外贸邮件书写注意事项
国际邮件书写格式及信封要求5篇
国际邮件书写格式及信封要求5篇第一篇：国际邮件书写格式及信封要求1.书写格式(1)寄件人地址姓名应写在信封左上角。
(2)收件人地址姓名应写在信封右下角。
(3)用法文、英文书写时，按姓名、地名、国名逐行顺序填写，地名、国名用大写字母书写。
(4)用中文书写时，按国名、地名、姓名逐行顺序填写。
(5)用法文或英文书写以外的文字书写时，寄达国国名和地名应用中文或法文、英文(字母要大写)加注。
寄件人名址如只用中文书写时，必须用法文、英文或寄达国通晓的文字加注我国国名和地名。
(6)寄往日本、韩国以及港、澳地区的特快邮件封面收、寄件人名址可以用中文书写。
2.信封要求(1)不准使用旧信封或废旧纸张和有字纸张制成的信封装寄。
(2)信件应装入标准信封内，并将封口粘固。
(3)如用透明窗信封装寄，透明窗必须是长方形的，其长的一边应和信封长的一边平行。
信件应适当折叠，使其在信封内有所移动时，收件人的姓名地址仍能通过透明窗清晰露出。
(4)透明窗应该用在灯光下不反光的透明纸制成的姓名地址仍能通过透明窗清晰露出。
第二篇：向国外寄卡,国际信封的书写格式向国外寄卡，国际信封的书写格式随着与国外通联的增多，向对方邮寄卡片变得越来越多，在目前邮局书信邮寄业务越来越少的大环境下，保证邮寄成功率越来越重要，首先要保证卡片能让对方收到，其次是对方能回卡，因此需要：1、正确书写国际信函的信封格式与国内信函信封书写格式相反，国际信函信封的书写格式是收件人姓名地址写在信封的右下方，而寄件人的姓名地址写在信封的左上角或背面，一般用英文书写。
详见童效勇《业余无线电通信》修订版35-36页、第三版41-42页。
tips: 为避免国内邮局不熟悉国际业务给你寄回来，建议在收件人姓名地址前写上中文：寄往XX国2、贴足邮票寄往日本、韩国等亚洲近邻国家一般5元，其它亚洲国家5.5元；美国、加拿大、澳大利亚及欧洲国家6元，美洲其它国家及非洲、大洋洲国家7元。
tips: 装好卡片、回卡信封等后一定要用电子秤称一下，是否超过20克（别忘了把邮票放上一起称），如果超过20克，每10克就要加1、1.5、1.8、2.3元，千万别侥幸。
外贸书信撰写的注意事项
外贸书信撰写的注意事项外贸书信撰写的注意事项外贸商业书信的内容常常是一种业务安排、一项协议或者一个合同，因此，必须谨慎撰写。
在撰写商业书信时，需要注意以下事项：1．完整信的内容应力求“完整”，即包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况及问题，或是回答来信所提出的全部问题或要求。
重要的信更加注意“完整”，例如接受对方的报盘时，最好把条件全部说清楚或具体说明所接受的报盘的根据是（如报价单，信件等等），因为这种信实际上已是成交合同，此信发出后，对方一收到，即对双方都具有约束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的纠纷。
2. 具体信要写得生动、具体和明确。
特别是要求对方作出明确反应的信，或是答复对方提出的要求或问题的信，或是报盘、承诺等等，该具体时就要具体，避免模糊、笼统和抽象。
不过，并不是所有的商业书信都要求“具体”，在某些特定的情况下，不但允许一般化，而且笼统一些反而更好。
有时，由于没有确实的事实或数字，就不可能做到具体。
有时，虽然有确实的事实或数字，但是为了“外交”和“策略”的`需要，也可以避免太具体。
有时，为了有意识地让对方发表或形成他的意见，或者这些具体事实或数字说不说都无关紧要，也可以不必具体。
总之，该具体的就要具体，不该具体时就笼统一些，视需要而定。
3. 清楚信要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使受信人看了信后不会误解写信人所要表达的意思。
4. 简洁信要写得简洁，要长话短说，避免罗嗦，避免不必要的重复，用尽可能少的文字“完整”、“清楚”而又有“礼貌”地表达需要表达的意思。
但是，如果一味省字，忽略了“完整”、“清楚”和“礼貌”，不顾语法，就不是“简洁”而是使人感到“粗鲁”和“突然”了。
5. 礼貌写信要有理有节注意礼貌，不要盛气凌人，避免“命令”和粗鲁。
我们的外贸书信要体现我国的对外贸易政策，要有社会主义的新风格，做到不卑不亢、得体脱俗，既尊重国际贸易的习惯，又维护本国利益，借以通过书信往来，发展与各国人民的友好关系，发展与各国的贸易。
外贸邮件书写注意事项
很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。
其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。
可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager，PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。
我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。
后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。
很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。
很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。
我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。
到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。
外贸信函注意事项
网上做外贸，让业务员感到最烦的就是客户不回复，但在买方市场的今天却又很正常。
但是如果能改进我们的联系方法，回复率必定会增加很多，建议注意以下几点：一、邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言。
这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%；二、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的。
建议你一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余；三、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好。
事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的。
那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！四、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的；五、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要；六、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截；七、与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱，或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题；八、强烈建议：如你不能报出有一定竟争力的价格，请最好不要联系客户，既然报不了价自然就成不了，不仅客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢？对外贸公司来说，何不在货源上多下点功夫，效果一定好很多！总之，你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交，而要能最终实现成交的目地，你起码总要迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大缩短成交的进程，大家何乐何不为呢？在使用国际快递邮寄物品时，怎么计算邮费？有很多新手可能很迷惑，下面把标准的计算公式贴出来，希望对大家有所帮助：1．计费重量单位：特快专递行业一般以每0.5KG (0.5公斤）为一个计费重量单位。
外贸业务书写英文邮件注意事项以及范文
外贸业务书写英文邮件注意事项、范文一、外贸业务书写英文邮件的注意事项1、发邮件无subject主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。
后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关.导致买家一头雾水，无法快速辨认。
2、邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字。
后果：导致买家不知道你是谁？要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自什么国家的什么公司？3、邮件的发件人不要用中文。
如联想公司张三，“联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文。
4、买家如果已经CC，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是买家的同事或者主管），你回复的时候要按“reply all”，而不要只回复发件的那个人.买家发邮件CC的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人。
5、回复买家邮件的时候要“reply with all history”，不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容。
也不要随意改变邮件的主题。
一件事情，一个产品的邮件要保持一个邮件主题。
6、不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报.如hv：have等.以免产生误解.也不要用俚语。
7、重要的内容可以用bold粗体加粗或者用大写。
8、不要全部用大写字母写邮件正文。
如THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED NOV17，20069、如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1234注明.表达要简洁，直接，明确.不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性。
如果不了解可以上”多美丽买卖搜索"看看。
10、不要用过多的感叹号。
你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的。
11、每一段中间要空一行，方便别人阅读。
12、如果你是初学者，学习模仿以英语为母语的买家的写邮件方式也不失为一种有效的方法。
外贸邮件注意事项17条
外贸邮件注意事项17条作为公司的采购商，每天有成百上千封邮件从全球飞过来。
为什么有些邮件就是石沉大海?下面就让一米软件来告诉你外贸邮件注意事项17条。
1. 发送并不紧急的“紧急”邮件Sending 'urgent’ emails that aren’t urgent发“紧急”邮件时，建议别做“狼来了小孩”，否则当你真的有紧急邮件的时候，就没人关注了。
——Rosemary Haefner2. 满屏大写字母Putting words in ALL CAPSARE YOU YELLING??—这是大写给人的视觉效果。
除非你想给客户一剂“强心针”，否则就把CAPS LOCK关掉吧。
——Rosemary Haefner3. 太不拘小节Being too casual邮件能侧面反映你跟客户的关系，表达太随意只会显得专业素养不高。
一米软件建议在使用感叹号、表情、字号字体和短语时多加斟酌。
——Haefner此外，并非每个人都能读懂缩写。
如果客户和你是不同年龄层，或者有语言障碍，那么请写出全称。
——Randal4. 表达太生硬Being too stiff我经常收到一些“一行式邮件”，这看起来好像是系统自动回复。
有时候适当表达自己的个人特色和情感会对谈判比较有利，否则表现的太像机器人了。
——Oliver5. 在凌晨三点发送邮件Sending emails at 3 a.m我只有偶尔醒的特别早，感觉自己很有干劲的时候这么做过。
但是据我调查，即使是在“7天24小时”工作狂的世界里，这也不会被大多数人接受。
当然，如果夜里突然有了灵感，建议你写邮件存到草稿箱，然后在工作时间发出去。
——Oliver(特别提醒：我们很多国外客户与中国存在时差，此时发邮件就要特别注意，你的上午9点，也许是TA的午夜。
)6. 使用模糊主题行Using a vague subject line“It’s me””Hey” or “FYI”开头会让你的客户感觉很困惑，他不知道你这封邮件想说明什么，自然不会愿意花宝贵的时间去打开它。
外贸信函之技巧
外贸信函之技巧外贸信函之技巧一、版式设计1、字体大小。
一般用12号号，不要过大或过小，不要全部用大写或小写。
2、字体。
一般用Arial或Times New Roman,不要用太过花哨的字体。
3、颜色。
一般用白底黑字，可以加黑加粗以示突出，不用彩色。
4、强行分行。
为体现文章的层次和逻辑，方便读者阅读，可以把文字预先强行分行。
5、段落长短。
要注意分段，每段一般只有一个主题，段落不宜过长。
6、保留原件。
如果是回复对方的邮件，请务必保留对方原件在你回复邮件的下方，以便于对方查对。
二、标题设计外贸开发信的标题是不能心存欺骗，但是，如何巧妙吸引客户点开你的邮件，要花费心思，多动脑筋。
（一）标题是你的生命，语不惊人誓不罢休为了吸引对方来读你的外贸开发信，你的标题要提供给读者所期望的奖励，即告诉他们：通过你的产品或服务，他们可以节省、获得、达到、取得什么东西；他们应如何避免、降低、祛除他们的问题、风险、困难、担心、害怕等。
总之，外贸开发信标题的最基本要求是：你要告诉读者他们可能得到的好处和利益。
（二）引起注意、激发兴趣、刺激好奇心一定要认真研究读者心理，出奇制胜。
只要让对方产生好奇，他才有可能点开阅读你辛苦写作的正文。
以下介绍数种写作的思考方向，作为你写作标题的参考。
1、做出承诺。
如：让我告诉你某某最新技术，可以让你成倍地提高效率。
2、提出问题。
如：您想知道如何用一半的价格运送集装箱跨越太平洋吗？3、引发梦想。
如：忘记船期、质量、汇率等问题，无忧无虑地在加勒比海度假吧！4、口吻亲切。
如：距离圣诞节还有36天，你还记得某某吗？5、用语特别。
如最新商业情报，你的同行已经开始使用“现金兔子品质物流体系”了。
不要有先入为主的想法，对于不同的标题要在实践中不断检验效果，并做修改提高。
（三）传达明确、简要、完全的信息外贸开发信标题写作的文字风格要简单、快捷、清楚、易懂。
如果使用音节短的词汇，多用最常用的词语，句式不要复杂重叠，要用富有色彩的短语，多用强而有力的积极词句等。
外贸信函的基本格式
外贸信函的基本格式
外贸书信常见格式有三种：
(1)平头式(Block form)：信件每行都向左对齐，不留空格，包括日期、地址、事由、结尾敬语。
(2)缩进式(Indented form)：信头、信内地址及签名每逢换行都向右缩进3-5个字母的位置，正文各段缩进5-10个字母，其他部分的排列是：日期位于右边，事由居中，结尾敬语位于右边或中间。
(3)混合式(Modified block form with indented paragraphs)：大体与平头式相同。
不同点：日期位于右边，事由居中，结尾敬语靠中右，正文每段开始都采用缩行。
目前最常用的是平头式，其次是混合式。
撰写外贸函电时，要采取体谅、诚恳的态度，要站在收信人的位置上来考虑，选择最适当的方式将信息传递给收信人，要使语言、信息适合收信人的需要;同时应注意表达清晰、简洁、具体、完整，要使传递的信息明确、生动，尽量不要使用一些抽象的词，也要避免使用模棱两可、意思不明确的句子及冗长、重叠的表达方式。
语气以达到的目的不同而不同，应注意礼貌，不要盛气凌人，避免命令和粗鲁。
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很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。
其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。
可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager，PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。
我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。
后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。
很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。
很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。
我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。
到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。
呵呵。
1）邮件写得过长。
客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。
换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。
这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？2）没有明确的主题。
一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。
这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。
至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。
有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。
当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。
所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。
举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。
这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。
3）长篇大论的公司或工厂介绍。
我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。
贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。
我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S 管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。
有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是，也不一定，要看具体情况。
如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。
可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。
做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。
4）爱炫耀英文水平。
以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。
如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。
其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。
外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。
谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的email水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。
内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。
第一个应聘者是这样写的：Dear Mike,This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!Looking forward to your reply. Thank you!Best regards,Jenny这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。
但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？我们看看第二位应聘者写的email：Dear Mike,How are you?We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.Thank you in advance!Kind regards,Tommy这封呢？我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。