第11讲 办公室沟通
如何提高办公室中的沟通和协作能力
如何提高办公室中的沟通和协作能力办公室中的沟通和协作能力对于团队的成效和工作效率具有重要而不可忽视的作用。
一个良好的沟通和协作环境可以促进员工之间的合作、减少冲突，并提高工作流程的顺畅度。
本文将探讨一些提高办公室沟通和协作能力的方法和技巧。
一、建立良好的沟通渠道在办公室中，建立良好的沟通渠道至关重要。
首先，确保有一个开放、透明的沟通氛围，鼓励员工分享信息、意见和问题。
同时，确保及时、准确地传达信息，避免造成误解和信息传递的不畅。
另外，有效利用各种沟通工具和技术，如电子邮件、即时通讯工具、会议等，以确保信息流动和沟通的高效性。
二、倾听和理解在沟通过程中，倾听和理解是成功的关键。
员工应该学会倾听他人的意见和观点，尊重他人的意见，避免中断和争论。
同时，提出明确的问题，确保理解对方的意图和需求。
在讨论和决策过程中，及时反馈并提供合理的解决方案，以增加沟通的效果和效率。
三、建立团队合作精神团队合作是办公室中成功的关键。
为了提高沟通和协作能力，团队成员应该互相支持和合作。
建立一个积极的工作氛围，鼓励员工分享知识和经验，提供支持和协助。
同时，鼓励员工参与团队活动和项目，培养团队合作精神和意识。
四、清晰的目标和角色定位一个成功的团队需要有明确的目标和角色定位。
为了提高沟通和协作能力，团队成员应该清楚地了解他们的工作目标和职责，并与其他团队成员共享这些信息。
通过明确的目标和职责，可以减少冲突和误解，并提高团队成员之间的工作配合和协作效率。
五、培养良好的沟通技巧良好的沟通技巧是提高办公室沟通和协作能力的关键。
团队成员应该学会有效地表达自己的想法和意见，使用清晰、简洁的语言，避免冗长和复杂的表达方式。
另外，学会借助非语言沟通，如肢体语言、面部表情和眼神联系，以增强沟通的效果和效率。
六、解决冲突和问题办公室中难免会出现冲突和问题。
为了提高沟通和协作能力，团队成员应该学会解决冲突和问题。
首先，要保持冷静和客观的态度，理解对方的观点和需求。
办公室如何做好沟通协调工作
办公室如何做好沟通协调工作张文涛(延安大学文学院陕西延安 716000）沟通协调是办公室的一项重要工作。
办公室处在单位领导之间，无论是参与政务、处理事务还是办理会议，都离不开办公室的大力沟通协调。
新时代、新形势、新任务要求办公室必须以新的方法、新的思维来处理组织交给办公室的各项工作。
所以，如何做好办公室的沟通协调工作的重要性是不言而喻了。
笔者现顺应时代的要求，就如何做好办公室沟通协调工作浅谈一下自己的看法。
一、正确认识沟通协调工作的重要性是做好办公室工作的前提沟通协调是指两人或两人以上的群体通过符号的相互交换而建立的关系，为实现共同的目的而把各项活动加以调节,并引导各组织机关之间和工作人员之间分工协作,相互配合,同步和谐地完成任务。
在组织坐标中办公室就像两根数轴的交叉点,承担着各种指令和信息的落实执行、分解传输、综合反馈和联络沟通等职能。
而办公室沟通协调工作是使办公室与外部人员的交流,领导与下属的感情联络，控制者与控制对象的纠偏工作能有目的、有秩序地协同配合行动。
1、沟通协调是使组织成为一个整体的“凝聚剂”每个党政机关与企事业单位都由数人，数十人，甚至成千上万人组成，组织每天的活动也由许许多多的具体的工作所构成。
由于个体的地位、利益和成长经历以及能力的不同，他们对组织目标的理解和掌握的信息也就不同，这也就使得各个体的目标有可能偏离组织的总体目标，甚至完全背道而驰。
例如，目前就有些单位的办公室人员自身参与意识不强，主动沟通协调的思想淡漠，工作中以“不多事、不误事”的落后思想，简单的认为办公室无非是领导的“传声器”，组织材料的“勤务员”，这种思想恰恰与时代对办公室提出的参与政务、管理事务、搞好服务等要求相背离。
所以组织的总体目标在此类单位中根本是“墙上的门帘”。
再者，任何事物整体与部分之间以及各个部分相互之间，都不可避免地要发生这样或那样的矛盾，现代组织机构尤其是如此。
著名管理学家巴纳德认为“沟通是一个组织的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。
11第十一章__倾听_管理沟通
全 神 贯 注 倾 听 的 技 巧
表现出兴趣和真诚 避免干扰 直视对方的眼睛 不要打断对方 读懂语言的和非语言的信息 向讲话者复述 听完后再评价 给讲话者以回应 不要滔滔不绝地说话
不善倾听的人的分类
坐立不安者：即那些心神不定、局促不安的倾听者。 当信息传播者正在叙述时，他们总是心神不定地动来 动去，这种行为有碍正常沟通。 追根寻源者：这类倾听者常急于获得正确的信息，他 们表现出强烈的专注，这样往往会使信息传播者感到 为难甚至恐慌。 情感冷漠者：这类倾听者只接受事实的东西，在他们 看来情感和观点没有多少价值。冷漠的态度往往阻碍 信息的传递。 有耳无心者：这是心不在焉的一类倾听者，他们对某 一信息的反应处于一种被动状态。 断章取义者：他们喜欢将听到的信息加以修改。这类 人属于选择性的倾听者，因而他们的信息缺乏完整性。
第三节 倾听的策略
1.全身心投入：集中精力，集中思想，积极思考， 保持开放式姿势，使倾听在一个宽松的气氛中进 行，这是有效倾听的重要保证。 2.换位思考(同理心)，以增强相互理解 3. 适当记录，这有助于对方相信你的诚意，以及 你对倾诉者的重视。 4. 听其声观其行：不仅关注对方说什么，更要观 察其非语言所透露出来的信息 5. 耐得住沉默：少说多听，适度沉默，静静地听 他人倾诉是有效倾听的最好方式 6.反馈：反馈是有效倾听的体现
自我测试
1、我常常试图同时听几个人的交谈。 2、我喜欢别人只给我提供事实，让我自己作出解释。 3、我有时假装自己在认真听别人说话。 4、我认为自己是非言语沟通的好手。 5、我常常在别人说话之前就知道他要说什么。 6、如果我没兴趣和别人交谈，我常常通过注意力不集中的方式结束谈话。 7、我常常用点头、皱眉的方式让说话人了解我对他所说内容的感觉。 8、常常听别人刚说完，我就紧接着谈自己的看法。 9、别人说话的同时，我也在评价他的内容。 10、别人说话的同时，我常常在思考接下来我要说的内容。 11、说话人的谈话风格常常影响到我对内容的倾听。 12、为了弄清对方所说的内容，我常常采取提问方法，而不是进行猜测。 13、为了理解对方的观点，我总会很下工夫。 14、我常常听到自己希望听到的内容，而不是别人表达的内容。 15、当我和别人意见不一致时，大多数人认为我理解了他们的观点和想法。 20
办公室交流学习材料
办公室交流学习材料办公室交流学习材料第一章：有效沟通的原则和技巧1.1 确保信息清晰明了- 使用简单明了的语言- 避免使用术语和行话- 确定信息传达的目的和重点1.2 倾听并展现兴趣- 给予对话参与者关注和尊重- 避免干扰性行为，如打断和分心- 使用肢体语言和眼神示意对方你在倾听1.3 提问和回答技巧- 选择适当的提问方式，如开放性问题和封闭性问题- 用简单明了的语言回答问题，避免含糊和模棱两可1.4 非语言沟通- 注意肢体语言和面部表情的影响力- 熟悉文化差异对非语言沟通的影响1.5 解决沟通障碍- 正面沟通中可能出现的困难和挑战- 分析和应对沟通障碍的策略和方法第二章：团队沟通与协作2.1 建立团队沟通文化- 建立开放、信任和支持的团队氛围- 强调积极的反馈和合作2.2 有效的团队会议- 确定会议目的和议程- 分清主要议题和次要议题- 保持会议秩序和高效率2.3 跨文化团队沟通- 了解和尊重不同文化之间的沟通差异- 学会适应并解决跨文化交流中的问题2.4 良好的协作与合作- 学会分享信息和资源- 有效地合作和协调团队成员的工作第三章：书面沟通技巧3.1 写作的基本原则- 适应读者需求和背景- 用简练明了的语言写作- 保持逻辑清晰和结构完整3.2 电子邮件沟通- 确定主题和目的- 使用简洁明了的语言- 检查和编辑邮件以确保准确性和完整性3.3 报告和备忘录写作- 确定报告或备忘录的受众和目的- 所有必要的信息和数据- 注意格式、结构和语言的规范第四章：有效演讲和演示4.1 演讲准备和规划- 确定演讲目的和主题- 收集和整理相关的信息和数据- 设计演示素材和图表4.2 演讲技巧- 控制语速和音量- 使用肢体语言和面部表情- 与观众建立视线接触4.3 回答问题和处理反馈- 熟悉常见问题和关注点- 用简洁明了的语言回答问题- 积极接受和运用反馈意见以上是办公室交流学习材料的大致内容。
通过学习和应用这些原则和技巧，可以提高办公室人员的沟通能力，增强团队协作，有效地传达信息，并展示自己的观点和想法。
五个提高办公室沟通的技巧
五个提高办公室沟通的技巧在现代工作环境中，沟通是组织和团队成功的关键。
有效的办公室沟通不仅可以加强员工之间的合作，还可以促进信息的传递和共享。
然而，要实现良好的办公室沟通并不容易。
本文将介绍五个提高办公室沟通的技巧，帮助您建立良好的工作氛围，促进团队的合作和增加工作效率。
一、积极倾听积极倾听是有意识地专注于对方说话的技巧。
在办公室中，当有人与您交流时，您应该停下手中的工作，与对方进行眼神交流，并表达出对对方话语的关注和理解。
同时，通过肢体语言和面部表情，向对方传达出您在倾听并尊重对方观点。
积极倾听有助于建立良好的工作关系，增加沟通的效果。
二、明确表达明确表达是沟通中至关重要的一环。
当您与同事或下属进行沟通时，应该清晰、准确地表达自己的意思，避免使用难以理解或模糊的词汇。
使用简洁明了的语句，并尽可能避免使用行话或专业术语，以确保信息传递的准确性和有效性。
三、有效反馈反馈对于办公室沟通的质量和效果至关重要。
当您接收到他人的信息时，及时给予积极的反馈可以增加信任和理解，并鼓励进一步的交流。
有效反馈包括表达对对方的赞赏、提出建设性的建议和意见，并给予必要的支持和帮助。
通过积极的反馈，可以促进办公室中的良好沟通氛围。
四、灵活运用多种沟通方式在办公室沟通中，灵活运用多种沟通方式是十分重要的。
除了面对面的交流外，您还可以利用电子邮件、电话会议、在线聊天等方式进行沟通。
根据情况选择合适的沟通方式，可以提高沟通的效率和方便性。
然而，需要注意的是，在选择电子沟通方式时，确保信息清晰明了，避免产生误解和歧义。
五、团队建设团队建设是提高办公室沟通的关键因素之一。
通过定期组织团队建设活动，可以增加员工之间的互动和协作，促进沟通和信息的共享。
此外，鼓励员工提供建议和意见，并对团队的有效沟通给予积极的激励和奖励，有助于建立积极的工作环境和促进团队的合作精神。
结论良好的办公室沟通是组织和团队成功的关键。
通过积极倾听、明确表达、有效反馈、灵活运用多种沟通方式以及团队建设，可以显著提高办公室的沟通效果和工作效率。
办公室公共关系沟通
办公室公共关系沟通
办公室公共关系沟通是指在办公室内部，通过各种渠道和方式，建立和维护员工之间、员工与管理层之间、公司与外部合作伙伴之间的良好关系，以达到提高工作效率、增强团队凝聚力、促进企业发展的目的。
办公室公共关系沟通的主要内容包括以下几个方面：
1. 内部沟通
内部沟通是指在公司内部员工之间进行的沟通。
内部沟通的目的是为了促进员工之间的交流和合作，增强团队凝聚力，提高工作效率。
内部沟通的方式包括会议、邮件、电话、即时通讯工具等。
2. 外部沟通
外部沟通是指公司与外部合作伙伴之间进行的沟通。
外部沟通的目的是为了建立和维护公司与外部合作伙伴之间的良好关系，促进企业发展。
外部沟通的方式包括会议、邮件、电话、商务拜访等。
3. 员工培训
员工培训是指公司为员工提供的各种培训和学习机会。
员工培训的目的是为了提高员工的技能和素质，增强员工的工作能力，提高工作效率。
员工培训的方式包括内部培训、外部培训、在线学习等。
4. 社交活动
社交活动是指公司组织的各种社交活动，如年会、团建活动、员工生日会等。
社交活动的目的是为了增强员工之间的交流和合作，增强团队凝聚力，提高员工的工作积极性和满意度。
5. 公司文化建设
公司文化建设是指公司通过各种方式和渠道，建立和传播公司的文化价值观和企业精神。
公司文化建设的目的是为了增强员工的归属感和认同感，提高员工的工作积极性和忠诚度，促进企业发展。
以上就是办公室公共关系沟通的主要内容。
通过建立和维护良好的办公室公共关系沟通，可以提高员工的工作效率和满意度，增强团队凝聚力，促进企业发展。
办公室如何做好沟通协调工作
办公室如何做好沟通协调工作办公室沟通协调是一个有效率的工作环境中至关重要的组成部分，能够促进团队合作，提高工作效率。
下面是一些提高办公室沟通协调的方法：1.建立良好的沟通渠道：确保在办公室内有多个沟通渠道，例如电子邮件、即时通讯工具、内部社交媒体平台等。
这些渠道可以帮助员工迅速交流信息，避免误解和信息滞后。
2.定期团队会议：团队会议是提高沟通效率和协调团队工作的重要途径。
定期召开团队会议，让每个人分享工作进展、遇到的问题以及解决方案。
会议可以增强员工之间的理解和沟通，帮助大家协调工作。
3.倾听和尊重：在办公室中，倾听和尊重是建立良好沟通关系的关键。
员工应该尊重他人的观点和意见，积极倾听他人所说的话，并给予积极的反馈。
这样能够增加互信和合作意愿。
4.明确目标和任务：在团队中，每个人都应清楚他们的工作目标和职责，并明确任务的优先级。
只有明确了目标和任务，团队成员才能更好地协调工作，减少冲突和重复劳动。
5.及时沟通问题：在发现问题或遇到困难时，及时与相关人员进行沟通。
不要隐瞒问题，这样只会加重团队的沟通和协调问题。
相反，主动解决问题会帮助团队更快地达到目标。
6.建立协作文化：建立一个鼓励协作和开放沟通的办公室文化是非常重要的。
鼓励员工之间分享信息、互相支持和合作。
通过建立和维护团队共同的价值观，可以增强团队协作能力。
7.清晰明确的沟通：在与他人进行沟通时，要确保信息清晰明确。
尽量用简单明了的语言表达想法或要求，避免使用模糊或含糊不清的词语。
这样可以减少误解，并提高沟通的效果。
8.及时反馈：及时给予他人反馈是一个良好沟通的重要方面。
当人们知道自己在做得好或需要改进时，他们会更加明确自己的工作重点，并努力改进。
因此，对于团队成员的工作表现，要及时给予正面的或建设性的反馈。
通过以上方法，我们可以提高办公室的沟通协调能力，促进团队合作，提高工作效率，从而取得更好的工作成果。
在办公室的沟通和协调过程中，要保持积极的态度和良好的沟通习惯，才能够有效地解决问题，并取得成功。
办公室沟通时应该注意的礼仪
办公室沟通时应该注意的礼仪办公室是一个特殊的工作环境，人们在这里必须与同事、上司和下属进行密切的沟通。
良好的办公室沟通礼仪对于保持工作效率的高涨和和谐的工作氛围至关重要。
下面是一些在办公室沟通时应该注意的礼仪。
1.尊重他人：在办公室沟通中最重要的一点就是尊重其他人。
尊重他人意味着倾听他们的观点，尊重他们的观点和决策，并且对他们的时间和空间予以重视。
不要打断别人的话，也不要侮辱、嘲笑或贬低他人。
2.使用适当的语言和音量：在办公室沟通中使用适当的语言和音量是非常重要的。
使用清晰、简明的语言，避免使用不当或冒犯性的词汇。
另外，要注意自己的音量，避免大声喧哗或讲话过于轻声细语。
3.注意肢体语言：办公室沟通不仅仅是口头交流，肢体语言也是非常重要的。
保持良好的姿势，如坐直或站立，并保持良好的眼神接触。
避免做出不适当的手势或面部表情，这可能会误导或冒犯他人。
4.保持专业：在办公室沟通中保持专业是非常重要的。
使用正式的语言和措辞，避免使用太多的俚语或行业术语。
确保与同事和上司之间保持适当的距离，不要过于亲密或轻易透露个人隐私。
5.注意语速和语调：办公室沟通中的语速和语调对于有效传达信息非常重要。
不要说得太快或太慢，要适当地调整语速以便于他人理解。
另外，要注意语调的变化，使用正确的语调来表达自己的观点和情感。
6.及时回复邮件和信息：在办公室沟通中及时回复邮件和信息是非常重要的。
尽量在24小时内回复对方的邮件或信息，即使你无法立即解决问题，也应该回复一封简短的邮件或信息，告知对方你的回复会稍后给予。
7.进行积极的反馈和批评：办公室沟通中需要进行积极的反馈和批评，但要注意方式和措辞。
尽量选择适当的时机和地点，避免在公共场合批评他人。
使用建设性的语言，提出问题或建议时要注重事实，而不要涉及个人攻击。
8.尊重个人隐私：在办公室沟通中尊重个人隐私是非常重要的。
不要在公共场合谈论他人的私人事务，如家庭问题、健康问题等。
如果他人主动分享了个人信息，要保持适当的回应和回答，但不要过于猎奇或打断。
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办公室沟通
课程内容
文书沟通 运用商务餐建立良好沟通 运用送礼建立良好沟通
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藏宝游戏
收文管理
1、收文范围 、 2、收文处理程序 、 3、相关工作 、
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收文范围
定义：收文是收进外来发送本企
业的文件， 业的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关于 商务的材料，都是收文。 商务的材料，都是收文。
西式自助餐礼仪
依序取菜 一次取多样少量 不要混用专用汤匙或菜夹 餐盘不可再用 不可浪费 不可暴饮暴食 遵守西餐的礼仪
西餐注意点
正确地使用餐具 沙拉、主菜及面条、 进食的方法 （沙拉、主菜及面条、 面包、 水果） 面包、汤、水果） 进食的姿势 谈话
运用送礼建立良好沟通
巧妙赠送礼物
送礼的规矩 送礼的四要素
办公室是我们重要的工作场所 办公室也是我们重要的生活场所
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收文处理程序
程序图： 程序图：
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运用商务餐建立良好沟通
餐具的正确使用 基本餐桌礼仪
中餐 的礼仪
正确地使用餐巾 使用公筷母匙 挟菜 喝汤 嘴内有食物， 嘴内有食物，不要张口与人交谈 敬酒 谈话 离座
游戏：恰如其分的生日礼物 游戏：
送礼的规矩
礼物要轻重得当 选择合适的时机 了解受礼人的喜好 礼品要有意义
送礼的四要素 何时送礼 送给谁 送什么 怎么送
何时送礼
家庭场合 私人场合 公司场合 酬 谢 节 日
送给谁
送给职员礼物 给客户或顾客送礼
送什么 非耐用品和耐品包好 亲自书写附言并在礼仪卡上签 名 如有可能， 如有可能，亲自送礼