商户知识产权档案管理办法
商户档案管理制度
商户档案管理制度1. 背景和目的为了规范和优化企业与商户的合作关系，提高商户管理的效率和质量，确保商户信息完整、准确和安全，订立本商户档案管理制度。
本制度的目的是明确商户档案的建立、维护和使用的管理标准，确保商户档案的完整性、保密性和可追溯性。
2. 适用范围本制度适用于全部与企业建立合作关系的商户，包含供应商、分销商、代理商等。
3. 定义和缩写•商户：指与企业建立合作关系，向企业供应商品或服务的组织或个人。
•商户档案：指企业对商户的基本信息和合作协议等相关文件的整理、存档和管理。
4. 商户档案建立与维护4.1 商户信息登记•企业职能部门负责对新商户进行登记，收集商户的基本信息，包含但不限于商户名称、联系人、联系方式、经营范围等。
•商务部门负责核实商户信息的准确性，并在商户档案中做出记录。
4.2 商户合作协议•企业职能部门负责与商户签署合作协议，并将合作协议的副本存档于商户档案。
•商户合作协议应明确合作双方的权责、期限、付款方式等关键事项，并经过法律事务部门的审核。
4.3 商户资质管理•企业职能部门负责定期对商户的资质进行审核和更新，并做出相应的记录。
•商务部门在与商户合作过程中发现商户资质存在问题时，应及时通知企业职能部门进行处理。
4.4 商户信息更改•商户有关信息发生更改时，商户应及时通知企业职能部门。
•企业职能部门应在商户档案中做出相关记录，并核实商户信息的更改准确性。
•商务部门应依据商户信息更改情况进行相应的合同更改或停止。
5. 商户档案使用与访问5.1 访问权限管理•企业职能部门应对商户档案的访问权限进行合理授权，并定期审核和更新权限。
•未经授权的人员不得擅自查阅或操作商户档案，一旦发现违规行为应及时通知企业职能部门进行处理。
5.2 商户档案查询•商务部门在与商户合作时，需要查询商户档案中的相关信息，如合作时间、付款记录等。
•商务部门应向企业职能部门提出查询申请，企业职能部门应及时供应相应的商户档案信息。
商户知识产权档案管理办法
商户知识产权档案管理办法一、目的和使用范围为有效保护和利用知识产权档案，充分发挥相关资料在市场知识产权工作中的作用，特制订本制度。
本制度适用于南门精品建材城知识产权各部门。
二、职责（一）南门精品建材城知识产权办公室负责商户各商品的专利、软件登记、产品设计资料、技术证书等相关技术资料的档案管理工作。
（二）总经办法务负责各商品相关技术资料的整理移交。
（三）市场运营部、策划部负责市场形象展示系统。
（四）各商户负责自己商品的包装等设计稿、图形版权的整理移交。
（五）其他各相关职能部门负责收集及整理上述资料。
三、主要内容（一）知识产权文档收集与管理的范畴1.知识产权涉及的领域涵盖专利、商标、版权、软件登记、形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权及特定领域等多个方面，具有类型多样，权利获得及有效期时间跨度大等特点。
知识产权文档的收集与管理应遵循知识产权活动的规律及特点，贯穿于知识产权活动的全过程。
2.针对知识产权权利获得过程中直接证据及证据链完整性特点，知识产权文档的手机与整理范畴应涵盖知识产权在创造、运作、保护和管理等过程环节形成的有保护价值的所有文件资料，包括文字、图片、图纸、视频、音频材料等。
（二）知识产权文档的形成与归档1.归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。
2.凡是专利、商标、软件、图片、图纸等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在商户将商品的资料上交后一周内形成专项组卷，归档完毕。
图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄影者）等。
3.市场内商户将各商品的设计样品图纸上交到产权知识保护办公室，以每个产品为单位，由保护办公室档案整理人员按着商品的不同分类将上交的资料分类整理，并归档。
4.相关形象展示系统（手册、门头设计、宣传册设计、宣传形象等）由市场运营部根据商品内容单独整理后，一周内整理成册归档。
商户档案管理制度
商户档案管理制度第一篇：商户档案管理制度商户档案管理制度一、目的为确保商户档案资料的有用性和完整性。
二、适用范围适用于管委会对商户档案的管理工作。
三、职责管理部管理员负责对大楼商户档案资料的收集、整理、归档。
四、工作程序从商户签订摊位租赁或购买协议之日起，管理员按本管理规程收集、整理、归档。
以商户签订协议日期的前后顺序排列作为档案编号，按户设档，一户一档一编号，所有整理的资料归入档案。
管理员应对档案资料进行目录编写以便查阅。
房屋的产权发生变动，档案资料应即时调整。
所有商户档案资料实行保密管理，除司法机关执行公务查询外，任何第三方不予以查阅。
公司各部门如需查阅商户档案，必须经过运营经理批准后方可查阅。
商户档案由行政部管理员统一保管。
五、档案资料内容接楼通知书房屋验收确认书购房(租房)合同复印件商户／委托代理人有效证件复印件商户／委托代理人联系电话、地址入伙登记表商户／委托代理人签字的管理公约装修工程申请表（附装修设计施工图纸）装修工程切结书商户提供的其他材料第二篇：百货商场商户管理制度百货商场商户管理制度（一）品牌进场管理规定1、品牌登记1）所有进场品牌均须填写《供应商登记表》，此表由招商部填写，对品牌的风格、价位、铺货商场、销售情况、商品档次、厂方或代理商联系方式、商户要求等逐项填写清楚，并认真考察商户实力，验证有关证件（即营业执照、税务登记证、商标注册证、质检报告、委托书或代理证），留存相关销售报表资料、画册。
2）招商部根据商场整体情况，填写《品牌进场审批表》，对品牌进行总体把握，并与商户进一步洽谈，达成初步合作意向，报至品牌评审小组。
3）品牌评审小组进行最终审核，确定符合要求可以引进的品牌。
品牌评审小组由商场核心管理层人员组成。
2、进场审批1）品牌评审小组准予引进的品牌，由招商部负责办理品牌进场所须缴纳费用（即入场费、质量保证金、装修保证金、用工费用等），将审批表附上缴费复印件转交财务部。
2）财务部接到《品牌进场审批表》后，要对合作条件认真审核，尤其是检查费用缴纳情况，财务部必须见到缴费凭证后方可签批。
商户档案管理制度范本
商户档案管理制度范本第一章总则第一条为了加强商户档案管理，确保商户档案资料的真实性、完整性、准确性和安全性，制定本制度。
第二条商户档案管理应遵循依法、科学、规范、公开的原则，建立健全的档案管理制度，为公司开展各项工作提供有力的资料保障。
第三条商户档案由公司商管部负责管理，各级部门、员工应当严格执行档案管理制度，保证档案管理的规范化、制度化和科学化。
第四条公司应当为档案管理工作提供必要的经费、设备和人员，保证档案管理工作的顺利开展。
第五条商户档案管理应当遵守国家和地方有关档案管理法规、规章和标准，维护国家档案资源的完整性和连续性。
第二章商户档案管理机构第六条公司商管部设立商户档案管理机构，负责商户档案的管理和保管工作。
第七条商户档案管理机构的主要职责为：（一）制定商户档案管理制度和规章制度。
（二）组织全公司商管部门档案工作的计划、协调和指导。
（三）监督各部门档案管理工作的实施情况。
（四）制定档案管理计划和档案分类目录。
（五）负责商户档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。
（六）制定档案管理工作的考核办法。
第三章商户档案管理流程第八条从商户签订铺位租赁或定金协议之日起，商管人员按本管理规程收集、整理、归档。
第九条商户档案编号按照商户签订协议日期的前后顺序排列，按户设档，一户一档一编号。
第十条商管人员应对档案资料进行目录编写以便查阅。
第十一条铺位的商户发生变动，档案资料应即时调整。
第四章商户档案资料的保密管理第十二条所有商户档案资料实行保密管理，除司法机关执行公务查询外，任何第三方不予查询。
第十三条公司各部门如需查阅商户档案，必须经过总经理批准或填写《档案借阅申请表》后方可查阅。
第五章档案归档要求第十四条各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交相应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
第十五条各部门向公司行政部移交档案时，要按照规定的程序和要求进行，确保档案的完整性和准确性。
知识产权档案管理办法
知识产权档案管理办法一、背景介绍知识产权是指人们在发明创造、商标商号、著作权、专利等方面的创意和独立思想所取得的成果，是企业核心竞争力的重要组成部分。
随着知识产权的日益重要，知识产权档案的管理也变得尤为关键。
本文旨在探讨知识产权档案管理的重要性，并提出相应的管理办法。
二、知识产权档案的重要性1. 知识产权保护：知识产权档案是企业合法所有权的证明，是保护知识产权的法律依据，对于维护企业创新成果的权益具有重要意义。
2. 历史回溯与查证：知识产权档案记录了知识产权的发展历程、申请手续、审查流程等信息，有助于日后的申请复审、续展等，同时也可作为历史回溯和查证的重要依据。
3. 知识产权交易：知识产权档案作为信息载体，可为知识产权交易提供详实的证据，有助于构建诚信交易体系。
三、知识产权档案管理的挑战与问题1. 数据化与信息化：知识产权档案存在大量的纸质文档，如何实现信息的数字化和电子化仍然是一个难题，需要建立合理的管理系统和技术手段。
2. 安全性与隐私保护：知识产权档案涉及企业核心技术和商业机密，因此在管理过程中需要严格保护档案的安全性，避免泄露。
3. 统一的管理标准：不同单位之间存在差异化的管理标准和规定，导致档案管理不够规范和统一，需要建立起统一、规范的管理标准。
四、知识产权档案管理的方法与建议1. 建立科学的档案管理系统：通过引入信息化技术，建立科学的知识产权档案管理系统，实现知识产权档案的数字化和电子化，提高信息的便捷性和安全性。
2. 加强培训与意识宣传：加强对知识产权档案管理的培训，提高档案管理人员的专业能力，同时也要提高企业员工对知识产权保护的意识，强化知识产权档案管理的重要性。
3. 完善知识产权档案管理流程：建立合理的管理流程，规范档案的存储、检索、借阅和销毁等环节，确保档案管理的规范和高效。
4. 加强信息安全保护：加强知识产权档案的信息安全保护，采取合适的技术手段，如加密、防火墙、权限控制等，保障档案的机密性和完整性。
居然之家商户知识产权档案管理制度
居然之家商户知识产权档案管理制度为了保护消费者的合法权益，规范居然之家市场内商户的经营行为，对商户知识产权档案的管理制度如下：一、知识产权档案收集1、知识产权涉及的领域涵盖专利、商标、版权、软件登记、形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权及特定领域等多个方面，具有类型多样，权利获得及有效期时间跨度大等特点。
2、归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。
3、应在每一个纸质文件存储载体中同时存有永久和长期保存的电子文档，包括归档登记表及其文字说明。
电子文档的文件名及相应附件的名称应一致并标注清晰，便于查询。
4、将档案按照商户分别归档，同一商户的档案归在一起，按照时间顺序排列材料。
二、管理责任部门1、业务部业务部是商户的知识产权档案管理的直接管理部门，负责商户档案的审查、备案、更新等工作，对上向分店总经理（知识产权保护执行小组组长）汇报。
2、办公室分店办公室作为分店知识产权保护的监督部门，按月对业务部留存的商户知识产权档案的纸质版和电子版进行抽查，检查结束后当天完成检查报告并上报分店总经理（知识产权保护执行小组组长），同时传送业务部负责人进行整改。
3、商户知识产权档案专门分区保存，商户撤场三年后纸质版档案可以销毁，但电子版档案需要长期留存，销毁商户知识产权档案需要业务部和办公室负责人共同签署“商户知识产权档案销毁单”，并做好留存工作。
三、管理流程1、档案管理部门应根据市场内商户的进/撤场状态及时审查、鉴定并归档。
针对已撤场商户的资料建立专门的管理档案，以备后期查询。
2、档案管理部门应根据知识产权档案的内容，定期对档案进行审查、鉴定，并对确无保存价值的档案材料，编制清册，提出处理意见，经相关部门会签后方可销毁。
3、查阅知识产权档案，应办理查阅登记手续，查阅本部门材料需经档案管理部门负责人批准，查阅跨部门材料需同时经档案管理部门负责人、查阅及被查阅部门负责人、分店领导批准。
商户知识产权档案管理制度
一、目的为加强商户知识产权管理，规范知识产权档案工作，保障商户合法权益，根据《中华人民共和国知识产权法》等相关法律法规，结合本商户实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本商户内部所有涉及知识产权的档案管理工作。
三、档案管理职责1. 商户法定代表人或负责人对本商户知识产权档案管理工作负总责。
2. 知识产权管理部门负责具体实施知识产权档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。
3. 各部门负责人对本部门涉及知识产权的档案管理工作负直接责任。
四、档案管理内容1. 知识产权申请、注册、授权、维权等过程中的相关文件。
2. 知识产权许可、转让、质押、投资等合同。
3. 知识产权侵权纠纷处理、调解、诉讼等文件。
4. 知识产权评估、鉴定、咨询等报告。
5. 知识产权相关的内部管理制度、操作规程等文件。
6. 其他涉及知识产权的文件。
五、档案管理要求1. 知识产权档案应按照分类、编号、登记、归档等要求进行管理。
2. 档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改、销毁。
3. 档案保管应符合国家档案管理的有关规定，确保档案的保密性、完整性和安全性。
4. 档案利用应严格按照相关规定，确保档案的合理、合法使用。
六、档案管理流程1. 收集：各部门在知识产权申请、注册、授权、维权等过程中产生的相关文件，应及时报送知识产权管理部门。
2. 整理：知识产权管理部门对收集到的档案资料进行分类、编号、登记，确保档案的完整性。
3. 归档：整理好的档案资料按照规定期限归档，并办理归档手续。
4. 保管：档案保管人员应定期检查档案保管情况，确保档案的安全。
5. 利用：档案利用应按照相关规定办理，确保档案的合理、合法使用。
七、档案管理监督1. 商户法定代表人或负责人应定期检查知识产权档案管理工作，确保制度落实到位。
2. 知识产权管理部门应加强对档案管理工作的监督检查，发现问题及时纠正。
3. 对违反本制度的行为，依法依规进行处理。
八、附则1. 本制度由商户知识产权管理部门负责解释。
知识产权档案管理制度
知识产权档案管理制度一、总则1. 为了加强知识产权档案的管理，保护企业的知识资产，根据国家有关法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。
2. 本制度适用于企业内部所有涉及知识产权的档案资料的收集、整理、保管、使用和销毁等各个环节。
二、档案管理原则1. 准确性原则：确保档案资料的真实、准确无误。
2. 系统性原则：档案资料应分类整理，形成系统化管理。
3. 安全性原则：采取有效措施，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。
4. 可追溯性原则：确保档案资料的来源、变更和利用过程可查询、可追溯。
三、档案管理机构与职责1. 设立专门的知识产权档案管理部门，负责档案的日常管理工作。
2. 档案管理人员应具备相应的专业知识和管理能力，定期接受培训。
3. 档案管理部门的主要职责包括：- 制定和完善档案管理相关制度。
- 指导和监督各部门的档案收集、整理工作。
- 负责档案的分类、编目、归档和保管。
- 提供档案查询服务，并对档案的使用进行监督管理。
- 定期对档案进行清点、维护和更新。
四、档案的收集与整理1. 各部门应按照档案管理部门的要求，及时提交知识产权相关文件和资料。
2. 档案管理部门应对收集到的资料进行审核，确保其真实性和完整性。
3. 对于不符合要求的资料，应及时退回并要求补充或更正。
4. 档案资料应按类别进行整理，编制目录，便于检索和使用。
五、档案的保管与使用1. 档案管理部门应建立严格的档案保管制度，确保档案的安全。
2. 对于电子档案，应做好数据备份和安全防护措施。
3. 对于纸质档案，应存放在符合环境要求的专用库房内。
4. 档案的使用应遵循“按需索取”的原则，严格控制档案的借阅范围。
5. 借阅档案需经过审批，且需在规定时间内归还。
六、档案的销毁1. 根据国家相关法律法规和企业保密要求，对过期或无需保留的档案进行销毁。
2. 销毁档案应经过专门审批程序，并由专人负责执行。
3. 销毁过程应有详细记录，并存档备查。
七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由知识产权档案管理部门负责解释。
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商户知识产权档案管理办法
一、目的和使用范围
为有效保护和利用知识产权档案，充分发挥相关资料在市场知识产权工作中的作用，特制订本制度。
本制度适用于南门精品建材城知识产权各部门。
二、职责
（一）南门精品建材城知识产权办公室负责商户各商品的专利、软件登记、产品设计资料、技术证书等相关技术资料的档案管理工作。
（二）总经办法务负责各商品相关技术资料的整理移交。
（三）市场运营部、策划部负责市场形象展示系统。
（四）各商户负责自己商品的包装等设计稿、图形版权的整理移交。
（五）其他各相关职能部门负责收集及整理上述资料。
三、主要内容
（一）知识产权文档收集与管理的范畴
1.知识产权涉及的领域涵盖专利、商标、版权、软件登记、形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权及特定领域等多个方面，具有类型多样，权利获得及有效期时间跨度大等特点。
知识产权文档的收集与管理应遵循知识产权活动的规律及特点，贯穿于知识产权活动的全过程。
2.针对知识产权权利获得过程中直接证据及证据链完整性特点，知识产权文档的手机与整理范畴应涵盖知识产权在创造、运作、保护和管
理等过程环节形成的有保护价值的所有文件资料，包括文字、图片、图纸、视频、音频材料等。
（二）知识产权文档的形成与归档
1.归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。
2.凡是专利、商标、软件、图片、图纸等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在商户将商品的资料上交后一周内形成专项组卷，归档完毕。
图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄影者）等。
3.市场内商户将各商品的设计样品图纸上交到产权知识保护办公室，以每个产品为单位，由保护办公室档案整理人员按着商品的不同分类将上交的资料分类整理，并归档。
4.相关形象展示系统（手册、门头设计、宣传册设计、宣传形象等）由市场运营部根据商品内容单独整理后，一周内整理成册归档。
5.知识产权文档资料的真实性、完整性、安全性和可识别性，商户上交前由形成资料的市场部门负责，移交后由档案管理部门负责。
6.电子材料形成部门应将具有永久和长期保存价值的文档资料，制成纸质文档与原电子材料一同归档，并使两者建立互联。
由档案管理部门统一制成电子文档存储载体（如光盘等）。
7.需要永久和长期保存的电子文档，应在每一个存储载体中同时存有与纸质文件相符的查询目录，包括归档登记表及其文字说明。
电子文档的文件名及相应附件的名称应一致并标注清晰，便于查询。
8.按规定需移交其他部门或外部单位的档案，需确保交接手续完整，以便需要时查阅，并注意保留备份。
（三）知识产权档案的分类与组卷
1.分类原则：将档案按其形成或针对的不同年度分开，同年度的归在一起。
同一事件跨年度的档案统一归在事件结束的年度。
2.组卷方法：根据内容按项目单独组卷，可按事件顺序装订，也可为便于再利用采取不装订直接按类装盒的办法。
（四）知识产权档案的销毁
1.档案管理部门应根据知识产权档案的内容，定期对档案进行审查、鉴定，并对确无保存价值的档案材料，编制清册，提出处理意见，经相关部门会签和市场知识产权保护办公室的领导审批同意后方可销毁。
2.销毁档案时，必须严守保密制度，指定专人负责监销，监销人在完成任务后，要在销毁清册上签字。
（五）知识产权档案的查阅与借用
1.查阅知识产权档案，应办理查阅登记手续，查阅本部门材料需要经过档案管理部门负责人批准，查阅跨部门材料需要同时经档案管理部门负责人、查阅及被查阅部门负责人、公司级主管领导批准。
2.借用知识产权档案，应办理借用登记手续，需同时经档案管理部门负责人、借用及被被借用部门负责人、公司级主管领导批准。
3.外单位可由限制性地查阅相关知识产权档案，一律凭单位介绍信。
经档案管理部门负责人、公司级主管领导批准后，方可办理查阅手续，不得带离查阅现场，不得复制、复印和拍照。
4.查阅、借用人对文档资料应妥善保管，不得在档案文件上勾划、圈点、涂改、随意拆散及抽页等。
5.收回档案时应详细检查，当面点清，如有损毁、丢失、破坏档案的行为，应认真查处，甚至追究法律责任。
（六）附则
1.知识产权档案管理部门应设立兼职档案管理员，其职责是：熟悉相关知识产权业务范围，保证本部门管理档案的完整、准确和系统；定期对文档资料进行整理组卷；对本部门人员负有归档业务指导责任；对有保密要求的文件资料按规定按保密条例处理。
2.本制度自发布之日起执行。
南门精品建材城商场管理处
2016年4月7日。