关于收发函件的管理规定(1)
公司函件收发管理制度范本
公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。
所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。
二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。
2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。
3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。
4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。
三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。
2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。
3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。
4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。
四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。
2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。
3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。
五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。
2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。
3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。
六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。
七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。
律师事务所函件管理制度（4篇）
律师事务所函件管理制度第一章总则第一条为规范律师事务所函件的收发、分类、归档及管理活动，提高律师事务所函件管理工作的效率和质量，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于律师事务所的函件管理工作。
第三条律师事务所函件包括来函、发函、复函等文件，以纸质函件和电子函件形式存在。
第四条律师事务所函件管理应遵循依法、准确、及时、完整、保密原则。
第五条律师事务所应当通过内部管理制度、专科培训等方式，加强律师对函件管理工作的重要性和规范性的宣传教育，提高律师的函件管理意识和水平。
第二章函件的收发第六条律师事务所应建立健全函件的收发登记制度，每一份函件应当有相应的收文登记表和发文登记表。
第七条律师事务所的函件收发工作由专人负责，保证函件的及时收发。
第八条律师事务所接收到函件时，应根据文件的紧急程度及时进行收发登记，并按照分类规定进行分类。
第九条律师事务所应当建立函件分发制度，明确函件的分发范围和权限。
第十条律师事务所收到的函件应当加盖收讫章并及时通知当事人，同时将其送至相关律师进行处理。
第十一条律师事务所的发函应当按照相关规定进行发送，确保信息的安全和准确。
第三章函件的分类第十二条律师事务所应当建立函件分类制度，将函件按照来函性质、事务涉及、紧急程度等进行分类。
第十三条来函一般分为来函正本、副本、复印件等。
对于法院、检察院、公安机关等重要单位来函，应将正本及时归档并备案。
第十四条发函一般分为回函、呈报材料、审查意见等。
对于重要的发函，应归档并备案。
第十五条函件应当按照来函文号、发函文号、日期、涉及人员等要素进行分类。
第十六条律师事务所应当定期对函件进行归档，确保函件分类的准确性和流程的顺畅。
第四章函件的归档第十七条律师事务所应当建立健全函件归档制度，明确函件归档的具体流程和要求。
第十八条律师事务所应当建立函件归档档案管理系统，规范函件的归档位置及编号。
第十九条函件应当按照年度进行归档，并编制年度函件归档目录。
第二十条函件归档时，应当填写归档登记表，明确函件的归档信息，包括来函文号、发函文号、日期、涉及人员等。
公司文件收发管理规定
收发文件管理制度一、总则1、为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据文书处理的有关规定,结合我企业实际情况,特制定本制度.2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文,同级合作企业函、电、来文,本企业上报、下发的各种文件、资料.3、本企业各类文件统一由办公室归口管理.二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件报告、请示、纪要、通知、函件等,由承办部门拟稿,送办公室核稿,经办公室核稿后送总经理签发.2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档.3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到,对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送.4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记,并标注发送单位、日期,由发件人签名.其他部门自主发送的,由发送部门自行负责.5、发文办理工作程序：1拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿,拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚.2核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改,为签发做好准备.3会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜,需给有关部门会签.有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核,复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等.4签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发.签发公文时如有修改,应在原文上圈改并签署姓名和日期.5发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核,重点看审批签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一、规范,符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容,并对待发文稿进行编注发文字号,确定份数后印制.6用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章.7存档：在发文办理流程结束后,档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档应包含底稿、正文两份,及有关电子文档,并定期将电子档备份到专门的硬盘.没有归档和存查价值的公文,经过鉴定和总经理批准可以定期销毁,销毁秘密公文应当进行登记,由二人监销,保证不丢失、不漏销.三、收文管理1、所有发至本企业的文件含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等,由办公室统一签收、登记、编号,送总经理阅示或送有关部门办理,为避免文件挤压,一般应在当天完成送阅.2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门,办公室接收后负责转交,并由接收人签收.3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室,直接上报总经理的根据总经理指示办理,移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理,并由办公室保留原件或复印件存档.4、办公室收到文件,应根据文件内容和性质全面统筹,送总经理批示或交有关部门阅办.需要办理的公文,经请示总经理后办理,根据文件内容、总经理批示予以催办.5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围,所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续,经总经理批准后方可借阅.6、个人或部门阅读文件应抓紧时间,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借给其他人,阅读完后应及时交还给档案管理员.7、收文办理工作程序：1签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,表示收到.公司所有公文由办公室签收、拆封,对需纳入收文办理的,应统一进行收文登记.2收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等.将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记.3拟办：在收文登记后,由办公室人员送办公室主任处审核,符合有关规定的,办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议,送请总经理批示后交有关部门办理.4批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见,并指定办理部门和传阅范围.5承办：承办是指按照总经理的批办意见,指定承办部门及传阅范围.承办部门接到需办文件后,要认真及时办理,急件随到随办.需两个以上部门承办的文件,主办部门要主动会同相关部门协商办理,并负责回复办理结果.6催办：催办是指根据总经理的批办意见,由办公室督促承办部门尽快上报办理结果.7注结：文件办理完毕,应在收文登记簿或公文处理单上注结,注明办理日期,并简要写明办理结果.8存档：在收文办理结束后,应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整.没有存档和查存价值的公文,经过鉴定和总经理批准,可以定期销毁,销毁秘密公文应当进行登记,由二人监销保证不丢失、不落销.四、保密文件管理1、严格遵守保密制度,保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等,并严格把关.2、制发保密文件时,经办人要根据文件、资料的内容和定密范围,标明密级、保密期限,确定发送范围、数量,报送总经理审批后印发.3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续,严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印.4、对保密文件、保密资料要定期清查,一般每季度清查一次.年终进行全面清查、核对,发现欠缺要及时追查,防止丢失.五、文件的销毁1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,按照公司有关规定,办理销毁手续报总经理批示.2、经审核同意销毁的文件,应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁.六、附则1、本制度由公司办公室负责解释.2、本制度自发文之日起实施.。
公文收发管理制度（4篇）
公文收发管理制度第一章总则第一条为规范和加强公文的收发管理，提高工作效率，便于信息的传递和沟通，特制订本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有公文收发工作。
第三条公文收发工作要强调效率、规范、安全、保密和原始性原则。
第四条公文收发工作应严格遵守国家和地方政府有关公文处理的法律法规、规章制度以及财政、保密等方面的规定。
第五条具体公文收发工作由相关部门负责，负责人应保持公文收发工作的良好秩序。
第二章公文收发管理的基本要求第六条公文收发工作要求公文规范化、标准化、电子化和网络化。
第七条公文收发工作要求线上线下相结合，以满足各类公文的不同接收和发送需求。
第八条公文收发工作要求反馈及时，保持公文交流的畅通。
第九条公文收发工作要求安全可靠，严格保护公文的安全性和保密性。
第十条公文收发工作要求原件存档，保留备查。
第三章公文的收发流程第十一条公文的收发流程应包括拟稿、审核、签发、分发、登记、传输、归档等环节。
第十二条拟稿环节要求规范书写格式，明确公文的发文机关、标题、正文、附件等要素。
第十三条审核环节要求严格审查公文的内容和格式，确保公文的准确性和公文格式的规范性。
第十四条签发环节要求公文签发人对公文内容进行认真核对和签署，并确保签发人的合法性和公文的真实性。
第十五条分发环节要求公文分发给相关部门或个人，并确保分发对象的准确性。
第十六条登记环节要求对公文进行登记，记录公文的收发时间和发文机关。
第十七条传输环节要求通过合法、安全的传输方式将公文发送给相应的接收单位。
第十八条归档环节要求将公文存档，并按照规定的保管期限进行分类、整理、存放和保密。
第四章公文的收发形式第十九条公文的收发形式可以是纸质形式，也可以是电子形式。
第二十条纸质公文要求规范装订，按照发文机关、编号等要求进行归类存放。
第二十一条电子公文要求按照国家规定的电子文档格式进行存储和传输，并保证电子公文的真实性、完整性和可读性。
第二十二条电子公文的传输要求采取安全加密措施，确保公文传输过程中的安全和保密。
函件收发制度模板
尊敬的领导：您好！为了加强公司内部管理，规范函件收发工作，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本函件收发制度。
一、函件收发范围1. 本制度所称函件，包括内部文件、外部来函、电子邮件、传真等。
2. 函件收发工作适用于公司全体员工。
二、函件收发要求1. 函件收发应遵循及时、准确、完整、保密的原则。
2. 收件人应按时签收函件，并对函件内容进行审核。
如有疑问，应及时反馈给发送人。
3. 发件人应确保函件内容的准确性、完整性和保密性，并在函件上注明收件人、发送时间、密级等要素。
4. 函件收发过程中，应严格执行保密制度，不得泄露公司内部信息和客户隐私。
5. 函件收发人员应具备良好的职业素养，熟悉公司业务，能够熟练操作相关办公软件。
三、函件收发流程1. 收件人收到函件后，应在第一时间进行签收，并在收件人栏内签名确认。
2. 对函件进行分类，根据函件内容确定处理部门和处理人。
3. 按照函件处理流程，及时将函件转交给相关人员处理。
4. 发件人应确保函件在规定时间内发送至收件人。
5. 函件收发过程中，如遇到问题，应及时与相关人员沟通，确保函件顺利传递。
6. 函件处理完毕后，应将函件归档，便于日后查询。
四、函件管理1. 函件收发人员应建立健全函件档案，包括函件原文、附件、复函等。
2. 函件档案应按照年份、类别、编号等进行分类，便于查询。
3. 函件档案应存放在安全可靠的地方，确保档案不受损坏。
4. 函件档案的保管期限应根据国家法律法规和公司规定执行。
5. 函件收发人员应定期对函件档案进行清理，确保档案的准确性和完整性。
五、监督与考核1. 公司设立函件收发监督小组，对函件收发工作进行全面监督。
2. 监督小组定期对函件收发情况进行检查，对存在的问题进行整改。
3. 公司对函件收发人员实行绩效考核，考核内容包括工作效率、质量、保密等方面。
4. 对违反函件收发制度的人员，公司将依法追究责任。
函的管理制度
函的管理制度第一章总则第一条为规范公司函件的处理流程，提高办公效率，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有涉及函件处理的工作人员。
第三条函件是指公司内外涉及业务、合同、协议、通知等方面的书面文件。
第四条函件的处理应当遵循便捷、准确、有序、保密的原则。
第五条函件的管理工作由公司办公室负责，办公室主任负责具体的实施工作。
第六条所有函件应当按照公司规定的格式来撰写，格式由办公室的主管部门负责制定和调整。
第七条函件的处理应当严格按照规定的时间和流程来进行，不得违章操作。
第八条函件的保存应当按照公司的文件管理制度来执行，严格保密，不得外泄。
第九条对于紧急函件的处理，有关单位应当协调配合，确保及时处理。
第十条对于重要函件的处理，应当严格审批，确保准确无误。
第二章函件的撰写第十一条函件的撰写应当简洁明了，语言通顺，条理清晰，没有错别字和语法错误。
第十二条函件的格式应当规范，包括抬头、称呼、正文、署名、日期等。
第十三条函件的抬头应当包括单位的名称、地址、电话等联系方式，准确无误。
第十四条函件的称呼应当根据收信人的身份和职务来确定，恰如其分。
第十五条函件的正文应当简明扼要，内容准确，确保表达无歧义。
第十六条函件的署名应当由发信人署名并注明职务，确保真实性。
第十七条函件的日期应当按照规定的格式来填写，确保准确。
第十八条函件的抄送和密送应当根据实际需要并按照规定来执行，不得随意抄送、密送。
第十九条对于需要签章的函件，应当由相关领导签字确认后才能发出。
第二十条函件的密级和保密性应当根据实际需要来确定，并严格执行。
第三章函件的收发第二十一条函件的收发应当由专人负责，确保准确无误。
第二十二条函件的收发应当及时完成，确保不耽误业务办理。
第二十三条函件的收发应当记录并归档，确保能够随时查阅。
第二十四条函件的收取应当及时进行登记和确认，确保真实可靠。
第二十五条函件的发出应当按时按件进行，不得拖延。
第二十六条函件的发出应当按照收信人的要求和邮寄方式来进行，确保准确无误。
收发公文的管理制度
收发公文的管理制度第一章总则第一条为规范和加强收发公文工作，提高办公效率，便于掌握工作进展情况，特制定本《收发公文管理制度》（以下简称“制度”）。
第二条本制度适用于本单位所有工作人员的收发公文工作管理。
第三条公文是组织内部或外部单位机构之间为了工作需要而传达信息、交换意见和作出决定的一种书面形式。
第四条收文是指接收来自上级机关、同级单位或下级机构的公文及其他交办事项。
第五条发文是指向上级机关、同级单位或下级机构发出公文或交办事项。
第六条公文的种类有：函件、公函、通知、通告、请示、批复、决议等。
第七条公文的编号应按照一定规则进行编排，以便于查找和管理。
第八条收发公文应当按照规定的程序和要求进行，严格遵守制度，确保公文的及时、科学、准确。
第二章公文的编号管理第九条公文的编号应当具有唯一性和连续性，避免重复和跳号。
第十条公文的编号应当包括机构代码、日期、顺序号等部分，以便于辨认和管理。
第十一条公文的编号应当按照一定的规范和格式要求进行，保证统一标准。
第十二条公文的编号应当由专人负责管理，严格遵循规则进行。
第十三条公文的编号管理应当建立规范的档案管理系统，方便查找和归档。
第十四条公文的编号应当在公文发出之前确定，避免因为未编号或错误编号而产生问题。
第十五条公文的编号管理应当及时进行监督和检查，确保制度的执行和落实。
第三章公文的起草和审核第十六条公文的起草应当尽量简练、明确、准确，避免出现歧义和错误。
第十七条公文的起草人应当明确所履行的职责和权限，不得擅自修改。
第十八条公文的起草应当注重使用规范的文体和语言，避免使用口头化或随意化的表达方式。
第十九条公文的审核应当由专人负责，严格审核公文内容的真实性、合法性和完整性。
第二十条公文的审核人员应当勤勉尽责，认真对待审核工作，不得马虎从事。
第二十一条公文的审核人员应当对审核过程进行记录和备查，确保审核的过程可追溯。
第二十二条公文的审核应当按照规定的程序进行，确保公文的合法性。
收 发 文管理制度
收发文管理制度第一章总则第一条为规范公司内部的文件收发管理工作，提高工作效率，加强信息的传递与保存，根据公司情况制定本制度。
第二条公司内部文件包括办公函件、电子文件、会议纪要等各种形式的文件。
第三条本制度适用于公司所有部门和员工，在文件的收发过程中必须遵循相关规定。
第四条公司内部文件的收发遵循快捷、准确、保密、规范的原则，确保信息的及时传递和保密性。
第五条文件收发管理统一由公司办公室负责组织和协调，各部门负责具体的文件收发工作。
第六条公司鼓励使用电子化、数字化的方式进行文件的收发管理，减少纸质文件的使用，提高工作效率。
第七条公司内部所有文件必须经过相关部门的审核和签字后方可收发，并在文件头部注明编号和日期。
第二章文件的收发第八条公司内部文件的收发主要分为以下几种方式：传真、快递、邮寄、电子邮件、传真、专人传递等。
第九条文件的发起人在发出文件时必须明确文件的重要性和紧急程度，及时将文件传递给相关部门。
第十条文件的接收人必须在接到文件后及时查阅，并根据文件内容做出相应的处理和回复。
第十一条电子邮件是公司内部文件收发的主要方式之一，所有员工必须定期查收邮箱，并按时回复相关邮件。
第十二条公司鼓励使用内部流程系统进行文件的收发管理，提高工作效率和准确性。
第十三条文件的接收人在收到文件后必须及时进行签收，并办理文件的流转手续，保证文件的准确性和完整性。
第十四条文件的收发管理必须遵循便签的原则，确保文件的流转清晰，并避免文件丢失或错误。
第三章文件的保密第十五条公司内部所有文件均为公司的重要资产，必须严格保密，不得外传。
第十六条文件的保密级别分为机密、秘密和一般，各级别的文件必须有相应的管理规定。
第十七条公司员工在处理文件时必须严格遵守保密制度，不得泄露公司机密信息。
第十八条机密级别的文件必须存放在专门的文件柜内，并在查阅时需经过相关审批手续。
第十九条文件的传真和电子邮件必须经过加密处理，确保信息的安全性。
第二十条对于重要文件的复印件和打印件必须严格管理，避免信息的泄露。
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一 目的
为了规范公司收发函件的流程，提高工作效率，制定本规定。
二 适用范围
本规定适用于骏龙地产公司收发内外部所有函件的流程管理。
三 函件分类及收发流程 1 外部来函 1.1 流程图：
1.2 流程说明：
外部来函，包含集团各职能部门来函、来宝公司来函、其他公司来函。
外部来函均统一由总经办资料员接收，加盖总经办备案章、存档后，由总经办资料员送达公司领导及相关部门。
2 对外发函
2.1 以骏龙公司名义对外发函
2.1.1
流程图： 2.1.2 流程说明：
以骏龙公司名义对外发函，包含以骏龙公司名义对集团各职能部门、来宝公司、其他公司发函。
该函件须使用公司对外发函统一格式，经地产常务副总、总经理审批后加盖公司公章，由总经办资料员加盖总经办备案章存档后，送达公司领导和相关单位。
2.2 以骏龙公司各职能部门名义对外发函 2.2.1 流程图： (见下页)
2.2.2 流程说明：
以骏龙公司各职能部门名义对外发函，包含以骏龙公司各职能部门名义对集团各职能部门、来
宝公司、其他公司发函。
该函件经部门经理、地产常务副总审批后，由总经办资料员加盖总经办备案章存档后，送达公司领导和相关单位。
3 公司内部来往函件 3.1 流程图：
3.2 流程说明：
骏龙公司内部来往函件，指骏龙公司各职能部门为推动工作开展而进行部门间发函。
该函件经部门经理审批后，由该部门人员发至相关部门，同时递交总经办资料员盖备案章存档。
四 相关要求
1 函件收发人员应及时传递，函件，并确保函件送达相关责任人，同时要求相关责任人在发文登
记表签字确认，发文登记表见附表一；
2 各发函主体部门负责跟踪落实函件所述工作事项，总经办备案并监督；
3 总经办资料员每周五汇总本周备案的所有函件及相关工作落实情况，报送常务副总。
4 本规定即日起生效，各部门须严格遵守，同时告各相关公司及职能机构知悉。
发文登记表
附件一
部门拟函
总经办资料员盖备案章、存档
地产常务副总
审批
部门经理审批
总经办资料员送达公司相关领导
发函部门 自行发至相关单位
部门拟函发函部门
自行将函件发至相关
部门
总经办资料员盖备案章、存档
部门经理审批
页号：。