教案 秘书基础 第七章 第三节 提高公文处理效率的方法
文秘与档案专业
文秘与档案专业电视中专涉外文秘与档案专业秘书学课程教学大纲（二○○五年三月修订）一、课程性质、任务和基本要求秘书学是以秘书、秘书工作、秘书机构作为自己的研究对象，揭示秘书工作的一般特点和规律的一门科学。
其研究的核心问题是：秘书人员、秘书制度和秘书工作实务。
用以指导秘书工作实践，提高秘书工作水平，是一门综合性、理论性、应用性并以应用性为主的学科。
秘书学课程是文秘与档案专业学生的必修课。
二、教材、课时及授课方式文秘与档案专业秘书学课采用高海生主编的《秘书基础》（文秘专业）为教材，该书由全国中等职业教育教材审定委员会审定的中等职业教育文秘专业国家规划教材，高等教育出版社2002年12月出版。
该书的一个很重要的特点就是每章节后附有很多案例，方便开展案例教学，使理论的知识点融于实际操作中，易学习和理解。
本课程计划内课时共54课时，每周授3课时，在一学期内分18周完成教学。
授课方式，以教师面授为主，学生自学为辅。
三、课时分配四、教学内容第一章秘书工作及其发展趋势第一节秘书工作第二节我国秘书工作的发展趋势教学目的要求：通过本章教学，使学生了解秘书、秘书工作的涵义，秘书工作的基本任务，了解我国秘书工作的发展趋势等。
教学重点：秘书和秘书工作的基本概念；秘书工作的基本属性和作用；秘书工作的形成过程；新时期我国秘书工作的发展趋势。
第二章秘书工作的基本原则、特点和作用第一节秘书工作的环境——领导活动第二节秘书工作的核心——领导意图第三节秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点第四节秘书与领导相处的基本原则教学目的要求：通过本章的教学，使学生了解秘书工作的环境、秘书工作所围绕的一个核心，进而掌握秘书工作内在规律和本质属性，为进一步学习和做好秘书工作打下良好的基础。
教学重点：领导、领导活动和领导意图概念的基本涵义；秘书工作的特点；秘书工作的核心内容；秘书与领导班子、领导人相处的基本原则等。
第三章信息与秘书工作第一节信息及其在秘书工作中的作用第二节秘书信息工作的特点、原则和要求第三节信息的收集第四节信息的处理教学目的要求：通过本章教学使学生了解信息工作对秘书活动中的重要作用，了解信息的含义、分类和信息工作的特征，掌握信息收集和处理的基本技能与方法。
第七章第三节提高公文处理效率的方法
第三节提高公文处理效率的方法教学目标知识目标：了解公文处理效率和公文运转周期；理解影响公文处理效率的主要因素。
能力目标：掌握提高公文处理效率的方法；能熟练使用现代化办公设备。
德育目标：认识秘书工作在提高公文处理效率中的作用。
教学重点：提高公文处理效率的方法。
教学难点：对公文处理中讲究时效的种种措施的挖潜。
教学方法：演绎分析法、案例法。
教具安排：计算机办公系统软件。
课时安排：1 课时。
教学过程【导入新课】长期以来，老百姓对管理机关意见最大的就是办事效率低，“文山会海”也已成为机关的最为头痛的事。
如何改变这种现象，提高办事效率，下面将要学习这方面的内容。
（板书课题：提高公文处理效率的方法）【讲授新课】要谈“提高公文处理效率的方法”，首先就要搞清楚是哪些因素影响了公文处理的效率，然后才能对症下药，选择正确的方法。
一、影响公文处理的效率的不利因素分析从上节内容可以看出，公文处理分为办文阶段、发文阶段和收文阶段，三者形成了完整的公文办理流程。
公文处理的各个环节之间前后衔接环环相扣，有着一定的排列顺序。
公文处理效率的高低，主要取决于公文办理各环节上公文运转周期是否恰当。
公文运转周期延长，说明处理效率低；公文处理按时限完成，说明处理效率高。
公文运转周期由两部分时间量构成，即传递时间和办理时间。
其公式为：公文运转周期=传递时间+办理时间因此，造成公文处理效率低下的主要因素有下面两个方面：1．公文传递环节因素的影响公文传递是公文处理的一项基本任务。
除本机关内部使用的辅助性公文外，所有公文都要向外传递。
公文传递的方式，主要有电信传递（包括利用电报、传真和互联网等）、邮政传递和直接投递等三种方式。
传递方式的不同，传输渠道的不同，会造成以下现象：（1）各环节之间传递不及时；（2）传递的环节过多；（3）传递程序过于繁琐。
不管哪种方式，秘书人员都或直接或间接地参与了公文的传递。
因此，秘书人员科学地组织与安排公文办理程序，安全而快捷地传递公文，提高机关办事效率，是十分必要的。
如何提高公文处理工作的质量和效率
如何提高公文处理工作的质量和效率如何提高公文处理工作的质量和效率随着社会的发展，公文处理工作在各个行业和机构中变得越来越重要。
公文处理工作的质量和效率直接影响着组织的运行效果和形象。
如何提高公文处理工作的质量和效率成为一个亟待解决的问题。
本文将从多方面介绍如何提高公文处理工作的质量和效率。
一、完善工作规范做好一份公文，需要根据规定的格式和规范进行操作。
因此，制定和完善公文处理的工作规范是首要任务。
工作规范可以包括公文编写的规则、审批程序和流程、文件存档和管理等。
明确的规范可以使公文的编写和处理过程清晰易懂，减少重复工作和纠错的次数，从而提高工作效率。
二、加强信息化建设随着科技的发展，信息化已经成为提高公文处理工作质量和效率的关键。
建立和完善信息化系统可以帮助公文管理和流转更加高效。
通过电子公文系统，可以实现公文的在线编写、传输、审批和归档。
这样可以大大减少纸质文档的使用和存储空间，提高公文的处理速度和准确性。
三、加强沟通与协作公文处理工作往往涉及多个部门和人员的合作。
加强沟通与协作，可以使工作进程更加流畅和高效。
在编写公文之前，与相关部门和人员进行充分的沟通和协商，了解需求和要求，以便准确无误地表达。
同时，建立一个协作平台，方便多人实时编辑和交流，提高工作效率。
另外，对于公文的审批和流转过程，也要做好沟通和协调工作，确保公文正常流转，避免延误。
四、提高学习和专业能力公文处理工作需要有一定的行政管理和专业知识。
提高学习和专业能力是提高公文处理工作质量和效率的前提。
公文处理人员可以定期参加培训和学习，了解最新的公文处理法规和技巧，提高自身的专业素养。
同时，加强与行政管理部门的沟通和学习，了解公文处理的最新动态和要求，保持工作的敏感性和时效性。
五、合理安排时间和任务公文处理工作往往有多个任务同时进行，需要合理安排时间和任务，提高工作效率。
根据任务的紧急程度和重要性，合理综合考虑工作的优先级，避免工作的堆积和延误。
怎样提高公文处理工作的质量和效率
怎样提高公文处理工作的质量和效率提高公文处理工作的质量和效率随着信息化时代的到来，公文处理工作的质量和效率对于各个领域的组织和机构来说变得更加重要。
如何提高公文处理工作的质量和效率，为了更好地完成工作任务，以下是一些可以帮助提高工作质量和效率的方法和建议。
一、合理规划时间为了提高公文处理的质量和效率，合理规划时间是非常重要的。
首先，需要根据工作的紧迫程度将任务分类。
紧急且重要的任务要优先处理，确保及时完成。
其次，自己要合理安排时间，制定一个日程表或待办事项清单，这样可以使自己更加有条理地处理工作。
二、学习公文处理技巧公文处理需要一定的技巧和知识。
了解公文的结构和格式，熟悉公文处理的规范和流程是必备的。
可以通过参加培训课程、学习相关的教材和资料，提高自己的公文处理能力。
此外，也可以与经验丰富的同事进行交流和学习，分享彼此的经验和技巧。
三、充分了解任务要求在开始处理公文之前，务必充分了解任务的要求。
这包括了解公文的具体内容和撰写要求，了解公文的用途和相关部门的要求等。
只有充分了解任务的要求，才能准确地处理公文，提高工作的质量和效率。
四、注重细节和准确性在处理公文时，要注重细节和准确性。
仔细核对公文的内容、格式和语法错误，确保公文的质量。
特别是在撰写公文的时候，要确保表达的准确性和清晰度，避免出现歧义和误导。
五、合理利用工具和技术现代科技的发展为公文处理提供了许多便利工具和技术。
可以利用电子邮件、办公软件等工具，更加高效地处理和传输公文。
比如利用电子邮件传送公文可以大大减少传输时间，提高工作效率。
另外，可以使用自动化软件来处理一些重复性工作，减少人力成本，提高效率。
六、加强沟通和协作在公文处理过程中，保持良好的沟通和协作非常重要。
及时与相关部门或人员进行沟通，了解任务的进展和需求。
同时，密切与团队成员的协作，共同完成工作任务。
通过有效的沟通和协作，可以避免信息不对称或信息滞后，提高工作的质量和效率。
七、持续提升自己的专业素质公文处理工作需要不断学习和提升自己的专业素质。
如何提高机关公文处理水平
对拟发的公文进行审查，确保公文的合法性、合规性和准确性，避免出现错误或违规的情况。
提高公文处理人员的素质
通过培训，提高公文处理人员的文字表达能力、公文格式规范掌握程度和办公自动化软件操作能力等。
增强公文处理人员的责任心
通过培训，让公文处理人员充分认识到公文处理的重要性，增强责任心和使命感，提高工作效率和质量。
提供数据分析功能，帮助单位领导决策提供支持。
06
CHAPTER
总结与展望
1
2
3
公文处理是机关工作的重要组成部分，其效率和质量直接关系到机关的运转效能和服务质量。
在信息化、数字化快速发展的背景下，公文处理的能力提升也显得尤为重要，以满足高效、便捷、实时的需求。
公文处理能力的提升有助于提高机关的规范化、制度化水平，进一步推动国家治理体系和治理能力现代化。
公文格式标准化
通过引入人工智能技术，实现公文处理的自动化和智能化，减少人工干预和错误。
公文管理系统智能化
05
CHAPTER
案例分析
背景：某市政府在日常公文处理中存在效率低下、流程不规范等问题，为了提高公文处理水平，实施了一系列改革措施。
改革措施
建立公文处理中心，集中受理、审核、办理公文。
制定公文处理规范和流程，明确各个环节的责任人和时限。
THANKS
感谢您的观看。
公文是机关进行内部管理和外部交流的重要工具，规范的格式可以体现机关的专业性和严谨性。
02
使用模板
为确保公文格式的统一，应使用模板进行撰写，减少人为因素造成的格式差异。
03
CHAPTER
加强公文管理
制定公文处理规范和流程
规定公文的格式、内容、审批权限、收发、存档等要求，使公文处理人员有章可循，提高公文处理的规范性和效率。
提高秘书工作效率的方法
提高秘书工作效率的方法2023年，作为一名秘书，提高工作效率已经成为我们生存发展的必备技能。
在快节奏的工作环境中，如何成为高效的秘书已经成为我们必须面对的问题。
那么，要达到高效工作的目标，我们要掌握哪些方法与技巧呢？一、科技助力科技的发展日新月异，我们作为一名秘书要善于利用现代化的办公设备来提高工作效率。
如今，智能手机、平板电脑等数字化设备已成为我们工作中的必备品，通过使用这些设备，我们可以快速地获取和下载资料，安排行程和会议，及时回复邮件和短信，提高工作效率。
二、信息管理作为一名秘书，我们每天都会接收大量的信息，如何有效地管理这些信息则是提高工作效率不可忽视的一部分。
对于重要的信息，我们可以通过建立标签、建立文件夹等方式进行分类管理，让我们能够快速找到需要的信息。
同时利用云端存储也是一种不错的方式，可以帮助我们随时存储、查找和分享数据。
三、时间管理合理的时间规划也是提高工作效率的重要策略。
应将事务分解成较小的任务，从而更好地控制时间分配。
制定具体的日程表，根据任务的优先级和时间紧迫程度，规划好每项事情的工作时限。
这样不仅可以有效地利用时间，而且还可以保证工作质量。
四、团队合作在秘书的工作中，与他人进行有效的沟通和协作也是非常重要的。
通过与工作伙伴建立良好的合作关系，共同协作，交流工作情况，解决问题，会使我们在工作时更加互相信任和依赖，因此，团队合作对于提高工作效率来说是极其重要的。
五、学习提高学习和提高技能是我们的生命线。
随着工作环境和业务的变化，不断加强自身的素质和技能已成为赢得市场和发展的重要保障。
在自己的业余时间，秘书可以通过在线课程、研讨会和资料阅读等方式，加强自身能力，增强自信心。
总之，提高秘书工作效率需要我们善于利用科技，优化信息管理，合理规划时间，积极参与团队合作，持续不断地学习和提高自身素质与能力。
只有这样不断提升自己，才能够在高速发展的社会环境中砥砺前行，拥有更加光明的未来。
教你如何提高公文处理工作的质量和效率
教你如何提高公文处理工作的质量和效率如何提高公文处理工作的质量和效率公文处理是现代办公室工作中重要的一环，提高公文处理工作的质量和效率对于个人的工作能力和整个办公室的运转都具有重要意义。
下面将从准备工作、文档管理和技巧应用三个方面进行阐述，教你如何提高公文处理工作的质量和效率。
一、准备工作1.明确目标：在开始公文处理之前，应明确工作目标，确定所需完成的任务以及截止日期。
这有助于提高工作的准确性和效率。
2.整理资料：在正式处理公文前，应对所需的资料进行整理和归档，确保所需要的内容齐全和正确。
3.制定计划：根据工作目标和任务的复杂程度，制定详细的工作计划，包括完成每个环节的时间安排和所需的资源。
二、文档管理1.建立分类系统：建立合理的文档分类系统，根据不同的工作性质和内容进行分类和编号，方便查找和归档。
2.统一命名规则：在保存和命名文档时，要建立统一的命名规则，包括日期、文件名和相关关键字，便于查找和搜索。
3.使用文档模板：针对常见的公文类型和格式，可以提前准备好相应的模板，并在使用时进行调整和修改，减少重复劳动。
三、技巧应用1.善用办公软件：熟练掌握办公软件的使用，如Word、Excel和PowerPoint等，可以利用其强大的功能提高公文处理的效率，如使用快捷键、批量处理和格式调整等。
2.有效沟通与协作：在处理公文过程中，要与相关部门和同事保持积极的沟通和协作，及时解决问题和减少延误。
3.注意审查与校对：公文处理过程中，严格按照相关规范和流程进行审查和校对，确保公文的准确性和合法性。
4.提高自身专业素质：加强自身的专业知识和能力，不断学习新的业务知识和技巧，以应对各种复杂的公文处理任务。
通过以上的准备工作、文档管理和技巧应用的三个方面的努力，可以提高公文处理工作的质量和效率。
同时，合理安排时间、善于使用办公软件、有效沟通与协作以及严格审查与校对也是提高公文处理工作效率和质量的关键。
希望以上的建议对于提高公文处理工作的质量和效率有所帮助。
如何提高公文处理的质量和效率
如何提高公文处理的质量和效率摘要：公文处理是政府机关实现职能、开展业务的重要形式和手段，具有工作量大、范围广、线索多等特点，如果不小心可能就会发生错误。
公文处理水平不仅是对公文人员素质和能力的考验，也是公文处理优秀程度的具体体现。
对此，本文就此问题进行了探讨，以供相关人员参考。
关键词：公文处理；处理效率；策略引言公文处理工作是企业内部管理工作的重要组成部分，相关部门和工作人员在执行此任务时，必须实事求是、准确无误、规范、安全、保密。
工作范围广、工作量大是公文处理的显着特点，这对员工提出了更大的挑战和要求，在实践中，公文管理要做到有序、联动，从而不断提高公文处理水平。
1.公文处理流程现状公文处理主要分为公文编制和公文处理两部分，公文编制分为公文准备、审核、发布，公文处理包括公文接收、发送、分类。
政府文件的编辑和处理是法律赋予企业的特定载体，编辑和处理过程相互制约、相互补充，是一个社会各界共同参与、持续运行、发挥长期作用的过程。
在这个过程中，公文处理人员扮演着重要的角色，负责协调工作、纠正错误、推动工作。
随着计算机技术的发展，人们不断探索实现办公自动化的途径，通过使用不同的信息系统来提高管理效率。
自动化系统的主要功能是解决公文工作自动化，减少公文错误，提高公文处理工作效率。
根据实践经验，采用将文件准备和文件处理并行或串行的业务流程概念，这种形式大大降低了传统纸质文件往返操作的人力和财务成本，大大降低了不必要的成本。
2.公文处理中常见的问题2.1公文处理的流程存在问题很多企业在处理公文时都存在问题，传统思维和工作方式的局限，使得新时代背景下公文的处理相对僵化。
公文的处理，从公文接收到公文的登记拆封，到指定负责人、实际执行、最终归档，经过一系列完整的程序。
、归档是指按照科学程序进行处理，按照一定的时间等标准分类保存公文，由归档部门负责管理和保存。
在处理公文的过程中，不同公文的特点是不同的，需要及时送达和调拨文件，存在无法按时提交公文或实施后存在缺陷等问题。
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C．在办公自动化环境中，文秘人员必须具有先进的管理意识。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
D．在公文的处理与管理中，既不要过分夸大办公自动化的作用，也不能排斥其应用。
三、简答题 1．影响公文处理效率的不利因素有哪些？ 答：公文处理效率低下的主要因素有： （1）传递环节因素的影响 公文传递的方式，主要有电信传递（包括利用电报、传真和互联网等）、邮政传递和直
政传递和直接投递等三种方式。 传递方式的不同，传输渠道的不同，会造成以下现象： （1）各环节之间传递不及时； （2）传递的环节过多； （3）传递程序过于繁琐。 不管哪种方式，秘书人员都或直接或间接地参与了公文的传递。因此，秘书人员科学
地组织与安排公文办理程序，安全而快捷地传递公文，提高机关办事效率，是十分必要的。
1．办公自动化对秘书的公文处理工作的重大意义 （1）办公自动化能极大地提高公文处理的效率和办文质量 办公自动化的核心任务是为办公人员对各种信息进行采集、存储、处理、传输，而这 也正是秘书人员工作的主要任务。以公文的撰拟为例，传统的方法是秘书人员用笔在纸上 起草，反复修改、誊清，然后交给打字员打成样稿，领导审核，接着对样稿进行校对、修 改。如果在办公自动化的环境中，秘书人员只须在计算机上将文稿输入，根据领导的意见 进行增删、修改、校对、排版，然后用打印机打出清样。原稿存盘归档后可随时检索。据 统计，秘书工作采用办公自动化后，秘书人员可节省 80%的时间，部门工作效率提高 2 至 3 倍。 （2）办公自动化改变了传统的办公方式 随着现代信息技术、网络技术的迅猛发展，信息处理与传递已突破了纸张的限制，突 破了时空和地域的界限，开始了社会信息化的进程。其直接后果就是改变了传统的办公方 式，现代的办公理念是将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学，应用于现代办公 事务的一项综合技术。通过信息收集、加工、传输、存储等环节，为各领域各层次的办公 人员提供所需要的各种信息。办公自动化改变了人们传统的工作方式及生活方式，掀起了 办公领域的一场革命。
公文运转周期由两部分时间量构成，即传递时间和办理时间。其公式为： 公文运转周期=传递时间+办理时间
因此，造成公文处理效率低下的主要因素有下面两个方面： 1．公文传递环节因素的影响 公文传递是公文处理的一项基本任务。除本机关内部使用的辅助性公文外，所有公文 都要向外传递。公文传递的方式，主要有电信传递（包括利用电报、传真和互联网等）、邮
二、选择题
1．构成公文运转周期的两个要素是（ D ）
A．办理时间 办复时间
B．批办时间 办复时间
C．传递时间 批办时间
D．传递时间 办理时间
2．不属于公文运转周期过长因素的一项是（ A ）
A．登记延误了公文的周转
B．传递环节繁多
C．传递程序繁琐
D．各环节之间传递不及时
3．加快公文传递速度的一个重要手段是（ D ）
【课堂小结】
本节内容分析了影响公文处理效率的种种不利因素，同时又对症下药，提出了加快公 文周转、提高公文处理效率的多种方法。重点介绍了办公自动化对提高公文处理效率的作 用。通过本节的学习，同学们应该明确秘书人员的工作职责，既要严谨务实，又要不断地 接受新的事物，学习新技术，争取早日成为一名具有现代意识和创新精神的文秘人员。
教学方法：演绎分析法、案例法。
教具安排：计算机办公系统软件。
课时安排：1 课时。
教学过程
【导入新课】
长期以来，老百姓对管理机关意见最大的就是办事效率低，“文山会海”也已成为机关 的最为头痛的事。如何改变这种现象，提高办事效率，下面将要学习这方面的内容。
（板书课题：提高公文处理效率的方法）
【讲授新课】
A．拟办
B．注办
C．批办
D．催办
4．在承办公文时，科学安排承办次序所依据的原则是（ B ）
A．时效原则
B．主次缓急原则
C．先党后政原则
D．意义大小原则
5．下列有关办公自动化的表述，错误的一项是（ A ）
A．办公自动化的关键是设备的先进性、精密性。
B．办公自动化目前迫切需要解决的安全问题是计算机病毒和机密信息的数据安全。
二、提高公文处理效率的方法 1．讲究时效 ① 强化时间观念。 公文是机关开展工作、实施管理的重要手段，是为了解决实际工作中的问题和需要而
产生的，这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效，超过了规定的时间，就 失去了公文应有的作用。在一般情况下，公文处理得越快，对实际工作就越有利。因此， 秘书人员处理公文要有强烈的时间观念。在公文办理的每个环节都要求尽量缩短时间，对 来往的公文处理必须迅速及时，任何迟缓和贻误，都会影响工作的正常运转。当然，公文 处理必须严格按照规定的时间进行。在具体工作中，要根据机关实际工作的进展、上级领 导机关的要求以及公文的性质，分清轻重缓急，对不同公文提出不同的处理时限要求，严 格按照要求适时地加以处理。
三、办公自动化 传统的公文处理的形式和方法，虽然已经形成了一整套的规范的程序和制度，但是随
着计算机技术、通信技术等高新技术的普及，办公自动化将必然地影响和改变着公文处理 的形式和方法。
办公自动化（OA：Office Automation）是指具有现代思想和技能的人，使用先进的 办公自动化设备和科学管理的方法，充分利用信息资源，提高办公室的管理水平和工作效 率，取得更好的工作效果。
人员专业化
建立办文奖惩制度
建立岗位责任制 建立考核评比制 建立奖惩制度
【课后练习】
一、填空题 1．公文运转周期 延长 ，处理效率就低；运转周期按 时限 完成，处理效率就高。 2．办公自动化设备要注意 实效 性、可靠性和 先进 性。 3．秘书人员必须掌握现代 办公 技能，必须具有先进的 管理 意识。 4．加快公文 办理 速度，减少公文在每个环节上的 留办 时间。 5．办公自动化关键是 人 ， 人机结合 才能使办公自动化向更高层次发展。
【板书设计】
影响公文处理的不利因素
传递环节因素
传递不及时 传递环节多 传递程序繁
办理环节因素
来文质量不高 拟办质量不高 催办不够严格
公文处理 效率分析
提高公文处理效率的方法
公文处理规范
办文环节要规范 办文顺序要规范 办文方法要规范
办文讲究时效
强化时间观念 缩短运转周期 简化办文手续
配备要实用 实现办公自动化 效率要提高
2．公文办理环节因素的影响 （1）来文质量不高。来文的意思表达不够清晰、准确；缮印模糊、装祯出现错误等都 会增加拟办环节公文滞留的时间。 （2）拟办质量不高。交拟时领导与办文者缺乏沟通，只是简单地接受了任务，就匆忙 起草；撰拟时对领导意图理解不透彻，脱离实际；承办要求不具体、不明确等因素，影响 领导批办，增加核稿和批办的时间。 （3）催办不及时。催办无专人负责；没有明确提出催办工作的具体要求；没有履行规 范的手续；未能适时进行督促检查等，造成公文的积压和延误。
备真正发挥其高效率作用。 （3）技术原则 高技术设备的使用需要高技术人才，在当今社会，文秘人员必须精通办公自动化技术，
搞好技术培训，熟练掌握办公操作系统及其程序，避免因操作不当而造成机关工作的失误。
【案例分析】
请同学们看大屏幕投影：
走进江西瑞金，每个乡镇机关的“阅文室”里，都有不少农民的身影。这是瑞金市推 进政务公开，向社会开放乡镇机关“阅文室”后出现的新景象。
2．办公自动化建设的基本原则 （1）配备原则 各单位要从实际情况出发，既不要过分夸大办公自动化的作用，也不能排斥办公自动 化设备的运用。随着电子政务的普及，要及时接受高技术的产品设备，为办公自动化提供 硬件支持。 （2）效率原则 使用办公自动化设备要注意实效性，要制定办公自动化管理的具体目标，使高技术设
② 缩短运转周期。 加快公文传递速度，减少公文传递时间；强化催办工作，指定专人负责；根据情况的 变化调整阅文次序，加快公文传阅速度；科学安排、合理组织，尽量减少留办时间；拟办 意见合情合理，节省领导人批办时间。 ③简化办文程序。 公文处理有着一套严格的程序和管理制度，但要避免环节重复、办理手续繁多的现象， 要消除办文程序中已被实践证明是多余的、重复的、低功能的环节，简化繁琐而不实用的 办文手续。
2．公文处理规范 （1）做到办文环节规范。 收文要签收准确，启封准确，登记准确。不能发生错收、错登或漏收、漏登等现象。 分发要准确，不能错分、错发或漏分、漏发。 （2）做到办文顺序规范。要按照合理的、科学的程序办文，按章办事，做到井然有序 和周全严密，不能随心所欲，自作主张，谨慎耐心，克服惰性和随意性。 （3）做到办文的形式和方法规范。在办文过程中，不论是书面的还是电话的形式，也
问题 1：在农村乡镇，因文件传递渠道不畅，会产生怎样的结果？ 分析：农村乡镇是党和政府的农村政策实施的主要阵地，如果相关的政策性文件不能 “下达”，农民因为不能及时掌握与自身密切相关的政策措施，常常会误解、抱怨，甚至因 此滋生干群矛盾，也影响了广大农民致富奔小康的步伐。
问题 2：为什么说向农民开放乡镇机关“阅文室”后，机关办事效率反而得到提高？ 分析：（1）农民查阅到这些“原汁原味”的“红头文件”，心里更了解了党的政策，干 群关系更加融洽； （2）农民群众在“阅文室”查阅文件时，顺便将落实文件精神过程中碰到或可能碰到 的疑难问题及时进行反馈，便于党委、政府适时调整工作。