Excel培训资料

第一章 基 本 操 作资料区数据输入是日常工作中使用EXCEL作业的一项必不可少的工作，掌握一些输入方面的技巧，可以极大的简化数据输入操作，提高工作效率。

在单元格中可以输入和保存的数据包括4种基本类型：数值、日期、文本和公式。

除此以外还有逻辑值、错误值等特殊的数据类型1、数值：代表数量的数字形式。

“产量、成绩等”。

Excel可以存储和的最大数字精确到15位。

对于超过15位的数字，15位以后的数字变为0.2、日期和时间：日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的，以“/”或者“-”来输入。

3、文本：非数值型的文字、符号等。

4、公式：第四章讲述。

第一部分 数据输入1、文本数据Ø数字文本：输入“纯数字”组成的字符型数据，加英文状态下单撇号” ’ “如(’000086)，身份证号码(‘3709999999999999)Ø分数：0+空格+分数，如0 1/2 ；若分子比分母大，则自动换算为整数位+真分数Ø日期和时间：日期和时间属于一类特殊的数值类型。

日期的输入和识别i、使用“-”分隔符的输入实例： 2011-9-7 11-9-7 2011-3 9-8ii、使用“/”的输入实例：2011/9/8 11/9/8 2011/9 9/8iii、使用“年月日”的输入实例：2011年9月8日 11年9月8日 2011年9月 9月8日iiii、使用“包含英文月份”的输入实例：March 8 Mar 8 8 Mar ……Ctrl+; 插入当前日期 Ctrl+Shift+; 插入当前时间输入时间格式为：分为12小时制和24小时制。

采用12小时制，在时间后面加上AM和PM，如果不加，则默认为24小时制。

如11:30:30 AM,用户在输入的时候可以省略“秒”的部分，但是不能省略“小时”和“分钟”部分，如输入11:21可被EXCEL识别为“11点21分0秒”，要想表示“0点11分21秒”，用户必须完整输入“00:11:21”。

输入其它形式的日期：“格式”|“单元格”|“数字”|“日期”Ø使用记录单输入数据：连续输入多条数据记录的工作，可以快速输入相同类型的数据。

菜单：“数据”|“记录单”Ø自动更正：Excel系统中预置有一种“纠错”功能，会在用户输入数据时进行检查，在发现包含特定条件的内容时自动进行更正。

例如以下情形：l在单元格输入“（r）”时，单元格自动更正为“®”>>>方法：“工具->自动更正选项”，备注： 如果用户不希望输入的内容被EXCEL自动更改，那么可以去掉“键入时自动替换”前面的勾号Ø在一个单元格内输入多个值>>>方法:单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。

Ø快速进行单元格之间的切换:用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。

这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。

提示:事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格,同样用Enter可以按列输入数据。

Ø快速输入对号√，差号×，正负号±。

（利用小键盘）Alt+41420 Alt+41409 Alt+177Ø添加批注：菜单->插入批注第二部分 数据填充用户需要输入某些“顺序”数据时，例如：“星期一、星期二……”、“甲乙丙丁”可以利用Excel的自动填充功能来实现。

（需要确保“单元格拖放” 功能打开）工具->选项->编辑->单元格拖放功能，这样才能保证填充功能通过单元格拖放来实现。

Ø自动填充功能：1、填充柄的使用：黑色细十字光标Ø填充序列：可以自定义自己需要的序列<工具->选项->编辑->自定义序列>Ø使用填充菜单：1、选择需要填充的区域2、编辑->填充->序列3、选择需要填充数据的区域，然后修改步长值Ø填充相同的数据：1、选择需要填充的区域2、输入需要填充的数据3、Ctrl+EnterØ填充选项：自动填充完成后，填充区域的右下角会显示“填充选项按钮”将鼠标移至按钮上，在按钮右侧会显示下拉箭头，单击。

Ø日期型数据序列：对于日期型数据，Excel会自动选中“序列”对话中的日期类型，有日、工作日、月、年。

注：在某个单元格输入不同类型的数据，然后进行拖放，EXCEL默认的处理方式是不同的；对于数值型（复制），文本型和日期型（填充），如果按住CTRL键，则上述方式会发生逆转。

第三部分 数据有效性“数据有效性”的用处很多，使用Excel的数据有效性功能，可以对输入单元格的数据进行必要的限制，并根据用户的设置，禁止数据输入或让用户是否继续输入数据。

在输入错误的数据后，系统会出现错误信息框，提醒用户修改。

例如，可限制一份名单表格中的性别列只能输入“男”或“女”。

Ø1、限制数值的输入范围Ø2、限制输入数据的格式Ø3、限制文本的录入长度Ø4、防止重复输入数据Ø5、确保必须输入特定内容Ø6、可通过定位Ctrl+G或F5来 定位数据有效性。

实例练习：1、限制只能输入整数，给出输入提示，若输入错误，进行错误提示？2、限制只能输入小数？3、限制单元格只能输入性别？4、定位到包含数据有效性的单元格？5、限制数据的唯一性？6、复制、删除、定位数据有效性？第四部分 复制、粘贴1、复制和粘贴用户在处理Excel工作表的数据时，常常需要将他们从一处复制或移动到另一处。

通过单元格的及区域的复制、剪切与粘贴等操作，可以轻松的完成任务。

①普通的复制、粘贴和移动。

利用快捷键、工具栏按钮等。

②选择性粘贴选择性粘贴是一项非常有用的辅助粘贴功能，以方便用户根据实际需求选择多种不同的复制粘贴方式。

i、粘贴选项实例：如右图：ii、运算功能实例：421016iii、转置使用转置功能可以将源数据的行列相对位置进行交换。

2、通过拖放进行复制和移动①复制：>>>选择需要复制的目标单元格及区域;将鼠标移至区域边缘，按住鼠标左键，然后拖动鼠标，移动至需要粘贴数据的目的地，按住Ctrl键，此时鼠标指针显示为带"+"的指针样式，松开鼠标，完成复制。

②移动：>>>与上面方法基本一致，不需要按住Ctrl键。

③跨表复制：>>>除了在同个工作表的临近单元格中进行复制以外，使用填充功能还能对数据进行跨表复制。

步骤：i、同时选中当前工作表和复制的目标工作表，形成”工作组“ii、在当前工作表中选中需要复制的单元格或区域。

iii、编辑->填充->至同组工作表，显示”填充成组工作表“对话框，确定。

Ok 第五部分 查找、替换在数据整理过程中，查找和替换是一项非常重要和常用的功能。

例如在”员工信息表“中查找所有有”李“姓员工并进行标记，在数据量比较大的情况下，人工查找和修改既费时又费力，而通过Excel的查找和替换功能则可以极大的提高此类操作的效率。

1、常规的查找和替换要对表格中的内容进行查找替换，首先需要选定查找的范围。

要对某一个区域中的特定内容进行查找，则选取该区域；要在整表查找，任意一个单元格。

2、更多查找选项3、包含通配符的运用Excel不仅可以根据用户输入的查找内容进行精确查找，还可以使用通配符的模糊查找方式，在Excel中支持的通配符包括两个，星号*和问号？·*：可代替任意数目的字符，可以是单个字符也可以是多个字符。

·？:可以替换单个字符。

第六部分 单元格的隐藏和保护很多情况下，用户需要将单元格或者单元格区域给隐藏或者保护起来，防止泄露信息或数据被意外的改动。

Excel提供了这个功能。

范围：是当前工作表还是整个工作薄搜索：按行还是按列进行搜索顺序查找范围：”公式“指查找所有单元格数据及公式中所包含的内容。

”值“指的是仅查找单元格中的数值文本、及运算结果。

区分大小写：可选择是否区分英文字母的大小写。

1、单元格和区域的隐藏将单元格的格式设置为“;;;”（3个半角的分号）可以隐藏单元格的显示内容。

除了这种方法，将单元格的背景和字体颜色设置为相同的颜色也可以实现"浑然天成'的效果，也可以起到隐藏单元格的作用。

但这两种方法隐藏不够彻底，当单元格被选中时，编辑栏中仍然会显示单元格的真实数据。

要真正第隐藏单元格内容，可以在以上两种方法的基础上进行操作：步骤：i、选中需要隐藏内容的单元格或区域ii、Ctrl+1->单元格格式->保护-勾选“隐藏”->确定。

iii、工具->保护->保护工作表->确定。

2、单元格、区域和工作薄的保护Excel的保护功能提供了丰富的选项设置，这位用户进行单元格区域、工作表及工作薄的保护提供了更多的操作选择，对于单元格的保护，主要有一下几种i、禁止选定步骤1：按CTRL+A选定全部单元格->“CTRL+1”单元格格式->选择“保护”，取消勾选”锁定“。

步骤2：选择需要保护的单元格和区域，按“CTRL+1”，选择“保护”选项卡，勾选”锁定“。

步骤3：选择“工具->保护->保护工作表对话框，取消勾选”选定锁定单元格“，同时勾选“选定未锁定单元格”复选框，确定ii、可选定但不可编辑如果要将单元格或区域的保护状态设置为”可选定但不可编辑“，可在保护工作表对话框中勾选”选定锁定单元格“复选框，然后单击确定。

iii、允许用户可编辑区域如果要将单元格或区域开放，其它的区域保护可以通过“允许用户编辑区域“来实现→工具->保护->允许用户编辑区域（设定)->工具保护工作表iiii、工作表和工作薄的保护工具->保护->保护工作薄，如右图结构：勾选此复选框后，不可在当前工作薄插入、删除、移动或复制工作表窗口：当前工作薄的窗口按钮不在显示，用户不可放大或缩小工作薄窗口iiiii、工作薄打开密码工具->选项->安全性，可在此设置打开权限密码和修改权限密码。