公司会议管理制度

会议管理规定

一、会议室使用

1、会议室由办公室负责统一管理，统筹协调安排使用。

2、会议室原则上只限内部使用。外单位借用会议室要经公司董事长批准。

3、部门使用会议室要先提出申请，由办公室统筹安排。

4、部门须在约定的时间使用会议室，如有变动要及时通知办公室。

5、如遇会议时间、场地重叠，无法按要求作出安排的，办公室要及时与相关部门联系，作出调整或另行安排。

6、会议室使用完毕后，使用部门要及时做好卫生，关闭用电设备电源，关好门窗，并告知办公室。

二、会前准备

1、会议组织部门要视情况将会议计划（包括：会议时间、地点、与会人员、会议主题等）及相关会议资料提前交到办公室。办公室要根据会议的规格、性质和需要筹备会前相关工作。包括：会标、桌牌、白版、投影设备、桌椅摆放等。

2、会议召开前，会议组织部门要做好充分的准备工作。包括会议通知、影印会议资料、签到表等。会议通知一般以电话的形式，须形成《会议通知记录》，包括：会议时间、地点、会议主题、注意事项等。

3、集团召开会议，会前准备、会务服务统一由办公室负责。各部室会议的会前准备、会务服务由各部室负责，办公室要协助会议组织部门做好会务各项工作。包括摄影、录音、照明及其它服务。

4、与会嘉宾的迎送、工作用餐等工作由办公室负责安排。

三、与会人员

1、与会人员须按会议要求着装，并按顺序依次就座（指定座次除外）。不得喧哗，不得交头接耳，严禁吸烟。

2、与会人员因特殊原因不能到会或需中途离开的，经部门分管领导批准后，可由相关人员代为参加。

3、与会人员须严格执行会务签到制度，按规定时间到达会场，并在《会议签到表》上如实签到，不得代签或不签。

4、与会期间将手机等通讯设施关闭或调至震动状态，原则上不允许接听电话。如须接听，自觉离开会场。

5、与会人员须自觉携带记录本，对会议内容、会议精神和会议要求作好记录，并及时有效地进行传达和落实。

6、与会人员做好会议保密工作，不得泄露或传播不宜公开的会议内容和议定事项。

7、与会人员须自觉维护会议室的清洁，爱护会议室的设施，爱护电子设备，损坏者按价赔偿。

四、会后事宜

1、会议原则上由办公室负责《会议记录》，部门会议由会议组织部门自行安排。

2、会议记录由办公室负责日常归档、保管。部门会议原始记录由本部门负责日常保管、备查。

3、会议记录为集团的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按集团文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

4、会议的会后跟进工作按领导安排由办公室负责联系、督促责任部门推进落实，部门会议由组织部门自行指定。会议跟进的依据以会议记录为准。