档案实体分类编号方法
档案实体分类编号办法
档案实体分类编号办法档案实体分类编号办法1 总则1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》与《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化与标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容与形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理与开发利用。
2 档案类别的设置2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
2.2 根据职能活动与档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )与其它非纸质载体形式的档案, 其形成与反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。
2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识与管理。
3 分类标识方法3.1企业档案实体分类的标识符号使用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；使用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架与编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济有用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(•但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。
档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。
档案编号( 档号 )标识举例示意:A1. A12. 010┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷顺序号┃┃┃┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架a) 根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）, 同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。
档案实体分类编号规范
附件三档案实体分类编号办法1 总则1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理和开发利用。
2 档案类别的设置2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。
2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。
3 分类标识方法3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(•但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。
档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。
档案编号( 档号 )标识举例示意:A1. A12. 010┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷顺序号┃┃┃┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架a) 根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）, 同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。
档案实体分类大纲和分类编号办法
档案实体分类大纲和分类编号办法一、编制目的为适应我校档案工作日益发展的需要，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强学校档案工作的科学管理，充分发挥档案的住处资源作用，为教学、科研、医疗、党政管理工作和社会主义建设事业服务。
根据国家教委编制的《高等学校档案实体分类法》的标准，结合我校的工作实际，特编制本法。
二、编制的原则本法的编制，以辨证唯物主义为指导，突出教学、科研档案在学校档案中的核心地位，党政管理档案统率全局的作用，充分反映学校职能活动的特点和规律。
以学校全部档案为对象，以各部门从事社会活动的职能分工为基础，根据档案的内容、特点和形式的规律，按照我校档案形成的领域范畴，把产生于同一活动领域有相同内容，在保持其不可分割的自然联系的情况下，把同一门类的管理性和业务性文件材料作为有机整体，归入相同的类别。
类目设置必须有相对稳定性。
不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。
类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。
严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。
做到各类之间，各类相同级位之间划分标准一致。
类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、实体分类大纲（一）一级类目的划分与标识一级类目是高校档案实体分类的最高层位。
根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ 党群类主要包括党组织、团组织、工会、民主党派及统战工作形成的文件材料。
上级机关与本校党务管理的文件材料。
XZ 行政类主要包括校办、人事、审计监察、武装、保卫、总务、医务、图书情报行政部门的工作总结及上级机关与本校行政管理的文件材料。
JX 教学类主要包括研究生、本科生、专科生、成人教育及继续教育的教学管理、教学实践及教学研究中形成的文件材料。
KY 科研类主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，按其自然形成的规律分为科研准备阶段，研究实践阶段，课题鉴定阶段，成果申报和奖励及推广应用阶段的科技文件。
档号及编制方法
档号及编制方法1、档号定义档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）等。
全宗号：档案馆指定的全宗代码；案卷目录号：每一本案卷目录的代码；类别号：档案类目的代码（分类号）；项目号：指产品、工程、课题、设备的代字或代号；案卷号：案卷排列的顺序号；件号：案卷内的顺序号；页（张）：案卷内文件每页(张）的顺序号。
2、档案的编制原则档号是存取档案标记，并具有统计监督作用，档号编制遵循以下原则：（1）唯一性原则档号应指代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只表示一个编号对象。
档号不能重复。
（2）合理性原则档号结构必须与馆（室）档案的整理分类体系相适应；档号应保持完整，不能随意减少某种代码。
（3）稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变，否则会给档案保管和检索造成混乱。
如必须改变的档号，应在卷皮、卷盒、所有有关检索工具及计算机数据库中作出修改，保持实体上的档号与检索工具的一致性，改变档案号时，还应注明原档号。
（4）简明性原则档号力求简短明了，使之易识、易写、易记，以便减少代码差错率，节省存储空间，提高手工和计算机的处理效率。
（5）扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3、档号的结构根据《档号编制规则》（DA/T13—1994）的规定，档号结构分为三种：（1）全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号（xxxx-xxx-xxx-xxx）适用于档案馆（室）对文书档案的编号。
（2）全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号（xxxx-xxx……n-xxx-xxx）适用于档案馆（室）对各类档案的编号。
（3）类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号（xxx……n-xxx……n-xxx-xxx）适用于专业档案馆、档案室对科技类档案的编号。
《归档文件整理规则》颁布实施后，新的档案号结构：一般由全宗号、档案门类代码˙年度、保管期限、机构（问题）、件号组成。
档案实体分类编号办法
档案实体分类编号办法1. 引言档案是组织中重要的信息资源，对于管理档案，分类编号是其中一项重要的工作。
本文将介绍档案实体分类编号的相关办法。
2. 定义档案实体是指具有固定格式和构成，以及独特性的档案载体。
分类编号是为了使档案实体能够有序、清晰地组织和管理而进行的标识和编码工作。
3. 档案实体分类编号原则•唯一性原则：每个档案实体都应该有一个唯一的分类编号，以便于查找和识别。
•层次性原则：分类编号应该按照一定的层次结构进行，便于组织和管理。
•信息丰富性原则：分类编号应当反映档案实体的基本信息，便于了解档案内容。
•一致性原则：分类编号的编写应当符合统一的规范和标准，以确保档案管理的一致性。
4. 档案实体分类编号的组成要素•机构代码：标识档案所属的机构或部门。
•类别代码：标识档案所属的类别或类型。
•年度代码：标识档案产生或归档的年度。
•顺序号：标识同一类档案实体中的顺序位置。
5. 档案实体分类编号的编写规范•机构代码：采用规定的代码或缩写，标识具体的机构或部门。
•类别代码：根据档案内容和属性进行分类，编写相应的类别代码。
•年度代码：采用统一的年度表示格式，如“YYYY”。
•顺序号：按照档案实体的顺序进行编号，保证顺序唯一。
6. 档案实体分类编号的应用档案实体分类编号主要用于档案的整理、检索和归档工作。
通过分类编号，可以方便地查找和识别档案实体，提高档案管理效率。
7. 档案实体分类编号的管理分类编号的管理包括编写、审核、变更和维护等环节。
需要建立健全的档案管理制度，规范分类编号的管理流程和责任分工。
8. 结语档案实体分类编号办法是档案管理工作中重要的规范和标准之一，对于提高档案管理效率和质量具有重要意义。
希望本文介绍的档案实体分类编号办法能够对档案管理工作有所帮助。
以上是关于档案实体分类编号办法的介绍，希望对您有所帮助。
档案分类编号方法
精心整理XXX分类编号方案XX综合档案室编XXXXXXX档案分类编号方案为了加强我所综合档案管理的需要，统一档案实体分类，实现档案整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，提高综合档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为我所各项工作服务，更好地为本地两个文明建设服务，根据《广东省机关档案分类办法》，参考学习市、镇档案馆的经验，结合我所实际情况，制定本分类编号方案。
123（（B3控制测量B4地形测量B5摄影测量B6地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1国土规划C2总体规划C3分区规划C4详细规划C5规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1土地管理D2用地规划管理D2.1建设用地规划管理D2.2违法用地管理（（F2长期F3短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1照片（底片）R2录像带R3录音带R4光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法:2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代永久1，。
年度●年度2、勘测类档案（B）、城建规划类（C）均按“类别－年度”来设置案卷顺序，其档号结构模式为：大类代字+属类代号＋年度+案卷号。
例：B1.2004—001案卷号年度属类代号大类代字3、城建类档案（D）按“类别－年度”来设置案卷顺序，其档号结构模式为：大类代字+属类代号＋年度+案卷号。
例：D2-2004—001案卷号年度属类代号大类代字4E3.1—5其照片号为：220-F1.1.5-6-22。
F115-6-22流水编号（张号）四级类目编号（册号）三级类目编号（年度）二级类目编号（期限）大类编号（照片目录）由2011年开始，照片档案全部为永久，二级类目编号（期限）不用写上，例如2011年第6卷的第22张永久保存的照片，其编号为220-F1.5-6-22。
如下图所示：F15-6-22流水编号（张号）四级类目编号（册号）三级类目编号（年度）67四、本办法自发布之日起执行，由单位档案室负责解释。
档案分类与编号方案
某档案分类与编号方案档案分为机关档案与产权产籍档案两类，其中机关档案分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物荣誉档案和图书资料等6个门类，各类档案资料编号方案规定如下：一、机关档案1、文书档案2004年以前采用“一事一卷”的整理方法，其案卷号的编制采用分永久、长期、短期三种保管期限，按问题排列，以年代顺序编大流水号。
如：全宗号—年度—问题—保管期限—案卷号编小流水号“永久、长期、短期”分别用“YCD”如党群类、人事劳资类档案形成年度，如“2003”本机关全宗号为1062004年以后，按《归档文件整理规则》整理，档号编制为：全宗号—年度—机构—保管期限—件号小流水号分永久、长期、短期文书档案的类别如办公室档案形成年度，如“2004”本机关全宗号为1062、会计档案会计档案档号编制方法为实体类目号—年度——卷号15（第15卷）档案形成年度，如：“2005”如：CK01表示会计档案的凭证类（CK02代表帐簿类：CK03代表财务报告类；CK04代表其他类）如CK01—2005—153、科技档案分基建、设备两类（1）、基建档案档号编制：类别号和属类代号+项目代号+案卷号JJ1——1——4案卷号（第4卷）基建项目代号（表示第1项工程）属类代号（1代表办公楼：2代表辅助基建）基建档案类别代号（2）、设备档案档号为：类别号和属类代号+设备项目代号+案卷号SB1——1——1案卷号（第1卷，如：电脑的购买合同）项目代号属代号（1代表办公设备，2代表交通设备）设备档案类别代号4、声像档案照片档案档号编制全宗号——保管期限代码——册号——张号106——Y——属类代号——15张号（照片在册内的排列从“1”开始）（1代表视察，2代表会议，3代表活动）保管期限代码（Y代表永久）全宗号（档案馆给立档单位编制的代码）5、实物荣誉档案分：1、奖牌；2、奖杯；3、证书、4、锦旗等四类类别代号——属类代号——件号SW3——Y——2件号（第2件）保管期限属类代号（3代表证书类）类别代号6、图书资料分为：政治类、法律类、业务类，分别用“1”“2”“3”标识，每类按购进先后顺序编流水号。
档案实体分类的原则和方法
档案实体分类的原则和方法一、原则：1.功能原则：按照档案的功能特点进行分类。
即根据档案的用途、作用和价值，将其划分为不同的类别。
如行政档案、专题档案、科研档案等。
2.主体原则：按照档案所涉及的主体进行分类。
即根据档案的产生主体或经营主体，将其划分为不同的类别。
如政府档案、企事业单位档案等。
3.形式原则：按照档案的形式和载体进行分类。
即根据档案的形式和介质，将其划分为不同的类别。
如纸质档案、电子档案等。
4.内容原则：按照档案的内容特点进行分类。
即根据档案所含内容的不同，将其划分为不同的类别。
如人事档案、财务档案等。
5.地域原则：按照档案所属的地域进行分类。
即根据档案所属地域的不同，将其划分为不同的类别。
如国家档案、地方档案等。
6.时间原则：按照档案产生和积累的时间进行分类。
即根据档案的时限和时代特征，将其划分为不同的类别。
如现行档案、历史档案等。
二、方法：1.综合分类法：根据档案的性质、用途、形式等多个因素进行综合考虑和分析，将档案进行分类。
该方法适用于综合性档案管理机构，如国家档案馆等。
2.专题分类法：根据档案所涉及的专题进行分类。
即根据档案所涉及的学科、领域或专题，将其划分为不同的类别。
如科研档案、保密档案等。
3.序号分类法：按照一定的序号规则进行分类。
即根据档案的编号规则，将其按照一定的顺序进行分类。
如档案馆中的手续文件、函证文书等。
4.机构分类法：根据档案产生的机构或部门进行分类。
即根据档案产生和保管的单位或部门，将其按照机构关系进行分类。
如档案馆的编制、存档、销毁等。
5.区域分类法：根据档案的地域位置进行分类。
即根据档案所属地域的不同，将其按照行政区域或地理区域进行分类。
如地方档案馆的分类。
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精心整理
档案实体分类编号方案
一、编制目的
为了进一步完善档案实体分类、编目、排架、检索的标准化、规范化和现代化，加强档案和档案工作的科学管理，更好地为学院的各项工作服务，根据《高等学校档
(一)
(二)
三、体系结构和档号的编制
(一)体系结构
1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质，我院档案确定为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群：主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ行政：主要包括行政职能部门(教务、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。
JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科研：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
CP产品：主要包括产品生产与科技开发过程中形成的文件材料
JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB
CB
WS
CK
SX反映学院
SW具有保存
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“Xingzheng”(行政)的简称。
2、二级类目的设置和标识，二级类目是对一级类目的细分，细分的标准在依照《高等学院档案实体分类法》的基础上，根据该类档案的形成规律和特点，结合档案的
内容在一级类目下细分出若干二级类目。
二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目按照细分设置的项目顺序，分别标识为“12、13、14、15…．．99”，但如10、20等带“0”的数字不用。
3、三级类目的设置和标识，在二级类目确定的原则和范围内，再细分出三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同，三级类目与二级类目同项标准，但应标注在二级类目后面。
4
(二)
1
2
3
分类号、保管期限件号（案卷号）之间用连接符号“一”连结。
例如：2005年内容为学籍管理的第25号卷的档案可标为：2005—JXl4—025
（三）档案的实体排架
原则上按一级类目——年代纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。
四、各类档案类目设置与标识
二级类目：
11党务综合（党总支综合材料入此。
）12纪检、监察
13组织
14宣传教育
15统战（民主党派材料入此。
）
16
17团委
18
19
2005—
(二)XZ
11
12
13审计
14武装、保卫
15总务
16档案
17图书
18电教
19国资
2005—XZl1—00l～n
(三)JX教学类
二级类目：
12高职教育
13成人本科教育
14成人专科教育
15
16
12
12
13招生
14
15
16
17教材
13成人本科教育
11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。
）
12学科与实验室建设（专业设置入此。
）
13招生
14学籍管理（学生奖惩材料入此。
）
15课堂教学与教学实践
14成人专科教育
11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。
）
12学科与实验室建设（专业设置入此。
）
13招生
14学籍管理（学生奖惩材料入此。
）
15
16
17教材
15
13招生
14
15
16
17教材
16培训类及其他教育
11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。
）
12学科与实验室建设（专业设置入此。
）
13招生
14学籍管理（学生奖惩材料入此。
）
15课堂教学与教学实践
教学类高职教育学籍管理档案档号编制模式如下：2005—JX1214—001～n
（四）KY科研类
二级类目：
11综合（科研经费管理、学术活动材料入此。
）
12
2005一
(
11
12
13
14
15
16
产品生产与科技开发类档案档号编制模式如下：2005一CP12—001～n
(六)JJ基本建设
二级类目：
11综合
12单项工程，按单项工程设置类目。
2005一JJ12—001～n
(七)SB仪器设备
二级类目：
11综合
12仪器设备，按仪器设备种类和开箱时间顺序排列。
仪器设备类档案档号编制模式如下：
2005一
(八)CB
11综合
12院报
13刊物
2005—
(九)WS
11综合
12出国（境）
13来院
14国际合作与会议
外事类档案档号编制模式如下：2005—WSll—001～n
(十)CK财会
11综合
12会计报表
13会计帐簿
14会计凭证
15工资清册(奖金、助学金入此。
) 财会类档案档号编制模式如下：
2005—
(十一
12照片
13
14
15
16
17
18
12照片类
12党政综合
13教学
14科研
15外事
16基本建设
18艺术展出
19统战院友
21人物类
22荣誉类
声像档案档号编制模式如下：2005一SXl212—00l～n
(
12
13
14
15
16
17。