文件收发及档案管理制度
公司文件的收发管理制度
公司文件的收发管理制度一、总则1. 本制度适用于公司所有文件的收发管理，包括但不限于内部文件、外部来文及机密文件等。
2. 所有员工必须严格遵守本制度，确保文件传递的安全、准确和及时。
3. 综合管理部负责监督本制度的执行情况，并定期对制度进行评估和更新。
二、文件接收管理1. 公司设立专门的文件收发室，负责统一接收和分发所有进出公司的邮件和文件。
2. 收到文件后，文件收发室应当立即进行登记，记录文件来源、类型、收件人及收到时间。
3. 对于加急或重要的文件，文件收发室应优先处理，并立即通知相关部门或人员领取。
4. 所有接收到的文件应当妥善保管，防止丢失或泄露。
三、文件发送管理1. 各部门需发送文件时，应填写文件发送申请单，明确文件的接收单位、内容摘要及发送方式。
2. 文件发送前，必须经过部门负责人的审核批准。
3. 文件收发室根据审核通过的申请单进行文件封装和发送，确保文件安全送达。
4. 发送完成后，文件收发室应及时更新登记记录，并保存相关邮寄凭证。
四、电子文件管理1. 电子文件的收发应使用公司指定的邮箱或系统，不得使用私人邮箱进行公务交流。
2. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限制文件的转发和打印权限。
3. 电子文件的备份应由专人负责，定期进行数据备份和安全检查。
五、责任与违规处理1. 任何违反本制度的行为，将根据情节轻重给予相应的纪律处分。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，相关责任人应承担相应的责任。
3. 综合管理部有权对文件收发过程进行抽查，以确保制度的执行效力。
六、附则1. 本制度自发布之日起生效，由综合管理部负责解释。
2. 本制度如有更新，将及时通知全体员工。
总结：。
收发文及档案管理制度
第一章总则第一条为加强我单位收发文及档案管理工作，确保文件、资料的安全、完整、规范，提高工作效率，根据国家有关法律法规和上级主管部门的要求，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有收发文及档案管理工作，包括文件的收发、登记、传阅、归档、保管、利用等环节。
第二章文件收发管理第三条文件收发工作由办公室负责，具体职责如下：1. 负责接收上级机关、同级机关和下级单位的来文；2. 负责单位内部文件的制发；3. 负责文件的登记、分发、传阅；4. 负责文件的归档和保管；5. 负责文件的销毁。
第四条收发文的基本流程：1. 收文：接收文件时，应认真核对文件名称、文号、密级、发文机关等信息，确认无误后，及时登记《收文登记簿》。
2. 发文：制发文件时，应按照规定的格式和程序进行，经单位负责人审批后，及时打印、封装，并注明收文单位。
3. 传阅：对需要传阅的文件，应填写《文件传阅单》，明确传阅范围、时限和责任人。
4. 归档：文件传阅完毕后，应及时归档，确保文件完整无缺。
第五条文件登记管理：1. 收文登记：收文时应详细登记文件的基本信息，包括收文号、发文单位、文号、密级、文件标题、收文日期等。
2. 发文登记：发文时应详细登记文件的基本信息，包括发文号、发文单位、收文单位、文号、密级、文件标题、发文日期等。
第三章文件传阅管理第六条文件传阅应遵循以下原则：1. 及时性：文件传阅应及时，不得延误。
2. 保密性：涉密文件传阅应严格保密，不得泄露。
3. 完整性：文件传阅应确保文件完整，不得遗漏。
第七条文件传阅流程：1. 填写《文件传阅单》，明确传阅范围、时限和责任人。
2. 将文件传阅至相关责任人。
3. 责任人应在规定时限内阅毕并签字。
4. 文件传阅完毕后，应及时退回办公室。
第四章文件归档管理第八条文件归档应遵循以下原则：1. 完整性：归档文件应完整无缺，包括正文、附件、复制件等。
2. 保密性：涉密文件归档应严格按照国家保密规定执行。
公文收发_档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位公文收发档案管理工作，确保公文传递的准确、及时、安全，提高公文处理效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有公文收发档案管理工作。
第二章组织机构与职责第三条设立公文收发档案管理部门，负责公文收发档案管理的日常工作。
第四条公文收发档案管理部门的主要职责：1. 制定和完善公文收发档案管理的规章制度；2. 负责公文的收发、登记、传递、归档等工作；3. 负责档案的整理、保管、利用和销毁工作；4. 负责对公文收发档案管理工作的监督检查；5. 负责开展公文收发档案管理业务培训和指导。
第三章公文收发程序第五条公文收发实行统一登记、统一编号、统一传递制度。
第六条收文程序：1. 对收到的公文，首先进行登记，包括公文编号、标题、来文单位、接收时间等；2. 对需要办理的公文，按照公文处理流程及时传递给相关部门；3. 对不需要办理的公文，及时退回或销毁。
第七条发文程序：1. 凡涉及本单位重大事项的公文，由主办部门起草，经主管领导审核后，提交办公室审批；2. 办公室对审批通过的公文进行编号、登记，并制作文件；3. 发文部门根据公文性质，通过机要通信、电子公文等方式发送。
第四章档案管理第八条档案整理应按照档案分类、编号、装订、归档等规定进行。
第九条档案归档应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得缺件、漏件；2. 真实性原则：确保档案内容的真实性，不得伪造、篡改；3. 保密性原则：对涉密档案，严格保密，确保档案安全。
第十条档案保管应遵循以下规定：1. 严格按照档案保管期限进行保管；2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；3. 对破损、褪色的档案，及时进行修复。
第十一条档案利用应遵循以下规定：1. 严格按照档案利用审批程序办理；2. 保障档案的完整性和保密性；3. 不得擅自复制、传播档案内容。
第五章监督检查第十二条公文收发档案管理部门定期对公文收发档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
公司文件收发档案管理制度
公司文件收发档案管理制度1. 背景公司作为一个组织机构，文件的收发和档案的管理是必不可少的。
通过规范的文件收发和档案管理制度，可以提高公司效率，促进信息的流通和利用，减少工作人员的工作量，提高工作质量和效率。
2. 适用范围本制度适用于公司内所有部门的文件收发和档案管理工作。
3. 文件收发3.1 收文公司所有的收文应按以下要求进行操作：（1）收文人员应当及时领取公司来文，并对来文进行分类整理；（2）收文人员对收到的每一份文稿都必须认真阅读，并在文稿的右上角注明收文日期和收文人员；（3）针对每份文稿的主题和性质，将其交给相应的业务部门进行核实和处理；（4）在核实和处理完成后，将处理结果注明于文稿，并在规定的时间内及时发回原文送件人，并将来文存档。
3.2 发文公司所有的发文应按照以下要求进行操作：（1）发文人员应当了解收件人的身份、职务和需求，选择合适的方式和形式，准确、简明、明确的表达文意；（2）针对需求不同，发文可以采取信函、传真、电子邮件、短信等不同形式，并保存相应的材料；（3）发文人员应当在发文抄送单上注明收件人、福彩快三平台收到日期、发件人等基本信息，并将抄送单附在发出的文稿上；（4）发文人员应当定期检查所发出的文件，在保证文件安全和完整的前提下，及时将过时或不需要保留的文稿予以销毁。
4. 档案管理4.1 档案的归档公司的所有档案应按以下规定进行归档：（1）所有归档的文稿必须经过合法授权且内容真实准确；（2）将文稿归档前，应当对文稿进行必要的分类整理，按照文件类型、名称、编号、时间等要素，进行规范的归档操作；（3）对于重要的档案，一定要进行备份，确保档案材料的安全性和完整性；（4）档案馆库的存储和保管过程中，应当注意防潮、防火、防鼠等管理工作，保证档案的安全有序。
4.2 档案查阅在必要的情况下，公司员工可以通过档案查阅进行获取所需信息。
档案查阅应按照以下规定进行：（1）员工必须提出书面申请，注明查阅文件的名称、时间、编号、目的等信息，并在规定的时间内向档案管理员提交申请材料；（2）所有的查阅操作必须在统一的档案查阅室内进行，不能擅自带离任何档案资料；（3）档案查阅室内应设有专人负责，严格按照公司取消权限的规定执行；（4）对于重要的档案资料，员工必须遵守商业机密、保密和商业利益安全的要求，绝不可泄露和传播。
单位文件收发归档工作制度
单位文件收发归档工作制度一、总则为了加强单位文件的管理，确保文件的安全、完整和及时提供利用，根据《中华人民共和国档案法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
二、文件收发1.文件接收（1）单位各部门收到文件后，应及时进行验收，确保文件的数量、质量和完整性。
（2）对收到的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、文件密级、发送单位、接收时间等信息。
（3）对文件进行分类、归档，确保文件有序存放。
2.文件发送（1）单位各部门发送文件时，应填写《文件发送单》，明确文件接收部门、文件名称、文件密级、发送时间等信息。
（2）文件发送部门应确保文件完整、清晰，并进行封装。
（3）文件发送部门应按时将文件送达接收部门，确保文件及时到达。
三、文件归档1.归档范围（1）本单位的各类文件，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。
（2）与本单位有业务往来的其他单位的文件，需归档的，应进行复制或摘录。
2.归档时间（1）纸质文件应在文件办理完毕后一个月内归档。
（2）电子文件应在文件办理完毕后一个月内进行备份，并按照相关规定进行归档。
3.归档要求（1）文件应按照分类、编号、排序的顺序进行归档，确保文件有序、便于查找。
（2）文件应使用符合国家标准的文件夹、文件盒等进行存放，确保文件安全、便于管理。
（3）文件归档应填写《文件归档登记表》，包括文件编号、文件名称、文件密级、归档时间、归档人等信息。
四、文件保管1.文件保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘、防有害气体等条件，确保文件安全。
2.文件应按照保密等级、文件类型、归档时间等进行分类存放，确保文件便于查找、利用。
3.文件保管人员应具备一定的文件保管知识，熟悉本单位的文件管理规定，确保文件安全、完整。
五、文件利用1.文件利用应遵循保密、合法、及时、准确的原则。
2.单位内部人员查阅文件，应填写《文件查阅申请表》，经批准后方可查阅。
档收发文管理制度
档收发文管理制度第一章总则第一条为规范和加强单位内部文件的收发管理工作，提高文件的质量和效率，根据《中华人民共和国政府文件管理办法》及相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于所有单位的文件收发管理工作。
第三条单位应当设立文件收发管理部门，负责文件的收发工作，并按照本制度的要求进行管理。
第四条文件包括内部文件和外部文件。
内部文件是指单位内部的文件，如会议记录、工作计划等。
外部文件是指单位与外部机构或个人之间的文件，如来文、发文等。
第五条文件的收发管理应当遵循便捷、准确、及时、规范的原则，确保文件能够顺利传达、及时办理。
第二章收文管理第六条单位应当设立专门的收文岗位，负责接收、登记、分发单位收到的文件。
第七条收文岗位应当定期清理收文箱，保持文件的及时处理。
第八条收文岗位应当及时把收到的文件登记在册，并登记文件的相关信息，如来文单位、文件标题、文件编号、收文日期等。
第九条收文岗位应当根据文件的紧急程度和重要性进行分类、印章和登记。
第十条收文岗位应当根据文件的内容和要求将文件分发给相应的部门或人员，并及时通知相关人员。
第十一条收文岗位应当定期向领导汇报文件的收发情况，并及时反馈意见和建议。
第十二条收文岗位应当做好文件的保密工作，妥善保管收到的文件，并按照相关要求做好文件的转交和销毁工作。
第三章发文管理第十三条单位应当设立专门的发文岗位，负责起草、审核、印发单位发出的文件。
第十四条发文岗位应当根据领导的指示起草文件，并征得相关人员的意见和建议。
第十五条发文岗位应当对起草的文件进行审核，确保文件的合法性、规范性和准确性。
第十六条发文岗位应当按照文件的紧急程度和重要性进行分类、印章和编号。
第十七条发文岗位应当及时将文件印发给相关部门或人员，并告知相关人员文件的内容和要求。
第十八条发文岗位应当定期向领导汇报文件的起草和审查情况，并及时反馈意见和建议。
第十九条发文岗位应当做好文件的保密工作，妥善保管发送的文件，并按照相关要求做好文件的归档和销毁工作。
公司文件收发及管理制度
公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。
2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。
3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。
4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。
二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。
2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。
3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。
4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。
三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。
2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。
3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。
4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。
四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。
2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。
3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。
4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。
五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。
3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。
六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。
2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。
3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。
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文件收发及档案管理制度
一、文件收发
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
二、收文的管理
第四条公文的签收
1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。
在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用
三、档案管理
1. 公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。
它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。
2 .档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。
3.凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。
4.档案机构的主要职责
⑴制定档案工作的规章制度。
⑵对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。
⑶负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。
⑷积极开展档案的提供利用工作。
5 、公司档案的构成与分类
⑴公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党政、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉等。
⑵档案分类
①党政文书档案
主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。
它是公司对方针政策贯彻的基本思想和基本措施，企业工作的指导原则。
②上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、决议、纪要等文件的全部，以及内公司发布的自制文件的全部和各种规章制度。
③公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股东大会、董事会、公司总部行政会议等形成的文件。
④计划和总结性文件。
⑤统计年报表，包括党员年报及名册，干部年报及名册、团员年报及名册等。
⑥党政工作中的其它文件，包括公司结构调整，组织机构图、厂庆活动资料、工业普查资料等。
6、经营文书档案
主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。
⑴计划类文件。
指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。
⑵指导类文件。
指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。
⑶价格类文件。
指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。
⑷凭证类文书材料。
指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。
⑸有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。
⑹技术档案
主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。
它是重要的技术活动和重要的技术资料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。
⑺技术研究档案。
它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。
⑻产品档案。
它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。
⑼设备(仪器)档案。
它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。
⑽基建档案。
它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。
⑾引进资料档案。
它包括引进产品交往的文件、考定资料、产品兰图、底图等。
⑿会计档案
主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的原始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。
它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和经营决策。
主要包括：
⒀会计报表档案。
它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。
⒁会计帐册档案。
它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。
⒂会计凭证档案。
它包括原始会计凭证(各种发票、车票、材料单等)和记帐凭证(会计记录)。
⒃声像档案：它是指将公司一些重要的实况，用照片、录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。
包括党和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治经济活动和文体活动等。
⒄人事档案：它包括干部档案、员工档案、党员档案等。
⒅荣誉档案：它主要指中央、省、市和有关上级机关授予公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。
具体归档文件材料范围详见《文件材料归档及保管期限的规定》
7、文件材料归档时间要求
⑴产品图和工艺底图归档，在设计完成整理、经样机签定图样全部修改后归档。
⑵科技文件材料在试验成果鉴定后归档。
⑶新购设备仪器，包括引进设备或技术，在开箱验收时接收归档。
⑷基建工程项目竣工验收时接收归档。
⑸各项管理工作形成的文件材料，在次年由各职能部门负责人审定归档。
⑹财会档案文件材料在年度终了后暂由财会部门保存三年，期满后指定专人移交归挡。
⑺声像档案在各项活动结束经整理随时归档。
⑻荣誉档案在上级授奖单位颁发后随时归档。
⑼人事档案归档按人事管理制度办理。
8、立卷要求
⑴立卷的文件材料，应按以自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求、特征及文件内容进行立卷。
⑵在一个卷内要按问题成文件形成的时间系统排列。
⑶案卷标题要简明准确，整理好的案卷应即确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。
⑷按归档要求进行装订、编号，填写卷首目录备考表。
⑸案卷组成后，应对案卷统一排列，编写全档号，然后逐一登记，填写案卷目录。
9、档案保管
⑴档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。
⑵建立档案管理人员岗位责任制。
⑶档案接收按各类档案交接手续办理。
⑷以防为主，防治结合，重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。
档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。
⑸对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄录(复印)。
⑹按公司保密制度做好档案保密工作。
秘密档案超过规定期限应履行解密手续。
⑺档案库房管理要规范化，框架应编号，编写档案存放地点索引。
⑻按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。