用本规定对本手册的文件标号及标识作了阐述，并对各项目物业分公司制订和发布的各类管理文件的编号及标识作了规范，包括管理手册、程序文件、工作指引、表格、计划文件及对顾客公开文件等。
2本手册文件编号规则2.1文件代号规则a) 公司名称代号公司名称代号以汉语拼音的第一个字母缩写表示，即“xx物业”以“ WDV”Y表示。
b) 文件类型代号管理手册MM(Ma nageme nt Menu)工作指引WI(Work In structio n)标准表格FR(Form Record)2.2管理手册编号规则2.2.1管理手册各章节的编号方式WDWY-MM O某一节的自然序号(0〜9) 所在章的自然序号(0〜9) 管理手册代号物业代号如：WDWY-MM41表示xx物业管理手册中的第四章第一节，即《方案管理》222工作指引的编号方式WDWY-WI-MOV O99）（10 〜99XX物业代号如：WDWY-WI-MM5101表示源自xx物业管理手册中的第五章第一节内容的第一个工作指引，即《物业员工奖罚管理规定》。
2.2.3表格的编号方式WDWY-FR-MMD表格代号------------------------------------------------ x x物业代号如：WDWY-FR-MM7601表示源自xx物业管理手册中的第七章第六节内容的第一个表格，即《物业保修卡》注：计划类、清单类文件的编号方式不另作规范，统一按表格编号形式进行。
3物业分公司文件编号规则3.1文件代号规则鉴于通用形式，物业分公司的文件须采用ISO9000模式，分为质量手册、程序文件、作业指导书（工作手册）以及表格。
a）公司名称代号：在WDW的后面加“/”，再加上物业分公司所在城市的拼音缩写表示，如大连物业分公司的文件编号前均用“ WDWY/DL表示、吉林物业分公司的文件编号前均用“ WDWY/JL表示，等等。
工程项目编号管理制度
工程项目编号管理制度第一章总则为规范工程项目编号的管理，提高工程项目管理效率，保障工程项目的顺利进行，特制定本制度。
第二章适用范围本制度适用于该单位内的所有工程项目，包括新建、改造、扩建等各类工程项目。
第三章项目编号编制规则1. 项目编号的编制原则为：项目类别+区域代码+年度+序号；2. 项目类别包括但不限于新建、改造、扩建、维修等；3. 区域代码由管理部门提供，用于标识项目所在地区；4. 年度为项目立项年份；5. 序号由管理部门按照项目递交顺序分配。
第四章项目编号管理流程1. 项目立项阶段(1) 项目负责人向管理部门申请项目编号；(2) 管理部门按照编制规则分配项目编号并告知项目负责人。
2. 项目实施阶段(1) 项目负责人使用项目编号进行项目管理；(2) 如项目变更或延期，需重新申请项目编号。
3. 项目完工阶段(1) 项目负责人向管理部门报送项目编号，并备案；(2) 如项目拆除或终止，需注销项目编号。
第五章项目编号管理责任1. 管理部门(1) 负责项目编号编制和分配；(2) 监督项目负责人的项目编号使用；(3) 定期对项目编号进行清查和整理。
2. 项目部门(1) 负责申请和使用项目编号；(2) 对项目编号的使用准确性和规范性负责；(3) 如有项目变更或延期，主动申请重新编制项目编号。
第六章项目编号管理制度的执行1. 项目编号管理制度由管理部门负责执行；2. 对违反项目编号管理规定的行为，将依照公司相关制度进行处理；3. 制度相关问题的解释及调整由管理部门负责，并报公司领导批准。
第七章附则1. 本制度经公司领导批准后实施；2. 对于特殊情况下的项目编号管理问题，可根据实际情况进行调整；3. 本制度的最终解释权归公司领导所有。
以上为《工程项目编号管理制度》，请各相关部门和人员遵守执行，如有违反将依照公司相关制度进行处理。
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中粮置业投资有限公司项目文件编码及文档管理手册（试行版）（第二版/2010-3-04）文件认可目录1.引言2.文件归档2.1电子文件归档2.2书面文件归档3.文件编码系统3.1 文件编号（编码）系统3.2 项目参与单位编号（编码）表4.文件收发程序4.1 地址和邮件4.2 来件受理过程4.3 发函过程4.4 承包商文件提交5.图纸管理5.1 图纸分类5.2 图纸接收5.3 图纸发放5.4 旧图存档6.借阅管理7.标准格式和表格附录1预算合约部文件归档系统结构图附录2招标阶段文件存档目录附录3经济文件存档内容附录4项目文件编号（编码）表附录5项目参与单位编号（编码）表附录6 文件收进流程附录7 文件发放流程1.引言1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。
建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。
1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。
1.3在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。
1.4本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。
2.文件归档程序2.1电子文件归档2.1.1预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。
这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。
这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。
在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。
一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。
备案的正式招标文件、合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。
2.2书面文件归档书面文件的归档原则：2.2.1文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档工作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。
2.2.2根据对应合同进行归档，原则上与对应合同有关文件，包括合同文件、收发文件、经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档。
2.2.3内外存档资料：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述原则单独存档。
2.2.4收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。
收文统一按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。
2.2.5发文：发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式；2.2.6 收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。
2.2.7 其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。
下面是预算合约部文件归档系统目录。
1.合同1.1设计类1.1.1建安总承包设计1.1.2精装修设计1.1.5市政及附属工程设计1.1.6其他设计合同1.2咨询类1.2.1监理合同1.2.2造价咨询合同1.2.3招标代理合同1.2.4其他工程咨询合同1.3工程类1.3.1建安工程总承包合同1.3.1.1招标文件和中标单位投标文件1.3.1.2合同文件1.3.1.2.1合同1.3.1.2.2变更文件1.3.1.2.2.1设计变更1.3.1.2.2.2工程洽商1.3.1.2.2.3现场签证1.3.1.2.2.4业主指令1.3.1.2.2.5图纸会审1.3.1.2.3日常往来函件1.3.1.2.3.1工作联系单1.3.1.2.3.2其他往来文件1.3.1.3经济文件1.3.1.3.1经济审批文件1.3.1.3.1.1设计变更1.3.1.3.1.2工程洽商1.3.1.3.1.3现场签证1.3.1.3.1.4工程款支付1.3.1.3.1.5主材调价文件1.3.1.3.1.6材料设备认价文件1.3.1.3.1.7零星工程报价文件1.3.1.3.2材料、设备审批单1.3.1.3.3材料设备品牌变更审批单1.3.2消防工程分包合同1.3.3精装修工程分包合同1.3.4市政及附属工程合同1.3.5园林景观工程合同1.3.6其他工程类合同1.4采购类1.4.1空调设备1.4.2电梯设备1.4.3橱柜供应及安装1.4.4其他采购合同1.5前期类2.会议纪要2.1咨询例会2.2监理会议纪要2.3其他例会3.其他3.1询价文件3.2内部传阅文件3.3招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理机构在项目竣工验收后统一移交。
）2.2.2所有书面文件归档方法详见附录1《预算合约部文件归档系统结构图》。
2.2.3招标阶段文件需存档文件详见附录2《招标阶段文件存档目录》。
2.2.4经济文件需存档附件详见附录3《经济文件存档目录》。
2.3书面文件检索2.3.1文档控制员应打印一份与项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。
3.文件编码系统3.1缩写编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必须严格遵守。
3.2文件编号（编码）系统3.2.1文件应遵照批准的格式书写，并依据批准的编码系统建立文件查阅编号。
部门目前主要需编号的文件为工作联系单，编号方式：YS-QS--09-001“YS”为文件发出单位缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。
询价文件需要单独编码，编码方式为：X-QS-09-001“X”为询价文件等内部单独归档文件的缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。
其他文件编码详见附录43.3项目参与单位编号（编码）详见附录54.文件收发程序任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，格式来提交文件，则预算合约部有权要求其修改后重新提交。
4.1地址和邮件4.1.1邮件和书面文件需寄往预算合约项目办公室地址4.1.2传真需发至预算合约项目办公室传真号4.1.3邮件上需明确注明相关收件人4.2来件受理过程4.2.1预算合约部的所有来件均由文档控制员收取，并盖上日期和传阅印戳。
盖戳后的文件交给部门领导供其审阅。
预算部经理于日期印戳处及处理该文件的合适人选旁注明“执行”、“传阅”或“抄送”。
通常，来件由一人负责跟进，需要时其余人员负责协办。
负责跟进的人进行以下操作：(a)将该文件复印并立即发给指定执行人签收；(b)将原件按照发件单位或部门、文件主题进行分类归档。
4.2.2如果条件许可，文档控制员需使用登记本来记录每天收到的文件，以供查询。
4.3 发函过程4.3.1发函：对外单位或其它部门的发函，由预算合约部成员填写《工作联系单》，打印后在经办人处签字，经部门领导签字后，文件交由文档控制员统一编号签发，并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中。
资料员在对方签收后将文件副件归档，并进行发文电子目录登记。
4.3.2预算合约部成员在传阅文件时应及时处理，小心保管，避免传阅滞后或文件遗失。
4.3.3如文件为对外发给承包商的文件，原则上将原件由承包商专人于每天上午10：00前来将原件取走，并在文件发放登记单（见附录）上登记签字。
4.3.4如文件为内部信件，则由文档控制员统一复印、分发，原件存档。
4.4 承包商文件提交4.4.1承包商应按照规定的程序和格式提交文件。
5. 图纸管理5.1 图纸接收5.1.1正式发行的图纸需有签字、图签及发行版次和日期5.1.2移交预算合约部的图纸需有工程部确认的工作联系单和图纸目录5.1.3文档控制员或经办人需确认图纸份数、图纸版次、张数是否与图纸目录标注一致后，方可签字接收。
5.1.4工程部转送我部图纸原则上不少于3套，报部门领导批示，批示后给相关工程师阅，工程师阅后由资料员存档1份、转咨询公司2份。
5.2图纸发放5.2.1文档控制员需按要求准确发放图纸给指定单位，需要份数以部门规定或部门负责人授权为准。
5.2.2图纸发放需配有工作联系单和图纸目录，指定单位签字接收后方可取走。
5.3旧图存档5.3.1一旦有新图纸发行，文档控制员需按照图纸目录将已升版的图纸放入整套图纸中，做好图纸变更管理记录。
6.借阅管理外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件，需填写《文件借阅单》，经部门领导签字同意，借阅人签字借出。
借阅人应妥善保管借阅文件，不得涂改、撕毁，并应按时归还。
7.标准格式和表格7.1工作联系单7.2内部传阅单7.3公司文件传阅表7.4借阅登记簿7.5发文登记簿7.6收文登记簿7.7资料销毁记录7.8档案标签附录1 预算合约部文件归档系统结构图预算合约部文件归档系统结构图说明：收文：按来文编号顺序存档，无编号按对方发文日期的先后顺序存档。
发文：按发文编号顺序存档。
业主指令：业主工程部发给承包单位的工作指令（以工作联系单形式下发的）。
顺序：存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放。
附录2 招标阶段文件存档内容招标阶段文件存档目录附录3 经济文件存档内容经济文件存档内容1经济文件审批表1经济文件审批表变更工程报价汇总表及变更工22材料/设备价格审批单程报价清单业主工程部/设计单位及工程监理3组价明细3签署的有效确认文件4变更指令业主工程部/设计单位及工程监5理签署的有效文件6用于计量的有效图纸获批准的材料价格审批单（如果7有）8其他相关文件1经济文件审批表1合同付款审批表2工程款支付申请表2资金请款单3工程形象进度表3经济文件审批表（已签批的）4工程款支付评估报告（造价咨询公司出具）4合同中关于付款条款复印件5工程进度款报审表（采购货物的供应商不适用）5其它资料（如有，预付款保函、置业内部请示等）6工程部确认函（如有）7 监理审核意见1经济文件审批表 1 经济文件审批表2 材料、设备品牌变更审批单2 分部分项工程量清单钢筋混凝土等合同约定调整价格的材料价格调整明细表3经监理、设计单位或业主工程部签署的有效确认文件3 工程形象进度表4 其他合法有效的证明文件1材料、设备审批单经监理、设计单位或业主工程部2签署的有效确认文件附录4项目文件编号（编码）表附录5 项目参与单位编号（编码）表附录6 文件收进流程附录7 文件发放流程。