制度体系文件管理制度

制度体系文件管理制度
编制__________ 日期__________
审核__________ 日期__________
批准__________ 日期__________
修订记录
1.目的
为规范知名地产公司国际（以下简称公司）制度体系文件管理，健全和完善公司文件的分类标准及编制、修订、发布、作废程序，确保制度体系文件的落地及持续改进，促进公司经营管理水平的提高，特制定本文件。

2.适用范围
适用于集团总部及各下属公司。

3.术语与定义
3.1.制度体系文件：指集团总部发布的各类制度、流程及指引，不含各类通知、催办等往来函件。

3.2.流程图：用框图展现一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。

3.3.制度：是基于公司的管理模式及企业文化，用于规定基本的、核心的管理原则和公司各层级
单元的责权关系的管理文件（根据需要附流程图）。

3.4.流程：用于指导并描述跨部门的业务活动的开展流程（附流程图）。

3.5.指引：用于规定本部门内部工作事项的工作操作要点及标准（可附流程图）。

3.6.不合格项：指经检查发现未按照文件要求执行或属于经营管理重要环节而缺失规定的，根据
其影响程度及性质分一般不合格、严重不合格。

3.7.纠正措施：为消除已发现的不合格项所采取的措施。

4.职责
4.1.集团人事行政部
4.1.1.组织拟定公司制度体系文件的编制计划；
4.1.2.督促、检查、协助其他部门起草和修订制度体系文件工作；
4.1.3.审核各部门起草的制度体系文件的规范性及系统性；
4.1.4.汇编存档公司的各类管理文件，对下属企业的重要文件进行备案。

4.1.
5.负责组织制度体系文件的执行情况审核，出具【制度文件体系检查报告】。

4.2.集团各部门
4.2.1.协助人事行政部拟定公司制度体系文件的编制规划；
4.2.2.负责起草、修订、组织论证本部门职责范围内的制度体系文件；
4.2.3.审核、会签与本部门有关的其他文件；
4.2.4.贯彻执行公司的各项文件，并适时提出修订或文件废止建议；
4.2.
5.配合人事行政部对文件执行情况进行自检及被检，根据反馈的执行情况进行原因分析并落
实改进措施。

4.3.集团决策层
4.3.1.负责审核/审批拟发布的文件及待废止的文件；
4.3.2.负责审批【文件体系审核计划】及【文件体系审核报告】。

5.关键事项描述
5.1.公司制度体系文件的管理原则
5.1.1.体系完整：文件体系要涵盖为实现公司整体战略目标而涉及的各项管理职能，尽量做到内
容全面；
5.1.2.结构合理：文件体系要分类合理、层次明确，体系内各项文件之间具有内在逻辑关系，有
利于理解、执行与实施；
5.1.3.协调一致：文件中有明确的适用条件与适用部门、规定的权责对等清晰，各级文件之间避
免冲突；
5.1.4.精简清晰：在文件内容上，结构合理、语言简洁；
5.1.5.相对前瞻：适应公司现有的发展阶段，符合公司的实际情况和企业文化，关注现阶段最核
心最紧迫解决的问题，但要具有一定的前瞻性、稳定性，不宜经常作原则性的变动；
5.1.
6.合法合规：符合国家的各种法律法规，符合公司章程的相关规定。

5.2.公司制度体系文件分类
5.2.1.本文件中所称的文件是指，公司制定及颁布的具有约束力的各种规定，包括三大类：制度、
流程及指引，具体适用范围见3术语与定义。

5.2.2.对于文件名以试行、暂行等结尾的文件，原则上运行期限超过一年后如无新发布文件则视
同长期有效。

5.2.3.以试行、暂行等结尾命名的文件需满足以下条件：
1）此前没有相关规定；
2）运作效果无法预测或判断；
5.3.文件编制及修订计划
5.3.1.公司文件的制定立项主要由各部门提出，也可以由公司领导直接提出。

各部门按照职责范
围提出有关的文件立项，立项时需向人事行政部提出书面文件立项申请。

5.3.2.各部门提出的文件立项申请应包括以下内容：
1）文件草案的名称；
2）制定该项文件的必要性；
3）制定文件的依据；
4）文件的主要内容；
5）起草部门和起草责任人；
6）拟完成时间。

5.3.3.每年11月份，各部门提交下一年的【文件立项申请表】，交给人事行政部。

人事行政部对
报送的文件立项申请表进行初步评估后，汇总形成公司【年度文件编制及修订计划】，经
公司领导审批签字后，由人事行政部汇总并于次年年初1月15日之前发布集团【年度文件
编制及修订计划】。

5.3.4.对因情况变化已列入年度计划而无制定必要或制定条件尚不成熟的或因工作急需制定而未
列入年度计划的，由人事行政部与起草部门协调，由起草部门说明理由，呈公司领导批准
后撤消或增加该项目立项，当集团的组织架构或管控原则发生调整时，由人事行政部牵头
组织各相关部门进行文件的统一修订。

5.4.文件编制及修订
5.4.1.对于已立项的文件草案由立项提出部门或由文件内容涉及职责较多的部门负责起草，并且
按照公司规定的格式编写文件。

文件初稿经部门负责人审核通过后报人事行政部。

5.4.2.人事行政部对文件初稿就下列主要方面进行审核：
1）文件编排及流程图等是否符合统一的格式要求；
2）文件内容与现行的文件体系及规定是否协调，如果要改变现行规定的，是否具有可操作性。

5.4.3.文件主办部门根据人事行政部的反馈意见对文件做初步调整之后，征询集团有关部门及下
属企业的意见。

可以采取讨论会、征询意见表等多种形式。

5.4.4.各部门根据征求意见的情况修订文件初稿并报人事行政部复核文件，确认无异议之后，由
文件主办部门将征求意见后的完善稿，连同【征求意见汇总表】一并报送集团总裁办公会
审议。

上会审议内容如下：
1）文件与现有的其他在实施的规定是否有冲突；
2）文件所涉及部门是否有不同意见；
3）对文件可行性作出结论。

5.4.5.文件主办部门根据上会讨论的意见修改完善文件。

5.5.文件签发
5.5.1.文件主办部门修改完成后报集团决策层审批。

5.5.2.经签发的文件，应明确注明具体的生效时间。

5.5.3.人事行政部对经审批的文件进行编号后发布新文件。

5.6.文件废止
5.6.1.文件的废止应由主办部门提出申请，由人事行政部立项后，上报公司领导审批。

5.6.2.部门单独提出的文件废止，应填写【文件立项申请表】，对以下事项进行说明：
1)文件条款废止的理由；
2)文件废止后是否有新规定替代。

5.6.3.对原文件进行修订或者发布的新文件与旧文件有内容重合时，旧文件及旧规定自动废止，
由文件修订部门在文件编制或修订立项时作出提示说明，并于新文件发布时同时公布说明。

5.7.制度体系文件持续改进
5.7.1.制度体系文件持续改进：通过文件的执行情况的检查，发现文件体系存在的问题或文件执
行中存在的问题，以持续的优化文件，确保文件的可执行性以及落地实施。

5.7.2.文件审核频次：在制度体系文件发布后的半年内做第一次系统审核，以后每年进行一次内
部文件体系审核，宜安排在年度考核前进行。

5.7.3.准备工作
1)由人事行政部组织各部门成员形成审核小组，审核员都应是经过培训的内部文件体系审核
员，审核组所有成员都不得审核自已部门的工作。

必要时，可邀请外部中介机构进行审核。

2)人事行政部应编制【文件体系审核计划】并报分管领导审核、总裁审批。

【文件体系审核计
划】应包含以下内容：
审核目的；
审核范围；
受审核部门及审核日程安排；
审核依据；
审核组成员。

3)人事行政部应将该计划提前一周发放给受审核部门，审核小组成员负责编制各自负责部门
的【文件体系审核检查表】。

5.7.4.审核实施
1)审核组根据【文件体系审核检查表】及流程管理体系文件实施审核。

主要内容是检查现场、
收集证据，从而验证制度体系文件是否有效运行。

2)对审核过程中发现的不合格，审核员应记录在【文件体系审核检查表】上，并由受、审核
部门负责人签字确认，通过审核组讨论，确定并开出【不符合项及纠正措施报告】。

3)人事行政部汇总各部门的检查情况，并负责编制该次审核的【文件体系审核报告】，其中包
括：
审核概况；
审核综述；
不合格项目及纠正措施建议。

4)审核报告须经分管领导审核，总经理批准后，在审核结束后二周内发送受审核部门负责人。

5.7.5.纠正及预防措施
1)部门负责人收到【不符合项及纠正措施报告】后应组织部门进行如下工作：
进行不合格原因分析。

确定必要的纠正和预防措施，包括“举一反三”进行深入分析。

确定负责人及完成日期并组织实施。

2)所有在审核中发现的不合格项在纠正措施完成后，必须经验证确认有效、审核人员签字后
方可予以关闭，由人事行政部对检查及验证资料进行存档。

3)如涉及制度体系文件的编制或修订，则应按照文件编制或修订的流程进行实施，详见
5.3-5.6。

6.支持文件
无。