合同档案管理表格
合同存档编号
合同存档编号合同档案编号管理办法(改)合同档案编号管理办法为进一步规范合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各种协议、合同文本。
二、合同档案管理原则1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档，至少留存一份原件交由合同商务部妥善保存。
2、合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全，提高合同的有效利用。
三、合同文档的编号规则：1、合同号分四级进行编号，第一级为本公司缩写“LXG”。
2、第二级为合同档案签订的年份。
3、第三级为相关合同档案的分类缩写。
包括SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。
如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。
4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。
四、合同文档电子版的管理：1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作，同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。
2、建立合同统计表，按合同编号顺序排列。
3、建立合同支付情况台帐登记表，每个月初根据财务部的上月支付情况表，详尽记录合同的实际收支情况，标识合同执行进度。
4、建立本部门合同收发登记表，对合同文本的实际收发情况执行人进行签字登记，以规范合同文档的收发记录管理。
篇二：合同存档记录表格(样表)xxx建筑工程有限公司合同存档记录簿（办公室留存）2012年合同存档记录表篇三：合同分类编号规则合同分类编号规则1、目的为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，适应管理的需要，根据公司实际情况，特制定本规则。
2、范围2.1本规则除特别指明外，适用于：2.1.1福建省嘉晟建设发展有限公司及其分公司和各项目；2.1.2公司作为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。
3、职责3.1人事部负责本规则的制订、修改、实施指导和监督；3.2 公司各职能部门各项目合同/档案管理人员负责本规则的具体实施。
合同档案归档表格[工作范文]
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合同档案归档表格篇一：合同档案管理办法合同档案管理办法兴进公司管理标准BP/合同档案管理办法20XX-11-16发布20XX-11-16实施———————————————————————————兴进公司发布前言为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。
本流程由成本管理中心负责制定、解释。
本流程主要起草人：于卉本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛本流程批准人：罗欣本流程首次发布日期：20XX年11月16日本流程发送部门：公司各部门更改历史目录1 目的 (3)2 适用范围 (3)3 职责 (3)4 合同的保管方法 (3)5 支持文件 (6)6 相关记录 (6)1. 目的作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。
2.适用范围本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。
3. 职责成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。
公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。
4、合同的保管方法：合同保管应遵循下列原则及时归档原则；完整保存原件原则；便于查找原则。
合同保管的范围：合同（包括附件）；合同审批表；合同订立与履行过程中的所有书面材料。
上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。
合同保管部门公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。
成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。
成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。
档案管理系统合同
档案管理系统合同甲方：公司名称乙方：公司名称一、背景和目的本份合同由甲方与乙方共同签订，旨在规定双方在档案管理系统的开发、维护和使用过程中的权利、义务和责任。
合作的目的是为了提高档案管理效率，确保档案安全、准确和及时的存储、检索和使用。
二、项目范围和内容1. 甲方要求乙方开发一套档案管理系统，包括但不限于以下功能：a) 档案录入和分类功能：乙方将按照甲方的要求设计系统，以便甲方能够方便、快捷地录入和分类档案。
b) 档案检索和查询功能：乙方将确保档案系统具备强大的检索和查询功能，以便甲方能够快速准确地找到所需档案。
c) 档案存储和备份功能：乙方将确保档案系统具备安全可靠的存储和备份功能，以防止档案丢失或损坏。
d) 安全权限管理功能：乙方将为档案系统设置合适的权限管理机制，以确保档案信息的安全和保密性。
2. 乙方将按照双方商定的开发计划和时间节点，对档案管理系统进行设计、开发、测试和上线。
三、开发费用和支付方式1. 甲方将根据档案管理系统的功能和规模，支付乙方一定的开发费用。
具体费用双方另行商定。
2. 开发费用将以分期支付方式进行，具体支付节点和方式将在双方商议后确定。
四、服务期限和维护承诺1. 乙方将按照双方商定的时间节点完成档案管理系统的开发，并保证系统在约定时间内上线运行。
2. 乙方将提供合理的技术支持和维护服务，确保档案管理系统的稳定性和可用性。
3. 如有必要，乙方将及时对档案管理系统进行升级和修复，以提供更好的服务。
五、知识产权和保密条款1. 甲方在支付完全部开发费用后，将获得档案管理系统的知识产权。
2. 双方应妥善保护对方的商业机密和档案信息，不得泄露或复制给第三方。
3. 在合作结束后，双方应将对方所提供的机密信息或档案进行归还或销毁。
六、违约责任1. 任何一方未履行合同规定的义务，应承担相应的违约责任，包括但不限于赔偿损失和支付违约金。
2. 如因不可抗力因素导致合同无法履行，双方应互相协商解决或进行适当调整。
合同档案管理
合同档案管理什么是合同档案？合同档案是指企业与外部单位或个人签订的、涉及到经济往来和权益交换的书面文件。
其主要作用是记录双方权益和义务的约定、明确交易期限和支付方式、规定违约责任等。
企业的合同档案往往是由法务部门或者合同管理部门进行管理和维护的。
合同档案管理的重要性合同档案的管理对企业至关重要。
一方面，好的合同档案管理可以为企业提供参考规范，保证商业交易的安全和合法性；另一方面，合同档案管理也可以为企业提供重要的证据，确保企业合法权益的维护。
合同档案管理的好坏将直接反映在企业日常运作中对企业内部流程、客户关系、法律风险的管控等方面，对企业业务发展意义重大。
合同档案管理应具备的要素合同档案管理应该具备以下要素：1. 规范的管理流程企业需要建立规范的合同档案管理流程，包括合同的存储、检索、传递、审批等环节的管理。
不同类型和重要程度的合同，需要进行不同的管理流程和存档级别。
2. 完善的分类归档制度企业需要根据合同的类型、业务流程、存储方式等因素，建立完善的合同档案分类归档制度，并且要保证制度能够与企业实际业务需求相符。
3. 保密性企业需要采取有效措施保护合同档案的保密性，防止未经允许的人员或机构获取。
对于特定级别的合同档案，需要进行加密和更高级别的存储。
4. 安全性企业需要保证合同档案在存储、传输和使用等过程中的安全性。
对于因不可抗力造成的数据安全风险，需要建立健全的应急预案，以应对可能出现的突发状况。
5. 审计性企业需要注重合同档案管理的审计效果，建立定期审计机制，以评估合同档案管理制度和实际操作的合规性和有效性。
合同档案管理的执行路径企业进行合同档案管理时，最好遵循以下方案：1. 建立合同档案管理制度根据企业实际业务情况，制定并完善合同档案管理制度，明确合同档案的管理流程、分类归档制度、保密政策、安全保障措施、审计评估机制等要素。
2. 录入合同信息将企业已经形成和正在形成的合同，进行归档、录入、入库。
合同台账档案管理制度
合同台账档案管理制度合同台账和档案管理制度为了规范企业合同管理，保证合同资料的完整性和统一性，特制定了以下合同台账和档案管理制度。
合同台账管理：为了保证合同管理的规范性，凡是以公司名义签订的合同，都应该由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向公关法务部备案。
合同管理人员是签订合同的联系人和法务联络员，负责合同台账的登记、资料的收集和保管等工作。
合同台账采用表格格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。
合同台账应包括合同名称、合同主体、合同内容、履行情况、附属资料和其他重要内容。
合同台账应附有合同正本或副本、对方企业法人营业执照和资质等级证明等资料的复印件、法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明、补充合同、会议纪要、往来函电和有关的重要资料。
合同台账管理人员有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。
使用或借用合同台账资料应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换。
办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台账管理人员。
若违反规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。
档案管理：为了进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定以下档案管理制度。
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包括劳动合同）。
合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
三、合同文档的管理方法1.合同文档应按照部门名称和签署日期年月份进行分类编号。
2.合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。
例如：TGB－－001（推广部2011年2月份第1号合同）。
合同档案管理目录表做
合同档案管理目录表做合同编号：_____________________合同名称：_____________________甲方名称：_____________________乙方名称：_____________________签订日期：_____________________合同期限：_____________________合同金额：_____________________合同类型：_____________________归档日期：_____________________保管期限：_____________________档案状态：_____________________档案编号：_____________________档案负责人：_____________________档案存放地点：_____________________档案保管要求：_____________________档案使用记录：_____________________档案借阅记录：_____________________档案销毁记录：_____________________档案电子版存储位置：_____________________档案电子版访问权限：_____________________档案电子版备份情况：_____________________档案审计记录：_____________________档案更新记录：_____________________档案异常情况记录：_____________________档案维护记录：_____________________档案销毁授权人：_____________________档案销毁执行人：_____________________档案销毁日期：_____________________档案销毁方式：_____________________档案销毁原因：_____________________档案销毁证明：_____________________档案销毁监督记录：_____________________合同书正文：第一条合同标的1.1 本合同的标的为_____________________ 1.2 标的的具体描述：_____________________ 1.3 标的的质量要求：_____________________ 1.4 标的的数量要求：_____________________第二条合同价格及支付方式2.1 本合同总价为人民币_____________________ 2.2 支付方式：_____________________2.3 付款时间及条件：_____________________第三条交付与验收3.1 交付时间：_____________________3.2 交付地点：_____________________3.3 验收标准：_____________________3.4 验收程序：_____________________第四条双方的权利与义务4.1 甲方的权利与义务：_____________________4.2 乙方的权利与义务：_____________________第五条违约责任5.1 如甲方违约，应承担的责任：_____________________5.2 如乙方违约，应承担的责任：_____________________第六条合同变更与解除6.1 合同的变更：_____________________6.2 合同的解除：_____________________第七条争议解决7.1 本合同在履行过程中发生争议，双方应首先通过协商解决。
合同档案核对清理信息管理表格
合同档案核对清理信息管理表格合同编号：_____________________合同名称：_____________________合同签订日期：_________________合同生效日期：_________________合同到期日期：_________________甲方名称：_____________________甲方地址：_____________________甲方法定代表人：_______________甲方联系电话：_________________乙方名称：_____________________乙方地址：_____________________乙方法定代表人：_______________乙方联系电话：_________________一、合同主要内容概述：本合同由甲方与乙方就_________________（具体事项）达成一致，双方同意按照以下条款执行合同。
二、合同条款明细：1. 合同标的物：_____________________2. 合同金额：_____________________3. 付款方式：_____________________4. 交付时间：_____________________5. 质量保证：_____________________6. 违约责任：_____________________7. 争议解决方式：___________________8. 其他约定：_____________________三、合同履行情况：1. 已履行事项：_____________________2. 未履行事项：_____________________3. 履行中事项：_____________________四、合同档案核对情况：1. 档案完整性：_____________________2. 档案准确性：_____________________3. 档案更新情况：___________________五、合同清理工作：1. 已清理事项：_____________________2. 待清理事项：_____________________3. 清理计划：_____________________六、合同风险评估：1. 风险点识别：_____________________2. 风险评估结果：_________________3. 风险应对措施：_________________七、合同档案管理责任人：1. 档案管理责任人：_________________2. 联系方式：_____________________八、合同档案管理措施：1. 档案保管措施：___________________2. 档案保密措施：___________________3. 档案使用规定：_________________九、合同档案核对清理工作完成情况：1. 完成时间：_____________________2. 完成情况说明：_________________3. 后续跟进措施：_________________十、合同档案核对清理工作负责人签字：签字：_____________________日期：_____________________十一、合同档案核对清理工作审核人签字：签字：_____________________日期：_____________________甲方盖章：_____________________乙方盖章：_____________________注：本合同书为示例文本，具体内容需根据实际情况填写。
采购合同归档管理
采购合同归档管理篇一：集中采购资料归档以及管理方案采购资料归档以及管理方案目录一、总则1 目的 ................................................ ................................................... ........................... 32 范围 ................................................ ................................................... ...........................3 3 权责 ................................................ ................................................... ........................... 34 采购资料归档制度 ................................................ ................................................... ...... 3-5采购资料归档范围 ................................................ ................................................ 3-4采购资料归档要求 ................................................ ................................................... .4 采购资料归档流程 ................................................ ................................................ 4-55 采购资料保密制度 ................................................ ................................................... ......... 5 6 采购资料调阅制度 ................................................ ................................................... ......... 6 7 采购资料销毁制度 ................................................ ................................................... (6)二、采购资料管理1 产品资料管理 ................................................ ................................................... ................ 72 供应商资料管理 ................................................................................................... .......... 7-8供应商编码制度 ................................................ ................................................... ....7 供应商产品台账制度................................................. . (8)供应商资料管理要求................................................. . (8)三、采购资料归档以及管理流程图四、附件清单一、总则篇二：采购合同存档流程采购合同存档流程1 概述家居乐超市采购部同供应商新签订的合同需要进行备份后归档留存，以便以后查阅的方便。