0文件编号规则
文件编号规范
文件编号规范文件编号：分发编号：/编制：审核：批准：主管部门：行政人事部适用部门：全公司发布日期：*年*月*日实施日期：*年*月*日1目 的通过规范文件的编号，便于文件识别、检索以及版本管理，从而提高文件的使用效率。
2适用范围适用于全公司所有文件的编号。
3职 责4.1 各部门a) 负责本部门主管的文件的编写、评审、发布等工作； b) 为本部门主管的文件进行编号。
4.2 行政部a) 负责公司全部一、二级文件的编号； b) 负责公司制度类文件编号的检查； c) 指导各部门管理类文件的编号工作。
4.3 技术部a) 负责公司技术类文件编号的检查； b) 指导相关部门技术类文件的编号工作。
4 规范说明 4.1一级文件编号4.1.1 一级文件为公司纲领性文件，包括《质量手册》，以及今后公司编制的《环境管理手册》、《职业健康管理手册》等 。
4.1.2 一级文件编号规则为：4.1.3 版本标识：以文件该版本的发行年份为标识。
4.1.4 修改标识：该修改标识是指在不改版本的情况下的小修改，以0、1、2、3序号为标识，0代表该版本做任何修改，可以省略该标识；1代表该版本文件的第一次修改，依次类推。
改版后该标识归0。
修改标识序列号 版本标识 质量手册标识公司标识（公司名称拼音缩写）4.2二级文件编号4.2.1 二级文件包括程序文件以及某一管理领域统领性文件，如财务管理制度。
4.2.2 二级文件编号规则为：4.2.3 序列号：全公司二级文件统一编号，按01、02、03的数字排序。
4.2.4 版本与修改标识与一级文件相同。
4.3三级文件(管理类)编号4.3.1 三级文件(管理类)包括制度、规范、流程等程序性或要求性的文件. 4.3.2 管理类三级文件编号规则为：4.3.3 主管部门标识，以下为部门代码：“XR ”表示行政人事部 “SE ”表示销售部 “SC ”表示市场部 “QA/QC ”表示质量保证/控制 “PD ”表示采购部 “PS ”表示生产部 “LL ”表示后勤部 “FD ”表示财务部 “MT ”表示技术部 “RM ”表示仓储部 “GM ”表示总经办4.3.4 序列号：在本部门内三级管理类文件的顺序号，按001、002、003的数字排序。
文件命名和编号规则
文件命名和编号规则1、纸质版文件的文件编号文件编号的编号规则是：产品型号--文件类型--版本号（0X-0Y即为版本VX.Y）例如，VQAC10II-HM-01-03，高压控制器产品型号VQAC10II，HM代表材料明细表，版本是V1.3的。
EKL4-HG-01-02，故障指示器产品型号EKL4，HG代表工艺文件，版本为V1.2的。
SENS-HY-01-01，传感器产品型号SENS，HY代表原理图，版本为V1.1。
DJGI200-HT-01，故障指示器产品型号DJGI-200，HT代表技术条件文件，版本为V1.0。
一般情况下文件对应的代表字母如下：HS—使用说明书HF—总体设计方案HB—包装文件HD—调试说明HJ—总装配及零部件图电子版文件的文件编号和纸质版文件编号相同。
2、纸质版文件的索引编号索引编号的编号规则是：排序号--产品型号--此文件在此产品的所有文件中的排序号—版本号其中，排序号按照A故障指示器、B开路保护模块、C控制器、D电流源转换模块、E分界开关保护单、F雷电项目这六大产品类型分别进行整理。
产品排序如下表1所示。
例如，EKL4型故障指示器的工艺文件EKL4-HG-01-01 ，索引编号为：1（EKL4A产品在A故障指示器类产品中的排序）-EKL4（产品型号）-1（工艺文件在EKL4A产品所有文件中的排序）-V1.1（版本号）EKL4型故障指示器的技术文件/图纸更改通知单M R-4-3-(06)，1-EKL4-3-V1.0MR-4-3-(06)，1-EKL4-3-V1.1MR-4-3-(27)，1-EKL4-3-V1.2DJGI200型故障指示器的工艺流程文件D JGI200-HG-01，索引编号为16-DJGI200-1-V1.0调试文件DJGI200-HG-02，索引编号为16-DJGI200-2-V2.0 PSW200B型分界开关控制器的调试说明文件PSW200B-HD-01-01，索引编号为7-PSW200B-1-V1.1 项目/产品设计开发阶段评审表MR-7-3-(04)，索引编号为7-PSW200B-8-V1.0 HT-200 型分界开关控制器的检测报告文件没有编号，索引编号为1-HT200-5-V1.0立项报告文件编号为201203，索引编号为1-HT200-6-V1.03、产品分类及编号A-故障指示器B-开路保护模块C-控制器D-电流源转换模块E-分界开关保护单元F-雷电项目A2 C TEKL 光纤型CT供电故障指示器A3 EKL3 故障指示器A4 SFI 短路及接地故障指示器A5 DJD-1 短路及接地故障指示器A6 DJD-I 短路及接地故障指示器A7 DJD-C 光纤型故障指示器A8 EMG 故障指示器A9 SWITCH 故障指示器A10 EFI-108 电缆线路故障指示器A11 SFI 架空线路故障检测系统A12 SFI-3C 电缆型故障指示器A13 EKL5 故障指示器A14 DJGI200I 故障指示器A15 DJGI-100 短路及接地故障指示器A16 DJGI-200 短路及接地故障指示器A17 DJGI3 故障指示器A18 DJGI系列故障指示器A19 架空线路故障检测系统A20 DJD1改模具故障指示器A21 DJGI-GL1/E 故障指示器Aa1 SENS 传感器Aa2 EXTLED 外部指示器B1 CTKB CT开路保护模块C1 VQAC10II 高压控制器C2 VQAC10I 高压控制器C3 VQAC-0.66 无功补偿监控保护单元D1 PWR300C CT取电装置D2 PWR300 CT取电装置D3 PWR300B CT取电电源E1 P SW100 C T供电保护装置E2 WIC1L CT供电数字继电器E3 WIC1 CT自供电保护模块E4 PSW100S 自供电保护单元E5 PSW100LD CT供电保护单元E6 PSW100D CT供电保护单元E7 PSW200B 分界开关控制器Ea1 HT-200 分界开关控制器Ea2 HT200B 分解开关保护单元Eb1 电缆型分界开关保护单元F1 LDJC雷电监测系统。
文件编码规则
文件编码规则
1.目的
规范文件编号及版本的规则，使每一文件均有唯一的文件页码，以纳入文件管理体系。
2. 范围
系统文件的编码作业，包含内部和外部文件。
3. 参考文件
文件与资料管理程序
4.定义
无
5. 权责
5.1 文件管制中心：文件编码及版本控制。
6.作业内容
6.1 内部文件编码及版本。
6.1.1 文件若无特殊规定时，文件编号及版本由文件管制中心依“文件编码规则”予以管制。
但属于和产品有关的文件可以产品料号做为文件编号。
6.1.2 文件编码规则
6.1.2.1 文件编码规则
文件类别部门代码流水号文件版本
6.1.2.2 文件类别代码
手册HD-QM-01
其他二级文件CX
三级文件WI
6.1.2.3 部门代码
品质部QC
技术部JS
生产部SC
资材部ZC
财务部CW
6.1.3 质量手册文件编号为独立即：HD—QM—01
6.1.4 二级文件编码：CX（指程序）—部门代码—流水号—版本
6.1.5 三级文件编码：WI（指作业指导书）—部门代码—流水号—版本
6.1.6 图纸编码
图纸编码流水号
6.1.7 文件版本
依文件修改发行的顺序以英文字母答谢A到Z编码，但“X”跳过不用，（“X”可供识别暂时发行的文件版本。
6.2 外部文件编码及版本
依内部文件编码及版本规定进行编制。
7. 附件
无。
【编号规则】各种文件编码原则
各种文件编码原则
2.1.1 定义
2.1.1.1 版本号：下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。
版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2... 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
2.1.1.2 流水号：
合同的流水号：根据所在年份以及月份编，后两位从01开始，例如2011年8月的第八分合同：110808
其他文件的流水号：从001开始，001.002.003……每年的1月1日自动归零。
2.1.2 文件编码示例样板
注解：合同主要有以下几种类型：
A-广告合同 C-合作协议
D-装修合同 H-劳动合同
O-其它合同 P-采购合同
R-租赁合同 S-销售合同
示例：家居部门的2011年9月份签订的第一个合作协议 LZ-C-JJ-110901/1.0。
质量管理体系文件编号规定和标识规则
质量管理体系文件编号规定和标识规则一、一级文件（质量手册）编号规定质量手册编号由三部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX第二部分：文件级别。
质量手册的文件级别用A表示。
第三部分：版本号。
版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。
举例：质量手册XX – A – 0英文简写版本号二、二级文件（程序文件）编号规定程序文件编号由四部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX。
第二部分：文件级别。
程序文件的文件级别用B表示。
第三部分：流水号。
1、2、3……依次排序。
第四部分：版本号。
版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。
举例：程序文件版本号XX – B – 1 - 0英文简写流水号三、三级文件编号规定三级文件编号由五部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX。
第二部分：文件级别。
三级文件的文件级别用C表示。
第三部分：文件类别。
三级文件包括：工作依据、作业指导书、岗位职责。
a）工作依据类型：“法规”表示为“FG”“规章”表示为“GZ”“公司内部制度”表示为“ZD”（意为“制度”）“其他文件”表示为“QT”（意为“其他”）b）作业指导书作业指导书按用途分类，可分为：规范类、指南类、标准类、综合类。
“规范”用“GF”表示“指南”用“ZN”表示“标准”用“BZ”表示c）岗位职责用“ZZ”表示第四部分：流水号。
1、2、3……依次排序。
第五部分：版本号。
版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。
举例：三级文件流水号XX – C –（LB）– 1 – 0英文简写文件类别版本号四、四级文件编号规则四级文件编号由五部分组成（每部分中间以“-”连接）：第一部分：公司英文简写，即XX第二部分：文件级别。
四级文件的文件级别用D表示。
第三部分：四级文件类型四级文件类型由三部分组成：用途+使用范围a）按用途分类，可分为：注册类、临床类、服务类、检查类、调查类、综合类、其他类。
资料编码规则
文件编码规则11-AD03-202102-001一、目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，达到信息资料可追溯性，保证公司文件体系有效运转。
二、适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
三、文件编号原则1.日期表示格式：YYDDYY年份：用四位数字表示，如2021表示公元2021年。
MM月份：用两位数字表示，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
DD日期：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如: 20210212表示 (2021年02月 12日)2.文件的编号，其代号组成如下所示:XX1-XX2XX3-XXX4-XXX51:企业代码，由2位阿拉伯数字表示，见代码汇总;2:部门代码，本公司文件类号见下表3:文件类号，本公司文件类号见下表4:文件年份，由6位阿拉伯数字表示，不足月分用0补足;5:同类别下文件流水号，由三位阿接伯数字成，001；002......;3.文件编号示例:重庆禾一电气设备有限公司行政部通知通告类2021年第1号文件10-AD05-202102-001文件顺序号年月份部门文件代码公司代码四、资料保管的期限、密级的划分（1）资料保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。
永久：指资料档案需永久保存。
长期：指资料的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期：指资料保存20年以下。
如果工程资料在同一案卷内，同时存在有不同保管期限的文件和资料时，则该案卷保管期限以保管期限较长的为准。
（2）资料保管密级的划分资料保管的密级划分为普通、机密、绝密三种。
如果在同一案卷内有不同密级的文件，则应以其中最高的密级作为该卷的密级。
A：“普通”保密内容的一部分，一旦泄密会遭受一定损失。
B：“机密”保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使公司遭受较大危害和较大损失。
C：“绝密”保密内容的核心部分，包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失。
文件编号规则
4、行政部 Administration Department （简写AD）
5、市场部Sales Department （简写SD）
6、生产部Pproduction department(简写PD)
7、物控部ProductionMaterialControl (简写PMC)
4、表单记录编号 F
4.1.4文件类别分为七类：
MR ┄┄┄ 公司管理职责
MM ┄┄┄ 管理手册
QM ┄┄┄ 质量手册
PD ─── 公司级管理文件（程序及其支持文件）
MI ┄┄┄ 部门级管理规定、管理办法、管理职责等
WI ─── 作业指导书
RT ┄┄┄ 报告
ED ─── 外来文件
4.1.5序号
按文件公布的年月份顺序号，同类文件依此按先后排序
Wing'S Optical MFR, CO., LTD
颖视眼镜制品厂
文件编号
FM-HR-P-PD-120601
程序文件
文件编号规则
版本 A/0
页数1/3
1.目的
确保质量体系文件编制、发放的规范性、相容性和有效性。
2.适用范围
适用于质量体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的实施。其他类文件如通告、通知等不在此规程适用范围内。
3.职责
3.1总经理负责批准《质量手册》和《程序文件》。
3.2管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准作业文件。
3.3各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的作业文件。
3.4品质部是程序文件和作业文件编写的组织部门并负责编写程序文件和公司通用的作业文件，负责公司通用作业文件的审核。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文件编号规则
（选自文件管理程序）
各类文件按下列编号规则进行标识：
1、管理手册编号：Q/RD-SC-2014
说明：Q—表示该文件为企业管理文件；
RD—表示该文件为朝阳热电有限公司管理文件；
SC--表示该文件为管理手册
2014--表示该管理手册为2014年编制
2、程序编号：Q/RD-CX-**.***-2014
说明：Q—表示该文件为企业管理文件；
RD—表示该文件为朝阳热电有限公司管理文件；
CX--表示该文件为管理程序
**.***
表示程序排列序号，如001；002；003；…
表示程序类型编码，如：ZH—表示综合类；JH—表示计
划类；RL—表示人力资源类；ZB—表示生产准备类；AH--
表示安全环境类；GC—表示工程类。
类推……
2014--表示该管理手册为2014年编制
示例：Q/RD-CX-GC.002-2014—表示2014年热电公司编制的工程管理类第二个管理程序。
3、制度编号：Q/RD-ZD-**.***-2014
说明：Q—表示该文件为企业管理文件；
RD—表示该文件为朝阳热电有限公司管理文件；
ZD--表示该文件为管理制度
**.***
表示制度排列序号，如001；002；003；…
表示制度类型编码，如：ZH—表示综合类；JH—表示计
划类；RL—表示人力资源类； AQ--表示安全类；GC—
表示工程类。
ZB—表示生产准备类；类推……
2014--表示该管理手册为2014年编制
示例：Q/RD-ZD-JH.003-2014—表示2014年热电公司编制的工程计划类第三个管理制度。
4、标准、大纲、作业指导书等格式为Q/RD-&&-##.***-2014
说明：Q—表示该文件为企业管理文件；
RD—表示该文件为朝阳热电有限公司管理文件；
&&--表示该文件的类型；如标准用BZ表示、大纲用DG表示；作业文件用ZY表示；以此类推。
##--表示归口部门类型编码，如：ZH—表示综合类；JH—表示计划类；RL—表示人力资源类； AQ--表示安全类；GC—表示工程类。
ZB—表示生产准备类；类推……
**.***
表示文件排列序号，如001；002；003；…
表示文件类型编码，如：ZH—表示综合类；JH—表示计
划类；RL—表示人力资源类； AQ--表示安全类；GC—
表示工程类。
ZB—表示生产准备类；类推……
2014--表示该管理手册为2014年编制
示例：Q/RD-DG-ZB.001-2014—表示2014年热电公司编制的生产准备类第一个大纲。
5、运行规程文件编号：Q/RD-YG-**-2014
说明：Q—表示该文件为企业管理文件；
RD—表示该文件为朝阳热电有限公司管理文件；
YG--表示该文件为运行规程
**--表示规程类型编码，如：DQ—表示电气类；QJ—表示汽机类；GL—表示锅炉类；ZB—表示生产准备类；类推……
2014--表示该管理手册为2014年编制
示例：Q/RD-YG-DQ-2014—表示2014年热电公司编制的电气检修规程。
6、检修规程文件编号：Q/RD-JX-**-2014
说明：Q—表示该文件为企业管理文件；
RD—表示该文件为朝阳热电有限公司管理文件；
JX--表示该文件为运行规程
**--表示规程类型编码，如：DQ—表示电气类；QJ—表示汽机类；GL—表示锅炉类；ZB—表示生产准备类；类推……
2014--表示该管理手册为2014年编制
示例：Q/RD-YG-QJ-2014—表示2014年热电公司编制的汽机检修规程。