物业公司管理系统

物业公司管理系统

XX物业公司管理系统

1．背景

XX是一个大型民营企业集团,下辖包括中心商厦、世纪大厦、翠海酒店公寓、北方家园建材超市、XX办公楼、方圆国家样品油库、南延宾馆在内的众多楼宇物业。长期以来集团内物业管理工作各分公司之间相互独立,或有的物业自己组建自己的物业队,或有的物业聘请外部物业公司,这在一定程度上增大了公司的成本开支,形成了资源浪费。在这样的背景下,经集团董事局研究决定:成立XX内部物业公司。物业公司第一阶段的的任务和目标是集团内部所有物业的物业管理工作,第二阶段将考虑走出集团内部,对外营业,接管葫芦岛市其它物业的管理工作。

2．服务对象

现阶段物业公司的服务对象为集团内部各部室、各分公司等

3．办公地点

北方家园建材超市办公楼

4．隶属关系

物业公司为集团公司直属单位,其在集团内的位置如下图:

5．业务范围

基本业务:

建筑物的维修和定期养护

辅助设备的定期检修保养

保证供水、电、热、气以及电梯和消防系统的正常运转

保证道路、污水排放管道畅通无阻

维护物业整体规划不受破坏

制止乱搭乱建、乱贴乱画等行为

做好物业管理绿化和室内外保洁工作

辅助业务:

房屋装饰、家电维修、代收各种费用、代换液化气、代换纯净水、代收发信件等

6．组织机构

文档仅供参考

7．人员编制(总编制不超过150人)

经理:1人。

副经理:1人。

服务中心:5人(24小时分3班倒,白班2人,夜班1人)。

消防监控队:设消防干事1人;每个岗设消防监控员1人,共10人。

保洁队:设队长1人;每个保洁班设班长1人,共10人;每个保洁班下设保洁员若干人。

检修队:设队长1人;下属电工班、设备班、管道班、木工班不设班长,每个

班维修工2人。

绿化队:设队长1人;技术员1人(队长兼);绿化员若干。

机动队:消防监控员、保洁员、检修员、绿化员各2人,此队成员负责物业公司其它队成员的临时性替班,及应急性维修及其它服务行为。

8．部门职能

◆服务中心

物业公司日常的行政后勤工作由服务中心负责。主要包括接维修电话、根据维修电话安排相应工作人员出勤、处理客户投诉、整理各种物业维修档案资料、协调物业公司同集团其它部门的关系、负责物业公司同外部机关的沟通联系等。

◆消防监控队

消防设备的检修管理由物业公司消防监控队负责。主要负责对各物业消防设施设备进行日常的维护检测,发现问题及时处理,不能解决的及时报有关技术部门进行处理。

◆保洁队

保洁管理范围包括公共地方的保洁、公共部位的保洁、生活垃圾的处理等

◆检修队

①给排水设备管理与维修和供暖设备管理与维修

包括供水设备系统、排水设备系统、用水设备、热水供应设备系统等,锅炉房、室外供热热网、室内供暖系统等,由物业公司检修队管道班负责。

②供电设备管理与维修

包括高压配电设备、低压配电设备、电力变压器等,由物业公司检修队电工班负责。

③中央空调设备管理与维修包括工作区、空气的输送和分配部分、空气的处理部分、空气处理所需的辅助设备等。

电梯的管理与维修包括井道和机房、传动部门、升降设备部分、安全装置、控制部分等。

常见办公设备的管理与维修包括复印机、晒图机、吸尘器、引水机、治水机、厨房设备等。

上述设备管理与维修由物业公司检修队设备班负责。

④房屋的日常养护包括:

屋面补漏、修补屋面、修补泛水、屋脊等

钢、木门窗整修、拆换五金、配玻璃、换纱窗、油漆等

修补楼面地面面层、抽换个别棱木等

修补内外墙、抹灰、窗台、腰线等

拆砌挖补局部墙体、个别拱圈、拆换个别过梁等

抽换个别檩条、接换个别木梁、屋架、木柱、修补木楼等

上述管理维护由物业公司检修队木工班负责。

◆绿化队

负责公司各物业内部及外围的绿化美化工作。包括绿化带、苗圃、花草树木、盆景盆栽等

9．岗位职责

经理:

1、全面负责物业公司的各项工作。

2、负责公司所辖房屋建筑,公共设施,机电设备、消防设备等技术和管理工作;

3、负责制定本部门的各项管理制度及应急措施,确保质量管理体系在本部门有效运行;

4、负责向经营户及消费者提供日常维修、安全、保洁、仓储维修等服务。

5、负责对本部门各班组的工作进行检查,指导;

6、负责经营户及消费者装修申请、审批工作及较大规模的装修验收工作;

7、负责参与楼宇工程验收交接工作及制定楼宇工程验收实施计划。负责组织新接物业的机电设备运行调试工作;

8、负责对本部门发生的重大事故,组织调查分析及处理工作;

9、对采购物资和提供服务的供方进行评价;

10、负责审核本部门提交的物品申购报告,交主管领导审核的并报总经理批准;

11、负责本部门水、电等各专业技工的工作技能的培训及考核计划的制定,并配合物管部组织实施;确保其正常运行。

12、监督、组织实施与物业管理有关的计量检测设备的定期校准工作。

13、全面规划公司服务设施、消防设施的添置、安装、调试、运转和维修等工作,为质量管理体系的正常运作提供保障;

14、负责收集设施、设备运行原始记录,并进行统计分析,为提高运行质量提供依据。

15、组织领导工程技术人员的岗位培训。

副经理:

服务中心文员:

消防干事:

1．贯彻执行<中华人民共和国消防条例>及实施细则和其它有关部门消防法规。组织防火安全宣传教育。

2．贯彻执行XX有关的消防规章制度。

3．在整个集团组织开展消防安全教育,制定用火、用电等防火管理制度。4．组织义务消防员,制定灭火预案,开展灭火演练。

5．组织防火检查,消除火险隐患,改进消防安全条件,完善消防设施。

6．组织消防检查,督促整改火险隐患,制定紧急疏散方案。

7．经常检查防火器材的使用、管理情况,发现已失效的器材及时更换和购置。

8．组织初期扑救火灾和人员疏散,保护火灾现场,协助上级公安部门调查火灾原因。

9．督促有关部门加强对易燃、易爆、剧毒等危险物品的管理。

10．协助处理部内日常事务。

保洁队队长:

1．全面负责保洁队的各项工作。

2．协调保洁队组成员的分工合作,带动大家努力工作。

3．班组成员出现问题,及时向领导反映;上级下达的文件精神,也要及时、准确向班组成员传达。

4．负责保洁班组同其它部门之间的协调沟通工作。

5．负责安排好本班组节假日值班工作。

6．完成领导临时交办的其它任务。

检修队队长:

1．全面负责检修队的各项工作。

2．协调维修班组成员的分工合作,带动大家努力工作。

3．班组成员出现问题,及时向领导反映;上级下达的文件精神,也要及时、准确向班组成员传达。

4．负责维修班组同其它部门之间的协调沟通工作。

5．负责安排好本班组节假日值班工作。

6．完成领导临时交办的其它任务。

绿化队队长:

1．全面负责物业队的各项工作。

2．负责公司所辖房屋建筑,公共设施,机电设备、绿化美化、环境卫生等管理工作。

3．负责制定本部门的各项管理制度及应急措施,确保本部门良好运行。4．负责向集团公司提供日常维修、保洁、仓储维修等服务。

5．负责对本部门各班组的工作进行检查,指导。

6．负责参与楼宇工程验收交接工作及制定楼宇工程验收实施计划。负责组织新接物业的机电设备运行调试工作。

7．负责对本部门发生的重大事故,组织调查分析及处理工作。

8．负责审核本部门提交的物品申购报告,并报有关领导批准。

9．负责本部门水、电等各专业技工的工作技能的培训及考核计划的制定,组织实施;确保其正常运行。

10．监督、组织实施与物业管理有关的计量检测设备的定期校准工作。11．负责收集设施、设备运行原始记录,并进行统计分析,为提高运行质量提供依据。

12．组织领导工程技术人员的岗位培训。

13．完成领导临时交办的其它任务。

消防监控员:

1．严格遵守集团各项规章制度,认真履行岗位职责。

2．服从命令,听从指挥,遵守纪律,积极完成任务。

3．熟识公司防火及灭火设施、设备的操作和有关防火、灭火知识。

4．检查落实公司各部门防火管理制度。

5．做好消防器材、设备检查工作,保证设备处于完好状况,一旦发生火警即可投入使用。检查电器、电线、电掣、煤气管道有无霉坏、锈坏、氧化、堵塞情况,防止因短路或爆炸引起火灾。

6．督促维修队对消防设施进行维修保养,确保灭火器材及设施在应急时能正常启用。

7．负责调查一般火灭事故,并写成书面材料上报及存档,并以此作为日后培训的教材。

8．配合公安消防部门进行防火安全检查,发现隐患及时协同有关部门进行整改。

9．每周呈报防火安全情况报告并存档。

10．负责对公司用火部门的安全监督,并做好现场督导检查。

11．负责对公司各种危险品的监督管理,检查防火、防爆工作的落实情况。12．制止任何违反消防安全的行为。一旦发生火警,不论是上班还是下班,必须全力投入抢救工作,不得临阵逃避。

13．发生火警事故时,不要惊慌,应采取下列应急措施:

(1)迅速报告有关部门、消防大队,火警电话:119;

(2)组织人员抢救险情,力争把火扑灭,并注意查找起火原因;

(3)组织有关人员撤离危险地区,并做好妥善安排;

(4)做好现场安全保卫工作,严防坏人趁火打动和搞破坏活动

(5)协助有关部门查原因、查损失并做好善后工作。

14．参与公司定期消防检查工作及定期的安全会议

15．执行及有效完成上级指派的其它工作任务。

保洁员:

1．严格遵守集团公司各项规章制度。

2．严格执行清洁工作制度,坚守岗位,掌握保洁用品、用具的使用方法,出现突发事件及时汇报。

3．自行拟定保洁时间表,报物业公司服务中心批准;按照保洁时间表做好日常保洁工作。

4．安排保洁时间先于工作时间,保洁工作在上班前完成,不能影响公司正常工作。

5．保洁员出入公司各个场所,严禁发生偷窃行为。

6．不允许因个人情绪降低保洁质量。

7．保洁员请假事先申请,获准后方可离开。

8．保洁员与员工礼貌相待,互相尊重。

9．有权制止员工的各种破坏卫生、污染环境的行为。

10．保洁员的卫生负责范围有:

(1)负责办公室、会议室、大厅、楼梯(电梯)、过道及卫生间的清扫。

(2)清倒办公室和公共走道之垃圾,做到通道”五无”:无垃圾、无蛛网、无积灰、无痰迹、无杂物。

(3)清擦办公场所(办公桌、沙发、办公用具、门窗、扶手等),保持公共场所门窗玻璃干净,扶手无积灰。

(4)定期检查卫生间内设备状况,确保良好使用;及时增添卫生间内洗手液、卫生纸。

(5)定期维护盆景植物卫生,做到其叶面、花瓣无明显积灰。

(6)放置药物、除四害,做好蚊蝇消杀工作和灭鼠工作。

(7)完成领导临时交办的其它任务。

电工:

1．严格遵守公司各项规章制度。

2．努力学习技术,熟练的掌握公司各物业供电方式状态、线路走向及所辖设备的原理、技术性能及实际操作。

3．负责配电室、电梯机房、楼层电井的日常运行、维修、保养。

4．负责管辖范围内所有公共设备的应急维修。

5．每月两次发电机试运行。

6．负责公司物业外围照明灯具的启、停。

7．做好办公楼内房间、公共场所的照明灯具、开关、插座等的修理与更换。

8．负责电气设备、各配电箱(柜)表面清洁。

9．负责餐厅、厨房、办公室、洗涤动力设备电气的维护保养和故障检修工作。

10．每周一次巡查责任设备;每月一次清洁责任设备及周围环境卫生。11．制订并监督执行强、弱电系统的设备定期保养规定。

12．提出本系统的备料计划,协助采购专业性较强的工具或零件。

13．做好公司办公区域供电系统外线修理。

14．坚守岗位定期巡视电气设备密切监视运行情况,正确抄录各项数据并填好报表。

15．发生事故时,应保持冷静头脑,按照操作规程及时排除故障。

16．服务热情周到,接到报修通知单立即上门服务,保证质量,做到”小修不过天,大修在三天”。

17．完成领导临时交办的其它任务。

设备维护工:

空调工:

1．坚守岗位,服从指挥,对领导安排的工作负责。

2．严格执行安全操作规程,保证维修质量,按时完成任务。

3．认真学习专业知识,熟悉设备结构、性能及系统情况,以求判断故障准确,维修快捷。

4．空调工必须掌握好设备运行的技术状况,发现问题立即报告队长,并立即进行抢修。

5．按保养规程做好所分管的设备日常及月度保养工作,确保重点设备经常处于良好的技术状态。

6．值班人员必须严守岗位职责,服从指挥。严守操作规程,对安排的工作负责,不得擅离职守。

7．制订并执行空调及给排水系统的设备定期保养规定及技改项目方案。8．填写本系统的操作要求和工作指令。

9．提出本系统的备料计划,协助采购专业性较强的工具或零件。

10．负责空调系统(包括风机)的日常运行和维护保养。协助水、电工对空调系统中相关的电气设备进行维护保养。

11．负责给排水系统(包括阀门、管道)的维护保养。协助水电维修组对给排水系统中相关的电气设备进行维护保养。

12．在非供冷期内设备责任人每周一次巡查责任设备;每月一次清洁责任设备及周围环境卫生。

13．负责公司中央空调系统的运行管理。

14．负责中央空调水系统的维护保养和故障检修。

15．发生故障时积极抢修,应急故障未处理完毕不得下班。

16．维修人员违反制度,拖延时间,修理质量低劣造成影响营业或损坏设备,追究当事者责任。

17．完成领导临时交办的其它任务。

电梯工:

1．负责监视和掌握公司各物业电梯的运行状态,保证电梯的正常运行; 2．负责公司电梯及附属设备的定期维修保养和故障检修工作。

3．负责轿厢(不包厢内)、井道及井道底、各梯整流、控制柜、变频器的清洁。

4．负责各电梯照明及内选外呼指示的巡查和检修。

5．负责公司自动门的维修保养和故障检修。

6．电梯机房发现故障时,应立即进行检修,并做好记录,如无法修理,应立即与厂家联系,同时做好记录;

7．当遇到运行中的电梯出现紧急情况,首先应保持镇定,立即报告部门领导并按应急处理办法进行处理。

水管工:

1．做好公司物业各主干线以内的上下水道的维修,保证畅通无阻。

2．做好各物业楼内管线、盥洗间、厕所的上下水日常维修,保证其处于良好运行状态。

3．负责每天两次巡视给排水设施设备,并做好记录;

4．服务热情周到,接到报修通知单立即上门服务,保证质量,做到”小修不过天,大修在三天”。

5．完成领导临时交办的其它任务。

木工:

1．负责房屋的维修,并管理杂工。

2．屋面补漏、修补屋面、修补泛水、屋脊等

3．钢、木门窗整修、拆换五金、配玻璃、换纱窗、油漆等

4．修补楼面地面面层、抽换个别棱木等

5．修补内外墙、抹灰、窗台、腰线等

6．拆砌挖补局部墙体、个别拱圈、拆换个别过梁等

7．抽换个别檩条、接换个别木梁、屋架、木柱、修补木楼等

8．制订房屋的定期保养规定及改造方案。

绿化员:

1．认真执行集团环境绿化美化的有关规定及各项管理制度。

2．全面维护和监护集团环境绿化美化工作,并及时记录;对违犯的,及时上报进行处理。

3．定期修整,配置得当,践损不现,用途不变,长势良好,不见虫害,花木宜人,绿化美化。

4．根据季节变化、天气情况对绿化范围内的花草树木及设施要及时进行培土、修剪,灭虫,浇水及日常卫生清洁等养护管理工作。

5．凡由公司负责之绿化,绿化员应及时检查记录报告绿化情况

6．要做到草坪内:无杂草、垃圾及其它杂物,保持清洁卫生。

7．公司绿化范围内树木和其它绿化设施与电力通讯、地下管道、基建等施工相矛盾时,绿化员要会同主管领导、部门,采取保护绿化的有效措施,不得擅自砍伐和修剪。

8．完成领导临时交办的其它任务。

10．工作标准

11．规章制度

内部管理规定

一、值班管理规定

1、值班员工必须严格坚守岗位,不得私自离岗、串岗。未经批准擅自脱离岗位者,作违反劳动纪律处理;造成损失的,追究其经济责任。

2、值班员工必须集中精力,保持警觉,认真工作,不得麻痹大意或做任何与值班岗位无关的事情。

3、值班员工必须服从组长的安排,听从调配,执行组长的工作指令。

4、值班员工必须严格执行巡检制度;做到腿勤、眼尖、耳灵、脑活、手快,

及时发现隐患,迅速排除故障,保证设备安全运行。

5、值班员工外出作业必须随身携带对讲机,保持联系。

6、值班员工必须掌握并正确实施应急处理方案。遇突发性事件,应保持冷静,果断处理。

7、值班员工必须做好事故现场的保护工作,收集有关数据和原始记录,等候

上级到场处理。

8、值班人员必须做好当班的工作记录,按栏目要求认真如实填写。

二、值班员(巡视值班员)交接班规程

(一)接班员须知

1、上一班设备运行情况;

2、正在检修的设备情况;

3、设备故障的处理经过和结果。

(二)交接班程序

1、按规定时间由交班员工主持交接班。

2、交班员工宣读本班工作情况及设备运行情况,设备故障的处理结果和经过。

3、交接班双方会齐共同对主要巡视内容进行巡检,接班检查,交班随从巡查。

4、报告检查结果。

5、正常:接班人员签字,交接班结束。

6、不正常:由交班人员处理,接班人员配合;一时难以完成的,转由接班人员进行。

7、交接班情况记录在交接班记录表中,双方签字认可。

(三)交接班暂停凡有下列情况不得交接班,必要时立即通知主管到现场处理。

1、巡视记录与实际情况不符时。

2、交接班人数不齐或不在场时。

3、接班人员精神状态不良,包括倦怠、醉酒和伤病等时。

4、设备有故障在抢修中,而又必须交接双方共同处理时。

5、设备运行有异常而又找不出原因或运行情况不明时。

三、供电值班员交接班规程

(一)接班员须知

1、上一班设备运行情况;

2、正在检修的设备情况;

3、仪表指示是否正确;

4、设备故障处理的经过和结果。

(二)交接班程序

1、按规定时间由交班员工主持交接班。

2、列队于模拟图板前,交班背对图板,接班面对图板。

3、交班宣读本班工作情况记录及当前运行方式。

4、交接班双方会齐共同巡检设备一次,接班检查,交班随从巡查。

5、报告检查结果。

6、正常:接班人员签字,交接班结束。

7、不正常:由交班负责处理,接班配合;一时难以完成的,转接班继续进行。

8、交接班情况记录在当值日志上,双方签名确认。

(三)交接班暂停

凡有下列情况不得交接班,必要时须立即通知值班主管到场处理。 1、设备记录与实际运行状况不符时。 2、交接班人数不齐或不在场时。 3、当值员精神状态不良,包括疲倦、醉酒、伤病等时。 4、设备有故障在抢修中,而又必须交接双方共同处理时。 5、设备运行有异常而又找不出原因或运行情况不明时。

四、运行记录管理制度

1、巡视值班记录表每班记录一次,电气设备运行记录、每半天记录一次,设备运行记录表(空调系统)每班记录一次,由相关专业的管理员检查后每月月底将表格汇总交设备设施组组长存档。

2、设备维修保养记录由维修人员填好后交班长,相关专业的管理员审查后签名,每月月底将记录表格汇总交检修队队长存档。

3、巡查签到表每日均由当值员工巡查设备后签名,由相关专业的管理员抽查监督,月底汇总后交检修队队长存档。