国家综合档案馆电子文件备份中心建设研究

国家综合档案馆电子文件备份中心建设研究作者：梁磊王建文王顺
来源：《北京档案》2016年第07期
摘要：电子文件备份中心是国家综合档案馆“五位一体”的功能之一。

本文对国家综合档案馆电子文件备份中心的现状进行了分析，并就目前存在的宏观层面缺乏制度指导、档案数据增加对数据备份策略的影响、缺乏持续的资金支撑等问题，提出国家档案局及相关部门尽快出台规范和细则；灵活运用多种数据备份策略；争取国家支持的同时，结合实际情况采取较少投入的备份方式等措施。

关键词：国家综合档案馆电子文件备份中心档案信息安全
随着我国信息化进程的加速发展，以及电子政务工作的进一步开展，档案部门接收的电子文件以及纸质档案等数字化后的数据呈几何级增长。

在这样的背景下，做好电子文件的备份工作尤为重要。

2009年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《电子文件管理暂行办法》，同年，时任国家档案局局长杨冬权在全国档案局馆长工作会上，明确提出“实施重要档案异地备份制度”的战略。

至此，部分省市、地区相继建立了电子文件备份中心。

在电子文件备份中心建设日趋完善下，电子文件备份中心不仅具备数据备份功能，而且具备异地异质备份、容灾备份等功能。

为了更深入地了解电子文件备份中心的发展情况，笔者及所在课题组对近年来具有代表性的、已建成的电子文件备份中心进行了调研，并就目前存在的问题，提出相应的解决措施。

一、国家综合档案馆电子文件备份中心的现状
自2008年全国第一家电子文件备份中心——辽宁省电子档案备份中心正式提出申请建立至今，全国各级档案馆电子文件备份工作取得了重要进展，部分省级市以上档案馆实现了重要档案和电子文件的异地结对备份，部分市县档案馆建立了电子文件备份中心和异地备份库的工作。

笔者现将调研情况总结如下：
（一）后库备份与馆际备份相结合的电子文件（档案）备份中心
2008年，辽宁省档案局正式提出建设电子档案备份中心的申请，并于2010年正式建成。

目前，辽宁省档案局通过运用网络技术、通信技术、存储技术、远程控制等技术建立的电子文件备份中心，主要采用后库备份的形式，实现了辽宁省档案馆和辽宁省内各市区县三级电子档案数据的长期保存以及异地异质的备份与恢复。

通过数据备份，他们解决了数据的安全性、系统的稳定性等问题；通过异地容灾，他们解决了遭遇自然灾害时，在较短时间内恢复数据和应用系统的问题。

同时，辽宁省档案局还以馆际备份的形式与广西壮族自治区档案局、宁夏回族自治区档案局互为备份基地。

值得一提的是，在后库备份中，陕西省电子文件备份中心较为特
别，它主要是由电子政务系统电子文件本地备份和陕西省电子文件异地备份中心组成，作为省级电子政务统一平台系统中的一个子系统，它更强调电子政务信息的容灾功能。

（二）开展多种馆际备份形式的电子文件备份中心
1.建立初期形成的异地备份基地。

2009年，天津开发区档案馆将第一批重要档案数据异地备份到天津市档案馆，最大限度地保证了档案信息资源的安全。

2010年以来，许多档案局馆通过签订《重要档案异地备份工作协议》，以建立异地备份库的形式，对重要档案和电子文件实行异地异质备份，以确保档案信息资源的安全。

据相关资料显示，初期主要形成了太原市档案馆与郑州市档案馆、沈阳市档案馆与成都市档案馆、北京市档案馆和陕西省档案馆、上海市档案馆与重庆市档案馆、天津市档案馆和广州市国家档案馆、哈尔滨市档案馆与南京市档案馆等异地备份基地。

2.随着馆际备份发展的成熟化，目前馆际备份的形式也趋于多样化。

一是馆际备份的内容日益丰富，它不仅包括馆藏婚姻、知青等民生档案，而且包括各全宗的文书档案。

例如：嘉兴县档案馆在对法定进馆单位、重点工程项目档案、涉民电子业务档案数据登记备份的基础上，将其所涉电子文件分别备份于嘉兴市档案馆和青岛市崂山区档案馆。

二是对备份内容、备份周期、存储载体、标签格式等做了较为明确的说明，特别是将重要档案数据采用离线方式备份到异地备份中心。

（三）在对档案与电子文件登记备份的基础上，逐步推进电子档案在线备份工作
在创建电子文件备份中心初期，浙江省便对重点档案和电子文件，特别是涉及重点民生的电子文件进行了登记备份，同时对省内部分立档单位的电子业务数据进行了脱机备份。

在此基础上，2011年，浙江省档案局首次和数字档案登记备份试点单位铺设了电信VPN专线，率先实现了在线方式的电子业务数据到档案的衔接。

例如：浙江省公积金中心进行的电子档案备份就是采取实时备份的形式。

二、制约电子文件备份中心建设的因素分析
（一）国家宏观层面尚未制定电子文件备份的细则，使得地方层面的电子文件备份中心建设缺乏必要的可操作性指导
目前，虽然中共中央办公厅、国务院办公厅发布了《国家信息化领导小组关于加强信息安全保障工作的建议》《电子文件管理暂行办法》，国家档案局发布了《全国档案信息化建设实施纲要》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》和《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》等法规和技术标准，但是这些法规和技术标准中并没有对电子文件备份的相关方案与标准进行详细规定。

同时，基于电子文件自身的特点，需要对其生成、传递、保存、利用等方面进行详细规定，但是目前有关方面的专门法规尚未制定。

由此可见，随着电子
文件备份中心建设的深入发展法律制度的相对滞后，势必会影响到电子文件备份中心建设的可操作性。

（二）档案数据量的增加，对数据备份策略提出了更高要求
目前，电子文件备份中心一般会采用完全备份、增量备份和差异备份的形式进行数据备份。

由于电子文件的数量增多，且不同的数据策略都存在一定程度的不足，因此采取单一的方式无法有效实现数据备份。

例如：完全备份虽然能够保证备份的数据最全面、最完整，但是它的备份时间较长，且存在重复备份的现象，进而造成存储成本的提高。

而增量备份则存在数据恢复较为困难的问题；差异备份一定程度上和增量备份在内容上存在相同之处，进行数据备份时需要区分数据类型。

（三）缺乏持续的资金支撑
电子文件备份中心的建设是一项持续的工程，它需要巨大的人力、物力、财力的支撑，特别是在数据存量和增量的情况下，电子文件的保管成本也将越来越大。

从目前来看，大部分档案馆主要是通过财政拨款或者专项资金来实现电子文件备份中心建设的。

在电子文件备份中心建设初期，这部分资金用于前期平台搭建是能够支撑其建设的，但是需要考虑的是，与前期相比，后期投入资金会更大，而这部分资金是否能够支撑电子文件备份中心的建设值得商榷。

三、建议
（一）国家档案局和有关部门应尽快出台相应的管理办法和详细条例
国家档案局和有关部门应参照相关国际标准、国家标准和行业标准，尽快出台相应的管理办法和详细条例。

就重要档案和电子文件备份的范围做出较为清晰的界定，同时针对馆际之间的电子文件异地异质备份，联合制定下发有关制度的文件，就馆际之间电子文件备份的保管以及需要注意的问题等做出具有指导性的规定，这样才能使馆际电子文件备份中心的异地异质备份工作更加规范，更加具有可操作性。

（二）灵活运用不同的数据备份策略，提高数据备份的质量
在借鉴其他学者和同仁经验的基础上，笔者认为：对于数据量较大且变更频率频繁的数据，可以采用完全备份和差异备份相结合的方式，对每天产生的数据进行备份。

这样，既能够有效地减少数据存储空间，降低数据移动所需带宽，又能够最大限度地保证数据的完整性与真实性。

对于数据量不大且几乎无变更的数据，可以考虑采用完全备份和增量备份方式，按照季度进行数据的备份。

对于数据量后续增加较大但变更频率相对不频繁的数据，可以考虑采用完全备份的方式。

同时，在数据量增加迅速的情况下，在线的实时备份也是需要给予关注的。

（三）争取国家支持的同时，结合实际情况采取较少投入的备份方式
随着电子文件备份中心工作的深入，其巨大的管理成本也将得以显现，而这必将严重制约电子文件备份中心建设的进一步开展。

为此，建议由国家档案局牵头，争取国家财政资金的支持，特别是专项资金上的支持。

同时，根据不同地区的不同情况，从实际出发，权衡投入和效益之间的关系，避免重复投入以及减少不必要的投入。

例如：可以利用移动存储技术进行离线或在线备份，这种方式较为灵活且投入相对较少。

*本文为北京市档案局项目“国家综合档案馆建设研究”（项目编号：2013-01）的阶段性研究成果之一。

参考文献：
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