信件收发管理规定格式
公司函件收发管理制度范本
公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。
所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。
二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。
2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。
3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。
4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。
三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。
2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。
3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。
4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。
四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。
2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。
3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。
五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。
2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。
3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。
六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。
七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。
收发信件管理制度
收发信件管理制度一、总则为规范和统一收发信件工作，提高收发信件工作效率和质量，特编制本管理制度。
二、收信管理1、收信渠道（1）单位收发室：单位设有专职收发员，负责接收单位内外来往的信函。
（2）电子邮箱：单位设有专用邮箱，接收并处理电子邮件。
2、收信程序（1）单位收发室接收信访件、建议件、咨询件等，登记汇总后交相关部门处理，按时办理并回复。
（2）电子邮件由专人负责管理，收到邮件后及时查收处理，如需另行处理交相关部门。
3、管理要求（1）收信员应保持工作状态，认真查验各类信函，对内容明确、重要的信函及时上报相关部门。
（2）对于来信者信息及内容应做好登记，并做到及时、准确地处理。
（3）对于影响单位形象、工作稳定的来信应及时向领导汇报并妥善处理。
三、发信管理1、发信渠道（1）单位发信主要以书面形式为主，在必要时可以采取口头形式。
（2）电子邮件也是单位发信的一种重要方式，可以快速、便捷地进行沟通。
2、发信程序（1）单位发信应由负责人审核并签署，内容准确、语言得体。
（2）发信员应根据具体事宜选择合适的发信方式及渠道，确保对方能够及时收到信息。
3、管理要求（1）发信员应保持敏锐的工作意识和责任感，认真核实信函内容，避免误导他人。
（2）对于机密性较高的信函，应该按照相关规定进行保密处理，确保信息安全。
四、其他要求1、单位领导要对收发信件工作进行定期检查，确保收发工作的顺利进行。
2、每年对该制度进行一次评估，发现问题及时修订完善。
3、情节严重的收发信件工作失职失责行为，实施相应的纪律处分。
以上为本单位收发信件管理制度，希望各位员工认真遵守，确保工作顺利进行。
公司信件快递收发管理制度
第一章总则第一条为加强公司信件快递的收发管理，确保信件安全、及时、准确送达，降低物流成本，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部及对外信件快递的收发管理。
第二章适用范围第三条本制度适用于公司所有部门及员工。
第三章定义第四条信件快递：指公司内部及对外交流的各类信件，包括文件、资料、信函等。
第四章职责与权责第五条办公室负责公司信件快递的收发管理工作。
第六条各部门负责本部门信件快递的接收、分发及管理工作。
第七条办公室接待人员负责接待快递公司送来的信件，并及时通知相关部门。
第五章信件快递收发流程第八条信件快递收发流程如下：1. 信件接收：办公室接待人员负责接待快递公司送来的信件，并核对信件信息，确保无误。
2. 信件登记：办公室接待人员将接收到的信件进行登记，包括信件编号、收件人、寄件人、收发时间等信息。
3. 信件分发：办公室接待人员根据信件信息，将信件分发给相关部门或收件人。
4. 信件签收：收件人或相关部门负责人在收到信件后，需在信件上签字确认。
5. 信件退回：如收件人或相关部门负责人无法在规定时间内签收信件，办公室接待人员需将信件退回快递公司。
第六章信件快递费用管理第九条信件快递费用由各部门自行承担，办公室负责监督和审核。
第十条各部门在申请信件快递时，需提供详细的寄件信息，包括收件人、寄件人、邮寄物品等。
第十一条办公室定期统计各部门信件快递费用，并进行公示。
第七章附则第十二条本制度由办公室负责解释。
第十三条本制度自发布之日起施行。
第八章信件快递安全与保密第十四条公司信件快递应确保安全，防止丢失、损坏、泄露。
第十五条办公室接待人员对收到的信件进行仔细检查，确保信件完好无损。
第十六条对涉及公司秘密的信件，办公室接待人员应严格按照保密要求进行管理。
第十七条各部门收到的涉及公司秘密的信件，应妥善保管，不得随意丢弃或外传。
第十八条如发现信件丢失、损坏或泄露，应及时报告办公室，办公室将按照公司相关规定进行处理。
信件收发管理制度
信件收发管理制度一、概述信件收发是组织内部和外部沟通的重要方式之一，为了保证信件收发的高效、准确和安全，我们制定了信件收发管理制度，规范了信件的收发流程和管理要求。
二、收信管理1. 信件分类根据内容和紧急程度的不同，将信件分为以下几类： - 公开信件：面向公众，宣传组织形象或传递信息。
- 内部信件：用于组织内部沟通和协调工作。
- 重要私人信件：涉及个人隐私和重要事务的信件。
根据信件的分类，设立不同的收信渠道和处理流程。
2. 信件接收与登记•所有收信人员要及时接收和登记收到的信件。
•每封信件应该在收到之日起24小时内进行登记，包括信件的来源、发送日期、分类、收信人员等信息。
•登记信息要准确完整，以便后续查询和跟踪。
3. 信件分发与传递•内部信件应按照收信人的权限和需要进行分发，确保信息的准确传递。
•重要私人信件应直接交给收信人本人或指定的代理人，确保私密性和安全性。
4. 信件归档•已处理的信件应按照分类和时间顺序进行归档，方便日后的查阅和审计。
•归档文件应妥善保管，避免任何形式的损坏和泄露。
三、发信管理1. 信件起草•发信人在起草信件时应注意语言简洁明确，内容真实准确，不涉及违法违规事项。
•对于重要信件，可请相关部门或人员审核。
2. 信件审批与签发•信件的审批和签发应根据其分类和紧急程度来安排。
•重要信件需要经过相关领导的批准，并在信件上签署姓名和日期。
3. 信件拷贝与保存•发信人应在发出信件后，保存一份拷贝备查。
•拷贝应按照分类和时间顺序进行保存。
四、信件安全管理1. 信件传递安全•内部信件传递应采取机密信封或其他安全措施，确保信件不被非法泄露。
•机密和敏感信息的信件要严格控制传递和接收人员，避免泄露和篡改。
2. 信件存储安全•信件存放的地点要安全可靠，防止火灾、水灾或其他意外导致信件丢失或损坏。
•重要信件存档要加强保密措施，限制访问权限。
3. 信件销毁与处理•根据文件保管期限，定期清理和销毁过期的信件，防止信息泄露。
信件收发管理制度模板
信件收发管理制度模板
一、目的
为规范公司信件收发流程，确保信件的安全、准确、及时传递，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司全体员工。
三、职责分工
1. 行政部门：负责信件收发的统一管理，包括信件的登记、分类、分发和存档。
2. 各部门：负责本部门信件的接收和发送工作。
四、信件接收流程
1. 所有外部来信均需交至行政部门进行登记。
2. 行政部门应对信件进行分类，并根据信件性质及时分发给相应部门或个人。
3. 接收人应检查信件是否完整无损，并在信件登记簿上签字确认。
五、信件发送流程
1. 各部门需发送的信件应提前一天交至行政部门。
2. 行政部门负责对信件进行检查、登记，并安排发送。
3. 重要文件或物品需使用挂号或快递服务，并保留好寄件凭证。
六、保密与安全
1. 对于涉及公司机密的信件，应采取相应的保密措施。
2. 任何人不得私自拆阅、扣留或损毁他人信件。
七、信件存档
1. 所有信件应按照公司档案管理规定进行存档。
2. 存档期限根据信件性质和内容确定，一般为1-5年。
八、违规处理
1. 对于违反信件收发管理制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同等处分。
九、附则
1. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，由行政部门提出，经管理层审议后执行。
请根据公司实际情况调整上述模板内容，以确保其符合公司的具体需求和操作流程。
学校信件收发管理制度
一、总则为加强学校信件管理，确保信件收发工作的规范、高效，保障师生通讯需求，特制定本制度。
二、管理职责1. 学校设立信件收发室，负责全校信件的收发、分拣、传递等工作。
2. 各部门、班级设立信件接收点，负责接收和分发本部门、班级的信件。
3. 全体师生应积极配合信件收发工作，遵守本制度规定。
三、信件收发流程1. 信件接收（1）信件收发室负责接收各类信件，包括平信、挂号信、快递等。
（2）收发室工作人员在接收信件时，应认真核对信件上的收件人姓名、地址等信息，确保无误。
2. 信件分拣（1）收发室工作人员根据信件上的地址，将信件分拣到相应部门、班级的信件接收点。
（2）对于无法确定收件人地址的信件，收发室工作人员应暂时保存，并通知相关部门或班级。
3. 信件传递（1）各部门、班级的信件接收点负责人在接到信件后，应及时通知收件人领取。
（2）收件人领取信件时，应出示身份证明，收发室工作人员应核对无误后，将信件交给收件人。
4. 信件退回（1）因地址不详、收件人不在等原因导致信件无法投递的，收发室工作人员应将信件退回原寄信人。
（2）退回的信件应注明原因，并妥善保管。
四、信件保管1. 收发室应设立专门的信件存放区域，确保信件安全、有序。
2. 信件存放期间，收发室工作人员应定期检查，防止信件丢失、损坏。
3. 信件存放期限为三个月，过期信件应予以销毁。
五、监督检查1. 学校成立信件收发管理小组，负责对信件收发工作进行监督检查。
2. 管理小组定期对信件收发情况进行检查，发现问题及时整改。
3. 对违反本制度规定的行为，学校将依法依规进行处理。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由学校办公室负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，由学校办公室根据实际情况予以补充。
公司收发快递管理规定模版(3篇)
公司收发快递管理规定模版一、目的为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本规定。
二、范围本规定中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。
三、权责3.1、行政前台、值班人员：负责公司快递物品的收件管理。
3.2、物流部：负责公司邮件、快递物品的收发管理。
3.3、各部门：对本部门的快递费进行管控、寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快递。
四、作业要求：4.1、快递的接收4.1.1、行政部前台、当天值班人员或物流部在收到快递时，应核对以下内容：①收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回;②优先通知收件人本人签收;③检查信件、快递包装是否完好无损;④了解清楚付费情况(如是到付，需联系收件人收件或电话知会收件人，收件委托其他人签收处理);④快递物品与《快递单》内容(特别是托寄内容)是否无误。
4.1.2、在《快递单》收件人签名处签上本人的名字，并注明日期和时间，然后在《快递签收记录表》上登记快递情况(收件人本人签收快递可不登记);4.1.3、通知快递收件人到前台领取，快递收件人在《快递签收记录表》上签字接收，特殊情况下，收件人不在公司，可拔打手机号码告知对方，快递收件人若交待告知部门同事帮忙代领，代领取人必须在《快递签收记录表》上签字确认，以备查验核对。
4.1.4、如是到付件，收件人应提前填写《快递收发申请表》(返修机有维修退货单的除外)，交上级主管批准后交物流部签收、报销。
4.2、快递的发送4.2.1、因工作需要，需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其他物品者必须填写《快递发送申请表》(有出货申请单、维修送货单及快递费用不是公司付款的除外)经部门负责人审批后，方可将《快递发送申请表》、《快递单》、快递物件一起交往物流部，由物流部联系快递公司统一发送。
(各需求部门于每日16:30前提出需求)，《快递发送申请表》未经部门负责人审批的，物流部可拒接受理，且快递费用可酌情不予报销，或本人承担相关费用。
信件收发管理制度范文
信件收发管理制度范文信件收发管理制度一、总则为了规范和统一公司内外部信件的收发管理工作，提高信息传递效率，制定本《信件收发管理制度》。
二、适用范围本制度适用于公司内外部信件的收发管理工作。
三、收件管理1. 邮箱划分为方便对接不同类型的信件，公司将信件分为来自内部、来自外部、来自客户等三个大类别，并设立相应的接收邮箱。
2. 邮件接收（1）负责人员在每天上午9点和下午4点分别检查各个接收邮箱，并及时处理未读邮件。
（2）收到的邮件应在24小时内阅读，并按照工作性质进行分类和处理。
3. 邮件分发（1）负责人员收到的来自内部的邮件，应在2小时内处理（如需转发给其他部门，则应在30分钟内完成）。
（2）收到的邮件应根据工作性质进行分类，并及时转交给相关部门或人员。
（3）对于敏感信息或重要事项的邮件，负责人员应及时上报给上级领导。
4. 邮件整理（1）负责人员应对每天收到的邮件进行整理，确保每封邮件都能妥善处置。
（2）重要的邮件或文件应归档保存，方便以后查询。
5. 邮件回复（1）负责人员应及时回复每一个内部邮件，回复时应明确回复内容并注明处理结果。
（2）对于来自外部或客户的邮件，根据邮件内容做出相应的回复，并尽量在24小时内完成。
四、发件管理1. 提交审核（1）内部发件人应将需要发送的邮件提交给所在部门的负责人审核。
（2）外部发件人应将需要发送的邮件提交给公司公关或相关部门审核。
2. 邮件内容（1）邮件内容应清晰明确，内容真实可信。
（2）涉及敏感信息或公司机密的邮件，应在发送前经过相关部门的批准和签署，同时抄送给相关部门负责人。
3. 邮件抄送（1）内部邮件的抄送范围应根据实际需求进行把控，避免过多抄送导致信息混乱和泄露。
（2）外部邮件的抄送范围应根据需要，抄送给与邮件内容有关的相关部门或人员。
4. 邮件签发（1）内部发件人在发送邮件前应确认邮件内容的准确性，并在邮件末尾签名确认。
（2）外部发件人在发送邮件前应确认邮件内容的准确性，并在邮件末尾签名确认。
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行政部政策及操作程序
主题: 信件收发管理规定
起草: 周少怀审核: 徐兆祥
起草日期: 2006-06-20 生效日期: 2006-07-01
批准: 陈永安档案号. : Admin / P / 10
传递: 全体员工页数. : 共2页
目的
此政策是为了明确公司部门、员工个人邮件、包裹收发的规定，提高办事效率，使公司内部更加方便快捷的接收、邮寄各类信件。
定义
邮件、包裹主要是指与公司外部的供应商、合作伙伴、加盟客户、顾客等业务往来的各类公事信件、包裹等。
政策
1.公司的邮件统一由前台负责。
2.公司邮件的签收分发
1)统一外发时间：每天下午的4:00。
公司内部同事需要往外发送邮件时，需在每天的下午4:00前，将邮件交给前台，
并填好相应的信息。
2)邮件的签收分发前，前台要进行登记，登记内容为签收日期、发件方、邮件种类、
邮件编号、收件人、签收人、备注。
3)前台收到外部邮件并登记后，立即通知收件人到前台签收。
4)前台在签收挂号信、包裹单等邮单后，应立即通知收件人，收件人应及时去邮局
取款取件。
超期罚款，责任自负。
3.公司各类公事邮件的发出：
1)特快专递（包括EMS、同城快递）由发件本人填定单据签字确认，经部门经理审
核批准后，前台进行明细登记。
登记的内容有发出时间、发出日期、委托发出的
部门、收件方、邮件内容物（按分类，如报表、文件、有效票证、件函、证件等
登记）。
然后由前台通知快递公司来取件，并保存单据底联，以供各部门人员备查。
2)若发出的特快专递没有本人的签字，前台将不予发送。
3)由前台提供本月所发特快专递明细表并附每个人所发邮件明细汇总表，在月末统
一进行审核。
4)特快专递和挂号信等重要邮件发出后，应在适当时间（一般特快专递在36小时内，
挂号在3-7天）询问收件人是否收到邮件。
特别是邮件内有有价票证和业务合同
协议时，更要及时通气。
4.邮件收发前台要及时处理，发出和签收后分发都必须在当日内办理完。
前台不得私拆、
藏匿、损坏邮件，一经发现根据公司的制度进行相应的处分。
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（续）
流程
1.公司邮件的签收
1)邮局或快递公司送来邮件，前台负责签收；
2)前台在按规定登记后，及时通知收件人到前台领取；
3)收件人到前台领取后，需做签收手续；
4)如需到邮局领取的邮件，由收件人自行到邮局领取。
5)附件《邮件签发表》
2.特快专递（包括EMS、同城快递）的发出：
6)由发件本人填定单据签字确认，经部门经理审核批准后，前台进行明细登记；
7)由前台通知快递公司来取件，并保存单据底联，以供各部门人员备查；
8)特快专递和挂号信等重要邮件发出后，前台应在适当时间（一般特快专递在36
小时内，挂号在3-7天）询问收件人是否收到邮件；
9)得到确认后，反馈给发件人。