信息文书及档案管理1专门档案.
专门档案
二、专门档案发挥作用的定向性 专门档案发挥作用的定向性，突 出表现在其作用领域的有限性和作用 对象的稳定性方面。
三、专门档案发挥作用的弹性
专门档案发挥作用的弹性特点，主要表现在相似信息 内容的专门档案在作用效果的差异性方面。 利用时机的选择 利用者的需求和目的 利用者的利用权限 利用时得到的服务质量 利用者自身的信息吸收能力 ……
第二讲 专门档案概述
专门档案的概念
一、专门档案的定义
专门档案是人们通过创造性劳动选取并保存下来以备 查考的各种专门文件有机体系的总称。专门文件是指机关 、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活 动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比 较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记 录。 （引出定义的模式 定义的熟记 种差+属概念 //列出一个事物或者一个物件的基本属性来描 写或者规范概念 ）
（六）专门档案与专业资料的关系 从事某项专业性活动过程中形成的，它是这种专业性活动的有机 组成部分和历史过程记录
三、专门档案的历史溯源
专门档案的产生应当是随着专业性业务活动的兴起而出现的。可 以说，没有科学的专业性活动，就不会出现相应的规范性的专业档案 。 统计档案 60年代以后，专门档案管理开始走上科学化管理的道路
三、专门档案的特殊属性
第一，专业性。体现在形成领域和内容性质两方面。 第二，现实性。 现实使用价值，从事有关专业性工作所需的 业务手段和工具。 第三，独立性。 可以相对独立的支撑有关专业性活动正常 开展。 第四，规范性。 名称、格式以及形成过程和内容组织等 第五，准确性。 所记录的数据和信息，同客观实际情况保持 动态的统一。
（三）专门档案与专业档案的关系 划分标准不同。专门档案主要是依据档案的形成领域并结合档案的 内容性质这一标准进行划分。（党政档案、专门档案） 专门档案 又可细分为科技档案和其他专门档案两个属类。 专业档案则是根据社会行业分工这一标准进行划分。它包括一个行业 范围内形成的各种类型的档案，其中既有文书档案，也有一般性专门 档案和科技档案。 （四）专门档案与照片档案等特种载体档案的关系 （五）专门档案与电子文件的关系
文书工作与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十）批复
根据《办法》规定，批复“适用于答复下级机关的请示 事项”。 批复的种类有两类： 1.专指性批复，这种批复仅仅下发到作出请示的机关。 因为它所批复的内容不带有普遍性，这种批复的使用频 率较高。 2.普发性批复，这种批复不仅下发到作出请示的机关， 而且下发到其他下级机关，因为这种批复的内容带有普 遍性，这种批复的后面要附上“请示”的原文。
文书工作与档案管理 第一章 概述
（二）档案
1. 概念 2.档案的作用
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成 的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方 式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的
历史记录。
查考依据作用
历史凭据作用
档案
科学研究基础、条件
文书工作与档案管理 第一章 概述
二、文书与档案的联系与区别
根据《办法》规定，报告“适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关的询问”。 报告有三类： 1.工作报告，是下级机关完成了一个阶段的工作或者某 一项工作之后将工作的进展情况、工作成绩、经验体会 以及存在的不足、改进办法等向上级机关汇报的报告。 2.呈送报告，是向上级机关报送文件或物件时随文或随 物呈送的报告。 3.建议报告，是下级机关对某项工作、某一问题提出意 见或者建议的报告。
文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；最高管理机构是中央办公厅、 国务院办公厅，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关 办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。
（二）文书工作的组织形式
在一些比较大的机关里，设立文书工作的专门 机构，归机关中心机构，即办公室负责领导。 在县级和县级以上的领导机关文书工作的主要 部分，是由机关的办公厅（室）负责，其下面 可设秘书处（室）、信访处（室）、机要室、 打字室、印刷厂、收发室、等文书工作机构。
专门档案、专业档案的区别和联系分析
专门档案、专业档案的区别和联系分析作者：鄢敏来源：《档案天地》2016年第11期随着科学技术的发展，人类的社会活动分工越来越细，档案产生的领域、载体、形式等不断增多。
其中，专门档案、专业档案管理，是目前档案工作的一项重要内容。
但在实际工作中，两者的概念、范畴常常混用。
那么，这两者究竟是否为同一种档案门类呢？究竟有何区别和联系呢？下面，笔者在综合有关研究论述的基础上，结合自己的理解，就两者的区别和联系作一粗浅分析。
一、有关研究情况专门档案的概念，笔者查阅到的文献，最早出现在1965年发表的柏镇维撰写的《关键在于从实际出发》一文中，其中说道“从专门档案的实际情况出发，积极、俱重地对其进行鉴定。
人民监察机关的监察档案也是一种专门档案。
”关于专业档案，笔者查阅到的文献最早为1964年发表的叶力群撰写的《技术档案室工作基本知识讲话（初稿）》第七讲中指出，“又如地质、气象、测绘、水文等部门，根据它们的专业特点，它们形成的专业档案，永久保管的部分，可能会多一些。
”有关专著，笔者经查阅国家图书馆文津数据库，最早的一部为1980年农业出版社出版的《林业专业档案》一书。
1988年河南人民出版社出版的《32种专门档案整理方法》一书，则是首本综合性著作，简要介绍了诉讼档案、审计事项档案、地名档案等32种档案的归档范围、整理方法等。
最新的一部为2010年中国人民大学出版社出版的《专门档案管理》一书，则介绍了会计、人事、商标、诉讼、审计等档案的管理方法。
以上可见，自专门档案和专业档案的名称诞生以来，普遍将其作为一个概念在使用。
《档案学词典》更是直接将专门档案释义为“亦称‘专业档案’。
某些部门在从事一定专业活动中形成的档案。
...是专业活动的记录，也是档案的重要组成部分。
如会计档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案、军事档案等。
”《中国大百科全书·图书档案情报》卷中，专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织（以下简称“单位”），在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。
档案管理的分类和要求
档案管理的分类和要求：
档案管理的分类主要包括以下几种：
1.按照时间划分：分为古代档案、近代档案、现代档案。
2.按照内容性质划分：分为文书档案、科技档案、专门档案。
3.按照形成领域划分：分为公务档案和私人档案。
4.按照载体形态划分：分为纸质档案和非纸质档案。
常见的档案有，文书、基建、设备、会计、声像、人事、婚姻、家庭、电子等档案。
档案管理的要求包括以下几点：
1.做好档案的分类管理：档案管理人员应将各部门提交的文件、材料、证照等，按照归档要求组件，有序排列，以便后
期的管理及利用。
2.做好档案的保管工作：应确保档案的完整与安全，防止档案丢失或损坏。
3.做好档案的利用服务：应提供方便快捷的档案利用服务，满足用户的需求。
4.做好档案的统计工作：应定期对档案进行统计，了解档案的数量、种类、利用情况等信息，为决策提供参考。
文书档案管理规定(4篇)
文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。
第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。
第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。
（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。
（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。
（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。
（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。
第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。
第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。
（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。
（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。
（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。
（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。
（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。
（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。
第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。
（二）配备相应的档案管理人员。
（三）配备相应的档案管理设施和设备。
（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。
第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。
第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。
文书档案整理
文书档案整理一、做好档案工作应首先掌握的几个概念面对一堆杂乱无章的文件材料，在归档前，我们需要掌握几个基本概念（一）、档案的种类。
就目前现代档案可分为：文书档案、科技档案、专门档案（会计、照片、声像、光盘等）1、文书档案---文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。
如图纸、设计任务书、科研报告等等；3、专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。
如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。
新型载体档案如照片、影片、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。
今天我们探讨的档案种类主要是文书档案。
（二）文书档案的归档制度就是文书部门处理完毕的文件，经过整理归档，定期移交给机关档案室集中保存，作为机关的一项制度执行。
它主要包括：归档范围、归档时间及归档的质量要求1、归档范围：就是归档文件整理的范围。
确定归档范围是整理工作首先要解决的实际问题。
收集中的文件材料，有本机关的，也有上级、同级、下级送来的，有重要的，也有一般事务性的，有长期效用的，也有短期效用的。
在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。
在确定归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。
这里的齐全---主要指归档率：实际归档文件／应归档文件。
文书档案管理细则（3篇）
文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。
下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。
2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。
2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。
3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。
三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。
2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。
3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。
4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。
2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。
3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。
4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。
五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。
2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。
3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。
4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。
以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。
专门档案
专门档案的特点
• • 1、内容的单一性。 专门档案所反映的内容只是机关某个方面的活动内容， 如某机关的会计档案只能反映机关的会计活动情况，而文 书档案由能反映机关全部活动过程。教学档案则…… • 2、载体的多样性。专门档案载体很多，既有纸张书 写的纸质档案，又有录音、录像、拍摄形成的声像照片档 案，还有计算机形成的光盘等； • 3、形式的特殊性。专门档案的外观没有固定的格式， 有和是册表为主，如会计档案、统计档案；有和则是图像， 有的同图文并茂，如商标档案等； • 4、服务对象的单一性。专门档案主要为某一项专业 人员服务，如教学档案主要为学校的教师服务；
专门档案
专门档案是指人们通过创造性劳动选取并保 存下来以备查考的各种专门文件有机体系 的总称。其中，专门文件是指机关企事业 单位及其他社会组织，在从事某些专业性 活动中，为了实现相关职能目标而制作和 使用的，具有有比较稳定的文件名称和记 录目的的各种载体类型的数据、信息记录。 专门档案是指某些专门领域产生形成的有固 定名称形式，以及特殊载体的各种档案的 总和。
专门档案和专业档案的区别和联系
？
1，概念不同：专门档案是指在某些只能活动产生，记录特 定的专业信息，具有比较稳定的文件名称，特有的形成规 律，从而产生特有的整理和管理办法的各种档案的总称。 专业档案时各级各类专业机构和个人在各种专业活动中形 成的不同内容和形式的档案的总称。 2，划分标准不同：一般来说，专门档案要比专业档案的外 延大。a，概念划分标准不同：专门档案时和普通档案相 对应的档案，专业档案时和非专业档案相对应的档案。b， 内容划分标准不同：专业档案一专业性质为标准，专门档 案可以以专业性质、形式、时间等划分。 3，有不同的特征：a，从内容范围上看，专业档案包含普通 档案和专门档案，专业档案是某一专业各种档案的总称， 专门档案是各门类档案的总称，它只涉及一定的业务范围， 或一个特殊载体， 专门档案简单，具有独立性。b，从形式上看，专门档案有 特定的格式、形式。c、从使用角度来看，专业档案是从 社会分工角度提出的，专门档案是从档案分类角度提出的。
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（4）机密性。人事档案涉及当事人家庭和个人隐私，在较 长时间内必须保密。应当建立严格管理利用人事档案的制 度。
2．人事档案的作用
人事档案是组织、 人事等部门考察、 任 用员工的重要依据，是 澄清个人问题的凭据， 是编写人物传记和专业 史的宝贵史料
二、人事档案工作
【引导案例】
找到了自己满意的工作，这本该是件高兴的事情，但小 李还没来得及高兴，麻烦事又找上了门：新单位需要进行 人事档案管理，本以为毕业后人事档案会自动转移的小李 发现，自己的档案已不知去向。像小李这样，毕业时忙着 找工作，对档案“置之不理”的例子不在少数。 有调查显示，有近四成高学历求职者都加入了“弃档 族”，很多毕业生根本不知道自己的档案放在哪里，也没 有意识到人事档案没处理好将给自己带来很多麻烦。其实， 在我国目前的人事制度下，很多手续还是绕不开档案这一 关的，比如公务员考试、职称评定、出国政审等等，都需 要人事档案。
第一, 会影响个人利益。有了档案，就可以享受到相关的人事、 劳动、社会保障服务，如办理社会保险、失业保险等。无论是在原 单位供职的人，还是辞职后另谋新职业者，在办理社会保险、领取 失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年 限等都是主要依据。 第二,会影响毕业生转正定级和工龄计算。很多大学毕业生找到 工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份， 从而影响了自己的转正定级。毕业生想换工作，没有档案，在原单 位的工龄就不能计算进来，虽然现在有的单位可以补办新档案，但 以前的经历、评价、身份等历史将不复存在，势必会造成一定损失。 第三,会耽误职称评定和工作调转。有的毕业生自大学毕业后， 档案既没有提交单位，也没有存在政府指定的人才服务中心，职称 评定就会因手续不全而受到影响。有人虽在毕业后把档案存到了人 才服务机构，但没有及时办理就业手续，等到几年后调动工作时才 发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在转正定级后才能正式 调动。
事档案、会计档案、设备仪器档案、 声像档案、实物档案的概念和特点；
掌握人事档案、会计档案、设备仪器档案、 声像档案、实物档案归档、分类、整理的方 法；
熟知人事档案、会计档案、设备仪器档案、 声像档案、实物档案提供利用和保管的方法。
文书档案是指行政管理档案。科技档案不是人类自 我管理活动的记录，而是人们在科技、生产活动中形成 的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。专门档 案是除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中 产生形成的档案，如会计档案、教学档案、出版物档案、 医院病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。专门 档案的内容丰富、形式多样。声像档案和实物档案有别 于以文字记录信息的纸质档案，是通过声音、图像或实 体来保存和传递档案信息，是档案管理工作中比较特殊 的对象。机关、企事业单位、学校普遍存在着人事档案、 会计档案、设备仪器档案及声像、实物档案，它们在社 会活动中的作用也十分显著，由于其形成过程不同于文 书档案，其管理方法也有异于文书档案。本章主要介绍 人事档案、会计档案、设备仪器档案、声像、实物档案 的管理方法。
2．企业职工档案是企业的组织、人事等部门在招用、调配、 培训、奖惩、选拔和任用工作中形成的有关职工个人经历、政 治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动情况的文件资 料，是历史地、全面地考察职工的依据。
（二）人事档案的特点和作用
1．人事档案的特点：
（1）现实性。人事档案记载了现职人员的现实生活、工作、 学习情况。组织、人事部门考察用人，查阅人事档案已经 成为必要的工作程序。
（2）真实性。人事档案的每一份材料在来源、内容、形式 等方面都必须完全可靠和真实反映当事人历史与现实的面 貌。
（3） 动态性。人事档案的当事人随着时间的流逝，学历学 位提高、职务职称晋升、工作岗位变动、奖励与处分、在 岗与退休等各方面的情况都会发生变化。因此，人事档案 是动态的“档随人走”、“人档统一”。
一、 人事档案概述
（一）人事档案的概念
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的 记载个人经历、德能勤绩、工作业绩，以个人为单位集中保存 起来以备查考的历史记录材料。人事档案包括干部档案和企业 职工档案。
1．干部档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策， 在培养、选拔和任用干部等工作中形成的，记载干部个人经历、 政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容 的文件资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部 的重要依据。
这一案例表明：人事档案是个人成长经历的原始记录，
是以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录，所 以要重视人事档案，做好人事档案的管理工作。
第一节 人事档案
1991年4月2日，中共中央组织部、国家档案局印发了《干 部档案工作条例》。1992年6月9日，劳动部、国家档案局 颁发了《企业职工档案管理工作规定》。2009年7月16日， 中共中央组织部颁发了中组发【2009】12号《干部人事档 案材料收集归档规定》。各级党委、人大、政府、政协、 纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机 关的干部人事档案材料收集归档工作、国有企业和事业单 位的干部人事档案材料收集归档工作、流动人员人事档案 材料收集归档工作均参照《干部人事档案材料收集归档规 定》执行。这三个文件是目前我国人事档案工作的重要的 指导性文件。文件明确规定了我国人事档案工作的管理体 制、机构与人员的设置、基本任务与职责，人事档案的收 集、鉴别、保管范围、转递和查阅等具体内容。