文件归档要求
文件归档整理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。
4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确，排列有序。
3. 文件材料编号规范，便于查找。
4. 文件材料编目完整，便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。
归档文件的质量要求
附件 2一、归档文件的质量要求(一)纸质文件的质量应符合下列要求1 ．归档文件应为原件。
施工材料质量证明文件为抄件(复印件)的必须加盖供货单位印章方为有效 ,并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点；2 ．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
表式填写要完整，用词要准确，结论要明确；3 ．归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
建设单位、监理单位应根据国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求，对归档文件内容的真实、准确性进行审查；4．归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
计算机输出的文件应使用激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机;5 ．归档文件应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，要求单位或者个人签章的文件，其签章手续完备。
计算机编制的文件应采用内容打印，手工签名的方式。
不得采用先签字再复印、盖章的复制件;6 ．归档文件材料幅面尺寸宜为 A4 幅面( 297mm× 210mm) ，图纸宜采用国家标准图幅；7 ．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸普通采用蓝晒图 ,竣工图应是新蓝图 .计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件;8．纳入施工图审查范围的竣工图应盖有审图章 ,所有竣工图均应加盖竣工图章；9 ．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或者变更部份超过图面三分之一的,应当重新绘制竣工图;10 ．不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》( GB/10609。
3-89 )统一折叠成 A4 幅面( 297mm ×210mm )，图标栏露在外面 .(二)电子文件的质量应符合下列要求1 ．对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息(如签章)固化成 PDF 文件；2 ．对于扫描型电子文件，应符合以下质量要求：( 1 )格式采用 TIFF、JPEG 、PDF。
关于文件归档管理的通知
关于文件归档管理的通知各部门：为了加强公司文件的规范化管理，提高文件的查询和使用效率，确保公司各类文件的完整、准确和安全，现将有关文件归档管理的相关事宜通知如下：一、文件归档的范围1、公司各类行政文件，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函件等。
2、公司的业务文件，如合同、协议、项目计划书、项目报告、市场调研报告等。
3、公司的财务文件，包括财务报表、预算报表、审计报告等。
4、公司的人事文件，例如员工档案、招聘文件、培训资料、考核文件等。
5、公司的会议文件，包括会议纪要、会议决议等。
二、文件归档的要求1、完整性归档的文件应齐全完整，不得遗漏重要文件或文件的重要部分。
对于有附件的文件，应将附件一并归档。
2、准确性归档的文件内容应真实、准确，文件的日期、文号、主题等信息应清晰明确。
3、规范性文件的整理和装订应符合规范要求。
按照文件的类别、时间等进行分类整理，采用统一的装订方式，确保文件整齐有序。
4、及时性各部门应在文件办理完毕后的规定时间内进行归档，一般不超过一个月。
对于重要或紧急的文件，应及时归档。
三、文件归档的流程1、收集各部门指定专人负责文件的收集工作，确保应归档的文件全部收集到位。
2、整理对收集的文件进行初步整理，按照归档要求进行分类、编号等。
3、审核部门负责人对整理好的文件进行审核，确保文件的完整性和准确性。
4、移交审核通过后，将文件移交至公司档案管理部门。
5、接收档案管理部门对移交的文件进行接收登记，并进行再次审核。
6、入库审核无误的文件入库保存，按照档案管理的规定进行存放和管理。
四、文件的保管和利用1、保管档案管理部门应确保文件保管环境的安全、干燥、通风，采取必要的防火、防潮、防虫等措施，保证文件的安全。
2、利用公司员工因工作需要查阅文件时，应按照规定填写查阅申请单，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。
查阅过程中应遵守相关规定，不得损坏、涂改、转借文件。
五、责任与处罚1、各部门应严格按照本通知的要求进行文件归档管理工作，如发现未按要求归档的情况，将对相关部门和责任人进行通报批评。
归档要求(附文件目录表)
1归档的纸质文件应为原件。
因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档；项目文件
的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定；项目文件
的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合；
2项目文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。
3计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式、水性墨和热敏打印机.
4项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备
5项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准
图幅
附表：
卷内文件目录
顺序号文号
责任
者
题名日期页号备注。
档案盒归档要求
档案盒归档要求
档案盒归档是指将文件按照一定的规则和要求整理并存放在档案盒中，以方便管理和检索。
以下是一些常见的档案盒归档要求：
1. 文件分类：根据文件的性质、内容和用途，将文件进行分类。
可以根据部门、项目、日期等进行分类，以便于后续的管理和检索。
2. 文件编号：为每个文件赋予唯一的编号，以便于快速定位和识别。
文件编号可以包括部门代号、项目代号和顺序号等信息。
3. 文件标签：在每个文件上粘贴清晰可见的标签，标注文件的名称、编号、日期等重要信息。
标签应该粘贴在文件的正面或侧面，便于查找和辨识。
4. 文件整理：将文件按照一定的顺序整理放置。
一般来说，可以按照文件编号或者日期的顺序进行排列，确保文件的有序性。
5. 文件装订：对于多页文件，可以使用文件夹、夹子或者文件夹装订机进行装订，以防止文件的丢失或混乱。
6. 档案盒标识：在每个档案盒上贴上标识，标注档案盒的名称、编号范围、存放位置等信息。
这样可以方便管理人员快速找到所需的档案盒。
7. 档案盒摆放：将已装订的文件放入档案盒中，确保文件的整齐摆放。
档案盒应该放置在干燥、通风的地方，避免受潮或
受损。
8. 目录索引：根据档案盒中文件的内容，制作相应的目录索引。
目录索引应该包括文件名称、编号、日期等信息，以方便后续的检索和查阅。
以上是一些常见的档案盒归档要求，具体的要求可以根据实际情况和组织的需求进行调整和补充。
档案盒归档的目的是为了方便管理和利用文件，提高工作效率和信息的安全性。
文件归档要求
文件归档要求在现代社会中，文件归档已成为一个不可或缺的环节。
它不仅仅是管理文件，更是管理组织或机构的重要手段。
因此，文件归档要求也越来越高。
本文将从几个方面来介绍文件归档的要求。
一、文件命名规范文件命名规范是文件归档的基础。
一个好的文件命名规范可以使文件的查找和管理更加方便快捷。
一般来说，文件名应该简洁明了，尽量避免使用特殊字符和空格。
此外，对于一些重要文件，最好添加日期、作者、版本等信息，以便日后查找。
二、文件分类规范文件分类规范也是文件归档的重要环节。
在对文件进行归档前，应该先对文件进行分类。
一般来说，可以按照文件类型、部门、时间等多个维度来进行分类。
分类规范可以使文件的管理更加精准，避免重复或遗漏。
三、文件存储规范文件存储规范也是文件归档的重要环节。
文件存储应该按照一定的规范进行，例如，可以按照文件类型、部门、时间等维度进行存储。
此外，对于一些重要文件，最好使用网络硬盘或云盘进行备份，以防数据丢失。
四、文件保密规范文件保密也是文件归档的重要环节。
对于一些涉及到机密信息的文件，应该严格遵守保密规范。
例如，可以对文件进行密码保护或者制定访问权限，以确保文件的安全性。
五、文件更新规范文件更新也是文件归档的重要环节。
对于一些需要进行更新的文件，应该制定更新规范，例如，可以规定更新次数、更新人员、更新时间等信息。
此外，更新后的文件应该及时进行归档，以便下一次查找和管理。
六、文件查找规范文件查找也是文件归档的重要环节。
一个好的文件查找规范可以使文件的查找更加快捷方便。
一般来说，可以通过文件名、文件类型、部门、时间等多个维度进行查找。
此外，应该定期对文件进行清理，以避免冗余数据的存在。
七、文件备份规范文件备份也是文件归档的重要环节。
对于一些重要文件，最好进行定期备份，以确保数据的安全性。
备份可以采用多种方式，例如，可以使用U盘、光盘、网络硬盘或云盘等进行备份。
八、文件共享规范文件共享也是文件归档的重要环节。
文件传递及归档管理规定
文件传递及归档管理规定1. 引言2. 文件传递规定2.1 文件传递方式（1）内部传递：内部传递主要通过组织内部的网络传输和公共文件共享平台进行，包括电子邮件、即时通信工具、内部网盘等。
（2）外部传递：外部传递主要通过加密邮件、加密文件传输协议等安全手段进行，确保文件在传递过程中的安全性和机密性。
2.2 文件传递注意事项（1）文件发送方应在传递前对相关文件进行必要的检查和整理，确保文件的完整性和准确性。
（2）文件接收方应在接收文件后及时查看并确认，如有问题应及时与发送方进行沟通。
（3）对于机密文件的传递，应使用加密文件传输协议，并在传递过程中定期更改加密密钥。
3. 归档管理规定3.1 归档分类（2）合同文件：包括合同、协议、责任书等相关文件。
（3）人事文件：包括员工档案、培训记录、绩效评估等相关文件。
（4）财务文件：包括采购订单、发票、报销单据等相关文件。
3.2 归档命名规则（1）按文件类别和日期进行命名，例如：项目文件20220101。
（2）文件名应简洁明确，避免使用过长或含有特殊字符的命名。
3.3 归档存储和备份（1）归档文件应存储在统一的文件归档系统中，确保文件易于查找和访问。
（2）定期对归档文件进行备份，并保存在离线、安全的地方，以防止文件丢失或损坏。
4. 其他规定（1）禁止私自复制、传递或删除他人的文件，如有需要应经过授权和确认。
（2）对于无需归档的临时文件，在使用完毕后应及时删除，以保证文件存储空间的有效利用。
（3）严禁使用不合法或侵犯他人权益的文件进行传递和归档管理。
5. 飞机邮件责任对于违反文件传递及归档管理规定的行为，将根据组织相关规定进行相应的处理，并可能承担相应的法律责任。
6. 结论为了保证文件传递的准确性和安全性，归档管理的规范性和有效性，各部门及员工应严格遵守本规定，并能够随时接受组织的监督和检查。
只有如此，才能更好地推动组织的信息化建设和工作效率的提升。
国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范一、文件归档要求1.文件完整性要求：对于国家重大建设项目的各类文件，包括项目申报报告、招标文件、合同协议、设计文件、施工方案、工程验收文件等，要求归档前必须保证文件的完整性，确保内容齐全，无遗漏。
2.文件编目要求：对于归档文件，要按照一定的编目规则进行整理，以方便后续的查阅和管理。
编目应包括文件名称、日期、起草单位、文号等基本信息，还可以根据需要增加其他必要的分类编目，以便于文件的检索。
3.文件分类要求：国家重大建设项目涉及较多的文件类型，要根据各类文件的不同特点进行合理的分类，如项目管理类文件、设计施工类文件、验收评估类文件等，以便于后续文件的检索和利用。
同时，在文件归档时，要注意项目的整体性，将相关文件归为一类，避免文件碎片化。
4.文件编号要求：文件归档时，应对每个文件进行编号，并在其封面或文件夹上注明编号。
编号可以采用年份+序号的方式，也可以根据文件的类别和重要性进行区分，以便于文件的管理和跟踪。
5.文件保存要求：国家重大建设项目文件需按照规定的时限进行保存，一般要求保存10年以上。
在保存时，要采取适当的方法和手段，如数字化保存、纸质保存等，并采取相应的措施保证文件的安全性，防止文件的遗失和损坏。
1.档案分类规范：国家重大建设项目的档案应按照项目的不同阶段进行分类，如前期策划、项目建设、工程施工、验收阶段等。
在进行分类时，要注意清晰明确的标识，以便于后续的查找和利用。
2.档案登记规范：国家重大建设项目的档案应按照一定的登记规范进行整理，包括档案编号、档案名称、档案起止日期、文件数目等。
同时，要建立相应的登记台账，记录档案的借阅情况和归还情况，以方便管理和追溯。
3.档案保管规范：国家重大建设项目的档案应专设档案室或档案库进行保管，确保档案的安全性和完整性。
同时，在档案保管过程中，要定期进行检查和鉴定，确保档案的完好无损。
4.档案利用规范：国家重大建设项目的档案利用应按照相关规定进行，必须符合国家法律法规，并得到相关部门的批准。
档案管理制度归档要求
一、归档范围1. 公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘、光盘等材料。
2. 公司各部门、子公司、分支机构等在业务活动中产生的各类文件、资料、报告、报表、合同、协议、通知、函件等。
3. 公司参加各类会议、培训、研讨、评审等活动的记录、文件、资料等。
4. 公司员工的人事档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。
5. 公司涉及的法律、法规、政策、标准、规范等文件。
二、归档要求1. 归档文件应原件（特别情况下可用复印件代替），要完整、准确、系统，各种签证手续完备，字迹清晰。
2. 归档文件应按照归档范围进行分类，分为永久、长期、短期档案，分别按照国家档案管理部门的规定进行保管。
3. 归档文件应在文件形成后的规定时间内归档，逾期未归档的，由相关部门负责人进行追责。
4. 归档文件应按照以下顺序进行排列：（1）文件标题；（2）文件编号；（3）文件形成日期；（4）文件来源；（5）文件内容摘要。
5. 归档文件应进行编号、编目、立卷、装订等工作，确保档案的完整性和可查询性。
6. 归档文件应按照档案保管要求，进行存放、保管、防护、修复等工作，确保档案的安全、完整、可用。
三、归档流程1. 归档部门将文件整理完毕后，填写《归档文件登记表》，由归档部门负责人签字确认。
2. 档案管理部门对《归档文件登记表》进行审核，确认文件符合归档要求后，办理归档手续。
3. 档案管理部门将归档文件进行编号、编目、立卷、装订等工作，并建立档案目录。
4. 档案管理部门将归档文件存放在档案室，并做好防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。
四、归档责任1. 归档部门负责将文件整理完毕后，按照归档要求进行归档。
2. 档案管理部门负责归档文件的审核、编号、编目、立卷、装订、存放、保管、防护、修复等工作。
3. 公司各部门、子公司、分支机构等负责人对所辖范围内的归档文件负责。
国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
一、归档要求
1、国家重大建设项目文件归档要求要求文件应当按照文件类型、文件时间、文件交接移交的形式、发文机关等建立归档文件。
2、文件归档应当按照建设项目任务的顺序进行，按照文件的时间次序，严格按照文件的正确类别，根据文件的实际形式，如图片、文本等进行归档；
3、文件归档应当随着文件的产生而实时归档，归档时必须注明文件标题、发文机关、发文日期、文件类型等信息；
4、在完成归档时，应当将文件的基本信息录入档案归档系统中，便于检索和办理后续事宜；
5、文件归档完成后，应当对归档的文件逐份进行规范的保存，以保护文件的完整性和实用性，并及时定期检查归档文件的完整性和真实性；
1、文件整理要求文科文件原则上按发文机关、发文日期的先后顺序进行排列；
2、文件排列的时候要注意文件类别的划分，明确文件的实际内容，根据文件的性质，把文件中的报表、立项文件、报告、会议纪要、复印件等分别放在不同的文件夹中；
3、文件的排列要按照发文日期的先后顺序，文件标题要与文件夹中的文件标题做比对，以方便文件的检索和查阅；
4、文件经归档整理完成后，应当制作文件目录。
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项目监理资料归档管理办法
一、主要依据：
1、建设工程监理规范（GB50319-2000）。
2、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）。
3、公司“监理资料档案管理规定”（YJL/OD-2001-02）。
公司“监理文件标识规定”（YJL/OD-2001-08）。
4、项目所在地城建档案管理机构对监理文件归档要求。
二、基本要求
1、本办法所称建设项目监理资料，是指具体的各监理项目的管理工作资料。
将作为公司对项目总监和人员监理的考核指标之一。
监理文件归档工作由公司每年12月份进行监督考核。
2、建设项目监理工作资料，是监理项目人员对项目实施监理过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录，各项目总监应予足够重视，及时收集、整理、保存，待交公司存档、管理。
3、公司对资料的管理工作实行总工程师负责制，由总工程师指定专人，建立档案室，并完善、健全工作制度。
各监理项目的资料管理工作由项目总监负责，并指定专人具体负责收集、整理、立卷、归档。
4、工程档案收集、整理、编制的份数及要求应于项目第一次工地会议前与建设单位和城建档案管理部门共同商定。
5、监理文件必须与工程进度同步完成，并于竣工验收后3个月内移交公司档案室，经验收合格后办理移交手续（外交资料若有特殊情况则可顺延）。
6、监理文件在公司归档时程序如图一。
7、档案保存期间需要查阅时应办理借阅和归还手续。
8、对超过保存期限的监理档案，按图二程序进行销毁。
监理文件归档程序图（图一）
监理文件销毁程序图（图二）
N
三、监理文件档案的质量要求
（一）监理档案应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚作假，擅自涂改原始记录，违者将按有关规定处理。
（二）档案资料的形成必须按基本建设程序，遵循工程档案的自然形成规律，保持卷内报批文件、设计文件、技术文件、施工及验工验收文件、竣工图之间的有机联系，符合专业特点，便于保管和利用。
（三）1、监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录。
2、同一事项请示与批复，主件与附件（如施工组织设计报审表、开/复工报审表、监理工程师通知单／监理工程师通知回复单等）不能分开，并按批复在前，请示在后，主件在前，附件在后的顺序排列（既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸排后）。
3、每卷单独编号，每页从“1”开始，位置正面于右下角，背页于左下角，封面、目录不编号（目录、各考表、封面、脊背格式按GB/T50238-2001附录B、C、D、E）。
4、归档文件均应为原件，且应用耐久性书写材料（如不易褪色的碳素墨水），字迹清楚，图案清晰、图表精确、签字盖章手续齐全、幅面统一采用A4纸。
5、每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、建设单位、总承包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师
审核签字。
四、监理文件的归档
（一）工程文件划分为：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件共五个部份。
建设单位负责工程准备阶段、竣工验收阶段文件的整理、立卷和验收移交。
监理单位负责监理文件的收集、整理、立卷并移交建设单位和公司档案室。
施工单位负责施工文件、竣工图的收集、整理、立卷并移交建设单位，最终由建设单位汇总审核后移交城建档案管理部门和业主档案管理部门。
（二）监理文件归档范围和保管期限分两个部份：
1、向建设单位移交部份：
按城建档案管理部门和业主档案管理部门有关规定执行。
2、向公司档案管理部门移交部份：
根据相关规范和监理行业有关规定，为加强公司监理文件归档管理工作，建立完善的监理信息管理体系，各项目归档除按（表一）、（表二）要求的顺序目录进行书面资料的归档外，尚须按（表三）内容进行电子文档的归档。
监理资料公司归档目录
（表一）工程书面资料
（表二）业绩书面资料
（表三）电子文档部份
注：电子文档请用软盘或U盘拷贝至公司存档
监理档案验收移交单。