信件收发管理规定完整版
收发信件管理制度
收发信件管理制度一、总则为规范和统一收发信件工作，提高收发信件工作效率和质量，特编制本管理制度。
二、收信管理1、收信渠道（1）单位收发室：单位设有专职收发员，负责接收单位内外来往的信函。
（2）电子邮箱：单位设有专用邮箱，接收并处理电子邮件。
2、收信程序（1）单位收发室接收信访件、建议件、咨询件等，登记汇总后交相关部门处理，按时办理并回复。
（2）电子邮件由专人负责管理，收到邮件后及时查收处理，如需另行处理交相关部门。
3、管理要求（1）收信员应保持工作状态，认真查验各类信函，对内容明确、重要的信函及时上报相关部门。
（2）对于来信者信息及内容应做好登记，并做到及时、准确地处理。
（3）对于影响单位形象、工作稳定的来信应及时向领导汇报并妥善处理。
三、发信管理1、发信渠道（1）单位发信主要以书面形式为主，在必要时可以采取口头形式。
（2）电子邮件也是单位发信的一种重要方式，可以快速、便捷地进行沟通。
2、发信程序（1）单位发信应由负责人审核并签署，内容准确、语言得体。
（2）发信员应根据具体事宜选择合适的发信方式及渠道，确保对方能够及时收到信息。
3、管理要求（1）发信员应保持敏锐的工作意识和责任感，认真核实信函内容，避免误导他人。
（2）对于机密性较高的信函，应该按照相关规定进行保密处理，确保信息安全。
四、其他要求1、单位领导要对收发信件工作进行定期检查，确保收发工作的顺利进行。
2、每年对该制度进行一次评估，发现问题及时修订完善。
3、情节严重的收发信件工作失职失责行为，实施相应的纪律处分。
以上为本单位收发信件管理制度，希望各位员工认真遵守，确保工作顺利进行。
公司信件快递收发管理制度
第一章总则第一条为加强公司信件快递的收发管理，确保信件安全、及时、准确送达，降低物流成本，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部及对外信件快递的收发管理。
第二章适用范围第三条本制度适用于公司所有部门及员工。
第三章定义第四条信件快递：指公司内部及对外交流的各类信件，包括文件、资料、信函等。
第四章职责与权责第五条办公室负责公司信件快递的收发管理工作。
第六条各部门负责本部门信件快递的接收、分发及管理工作。
第七条办公室接待人员负责接待快递公司送来的信件，并及时通知相关部门。
第五章信件快递收发流程第八条信件快递收发流程如下：1. 信件接收：办公室接待人员负责接待快递公司送来的信件，并核对信件信息，确保无误。
2. 信件登记：办公室接待人员将接收到的信件进行登记，包括信件编号、收件人、寄件人、收发时间等信息。
3. 信件分发：办公室接待人员根据信件信息，将信件分发给相关部门或收件人。
4. 信件签收：收件人或相关部门负责人在收到信件后，需在信件上签字确认。
5. 信件退回：如收件人或相关部门负责人无法在规定时间内签收信件，办公室接待人员需将信件退回快递公司。
第六章信件快递费用管理第九条信件快递费用由各部门自行承担，办公室负责监督和审核。
第十条各部门在申请信件快递时，需提供详细的寄件信息，包括收件人、寄件人、邮寄物品等。
第十一条办公室定期统计各部门信件快递费用，并进行公示。
第七章附则第十二条本制度由办公室负责解释。
第十三条本制度自发布之日起施行。
第八章信件快递安全与保密第十四条公司信件快递应确保安全，防止丢失、损坏、泄露。
第十五条办公室接待人员对收到的信件进行仔细检查，确保信件完好无损。
第十六条对涉及公司秘密的信件，办公室接待人员应严格按照保密要求进行管理。
第十七条各部门收到的涉及公司秘密的信件，应妥善保管，不得随意丢弃或外传。
第十八条如发现信件丢失、损坏或泄露，应及时报告办公室，办公室将按照公司相关规定进行处理。
公司信件快递收发管理办法三篇
公司信件快递收发管理办法三篇公司信件快递收发管理办法三篇篇一：公司信件快递收发管理办法为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本办法。
一、适用范围本流程中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。
二、流程具体：I、收件管理：（1）公司快递收取形式：前台收取快递时间为周一到周五上班时间；如遇周六，值班人员需代替前台收取保管货物和底单。
并在下周周一时告知前台。
（2）快递由前台统一接收（前台不在其位时由行政部经理代接收）。
同时前台检查信件、快递包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回。
（3）前台确认签收后，将收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取件（收件人需填写收件物品名称详细）。
若收件人当时不在公司，前台需电话通知收件人，以免耽误公务。
（4）遇到付费快递，前台应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收。
前台应保留好单据，并计入公司快递费用。
前台不负责垫付任何到付费用。
（5）前台应妥善保留好相关记录。
II、发件管理（1）公司发件时间：快递发放时间为周一至周五每日9：00~17：00之间。
如遇周六发件的在周五17：00前告知前台并登记，物品由值班人员保管并发递。
（2）发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），交到前台并详细填写《信件、快递发件登记表》。
未经登记、错误登记、拒绝登记及登记不全者，快递费用及后果由其发货人承担，不计入公司快递费用报销中。
（3）前台填写快递单并电话通知快递公司取件，并妥善保留好相关单据，并把单号告诉发货人，由发货人自行跟踪。
（4）底单按月份与登记表一同保存；月底结算快递费用。
前台负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字确认后，由财务部进行支付。
学校信件收发管理制度
一、总则为加强学校信件管理，确保信件收发工作的规范、高效，保障师生通讯需求，特制定本制度。
二、管理职责1. 学校设立信件收发室，负责全校信件的收发、分拣、传递等工作。
2. 各部门、班级设立信件接收点，负责接收和分发本部门、班级的信件。
3. 全体师生应积极配合信件收发工作，遵守本制度规定。
三、信件收发流程1. 信件接收（1）信件收发室负责接收各类信件，包括平信、挂号信、快递等。
（2）收发室工作人员在接收信件时，应认真核对信件上的收件人姓名、地址等信息，确保无误。
2. 信件分拣（1）收发室工作人员根据信件上的地址，将信件分拣到相应部门、班级的信件接收点。
（2）对于无法确定收件人地址的信件，收发室工作人员应暂时保存，并通知相关部门或班级。
3. 信件传递（1）各部门、班级的信件接收点负责人在接到信件后，应及时通知收件人领取。
（2）收件人领取信件时，应出示身份证明，收发室工作人员应核对无误后，将信件交给收件人。
4. 信件退回（1）因地址不详、收件人不在等原因导致信件无法投递的，收发室工作人员应将信件退回原寄信人。
（2）退回的信件应注明原因，并妥善保管。
四、信件保管1. 收发室应设立专门的信件存放区域，确保信件安全、有序。
2. 信件存放期间，收发室工作人员应定期检查，防止信件丢失、损坏。
3. 信件存放期限为三个月，过期信件应予以销毁。
五、监督检查1. 学校成立信件收发管理小组，负责对信件收发工作进行监督检查。
2. 管理小组定期对信件收发情况进行检查，发现问题及时整改。
3. 对违反本制度规定的行为，学校将依法依规进行处理。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由学校办公室负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，由学校办公室根据实际情况予以补充。
学校信件收发管理制度
学校信件收发管理制度学校信件收发管理制度一、总则：为了加强学校信件的收发管理，提高学校行政工作的效率，规范学校内部文书的流转程序，特制定本制度。
二、适用范围：本制度适用于学校内所有行政人员和相关工作人员，对学校接收和发送的所有信件、文件、资料等进行统一管理。
三、收信管理：（一）信件接收：1. 学校办公大楼设立统一的信箱，用于接收学校内来往信件。
2．每天上班时间，由收发员进行信件的搜集和整理工作，并在信件上注明收件日期、发件人姓名、电话号码等相关信息。
3. 收发员应按照日期和发件人进行归档管理，确保文件的安全保存。
（二）信件分发：1. 收发员应按照学校内部的文件流转程序，将收到的信件及时分发给相应的部门或人员。
2. 对于涉密文件和重要文件，收发员应当在文件上注明“重要”或“机密”，并及时送达收件人。
3. 收发员应及时跟踪信件的流转情况，确保文件的及时处理。
（三）信件查询：1. 学校内部人员可以通过查询信件来确认是否收到相应的文件。
2. 查询信件应当提供相应的文件编号、发件人信息等，以方便操作和查询。
四、发信管理：（一）文件起草：1. 文件起草应符合学校相关的规定和制度，遵循文件格式和写作规范。
2. 文件起草应明确文件的发起单位、文件标题、内容概要、主要联系人等信息。
（二）文件批准：1. 文件的批准程序应根据学校内部管理要求进行，确保文件的合规性。
2. 文件的批准人应对文件的内容进行认真审核，并按照程序进行签署和公章盖章。
（三）文件发送：1. 符合相关批示的文件应及时发送给相关单位或个人，确保文件按时送达。
2. 对于涉密文件和重要文件，应当采取保密措施，并由特定人员进行送达工作。
五、收发员的职责：（一）收发员应具备必要的文书管理知识和相关技能，熟悉学校内部文件的流转程序和管理要求。
（二）收发员应对他们收到的文件进行及时、准确的搜集、整理和分发工作，并做好相关记录和归档工作。
（三）收发员应具备良好的沟通、协调能力，能够与其他部门和人员保持良好的合作关系，推动文件的及时处理。
机要信件收发管理规定
机要信件收发管理规定
机要信件收发管理规定
收发工作是指在机关单位收发室内接收、分拣收进送出的文件(包括机要文件)、信件等，有哪些管理规定呢?下面店铺给大家分享关于机要信件收发管理规定的相关资料，希望对您有帮助。
机要信件收发管理条例
1、接收文件要做到手续完备，按签发日期登记编号，发现差错及时向发文单位说明。
2、机要文件设专柜，分类存放，并单独保管。
3、机要文件由机要人员拆封，并按传阅范围组织传阅，任何人不得扩大传阅范围，确因工作需要扩大传阅范围的，须经上级主管领导批准。
4、传阅机要文件，要严格履行手续，不得横传外传，不得泄露秘密内容;机要人员要传递及时，领导同志要传阅迅速，不积压、不抽、不留、如数退还。
5、借阅机要文件者，要按期退还，不得贻误，不得摘记、抄录和私自翻印文件内容。
6、机要文件要定期清查，按照文件核对单逐件核对，发现问题及时上报区委，并积极查明原因。
7、需要销毁的机要文件，按照上级有关规定执行，同时须经有关领导批准方可销毁，任何人不得自行销毁，销毁文件须由机要部门登记造册，并派专人送到指定造纸厂或经批准后在本单位监护销毁。
信件、快递、包裹、报刊收发管理制度
信件、快递、包裹、报刊收发管理制度一、目的为规范公司信件、快递、包裹及报刊的收发管理，确保各类邮件的安全、准确、及时地送达，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工及所有与邮件收发相关的活动。
三、管理职责1. 行政管理部职责负责制定和更新邮件收发管理制度。
负责邮件收发的日常管理和监督。
负责处理邮件收发过程中的异常情况。
2. 各部门职责指定专人负责本部门邮件的接收和分发。
确保邮件及时准确地送达指定人员。
3. 员工个人职责正确填写邮件信息，确保邮件能准确送达。
及时领取个人邮件，并对邮件内容保密。
四、邮件收发流程1. 信件收发所有进入公司的信件由前台统一接收。
前台对信件进行分类，并及时通知收件人领取。
2. 快递和包裹收发快递和包裹由指定的物流服务台接收。
服务台对快递和包裹进行登记，并通知收件人。
3. 报刊收发报刊由行政管理部指定专人负责接收和分发。
报刊应按照订阅人员名单进行分发。
五、邮件登记管理1. 登记要求所有邮件在接收时必须进行详细登记。
登记内容包括邮件类型、寄件人、收件人、时间等。
2. 登记方式采用电子表格或专业软件进行登记管理。
确保登记信息的准确性和可追溯性。
六、邮件分发管理1. 分发原则邮件分发应遵循及时、准确、保密的原则。
邮件分发应避免延误和错误。
2. 分发流程邮件到达后，由专人负责分类和分发。
分发人员应确保邮件在规定时间内送达。
七、邮件异常处理1. 邮件丢失发现邮件丢失，应立即报告行政管理部。
行政管理部负责调查原因并采取补救措施。
2. 邮件延误发现邮件延误，应及时通知收件人。
采取措施避免类似情况再次发生。
3. 邮件损坏发现邮件损坏，应记录损坏情况并及时通知收件人。
根据损坏情况决定是否需要赔偿。
八、安全与保密1. 安全管理邮件收发区域应有适当的安全措施。
确保邮件在收发过程中的安全。
2. 保密管理对涉及公司机密的邮件进行特殊管理。
确保机密邮件的保密性。
九、培训与宣传1. 培训对涉及邮件收发的员工进行定期培训。
信件、快递、包裹、报刊收发管理制度
信件、快递、包裹、报刊收发管理制度一、目的：规范公司信件、快递、包裹、报刊收发操作，提高办事效率，使公司内部更加方便快捷的接收信件、包裹，确保信件安全。
二、适用范围：所有来往信件、快递、包裹、报刊。
三、职责：物业公司前台负责(周一到周五)信件、快递、包裹的签收和发放，物业公司值班保安负责(周六、周日及节假日) 信件、快递、包裹、报刊的签收，周一交由前台负责统一登记发放。
四、接收与发放程序1.所有公司来往信件、快递、包裹、报刊，均由前台和值班保安负责签收，须付费的由接收人本人负责签字确认后方能签收。
2.邮递员送来的信件、快递、包裹、报刊要检查有无开封或破损，如有开封或破损,让邮递员签字及收件人确认证明。
3.前台和保安值班人员，收到信件、快递、包裹、报刊后，先分类登记（信件、快递、包裹、报刊登记表），然后由前台通知各部门人员领取。
4. 非信件、快递、包裹、报刊、接收人来领取信函/物件时，前台应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。
5. 需要以公司名义寄出公函、快递时，请填写《寄发快递审批单》（见附件），每天下午五点钟以前将须投寄的公函、快递、包裹等交予前台，并填好信息，由前台做好审核后，联系快递公司统一发送，并保存好寄送凭证，于月底交予行政部以便核对费用并结算。
6. 需要寄发私人信件、快递、包裹、报刊时，请自行联系快递公司，自行寄出，不允许以公司名义寄发。
7. 前台和保安室收到信件、快递、包裹、报刊后应及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究当事人责任。
五、本制度由行政部制订，并负责解释。
六、本制度自公布之日起实行。
保罗生物园科技股份有限公司行政部2013年11月20日。
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信件收发管理规定 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
公司信件收发管理办法
一、目的
本政策是为了明确公司部门、员工个人邮件、包裹收发的规定，提高办事效率，使公司内部更加方便快捷地接收、邮寄各类信件。
二、定义
邮件、包裹主要是指与公司外部的供应商、合作伙伴、国家机关、客户、各基地、驻外人员等业务往来的各类公事信件、包裹等。
三、政策
1、公司的邮件收发统一由前台负责，非工作时间的邮件收发由保安代为管理；
2、公司邮件的签收、分发：
3、1）邮件的签收、分发前，前台要进行登记，登记内容包含发件方、文件内容、文
件类别、收件日期、签收人、领件人、领件日期等。
2）前台收到外部邮件并登记后，立即电话或邮件通知收件人到前台签收。
3）前台在签收挂号信、包裹单等邮单后，应立即通知收件人，收件人应立即去邮局取款取件。
4）重要函件（包括客户公函、催款函、法院传票、判决书、律师函等）前台\保安不得代签收，必须要求当事人本人签收。
若当事人本人无法签收，前台必须跟进由收件人指定的代签人签收，签收完成后，前台做好登记备案，函件需根据收件人的要求由代签人或前台保管。
3、公司各类公事邮件的发出：
1）公司内部同事需要外发邮件时，需要在每天下午5：00之前，将邮件交给前台，并填写好相应的信息。
2）特快专递（包括EMS、同城快递）由发件者本人填定单据签字确认，经部门领导审批后，前台进行明细登记。
登记的内容有发出日期、发出时间、委托发出的部门、发件人、收件方、邮件内容物（按分类，如报表、文件、有效票证、函件、证件等登记）。
然后由前台通知快递公司来取件，并保存单据底联，以供各部门人员查证，并作为月结付款的依据。
3）若发出的特快专递没有本人的签字，前台不予发送。
4）由前台提供本月所发特快专递明细表并附每个人所发邮件明细汇总表，在月末统一进行审核。
5）特快专递和挂号信等重要邮件发出后，发件人应在适当时间（一般特快专递36小时内，挂号信在3-7天）询问收件人是否收到邮件。
特别是邮件内有有价票证和业务合同协议时，更要及时跟进。
4、邮件收发前台要及时处理，邮件分发必须在当日办理完成。
前台/保安不得私拆、藏匿、损坏邮件，一经发现根据公司的制度进行相应的处分。
5、除了公事邮件外，所有个人邮件的外发的费用需要个人支付，支付方式是以现金支付。
四、流程
1、公司邮件的签收
1）邮局或快递公司送来的邮件，前台\保安负责签收；
2）前台/保安在按规定登记后，及时通知收件人到前台领取；
3）收件人到前台领取后，需做签收手续；
4）如需到邮局领取的邮件，由收件人自行到邮局领取。
5）附件《邮件签发表》
2、特快专递（包括EMS、顺丰快递等）的发出：
1）由发件本人填定单据签字确认，经部门领导审核批准后，前台进行明细登记；
2）由前台通知快递公司来取件，并保存单据底联，以供各部门人员查证；
3）特快专递和挂号信等重要邮件发出后，发件人应在适当时间（一般特快专递在36小时内，挂号在3-7天内）询问收件人是否收到邮件，并做好跟进；
4）必要时可到前台发件单据底联。