采购发票与入库单核销及应付系统处理详解

采购发票与入库单核销及应付系统处理详解

1、采购发票到达时，需要与相应的入库单据核销（表明这张发票是针对这些入库单的），然后再进行核算，把运费税金计入材料成本，然后生成凭证，整个过程就结束了。

2、在发票到达时，先大致检查一下，如果需要对入库单进行拆单(指发票数量与入库单数量不符的情况)，则先进行拆单，然后根据拆出的单据进行采购发票生成工作。请注意拆单的规则，拆出的子单编号一般会带有ABC字样，这样给我们选单造成方便。如果还有不需要拆单的单据，把单据号记在纸上，以便于选择。最好是一次只录入一张发票，而不要多张发票录入后再进行处理。

3、录入采购发票。进入采购系统的“结算”，选择“采购发票录入”，首先选择好供应商，这

样可以限定单据的范围（在查看时只会出现该供应商的单据），然后，在“采购入库单”处选择“查看”，在打开的界面中，进行单据的选择，请注意刚刚提到过方便选单的技巧，就是编号中含有A或B或C的单据，还有记在纸上的未拆单单据。按住shift键可以进行连续选择，按住ctrl键可以进行不连续选择，选择完所需单据后点按“返回”按纽，系统会将所选单据带回采购发票中，这里注意，在“选项”中有一项“入库单选单物料合并”，如果选中此项，那么所选择的单据中如果有物料相同的情况，系统会给予汇总，不选的话则不会。下面进行金额的调整，在选项中还有一项是“调整金额后倒算单价”，选中这一项后，当对金额进行调整时，单价会自动回填，建议选中，这样，就只需要改变金额和税额就可以了。调整完毕后，填写其他必录项，保存发票，保存后会出现“审核”，然后点按“审核”按纽。如果采购发票与对应入库

单是钩稽关系，而且在采购系统选项（在系统设置——系统设置——采购管理——系统设置）中选择了“与入库单相钩稽的采购发票审核时自动核销”，则不会调出选单界面，直接提示成功。如果没有选中，或者采购发票与对应入库单是关联关系即数量、金额等有改变，就会调出审核界面。在开始的时候，为了明白整个过程，建议还是调出审核界面来，虽然麻烦一点，

但是对掌握系统有帮助。

4、进入审核界面后，上面是采购发票，下面是单据，再进行一次单据的选择，选择的单据前面会出现对号，如果不选的话，点击一下把对号取消就可以，核对无误后，点按上面的“审核”按纽，会出现成功界面。这样，采购发票与入库单就成功核销掉了。

5、在存货核算系统中，进行采购发票的核算工作。这一步一定不可忽略，即使是没有运费等费用。方法是进入后，会出现待核算的采购发票，点击工具栏上的“分配”，系统会自动进行费用分配，然后提示“费用分配结束”，按确定就可以了。然后按“核算”按纽，系统会进行入库单单价的核算，自动把单价反写回相关的入库单。到这里，核算过程就结束了。

6、生成凭证。进入存货核算的凭证管理，进行生成凭证工作，类型选择“外购入库”，如果已经设置好了凭证模板，那么可以直接选择“按单”生成，如果没有设置，可先到模板设置中进行设置，如果生成凭证过程不成功，也检查一下凭证模板的设置有没有问题。生成凭证成功后，可以在凭证查询中看到，请注意如果凭证与实际不符，不要在凭证查询中直接修改，而应该进物流系统反查原因，以保持物流与总账的一致。这些凭证同时会传递入总账，不要在总账中进行重复录入。

外购入库的分录一般是：

借：原材料

应交增值税-进项税

贷：应付账款

其他应付款（运费）

【模板编号】：自定义输入，录入不重复的模板编号，可以是数字或字母。

【模板名称】：一般按业务内容输入。比如：外购入库模板

【凭证字】：按凭证的实际形式选择。记或者转等。

【科目来源】：系统设置了多种科目来源，科目来源共有六种。

1.凭证模板，是唯一从系统基础资料中会计科目取数的形式。

2.取自单据上物料的存货科目、销售收入科目、销售成本科目，这三种科目在

设置物料代码时已设置在物料中了。如果物料的存货科目设定为原材料科目

1211，那么上面的模板中虽然不会显示，但是凭证制作出来后就会有1211原

材料的名称。

3.单据上部门的核算科目，科目设置在部门资料中。

【科目】：只有科目来源选择【凭证模板】时要选择会计科目，其他都不必输入。

【借贷方向】：借或贷。

【金额来源】：1.外购入库单实际成本，指除去增值税后实价加上分摊的采购费用。

2.采购发票税额，取自采购发票上录入的税额。

3采购发票价税合计，采购发票中物料实价加上增值税税额，不含采购费用

4.采购费用，指采购此物料或分摊的可以进物料成本核算的采购费用。

【摘要】：按具体情况输入。

【核算项目】：当所取的会计科目有下挂核算项目的，可以在此定义核算项目。

7、以上是指有采购发票的情况，如果到月末还没有来发票，就需要做暂估入库。进入存货核算系统，选择“入库核算”中的“暂估入库”，进入，在入库单中录入单价（可向采购部门要），然后保存就可以了。然后进入凭证管理，点击“生成凭证”，选择“暂估入库”，系统将生

成一张暂估凭证。

暂估凭证的分录一般是：

借：原材料

贷：应付款

模板设置和上面类似，不再细说。

8、刚刚我们录入并且审核成功的那张采购发票，现在已经传入了应付系统。我们可以在应付款管理系统中看到这张发票。

9、接下去，假设我们要付给供应商款，那么首先需要在“付款”中录入一张付款单。

请注意：这个图象，是指打开左边的应

付单类型左边的小按纽后，进入选单界

面，选择的相应采购发票。

在付款单结算金额中，录入结算金额就好了，比如针对这张付款单，我们要付给供应商1万元，那么直接输入10000就可以了，然后保存，审核这张付款单。

10、然后，进入“结算”——“应付款核销-付款结算”——进入核销界面，选择付款结算---“应付单号”，刚才的发票和付款单都会出现在下面：

核销按纽！

点按核销按纽，进行核销就可以了。

11、现在，核销完成，如果我们想要看到这家供应商的款项变化，可以进入“帐表”中进行查看：

这个金额，就是刚刚我们录入的付款的金额，

已经体现在这里，核减了原来发票上的金额，

所以现在，针对这家供应商而言，只有一万多

元未付。

12、最后，应该生成凭证，凭证会自动传递进总账系统：

生成凭证

按纽。