供应商档案资料应包含的内容
供货商档案资料
单枚名称：
负责人：
记录人:
供应商资格审查表
填表日期：
供应商名称
供应主要产品
产品执行标邮编
1、所持证件及编号
营业执照
许可/备案证
认证情况
□ES□HACCP口有机食品口绿色食品口无公害农产品口名牌认证口其他
2、企业基本情况
供货能力
价格
生产设备
运输设备
检测能力
其他
食品安全管理员意见：
签字：
采购员意见：
签字：
综合审查意见：
企业负责人签字：
附：加盖供应货单位公章或负责人签名的供应商证照复印件，质量保证协议等。
供货商档案台帐
供应商名称
地址
法定代表人（负责人/业主）
联系电话/传真
业务代表
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范引言概述：供应商档案管理是企业采购管理中至关重要的一环。
一个规范的供应商档案管理系统能够帮助企业更好地管理供应商信息，提高采购效率，降低采购风险。
本文将详细介绍供应商档案管理的规范要求和具体实施方法。
一、建立供应商档案1.1 完整收集供应商信息在建立供应商档案时，必须完整收集供应商的基本信息，包括企业名称、注册地址、联系人、联系方式等。
同时，还应该收集供应商的资质证书、经营范围、生产能力等相关信息，以便对供应商进行综合评估和筛选。
1.2 设定供应商分类标准根据企业采购的需求和特点，可以将供应商分为不同的类别，如核心供应商、战略供应商、一般供应商等。
根据不同类别的供应商，可以制定不同的管理要求和评估标准，以便更好地管理和评估供应商的绩效。
1.3 建立供应商评估体系建立供应商评估体系是供应商档案管理的重要内容。
可以根据供应商的信用、质量、交货准时率等指标进行评估，并制定相应的评估标准和评估周期。
评估结果可以作为供应商绩效考核和合作决策的依据。
二、更新和维护供应商档案2.1 定期更新供应商信息供应商的信息是动态变化的，企业应定期更新供应商档案中的信息。
例如，供应商的营业执照到期、注册地址变更、联系人变更等情况都需要及时更新，以保证档案的准确性和完整性。
2.2 建立供应商变更管理流程当供应商的信息发生变更时，企业应建立相应的变更管理流程。
包括供应商信息变更的申请、审批和更新等环节，以确保变更过程的规范和有效性。
2.3 定期审查供应商绩效除了定期更新供应商信息外，企业还应定期审查供应商的绩效。
可以根据评估体系中设定的指标，对供应商的质量、交货准时率、售后服务等方面进行评估，并根据评估结果对供应商进行分类管理和合作决策。
三、保护供应商信息安全3.1 建立供应商信息保密制度供应商的信息属于企业的商业秘密，应建立相应的保密制度。
包括对供应商信息的访问权限控制、信息传输加密、信息备份等措施，以保证供应商信息的安全性。
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范一、背景介绍供应商档案管理是企业采购管理中的重要环节，对于确保供应链的可靠性和稳定性具有重要意义。
通过建立规范的供应商档案管理制度，可以有效管理供应商信息，提高供应商的管理水平，降低采购风险，确保企业的采购活动顺利进行。
二、目的本文旨在规范供应商档案的管理，确保供应商信息的准确性、完整性和及时性，提高供应商管理的效率和质量。
三、适用范围适用于企业的供应商档案管理工作。
四、管理要求1. 档案建立a. 供应商档案应按照一定的分类标准进行建立，如供应商类型、产品类别等。
b. 档案信息应包括供应商基本信息、资质证书、产品质量信息、合作协议等。
c. 档案建立时应注明建档日期、建档人员等相关信息。
2. 档案归档a. 档案应按照一定的存档期限进行归档，如按年度进行归档。
b. 归档时应注明归档日期、归档人员等相关信息。
c. 归档后的档案应妥善保管，确保档案的安全性和完整性。
3. 档案更新a. 供应商档案应定期进行更新，确保档案信息的准确性和完整性。
b. 档案更新应记录更新日期、更新内容等相关信息。
4. 档案查询与检索a. 供应商档案应建立相应的查询与检索机制，方便用户快速查询和检索相关信息。
b. 档案查询与检索应确保信息的安全性和保密性。
5. 档案备份与恢复a. 供应商档案应定期进行备份，确保档案信息的安全性。
b. 档案备份应保存在安全可靠的介质中，备份数据应与原始数据保持一致。
c. 档案恢复时应确保数据的完整性和准确性。
6. 档案销毁a. 档案归档期满后，应按照一定的销毁程序进行销毁。
b. 档案销毁应记录销毁日期、销毁人员等相关信息。
五、责任与监督1. 企业应指定专人负责供应商档案管理工作，并明确其职责和权限。
2. 企业应建立相应的监督机制，对供应商档案管理工作进行监督和检查。
3. 违反供应商档案管理规范的行为将受到相应的纪律处分。
六、培训与沟通1. 企业应定期组织供应商档案管理培训，提高相关人员的管理水平和意识。
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范一、背景介绍供应商是企业运营中不可或缺的重要组成部分，供应商档案管理的规范性对于企业的运营和管理具有重要意义。
本文将介绍供应商档案管理的相关要求和规范，以确保供应商档案的准确性、完整性和可靠性。
二、供应商档案管理的目的1. 确保供应商信息的准确性：及时更新供应商的基本信息，包括供应商名称、联系人、联系方式等，确保信息的真实可靠。
2. 确保供应商资质的合规性：对供应商的营业执照、资质证书等进行核实和管理，确保供应商的合法合规。
3. 优化供应商评估和选择流程：通过对供应商的评估和筛选，确保选择到具备良好信誉和稳定供货能力的供应商。
4. 提高供应链的管理效率：通过规范供应商档案管理，减少信息的重复录入和查询时间，提高供应链管理的效率。
三、供应商档案管理的要求和规范1. 供应商信息的收集和录入a. 收集供应商的基本信息，包括供应商名称、地址、联系人、联系方式等。
b. 对供应商的资质证书、营业执照等进行核实和录入。
c. 对供应商的信用评估结果进行记录和归档。
2. 供应商信息的更新和维护a. 定期对供应商的基本信息进行更新和维护，确保信息的准确性。
b. 对供应商的资质证书、营业执照等进行定期复核和更新。
c. 对供应商的信用评估结果进行跟踪和更新。
3. 供应商评估和筛选a. 设立供应商评估标准，包括供应商的信用状况、质量管理体系、交货能力等。
b. 对新供应商进行评估和筛选，确保选择到具备良好信誉和稳定供货能力的供应商。
c. 对现有供应商进行定期评估和绩效考核，确保供应商的稳定性和可靠性。
4. 供应商档案的归档和保管a. 对供应商档案进行分类和编号，确保档案的组织和管理的规范性。
b. 设立档案保管制度，确保供应商档案的安全性和机密性。
c. 对供应商档案进行定期归档和备份，以防止档案丢失或损坏。
5. 供应商档案的查询和利用a. 设立供应商档案查询的流程和权限，确保信息的安全和保密。
b. 提供供应商档案的查询和利用的便捷工具和系统，提高查询的效率和准确性。
供应商建档材料明细
供应商建档材料明细一、学校建供应商档案目的：1、为网上竞价系统作前期准备，网上竞价工作开展时通过审查的方可参与网上竞价，由设备科分配帐户及口令。
2、日常零星采购询价，通过审查并建档的供应商方可作为日常采购供应商。
3、通过审查的供应商方可作为批量大宗设备及大型精密设备招标的询价商。
二、建档原则：供应商资质可信、资金充裕、管理科学、服务周全、货真价实、信誉良好的进入建档范围。
建档后学校采购时优先考虑。
三、建档材料明细1、公司资质文件复印件，加盖公章。
（营业执照、经营范围、厂家授权销售证明等）2、公司业绩（业务内容、业务价格、公司业务甲需方联系人及联系电话等）3、公司经营设备的有关资料（设备名称、设备型号、设备技术规格、设备价格）每月一报或每季度一报）四、建档分工：进口设备供应商。
IT及家电类供应商国产分析测试类设备供应商供应商资质审核1、申请在学校设备科建档的供应商应当符合下列条件：（一）凡具有法人资格，能够独立承担民事责任，有生产或供应能力的国内企事业单位，在中国注册的外国独资或中外合资、合作企业，均可申请加入。
（二）遵纪守法，规范经营，财务状况良好，依法纳税；（三）具有良好的售后服务和完善的技术保障；（四）具有良好的履约能力和诚信记录；（五）具备上网条件。
2、供应商要向设备科提交以下书面材料的复印件，并加盖公章：（一）企业营业执照和企业组织机构代码证；（二）税务登记证；（三）上一年度财务报表；（四）相关的资质证书；（五）公司邮政地址、联系人、电话、电子邮件地址；（五）法人代表授权书（在中国海洋大学开展业务的授权）3、其他要求。
（一）供应商会员负责对本单位信息进行维护、更新，凡涉及工商、税务、银行帐户、业务资质、业务员更换）等重要事项的变更，应在变更之日起3个工作日内自行维护变更的信息，并向设备科提供有效的书面材料以备核实。
（二）供应商涉及可能影响履约能力的重大事项，包括经营范围变化，重大投资行为，主要资产抵押、出售，信用、信贷等级变化，重大合同纠纷，重大诉讼等，应及时书面通知设备科。
供应商档案管理规程
供应商档案管理规程目的：建立物料供应商档案管理制度，确保供应商的相关资质符合要求。
范围：适用于物料供应商的档案管理。
责任：质保部、生产部、供应部对本标准的实施负责。
内容：一、凡公司确定的原辅料供应厂家，均应对其设立档案管理。
二、档案的建立、保存，有关技术资料的收集，由质保部设专人负责管理。
三、质量档案内容包括（带*为必须归档内容）：1、供应厂家的概况、供货能力的简介；2、供应商的资质材料：*包括生产许可证、营业执照、GMP证书、药品注册证（药包材容器注册证）、质量标准、质量协议、法人授权委托书（带有销售人员的身份证复印件）；如从经营企业购进，还需对经营企业的营业执照、经营许可证、GSP证书。
注：上述资料应在有限期内，生产或经营的范围包括供货的物料。
3、企业的质量信誉等；4、所供物料的生产工艺流程及质量控制情况。
5、生产和检验所用仪器、仪表、设备情况。
6、首次样品检验数据（记录）和报告*7、每批次供应商的检验报告；*8、现场质量审计报告；*9、产品稳定性考察报告；*10、定期的质量回顾分析报告*四、质保部定期对收到的信息进行清理、存档，作为今后是否继续确定其为供应商的依据。
五、档案属公司机密文件，任何部门和个人借阅时不得带出公司。
六、附件：供应单位备案具体资料要求1、原辅料供应商备案资料目录（1）营业执照（2）药品生产许可证（3）组织机构代码证（4）税务登记证（5）注册证（或其它有效的生产批件）（6）GMP证书（7）质量保证体系情况（包括质量认证证书、质量管理网络图、质量管理人员情况等）（8）产品执行标准（9）检测设备情况一览表（10）生产设备情况一览表（11）上级单位出具的监督检查报告书（12）项目不能全检的必须附委托检验单位的检验报告（13）法人委托书及业务员身份证复印件2、内包材供应商备案资料目录（1）营业执照（2）组织机构代码证（3）税务登记证（4）药包材注册证（或其它有效的生产批件）（5）质量保证体系情况或质量认证证书或质量管理网络图（6）检测设备情况一览表（7）生产设备一览表（8）上级部门出具的洁净度检测报告（9）上级单位出具的产品检验报告（10）法人委托书及业务员身份证复印件3、外包材供应商备案资料目录（1）营业执照（2）组织机构代码证（3）税务登记证（4）印刷许可证（5）商标印刷许可证（6）条码印刷许可证（7）质量保证体系情况（包括质量认证证书、质量管理网络图、质量管理人员情况等）（8）防止印刷差错或混淆的管理制度（9）业务联系人身份证复印件4、辅料、原料药、内包材经营单位备案资料目录（1）营业执照（2）组织机构代码证（3）税务登记证（4）药品经营许可证（5）质量保证体系情况或质量认证证书或质量管理网络图（6）生产单位的授权委托书（7）业务联系人身份证复印。
供应商档案管理制度
供应商档案管理制度第1章总则第1条目的为了规范供应商资料和档案管理工作，特制定本制度，具体目的如下。
1. 确保各种资料、文件、记录的完整性。
2. 更好地了解供应商的制程能力和质量管理能力。
3. 更清楚地确认供应商是否有提供符合成本、交期、质量的产品的能力。
第2条适用范围本制度适用于采购部的供应商档案管理相关工作。
第3条管理职责1. 供应商管理专员负责各种工作资料的收集、整理、分类、移交等工作。
2. 档案管理人员负责各种供应商资料和档案的保管和提供利用等事项。
第2章供应商档案的建立第4条档案分类供应商管理专员需对档案进行分类，以便进行分类管理，具体的分类方法如下。
1. 按档案的时间序列可划分为:老供应商、新供应商、未来供应商。
新供应商和未来供应商为重点管理对象。
2. 按交易过程可划分为:曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。
对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类供应商，需逐步充实和完善其档案内容;对于第三类供应商，档案管理的重点是全面收集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。
3. 按供应商性质可划分为:特殊公司、普通公司等。
因为供应商的性质、供应特点、供应方式、供应量存在不同，对它们所实施的档案管理的特点也不尽相同。
4. 按供应数量和市场地位可划分为:主要供应商、一般供应商。
供应商档案管理的重点应放在主要供应商上。
第5条建立权限为了便于管理，所有供应商资料必须归档，由档案管理人员专职管理供应商的档案资料。
第6条供应商档案资料的范围供应商的档案资料主要包括但不限于以下八项内容。
1. 供应商调查表。
2. 供应商产品价格登记表。
3. 供应商采购合同原件及复印件。
4. 供应商洽谈登记表原件及复印件。
5. 采购谈判与合同签订现场的影像资料。
6. 供应商销售业绩分析表。
7. 供应商考核评价表。
8. 供应商考核结果处理表。
第7条收集供应商资料1. 公司调查、选择和评价供应商后，应在一个月之内，由供应商管理专员将该供应商的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范标题：供应商档案管理规范引言概述：供应商档案管理是企业采购管理中至关重要的一环，规范的供应商档案管理可以有效提高采购效率，降低采购风险，保障企业利益。
本文将从供应商资质审核、档案建立、信息更新、档案保密和档案利用等五个方面详细介绍供应商档案管理的规范要求。
一、供应商资质审核1.1 确保供应商资质符合法律法规要求，具备合法经营资质。
1.2 定期对供应商进行资质审核，确保其生产能力和产品质量符合企业要求。
1.3 建立供应商资质档案，记录审核结果和相关证明文件，及时更新。
二、档案建立2.1 在与供应商签订合作协议前，建立完整的供应商档案，包括企业基本信息、产品质量、生产能力等内容。
2.2 档案建立应包括供应商的组织结构、人员构成、质量管理体系等信息，以便企业全面了解供应商情况。
2.3 档案建立应遵循规范的管理程序，确保信息准确完整，便于后续管理和查询。
三、信息更新3.1 定期对供应商档案进行更新，及时记录供应商变更的信息，如企业名称、地址、联系方式等。
3.2 对供应商的资质证明和相关文件进行定期复核，确保信息真实有效。
3.3 对供应商产品质量、价格等信息进行跟踪监控，及时更新档案内容。
四、档案保密4.1 供应商档案属于企业重要资料，应建立完善的保密制度，限制档案查阅权限。
4.2 禁止将供应商档案外传或泄露给未经授权的人员，确保信息安全。
4.3 定期对档案进行备份和存储，防止信息丢失或损坏。
五、档案利用5.1 供应商档案不仅是供应商管理的重要依据，也是企业决策的重要参考。
5.2 档案信息可以用于评估供应商绩效、制定采购计划和开展供应商谈判。
5.3 合理利用供应商档案，可以帮助企业优化采购流程，提高采购效率和降低成本。
结语：供应商档案管理规范是企业采购管理中不可或缺的一环，只有建立规范的档案管理制度，才能有效管理供应商关系，降低采购风险，提高企业竞争力。
企业应严格执行供应商档案管理规范，不断完善管理制度，确保供应商档案的准确性、完整性和保密性，为企业可持续发展提供有力支持。
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供应商档案资料应包含的内容
供应商档案资料应包含的内容包括但不限于以下几个方面：
1、供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系人等；
2、供应商经营范围：包括主营业务、产品描述等；
3、供应商经营历史：包括创立时间、发展历程等；
4、供应商资质证照：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、质量管理体系证书等；
5、供应商产品品质：包括产品质量标准、生产工艺、生产设备等；
6、供应商生产能力：包括生产车间、生产线、生产人员等；
7、供应商客户情况：包括主要客户、合作方式、合作时间等；
8、供应商财务状况：包括资产负债表、利润表、现金流量表等；
9、供应商合同资料：包括合同编号、合同签订时间、合同期限等。
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