二级学院档案管理制度
一、总则
为了加强二级学院档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学院实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围
1. 学院行政、教学、科研、人事、财务、学生等各部门形成的各类档案资料。
2. 学院举办的活动、项目、培训、会议等产生的档案资料。
3. 学院与其他单位、个人之间的往来文件、协议、合同等档案资料。
4. 学院教职工、学生等个人形成的各类档案资料。
三、档案管理职责
1. 学院档案管理部门负责学院档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作。
2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案资料的真实性、完整性和安全性。
3. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，严格按照档案管理制度执行工作。
四、档案管理流程
1. 收集：各部门在形成档案资料时，应按照规定的时间、范围和格式收集齐全。
2. 整理：档案管理人员对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，确保档案资料的有序存放。
3. 归档：档案资料整理完成后，按照归档范围和规定的时间提交给档案管理部门。
4. 保管：档案管理部门对归档的档案资料进行分类、存放，确保档案资料的安全、完整。
5. 利用：档案资料需要查阅时，按照规定程序办理查阅手续，确保档案资料的安全。
6. 销毁：档案资料达到销毁条件时，按照规定程序办理销毁手续。
五、档案安全与保密 1. 档案管理部门应建立健全档案安全制度，确保档案资料的安全。
2. 档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案资料中的秘密信息。
3. 档案资料存储应采取电子化、数字化等手段，确保档案资料的长久保存。
六、奖惩与监督
1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案资料损失、泄露等行为的，依法依规追究责任。
3. 学院设立档案管理监督机构，对档案管理工作进行监督检查。
七、附则
1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由学院档案管理部门负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。
对高校二级学院档案管理现状的思考
对高校二级学院档案管理现状的思考
王 萍
（南阳医学高等专科学校，４７３０６１）
【捐ｉ要】针对当前高校二级学院档案管理现状，进行了分析探讨，提出了几点改进建议。 【关键词】档案管理工作；高校；二级学院；思考
高校二级学院档案是高校二级学院
在开展教学、科研、管理等活动中形成的
对高校和社会具有保存价值的文字、图
表、声像等不同形式、载体的历史记录．
是衡量学院教学质量和管理水平的一个 重要标尺，对学院的建设发展起着重要
助推作用。近年来．随着我国高等教育评
估制度、评估活动的实行和开展。各高校
越来越重视档案工作．档案管理条件不
断改善，管理水平不断提高。但是，在一
些高校．却仍然存在着只重视校本部档
案管理，而忽视其二级学院档案管理的 现象，造成二级学院档案管理很不规范，
给学院自身建设造成很大负面影响，同
时也给高校的长远发展带来一些新问题。
一、高校二级学院档案管理现状 档案管理不集中、统一。高校二级学
院档案管理工作一般归属院办公室负
责，院办公室大多成立有专门的档案室、
配备有专职档案员．但也有一些至今还
没有成立专门档案室，甚至连单独的档
案库房都没有．所有档案资料都存放在 院办公室的铁皮柜里，日常管理和使用
由办公室一名成员兼职．管理的范围也
仅限于文书档案和部分科技、会计及实
物档案，而大量的教学实践、科研活动材 料都分属各有关业务部门保管，形成了
一个单位多个档案管理部门的格局．这
既不符合《档案法》“档案实行集中统一 管理”之规定，也不利于本院档案的安全
管理和有效利用。
档案收集不完整齐全．整理不科学
规范。高校二级学院档案管理内容广泛。
载体形式多样，在日常文件材料收集、整
理中往往存在收集不及时、不完整、不齐
全．整理不科学、不规范等现象，有些应 归档的文件材料没有及时被收集归档或
被遗漏，有些已归档文件材料其内容不
齐全、不完整。例如，有些部门只重视收
集各种红头文件．而忽视了对教学、科研
浅谈高校二级学院档案的建立与管理
浅谈高校二级学院档案的建立与管理 郭靖 （山东经济学院公共管理学院） 摘要：随着高校规模的不断扩大，高校的档案管理工作由原来的学校统 管理逐步发展成为学校、学院二级管理。本文通过分析二级学院建立档案 的必要性和档案构成，认真总结了二级学院档案管理中容易出现的问题，进 步对规范二级学院档案管理工作提出了相应的对策。 关键词：二级学院档案管理对策 １二级学院建立档案的必要性 学校将各类工作逐步下放到各二级学院的同时，要求各级单位 对相关工作内容的档案资料进行长期保管，改变了之前将各类档案 全部上交学校的档案管理方式。这就要求所有二级学院对各类档案 的管理工作高度重视。 １．１二级学院建立完善的档案，是一所高校档案管理工作能够 顺利进行的前提二级学院的档案管理是学校档案管理工作的重要 基础，二级学院档案建设是校级档案建设的来源和延伸。二级学院作 为学校相对独立的教学单位，在学校的统一部署下，拥有自己独立的 管理方式，形成的诸多管理文件，作为档案材料充分客观的记载了学 院的历史，反映了二级学院的发展过程和取得的成就，是二级学院成 就的见证。二级学院档案管理与校级档案管理共同构成学校档案的 完整体系。 １．２科学的管理档案，是二级学院进一步做好教学科研工作的 前提和保障二级单位的档案管理工作，不仅仅是学校档案管理工作 的一部分，还是各二级单位实施教学、科研活动期间重要的参考资 料。教学是二级学院的工作重点，每个部分的教学档案从不同视角严 谨客观的记录了一个二级学院教学工作的开展过程。科研是二级学 院的工作难点，科研档案作为二级学院科研活动的基础，真实记载了 本单位的的学术水平和科研实力。行政工作包括内部人事调度与经 费分配情况或是其他日常事务的管理，这些工作在二级学院工作中 贯穿始终，为其建立完整的档案是行政工作能够顺利进行的前提。 ２二级单位档案管理涉及的主要档案材料 二级学院的主要工作内容包括教学、科研和日常行政工作。对应 产生的档案材料也分为教学档案、科研档案和行政档案三个部分。 ２．１教学档案大多数二级学院把教学档案分为三个部分：教学 管理基本档案、学生管理与学风建设档案、教学建设与教学改革档 案。其中：①教学管理基本档案包括课务档案、考务档案、学籍档案、 毕业实习／论文档案、教学管理／评价档案等档案材料。②学生管理 与学风建设档案包括学生管理档案、学生活动／获奖档案和学生就 业档案等。⑧教学建设与教学改革档案包括教学研究档案、学科专业 建设档案、课程建设档案、师资队伍建设档案等档案内容。 ２．２科研档案在二级学院的科研工作中，需要归档的材料范围 包括：课题／项目申请、实施、鉴定的相关材料；课题／项目工作总结 报告、论文、专著的相关材料；科研投资和经费预、算决算的相关材 料；课题／项目的成果样本、成果鉴定证书、数据、测试／检测报告等 相关材料；实验室、实验基地购置的仪器、材料等出入库清单等。 ２．３行政档案二级学院的行政管理工作任务繁重，头绪众多， 由此产生的档案材料种类的范围也相对较广，诸如学院的规章制度、 财务账目、固定资产明晰、上级下发的各类文件、学院各类会议的记 录及通过的办法等等。 ３二级单位档案管理中容易出现的问题 ３．１缺乏完善的规章制度，机构设置不健全虽然越来越多的高 校将档案管理工作下放到二级学院，但是并没有对二级学院的档案管 理工作没有提出明确的工作要求和工作标准。由于缺乏完善的规章制 度，各二级学院的档案管理工作有很大的随意性。再加上学院自身承 担着繁重的教学和科研工作，大多没有为档案管理配置专门的合理的 机构，基本上是谁收集使用材料，谁管理这部分档案，归档范围及管理 要求也没有明确的规定，档案管理很不规范。这就导致了实际工作中 出现集中管理档案难、归档难、档案开发利用难等被动局面。 ３．２档案意识薄弱，设备资料管理混乱受传统习惯的影响，二 级学院在日常工作中往往都只认识到教学、科研的重要性，而忽视教 学、科研过程中形成的档案材料的管理工作。目前，一些二级学院的 档案管理工作仅限于日常教学、科研所产生的文件的存取，缺乏系统 的档案意识。档案管理散乱、不集中，档案分类不科学、组卷不标准、 借取不规范。在档案管理上基本上是“谁收集谁管理”，相关工作人员 管理自己工作范围内的档案资料，设备资料管理混乱，甚至出现档案 缺失。 ３．３档案管理员业务素质不高，档案的管理流程不规范大多数 在二级学院从事档案管理工作的人员并非专业人员，而是从事相关 工作的行政人员兼职管理档案，比如教学档案由教学秘书管理，学生 档案由辅导员管理，行政文档由行政秘书管理，部分材料和上级文件 直接由分管领导管理等。作为档案管理的基础工作，档案的收集与整 理、立卷与归档工作既费工费力而且专业性又强。因为业务水平欠 缺，又不是专职的档案管理人员，兼管的人员没有足够的能力和精力 对各类档案进行专业管理。同时，由于档案管理分散，无法统一规范 档案管理流程，这就直接影Ｎ￣Ｎ－－级学院档案管理工作的质量。 ３．４管理手段落后，工作效率底二级学院档案建设起步较晚， 很多地方并没有将其作为学院工作重点，更没有计划为档案工作的 管理设备和现代技术进行更新。在档案管理中仍实行原始的手工处 理方式，这在很大程度上影响了教学档案管理效率。 ４规范二级学院档案管理的对策 ４．１建立健全二级学院档案管理制度管理制度化是加强二级 学院档案工作的关键。二级学院应在遵守学校档案管理制度前提下， 结合自身实际，逐步制定和完善本学院的档案管理制度，对管理过程 中的各个环节制定标准，用以规范本单位档案管理各环节的工作，依 法科学管理学院档案。建立制度的同时还应当加强对档案工作人员 的监督检查工作，及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况，使 档案工作的规范化从源头就把好关。 ４．２强化档案意识，推进档案管理的科学化、规范化要加大对 档案管理工作的重视程度，在学院各级领导、档案管理人员和专任教 师中强化档案意识，明晰档案管理的工作职责，规范档案管理工作的 标准、范围和职能，推进档案管理的科学化、规范化建设。要充分强调 档案管理的重要性，明确档案管理的意义，使全体教职工积极支持档 案管理工作人员的管理工作，增强档案管理人员的事业心和使命感， 从而为二级学院档案的规范管理奠定扎实的基础，不断提高档案管 理的水平。 ， ４．３提高档案管理员的业务水平，加强档案管理队伍建设档案 管理人员的业务能力和管理技术直接影ｏｒ￣ｊ－－级学院档案管理工作 的质量。针对档案管理人员非专职化、专业化这一现状，学院领导应 当加强对档案管理人员的专业培训和业务指导，让档案管理人员有 机会系统地学习档案专业基础知识，努力提高自身的业务素质。档案 管理人员也应当加强《档案法》的学习，了解上级部门的管理规定，积 极提升自身专业水平，树立服务意识，增强法制观念。 ４．４实现档案数字化管理，加强档案信息化建设网络背景下， 信息技术日趋成熟，档案管理信息化成为二级学院档案管理的必然 趋势。二级学院应从实际出发，充分发挥现代化办公技术在档案管理 中的运用，为档案管理工作配置具备优良安全性的硬件设备，建立完 善各类档案的数字化信息数据库，并对其进行有效的备份、更新和维 护。依托校园现有的成熟的网络环境和网上办公系统，各二级学院应 根据自身的实际需要将信息化档案的贮存、检索和传递工作搭建到 网络平台上来。针对不同用户释放不同的权限和时限，实现档案信息 共享，提高档案利用效率。 参考文献： …吕鸿，熊燕．高校二级学院档案管理模式探析【Ｊ】ｌ图书与情报，２００７，（６）． 【２１万琳 高校二级学院档案管理模式初探【Ｊｌ，科技情报开发与经济， ２００８，（１３） Ｉ３】岑淑儿．高校二级学院档案管理初探【Ｊ１．浙江档案，２００５，（６）． １６１
浅议高校二级学院教学档案的管理
浅议高校二级学院教学档案的管理
【摘 要】高校二级学院教学档案管理是高校管理的重要组成部分，教学档案是学院教学管理中的重要信息资料，是反映教学质量、教学管理水平的重要凭证和教学研究的客观依据。
【关键词】二级学院 教学档案 管理
1 教学档案管理的类型和内容
1.1综合管理类档案
包括上级部门下达的教学指导材料；学校教学管理；学院教学会议记录；教学管理制度；教师教研活动；教学工作计划；专业建设规划；师资队伍建设情况；教学管理队伍情况等。
1.2专业实验室建设类档案
包括实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料、仪器设备的购置计划、报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用故障记录、使用情况统计等。
1.3教学与实践类档案
包括教学计划、教学大纲；教学日历；教案、多媒体课件；教学任务书；课表、学生测评；试卷管理；调课记录；期末考试安排；学生成绩；毕业论文；毕业实习考核表等。
1.4学生管理类档案
包括专业学生名册；学籍更改；各门课程成绩册；学生个人档案，学位清册；就业指导；毕业生去向；毕业生调查等。
2 教学档案的作用
2.1查考与凭证作用
教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载。它是全体师生员工在教学活动中直接形成的。因此，在查考材料和处理问题时，它可以为人们提供无可质疑的证明材料。高校在开展教学研究活动、编写校史、查阅学生情况等都起着重要的历史凭证作用。
2.2为提高教学质量提供依据
一所学校和学院的教学质量如何，这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。
2.3为加强教学管理提供参考
教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、从宏观上明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划。
2.4教学档案是教学经验交流的有利工具
学院二级学院教学档案管理暂行办法
学院二级学院教学档案管理暂行办法
教学档案是衡量教学管理水平和教学质量的一项重要标志，也是迎接本科教学水平评估的重要工作之一。为了加强二级学院教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理和教学改等各项工作中的作用，特制定本办法。
一、教学档案管理的基本要求
1．凡是在教学活动、教学管理和教学研究等工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、录音、影像材料等均属教学档案归档范围。
2．我校教学档案实行校、院两级管理：凡是在本校教学工作中形成的、对学校工作有永久或长期保存价值的教学档案，一律移交学校档案室保存；凡是二级学院在教学工作中形成的、仅对各学院工作有保存价值，由各学院负责收集、整理、保存并利用。
3．各学院主管教学工作的副院长负责本单位教学档案管理的监督、检查工作，教务秘书或二级学院指定的档案管理人员具体负责本单位教学文件材料的形成积累工作。 4．各学院应进一步增强档案管理意识，将教学档案工作落实到日常教学管理中，在布置、检查、总结、考核教学工作的同时，注意教学档案的形成、积累、归档。
二、教学档案的形成与积累
1．各学院的教学秘书在工作中随时收集和积累教学文件材料，分类存放，将重要的一级教学档案移交给教务处统一立卷归档，并整理、保管好本单位的二级教学档案。
2．教学文件材料一般归档一份，重要的一级管理教学文件材料，各学院可根据实际情况保留两份，一份由教务处保存，一份由各学院自存，以便日后查找。
3．归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
4．各学院档案管理人员工作变动时，应及时做好教学档案的交接工作。
三、教学档案的整理
1．学院教学档案一般不需装订成册，只需要以教学文件为单位组成有序的体系，包括分类、排列、编目等，然后采用盒（袋）装的方法进行管理，以便于文件随时存取。 2．根据教学文件的形成规律，原则上相同的文件组成一盒（袋）。同一内容的文件材料较多时，可分别组成若干盒（袋）：也可以根据材料的内在联系，对问题单一、材料较少的文件和成一盒（袋）。
高职院校二级学院档案管理工作
高职院校二级学院档案管理工作
高职院校的二级学院是高职院校党政、科研等活动的组织和实施者，在教育教学过程中会形成丰富的档案资料。高职院校二级学院的档案记录和反映了二级学院建立、建设和发展的历程，为高职院校的各项统计工作提供源头的基础数据，是评估和衡量二级学院管理水平、教学水平、人才培养质量等的重要平台，是领导决策的重要支撑和保障。1989年10月，国家教委以第6号令颁布了《普通高等学校档案管理办法》，使高职院校档案管理工作步入正规化、标准化。①
1 高职院校二级学院档案管理的范围
高职院校二级学院在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研等方面形成了大量的资料。②这些文字、图像和声像等材料均应归档。归档的重点要以高职院校二级学院形成的不同载体和不同形式的文件材料为主，归联盟入的档案要真实地反映二级学院的各项工作活动情况。
党务行政资料的归档
包括学校下发的党务、行政、人事、科研、学团、工会工作的的文件资料;高职院校数据采集的报表;二级学院的工作设想、工作总结、会议记录、规章制度、合同协议、荣誉证书等。
1.教学常规资料的归档 包括教学计划、教学大纲、教学任务、校历表、课程总表、教材征订计划、考试安排表、期中和期末考试的试卷、学生的毕业设计论文;教学规划、规定、办法、会议纪要;各类教学检查、专业建设、课程申报、评奖评优资料等。
1.师资队伍资料的归档
包括二级学院行政人员、辅导员、实训室人员、专任教师的基本信息;师资培养计划、人才引进计划、骨干教师和专业带头人申报资料、人员年度考核、人员培训进修资料、兼职人员、外聘人员、兼职教师人员的资料;人员发表论文、教材、科研成果、发明专利等。
1.实验实训资料的归档
包括实训室建设方案、实训室改造方案、实验实训教学大纲、实验实训报告、实验室实训文件、记录表、制度、工作计划和总结、管理办法、使用记录、维修及故障记录、实验室评优申报等。
高校二级合并学院档案管理初探
６３南ＩＩｘ科技２０１ｏ年第８ 高校论坛 －＿－ Ｃｊ 同 校二级合并学院档案管理初探 胡永华 ＜四川理工学院） 摘要本文针对二级合并学院档案管理的现状及存在的问题，提出了提高二级合并学院档案管理水平的具体措施 关键词合并二级学院档案管理 随着高等教育体制改革的不断深化．办学规模不断扩大，二级学 院应时而生。二级学院一部分是在原有系的基础上建立起来的，另一 部分由以前的系部合并新组建而成，这就对二级学院的档案管理工作 提出了新的挑战。本文根据我校二级合并学院档案管理的现状及存在 的问题，着重提出了一些具体的措施方法，以提高我校二级学院档案 管理水平。 １ 二级合并学院档案管理工作的现状及存在的问题 （１）对档案管理重视程度不够，档案意识薄弱，档案资料丢失 严重。合并二级学院由于合院前夕人心思动，工作状态不稳定，一些 正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难 度。如果是责任心强的档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整 理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予 闻问；更有甚者，在院系调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材 料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或 丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。 （２）・二级学院的档案管理过分依赖学校档案馆。一方面，目前 高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二级学院档案工作 过于集中管理。另一方面，二级学院自身管理制度不缝全，档案员对 于档案的管理在头脑中没有一个明确的概念。再由于档案员行政上受 学院管理，业务上受高校档案馆的监督指导，相关的档案管理人员积 极性不高。二级学院领导和工作人员对二级学院档案建设重要意义认 识严重不足，认为档案管理和建设是学校的事，过分依赖学校的档案 馆。合并二级学院工作更是千头万绪，领导和管理人员还根本没有时 问考虑档案管理的事情 （３）缺乏完善的规章制度。二级学院档案建设起步较晚，合并 二级学院的档案更是空白，所以往往容易忽视工作的程序化、规范 化，习惯于个案处理，按经验办事，没有制定相应的管理规章制度和 具体的实施细则。 （４）二级学院档案管理人员素质不高。由于二级学院人员编制 紧张，就产生了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提 高。二级学院的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往 身兼数职，难以全心投入档案管理工作。有的部门兼职档案员形同虚 设，没能真正履行其职责。合并二级学院更是由于院系的重新组合， 人员工作安排的变动，兼职档案人员业务不熟的情况居多。 （５）缺乏专门的档案库房。由于办公用房紧张，合并二级学院 几乎都没有专门的档案库房。档案分散在各教研室或办公室人员手 上，很难集中管理；即使有库房的，由于二级学院合并在一起，还没 有完全地融合，档案也是凌乱地堆积，没能有效地集中有条理地管 理。 ２提高二级合并学院档案管理水平的具体措施 （接３页）进高校体育朝着积极健康的方向发展 展的高素质人才中发挥独特的教育作用。 （１】强化档案意识，规范档案管理：前已述及，档案文件材料 未能及时清理归档的重要原 是部分领导及档案管理人员思想重视不 足，因此，合并二级学院应将强化档案意识作为搞好档案工作的前 提。合并二级学院应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强领导和 广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财 富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代 的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的 完整与安全，从而使合并前散存于个人手中的一些有重要保存价值的 文件材料及时归档。同时，要针对合并前各系、部档案管理方式、方 法不尽相同的问题及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档 案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。 （２）采用科学的管理模式，提高档案管理水平。打破目前高度 集中的管理体制，可以根据合并二级学院的条件，采用集中式管理模 式或分散式管理模式。集中式管理模式是以专门的档案库房为主体的 集中管理与提供服务的模式。分散式管理模式是档案材料由各教研室 保管，目录上传给二级学院的兼职档案员，由二级学院兼职档案员负 责维护、管理。 （３）充分发挥二级学院档案管理特色。在档案管理方面，二级 学院要努力突出自身的特色，才能更具价值。首先，大量反映二级学 院发展的具体材料都是由二级学院进行管理。这些材料对学校档案部 门没有归档的价值，但它体现了二级学院各方面、各层次的工作，反 映了二级学院发展、壮大的历程，对二级学院来说非常的珍贵。其 次，各二级学院的专业、学科都各不相同，各有各的特色，这就决定 了二级学院在档案管理上也存在着差异性。合并二级学院，可以根据 自己的实际情况突出合并院系的特色。 （４）提高管理人员素质，搞好合并二级学院档案工作。建立一 支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍的前提是领导要重视合 并二级学院档案工作的人事安排，有条件的可以安排专取的档案工作 人员，应针对档案员不稳定的特点，采用“短、勤、快”定期培训和 平时业务指导相结合的方法，提高其业务索质。请档案专业的专家、 教授讲授档案基础理论知识和相关法律法规，逐步提高档案员的专业 水平；请兼职档案员分批到校档案馆观摩，由经验丰富的专职档案工 作人员结合具体案卷进行讲解和操作辅导，使之对档案材料的形成过 程、分类归档、管理利用等环节有更直观的认识，这可以提高二级学 院档案员的立卷和归档工作的专业化水平。还可以让兼职档案人员到 档案工作先进的学院参观学习，以提高二级合并学院档案管理水平。 参考文献 ［１】岑淑儿．高校二级学院档案管理初探仍．浙江档案，２００５（６ｊ ［２】孙虹高校二级学院建档可行性初探田．浙江档案。２ｏ０ｏ（５） 【３］毛丽君．二级管理体制下的高校档案工作Ⅱ】．浙江档案，２００７（４） （收稿日期：２０１０－０５－２５） 使其在培养全面发 【３】童锦，纵艳芳．浅谈校园体育文化建设Ⅱ１．安徽电子信息职业技术 参考文献 ［１】袁风生．等．构建和谐社会与篮球文化建设卟体育文化导刊 ２Ｃ．９６，７ ［２】王彬。于剑瑞．论高等院校体育文化的构建Ⅱ】．黑龙江高教研究 ２００５，２ 学院学报，２００６，３ 【４】 何黎明．浅析校固体育文化的定义与分类Ⅱ】．体育科学研究， ２００５，６ ［５】５ 朱亚明．关于发展高校校园体育文化的思考册．沈阳工程学院学 报，２００５，４ 【６】程路明现代体育与和谐社会Ｕ】＿浙江体育科学，２００６．１ 作者简介张俊伟（１９７６一）．硕士。讲师。研究方向：体育教学与 训练： （收稿日期：２０１０－０６－０２）
浅谈校企协同育人模式下二级学院档案管理要点
第 １２９ 页２０１９／０９ （上） 总第３２２期
浅谈校企协同育人模式下二级学院档案管理要点文/重庆文理学院 左永艳【摘要】本文依托教育部产学合作协同育人项目，深入开展校企合作共建，全面分析校企合作档案管理的意义，并分析传统教育模式下二级学院档案管理中存在的问题，提出了协同育人模式下二级学院档案管理的措施，进而提升二级学院档案管理的质量和利用价值。【关键词】协同育人；档案资料；利用价值为贯彻落实《国务院办公厅关于深化高等学校创新创业教育改革的实施意见》（国办发〔2015〕36号）和《国务院办公厅关于深化产教融合的若干意见》（国办发〔2017〕95号）精神，深化产教融合、产学合作、协同育人，在教育部高教司的大力推动下，上百家企业及高校共同参与到产学合作协同育人项目中来。我校高度重视校企协同育人项目的申报，并取得了可喜的成果。在项目具体实施过程中，会形成大量具有保存价值的档案材料，这些教学档案是校企双方协同育人活动的真实记录，对校企双方提高教学质量，优化合作方案提供了大量原始材料。企业和二级学院共同加强档案管理，能够为双方协同育人活动提供准确可靠的教学信息。一、传统教育模式下二级学院档案管理存在的问题（一）档案管理意识薄弱，制度不健全。二级学院承担一线教学工作，教学工作是学院工作重心。对于档案管理只是停留在基本文件材料的保存，重“藏”轻“用”，因此使单位教职工对档案利用效益知之甚少，更没有形成相关的档案管理制度。首先是档案号不规范，没有分类编号。其次是案卷标题与语法规范不规范，案卷标题的拟写是文书立卷的一个重要环节，组卷的结果往往通过案卷标题体现出来，起到“画龙点睛”的作用。案卷标题的质量，直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用，对档案著录、标引、检索和日常管理，有着重要的意义。还有就是一些案卷缺少卷内目录，同时组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够完善，有的虽建立了相关的管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。（二）档案材料收集不齐全，管理不规范。由于二级学院没有专职档案管理人员，通常由党政办、教学班、学工办等部门兼职档案收集。办公室人员通常未受过档案管理专业培训，加之主要工作任务繁重。因此，造成各部门对材料的收集整理没有统一规范，随意性大，影响档案材料在后续中的使用。（三）管理技术落后，投入经费不足。当前高校二级学院档案仍以传统纸质档案为主，管理方式以人工为主，辅以保存一定量的电子文档、个人电子信息资料等基础的电子档案材料。由于没有信息化、智能化的档案管理系统，多数纸质档案一旦封存基本就不再打开，根本谈不上对档案材料的开发利用。加上二级学院场地所限，档案材料堆放及处理销毁都存在很大的随意性，影响档案管理质量。档案硬件投入及经费严重不足：近年来，随着科学技术的进步，管理手段也不断进步。而运用计算机网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。二、协同育人模式下二级学院档案管理的要点（一）构建校企双方档案管理同步机制。在校企协同育人的过程中，需要对档案材料同步管理。二级学院应安排专门的档案管理人员与和企业档案管理人员之间进行沟通。校企双方就合作项目所产生的档案材料应做到同步存储、同步更新。双方档案管理使用统一规范，应保证双方材料完整一致。内容全面、客观、动态对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留。二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合双方单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。（二）构建智能化电子档案管理系统。智能化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理，电子档案管理需要提档升级，不能是电子文档的简单保存。需要构建档案信息录入、保存、分类、编目、查询、认证、加密等功能的智能化管理系统，利用相关技术保证文件在传输和处理过程零错误，确保校企双方档案部门所有档案材料的原始性、真实性和准确性，从而确保电子档案的法律凭证地位。档案管理必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为信息第 １３０ 页２０１９／０９ （上） 总第３２２期
高校二级学院教学档案管理与开发利用探析
高校二级学院教学档案管理与开发利用探析
作者：王欣
来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第10期
【摘要】教学档案是高等学校档案工作的重要组成内容，二级学院是承担教学档案建设的重要部门，如何提高二级学院教学档案管理质量和开发利用水平，本文提出了有针对性的措施和建议。
【关键词】二级学院；教学档案；开发利用
二级学院教学档案管理在高校档案管理工作中占有重要的地位，二级学院保存着第一手、最全面的教学资料。二级学院教学档案材料可以按照以下分类：1.教学文档。教学文档是教学过程中直接反映教学质量和教学活动的执行情况的材料。涉及专业培养方案、课程教学大纲、使用教材、教学计划、教学日志、教师教案、多媒体课件、听课记录等。2.教学管理材料。主要有教学管理方面的重要文件，还有关于专业申报、专业建设、课程安排、教学评价、学院教学研讨、教研室活动、教学检查、教学管理工作考核等方面的材料。3.学生考试材料。主要有考试大纲、考试安排、考试试卷、试卷分析、课程单科成绩表、班级成绩汇总表。另外，还有在校期间各种国家级等级考试报名材料等。4.毕业生实习和毕业论文材料。毕业实习材料有实习大纲、实习计划申请表、实习鉴定表、实习手册、实习工作总结、实习基地合作协议书等。毕业论文材料包括论文选题、开题记录、答辩记录、论文等一系列材料。5.数字化档案。主要涉及试题库、毕业论文、纸质载体无法保存的毕业作品等的电子版。6.其他材料。如学校教育教学改革、教师课堂教学比赛相关材料等。
一、二级学院教学档案材料收集与管理存在的问题
（一）没有专职档案管理员和专门的档案室。许多高校对教学管理工作以及教学档案材料收集整理的重要性，没有充分重视。许多学院没有专门的教学档案机构，材料收集难以做到按时、完整和规范。且一般都是教学秘书兼职档案管理员，由于教学秘书队伍不稳定，导致档案缺失和不完整。教学秘书基本都不是档案专业出身，档案专业知识薄，专业技能较差，加上日常教学管理工作繁重琐碎，没有更多的精力和心思放在档案的收集和整理上。而且学院用房紧张，没有设立专门的档案室，常常是教学管理办公和档案材料归档混合一处。
学院档案管理制度
学院档案管理制度
一、目的
加强档案管理，规范深圳市前海国际资本管理学院（以下简称“学院”）档案的收集、归档程序和方法，确保学院档案的完整性、准确性和系统性。提供符合学院需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于学院及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、 术语和定义
1、 档案：指学院过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、 职责
1、 综合管理部： 1） 负责学院档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2） 建立健全学院档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3） 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管学院的档案和其他资料； 4） 负责学院档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保学院档案的安全；指导学院的档案管理工作。 5） 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6） 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、 其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合管理部； 2）向综合管理部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3、 各部门主管人员： 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 2）负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、附则：本办法由学院综合管理部制定并负责解释。
高校二级学院档案管理工作探讨
科技信息 专题论述
高校＝级学院槽案管理工作搽讨
湖南商学院 陶岚
［摘要］高校二级学院 日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研、行政等方面产生了大量的档案材料，加强高校二级学院对档
案管理工作的了解与重视，增强档案管理意识。
【关键词］高校二级学院 档案管理工作
普通高校的办学规模越来越大，许多高校在原来直属系的基础上．
成立了二级学院。二级学院下设专业系、党支部、行政办、学生办、教务 办、科研、实验室等管理机构。许多二级学院在校生达数千人以上，相当
于原来一些规模较小的学校。二级学院在日常的教学管理、教学过程、
学生管理、科研、行政等方面产生了大量的档案材料，但是目前许多高 校二级学院对档案管理工作缺乏了解与重视，档案管理的意识不强。绝
大多数高校二级学院形成的档案并没有统一管理，其中不乏具有很高 学术研究和科技开发价值的档案资料等。做好高校档案管理工作，全方
位为学校教学和科研服务，对高校的长远发展有着极为重要的作用。由 于高校二级学院一般都具有一定的规模和承担一定的职能，所以其形成
并自行保存的档案，不但种类多样，而且数量可观，值得研究和关注。
～、高校二级学院档案管理存在的问题
ｌ、档案管理意识薄弱，文件资料散乱。二级学院在各种教学、教研、
学生活动中，形成了许多有价值的文件资料。但是，许多二级学院因为 档案管理意识不强，导致一些比较重要的文件不能及时归档，甚至遗
失。如何管理好二级学院自存的档案，并没有一个统一的标准。高校二级
学院自存档案的管理是混乱无序、缺少规范的，有些重要的教学类档案 仍被称之为教学资料而束之高阁、无人问津。因此，大多数二级学院的
档案处于零乱随意堆放的状态，有的存放在各系或存放在教务办、学 办、行政办等处，没有集中统一管理。当需要使用时，不能及时准确的查 找到所需档案资料。 ２、无专人管理，档案管理职责不明。从我们调查的情况看，绝大多
数高校二级学院的档案管理工作无专人管理，缺少专业人员则是二级