项目文档管理之归档明细
项目档案归档内容及要求
项目档案归档内容及要求目录一、工程档案类目表 (2)二、数码音像档案 (7)三、电子档案 (8)四、荣誉档案 (12)五、项目部资料 (12)六、附件 (12)附件6-1 《项目部向公司移交档案流程图》附件6-2 《项目档案移交验收说明》附件6-3 《纸质档案的质量要求》附件6-4 《电子档案盘内目录》样式附件6-5 《项目数码照片电子文件盘内目录》样式附件6-6 《数码照片打印稿》样式附件6-7 《项目数码录像盘内目录》附件6-8 《归档电子文件登记表》样式附件6-9 《归档电子文件移交、接收检验登记表》样式一、工程档案类目表2/233/234/235/23注：1）项目部向公司移交的档案案卷题名要包括项目名称、阶段及代号的名称等，应以“XX发电厂X期工程”统一开始标注。
案卷档号中的项目代号需通过与公司档案室沟通后确定。
2）长期、永久保存的档案须归档纸质载体。
纸质档案的质量要求见附件6-3《纸质档案的质量要求》。
3）档案的立卷、编目、装订、装盒、著录、排架等按GB/T 11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行。
4）案卷的装订有两种方式：整卷装订和单份文件装订。
整卷装订时，为将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表全部装在一起。
单份文件装订时，应在每份文件的右上角空白处加盖档号章，并将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表按顺序排列入盒。
6/23二、数码音像档案1、定义音像档案指公司在经营、生产等活动中形成的有保存价值的以声音、图象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，包括数码照片和录像。
数码音像档案以电子文件形式存在，以DVD-R或CD-R为保存载体。
2、项目数码音像资料归档范围及分类规则3、照片质量要求：主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；会议照片应反映会场的全貌、主要领导的讲话、会议标语及主要活动。
工程施工过程（623类目）的照片以单位工程为单位整理，应反映工程的特点。
项目文档归档管理办法
项目文档归档管理办法一、背景介绍在项目开展过程中，会产生大量的文档，包括项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等。
为了保证项目的顺利进行和信息的有效管理，需要建立一套科学合理的项目文档归档管理办法。
二、管理目标1. 确保项目文档的完整性和准确性；2. 提高项目文档的可查阅性和可维护性；3. 保护项目文档的安全性和机密性。
三、归档管理流程1. 文档分类根据文档的性质和用途，将项目文档进行分类，如项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等。
2. 文档命名规范为了方便查找和管理，需要对文档进行统一的命名规范，包括文档名称、版本号、作者、日期等信息。
3. 文档存储位置确定项目文档的存储位置，可以选择使用云存储或者本地服务器进行存储，确保文档的安全性和可访问性。
4. 文档版本管理对于时常修改的文档，需要建立版本管理机制，记录文档的修改历史和版本号，以便追踪和回溯。
5. 文档审批流程对于涉及重要决策和变更的文档，需要建立审批流程，确保文档的准确性和合规性。
6. 文档归档策略根据文档的重要性和使用频率，制定文档归档策略，包括归档时间、归档方式等，确保文档的及时归档和整理。
7. 文档访问权限管理对于涉及机密信息的文档，需要进行权限管理，确保惟独授权人员可以访问和修改。
四、具体操作方法1. 新建文档在开始编写新文档之前，根据文档分类和命名规范，选择合适的文档模板，并填写相关信息。
2. 文档修改在对文档进行修改时，需要记录修改的内容和修改的日期，并及时更新文档版本号。
3. 文档审批对于需要审批的文档，需要按照审批流程进行审批，并记录审批意见和结果。
4. 文档归档根据文档归档策略，及时将文档归档到指定位置，并更新文档的状态和归档日期。
5. 文档查阅通过访问权限管理，确保惟独授权人员可以查阅和下载文档，并记录查阅的人员和时间。
6. 文档备份定期对项目文档进行备份，确保文档的安全性和可恢复性。
五、风险控制措施1. 数据备份定期对项目文档进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。
项目资料整理、归档管理规定
项目资料整理、归档管理规定
1 范围
本标准规范了项目资料整理，归档管理规定
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
3 管理规定
3.1 项目结束（通常指项目考核验收结束）后，项目经理应组织项目组成员在三个月内完成项目管理文件和资料的整理、归档入库工作。
3.2 项目管理文件应按照下列分类进行整理：
▪项目综合类管理文件
▪合同管理文件
▪项目基础资料
▪设计管理文件
▪施工管理文件
▪开车管理文件
▪项目进度管理文件
▪项目材料管理文件
▪项目风险管理文件
▪项目职业健康、安全和环保管理文件
▪项目验收及收尾管理文件
3.3 项目管理文件的编号见《文件编号规定》
3.4 项目组成员应在项目实施过程中，就按照管理文件的分类和编码进行管理，以防止管理文件的丢失或项目结束时项目管理文件混乱。
3.5 项目结束后项目组有关成员，在项目实施过程中保存的管理文件，均应按本文件第2.2款的类目整理，送交项目文控员供整编入库。
3.6 按照规定不需要归档入库的文件和资料（例如草稿、草图等）在项目结束之后应
清理销毁。
3.7 项目管理文件的立卷成册工作，由项目经理指定负责人，立卷成册之后由立卷成册负责人签字，送项目经理审核确认。
3.8 项目管理文件的归档入库工作由项目资料员办理入库手续。
4 项目存档资料明细表
项目存档资料明细表。
PMP项目经理的项目文档管理和归档方法
PMP项目经理的项目文档管理和归档方法在项目管理中，项目文档的管理和归档是至关重要的一环。
项目经理需要有效地管理和归档项目文档，以确保项目的顺利进行和后续的项目审计。
本文将介绍PMP项目经理在项目文档管理和归档方面的方法。
一、项目文档管理的重要性项目文档是项目管理的重要组成部分，它包含着项目早期的计划、需求分析、进度安排、质量评估、风险管理等信息。
项目文档的管理是为了确保团队成员之间的协同工作、提高项目可追溯性、减少工作重复以及为后续的项目审计提供依据。
二、项目文档管理的方法1. 建立文档管理计划在项目启动阶段，项目经理应制定文档管理计划，明确项目文档的管理要求、方法以及相关的角色和职责。
文档管理计划应包括文档的命名规范、存储位置、版本控制等内容。
2. 文档分类和归档根据项目的不同阶段和类型，将项目文档进行分类，例如，根据阶段分类（启动阶段、执行阶段、收尾阶段）、根据类型分类（需求文档、进度计划、测试报告等）。
项目经理需要确定每个文档的归档规则，包括归档时间、归档人员、归档位置等。
3. 文档命名规范为了方便管理和检索，项目经理应制定文档的命名规范。
命名规范应简洁明了，包括项目名称、文档类型、文档主题和版本号等信息，并以统一的方式命名。
4. 版本控制随着项目的进行，文档会发生变更和更新。
为了确保团队成员使用的是最新的文档版本，项目经理需要建立有效的版本控制机制。
可以使用版本控制工具或文档管理系统进行文档的追踪和管理。
5. 定期审查和更新项目经理应定期审查项目文档，及时更新过期的文档。
定期的审查可以确保项目文档的准确性和可靠性。
三、项目文档归档的方法1. 确定归档时机项目经理需要确定项目文档的归档时机。
通常建议在项目的收尾阶段进行文档归档，当项目正式结束后，可以对文档进行整理和归档。
此外，对于特定的重要文档，也可以在项目进行过程中进行归档。
2. 归档文件的整理和分类在进行文档归档时，项目经理需要对文件进行整理和分类，确保文件的组织结构清晰、可读性强。
项目归档明细表
期间
招标文件 投标文件 招 标 投 标 期 图纸 中标书 合同 合同清单
分设计图（甲方提供或我方设计甲方认可） 中标通知书 复印机或原件副本 含材料（综合单价）、规费、税金即合同总额的分解明细
预算（人、料、费、税） 内部成本预算，预估毛利 项 目 准 备 期 施工组织方案 技术解决方案 施工计划 材料清单(立项单) 甲方、监理方签单 施工日志 项 目 实 施 期 应收合同帐务明细 分包合同帐务明细 公司借款往来明细 材料往来明细 监理资料 完工、竣工、验收单 竣 工 验 收 期 竣工图纸 决算（结算）单 成本一览表 组织机构、分包、三管理三控制一协调措施 施工工艺、难点、关键工序解决方案 含进度计划、材料进场计划、用工计划、用款计划等 内部用料清单（非合同材料清单） 开工报告、材料进场签单、材料报验、阶段性验收单、联络单 施工实际进度（甘特图）、关键部位、隐蔽工程照片 合同额、增项、收款记录 劳务分包合同及付款记录、专项采购合同及付款记录 借款及花销费用明细（现场采买、劳务费、管理费等） 用料明细（出入库单）、现场采买记录、材料检验报告、合格证等 竣工申请验收资料 除甲方、监理出具之外还包括第三方检验书等 最终图纸 含所有变更、增项 实际支出（商务费、管理费、材料费、人工费、工资、税金等）
预算-实际-结算对比单 用料明细对比、成本对比 工程总结 维 保 服 务 期 维保服务期说明 维保记录 质保金记录 工程概况、质保期、收款情况、其他需说明事项
确定维保期间 保修记录、技服单、更换单
质保金总额、回款记录
项目文档的管理与归档
项目文档的管理与归档在项目管理的领域中，项目文档的管理与归档是一项至关重要却常常被忽视的工作。
有效的项目文档管理不仅能够确保项目信息的准确记录和保存，还能为项目的顺利推进、经验总结以及未来类似项目的参考提供有力支持。
项目文档，顾名思义，是在项目的整个生命周期中产生的各种文件和资料。
它涵盖了从项目的初始规划、需求分析、设计开发、测试执行到最终交付和验收的各个阶段。
这些文档包括但不限于项目计划、需求文档、设计文档、测试报告、会议纪要、问题跟踪记录、变更请求等等。
每一份文档都承载着项目的特定信息，是项目团队成员之间沟通和协作的重要依据。
那么，为什么项目文档的管理与归档如此重要呢？首先，它有助于项目的顺利进行。
清晰、准确的项目文档能够为团队成员提供明确的方向和目标，避免因为信息不清晰或者误解而导致的工作延误和错误。
比如，一份详细的项目计划可以让每个成员清楚地知道自己在什么时间需要完成什么任务，以及各项任务之间的先后顺序和依赖关系。
其次，项目文档是项目经验积累和知识传承的重要载体。
当一个项目结束后，通过对项目文档的回顾和总结，可以发现项目过程中的优点和不足之处，为今后的项目提供宝贵的经验教训。
新的项目团队可以借鉴以往项目的文档，避免重复犯错，提高项目的成功率和效率。
再者，项目文档在项目的沟通和协调方面发挥着关键作用。
项目往往涉及多个部门和团队的协作，不同的人员可能在不同的时间和地点参与项目。
通过及时更新和共享项目文档，可以确保所有相关人员都能够获取到最新的项目信息，保持信息的一致性和同步性。
然而，要做好项目文档的管理与归档并非易事，它面临着诸多挑战。
一个常见的问题是文档的分散和混乱。
在项目进行过程中，由于不同的人员负责不同的工作，文档可能会分散在各个团队成员的电脑中，或者存储在不同的文件夹和系统里，导致查找和使用困难。
另外，文档的版本控制也是一个难题。
随着项目的推进，文档可能会不断修改和更新，如果没有有效的版本控制机制，很容易出现使用错误版本的文档，从而引发一系列问题。
建设工程文件归档内容一览表
建设工程文件归档内容一览表建设工程文件归档是指对于一项建设工程项目，在项目建设、设计、施工、验收等阶段生成的各类文件进行整理、备份并按照一定的顺序进行归档保存的工作。
建设工程文件归档的目的是保证工程项目的历史记录完整、真实，并对相关文件进行合理的管理，为工程的后续运维、维护提供依据。
下面是建设工程文件归档内容一览表的详细介绍：1.项目策划文件：包括项目可行性研究报告、招标文件、项目初步设计方案等。
这些文件记录了项目建设的目标、背景、技术要求等基本信息，对于后续的项目实施工作具有重要意义。
2.工程设计文件：包括总平面图、剖面图、施工图等设计文件。
这些文件是工程项目的基本设计依据，记录了工程项目的结构、材料、尺寸等详细信息，为后续的施工和验收提供了准确的参考。
4.工程施工文件：包括施工组织设计、施工方案、施工图纸、施工记录等。
这些文件是施工期间的工作指导和记录，包括施工组织、材料、工艺、进度等内容，为后续的验收和工程质量控制提供依据。
5.资料审定文件：包括设计文件审定、施工图审定、变更图审定等。
这些文件记录了设计和施工过程中各类文件的审定情况，包括设计合理性、施工安全性等方面的审定，为项目质量和安全提供保障。
6.质量验收文件：包括质量验收申请、质量验收报告等。
这些文件记录了工程项目的质量验收情况，包括工程结构、材料、施工工艺等方面的验收结果，为工程质量的评价和后续维护提供依据。
7.工程变更文件：包括设计变更、施工变更、材料变更等变更文件。
这些文件记录了项目建设中各类设计、施工和材料方面的变更情况，包括变更原因、变更内容和变更影响等，为后续的变更控制和纠纷解决提供依据。
8.经济文件：包括工程造价、结算单据、支付凭证等。
这些文件记录了工程项目的经济情况，包括工程造价、支付情况和结算清单等，为工程项目的经济管理和结算提供依据。
9.行政文件：包括行政审批文件、行政许可文件等。
这些文件记录了工程项目的行政审批和许可情况，包括施工许可、环境审批等，为工程项目的合法性和合规性提供依据。
项目资料归档管理流程
项目资料归档管理流程项目资料归档管理是指对项目执行过程中产生的各类文件、资料进行整理、归档、保存和管理的一项重要工作。
良好的项目资料归档管理流程可以帮助项目团队更好地管理和利用项目资料，提高工作效率，确保项目顺利进行和后续运营管理。
下面将介绍一个完整的项目资料归档管理流程。
1. 项目资料分类。
首先，需要对项目资料进行分类。
根据项目的具体情况，可以将项目资料分为项目计划、合同文件、会议记录、沟通信函、技术文档、财务报表、验收报告等多个类别。
每个类别下还可以进行细分，确保资料的归档更加清晰明了。
2. 归档标准。
在对项目资料进行分类的基础上，需要确定归档的标准。
包括文件命名规范、文件存储路径、文件格式等。
例如，可以规定文件名采用日期+文件名的方式命名，存储路径按照项目阶段和类别进行划分，文件格式统一为PDF或者Word文档等。
3. 归档责任人。
明确项目资料归档的责任人，通常由项目助理或者专门的资料管理员负责。
责任人需要负责资料的整理、归档、更新和维护工作，确保资料的完整性和准确性。
4. 归档流程。
制定详细的归档流程，包括资料的收集、整理、归档、审核和存储等环节。
确保每个环节都有明确的操作指南和相关的记录，以便后续查阅和追溯。
5. 归档工具。
选择适合的归档工具，可以是电子文档管理系统、网络硬盘、云存储等。
确保资料的安全存储和方便查阅。
6. 归档周期。
确定项目资料的归档周期，通常可以根据项目阶段和重要性进行划分。
例如，对于项目计划和合同文件可以进行长期存档，而对于日常沟通记录可以进行短期存档。
7. 归档审查。
定期对项目资料进行归档审查，确保资料的及时更新和完整性。
可以制定审查计划，由相关人员对归档资料进行检查和确认。
8. 归档管理制度。
建立完善的归档管理制度，包括相关的规章制度、操作流程、培训考核等。
确保项目资料归档管理工作的规范和有效进行。
9. 归档备份。
定期对项目资料进行备份，确保资料的安全性和可靠性。
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PMD-XM-12-004 项目后评价（技术/财务/管理） 必须
55 验收完成 PMD-XM-11-006 项目总结报告 必须 说明：1、签字文档纸质必须放到PMO，扫描文档上传到系统中。 2、优化类项目若不计划招标，必须有请示报告，说明原因。 3、现在流程、未来蓝图、流程清单对中、小项目可以合并到一个文档中。 4、涉及到系统开发的必须有开发文档。 5、用户权限角色清单新项目必须要有，流程优化可选。 6、单元测试、集成测试、UAT测试对中、小项目可以合并到一个文档中。 7、对于按照人天付费的必须有顾问工时表。
20 蓝图设计完成 21 蓝图设计完成 22 蓝图设计完成 23 蓝图设计完成 24 蓝图设计完成 25 蓝图设计完成 26 蓝图设计完成 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 系统实现 系统实现 系统实现 系统实现 测试完成 测试完成 测试完成 上线 上线 上线 上线 上线 上线 上线 上线 验收完成 验收完成 验收完成 验收完成 验收完成 验收完成 验收完成 验收完成 控制文档 控制文档 控制文档 控制文档 控制文档
PMD-XM-01-001 项目需求定义书 PMD-XM-01-002 可行性分析报告 PMD-XM-02-001 项目立项书 PMD-XM-02-002 项目立项申请书 PMD-XM-02-003 项目投入产出分析 PMD-XM-02-004 项目概要 PMD-XM-02-005 项目立项评审表 PMD-XM-03-001 专家评审意见 PMD-XM-03-002 项目招标评分表 PMD-XM-03-003 项目招标结果确认书 PMD-XM-03-004 项目合同审批单 PMD-XM-03-005 项目合同/协议 PMD-XM-03-006 项目工作说明书 PMD-XM-04-001 项目启动汇报资料 PMD-XM-04-002 项目组织结构图 PMD-XM-04-003 项目人员通讯录 PMD-XM-04-004 项目实施主计划 PMD-XM-04-005 项目里程碑 PMD-XM-04-006 项目管理规范 PMD-XM-05-001 业务需求调研 PMD-XM-05-002 现在流程 PMD-XM-05-003 未来流程 PMD-XM-05-004 流程清单 PMD-XM-05-005 系统实现方案 PMD-XM-05-006 功能设计(SA) PMD-XM-05-007 详细设计(SD) PMD-XM-06-001 配置文档 PMD-XM-06-002 开发文档 PMD-XM-06-003 系统安装/设置说明书 PMD-XM-06-004 用户权限角色清单 PMD-XM-07-001 单元测试计划/场景/结果 PMD-XM-07-002 集成测试计划/场景/结果 PMD-XM-07-003 UAT测试计划/场景/结果 PMD-XM-08-001 用户操作手册 PMD-XM-08-002 用户培训确认 PMD-XM-08-003 用户考试结果 PMD-XM-08-004 系统切换策略/应急策略 PMD-XM-08-005 数据准备文档 PMD-XM-08-006 系统维护手册 PMD-XM-08-007 上线通知 PMD-XM-08-008 上线问题清单 PMD-XM-11-001 项目总费用汇总分析 PMD-XM-11-002 客户满意度调查 PMD-XM-11-003 项目功能验收表 PMD-XM-11-004 可交付物清单 PMD-XM-11-005 项目验收报告 PMD-XM-11-007 顾问绩效评价 PMD-XM-11-008 项目验收评审表 PMD-XM-11-009 投入产出确认 PMD-XM-12-001 顾问TimSheet PMD-XM-12-002 项目阶段性报告 PMD-XM-12-003 项目变更 PMD-XM-12-005 PSI项目合同付款控制表