归档文件的质量要求内容
文件归档工作的安全保证措施及服务质量保证措施
文件归档工作的安全保证措施及服务质量保证措施为了确保文件归档工作的安全性和服务质量，我们采取以下措施：安全保证措施1. 物理安全措施：我们会将文件储存于安全可靠的存储设备中，确保其受到足够的物理保护，防止丢失、灭失或损坏。
物理安全措施：我们会将文件储存于安全可靠的存储设备中，确保其受到足够的物理保护，防止丢失、灭失或损坏。
2. 访问控制：我们会采用严格的身份验证和访问权限管理机制，限制只有授权人员才能访问文件归档系统，防止未经授权的人员获取文件内容。
访问控制：我们会采用严格的身份验证和访问权限管理机制，限制只有授权人员才能访问文件归档系统，防止未经授权的人员获取文件内容。
3. 加密技术：对敏感文件进行加密处理，确保即使在未经授权的情况下访问到文件，也无法获取其真实内容。
加密技术：对敏感文件进行加密处理，确保即使在未经授权的情况下访问到文件，也无法获取其真实内容。
4. 备份和恢复措施：我们会定期进行文件备份，并建立有效的恢复机制，以防止数据丢失或系统故障导致的文件不可用情况发生。
备份和恢复措施：我们会定期进行文件备份，并建立有效的恢复机制，以防止数据丢失或系统故障导致的文件不可用情况发生。
5. 监控和审计措施：我们会对文件归档系统进行实时监控和审计，及时发现和应对异常事件和安全威胁，确保文件的安全性。
监控和审计措施：我们会对文件归档系统进行实时监控和审计，及时发现和应对异常事件和安全威胁，确保文件的安全性。
服务质量保证措施1. 快速响应和处理：我们承诺在收到文件归档请求后的最短时间内进行处理，并努力确保及时归档所有文件，以保证服务的快速响应和处理效率。
快速响应和处理：我们承诺在收到文件归档请求后的最短时间内进行处理，并努力确保及时归档所有文件，以保证服务的快速响应和处理效率。
2. 准确性和完整性：我们将严格按照规定的归档要求进行操作，确保文件的准确归档和完整存档，防止信息丢失或遗漏。
准确性和完整性：我们将严格按照规定的归档要求进行操作，确保文件的准确归档和完整存档，防止信息丢失或遗漏。
文书档案归档制度
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文书档案归档制度
为进一步规范文书档案管理，完整归档，结合本公司实际，特制定本管理制度。
一、归档范围：
凡公司各部门在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件均属立卷归档范围（具体见：《XXXXXX公司档案分类大纲》）。
二、归档时间：
文书档案由公司综合档案室集中统一管理。
各部门的文档管理员在每年三月底以前将上一年度已整理完毕的档案向综合档案室移交。
综合档案室在四月底前完成接收和入库登记工作。
三、归档案卷的质量要求：
1、凡归档的文件材料，要求字迹清楚，页面整洁，符合《公文处理办法》的规定。
案卷封面要求标题准确、填写规范、装订正确，否则，综合档案室有权退回，要求重新抄写。
2、凡归档的文件材料，要求组卷合理，卷内文件排列正确，文件无破损现象。
3、文件材料的归档率要达到95%以上，永久、长期卷的完整率要达到90%以上。
4、归档的案卷，要分类科学，组卷合理，案卷标题概要确切，编目规范清楚。
5、各部门的文件材料移交时，应登记造册，交接双方各留一份，以备查考。
归档文件质量要求[1]
![归档文件质量要求[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/2bb900330b4c2e3f572763a9.png)
公司归档文件材料的质量要求
1、正式文件用A4的纸张，如果需要使用更大的纸张可以使用B4型纸或者A3型纸张，横向左边装订。
2、用笔要求：
文件的起草、修改、签字必须使用蓝黑墨水或碳素墨水的笔。
禁止使用圆周笔、铅笔、纯蓝墨水和其它彩色以及易褪色的书写材料书写、绘制，也不得使用涂改液改错。
3、文件正本、稿本归档要求：
一、以公司、党委、工会名义制发的文件：一份稿本、两份正本；
二、公司各部门制发的文件：一份稿本、一份正本；
三、重要的归档文件材料和以公司名义制发的文件必须采用油印或使用针式打印机打印。
四、复印机、喷墨打印件和激光打印件不能代替正式文本作为归档文件资料。
五、正本中注明有附件的必须将附件附后。
4、文件正本、稿本用印要求：
一、文件正本用印章要求：在日期处齐年盖月。
二、稿本用印要求：稿本由文件制发单位法人签发，所用印章与文件正本相同，盖在签发人签名处。
如果稿本为打印件，须另加稿头纸，签发和用印必须在规定的栏目内进行。
5、归档文件的正本、附件、稿件、图表必须字迹清楚、纸张表面整洁美观。
任何人不得在归档文件材料上用笔圈、点、画线、涂改。
工程归档文件的质量要求
工程归档文件的质量要求工程归档文件的质量要求对于项目的长期管理和后续维护具有重要意义。
以下是一些通常应该满足的工程归档文件的质量要求：1.完整性：归档文件应包括项目的所有关键信息，包括设计文档、施工图纸、合同文本、验收记录、变更通知等。
确保所有相关信息都得到了妥善记录。
2.清晰度：文档应当清晰易懂，使用简明扼要的语言，避免模糊或歧义的表述。
图纸应清晰可辨认，注释和标记应当明确。
3.规范性：文件应符合相关的行业标准和规范，以确保在项目和维护阶段的一致性和可比性。
4.准确性：所有信息应当准确无误，与实际工程相符。
特别是设计文件和图纸中的数据应与实际施工和验收结果相一致。
5.时效性：归档文件应在项目结束后尽快整理归档，并确保及时更新。
随着项目的进行，及时记录变更和更新的信息，以保持文件的时效性。
6.一致性：文件之间应保持一致性，相互协调。
例如，设计文件应与施工图纸一致，合同文本应与实际执行的工作一致。
7.可检索性：归档文件应能够轻松检索。
采用合适的文件目录结构、编号规则和关键词标记，以方便用户快速找到需要的信息。
8.可复制性：归档文件应当能够被复制和备份，以防止文件丢失或损坏。
采用适当的存储介质和备份策略，确保文件的长期可用性。
9.安全性：对于涉及敏感信息的文件，确保采取适当的安全措施，以防止未经授权的访问和修改。
10.格式规范：文件应当采用通用的、广泛支持的文件格式，以确保文件的长期可读性。
避免使用过于特定或不常见的格式。
这些质量要求有助于确保工程归档文件对于项目管理和后续维护都是有价值的、可靠的参考资料。
归档文件及其质量要求
归档文件及其质量要求4.1 归档文件范围4.1.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。
4.1.2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A和附录B的要求。
4.1.3 声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准《城建档案业务管理规范》CJJ/T 158的要求。
4.1.4 不属于归档范围、没有保存价值的工程文件，文件形成单位可自行组织销毁。
4.2 归档文件质量要求4.2.1 归档的纸质工程文件应为原件。
4.2.2 工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。
4.2.3 工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。
4.2.4 工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。
计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。
4.2.5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。
4.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
4.2.7 工程文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
4.2.8 所有竣工图均应加盖竣工图章（图 4.2.8），并应符合下列规定：图4.2.8 竣工图章示例1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
2 竣工图章尺寸应为：50mm×80mm。
3 竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处。
4.2.9竣工图的绘制与改绘应符合国家有关制图标准的规定。
4.2.10 归档的建设工程电子文件应采用表4.2.10所列开放式文件格式或通用格式进行存储。
专用软件产生的非通用格式的电子文件应4.2.11归档的建设工程电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和有效性。
工程文件的归档范围及质量要求可修改全文
可编辑修改精选全文完整版工程文件的归档范围及质量要求工程文件的归档范围及质量要求一、工程文件的归档范围工程项目档案内容：建设单位，设计单位，监理单位，施工单位。
工程项目档案是以竣工图为核心，在工程建设和工程对象的使用、维护活动中形成的基建档案。
它的基本内容包括：1、工程准备阶段文件。
立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；建设、施工、监理机构及负责人。
2、监理文件。
监理规划；监理月报中的有关质量问题；监理会议记要中的有关质量问题；进度控制；质量控制；造价控制；分包资质；监理通知；合同与其它事项管理；监理工作总结。
3、施工文件。
建筑安装工程包括：土建（建筑与结构）工程；电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程；室外工程。
市政基础设施工程包括：施工技术报告；施工现场准备；设计变更、洽谈记录；原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告；施工试验记录；施工记录；预检记录；隐蔽工程检查（验收）记录；工程质量检查评定记录；功能性试验记录；质量事故及处理记录；竣工测量资料。
4、竣工图（1）建筑安装工程竣工图包括：综合竣工图、专业竣工图。
（2）市政基础设施工程竣工图。
5、竣工验收文件（1）工程竣工总结。
（2）竣工验收记录。
财务文件。
（4）声像、缩微、电子档案（详细内容见归档范围表）。
补7页合同范围二、归档文件的质量要求工程档案质量要求完整性准确性系统性安全性（一）工程档案质量要求。
指对工程档案完整、准确、系统和安全的基本要求。
1、工程档案的完整，要求工程档案要齐全成套，并且种类也应完备。
一方面，就单项工程建设活动形成的工程档案而言，应包括该活动全过程中形成的所有具有保存价值的施工文件，符合成套性的要求；另一方面，就一定的库藏范围而言，工程项目应按系统科学排列档案，使工程项目档案从个体到整体的构成更加合理，维护工程档案的不可分散性。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
建设工程档案归档质量要求
建设工程档案归档质量要求1、纸质文件的归档质量要求(1)归档的建设工程文件应当为原件。
确需复印的文件材料，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。
(2)文字书写要求字迹工整，符合国家用字标准。
图表清晰，图样整洁，签字盖章手续完备。
(3)建设工程文件书写应采用碳素墨水。
(4)文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
不得使用未经国家公布实施的简化字，禁止使用涂改液。
(5)建设工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297×210mm),图纸应采用国家标准图幅。
(6)竣工图应采用新蓝晒图。
1)竣工图宜在施工过程中，随着工程进度，按照国家建筑制图标准的规定进行编制，做到规格统一、图面整洁、线条清晰、字迹工整、指示明确、便于查阅。
2)注写说明等文字应采用仿宋体，字体要求从左到右排列整齐，字体的大小可参照原图以到达协调统一。
3）绘制图形、注写说明等，应统一使用碳素墨水等黑色耐久性书写材料。
4）按施工图施工没有变更，应由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后作为竣工图。
5）在施工过程中，原施工图内容做了更改的，宜重新绘制竣工图。
假设原施工图更改的内容较少，可依据变更内容和实际施工情况，在原施工图上加以修改补充，加盖竣工图章后作为竣工图。
6）凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、以及有其它重大改变，不宜在原施工图上修改补充，或变更局部超过图面1/3,应重新绘制改变后的图纸，加盖竣工图章后作为竣工图。
7）对在原施工图上加以修改补充后作为竣工图的，可采用注记法和改图法绘制竣工图。
8）重新绘制的竣工图，在竣工图图标栏中应有原设计单位名称和原设计人员签字，没有原设计人员签字的应附原施工图纸。
9）必须依照经确认的变更文件和实际施工情况编制竣工图，做到图物相符。
各项变更在原施工图上修改补充后，应注明变更依据，可标注变更材料所在的案卷名称、卷内页号和具体条款，或直接注明变更材料的编号。
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附件2
城建档案归档质量和整理要求
一、归档文件的质量要求
（一）纸质文件的质量应符合下列要求
1．归档文件应为原件。
施工材料质量证明文件为抄件（复印件）的必须加盖供货单位印章方为有效，并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点；
2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
表式填写要完整，用词要准确，结论要明确；
3．归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
建设单位、监理单位应根据国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求，对归档文件内容的真实、准确性进行审查；
4．归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
计算机输出的文件应使用激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机；
5．归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，要
求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。
计算机编制的文件应采用内容打印，手工签名的方式。
不得采用先签字再复印、盖章的复制件；
6．归档文件材料幅面尺寸宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅；
7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；
8．纳入施工图审查范围的竣工图应盖有审图章，所有竣工图均应加盖竣工图章；
9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图；
10．不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。
（二）电子文件的质量应符合下列要求
1．对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息（如签章）固化成PDF文件；
2．对于扫描型电子文件，应符合以下质量要求：
（1）格式采用TIFF、JPEG 、PDF。
单份多页文件需存储成PDF格式；
（2）扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。
一般文件、页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的文件，采用黑白模式扫描；清晰度较差的文件采用灰度扫描；带有有色标记，盖有有色印章的文件应采用彩色模式扫描。
竣工图可视扫描效果选择其中一种扫描模式；
（3）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF格式存储，用Group4压缩；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，应采用JPEG格式存储，存储时压缩率的选择，应以保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
原则上A3、A4扫描每页不超过 1.5MB，A0扫描不超过10MB；
（4）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，一般应在200～400dpi；
（5）扫描图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
扫描留下的黑迹宽度不得超过0.5厘米，影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则，确保图像清晰、完整，无偏斜、失真。
对方向不正确的图像应进行
旋转还原，以符合阅读习惯；
（6）对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。
对有些展开后在同一面但分左右两页的文本，如建筑工程规划许可证、建设用地规划许可证、施工许可证等两页要视作一页扫描，以保持文件的完整性。
（三）声像文件的质量应符合下列要求
1．照片应主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不应有明显失真变形现象；
2．照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像应一致，且应有文字说明；
3．照片宜冲印成5英寸～7英寸的彩色照片；
4．数码照片的采集应使用RAW、JPEG或TIFF格式，其分辨率不得小于500万有效像素；
5．归档的数码照片不得经过后期加工；
6．数码照片的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤；
7．建设工程归档照片的数量视工程项目规模或性质而定，不宜少于10张。
二、归档文件的整理要求
归档文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。
（一）纸质档案的整理要求
1．组卷要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。
每一卷工程档案都应当是一组联系紧密、数量适度、保管价值基本一致，能表达一个相对独立的概念的文件；
2．建设工程项目由多个单位工程组成时，工程准备阶段文件、监理文件按项目组卷；多个单位工程共用的施工准备文件、图纸变更记录、施工材料质量证明文件及试验报告等文件按项目组卷；施工试验记录、施工记录、竣工验收文件、竣工图等按单位工程组卷。
对于专业化程度高，施工工艺复杂，通常由专业分包施工的子分部（分项）工程应单独组卷；
3．立卷时对照归档范围及排列顺序，文字材料首先按照文件类属进行分卷，再考虑案卷的厚度（2cm左右）进行组卷；竣工图首先按照专业进行分卷，再考虑案卷的厚度（4cm左右）进行组卷；
4．文字材料按建设程序、事项、时间、专业等顺序排列。
各种文字报告，要求同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后、主件在前，附件在后的顺序排列；
5．施工材料质量证明文件应与相应的试验报告，按一一对应、先后顺序排列；
6．施工试验记录及施工记录一般可按结构部位、验收
批次、形成时间的先后顺序排列；
7．竣工图按专业顺序排列，同专业图纸按图号顺序排列，修改图、补充图排在整套图纸后面；
8．既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
（二）电子档案的整理要求
1．电子档案的整理应与纸质档案整理同步进行，电子档案与纸质档案的内容要一致并建立相应的对应关系，同一保管单元（或同一案卷）内电子档案的组织和排序应与相应的纸质档案相同；
2．建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件。
一个工程项目由多个单位工程组成时，共用文件工程准备阶段文件、施工准备文件、图纸变更记录按项目建文件夹，桩基工程文件、施工记录、竣工验收文件、竣工图按单位工程建文件夹，竣工图再按专业建子文件夹，按照“项目”、“单位工程”、“案卷”、“文件”的次序，建立相应的目录结构；
3．电子文件的命名要以卷内序号加与纸质文件相对应的文件名来标识，如05建设用地批准书.pdf。
图纸要序号加图名或图号标识。
4．电子档案需刻录成光盘，不得带有电脑病毒，每张光盘要用记号笔书写光盘内容；
5．建设单位要负责汇总施工、监理、设计等单位形成的电子档案，并对电子档案的真实性、完整性、有效性进行检验。
（三）声像档案的整理要求
1．胶片照片的整理应符合现行国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）的规定，并应符合《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）的规定；
2．数码照片的整理应符合《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）的规定；
3．录像档案的整理应符合现行行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）的规定，并应符合《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）的规定；
4．声像档案归档前应自查真实性、完整性、有效性，并由建设单位签署审核意见。