U9标准采购流程
U9-操作指引(完整版)
U9 操作指引销售管理部份料品：50-0000-0001 指定存储地点及业务员客户：指定交易币种，价目表，出货原则，退货条件，出货条件，收款币种，收款条件，立账条件，其中立账条件及收款币种要与交易币种保持一致（重要）1.下达销售合同（注意起交日期在生效日期与失效日期之间）—提交—审核—客户确认（注意指定合同类型及流程）2.操作—批量生单（注意收款条件币种与单据币种一致）--提交—审核3.标准收货—批量生单—提交—审核4.退回流程：退货申请—批量生单（注意退货处理的单据类型）--受理—提交—审核5.采购管理—收货—销售退回收货—批量生单—进入检验流程6.采购管理—销售退回单—操作—检验—确定—提交—审核采购管理部份：料品：10-0000-0001 ，收货程序,勾选请购及询价属性1.查看是否点收及检验，操作—点收—提交—审核为可改，收货原则要填供应商：付款条件，付款币种，收货原则，立账条件2.下达采购合同（注意起交日期在生效日期与失效日期之间）--提交—审核—供应商确认3.采购申请—合同请购—批量生单（参照采购合同）提交—审核4.采购管理—料品询价范围—询价—批量生单（参照请购单）-比价—接受比价—提交—审核—转PO5.采购订单—提交—审核6.标准收货—批量生单—进入检验流程。
7.采购收货单—操作—检验—确定最终接受数量—提交—审核生产管理部份：料品：50-0000-0001 料品档生产页签可设超领百分比；物料清单中控制页也可以设，优先取物料清单的设置1、生产订单下达新增——单据类型——生产部门——生产数量——完工存储地点——计划开工时间——计划完工时间2、齐套分析指定存储地点——选取成套策略（生产数量、指定数量、可成套数）——选取生产订单——齐套分析3、生产订单开工开工：开工——开工数量——开工反开工：开工——开工历史——反开工4、生产订单领料与退料领料：后续处理——非成套领料——存储地点——实发数量——保存——审核——发料确认退料：生产退料——单据类型——选取生产订单——选取备料单——实退数量——退料理由——保存——审核——退料确认生产订单查询领退料明细、生产订单查询备料5、生产订单完工后续处理——完工——完工数量、报废数量、返工数量——质检页签（没有质检流程时：检验结果、不合格处理方式、数量）——保存——审核——进入质检流程---入库（打开生产订单、取消入库）6、返工生产订单生产管理参数：是否即时产生返工生产订单。
U9 操作指引(完整版)
U9 操作指引销售管理部份料品：50-0000-0001 指定存储地点及业务员客户：指定交易币种，价目表，出货原则，退货条件，出货条件，收款币种，收款条件，立账条件，其中立账条件及收款币种要与交易币种保持一致（重要）1.下达销售合同（注意起交日期在生效日期与失效日期之间）—提交—审核—客户确认（注意指定合同类型及流程）2.操作—批量生单（注意收款条件币种与单据币种一致）--提交—审核3.标准收货—批量生单—提交—审核4.退回流程：退货申请—批量生单（注意退货处理的单据类型）--受理—提交—审核5.采购管理—收货—销售退回收货—批量生单—进入检验流程6.采购管理—销售退回单—操作—检验—确定—提交—审核采购管理部份：料品：10-0000-0001 ，收货程序,勾选请购及询价属性1.查看是否点收及检验，操作—点收—提交—审核为可改，收货原则要填供应商：付款条件，付款币种，收货原则，立账条件2.下达采购合同（注意起交日期在生效日期与失效日期之间）--提交—审核—供应商确认3.采购申请—合同请购—批量生单（参照采购合同）提交—审核4.采购管理—料品询价范围—询价—批量生单（参照请购单）-比价—接受比价—提交—审核—转PO5.采购订单—提交—审核6.标准收货—批量生单—进入检验流程。
7.采购收货单—操作—检验—确定最终接受数量—提交—审核生产管理部份：料品：50-0000-0001 料品档生产页签可设超领百分比；物料清单中控制页也可以设，优先取物料清单的设置1、生产订单下达新增——单据类型——生产部门——生产数量——完工存储地点——计划开工时间——计划完工时间2、齐套分析指定存储地点——选取成套策略（生产数量、指定数量、可成套数）——选取生产订单——齐套分析3、生产订单开工开工：开工——开工数量——开工反开工：开工——开工历史——反开工4、生产订单领料与退料领料：后续处理——非成套领料——存储地点——实发数量——保存——审核——发料确认退料：生产退料——单据类型——选取生产订单——选取备料单——实退数量——退料理由——保存——审核——退料确认生产订单查询领退料明细、生产订单查询备料5、生产订单完工后续处理——完工——完工数量、报废数量、返工数量——质检页签（没有质检流程时：检验结果、不合格处理方式、数量）——保存——审核——进入质检流程---入库（打开生产订单、取消入库）6、返工生产订单生产管理参数：是否即时产生返工生产订单。
U9采购-借入转采购-调整后
03-04-000103-04-0001-0
品
托盘
名
规
格
单 数 位 量
个 50
属性
采购件
价格 (元)
30
供应商数据 编码
001001-0003
名称
北京德川物资 有限公司
位置
北京德川
位置属性
2009 UFIDA Software Corporation
产品配置：借入转采购数据处理 产品配置：借入转采购数据处理 数据
选中转采购的 借入单
2009 UFIDA Software Corporation
产品配置：借入转采购流程 产品配置：借入转采购流程
借入单转采购 生成的借入采 购单
2009 UFIDA Software Corporation
产品配置：借入转采购流程 产品配置：借入转采购流程
点击批量立应 付将借入采购 单生成应付单
目录
业务原型 应用模式及应用流程 系统配置及演示 实施要点
U9产品解决方案
2009 UFIDA Software Corporation 2009 UFIDA Software Corporation
业务原型
企业向客商、内部组织、部门、 企业向客商、内部组织、部门、个人存在 借入料品的业务。借入的料品需要归还， 借入料品的业务。借入的料品需要归还，如确 定不能归还，则经双方协商可做采购处理， 定不能归还，则经双方协商可做采购处理，即 借入转采购。 借入转采购。
2009 UFIDA Software Corporation
应用模式－ 应用模式－阐述客户情况
天宇股份下属国内采购公司向供应商北京德川物资有限公司借 入托盘20个 按照借入单登记入库，因托盘使用中发生消耗损毁， 入托盘20个，按照借入单登记入库，因托盘使用中发生消耗损毁， 20 需要做借入转采购处理，按照原借入单生成相应采购订单， 需要做借入转采购处理，按照原借入单生成相应采购订单，根据采 购订单生成应付单立账，向供应商付款。 购订单生成应付单立账，向供应商付款。
U9请购、采购、请款操作手册
表行
项目：对于生产物资申请，项目为必填项目。
料号：用户选取。
品名：系统根据“料号”的选择自动带入。
规格：系统根据“料号”的选择自动带入。
图纸数量：办公用品申请无需填写。
需求数量：手工录入。
库管核准数量：根据领导审批数量自动生成，库管可根据库存情况进行修改，填写。如果库存现有量完全满足需求无需采购，填写0。
【快打】：点击该按钮后不需要弹出打印设置画面，根据默认规则直接打印当前卡片信息。
行
如果只对“行”进行新增、删除、插入操作，操作方法如下图3-1所示：
图3-1
3.2.
3.2.1.
系统上对日期的输入提供手工输入和参照录入两种：
手工输入例如：手工输入系统显示为
参照录入，操作如下图3-2所示：
图3-2
3.2.2.
【审核】：对当前卡片单据记录执行审批处理。
【弃审】：放弃审批操作处理。即对已经核准的内容，放弃核准，信息仍保持未核准状态。
【首页】：显示第一条单据或档案信息。
【上页】：显示上一条单据或档案信息。
【下页】：显示下一条单据或档案信息。
【末页】：显示最后一条单据或档案信息。
【附件】：可以将本地的文件上传到文件库指定的目录中。可以记录相关文件的路径或链接。
如果知道料品的品名或者料号信息，可以直接录入，系统会自动进行模糊匹配。
图3-5
如果输入匹配的结果有多个，弹出匹配结果，人工选取。
图3-6
4.
4.1.
4.1.1.
各部门在有办公用品申请需求时填写此单，由相关负责人进行审批。
U9标准采购流程
.U9标准采购流程标准采购是采购业务中最常见最普通的流程，先请购，再下采购订单PO，根据采购订单收货，最后入库确认，立应付、先进行请款、再付款、核销、转总账。
应用流程示例创建请购单→审核→采购订单→审核→标准收货→应付立账→请款→付款→应付核销→转总账c15/ 1.U9系统里采购部主要使用以下四大模块：一、采购管理模块15/ 2. 应付管理模块二、15/ 3. 料品成本模块三、15/ 4. 费用报销模块四、15/ 5.为了提高采购工作效率及准确性，达到采购的目标职能，采购系统各职员应各负其责、分工明确。
1、各公司采购员负责本人所采购料品的采购订单的制定（订单输入完毕保存、提交即可），以及下达订单给各供应商，采购订单完成后，由采购部主任对其采购订单进行审核，审核确认无误后，方可标准收货入库。
于次月5-10号，采购文员根据系统标准收货的数据，同各供应商进行对数工作及发票的跟踪，发票到达不及时的，应将信息及时反馈给采购员或采购部主任，由采购员或采购部主任追催到位。
2、各公司采购部收到供应商的发票后，采购文员在第一时间对收到的发票进行核对，核对的内容有：发票抬头、料品名称、数量、单价、税率、价税合计等是否符合本公司的资料及U9系统收货单内容。
核对无误后，手工填写《付款申请单》，将《付款申请单》连同发票一同交送财务有关会计审核签名确认。
这时，采购文员即可进入U9系统制定请款单，保存提交后，由采购部主任对请款单进行审核。
3、当发生有料品退货时，采购部采购员负责跟踪本人所采购料品的退货情况，由五金仓库制定退货单，经采购部采购员审核退货单后方可退货。
4、各公司采购部所有费用报销单均由采购文员录入到U9系统，报销单录入保存提交后，由采购部主任进行审核。
5、各公司采购部每新增一种料品后，采购文员负责料品成本手工维护（计划价）的录入，其计划价由采购中心或采购部主任提供。
6、当料品计划价发生变化时，由采购文员进行料品成本手工变更，将计划价更改为最新计划价。
U9请购、采购、请款操作手册
中辰钢结构项目有限公司
U9系统操作手册
编制：中辰ERP项目组
日期：2012.5.16
【首页】：显示第一条单据或档案信息。
【上页】：显示上一条单据或档案信息。
【下页】：显示下一条单据或档案信息。
【末页】：显示最后一条单据或档案信息。
【附件】：可以将本地的文件上传到文件库指定的目录中。可以记录相关文件的路径或链接。
【留言】：留言关联审批对象，点击【留言】时，可以向指定对象发送消息，对方接到消息后，可以回复消息。
在【全部模块】下，可以看到登陆人有操作权限的全部模块结点。点击名称展开子系统。以进入“采购管理”子系统为例，具体操作如图1-2，1-3：
图1-2
图1-3
2.
登陆系统后，点击【个人信息】，选择【修改密码】，在弹出的修改密码窗口，填写“旧密码”，“新密码”，“确认密码”，点击【确定】，完成密码修改操作。
涉及模块：采购管理下的请购。
4.2.2.
图5-1
注：有*标注的为必输项目。
表头
单据类型：分为4种，根据不同申请需求进行选择。（1）生产物资（2）办公用品（3）设备配件（4）库管专用。
单据编号：系统自动编码，无需编辑。
日期：默认为当前登陆日期，可以手工修改。
状态：系统默认不能修改。分为：开立，审核中，已核准。对于已审核，审核中的单据不能删除。
【复制】：将当前画面录入内容复制到新画面中，画面显示新复制过来的信息。
【提交】：将当前卡片单据记录提交审批流程的下一个审批环节。
U9采购管理
总装厂
借：存货 贷：应付账款-暂估应付账款
借：材料采购 应交税金-进项税
贷：应付账款
借：存货 贷：应付账款-暂估应付账款 借：存货 贷：材料采购
计划订单-采购订单-收货
采购订单-收货
合同-请购-采购订单-收货
合同-收货
无订单收货
采购管理
场景
集采分收
集采分收是指集团采购中心负责集中管理供应商及制定采购价格等采购 政策，并且负责采购订货工作，各分子公司或工厂、分支机构提出采购申 请，由采购组织进行汇总、调整，并统一下达采购订单；供应商按订单行 指定的不同交货地点，将货交至不同的需求组织，由各需求组织进行收货 确认，再由采购中心集中对外部供应商结算货款。
供应商送货过来或上门提货后收货
7 • 发票处理 发票送达后进行发票校验，立账
8 • 付款
确认发票无误且根据账期、付款条件等付款
采购管理
需求接口
采购合同
采购流程
请购
询比价
采购订单
ASN单
计划订单 收货单
采购管理
采购流程
常规流程
请购-采购订单-收货
请购-询比价-采购订单-收货
计划订单-请购-采购订单-收货
若需求组织与采购组织属于不同的会计主体，双方还需进行内部交易结 算。
采购管理
销售公司
总装厂
集采分收Biblioteka 配套厂采购中心销售订单
MRP
生产计划 委外计划 采购计划
生产计划 采购计划
调入单 应付单
收货单 内部交易结算
请购 采购订单 应付单
应收单
采购管理
业务关系
集采分收
采购管理
推荐-U9请购、采购、请款操作手册 精品
根据实际库存修改“确认数量”，批量修改单据最终价为1。
将修改后的采购订单保存，【提交】给办公室主任进行审核。
办公室主任审批
由办公室主任进行审核，操作同
总经理审批
由总经理进行审批，操作同。
供应部经理分割指派
由供应部经理进行审批，操作同。
供应部经理或者相关采购员依据供应商对合并的标准采购单进行拆分操作，，操作如下图4-10，4-11，4-12所示：
退回：如果审核时觉得单据数据存在问题，需上一环节的办理人进行修改或确认时，点击【退回】按钮，退回给上一环节办理人。
分管领导审批
操作同。
分管领导审批通过后，系统自动发送消息给办公室汇总人员，办公室汇总人员登陆系统标准采购模块进行后续操作。
办公室汇总上报
办公室汇总人员登录系统后，可以在主页“我的消息”里看到已经通过分管领导审核环节的办公用品请购单的通知消息记录。
图5-7
图5-8
图5-9
5.
5.1.
采购员根据已核准的请购单生成标准采购单，确定供应商，价格等。
5.2.
生成标准采购
用户登录系统后，点击【采购管理】-【采购】下的【标准采购】，如图6-1所示：
图6-1
选择【来源类别】为“请购单”，点击【来源单据】后方的 ，选择请购单，操作如图6-2,6-3所示：
图6-2
行
如果只对“行”进行新增、删除、插入操作，操作方法如下图3-1所示：
图3-1
3.2.
3.2.1.
系统上对日期的输入提供手工输入和参照录入两种：
手工输入例如：手工输入20XX0131系统显示为20XX.01.31。
参照录入，操作如下图3-2所示：
图3-2
3.2.2.
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U9标准采购流程
标准采购是采购业务中最常见最普通的流程，先请购，再下采购订单PO，根据采购订单收货，最后入库确认，立应付、先进行请款、再付款、核销、转总账。
应用流程示例
创建请购单→审核→采购订单→审核→标准收货→应付立账→请款→付款→应付核销→转总账
U9系统里采购部主要使用以下四大模块：一、采购管理模块
二、应付管理模块
三、料品成本模块
四、费用报销模块
为了提高采购工作效率及准确性，达到采购的目标职能，采购系统各职员应各负其责、分工明确。
1、各公司采购员负责本人所采购料品的采购订单的制定（订单输入完毕保存、提
交即可），以及下达订单给各供应商，采购订单完成后，由采购部主任对其采购
订单进行审核，审核确认无误后，方可标准收货入库。
于次月5-10号，采购文
员根据系统标准收货的数据，同各供应商进行对数工作及发票的跟踪，发票到
达不及时的，应将信息及时反馈给采购员或采购部主任，由采购员或采购部主
任追催到位。
2、各公司采购部收到供应商的发票后，采购文员在第一时间对收到的发票进行核
对，核对的内容有：发票抬头、料品名称、数量、单价、税率、价税合计等是
否符合本公司的资料及U9系统收货单内容。
核对无误后，手工填写《付款申请
单》，将《付款申请单》连同发票一同交送财务有关会计审核签名确认。
这时，
采购文员即可进入U9系统制定请款单，保存提交后，由采购部主任对请款单进
行审核。
3、当发生有料品退货时，采购部采购员负责跟踪本人所采购料品的退货情况，由
五金仓库制定退货单，经采购部采购员审核退货单后方可退货。
4、各公司采购部所有费用报销单均由采购文员录入到U9系统，报销单录入保存提
交后，由采购部主任进行审核。
5、各公司采购部每新增一种料品后，采购文员负责料品成本手工维护（计划价）
的录入，其计划价由采购中心或采购部主任提供。
6、当料品计划价发生变化时，由采购文员进行料品成本手工变更，将计划价更改
为最新计划价。
由请购单生成采购订单
从本公司的账套进入全部模块下的采购管理模块，找到采购下面的标准采购点击进入画面，在基本页签里，按顺序逐项输入供应商名称、业务员、部门、来源类别（请购单）等，价格含税一定钩上。
从来源单据的放大镜进入请购单查询对话框，输入查询条件，找到需要生成采购订单的请购单后确定，在行号里就能看到来源单据号、料号、品名、规格、采购数量、最终价、价税合计、交期等等的内容，其中的（来源单据号、料号、品名、规格、需求数量、交期等）从请购单自动带出，注意交期同日期的时间要一致。
最终价（以合同或报价表的价格为依据）需要生成订单的操作员手工录入，录入最终价后，价税合计自动生成，点保存、提交，即整张订单完成。
可从价目
表带出，可
手工录入
未审核不
可收货
采购订单的审核
采购部主任负责审核采购订单，从本公司的账套进入全部模块下的采购管理模块，找到采购下面的标准采购点击进入画面，点击列表，输入查询条件（单据状态：审核中），找出未审核的采购订单进行审核。
审核的依据是同供应商签订的合同、确认的报价单、调价函等；审核的内容包括：供应商名称、料品名称、规格、数量、最终价、价税合计及交期等。
审核人发现采购订单的内容有误，应及时下达信息给采购订单的操作员更改确认，再保存、提交，由采购部主任做再一次核对无误后才能点审核，之后，五金仓库方可标准收货入库。
审核后
可收货
采购退货单的审核
从本公司模块进入全部模块下的采购管理模块，找到收货下的退货点击进入画面，点列表输入查询条件，找到需审核的退货单，双击打开单据进行审核，审核的内容包括：供应商名称、料品名称、料品规格、拒收数量、最终价等，确认无误后点审核方可退货。
可自动带出也
可手工录入
生成请款单
从本公司的账套进入全部模块下的应付管理模块，找到付款下的请款点击进入画面，在基本页签里，输入申请日期、预付款日期，已经标准收货且收到了发票的请款用途选“标准”，选择供应商后，进入选单放大镜找到财务部会计所制定的应付单，如需更改金额，可在应付单的“折扣前请款金额里”更改确定，点保存、提交即可。
是预付款的请款用途选“预付款”，其他操作同上。
由采购部主任进行审核，审核方法同采购订单的方法一样。
在标准下请款
在此更
改金额
在预付款
下请款
手工输入
金额
费用报销单的录入
从本公司的账套里进入全部模块下的费用报销模块，找到日常操作下的报销点击进入画面，在基本页签里逐项输入报销日期、记账期间、报销部门、报销人组织、报销人等内容，在行号里输入费用项目、发票金额；如属车辆费用，点击扩展字段找到车牌号确定，保存、提交即可。
由采购部主任进行审核，审核方法同采购订单的审核方法一样。
车辆费用要输
入车牌号码
料品成本手工维护（计划价）的录入
大宗原材料的计划价由采购中心提供给各分公司采购部，小五金材料及设备等的计划价由各采购部主任提供。
由各分公司采购部文员进行料品成本手工维护，具体操作如下：从本公司的账套进入全部模块下的成本管理模块，找到料品成本下的料品成本手工维护，点击进入画面。
输入本公司账薄（如：广东三和管桩有限公司主账薄）、记账期间（如：2011-01）、料品（可从放大镜找到需录入计划价的料品或直接输入料号即可），在分项成本页签输入材料成本后点保存，即完成了此料品的计划价录入工作。
在此手工录
入计划价
料品成本变更
当料品成本（计划价）发生变化时，需进入料品成本变更流程，由各公司采购文员进行操作。
从本公司账套进入全部模块下的料品成本模块，找到料品成本下的料品成本变更点击进入画面，点新增，输入查询条件，找到需变更计划价的料品，再双击进入画面，在变更范围下输入生效日期，如当期此料品有发生过业务，则生效日期应设为下个期间，否则，生效日期为当期。
在行号的新本层成本手工更改计划价为最新计划价，保存、提交、审核即可。
在此更改
计划价
基础资料的设置同维护
各分公司采购部指定专人，提供需新增的供应商及料品资料给采购中心基础资料设置的负责人，提供方式（QQ网络、传真、邮箱等），所提供的资料内容包括：一、供应商资料：供应商名称（全名）、区号、税率、所供材料、行业等；二、料品资料：标准名称、规格、最小计量单位、料品图片（一定配上）
为了统一、规范料品名称，以及供应商所开发票内容能匹配U9系统的收货入库单内容，我们设置的供应商及料品的基础资料必须做到准确无误，要求以上所提供的资料务必完整、准确，经采购部主任审核确认后方可提供到采购中心。
采购中心基础资料负责人收到各分公司采购部提供的资料后，对所提供的资料进行进一步的审核确认，确认必须新增的，应及时给予新增。