【人力资源】声像档案管理规定资料
档案归档制度、声像材料归档制度
档案归档制度为了将本公司档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富，结构合理的室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。
第一章归档范围凡是反映本公司工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档之范围。
1、上级机关制发的属于本公司主管业务需执行的文件、普发的非主管业务但需执行的法规性文件、上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本公司的重要讲话、指示等。
2、本公司党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的各种载体的文件材料。
3、同级单位和非隶属单位需要执行、业务或工作联系密切以及检查本公司工作制发或形成的主要文件。
4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规备案文件材料。
5、本公司重要活动、重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。
6、公司和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。
第二章归档时间需要归档的文件材料，一般按年度进行整理归档，即须在当年上半内，将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件材料，按照规定先由文书部门或业务部门收集齐全，整理装订，再移交档案部门进行规范排列和实施集中统一保管。
对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件，如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。
第三章归档的基本要求1归档的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。
2、归档的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确，分类科学，组卷合理，卷盒内文件排列有序、条理清楚。
3、归档进室的档案一定符合要求，案卷题名简明确切，归档目录内容完整准确，统一装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。
4、机关单位发文应建立“两套制”（打印正文保存两份），机关及撤消单位的档案都要按照国家规定，定期向档案馆移交。
人事部人事档案规定管理范本
人事部人事档案规定管理范本一、目的与背景本规定旨在规范和统一公司内人事部门对人事档案的管理，确保人事信息的准确性、保密性和完整性，提高人事管理水平，保障公司人力资源的正常运转。
二、适用范围本规定适用于公司所有人事档案的管理，包括员工入职前与入职后的信息。
三、人事档案的分类1. 根据档案储存介质的不同，人事档案可分为纸质档案、电子档案和混合档案。
1.1 纸质档案：纸质档案是指以纸质文档形式保存的人事档案。
要求文档存放在安全、防潮的环境中，便于查询和保管。
1.2 电子档案：电子档案是指以电子文件形式保存的人事档案。
要求存储设备的安全性和稳定性。
1.3 混合档案：混合档案是指既有纸质档案又有电子档案的人事档案。
要求要统一管理并保持同步更新。
2. 根据内容的不同，人事档案可分为基本档案、任职档案、离职档案和其他档案。
2.1 基本档案：基本档案包括身份证明、学历证书、聘用合同、个人简历、登记表等与员工个人身份和背景有关的信息。
2.2 任职档案：任职档案包括员工在公司任职期间的相关信息，如调动记录、培训记录、奖惩记录等。
2.3 离职档案：离职档案包括员工离职前提供的相关材料，如辞职申请、离职审核、薪资结算等。
2.4 其他档案：其他档案包括与人事管理相关但不属于基本档案和任职档案的信息。
四、人事档案的创建与维护1. 人事档案的创建1.1 招聘与入职：招聘人员应按照公司规定的流程和标准收集求职者的相关信息，并建立相应的人事档案。
1.2 入职审批：入职审批程序完成后，人事部门应及时将入职人员的档案材料整理归档，并录入电子档案系统。
2. 人事档案的维护2.1 定期更新：人事部门应设定档案更新规则，定期对人事档案进行更新，确保信息的准确性与时效性。
2.2 档案转递：员工调动时，原部门需要将员工的档案转递给新部门，确保档案的连续性和完整性。
2.3 档案归档：离职员工的档案应妥善保管，按规定时间归档，确保档案的安全性和可查询性。
声像档案管理制度范文
声像档案管理制度范文声像档案是指通过声音和图像等方式记录的档案。
在现代社会中，声像档案作为一种重要的信息载体，广泛应用于各个领域，包括政府、企事业单位、学校、媒体等。
为了更好地管理和利用声像档案，建立健全的声像档案管理制度必不可少。
本文将主要围绕声像档案管理制度的定义、档案管理制度的建立与实施、档案管理制度的优点与挑战以及对未来发展的展望等方面进行论述。
一、声像档案管理制度的定义声像档案管理制度是指为了更好地管理和利用声像档案，建立的一整套规范和程序。
声像档案管理制度主要包括以下方面：1. 档案管理的目标和原则：明确声像档案管理的目标和原则，包括保障档案的安全性、保密性和完整性，促进档案的利用和共享，提高档案管理的效率和水平。
2. 档案管理的组织和职责：建立声像档案管理机构，明确各级档案管理机构的职责和权限，确保档案管理工作的有序进行。
3. 档案的分类和编目：对声像档案进行分类和编目，建立档案的层级结构和索引系统，便于档案的检索和利用。
4. 档案的采集和整理：建立声像档案的采集和整理流程，确保档案的准确和完整。
5. 档案的存储和保管：确保声像档案的安全存储和保管，采取合理的防火、防水、防盗等措施，防止档案的毁损和丢失。
6. 档案的利用和共享：建立声像档案的利用和共享机制，制定相关规定和措施，便于档案的使用和传播。
7. 档案管理的监督和评估：建立声像档案管理的监督和评估体系，进行定期的监督和评估，及时发现和纠正存在的问题。
二、声像档案管理制度的建立与实施建立和实施声像档案管理制度需要以下几个方面的工作：1. 法律法规的完善：相关法律法规对声像档案管理进行明确规定，包括档案管理的基本原则、声像档案的分类和编目、档案的采集和整理、档案的存储和保管、档案的利用和共享、档案管理的监督和评估等。
2. 制定声像档案管理规范和标准：根据法律法规的要求，制定声像档案管理的规范和标准，包括声像档案的分类和编目标准、声像档案的采集和整理规范、声像档案的存储和保管要求、声像档案的利用和共享规定等。
声像档案管理标准
声像档案管理标准1 范围本标准规定了声像档案的职责、管理内容与要求、检查与考核、形成的报告和记录.本标准适用于大唐新能源宁夏公司声像档案的管理工作.2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款.凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本.凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准.中华人民共和国档案法照片档案管理规范 GB/T11821—2002磁性载体档案管理与保护规范 DA/T15—19953 定义和术语3.1 声像档案是指我公司在政工、生产管理、经营活动形成的具有重要保存价值的照片包括正片和底片、录音、录像、影视片等专门载体材料.4 职责4.1 档案室4.1.1 负责公司声像档案的收集、整理指导和保管、利用、鉴定等工作.4.1.2 负责在工程建设初期编制拍摄大纲,规定工程建设过程中必须拍摄照片和录像录音的活动和事件内容,明确拍摄要求和整理归档的职责.在基建过程中,再根据基建工程的实际情况扩充和丰富内容.4.2 党群部4.2.1 负责公司在行政管理、生产管理、经营活动中形成的有保存价值的照片、录音、录像载体材料的收集、整理、归档工作.5 管理内容与方法5.1 归档范围5.1.1 上级领导人来公司视察工作或从事其它活动形成的声像材料.5.1.2 外国贵宾来公司访问、洽谈等活动中形成的声像材料.5.1.3 公司领导在重要的活动中形成的声像材料.5.1.4 公司召开的重要会议如党代会、职代会、团代会、先进表彰会等和举行的重要活动形成的声像材料.5.1.5 模范先进人物在重要活动中形成的声像材料.5.1.6 公司参加市级以上展览会的展品照片、录像带,以及荣获市级以上奖励的文艺创作节剧日、体育运动项目和外地参加表演,竞赛等活动中形成的声像材料.5.1.7 本公司荣获的市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片. 5.1.8 本公司人员参加国内外重要学术活动和被授予荣誉称号以形成的声像材料.5.1.9 重要科技发明、荣获市级以上奖励的科研课题所形成的声像材料.5.1.10 反映公司基建工程原貌,从奠基、开工典礼、工程建设施工过程特别是隐蔽工程的施工过程、竣工落成典礼等全过程建设活动中形成的照片、录像带、录音磁带等声像材料5.1.11 重大人身、设备事故现场形成的声像材料.5.1.12 本公司名称牌匾的照片.5.1.13 本公司大型建筑、设备的照片.5.1.14 在不同时期录制本单位情况介绍或汇报的声像材料.5.1.15 5.1.15其它具有特殊意义和保存价值的声像材料.5.2 声像档案的归档要求：5.2.1 凡属归档范围的声像档案,由摄制部门指定专人于每年第一季度将上年形成的照片包括底片、录音带、录像带、光盘进行整理,向档案室归档.5.2.2 归档的声像档案材料必须清晰、完整,质量良好,底片和照片一并归档.5.2.3 归档的声像档案要详细记录时间、地点、人物、活动内容及摄录人姓名. 5.2.4 归档的磁性载体档案材料必须是原版、原件.5.2.5 照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、反映原貌、未加修饰剪裁.5.2.6 数码照片采用JPEG格式存储,分辨率不低于500万像素,并刻录光盘归档. 5.2.7 归档的声像档案要填写归档目录一式二份,交接双方验收后各存一份备查声像档案的移交清单式样见附录A.5.3 声像档案的保管5.3.1 声像档案的保管,按类别和不同的载体,不同的装具分别排列存放.5.3.2 为便于声像档案的保管,可按不同载体和规格分为照片、底片、录音带、录像带等编号存放,与文字档案同一内容的应互相注明见某卷.5.3.3 声像档案置于专门的铁制装具中保管和存放.5.3.4 保存声像档案的温度应控制在规定范围内：温度14－24℃,相对湿度40－60℃.5.3.5 归档的磁带要装在密封盒里,按编号顺序放在专用柜内.5.3.6 声像档案应有防火、防盗、防光、防潮、防虫、防霉、防磁措施.5.3.7 定期检查声像档案保管情况.对长期保管且不常用的录音带、录像带,至少隔半年得绕一次；对经常使用和污损的声像,要及时修补、复制.5.3.8 归档的声像档案,未经鉴定批准,任何人不得私自抽出,清洗、消磁、涂改、销毁.5.4 声像档案鉴定与销毁5.4.1 成立声像、实物档案鉴定小组,由主管领导、档案人员及有关业务部门人员组成,定期对已超过保管期限的特种档案进行鉴定.并注明鉴定意见和签名.5.4.2 销毁档案必须严格掌握,销毁前应造具清册,提出销毁报告,经主管领导审核,报档案鉴定委员会批准,销毁时应指定两人监销,监销人必须在档案清册上签字. 5.5 声像档案的借阅和利用5.5.1 档案管理人员要编制声像档案的案卷目录等检索工具,为查找利用提供方便.5.5.2 声像档案原版一般不得借出档案室外.如有特殊需要,须经主管领导批准后,方可限期外借.利用高的声像档案可将复制件外借、外租.5.6 声像档案的统计5.6.1 建立声像档案的统计制度做好声像档案的收进、移出、现存数量、提供利用及效果等项工作的统计.5.7 声像档案的整理5.7.1 声像档案的整理原则5.7.1.1 声像档案的整理工作,应按照各种载体档案自然形成规律,有利于保持其相互的有机联系, 有利于保管、利用为原则,使档案能正确地反映公司的各项工作活动情况并便于查找、利用.5.7.2 录音像、影音光盘档案的整理：5.7.2.1 一般以年度为界,按问题内容、用途进行分类.分类时尽可能做到：永久性和周转性分开；机密性和一般性分开；原版本和复制品分开.5.7.2.2 按年度─问题─盘号编写档号.同一内容的按归档时间编一个流水号,数量少的可以不分类, 直接按归档时间顺序编流水号.5.7.2.3 每盘、盒的外套贴上标签标签式样见附录B,注明形成日期、版本、主要内容、主要人物、职务、带长时间、编号、机器型号、种类、保管期限、密级等,并填写卷内目录卷内目录样式见附录C.5.7.3 照片的整理5.7.3.1 照片分类：按电力企业档案0-9大类进行分类同纸质档案.一个年度一个大流水.无论单张照片还是一组若干张照片,都自成为一个单元,为区别于纸质档案照片序号后加照片档案代号“Z”, 分类方案应保持前后一致,不应随意变动.5.7.3.2 将同一类的照片按时间顺序依次嵌进装具.5.7.3.3 照片按年度结合问题整理,照片和底片、负片和反转片要分开保管.5.7.3.4 照片文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素.——事由：照片影像所反映事件、事物的情由.——时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间.——地点：被摄物所在的具体地点.——人物：照片影像上主要人物的姓名、身份.——背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景.——摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人.5.7.3.5 底片的文字说明：底片分负片和反转片两种.负片与照片内容对应,编上底片号,翻拍的用字母“F”标注,不需另写文字说明.反转片要同照片一样编写文字说明,书写在插袋式的芯页.5.7.3.6 照片文字说明的编写要求a编写照片的文字说明要包括六要素,即：事由、时间、地点、人物、形成的条件背景、作者. 照片的文字说明编写要求.b综合运用六要素,概括地揭示照片档案所反映的全部信息.c文字简洁,语言通顺,一般不超过 200 字.d统一用阿拉伯数字表示时间,年、月、日用“.”隔开.5.8 照片档案目录的填写方法5.8.1 照片档案目录项目有照片底片号、照片题名、拍摄日期、档号、存放地点.以照片自然张为单元填写目录,册内照片目录样式见附录D.5.9 声像档案的保管期限5.9.1 声像档案保管期限表6 检查与考核6.1 声像档案是公司档案的一个组成部分,必须按规定收集齐全、规范整理、及时归档,由公司档案室实行集中统一管理.6.2 对于未将声像档案按时归档的部门,按经济责任制进行考核.7 报告和记录执行本标准应形成的报告和记录见表1.表1附录 A资料性附录声像档案移交清单声像档案移交清单注：录音、录像带可使用此表,将照片编号改为录音像带编号.附录 B资料性附录录音、录像档案目录格式录音录像档案封面小标签D2录音：100㎜×65㎜盘号：附录C资料性附录录音、录像档案目录录音、录像档案卷内目录附录 D 资料性附录册内照片目录册内照片目录。
公司声像档案管理细则
XX有限公司声像档案管理细则第一章总则第一条为加强公司声像档案管理，有效地保护和利用声像档案，充分发挥声像档案在公司生产经营、科研和管理中的作用，更好地开发利用声像档案信息资源，依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法规定，结合公司实际，制定本细则。
第二条本细则所称的声像档案是指公司在各项生产经营工作和社会活动中直接形成的、具有保存利用价值的，以磁性材料或感光材料为载体、以声像为主要记录方式的各种照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘、芯片以及相关说明文字等材料。
第三条声像档案是公司档案的重要组成部分，由公司档案馆实行集中统一管理，公司各单位应在声像档案整理完毕后及时向公司档案馆移交，任何单位和个人不得据为己有。
第二章归档范围第四条公司声像档案材料的归档范围包括：（一）上级领导到公司视察工作或从事其他调研工作活动所形成的照片、录音带和录像带。
（二）外宾访问公司或在公司讲演期间形成的照片、录音带和录像带。
（三）公司举行的重大活动、重要会议中形成的照片、录音带和录像带。
（四）公司期间活动中形成的具有保存价值的照片、录音带和录像带。
（五）公司在涉外活动中形成的照片、录音带和录像带。
（六）公司荣获省级以上奖励竞赛等活动中形成的照片、录音带和录像带。
（七）公司重大科技发明，荣获省级以上奖励的科研成果的照片、录音带和录像带。
（八）国内外著名专家、学者、艺术家、知名人士在公司考察、表演及从事其他活动形成的照片、录音带和录像带。
（九）公司专家、学者参加国内外重大学术活动和被授予重要荣誉称号所形成的照片、录音带和录像带。
（十）公司荣获省级以上机关（单位）授予或颁发的证书、奖品、奖杯、奖旗等形成的照片、录音带和录像带。
（十一）公司参加省级以上展览会所形成的照片、录音带和录像带。
（十二）记录公司重大工程的基地原貌、建设过程以及竣工验收所形成的照片、录音带和录像带。
（十三）记录对公司具有重要历史意义建筑物、名胜古迹的照片和录像带。
声像档案管理制度范文(二篇)
声像档案管理制度范文一、概述声像档案管理制度是为了规范声像档案的管理，确保声像档案的完整性、安全性和有效性，保护声像档案的利用价值，提高声像档案管理工作的效率和水平，制定的管理制度。
二、档案管理职责1. 档案管理部门是声像档案的管理主体，负责全面组织和协调声像档案管理工作。
2. 各部门根据工作需要，负责声像档案的收集、整理和归档工作。
3. 档案管理部门负责制定声像档案管理流程和工作规范，指导各部门的档案管理工作。
三、声像档案的收集和整理1. 各部门应及时将与工作有关的声像资料进行收集，并按照规定的分类和命名方式进行整理。
2. 收集和整理的声像资料应注明填写时间、来源、内容简介等基本信息，并与档案编号相对应。
3. 收集和整理的声像资料应妥善保管，防止遗失、损坏和泄露。
四、声像档案的归档1. 声像档案应按照统一的分类和编号进行归档，并在归档目录中登记相关信息。
2. 归档的声像档案应妥善保存，确保其安全性和可读性。
3. 声像档案的归档应遵循先进的技术标准和规范，保障档案的完整性、真实性和可靠性。
五、声像档案的查阅和利用1. 声像档案的查阅和利用应遵循相关法律法规和保密制度，保护涉密信息和个人隐私。
2. 查阅和利用声像档案应提前提交书面申请，并经档案管理部门批准后方可进行。
3. 查阅和利用声像档案应在指定的阅览室进行，不得将档案外借、复制或泄露给他人。
六、声像档案的保管和维护1. 声像档案的保管应配备专人负责，确保档案的安全性和完整性。
2. 声像档案的储存设备和设施应定期进行维护和保养，确保其正常运行和长期可用。
3. 声像档案的重要性和价值应得到充分认识，加强防火、防水、防震和防盗等安全措施。
七、声像档案的编目和管理1. 档案管理部门应建立健全声像档案的编目系统，将收集、整理、归档的档案资料进行编目，并建立档案目录。
2. 档案编目应按照统一的标准和规范进行，确保档案的检索、利用和管理方便和快捷。
3. 档案管理部门应定期更新和维护档案目录，确保档案信息的准确和及时。
档案馆声像档案管理制度
一、总则为了规范档案馆声像档案的管理工作，确保声像档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合档案馆实际情况，特制定本制度。
二、声像档案的收集与整理1. 收集范围：档案馆声像档案包括录音、录像、照片、影片等，主要涉及以下内容：（1）反映档案馆工作、活动、成果的声像资料；（2）重要会议、讲座、培训等活动的声像资料；（3）重大历史事件、重要人物、重大活动的声像资料；（4）其他具有保存价值的声像资料。
2. 收集时间：声像档案资料应在形成后一个月内归档；如有特殊情况，经档案管理部门批准，可适当延长归档时间。
3. 收集要求：录音带、录像带、照片、影片等声像资料及其文字说明应齐全，归档时应进行编号、分类、编目，并建立档案目录。
三、声像档案的保管与维护1. 保管条件：声像档案应存放在专用库房，库房应具备防潮、防尘、防虫、防磁、防霉等设施，确保声像档案的安全。
2. 维护措施：定期检查声像档案的保管状况，发现破损、变质等问题，应及时采取措施进行修复和复制。
3. 保密措施：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的声像档案，应采取保密措施，防止泄露。
四、声像档案的利用与提供1. 利用原则：档案馆声像档案的利用应遵循合法、合理、公开、便民的原则。
2. 利用方式：声像档案的利用可通过以下方式进行：（1）查阅：档案馆内部工作人员查阅声像档案，应遵守档案查阅规定；（2）复制：档案馆内部工作人员或外部用户需复制声像档案，应办理相关手续，并按规定支付复制费用；（3）展览：档案馆举办展览活动，需利用声像档案，应提前向档案管理部门申请。
3. 提供服务：档案馆应积极提供声像档案的查询、复制、展览等服务，为社会各界提供便利。
五、监督与考核1. 档案管理部门负责对声像档案的管理工作进行监督和考核。
2. 对违反本制度的行为，档案管理部门应予以纠正，并视情节轻重给予通报批评或处罚。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
档案馆声像档案管理制度
第一章总则第一条为了规范档案馆声像档案的管理工作，确保声像档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本馆所有声像档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条档案馆声像档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关法律法规，确保声像档案的合法权益。
（二）科学管理：运用现代科学技术，提高声像档案管理水平和利用效率。
（三）安全第一：确保声像档案的实体和信息安全，防止丢失、损坏和泄露。
（四）服务至上：为档案利用者提供优质、高效的服务。
第二章收集与整理第四条收集范围：（一）反映本馆业务活动的声像资料，如会议、培训、展览、学术交流等活动的照片、录音、录像等。
（二）反映本馆历史沿革的声像资料，如成立庆典、重要事件、重大活动等。
（三）反映本馆工作成果的声像资料，如获奖证书、荣誉证书、科研成果等。
（四）反映本馆工作人员风采的声像资料，如个人照片、工作场景等。
第五条收集方法：（一）主动收集：通过各种渠道，主动收集与本馆业务、历史、成果、人员等相关的声像资料。
（二）被动收集：对捐赠、移交、交换等途径获得的声像资料，进行接收和登记。
第六条整理要求：（一）分类整理：根据声像档案的内容、形式、时间等因素，进行科学分类，便于查找和利用。
（二）编号登记：对收集到的声像档案进行编号，建立登记台账，确保档案的完整性。
（三）著录标引：对声像档案进行详细著录，包括档案名称、作者、时间、载体、格式等，便于检索。
第三章保管与保护第七条保管要求：（一）存放条件：声像档案存放于通风、干燥、防尘、防潮、防虫、防鼠的专用库房。
（二）设备维护：定期检查、维护声像档案保管设备，确保设备正常运行。
（三）安全管理：严格执行安全管理制度，防止火灾、盗窃等事故发生。
第八条保护措施：（一）技术保护：采用数字技术，对声像档案进行备份、加密，确保档案的长期保存。
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声像档案管理规定
第一章总则
第一条为加强本公司声像档案管理，特制定本规定。
第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成。
第三条声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由办公室档案员实行集中统一管理。
第二章声像档案资料的收集
第四条收集范围
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料。
4.涉及本公司权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案员应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六条收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。
凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集
办公室档案员有责任随时征集重要声像资料；
第八条声像档案费用的报销
各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，经总办经理审批将档案资料按要求向档案员归档，经档案员签字认可，财务部门应给予核报费用。
第三章声像档案的整理
第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案员协助。
第十一条分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。
同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。
底片在卷宗内编流水号。
格式：卷宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。
同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。
格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。
录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。
一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条编制格式
1.照片编制采用横写格式。
其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。
按要求逐项填
写。
第十五条案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条编目
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
第四章声像档案的保管
第十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
第五章声像档案的开发利用
第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条建立声像档案借阅制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。
已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。
如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。
利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案员负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。
如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。
第六章附则
第二十八条本规定由总经办制订经呈总经理核准后总经办公布实施，修改亦同。
第二十九条本规定自1998年月日起施行。