关于加强档案管理基础工作的思考
现代档案管理中加强基础工作的建议
现代档案管理中加强基础工作的建议现代档案管理是一项非常重要的工作，在当今社会中，随着信息化和数字化的发展，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。
为了更好地适应这种变化，加强基础工作显得尤为重要。
下面是一些建议，以帮助现代档案管理中加强基础工作。
一、规范档案管理制度加强基础工作首先需要建立健全的档案管理制度。
档案管理制度是档案管理工作的框架，它规定了档案的归档、检索、利用等方面的具体程序和要求。
在制定档案管理制度时，需要充分考虑到信息化和数字化的特点，并结合实际情况进行调整和完善。
还要加强对档案管理制度的宣传和培训，确保各部门和人员都能够深刻理解和执行档案管理制度。
二、加强档案管理人员的培训现代档案管理需要有一支专业化、高素质的管理队伍。
加强档案管理人员的培训显得尤为重要。
培训内容包括档案管理的基本知识、信息化技术的应用、数字化档案管理等方面的内容。
只有不断提高档案管理人员的专业素养和技能水平，才能更好地应对日益复杂的档案管理工作。
三、加强档案管理技术的引进和应用信息化和数字化已经成为现代档案管理的趋势，加强档案管理技术的引进和应用也是现代档案管理中加强基础工作的重要方面。
档案管理系统、数字化档案设备、档案管理软件等工具的应用，能够极大地提高档案管理工作的效率和质量。
各单位需要充分认识到档案管理技术的重要性，加大对技术设备的投入力度，以满足档案管理工作不断增长的需求。
四、加强档案管理安全保障现代档案管理工作离不开信息安全的保障。
档案管理部门需要建立健全的安全管理制度，确保档案的安全和稳定。
包括加密技术的应用、防火墙的设置、信息备份和恢复等方面的工作，都需要得到足够的重视。
只有保障了档案的安全，才能更好地推动现代档案管理工作的稳步发展。
规范化是现代档案管理工作的一个重要特点。
档案管理工作需要按照一定的标准和规范进行，才能确保档案管理工作的质量和效率。
加强档案管理规范化建设也是加强基础工作的关键。
为此，需要建立档案管理的标准规范，包括档案文件的标准化格式、档案管理流程的规范化操作、档案管理数据的统一标准等方面，以推动档案管理工作向规范化的方向发展。
新时代加强机关档案工作的思考
新时代加强机关档案工作的思考随着社会的不断发展和进步，机关档案工作在新时代的要求下需要加强。
新时代加强机关档案工作的思考，可以从以下几个方面展开。
新时代加强机关档案工作需要加强档案保护。
随着信息技术的快速发展，大量的机关档案数字化，将使得档案数据的安全性和完整性受到更大的挑战。
加强档案保护，包括档案数据的备份和存储设施的安全性，成为必不可少的工作。
要完善档案的管理制度，确保档案的及时性、准确性和可靠性。
新时代加强机关档案工作需要加强档案利用。
机关档案不仅是历史的见证，也是现实工作的重要依据。
加强档案利用，就是要将档案资源充分发挥出来，为决策提供科学依据，为研究提供有效材料。
针对新时代的特点和需求，可以开展一系列档案的研究和开放工作，以促进档案利用的深入和广泛。
新时代加强机关档案工作需要加强档案管理。
档案管理是档案工作的核心和基础，也是实现档案保护和利用的重要手段。
加强档案管理，就是要健全档案的组织、管理和运行体系，确定档案的规划、编制和保存方案，提高档案工作的科学性和规范性。
要加强对档案人员的培训和管理，确保档案工作的专业性和有效性。
新时代加强机关档案工作需要加强档案宣传。
档案宣传是档案工作的重要环节，也是提升档案工作影响力的有效途径。
加强档案宣传，可以通过多种方式和渠道，向社会公众传播档案的价值和意义，提高公众对档案工作的关注和支持。
要加强与传媒、教育机构等的合作与交流，拓展档案宣传的影响范围和力度。
新时代加强机关档案工作是一项长期而复杂的任务。
需要加强档案保护、加强档案利用、加强档案管理和加强档案宣传等多方面的工作。
只有通过不断加强和改进档案工作，才能更好地服务于国家和社会的发展需求。
现代档案管理中加强基础工作的建议7篇
现代档案管理中加强基础工作的建议7篇第1篇示例：现代档案管理中加强基础工作的建议随着社会的不断发展，现代社会中的信息量呈现爆炸式增长，各类文件档案也呈现出多样化、数字化、复杂化的趋势。
在这种情况下，如何加强现代档案管理的基础工作成为了亟待解决的问题。
本文将从档案管理的重要性、基础工作的意义以及加强基础工作的建议这三个方面展开探讨。
一、档案管理的重要性档案管理是组织中十分重要的一项工作，它不仅是组织的记忆，还是组织运行的基础。
档案管理可以帮助组织进行全面而准确的决策，保护组织和员工的合法权益，提高工作效率，促进信息共享和资源共享，推动组织的健康发展。
规范的档案管理还可以有效防范丢失、泄密等风险，对于维护社会稳定和保障公民权益也具有重要意义。
二、基础工作的意义基础工作是档案管理中的重要环节，它直接影响着档案管理工作的质量和效果。
加强基础工作可以提高档案管理工作的规范性、实效性和长期性，为档案管理工作的顺利开展提供有力保障。
加强基础工作可以建立完善的档案管理制度体系，包括档案管理法规、制度、标准等的建设和完善，从而规范档案管理工作的流程和要求，确保档案管理工作按照法律法规和规章制度运行。
加强基础工作可以提升档案管理工作的技术水平，包括档案数字化、信息化建设等方面，提高档案管理工作的效率和便利性。
加强基础工作可以加强对档案管理人才队伍的建设，包括培训、考核、激励等方面，提高档案管理人员的专业素养和业务水平，为档案管理工作打下坚实的人才基础。
加强基础工作可以加强对档案管理工作的监督和评估，确保档案管理工作的合规性和有效性。
2. 加强档案数字化、信息化建设。
随着信息化技术的发展，档案数字化已成为未来趋势，可以提高档案管理工作的效率和便利性。
组织应加大对档案数字化、信息化建设的投入，推动档案管理工作的现代化进程。
4. 加强对档案管理工作的监督和评估。
组织应建立健全的档案管理工作监督和评估机制，定期对档案管理工作进行评估和考核，发现问题及时加以整改，确保档案管理工作的合规性和有效性。
加强图书馆档案管理工作的几点思考
加强图书馆档案管理工作的几点思考【摘要】图书馆档案管理工作是图书馆信息资源管理的重要组成部分。
本文从建立完善的档案管理制度、加强档案管理人员队伍建设、推行数字化档案管理、加强档案安全保障措施、定期开展档案管理培训等几个方面进行思考和探讨。
通过以上方式，可以提高图书馆档案管理的效率和质量，更好地保护和利用图书馆的文献资料，满足读者的需求。
加强图书馆档案管理工作不仅可以提升图书馆的服务水平，还有利于保护重要历史文化遗产。
未来，随着信息化的发展，图书馆档案管理将更加数字化、智能化，为读者提供更加便捷和高效的服务。
加强图书馆档案管理工作具有重要的意义和价值，也需要不断完善和提升。
【关键词】：关键词：图书馆、档案管理、制度、人员队伍、数字化、安全保障、培训、重要性、发展方向。
1. 引言1.1 背景介绍随着社会的发展和图书馆事业的不断壮大，图书馆档案管理工作显得越发重要。
图书馆作为文化资源的重要承载者和传播者，所收藏的档案资料不仅仅是图书馆的历史记载，更是社会文化的珍贵珍贵遗产。
在图书馆档案管理工作中，仍存在着一些问题和隐患，如档案管理制度不够完善、档案管理人员队伍建设不足、档案安全保障措施不够完备等。
这些问题的存在严重影响了图书馆档案管理工作的质量和效率，也影响了图书馆在数字时代的发展与创新。
加强图书馆档案管理工作，提升档案管理水平，已经迫在眉睫。
本文将围绕建立完善的档案管理制度、加强档案管理人员队伍建设、推行数字化档案管理、加强档案安全保障措施、定期开展档案管理培训等几个方面展开探讨，旨在提出一些有益的思考和建议，为图书馆档案管理工作的进一步完善提供参考。
1.2 问题提出在日常图书馆工作中，档案管理一直是一个重要的环节。
由于现有档案管理制度缺乏完善性，档案管理人员队伍的建设不够完善，档案管理工作存在一定的隐患和漏洞。
这些问题直接影响了图书馆档案管理工作的质量和效率，也影响了图书馆的服务水平和声誉。
加强图书馆档案管理工作，提高档案管理水平和效率，已经成为当前亟待解决的一个重要问题。
加强政府单位档案管理存在的问题及对策建议思考
加强政府单位档案管理存在的问题及对策建议思考加强政府单位档案管理存在的问题及对策建议思考档案管理可以说是政府单位运行的基础，也是稳步向前的保障，在某种程度上，政府单位的档案管理可以影响政府单位的发展速度以及发展程度。
所以文章将探讨政府单位运行中的档案管理可能遇到的困境以及一些相对应的解决办法。
一、政府单位档案管理在当前面临的困境（一）对档案管理的重视程度不高档案管理是对政府单位内一切文字类文件以及一些数据类信息进行管理，但是政府单位对档案管理的重视程度并不是很高，认为“档案管理而已，随便搞一搞就好了”，殊不知这种想法是不正确的，忽视了档案管理对于单位发展的作用。
在这种想法的误导下，一些政府单位也出现了一系列不重视档案管理工作的表现，例如：工作思想守旧，跟不上时代的潮流也不进行创新，运用老一套的工作理论与工作制度进行管理，工作效率低下；排斥科学技术的融入，在档案管理工作部门仍旧使用人工管理档案的方式，缺少计算机程序的辅助；资金投入比例的缩减，政府单位划分给档案管理工作部门的资金不足以支持各项基础设施的建设，基础设施大多有缺陷，档案检索的工具也是非常落后的[1]；政府单位在聘请工作人员方面的重视程度也不高，例如：聘请非专业的档案管理人员去完成专业度要求很高的工作，工作人员的薪资待遇也有待提高。
这些只是政府单位不重视档案管理工作的一部分体现，但从这些方面可以看出政府单位对于档案管理工作部门的态度。
（二）档案管理与科学技术的融合度不高当前我国处于科学技术迅速发展的时代，很多行业都在使用计算机程序以及一些计算机软件来进行信息数据的管理，但是我国政府单位的档案管理与科学技术的融合度并不高。
例如：科学技术处理信息的手段在基層地区并没有得到充分运用。
档案管理的很多方面，比如分类、录入、管理等都还处于人工进行的阶段，科学技术在档案管理方面没有什么体现，面对庞大的档案管理内容，人工管理方式对政府单位的长远发展有很大的阻碍。
加强图书馆档案管理工作的几点思考
加强图书馆档案管理工作的几点思考【摘要】随着社会信息化的不断发展，图书馆档案管理工作变得愈发重要。
本文首先从建立完善的档案管理制度、加强档案数字化建设、加强档案保管与防护工作、加强档案利用与服务水平提升以及加强档案管理人员培训等几个方面进行了思考和分析。
通过对这些方面的探讨，可以进一步提升图书馆档案管理工作的效率和水平，更好地满足读者和社会的需求。
结合总结反思和展望未来，希望通过加强图书馆档案管理工作，使之更加科学规范、便捷高效，为读者提供更好的服务和支持。
【关键词】图书馆档案管理, 加强, 思考, 制度, 数字化建设, 保管与防护, 利用与服务, 人员培训, 总结, 反思, 展望未来1. 引言1.1 背景介绍图书馆作为文化传承和知识普及的重要场所，承载着大量珍贵的文献资料和历史档案。
在长期的档案管理过程中，由于管理制度不够完善、数字化建设不够普及、保管与防护工作不够到位、利用与服务水平不够提升、管理人员培训不够完备等原因，一些问题逐渐凸显出来，影响了图书馆档案管理工作的高效运行和服务水平提升。
加强图书馆档案管理工作，建立完善的管理制度和加强数字化建设，提高档案保管与防护水平，并不断优化档案利用与服务，加强管理人员培训，已经迫在眉睫，有助于提升图书馆档案管理效能，满足社会对文献资料和历史档案的需求，推动图书馆事业的发展。
1.2 问题意识在图书馆日常工作中，档案管理是一个至关重要的环节。
目前许多图书馆在档案管理方面存在着一些问题，这些问题不仅影响了档案的整理和保存，也影响了读者对图书馆服务的体验。
许多图书馆的档案管理制度并不完善，导致档案管理工作的效率和准确性有所欠缺。
由于缺乏规范的档案管理流程和标准，档案管理工作容易出现混乱和错误，给图书馆带来不必要的困扰和损失。
随着信息技术的发展，许多图书馆的档案管理还没有进行有效的数字化建设，导致档案信息的检索和利用存在一定的困难，影响了读者的使用体验。
一些图书馆在档案保管与防护工作方面也存在着不足。
加强事业单位档案管理工作的若干思考
加强事业单位档案管理工作的若干思考随着社会的发展和进步，事业单位在社会生活中扮演着越来越重要的角色。
而档案管理作为事业单位重要的管理工作之一，对于事业单位的运行和发展具有非常重要的意义。
随着事业单位规模不断扩大和业务日益繁杂，档案管理工作也面临着诸多挑战和难题。
加强事业单位档案管理工作，提高档案管理工作的科学化、规范化和现代化水平，成为了当前事业单位管理工作中亟待解决的问题。
为此，本文将对如何加强事业单位档案管理工作进行若干思考，并提出一些思路和建议。
一、加强档案管理意识，营造浓厚的档案管理氛围加强事业单位档案管理工作，首先要加强档案管理意识，树立全员参与的档案管理观念，形成浓厚的档案管理氛围。
事业单位的每个工作人员都应该深刻认识到档案管理工作的重要性，树立正确的档案管理理念，将档案管理工作融入到日常工作中，使得档案管理工作成为全员参与的基本态度和行为习惯。
还要加强档案管理知识的宣传教育，通过定期举办档案管理培训班、开展档案管理知识宣传等方式，提高全员对档案管理工作的认识和重视程度。
二、建立健全的档案管理制度和规范加强事业单位档案管理工作，还需要建立健全的档案管理制度和规范，明确档案管理的责任和权利，规定档案管理的工作程序和工作流程，明确各类档案的归档、借阅、销毁等管理办法，确保档案管理工作的科学化、规范化和有序进行。
还需要健全档案管理的监督和评估机制，制定相应的档案管理工作考核和评价标准，通过对档案管理工作的全面监督和评估，确保档案管理工作的科学化和规范化。
三、加强档案管理技术手段的应用随着信息技术的发展和应用，档案管理工作也面临着技术化的挑战。
为了提高事业单位档案管理工作的效率和质量，必须加强档案管理技术手段的应用。
采用先进的信息技术手段，建立起完善的档案管理信息系统，实现对电子档案的管理和检索，提高档案管理工作的效率和便捷性。
还要加强对档案管理技术的研究和应用，推广先进的档案管理技术，提高档案管理工作的现代化水平。
现代档案管理中加强基础工作的建议6篇
现代档案管理中加强基础工作的建议6篇篇1一、引言随着信息技术的迅猛发展，现代档案管理面临着前所未有的挑战与机遇。
档案管理的基础工作，即档案的收集、整理、鉴定、保管等环节，是档案管理工作的基石。
加强基础工作，提升档案管理质量，对于推动档案事业的持续发展具有重要意义。
本文将围绕现代档案管理中加强基础工作的必要性、当前存在的问题以及具体的实施建议展开论述。
1.提升档案管理质量的内在要求。
基础工作的薄弱将直接影响档案管理的整体效果。
加强基础工作，可以全面提升档案管理质量，确保档案的真实性、完整性和安全性。
2.适应信息化发展需求的必然选择。
信息化背景下，档案管理的数字化、网络化趋势日益明显。
加强基础工作，有助于推动档案管理的现代化进程，更好地适应信息化发展的需求。
3.提升档案利用效率的重要途径。
基础工作的完善与否直接关系到档案的检索速度和利用效率。
加强基础工作，可以优化档案检索系统，提高档案的查全率、查准率，从而提升档案利用效率。
三、现代档案管理中存在的问题1.档案收集不全面。
部分单位在档案收集过程中存在遗珠之憾，导致重要档案未能及时归档，影响了档案的完整性。
2.档案整理不规范。
档案整理过程中缺乏统一的标准和规范，导致档案的分类、编号、排列等环节存在混乱现象，影响了档案的管理效率。
3.档案鉴定不准确。
部分单位在档案鉴定过程中存在主观臆断、随意鉴定的情况，导致档案的鉴定结论存在偏差，影响了档案的真实性和可靠性。
4.档案保管不安全。
部分单位在档案保管过程中存在管理不善、设施落后等问题，导致档案的丢失、损坏等现象时有发生，影响了档案的安全性。
1.完善档案收集机制。
建立健全档案收集机制，明确档案收集的范围、时间和方式，确保重要档案能够及时归档，提高档案的完整性。
2.规范档案整理流程。
制定统一的档案整理规范，明确档案的分类、编号、排列等要求，确保档案整理工作的规范性和系统性。
3.加强档案鉴定工作。
建立科学的档案鉴定体系，明确鉴定标准和方法，确保鉴定结论的准确性和公正性。
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关于加强档案管理基础工作的思考
提要：档案是从现行的各种原始记录材料有条件地转化来的，它既是单位或个人在社会活动中出于需要自然形成的产物，又是人们有目的、有意识选择和保留的结果。
档案管理基础工作包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、提供利用、统计八个工作环节。
本文主要针对档案管理基础工作存在的问题进行探讨，并提出了实行标准化、规范化的工作程序和方法，以提高档案管理基础工作水平，适应档案管理工作现代化发展进程。
关键词：档案管理；基础工作；现代化
随着社会的不断进步和发展,社会各项事业对档案的依赖性越来越强,档案在社会各项事务中的作用也显得越来越重要。
这样就对档案管理工作提出了更高的要求,档案工作的现代化成为适应形势的必然结果,而档案工作的规范化、标准化也成为实现档案管理现代化的重要中间环节,实现档案工作的规范化和标准化除了搞好硬件建设的同时,做好档案管理的基础工作就尤为重要。
一、档案管理基础工作存在的问题
众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据，信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。
所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。
目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。
主要问题集中反映在以下几个方面：
1.档号不规范没有目录号一卷多册现象较多
2.案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍
3.大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用
4.许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现
5.组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的
6.案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。
总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。
从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
１.全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。
因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许
多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
２.重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。
重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。
重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
３.结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。
《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。
但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
４.统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。
为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。
例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“Ｊ”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。
另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。
并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
５.规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。
但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。
我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。
如果题名要素不完整。
则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。
还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。
所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。
在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
１.分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案
的目的是为了提高档案的利用率。
综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。
这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
２.分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
３.分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。
这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
４.用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率
“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊,我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。
即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇,关键词,进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。
例如拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”有人写“基建”有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。
还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。
这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺
点而且解决了主题词的词义含量问题分属关系。
近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。