8、外联接待管理规定

外联接待管理规定

1.0总则

为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，更好地反映公司精神面貌，增进各级领导和兄弟单位的支持和合作，达到增进友谊、交流信息、有效改善公司外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本规定。

2.0对外接待范围

本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

3.0接待工作的基本原则

接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。

3.1 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权

限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。

3.2 对口原则。各职能部门对口接待，如有需要，各部门应予以支持，谁接待、谁负责，贯彻始终。

3.3节约原则。接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同；既要热情周到、也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。安排来宾用餐除特殊情况，原则上陪同人员应控制人数，坚决杜绝高消费、大吃大喝的现象。

3.4 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。

3.5保密原则。向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。

4.0接待内容和程序

根据公司领导意图及客人的需求，熟悉并掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活。

4.1接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

4.2布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级领导批准。

4.3迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。

4.4看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。

4.5安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

4.6组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。

5.0接待规格的确定

5.1 根据来宾身份、人数、性别，预订宾馆或酒店，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接（按财务审批权限相关标准规定）。

5.2 项目公司每月提供活动经费1万，用于部门员工之间联谊活动等。

6.0接待相关审批及权限

6.1 严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。有关单位根据批准的接待方案，认真做好政务接洽和业务洽谈。洽谈中遇有非权限内的事情，要向上一级领导请示。

6.2 因公务需要宴请有关单位或个人，授权宴请的职能部门经办人须事先填写《外联接待事前审批单》，经报批后执行。特殊情况或临时急需宴请的，经办人应事先将宴请对象、事由及宴请规格用电话报告，经批准后再行宴请，事后应补办手续。

6.3 项目公司1万以内招待费由项目总经理审批；1万（含）~2万由集团分管副总裁审批；超过2万（含）由董事长审批；集团总部1万以内由分管副总裁审批，副总裁费用报董事长审批；超过1万（含）由董事长审批。

7.0附件

7.1《外联接待事前审批单》

7.2《接待事务联系单》

7.3《公司活动事前审批单》