归档文件质量要求
文件归档工作的安全保证措施及服务质量保证措施
文件归档工作的安全保证措施及服务质量保证措施为了确保文件归档工作的安全性和服务质量，我们采取以下措施：安全保证措施1. 物理安全措施：我们会将文件储存于安全可靠的存储设备中，确保其受到足够的物理保护，防止丢失、灭失或损坏。
物理安全措施：我们会将文件储存于安全可靠的存储设备中，确保其受到足够的物理保护，防止丢失、灭失或损坏。
2. 访问控制：我们会采用严格的身份验证和访问权限管理机制，限制只有授权人员才能访问文件归档系统，防止未经授权的人员获取文件内容。
访问控制：我们会采用严格的身份验证和访问权限管理机制，限制只有授权人员才能访问文件归档系统，防止未经授权的人员获取文件内容。
3. 加密技术：对敏感文件进行加密处理，确保即使在未经授权的情况下访问到文件，也无法获取其真实内容。
加密技术：对敏感文件进行加密处理，确保即使在未经授权的情况下访问到文件，也无法获取其真实内容。
4. 备份和恢复措施：我们会定期进行文件备份，并建立有效的恢复机制，以防止数据丢失或系统故障导致的文件不可用情况发生。
备份和恢复措施：我们会定期进行文件备份，并建立有效的恢复机制，以防止数据丢失或系统故障导致的文件不可用情况发生。
5. 监控和审计措施：我们会对文件归档系统进行实时监控和审计，及时发现和应对异常事件和安全威胁，确保文件的安全性。
监控和审计措施：我们会对文件归档系统进行实时监控和审计，及时发现和应对异常事件和安全威胁，确保文件的安全性。
服务质量保证措施1. 快速响应和处理：我们承诺在收到文件归档请求后的最短时间内进行处理，并努力确保及时归档所有文件，以保证服务的快速响应和处理效率。
快速响应和处理：我们承诺在收到文件归档请求后的最短时间内进行处理，并努力确保及时归档所有文件，以保证服务的快速响应和处理效率。
2. 准确性和完整性：我们将严格按照规定的归档要求进行操作，确保文件的准确归档和完整存档，防止信息丢失或遗漏。
准确性和完整性：我们将严格按照规定的归档要求进行操作，确保文件的准确归档和完整存档，防止信息丢失或遗漏。
归档文件的质量要求
归档文件的质量要求在日常的工作和管理中，归档文件是一项重要的工作内容。
归档文件的质量直接关系到信息的保存、查询和利用效率。
为了确保归档文件能够有效地发挥其作用，就需要满足一定的质量要求。
首先，归档文件必须具备完整性。
这意味着文件应包含所有与之相关的重要内容和要素，不能有任何关键信息的缺失。
比如一份合同文件，除了合同主体双方的签字盖章页，合同的条款、附件、补充协议等都应齐全。
如果是一份报告，那么报告的引言、正文、结论、参考资料等部分都不能遗漏。
完整性还体现在文件的版本上，确保所归档的是最终的、经过审核和批准的有效版本。
准确性也是归档文件的重要质量要求之一。
文件中的信息必须准确无误，不能存在错误或模糊不清的表述。
数据要真实可靠，日期、金额、人名、地名等关键信息要准确无误。
例如，财务报表中的数字必须精确，项目进度报告中的时间节点要与实际情况相符。
如果文件中存在错误或不准确的信息，将会给后续的查阅和使用带来极大的困扰，甚至可能导致错误的决策。
文件的规范性同样不容忽视。
归档文件应遵循一定的格式和规范，包括文件的命名、编号、分类等。
统一的命名规则能够让文件易于识别和查找，例如可以按照“部门名称文件类型日期编号”的格式进行命名。
编号要有明确的规则和逻辑，便于按照编号顺序快速定位文件。
分类要清晰合理，根据文件的性质、用途、所属项目等进行科学分类，使得相关文件能够集中存放，方便管理和查找。
归档文件的清晰度也至关重要。
文件中的文字、图表等内容要清晰可读，不能有模糊、涂改或难以辨认的部分。
文字排版要整齐，字体大小适中，图表要标注清晰，线条和数据要准确无误。
如果是扫描件，要保证扫描的质量，图像清晰，没有歪斜或缺失的部分。
真实性是归档文件的根本要求之一。
文件必须是原始的、未经篡改的，能够真实反映当时的情况和事件。
任何伪造、篡改或虚假的文件都不应该被归档。
这对于保证信息的可信度和可靠性具有重要意义。
及时性也是一个关键因素。
归档文件质量要求[1]
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公司归档文件材料的质量要求
1、正式文件用A4的纸张，如果需要使用更大的纸张可以使用B4型纸或者A3型纸张，横向左边装订。
2、用笔要求：
文件的起草、修改、签字必须使用蓝黑墨水或碳素墨水的笔。
禁止使用圆周笔、铅笔、纯蓝墨水和其它彩色以及易褪色的书写材料书写、绘制，也不得使用涂改液改错。
3、文件正本、稿本归档要求：
一、以公司、党委、工会名义制发的文件：一份稿本、两份正本；
二、公司各部门制发的文件：一份稿本、一份正本；
三、重要的归档文件材料和以公司名义制发的文件必须采用油印或使用针式打印机打印。
四、复印机、喷墨打印件和激光打印件不能代替正式文本作为归档文件资料。
五、正本中注明有附件的必须将附件附后。
4、文件正本、稿本用印要求：
一、文件正本用印章要求：在日期处齐年盖月。
二、稿本用印要求：稿本由文件制发单位法人签发，所用印章与文件正本相同，盖在签发人签名处。
如果稿本为打印件，须另加稿头纸，签发和用印必须在规定的栏目内进行。
5、归档文件的正本、附件、稿件、图表必须字迹清楚、纸张表面整洁美观。
任何人不得在归档文件材料上用笔圈、点、画线、涂改。
归档文件的质量要求
附件 2一、归档文件的质量要求(一)纸质文件的质量应符合下列要求1 ．归档文件应为原件 .施工材料质量证明文件为抄件(复印件)的必须加盖供货单位印章方为有效 ,并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点；2 ．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程.表式填写要完整,用词要准确,结论要明确；3 ．归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
建设单位、监理单位应根据国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求，对归档文件内容的真实、准确性进行审查；4．归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
计算机输出的文件应使用激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机;5 ．归档文件应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，要求单位或者个人签章的文件，其签章手续完备。
计算机编制的文件应采用内容打印，手工签名的方式。
不得采用先签字再复印、盖章的复制件；6 ．归档文件材料幅面尺寸宜为 A4 幅面( 297mm× 210mm) ，图纸宜采用国家标准图幅；7 ．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸普通采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；8．纳入施工图审查范围的竣工图应盖有审图章 ,所有竣工图均应加盖竣工图章；9 ．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据 ; 凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或者变更部份超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图；10 ．不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》 ( GB/10609。
3—89)统一折叠成 A4 幅面(297mm×210mm ) ，图标栏露在外面。
(二)电子文件的质量应符合下列要求1 ．对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息(如签章)固化成 PDF 文件；2 ．对于扫描型电子文件 ,应符合以下质量要求：( 1 )格式采用 TIFF、JPEG 、PDF。
专业分包工程合同的归档要求
专业分包工程合同的归档要求随着我国建筑市场的不断发展，专业分包工程在建筑行业中越来越常见。
分包工程的实施，有利于提高工程质量、缩短工程周期、降低工程成本，但同时也给工程合同管理带来了挑战。
为了确保分包工程合同的有效管理，合同归档工作显得尤为重要。
本文将从归档要求、归档流程和归档注意事项三个方面，详细阐述专业分包工程合同的归档要求。
一、归档要求1. 归档文件的质量要求（1）文件的真实性：归档的合同文件应真实反映分包工程的实际情况，不得篡改、伪造、隐匿、损毁合同文件。
（2）文件的完整性：归档的合同文件应包括合同协议书、中标通知书、投标文件、合同专用条款、合同通用条款、附件等，确保文件内容的完整性。
（3）文件的规范性：归档的合同文件应符合国家法律法规、行业标准及企业内部管理规定，字迹清晰，格式规范，便于查阅。
2. 归档文件的保管要求（1）归档文件应采用耐久性好的书写材料和装订材料，确保文件在长期保存过程中的稳定性。
（2）归档文件应按照分类、编号、编目、装订、装盒的顺序进行整理，便于检索和查阅。
（3）归档文件应放置在干燥、通风、防尘、防虫、防火、防盗的环境中，确保文件的安全保管。
二、归档流程1. 合同签订后，应及时收集合同相关文件，包括纸质文件和电子文件。
2. 对收集到的合同文件进行审核，确保文件的真实性、完整性和规范性。
3. 按照归档要求，对合同文件进行分类、编号、编目、装订、装盒。
4. 将归档后的合同文件提交给档案管理部门，办理归档手续。
5. 档案管理部门对归档文件进行审查，确保归档文件的合规性。
6. 归档文件审查合格后，由档案管理部门进行登记，纳入企业档案管理体系。
三、归档注意事项1. 合同文件应在合同签订后及时归档，避免因拖延归档导致文件丢失、损坏或遗忘。
2. 在归档过程中，应注意合同文件的保密性，防止泄露合同内容。
3. 归档文件应逐份进行审核，确保每份文件的真实性、完整性和规范性。
4. 归档文件应采用统一的分类和编号标准，便于检索和查阅。
工程归档文件的质量要求
工程归档文件的质量要求工程归档文件的质量要求对于项目的长期管理和后续维护具有重要意义。
以下是一些通常应该满足的工程归档文件的质量要求：1.完整性：归档文件应包括项目的所有关键信息，包括设计文档、施工图纸、合同文本、验收记录、变更通知等。
确保所有相关信息都得到了妥善记录。
2.清晰度：文档应当清晰易懂，使用简明扼要的语言，避免模糊或歧义的表述。
图纸应清晰可辨认，注释和标记应当明确。
3.规范性：文件应符合相关的行业标准和规范，以确保在项目和维护阶段的一致性和可比性。
4.准确性：所有信息应当准确无误，与实际工程相符。
特别是设计文件和图纸中的数据应与实际施工和验收结果相一致。
5.时效性：归档文件应在项目结束后尽快整理归档，并确保及时更新。
随着项目的进行，及时记录变更和更新的信息，以保持文件的时效性。
6.一致性：文件之间应保持一致性，相互协调。
例如，设计文件应与施工图纸一致，合同文本应与实际执行的工作一致。
7.可检索性：归档文件应能够轻松检索。
采用合适的文件目录结构、编号规则和关键词标记，以方便用户快速找到需要的信息。
8.可复制性：归档文件应当能够被复制和备份，以防止文件丢失或损坏。
采用适当的存储介质和备份策略，确保文件的长期可用性。
9.安全性：对于涉及敏感信息的文件，确保采取适当的安全措施，以防止未经授权的访问和修改。
10.格式规范：文件应当采用通用的、广泛支持的文件格式，以确保文件的长期可读性。
避免使用过于特定或不常见的格式。
这些质量要求有助于确保工程归档文件对于项目管理和后续维护都是有价值的、可靠的参考资料。
归档文件及其质量要求
归档文件及其质量要求4.1 归档文件范围4.1.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。
4.1.2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A和附录B的要求。
4.1.3 声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准《城建档案业务管理规范》CJJ/T 158的要求。
4.1.4 不属于归档范围、没有保存价值的工程文件，文件形成单位可自行组织销毁。
4.2 归档文件质量要求4.2.1 归档的纸质工程文件应为原件。
4.2.2 工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。
4.2.3 工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。
4.2.4 工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。
计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。
4.2.5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。
4.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
4.2.7 工程文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
4.2.8 所有竣工图均应加盖竣工图章（图 4.2.8），并应符合下列规定：图4.2.8 竣工图章示例1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
2 竣工图章尺寸应为：50mm×80mm。
3 竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处。
4.2.9竣工图的绘制与改绘应符合国家有关制图标准的规定。
4.2.10 归档的建设工程电子文件应采用表4.2.10所列开放式文件格式或通用格式进行存储。
专用软件产生的非通用格式的电子文件应4.2.11归档的建设工程电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和有效性。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
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归档文件质量要求
一、归档文件材料应该包括：从建设项目立项开始，直到工程竣工，形成的符合归档内容、有价值的建设工程文件材料。
二、向城建档案馆报送的档案材料应为原件。
工程档案必须同时向其它部门移交报送，其归档材料与城建档案馆收集的归档内容发生冲突的，原件由城建档案馆保存。
城建档案馆提供档案文件材料原件的复制件，并加盖城建档案馆证明专用章，效力等同于原件。
如工程竣工档案原件确实无法报送城建档案馆保管，由城建档案馆将其工程全部竣工档案制作成缩微片，城建档案馆保存缩微片，效力等同于原件。
三、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
四、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
五、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
六、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完备。
七、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmх210mm）。
凡小于A4幅面的，可由A4幅面纸以衬托法衬托，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。
八、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
九、竣工图的制作要符合国家规范要求，并加盖“竣工图”标志章。
（一）工程施工过程中，完全按图施工，无变动者，可在原施工图上加盖“竣工图”标志章。
（二）在施工过程中有一般性设计变动，能在原施工图上修改补充，且不影响图面质量的，可用碳素墨水笔对变更部位进行扛改或划改。
采用修改施工图作为竣工图的方法时，应当注明变更依据及内容，修改、说明和注记应在适当空白处，不得与原施工图内容重叠，不能破坏原施工图的内容。
如图纸局部变更图应按国家规范绘制，然后附在原图后。
在修改过的施工图上加盖“竣工图”标志章。
（三）凡是工程项目改变施工图结构、工艺平面布置等有重大改变，或变更。