各类合同单据审核操作流程
审证及审单实训实验报告
一、实验背景随着我国经济的快速发展，国际贸易业务日益增多，信用证和单据审核在国际贸易中扮演着重要角色。
为了提高学生的实际操作能力，我校财经学院特开设了“审证及审单实训”课程。
通过本实验，使学生掌握信用证和单据审核的基本原则和方法，提高学生在实际工作中的业务水平。
二、实验目的1. 熟悉信用证和单据审核的基本原则和流程。
2. 培养学生严谨细致的工作态度，提高学生处理实际业务的能力。
3. 增强学生对国际贸易业务的了解，为今后从事相关工作打下基础。
三、实验内容1. 信用证审核（1）实验背景：我国某出口企业收到国外进口商开来的信用证，企业需要对该信用证进行审核，确保其符合合同约定。
（2）实验步骤：① 查阅合同条款，了解合同对信用证的具体要求。
② 仔细阅读信用证内容，与合同条款进行对比。
③ 核对信用证金额、有效期、交单截止日期等关键信息。
④ 检查信用证中的软条款，如限制转口、分批装运等。
⑤ 对信用证进行综合评估，提出修改意见。
2. 审单实训（1）实验背景：某出口企业收到国外进口商开来的信用证，企业需要根据信用证要求，提交相应的单据。
（2）实验步骤：① 仔细阅读信用证，了解单据要求。
② 根据信用证要求，准备相应的单据，如发票、装箱单、运输单据等。
③ 对准备好的单据进行审核，确保单据符合信用证要求。
④ 将审核后的单据提交给银行，办理议付手续。
⑤ 跟踪单据处理进度，确保单据及时议付。
四、实验结果与分析1. 信用证审核实验过程中，学生根据合同条款和信用证内容，逐一审核了信用证的关键信息，如金额、有效期、交单截止日期等。
在发现信用证存在软条款时，学生能够提出修改意见，提高了对信用证风险的认识。
2. 审单实训学生在准备单据的过程中，熟悉了各种单据的格式和填写要求。
在审核单据时，学生能够严格对照信用证要求，确保单据的准确性。
通过实验，学生掌握了审单的基本技能，提高了实际操作能力。
五、实验总结通过本次“审证及审单实训”实验，学生掌握了信用证和单据审核的基本原则和方法，提高了实际操作能力。
出入库涉及单据及操作流程
销售员
销售时间
附件十一：
每月仓库盘点表
产品名称
数量
单位
上月结余
本月入库
本月出库
本月结余
6.货物发出后，仓库保管员立即根据《出库单》和《装箱单》，更新库存货位卡及库存电子信息，保证帐卡物信息一致。同时，仓库主管将《出库单》和《装箱单》发给用友信息管理员，由其更新库存货物电子数据库。
7.货物送达客户后，由仓库主管向承运单位及时索要由客户确认的《装箱单》，并通知合同执行人货物到达情况。
附件：
二、入库准备
1.仓库主管根据《收货通知单》及相关入库信息，跟踪货物发运情况，编制《入库通知单》，包括货物名称、规格、数量、单价等信息。
2.将《入库通知单》发给质检部、仓储部、业务部。质检部据此做入库验收准备，主要对物料的包装，外观，数量，结构等进行检验，看是否有挤压，磨损，缺角等质量问题，以及数量是否有误；仓储部仓库保管员根据《入库通知单》中的货物信息及检验要求，合理安排库房货位，准备收货场地、检验器材；业务部根据《入库通知单》监督订单合同执行情况。
产品名称
计量单位
单价
数量
金额
备注
1
2
3
4
合计金额
合计金额（大写）
单据使用完毕存根上交综合部,连号不得缺号断号，作废联次必须完整
仓储负责人：验收员：保管员：内部会计：部门会计：部门负责人：
第一联：存根第二联：仓储部第三联：内部会计凭证
第四联：部门财务第五联：质检部第六联：收货方：
附件六：
提货单
提货单位
编号：
系统销售订单编号
序号
品名
规格
单位
数量
单价
金额
备注
外贸单证制作与审核
损失情况：公 司承担了货物 损失和客户索
赔的后果。
案例分析：分 析单证制作失 误的原因，总 结经验教训， 避免类似事件
再次发生。
案例二：单证审核疏漏导致的风险
案例背景：某公司因单证审核疏漏导致收货方拒付 案例细节：收货方发现单证中商品描述与实际不符，要求退货并索赔 风险分析：单证审核不严可能导致交易失败，造成经济损失和信誉损失 案例教训：加强单证审核，确保信息的准确性和完整性
感谢您的观看
审核要点
单单一致：确保每张单据与其它单 据内容一致
添加标题
添加标题
添加标题
添加标题
交货期审核：检查交货期是否符合 要求
特殊条款审核：针对一些特殊条款 进行审核
常见问题及处理方法
单证不齐：需 核对合同、发 票、装箱单等 单据是否齐全
单证不符：需 核对各种单据 的内容是否与
合同相符
单证缺损：需 核对单据是否
案例三：单证管理不当引发的纠纷
案例背景：某公 司因单证管理不 当导致的纠纷
案例描述：该公 司未按照合同约 定时间提交单证， 导致客户要求解 除合同并索赔
案例分析：单证 管理对于外贸业 务至关重要，一 个小小的疏忽可 能导致重大损失
案例启示：加强 单证管理，认真 履行合同义务， 确保交易安全
案例四：缮制不规范导致的退货
目的：确保单证能够及时准确地流转到下一个环节，并防止单证丢失或 错误
跟踪方法：通过系统或手工方式对单证的流转过程进行记录和监控
重要性：确保外贸业务的顺利进行，避免因单证丢失或错误而导致的损 失和风险
单证风险防范
核实单证信息：确 保单证信息与实际 业务相符，防止欺 诈行为。
检验单证真伪：通 过技术手段对单证 进行真伪检验，避 免因使用伪造或变 造的单证而遭受损 失。
中国铁建共享服务中心单据审核标准
中国铁建共享服务中心单据审核标准为了确保中国铁建共享服务中心的财务运营规范和有效性，以及各项资源和成本的合理化管理，需要建立一套完善的单据审核标准。
本文将从单据审核的目的、流程、标准和注意事项等方面进行阐述。
一、单据审核的目的单据审核是指对各类财务、合同、采购等方面涉及的单据进行核实、核对和审核，确保单据的真实性、合规性和正确性。
通过单据审核，可以及时发现和纠正各种错误和违规行为，减少财务风险，确保资金和资源的正确使用。
二、单据审核的流程1. 提交单据：相关部门按照规定的时间和方式将需要审核的单据提交至财务部门。
2. 预审核：财务部门对提交的单据进行初步审核，确认单据的完整性和内容的准确性。
3. 真伪核实：对于关键单据，如合同、发票等，财务部门需要进行真伪核实，确保单据的真实性和合法性。
4. 资金审核：财务部门对单据中涉及的资金支付情况进行审核，包括款项的合理性、金额的准确性和支付流程的合规性等。
5. 数据匹配：财务部门将单据中的数据与实际操作进行匹配，确保单据中的数据与实际情况一致。
6. 内部审批：如果单据需要内部审批，财务部门应将单据转交给相应部门负责人进行审批。
7. 外部审批：如果单据需要外部审批，财务部门应将单据转交给相关部门或单位进行审批。
8. 审核意见反馈：财务部门对单据进行审核后，应及时将审核意见反馈给相关部门，以便其做出后续处理。
9. 归档存储：审核完成后，财务部门将单据按照规定的存储方式进行归档，以备查阅和审计。
三、单据审核的标准1. 真实性：单据中的信息必须真实可靠，不得有虚假、歪曲等情况存在。
2. 合法性：单据必须符合国家法律法规和政策的规定，不得违反相关法律法规。
3. 完整性：单据必须齐全，不得缺漏重要信息或证明材料。
4. 准确性：单据中的数据必须准确无误，不得存在错误或遗漏。
5. 合规性：单据中的操作必须符合公司内部控制制度和流程规定，不得违反公司的规定。
6. 透明性：单据中的操作必须公开透明，不得有隐瞒、私益等情况存在。
外贸出口单证操作流程详解
外贸跟单业务流程 跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一．接单接单也即合同的签定，订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： （1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。
前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。
对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。
这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。
而合同用的比较正规。
机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。
4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。
是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二．审单：即审核合同 1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
收货管理规定之单据管理(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司收货管理，规范收货流程，提高收货效率，确保货物准确、及时地入库，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有收货活动，包括原材料、产品、设备等货物的收货管理。
第三条收货单据管理是收货管理的重要组成部分，本规定对收货单据的编制、审核、传递、存档等环节进行规范。
第二章单据种类及用途第四条收货单据主要包括以下几种：1. 采购订单：用于采购部门向供应商下达采购指令，明确采购物品的名称、规格、数量、价格等信息。
2. 采购合同：用于明确采购双方的权利和义务，包括货物质量、交付时间、付款方式等。
3. 入库单：用于记录货物入库情况，包括货物名称、规格、数量、单价、总价、入库时间等信息。
4. 质量检验报告：用于证明货物质量符合要求，由质量检验部门出具。
5. 退货单：用于记录因质量问题或其他原因退回的货物，包括货物名称、规格、数量、原因等信息。
6. 货物验收单：用于记录货物验收情况，包括货物名称、规格、数量、质量等信息。
7. 发票：用于证明货物交易的真实性，包括货物名称、规格、数量、单价、总价、税额等信息。
8. 其他相关单据：如运输单、保险单等。
第五条各类单据的用途如下：1. 采购订单：作为采购部门与供应商之间沟通的依据，确保采购指令的准确执行。
2. 采购合同：作为双方履行合同的依据，保障双方的合法权益。
3. 入库单：作为货物入库的凭证，便于后续的财务管理、库存管理等工作。
4. 质量检验报告：作为货物质量合格的证明，确保货物符合公司要求。
5. 退货单：作为货物退回的依据，便于处理退货事宜。
6. 货物验收单：作为货物验收的凭证，确保货物符合采购要求。
7. 发票：作为货物交易凭证，便于财务核算、税务申报等工作。
8. 其他相关单据：作为辅助凭证，协助完成相关业务流程。
第三章单据编制第六条单据编制应符合以下要求：1. 单据内容应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
2. 单据格式应符合公司规定，字迹清晰，不得涂改。
单据财务审核规范
财务付款报销制度规范为了加强公司内部管理，规范公司财务付款报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。
所有的单据均通过OA流程审批。
一、合同1、合同分框架合同与非框架合同A、框架合同指长期合作的，且合同暂无固定金额，须由采购或服务数量确定金额的。
B、非框架合同指一次性合作，且合同金额确定，合作完即结束的。
2、合同审批：框架合同：①OA上传供应商框架合同并附有供应商报价单，合同需标明合同有效期以及是否含税，除费用类别是福利费的其他合同，寻源供应商尽量为一般纳税人企业，要求开具增值税专用发票。
②OA合同有效期须与供应商合同有效期一致。
若合同供应商先盖章，OA选择盖章类型“供应商先盖章”；若合同供应商与公司均已盖章（研发部打样产品报价单供应商已盖章的视适用无须盖章类型）或者政府政策性文件或者法院判决等无须盖章的，选择盖章类型“无须盖”。
供应商先盖章的临印归档由财务部上传双方盖章合同，若公司先盖章的，由业务经办人收到供应商及公司均已盖章的合同，上传合同并归档。
③OA合同供应商须与框架合同盖章的供应商以及报价单供应商一致。
若供应商委托个人收款的，须在合同内标明，OA合同供应商信息为供应商公司名称，供应商信息的收款单位根据合同标的可设为个人。
④合同在财务临印前须有双方签约代表签字及签约日期，一般签约代表为公司领导或者部门主管，以方便后续合同追踪查询。
非框架合同：OA上传供应商合同，合同须有明确的合同金额、以及是否含税。
如需分期付款的，须在合同审批表填写付款周期及金额。
其他事项与框架合同要求一致。
固定资产合同：除上述非框架合同外，另须关联固定资产申购单，如需分期付款的，须在合同审批表填写付款周期及金额。
3、合同命名：常规合同命名规则：供应商简称+合同事项（简述）+合同类型（如采购合同、服务合同、服务协议等），例如：始兴板材采购合同，怡安翰威特人力资源服务合同。
合同变更命名：供应商简称+合同事项（简述）+合同类型（如采购合同、服务合同、服务协议等）+日期（变更年月日）4、合同变更：合同变更一般指框架合同因供应商增加采购品类或者部分价格变动，须走合同变更。
跟单流程，单据、合同的操作
跟单流程，单据、合同的操作其实跟单很简单就是做为客户和⼯⼚之间的桥梁做好协调管理⼯作，把信息即使地在两者之间进⾏反馈。
第1步：当业务员和客户在⽹上进⾏沟通，确定初步意向后。
客户通过快递把样品和加⼯的细节数据传过来。
此时，将样品和相关的加⼯制作的要求通过打样申请单反映出来。
之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单(打样单要复印⼀份，正本留⾃⼰保存)。
给打样室，打样。
第2步：样品出来后通过快递寄给客户，注意即使向快递询问UPS号。
第3步：客户确认样品并将样品寄回，同时下单。
第4步：根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。
定货单要业务员和部门经理签字。
将单和样品留技术部。
要求其制作⼯艺流程。
第5步：之后将合同传给财务部签字和⽼总签字。
并连同⼯艺流程样品3样物品，下正式的订货单。
订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货⽇期。
写清楚。
之后把订货单复印5份，分别传⽣产-品管-财务-物控-出货。
并在正本上签字。
正本订货单留给⾃⼰。
把⼯艺流程书复印5份，传财务-技术部-物控-⽣产-品管。
正本留技术部，副本⾃⼰留着。
第6步：将合同复印2份，正本⾃⼰归档。
副本分别传⽼总办公室和财务负责⼈。
第7步：即使反映⼯⼚在⽣产过程中的问题，并和业务员沟通。
在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过⼯作联系单将变更要求传达到⽣产车间。
⼯作联系单正本留⼰，副本传达。
第8步：快出货时，联系货代。
做报关单据。
并提前寄交货代。
若⽣产有问题，导致不能即使出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。
第9步：若即使完货。
则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。
并将出货通知单复印3份，传⽣产-品管-出货部。
正本留⼰。
第10步：即使做好议付单据连同货代送来的提单进⾏议付。
如前T/T下，则先传副本给对⽅，要其付款。
L/C项下，则交由财务部到银⾏进⾏相关事项。
第11步：到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进⾏结汇，办理核销退税⼿续。
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采购部助理
采购部经理
会计主管
副总
总经理
《采购请购单》
《工程物料清单》
《采购请购单》
4、BOM单中物料是否与甲方签订合同中物流清单（型号）一致，如不一致退回采购部，需提供甲方确认的部门经理
采购经理
仓库主管
会计主管
总经理
采购部助理
《工程物料清单》
《工程成本预算清单》
合同附件中的《物料清单》
甲方确认的
《工程变更单》
公司提供的
《工程物料变更清单》
采 购 请 购 单 审 核 操 作 流 程
3、提供发票是否合理。
4、金额是否有误。
5、采购价格是否波动过大
合同甲乙双方签字盖章后把原件交至财务部存档。
采购部助理
采购部经理
分管副总
会计主管
副总
采购部助理
《用印申请表》
《采购合同》
《采购请购单》
合 同 审 核 操 作 流 程<二>
销售合同审核作业流程
作业说明
负责人
所用表单
Y N
N Y
Y
市场部根据审批通过的立项报告及工程预算与甲方签订销售合同。
一、仓库主管：审核BOM单中存货是否库存有相同功效而不同存货名称的可替代物料。填列库存量。
二、会计主管：
1、核对项目预付款是否收到。
2、审核存货名称、规格是否与销售合同附件中的物料清单相一致，数量是否超合同中物料清单量。
3、核算材料成本，累计下单物量数量、成本是否超预算。每张工程物料清单，录入成本单价，并在工程成本预算清单加入“BOM单”列，把已下单量填列表格中，与预算清单中的量相对比，便于随时监管材料成本情况。
会计主管
副总
市场部助理
《用印申请表》
《销售合同》
《工程成本预算清单》
合 同 审 核 操 作 流 程<三>
外包施工合同审核作业流程
作业说明
负责人
所用表单
Y N
N Y
Y
Y
采购部与施工方签订外包施工合同。
财务审核采购合同要点：
1、根据工程成本预算审核施工量是否合理（参照施工标准）。
2、合同结算条款是否合理。
合 同 审 核 操 作 流 程<一>
采购合同审核作业流程
作业说明
负责人
所用表单
Y N
N Y
Y
采购部根据审批通过的采购请购单与供应商签订采购合同。
财务审核采购合同要点：
1、合同中采购物料名称、型号是否与采购请购单一致。数量是否超出采购请购单量，若超范围采购退回采购部重新申请由总经理签字特批。
2、合同结算条款是否合理。
采购请购单审核作业流程
作业说明
负责人
所用表单
Y N
N Y
Y
Y N
Y
采购部根据工程物料清单生成采购请购单
财务审核采购合同要点：
1、审核实际采购量是否超出工程用量，超出部份是否合理（辅料作为备料处理，主设备不允许超标准）。
2、所需采购存货是否工程所需用料
3、单价是否合理，提供发票是否为公司需要。
4、审核请购单递交频率是否过高，若下单频率过高，退回采购部汇总下单。
3、提供发票是否合理（区别单位和个人），税额计算是否准确。
4、金额是否有误。
合同甲乙双方签字盖章后把原件交至财务部存档。
采购部助理
采购部经理
分管副总
会计主管
副总
采购部助理
《用印申请表》
《工程成本预算清单》
《外包施工合同》
Y N
N Y
Y N
Y
N Y
Y
Y N
Y
工程部项目经理根据市场部签订合同所附物料清单下BOM单。
财务审核销售合同要点：
1、合同结算条款是否合理。
2、提供发票是否合理（税种及税率）。
3、合同金额是否合理，计算利润率是否合理（毛利率35%以上，低于标准重新组织评审是否可行）。
4、合同附件中设备清单是否与工程成本预算清单相一致。
合同甲乙双方签字盖章后把原件交至财务部存档。
市场部助理
市场部经理
分管副总