内部沟通控制程序
内部沟通控制程序
内部沟通控制程序1 目的:通过规范内部沟通的方法及有效沟通以确保质量管理体系的有效性和适宜性。
2 适用范围:公司内部的不同层次和职能之间质量信息、质量目标完成情况、纠正及预防措施等方面的总结与跟踪等的的相互沟通。
3 职责：3.1人事部负责本程序的实施，并对其有效性及适宜性做出评价。
3.2各部门根据需要负责各会议、工作联络的组织与安排，并做好相关的记录。
4 内容：4.1 信息沟通内容4.1.1政策、法规、标准等信息，如国家法律、法规，产品标准、产品认证等。
4.1.2质量管理体系运作达成情况、外部审核与管理评审报告等信息。
4.1.3管理层对上月工作的总结及董事长或其授权人对本月工作计划及实施要求。
4.1.4顾客方反馈的需求、投诉或其它信息。
4.1.5各部门在日常工作中的技术改进，质量管理，法律、法规更新等信息。
4.1.6在质量体系运作过程中，通过内部评审发现的不合格项及纠正预防措施。
4.1.7质量方针、质量目标完成情况等方面的持续改进建议。
4.1.8质量事故、生产事故、设备事故、安全事故的调查情况及处理意见。
4.1.9员工合理化建议或其它信息。
4.2 信息沟通方式4.2.1会议：4.2.1.1在正常情况下并认为有必要时，各部门可每周召开一次部门例会，由部门负责人主持，并指定人员做好记录。
4.2.1.2在正常情况下并认为有必要时，公司可每月召开一次公司管理例会，由董事长或其授权人主持，并指定人员进行管理例会记录。
4.2.1.3公司及各部门在必要时，均可召集相关部门，对公司及部门间需沟通的问题召开会议。
4.2.1.4必要时，可由会议记录人员编写会议纪要，内容应包括时间、地点、参加人、主持人、记录人、会议议题、会议具体内容（含对议题的讨论结果）等。
4.2.1.5对会议纪要中需跟踪和落实的工作事项，由会议组织者进行跟踪检查。
4.2.1.6 入会人员应在《会议签到表》上签名，会议组织部门在会后编制《会议纪要》，发至所有参会人员，抄送给此会议有关的其他人员。
内部沟通程序
内部沟通程序第一篇：内部沟通程序内部沟通控制程序目的促进处各单位、各部门、各岗位之间的信息交流和工作协调，确保各项工作的正常开展。
适用范围适用于处内部沟通工作的控制。
职责处办公室负责内部沟通的归口管理。
工作程序4.1 召开例会4.1.1 职代会。
每年召开一次，由处工会组织召开，会议主内容是总结过去一年的工作情况和制定新一年的工作计划；讨论修订目标考核实施细则；审议年度经费使用情况；讨论职工提案，解决职工当前最关心的热点、难点问题。
4.1.2 处办公会。
原则上每季度召开一次，参加人员为处领导、所领导及各科室副科以上领导，会议主要总结上一季度工作情况及安排布置下一阶段的工作，处办公室负责会议的组织等会务工作。
4.1.3 处领导班子会。
由处主要领导根据需要不定期组织召开，研究重要事项，进行重大决策等。
4.1.4 处机关办公会。
原则上每月召开一次，参加人员为机关科室副科以上领导，主要是听取有关科室当月工作情况汇报，研究布置下一个月的重点工作。
4.1.5 考核讲评会。
根据每季度对各基层单位进行考核的情况，考核小组进行讲评，主要是指出存在问题、提出整改意见。
会议由办公室组织。
4.1.6 各部门业务例会。
由处各科室结合本部门业务工作情况定期召开，分析研究本业务范围有关工作，确保有关工作的正常开展。
4.2 召开业务专题会。
根据各业务工作情况，学习、讨论、解决某一项业务问题。
4.3 书面工作汇报。
处各部门、各单位根据处的统一安排，半年、年终以书面形式汇报工作情况和下一步的工作计划，为处领导决策提供依据。
处办公室负责向局汇报。
4.4 报送工作报表。
各级业务部门及时报送征费、路政、排障、养护、人事劳资、财务、监控、经营、设备等业务报表，以便上级机关和领导了解、掌握各级业务信息。
4.5 工作检查指导。
一是定期检查，由处考核小组组织各业务部门对各管理所、公司进行季度和年度工作目标任务检查；二是不定期检查，主要是处各科室根据业务工作需要或针对某项专题工作组织进行的临时检查，了解工作进展情况，协调处理工作中存在的问题。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。
这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。
在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。
主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。
当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。
记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。
管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。
此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。
支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。
此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。
安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。
系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。
同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。
使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。
2.进入程序主界面。
在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。
3.选择想要控制的通信方式。
系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。
4.设置相应的规则。
管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。
5.应用规则并保存。
管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。
6.监控通信记录。
管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。
7.维护系统安全。
管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。
内部沟通控制程序
内部沟通控制程序为准确及时地收集、传递有关信息，规范沟通渠道，使公司内部的沟通有效顺畅，促进公司质量管理体系有效运行。
2.适用范围适用于公司质量体系运行中的信息沟通。
3.定义无4.职责与权限4.1人事行政部：4.1.1负责规范沟通的渠道、方式。
4.1.2负责与人力资源、行政相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.1.3管理层会议的召集；公告、通知等文书的制定与发行，宣传栏资料的收集、编辑和宣传。
4.2 品质部：4.2.1负责与品质相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.2.2负责召集公司品质例会，及会议决议执行情况的跟踪。
4.3 PMC部：4.3.1 负责与订单、物料、生产、交付等相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.3.2 负责召集公司生产例会，及会议决议执行情况的跟踪。
4.4 生产部：4.4.1 负责与生产过程相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.5 设计研发部：4.5.1 负责与产品设计开发相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.5.2 负责召集项目管理例会，及会议决议执行情况的跟踪。
4.6 采购部：4.6.1 负责与采购相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.7 市场部：4.7.1 负责与市场、销售相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.7.2 负责与产品售后相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.8 财务部：4.8.1 负责与公司资产、资金、财务运营状况等相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.8.2负责召集公司经营例会，及会议决议执行情况的跟踪。
5.1沟通原则5.1.1自上而下沟通，可以越级检查，但不可以越级指挥（紧急情况除外）。
5.1.2自下而上沟通，可以越级申诉，但不可以越级报告（紧急情况除外）。
5.1.3沟通应以尊重、信任、耐心的态度进行，应避免冲突，以解决问题为主，对事不对人。
5.1.4职责明确，部门间的沟通应以书面信息为主，做到及时、准确、真实。
5.1.5下级对上级的报告请示或建议，应避免简单提交问题，而应提出对解决问题的几个备选方案且明确选择倾向，供上级决策选用。
内部沟通控制程序
使不同部门和不同层次的人员通过适当的方法对产品质量、服务、交付等信息进行及时沟通、交流、理解、协调，以促进质量活动开展的效率和对过程输出的实现，进而提高过程的有效性，保证产品质量接口信息传递的正确性。
2.适用范围
本程序适用于内、外部重要信息管理。
3.术语
无
4.职责
4.1 市场部：负责经营方面的信息收集与分析和市场相关信息的内部反馈；
6.6.3若部门总结汇报数据低于公司规定的目标值时，该部门也没有改善的目标及行动计划时，管理者代表在会后将发出《纠正与预防措施流转表》，并监督改善情况。
6.6.4最高管理者必须确保产品符合性及时交付业绩被测量，如果策划的结果不能达到，或将不能达到时，必须采取适当的措施。
总经理
生产部
技术部
《指标统计报表》
3、术语…………………………………………………………………………………1
4、职责与权限…………………………………………………………………………1
5、过程分析……………………………………………………………………………1
6、工作流程及内容……………………………………………………………………2
7、过程绩效指标/目标………………………………………………………………3
8、相关支持性文件……………………………………………………………………3
9、质量记录……………………………………………………………………………3
10、附件………………………………………………………………………………3
企业集团有限公司
程序文件
/QP-M02
内部沟通控制程序
共3页 第1页
第A版
第0次修改
6.8.2如接收到的信息为需回复顾客、供应商的，则接受部门应告诉顾客、供应商处理该信息大约所需的时间，并按《顾客满意度管理程序》、《顾客反馈程序》、、《服务管理程序》、《采购管理程序》等执行。
内部沟通控制程序
3.3.1 负责内部沟通相关信息传递与收集整理；
3.3.2 各部门负责人以上人员参加管理评审。
4.定义
无
5.程序
5.1内部沟通的内容及方式：
5.1.1内部沟通的内容（含质量体系等运行情况检讨联络）：
5.1.1.1各职能部门之间工作上的沟通；如：销售合况、品质事故的处理等；
文件修订记录
版本/版次
修订日期
修订章节
修 订 内 容 纪 要
修订者
A0
1.目的
为确保本公司质量管理系统的适宜性、充分性与有效性，并能使内部进行有效沟通；方针，目标持续得到改善，特制订本程序。
2.范围
适用于本公司内部沟通及管理评审过程及其改善追溯。
3.权责
3.1总经理：主持管理评审工作；
3.2管理者代表：协助总经理组织管理评审工作。
5.1.2内部沟通的方式：
5.1.2.1电话联络、传真；
5.1.2.2开具内联单；
5.1.2.3会议
5.1.2.4电子邮件或书面文件的形式发送等；
5.1.2.5QQ联络及QQ群联络等。
内部沟通涉及到的内容严格遵守各项沟通的时间规定，避免给对方造成工作上的困扰和工作影响。当不能按要求执行时，要及时向对方进行解释不能按时完成工作的影响并决议最佳解决的方案，所有沟通的内容均要以书面的形式存档。
5.1.1.2部门内部管理体系各环节内的沟通，如：部门工作的调配、部门人员岗位职责的培训、部门质量目标、指标的达成情况、相关会议精神的传达等；
5.1.1.3相关信息的沟通，如：采购信息、生产计划完成情况、客户退货/投诉、客户要求的传达等；
5.1.1.4部门与外部相关方的沟通，如：采购部与供方沟通、营销中心客户调查、公司与政府部门等。
内部沟通控制程序-017
第1页共2页
文件名称
内部沟通控制程序
文件编号
NHXG-QP-017
发行日期
1.目的
确保公司内部沟通渠道畅通，以便于公司的质量管理活动有效运行，特制定本程序。
2.范围
适用于公司内部与质量管理体系有关的沟通、协调。
3.权责
3.1总经理和管理者代表负责公司信息沟通的总体协调，并监督公司信息沟通实施的有效性，及时进行相应的调整。
4.4记录管理
所有沟通产生的相关记录由各部门按《质量记录管理控制程序》相关要求执行与管理。
5.流程图
（无）
6.支持性文件及附表
6.1支持性文件
《质量记录管理控制程序》NHXG-QP-002
6.2附表
《会议记录表》NHXG-QR-017
《工作联络单》NHXG-QR-052
编制
贾超美
日期
修订
日期
批准
日期
《会议记录表》，会后整理好记录发送相关部门；如因其它原因需取消会议时主持人应及时通知参会人员，并告之下次会议时间。
c)相关管理人员也可根据实际需要，即时召开生产现场协调会，以协调紧急或突发异常等事件；
d)几种例会（见下表）：
文件类型
程序文称
内部沟通控制程序
文件编号
3)宣传、培训：适用于全员质量意识提升，或需全员/全部门知晓的沟通事项；
4)会议：适用于重大事项或牵涉部门较多的沟通。
a)内审、管理评审过程需进行的会议沟通按相关程序执行；
b)其它临时跨部门会议召开前主持人应至少提前一小时发“会议通知单”或内部邮件通知参会人员，主持人应充分准备好会议材料及其它资源，确保会议能按时召开，会议召开时列席人员应先签到，专人作好
内部沟通控制程序
内部沟通控制程序内部沟通是组织中促进信息流动和知识共享的重要手段。
为了保障内部沟通的高效性和准确性，组织可以制定一套内部沟通控制程序。
本文将介绍一个典型的内部沟通控制程序，并详细阐述每个环节的主要内容。
1.内部沟通目标的设定2.内部沟通策略的制定制定内部沟通策略是确保内部沟通效果的重要步骤。
组织可以根据目标和目标群体的特点，确定具体的沟通渠道和方式。
例如，面对面会议、电子邮件、内部论坛或企业社交平台等。
同时，还需考虑频率、时机和沟通内容的选择。
3.内部沟通内容的准备和发布在制定内部沟通策略之后，组织需要准备相关的沟通内容，并通过选定的沟通渠道发布。
沟通内容应该具有清晰明了、简洁明确的特点，以便员工易于理解和接受。
同时，组织还应该考虑沟通内容的及时性，确保其对员工工作产生积极影响。
4.内部沟通渠道的管理和维护为了确保内部沟通的高效性，组织需要管理和维护已选定的沟通渠道。
这一步骤包括管理沟通渠道的访问权限、推动信息更新和维护渠道的可靠性。
5.内部沟通效果的评估内部沟通控制程序的最后一步是评估内部沟通的效果。
组织可以通过员工调查、反馈收集和绩效评估等方式，了解员工对沟通策略和渠道的满意度和对目标的达成情况。
根据评估结果，组织可以调整沟通策略和改进内部沟通控制程序。
总结起来，内部沟通控制程序是确保组织内部沟通顺畅和有效的重要工具。
通过明确目标、制定策略、准备和发布内容、管理渠道和评估效果，组织可以提高内部沟通的质量和效率，促进知识的共享和团队的协作。
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通过在组织内建立适当的内部信息沟通过程，可以促进公司各职能部门和层次间的信息交流、促进部门间的理解与协调，并可作为信息传递的证据，提高质量管理体系的有效性。
2、范围
适用于公司内部信息的沟通和处理。
3、职责
3.1公司各职能部门负责工作范围内信息的收集、传递与沟通；
3.2质量部负责向相关部门传递质量方针（目标）及其完成情况、内部审核结果、日常体系检查结果、更新的法律法规等信息。
4、工作程序
4.1内部信息的分类
4.1.1正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；
4.1.2（潜在）不符合信息，如内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；
4.1.3紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录；
4.1.4其它内部信息（如本部门所开展质量活动的信息、员工的建议等）。
4.2内部信息的收集、处理与沟通方式
4.2.1内部信息的收集与处理：
4.2.1.1正常信息的收集与处理：
a.各职能部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；
b.质量部照质量管理体系文件的规定向相关部门传递质量方针（目标）及其完成情况、内部审核结果、日常体系检查结果、更新的法律法规等信息。
4.2.1.2（潜在）不符合信息的处理详见《改进控制程序》。
4.2.1.3紧急信息（如出现重大质量事故）的处理，由发现部门迅速传递给质量部或相关负责人组织处理，可采用电话等方式。
4.2.1.4其它内部信息的处理；可以《内部联络单》反馈给相关部门。
4.2.2内部信息沟通方式包括：
信息沟通方式可以采用会议、讨论交流、书面资料、质量记录、内部联络单、局域网、电话、布告栏等方式予以传递,沟通后要记录在《内部沟通记录表》中。
4.3对质量管理体系运行过程中各类沟通的记录按照《质量记录控制程序》进行控制。
5、相关文件
5.1《改进控制程序》
5.2《质量记录控制程序》
6、质量记录
6.1《内部联络单》
6.2《内部沟通记录表》。