《文秘实务与案例》教案 第六章 商务活动管理 第一节 商务旅行
商务秘书实务-第六章
10：25 抵达上海虹桥机场（××接机）。
（一）旅行计划 一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑： 1.时间 一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到 两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅 行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息 时间。 2.地点 一是指旅行抵达的目的地（包括中转地）。目的地名称 既可详写（即哪个地区、哪个公司），也可略写（即直 接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活 动的地点；三是指食宿地点。
案例：
一天，总经理告诉秘书小于，他要到x市去开会，让 她陪同一起去。她问总经理坐啥车，秘书长说坐火车， 赶上开会就行，不用早了。
小于看了看列车时间表，算了一下，坐明天9点车就 正好，既不用起早又不用贪黑，欣赏一路风光，晚上 又不耽误休息。她下午买了预售票，就告诉领导明天 在家等着就行了。文件、路费都准备齐了，车也安排 了。她就安心回家了。
总算到站了，而且接站车也一直在等他们。这总算给小于一 点欣慰。
由于他们是坐慢车来的，会议的晚饭开过了，又现给他们热 饭。虽然饭菜很好，但小于吃了两口就饱了。
分析：
秘书安排好领导的差旅，是秘书工作的一 个重要部分。安排过程中，一定要细心谨慎。
上述案例，秘书只是看错一次车，但却给 领导增加了不少麻烦，若领导身体不好就更麻 烦了。服务中出事，往往都在小事上，又多在 高兴和轻易之中。所以，时时要小心，小事也 不可马虎。 Nhomakorabea 18：00
与 ××总经理在公司共进晚餐。
5月12日 星期三 上午 9：30 赴××公司与×××董事长洽谈（需用的4、5号 文件在公文包中）。
11：30 与×××董事长共进午餐（在该公司）。 下午 15：00 拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在手提 箱内）。 18：00 在宾馆用餐。
电子教案与课件—文秘实务与案例(第二版)-A42-9555 第六章 商务活动管理 第三节 商务宴请
2.入席
3.致辞
4.敬酒
5.交谈
6.散席
课内练习
请根据下面的情景完成实训活动。
某公司为了表示对客户的谢意，准备在新年来临之际，召开客户联谊宴会。经理要求秘书安排宴会的桌次和座次。经理指示，这次宴会共设3桌（圆桌），呈三角形，分别编为1、2、3号，同时要安排好每桌的座次。
请实际情景，演练安排宴请活动桌次和座次的过程。
1.结合胡明在餐桌上的举止，请指出他有哪些失礼之处？
2.中餐和西餐礼仪区别是什么？
步骤二：学习新知
一、宴会及类型
二、宴会的礼仪
1.餐前礼仪
2.餐桌礼仪
三、宴会的准备工作
1.确定日期和时间
2.桌次和座次
6.制作并发送请柬
7.布置宴会现场
四、商务宴请的程序
不久后，胡明没能参加4月份的重要洽谈，而被调往湖南分公司工作。另一位同事小陈却被提拔为公关部副部长，小胡为此感到纳闷，当他旁敲侧击地问及此事时，才知道是那顿饭吃下来，小陈在陪同用餐时的一些细微的举止表现让老总非常欣赏，“就凭他在用西餐时一点儿响声都没有，就使我感到他是个具有良好素养的人。”
案例分析：
案例导入：
胡明通过应聘进入天地建设集团的市场营销部工作，由于年轻肯干，工作积极，业绩好，被提拔为总经理秘书。4月份将有一重要的法国客户要来洽谈业务，为了这次洽谈的成功，做成这笔生意，公司将从业务骨干中挑选谈判人员参加此次洽谈会，并作为公关部副部长的拟任人选，胡明名列其中。王总在马克西姆西餐厅安排了一场“预选赛”，他想在餐桌上考察和遴选人才。一同进餐的有公司市场营销部李部长、公关部张部长、胡明和另外两名营销和公关人员。胡明希望能得到领导的肯定，于是他拿出相机四处照相，不停地说笑，餐桌气氛十分活跃。餐桌上他忙得不亦乐乎，帮领导切牛排、割鸡肉，又是给大家分蛋糕、取点心，弄得杯、盘、刀、叉、碟等时不时发出碰撞声，嘴上、手上都是油。公关部张部长给他使了几次眼色，他都没有注意到。总经理像他举杯说：“辛苦了，小胡！你坐着休息一会吧！”大家一阵笑声吧小胡弄得满脸的尴尬。
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第六章)(编辑定稿)
第六章参谋咨询思考题及参考答案1.为什么说参谋咨询是秘书工作的重要内容？答：（1）就秘书和领导的关系而言，秘书是领导的助手，参谋咨询自古以来就是秘书的职责。
参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时单独出现。
为领导决策事项提供可行性备选方案是最典型的参谋工作。
（2）就秘书的职权范围而言，由于秘书在日常工作中全面协助领导处理各种事务，因而秘书具备为领导提供参谋咨询服务的的主观条件：一是熟悉领导的责权范围、工作内容、组织交流，对于各个工作渠道和各方面信息了如指掌；二是熟悉领导的工作习惯、思想脉络和各个时期的工作重点；三是熟悉所在组织的具体情况，对上级部门的政策、理念和下级部门的工作情况都有所把握。
（3）就秘书和领导的关系而言，由于秘书经常和领导一起工作，因而具有更多提供参谋咨询服务的机会。
领导通过倾听和交流征求秘书机构的意见，拓宽自己的思路、强化自己的想法、（4）就秘书工作本身特点而言，工作的非权力支配性和非职责限定性，掌握的信息不受职能管理的局限，因此秘书的参谋咨询对领导具有更加特殊的意义。
2.简述在领导决策过程各个环节中秘书机构的参谋作用。
答：（1）在发现存在问题中的参谋咨询，秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点，划定它在空间和时间上的界限，并准确地加以说明，按照严格的逻辑推断来寻求问题产生的原因。
（2）在确定决策目标中的参谋咨询，秘书机构要依据领导解决问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考。
（3）在拟订备选方案中的参谋咨询，秘书机构要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映。
与此同时，秘书机构要协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将其结果加以综合分析，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考。
（4）在选择决策方案中的参谋咨询，秘书机构要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。
秘书实务任务四安排商务旅行 精品
相关知识 （一）为上司安排旅行
准备旅行计划和旅馆信息 制定约会计划 为商务洽谈收集资料 决定旅行用品 行李问题 安排差旅费 建立旅行——旅馆信息资料库 办理旅行保险
（二）与上司一起旅行
旅行安排 设备安排 行为举止 工作交代
（二）报销差旅费
报销差旅费应该符合国家和单位的报销规定，并履行相关报销 手续，一般应具备提前进行费用预算审批、费用支出、获取发 票、进行报销等环节。报销应及时规范、手续完备。报销差旅 费的一般程序： 1、提交费用申请报告或费用申请表。 2、授权人审核同意，并签名批准。 3、报告或申请表提交财务部门，领取现金或支票。 4、商务活动中发生的费用，要向对方索取相应的发票。 5、商务活动结束后，ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ发票附在“出差报销单”后，签名报 销。 6、如商务活动中计划费用不足，应提前向有关领导报告，取 得许可后，超出部分方可报销。
《秘书实务》精品课程
模块二
秘书办事模块
项目五
有效组织商务活动
任务四
安排商务旅行
[知识目标] 1、了解旅行计划和旅程表的内容； 2、了解制定旅行计划的注意事项； 3、掌握为上司做商务旅行的准备； 4、掌握商务费用报销预结算 [能力目标] 能够安排商务旅行 [教学重点] 能够安排商务旅行
情景导入
天地公司经理张伟因公干需 去纽约出差，请秘书高山安排相 关事宜。
任务实施
秘书高山应作以下 安排：
1、准备旅行计划表如下： 张伟经理旅美日程表 广州…一纽约 2008年1月7日-9日 1月7日 星期日 上午9：15 乘中国民航302次班机离广州，乘CA983次班 机由北京至纽约。 下午19：45 抵纽约(林敏小姐接)，住Francis旅馆。 下午20：30 与格兰特(Grant)先生在旅馆共进晚餐。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义1.2 秘书实务的作用与意义1.3 秘书实务的基本原则与要求1.4 秘书实务的发展趋势第二章：秘书工作内容与流程2.1 秘书工作的主要内容2.2 秘书工作的基本流程2.3 秘书工作的时间管理2.4 秘书工作的沟通协调第三章：商务沟通与协调3.1 商务沟通的基本原则与技巧3.2 商务协调的基本方法与步骤3.3 商务会议的组织与安排3.4 商务洽谈的技巧与策略第四章：文书写作与处理4.1 文书写作的基本要求与规范4.2 公文的格式与结构4.3 文书的处理与管理4.4 电子邮件与电话沟通的技巧第五章：办公室管理与维护5.1 办公室环境布置与维护5.2 办公设备的使用与管理5.3 办公用品的采购与管理5.4 办公室安全与保密工作第六章：宴会与接待礼仪6.1 宴会礼仪的基本原则与程序6.2 接待礼仪的重要性与基本要求6.3 商务场合的着装与仪态6.4 跨文化交流中的礼仪注意事项第七章：商务旅行安排与管理7.1 商务旅行的基本准备工作7.2 机票与酒店预订技巧7.3 商务旅行中的交通与导航7.4 商务旅行安全与紧急情况处理第八章：信息收集与管理8.1 信息收集的重要性和方法8.2 信息处理的技巧与步骤8.3 数据库的使用与管理8.4 信息保密与分享的原则和技巧第九章：时间管理与个人效率提升9.1 时间管理的重要性与策略9.2 个人效率提升的方法与技巧9.3 任务优先级设定的原则9.4 个人职业发展规划与目标设定第十章：秘书职业规划与发展10.1 秘书职业发展的路径与前景10.2 秘书职业规划的制定与实施10.3 秘书职业素养的提升与修炼10.4 秘书在组织中的角色与职责重点和难点解析一、秘书实务概述：理解秘书实务的定义、作用与意义，以及其基本原则与要求，对于学生建立正确的秘书实务观念至关重要。
二、秘书工作内容与流程：掌握秘书工作的主要内容及其基本流程，是秘书工作顺利进行的基础。
商务秘书实务第六章 差旅安排
三、公共场合的礼节
与他人保持适当距离 靠右行走 在公共场所保持安静
四、关于小费的认识
正确认识小费 具体付费情况
商务秘书实务第六章 差旅安排
第一节 国内商务旅行准备
一、了解情况 商务旅行的目的 地点 时间 人员安排
二、商务旅行的准备工作
选择预订交通工具 预订旅馆 预支差旅费 准备资料和行装 制定商务旅行计划
第二节 出国商务旅行的准备
一、出国手续 办理护照 办理签证 办理《国际预防接种证书 》 办理出境登记卡 办理保险
二、 出入境手续
边境检查 海关检查 安全检查 检疫
三、其他准备
掌握时差换算 兑换外币 准备适当的礼物 了解所到国家的背景资料 准备资料和各种证件 准备行装 制定用品行装一览表
第三节 出国商务旅行的礼节
一、乘坐飞机的礼节 候
秘书实务教案
秘书实务电子教案课程说明：一、课程性质：“秘书实务”是我院大二学生院选课程，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才二、主要内容：第一章秘书实务概述第二章秘书的接待工作第三章秘书的沟通与协调工作第四章会议组织与服务第六章秘书的日常事务工作第七章文书处理与档案管理三、教学目标：本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。
同时，配合一定的训练，使学生的认识有较大提高。
本课程以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。
四、考核方法：平时表现与期末考试相结合。
五、成绩说明(说明成绩的构成、比例等)1 、课堂纪律： 10%2、作业： 10%3、实训(含课堂讨论和实作 )： 20%4、期末考试： 60%课题：秘书实务概述教学目标：1. 了解秘书实务的内容2. 了解秘书实务工作的性质与特点3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德4.掌握秘书实务工作的规律与方法教学重点：掌握秘书实务工作的规律与方法教学难点：了解秘书实务工作的性质与特点课时安排： 2 个课时课型：理论课+实践课教学方法：讲授法、讨论法授课过程：学习秘书实务的目的是什么？(一)直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
(二)根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
一、何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
二、秘书实务的研究范围和主要内容是什么？(一)秘书实务的研究范围包括：1、秘书业务工作的一般理论2、秘书业务工作的具体内容3、秘书业务工作的工作规范4、秘书业务工作的运作程序5、秘书业务工作的具体方法。
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授课题目
第六章商务活动管理
第一节 商务差旅
课时安排
4
教学
目标
了解商务差旅计划的内容和注意事项；熟悉制定商旅计划的方法；掌握制定商务差旅计划的技巧，能够为上司出差做好准备。
教学重点
熟悉制定商旅计划的方法；掌握制定商务差旅计划的技巧
教学难点
能够为上司出差做好准备
授课类型
理论、讨论、练习
课后作业
钟玲是北京东华公司的办公室秘书，下周公司经理张峰峰要到纽约出差一趟，时间为一周，主要与纽约的风华公司洽谈合作事宜。如果你是秘书钟玲，请完成以下任务：
1.拟订此次出差的旅行计划
2.拟订此次出差的商务旅程表
3.查找资料，列出出国商务旅行的准备工作流程
课内练习
请根据以下情景完成实训。
11月8日上午，汪总计划会见青岛国际旅游公司的业务拓展部陈经理。下午要赶往日照，11月9日计划会见日照旅游局长张明。请为张总制订11月8日9日的行程安排。
要求：（1）确定每项活动的具体时间，写清活动地点和内容。
（2）确定去日照的交通方式、车次和开车时间，以及在日照住的酒店。
教学方式
讲授法、讨论法、案例法
教学资源
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：新课导入
情景模拟：
北京某公司领导因公务需要，要携带秘书王玲到西安出差，主要是洽谈项目合作前期有关事宜。学生担任秘书王玲的角色，拟定一份旅行方案
分析与总结：
1．学生在收集资料中的不足分析
2．学生拟定旅行方案的合理性分析
步骤二：学习新知
一、商务旅行的交通方式
1.交通工具
2.影响交通工具选择的主要因素
二、商务旅行前的准备工作
1.订火车票或机票
2.预订房间
3.预支差旅费
4.准备商务旅行必需的用品
三、制订商务旅游计划
1.商务旅行计划的内容
2.制订旅行日程表
四、差旅期间的秘书工作1．上司动身当天的源自作2.不与上司一同出差的工作
3．与上司一同出差的工作