新1公司行文规范及管理办法
公司发文管理制度规范办法
公司发文管理制度规范办法一、总则为了规范公司的发文管理，提高行政效率，保证发文质量，特制定本办法。
二、发文管理的基本原则1、依法合规：所有发文必须遵循国家法律、法规和公司规章制度，保证依法合规。
2、科学决策：发文必须经过科学决策，合理分工，明确责任，确保合理性和科学性。
3、规范操作：发文必须按照规定程序和格式进行操作，严格执行规章制度，杜绝违规行为。
4、及时有效：发文必须及时有效，确保信息的及时传达和执行。
三、发文的种类和范围1、发文种类：根据内容和形式划分，公司的发文主要包括命令、通知、公告、决定、规章、倡议书等。
2、发文范围：公司发文适用于全体员工，有时候也会涉及外部单位或群体。
四、发文的审批权限1、发文审批应当按照公司章程和规定程序进行，明确各级领导和责任部门的审批权限，做到责任权责明确。
2、公司的发文应当实行分级审批制度，确定各级领导和责任部门的审批权限，履行各级领导的管理责任。
3、不同类别的发文应当根据情况设立不同审批权限，保证合理性和高效性。
五、发文的编制和审批程序1、发文的编制和审批程序包括：起草、审核、审批、印发、备案等环节。
2、发文的起草必须严格按照格式，附有相应的文件材料和决策依据，确保言之有据，符合实际情况。
3、发文的审核必须经过专业人员或领导审查，对发文的内容、格式、法律依据等进行审查，确保发文的合规性和规范性。
4、发文的审批必须由具有相应审批权限的领导进行审批，如经理级别或董事长级别等。
5、发文的印发必须采用公司统一的印章和格式，确保文档的统一性和规范性。
6、发文的备案必须及时进行，将发文的全文、通过审批的文档材料、相关电子文件等进行归档管理，便于日后查阅和复核。
六、发文的执行和落实1、发文执行必须按照文件精神和要求，及时传达到相关部门或人员，确保发文的执行落实。
2、发文执行过程中如有疑问或问题，应当及时向领导或责任部门汇报，寻求解决措施。
3、发文的执行负责人应当全面负责发文的执行情况，并及时向领导汇报执行情况，确保执行落实。
公司行文管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司行文管理，规范公司公文处理流程，提高工作效率，保障公司内部沟通的准确性和及时性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有行文活动，包括但不限于文件、通知、报告、请示、批复、函件等。
第三条公司行文管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：行文内容必须符合国家法律法规、公司规章制度和社会主义核心价值观。
（二）准确规范原则：行文内容要准确无误，格式规范，语言精炼。
（三）高效快捷原则：行文流程要简洁高效，确保信息传递迅速准确。
（四）保密安全原则：行文过程中要严格保密，确保公司信息安全。
第二章行文分类与格式第四条公司行文分为以下类别：（一）上行文：公司向上级单位、政府部门报送的公文。
（二）下行文：公司向下级单位、员工发布的公文。
（三）平行文：公司与其他单位之间相互发送的公文。
（四）内部文：公司内部各部门之间相互发送的公文。
第五条行文格式要求：（一）文件标题：应准确、简洁地概括文件内容，使用规范化的标题格式。
（二）发文字号：按公司内部编号规则编制，格式为“公司发文〔年份〕第×号”。
（三）正文：内容要条理清晰，层次分明，语言规范。
（四）落款：注明发文单位、发文日期和文号。
（五）附件：如有附件，应在正文下方注明附件名称及件数。
第三章行文流程第六条行文流程分为以下步骤：（一）拟稿：由部门负责人或指定人员负责起草文件。
（二）审核：拟稿人将文件送交相关部门或领导审核。
（三）会签：经审核通过的文件，由相关部门或领导会签。
（四）签发：会签后的文件，由公司领导签发。
（五）登记：文件签发后，由办公室进行登记。
（六）打印：办公室根据登记信息打印文件。
（七）分发：文件打印后，由办公室负责分发至相关部门或个人。
第七条特殊情况下的行文流程：（一）紧急文件：紧急文件可采取口头传达、电话通知等方式，并及时补办书面文件。
（二）跨部门协作文件：跨部门协作文件由牵头部门负责起草，经相关部门会签后，报公司领导签发。
公司行文管理制度[001]
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公司行文管理制度一、制度背景和目的为了规范公司内部的行文管理工作，提高行文效率和质量，促进信息传递的准确和及时性，特订立本公司行文管理制度。
本制度的目的是确保公司的各类文件和公文能够符合法律、法规的要求，具备专业、规范的文书格式，提升公司形象，提高工作效率。
二、适用范围本制度适用于公司内全部部门和员工，包含行政部门、销售部门、人力资源部门等。
三、行文管理标准1.文档分类和编号：全部公司内部文件和公文应依照肯定的分类和编号规定进行管理。
依据不同的文档性质（例如通知、报告、合同等），文件应分类妥当，并给予唯一的编号。
文件编号一经确定，不得轻易更改。
2.文书格式和样式：–文档格式应包含必需的元素，如标题、发文日期、正文、签发人、页码等。
–文档样式应符合公司的品牌形象，字体、字号、行间距等要全都统一、在正文中使用公式、图表和表格时，需要清楚明白，便于理解。
–假如文档需要打印，应采用公司规定的打印纸张大小，字迹清楚，排版整齐。
3.文档流转和保管：–发文环节：文件的发起人应提前与相关部门沟通，并将文件以邮件等方式发送给相关人员。
在邮件中，应明确文档的主题、发文日期及流转要求，以确保文档的顺利流转。
–收文环节：文件接收人应及时查看和处理文档，依照文件的要求进行回复或者转交给相关人员。
接收人应在收到文件后的48小时内进行回复或者转交处理。
–文档归档：每个部门都应建立文档归档系统，依照文件的分类和编号规定进行归档管理。
文档的保管时间应符合法律法规的要求，而且备份存储到公司的服务器中。
4.行文语言和用词：–文档的语言应准确、简洁、明白，避开使用太过专业的术语，以确保文档的可理解性。
–避开使用过多的修饰词和增色词，应尽量用简短而有力的语句来表达意思。
–在文档中使用正式的称呼，如尊姓大名、职称等，避开使用任何不恰当的称呼。
5.保密和安全：–对于涉及公司机密和个人隐私的文件，需要严格遵守相关规定，并采取必需的保密措施，包含加密、限制访问权限等。
公司行文流程及管理办法DOC1
鸿业地产公司行文流程及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。
一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。
1、内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由总经办统筹管理，各部门、下属一律不得自行向上、向下发送公文。
公文字号由总经办统一编制。
涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由总经办以公司名义发文。
2、外部文件的管理外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。
3、公司文件的种类及范围（1）、公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。
（2）、各类公司文件使用范围：（3）、公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。
（4）、通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。
（5）、通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。
（6）、制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。
4、公司文件处理的定义及原则（1）、公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（2）、公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。
公司文件由总经办统一收发、传递、立卷、归档和销毁。
（3）、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。
所谓受控文件就是指有效文件。
公司行文规范及管理办法
公司行文规范及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。
做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本办法。
通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。
一、纸型、纸质复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）, 厚度定量60—80g/㎡。
二、封面文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。
封面可使用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案。
加封面的材料同时应加封底。
三、书写要求(一)标题使用2号小标宋体或宋体加黑，顶行。
(二)副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。
标题单独成行时，均无需标点。
(三)正文使用3或4号仿宋、宋体。
每段文字前空两格，第2行起均顶格。
不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。
(四)章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“1）”。
(五)正文中表格一般作附件置后。
小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。
表内字体同正文，字号可略小。
(六)数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
四、落款、盖印在正文后空两行，单位名称按印章全称。
盖印，可不写单位名称。
成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。
最后一个字离右边沿四格。
盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。
五、页面设置上 2.0cm，下2.0 cm，左2.0 cm，右2.0 cm，页脚1.0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。
为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。
公司行文规范管理制度
公司行文规范管理制度第一章总则第一条为规范公司内部行文规范管理，提高工作效率，保证信息准确传达，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有行文活动。
第三条公司行文应遵守法律法规，尊重规范语言文字，确保行文准确、规范、得体。
第四条公司内部所有文件均应按照本制度规范进行撰写、审定、分发和归档。
第五条公司领导应严格执行本制度，主持行文管理工作，确保公司行文规范。
第二章行文规范第六条公司行文应遵循以下原则：（一）准确性：行文内容应真实、客观、准确，不得夸大事实、夸大成绩。
（二）得体性：行文语言应得体、规范，不得使用粗俗、不雅语言。
（三）简洁明了：行文应简洁明了，不得使用繁复、冗长的句式。
（四）格式规范：行文格式应符合规范，包括标题、编号、日期等内容。
第七条公司行文应注意以下事项：（一）统一固定格式：公司内部所有文件均应采用统一的固定格式，包括标题、编号、日期、页眉页脚等。
（二）文责分明：每份文件均应明确署名、日期，责任部门部长签字确认。
（三）保密性：公司内部所有文件均属内部资料，不得外传，涉及机密内容应加密处理。
（四）专业用语：涉及专业领域的文件应使用相关专业术语，避免使用生僻词汇。
（五）审批流程：文件撰写完成后，应按照规定审批流程逐级审批，部长审批后方可正式生效。
第三章行文管理第八条公司行文管理应设立专门的行文管理部门，负责公司内部行文规范的制定和执行。
第九条行文管理部门应建立健全行文管理制度、规范行文用语，制定行文培训计划，培训公司员工规范行文规范。
第十条行文管理部门应建立文档管理系统，确保公司所有文件能够被准确、快速地找到。
第十一条行文管理部门应定期对公司内部所有文件进行审核、归档和销毁，确保公司行文规范、有序。
第四章相关责任第十二条公司领导应加强对公司内部行文管理工作的管理和指导，确保公司行文规范。
第十三条各部门负责人应严格执行公司行文规范管理制度，加强对员工的行文规范培训。
第十四条公司员工应遵守公司行文规范管理制度，提高行文素质，保证行文准确、规范。
公司内行文管理制度
公司内行文管理制度第一章总则第一条为规范公司内部行文管理，提高行文效率，明确责任，规定本管理制度。
第二条公司内部行文包括公文、文件、函电等形式，适用本管理制度。
第三条公司内部行文应遵循简洁明了的原则，尽量避免使用复杂难懂的词语和句子，确保信息传递的准确性和清晰性。
第四条公司内部行文应当严格按照程序进行，确保行文环节合理，文件齐全，归档完整。
第五条公司内部行文应当遵守国家法律法规，尊重他人隐私和权益，不得泄露公司机密。
第六条公司内部行文应当遵守公司内部规章制度，确保行文的合规性和统一性。
第七条公司内部行文的格式和内容应当符合规范要求，确保格式统一，内容完整。
第八条公司内部行文应当重视文化建设，注重文风文明，提高公司整体形象。
第二章行文流程第九条公司内部行文的发文流程应当严格按照规定进行，分为拟稿、审稿、签发、印发等环节。
第十条拟稿人应当根据事实和规定，撰写准确、简明清晰的文件内容，确保语言通畅，表达准确。
第十一条审稿人对拟稿内容进行审核，确保内容准确，法规合规，形式规范。
第十二条签发人对审稿通过的文件进行签字确认，确保文件有效性和公司授权。
第十三条印发人对签发的文件进行印刷和分发，确保文件内容传达到相关人员。
第十四条公司内部行文的收文流程应当与发文流程相对应，包括收文、登记、审核、传阅、批办等环节。
第十五条收文人应当严格按照程序进行收文工作，确保文件的及时处理和传达。
第十六条登记人对收文进行登记，确保信息的完整性和准确性。
第十七条审核人对收文进行审核，确保内容合规、规范。
第十八条传阅人对审核通过的文件进行传阅，确保相关人员知晓文件内容。
第十九条批办人对文件进行批示或办理，确保文件能够得到及时处理。
第二十条公司内部行文的存档流程应当按照规定进行，包括整理、归档、保管等环节。
第二十一条整理人对文件进行整理，确保文档的秩序性和完整性。
第二十二条归档人对整理完成的文件进行分类归档，确保文件的长期保管和检索。
公司行文管理制度范本
公司行文管理制度第一章总则第一条为了加强公司行文管理，规范公司行文行为，提高行文效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各部门及员工之间的行文活动。
第三条公司行文应当遵循合法、合规、准确、及时、节约的原则。
第四条公司行文分为内部行文和外部行文。
内部行文主要包括请示、报告、通知、通报、函等；外部行文主要包括函、报告、合同等。
第二章行文规则第五条公司行文应当使用公司规定的文件格式，注明文件密级、保密期限、紧急程度、发文单位、收文单位、文件字号、成文日期等要素。
第六条公司内部行文，应当根据事项的性质和紧急程度，选择适当的行文渠道。
一般事项的请示、报告，应当逐级上报；重大事项的请示、报告，可以越级上报，但应当同时抄送被越过的上级单位。
第七条公司行文应当明确提出要求，简洁明了，注重实效。
请示、报告等行文，应当一事一请示、一事一报告。
第八条公司行文应当严格遵守国家法律法规和公司规章制度，不得违反国家利益、公司利益和员工合法权益。
第九条公司行文应当实行签收制度。
收文单位应当指定专人负责收文，并对收到的文件进行登记、编号、归档。
第十条公司行文应当实行保密制度。
涉及国家秘密、公司商业秘密的文件，应当按照国家法律法规和公司保密规定进行保密，不得泄露。
第三章行文审批第十一条公司行文应当实行审批制度。
行文单位应当在行文前，对行文内容的合法性、合规性、准确性进行审查，并按照公司规定的权限进行审批。
第十二条公司内部行文，由行文单位负责人审批；公司外部行文，由行文单位负责人审核，公司法定代表人或者其授权人审批。
第十三条公司行文审批，应当注重效率，不得无故拖延。
特殊情况需要紧急行文的，可以按照规定权限和程序，先行行文，事后补办审批手续。
第四章行文监督第十四条公司应当设立行文监督机构，对公司行文活动进行监督。
行文监督机构负责对行文内容的合法性、合规性、准确性进行审查，对行文程序的合规性进行监督。
公司行文公文管理制度
公司行文公文管理制度一、制度目的公司行文公文管理制度的制定旨在规范和加强公司内部公文的起草、签发、传阅、存档及销毁等流程，提高行文效率，规范行文行为，保障公司内部信息安全。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门和员工，涉及公司内部公文的处理均需按照本制度执行。
三、行文流程1. 公文的起草•公文的起草由相关部门负责人或经授权的人员进行，起草前需明确公文的主题、目的、内容和格式，避免遗漏重要信息。
•起草完成后，需经过主管领导审核签字确认后方可进入下一环节。
2. 公文的签发•经主管领导审核签字确认的公文，由行政部门负责进行签发，并在公文上注明签发日期和签发人。
•签发完成后，公文可在公司内部传阅或发送至相关部门。
3. 公文的传阅•公文的传阅需根据内容确定传阅范围和顺序，避免信息泄露和错误传达。
•传阅过程中如有异议或需要修改，应及时反馈并进行相应调整。
4. 公文的存档•公文传阅完成后，需及时归档存储，由行政部门负责设置统一的公文档案管理系统进行管理，并做好信息备份和保密工作。
5. 公文的销毁•公文的保存期限根据公司规定执行，到期后需按照规定对公文进行销毁处理，确保信息安全和合规。
四、行文规范1. 公文的格式•公文应按照公司规定的格式进行起草，统一字体、字号、间距等要求，确保整体风格统一。
•公文标题应简明扼要，内容清晰易懂，避免使用太多专业术语或缩写。
2. 公文的语言•公文的语言应准确规范，措辞得体，避免出现错别字、语病等错误。
•公文中应避免使用口头语言或个人情感色彩，保持客观和公正。
3. 公文的编号•公文应按照一定规则进行编号，确保编号的连贯性和唯一性，便于查阅和管理。
五、行文责任1. 公文起草人•公文起草人需认真负责，确保公文内容的准确性和完整性，避免出现遗漏或错误。
•如公文内容存在争议或问题，起草人需积极协调解决并及时修改。
2. 公文签发人•公文签发人需核实公文内容的真实性和准确性，确保签发的公文符合实际情况和公司政策。
规范公司发文管理制度
第一章总则第一条为加强公司发文管理，提高发文质量和效率，确保公司内部信息传递的准确性和及时性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有发文活动，包括公文、通知、函件等。
第三条公司发文应遵循以下原则：1. 实用性原则：发文内容应紧密结合公司实际工作，具有实际指导意义。
2. 准确性原则：发文内容应真实、准确，不得夸大或缩小事实。
3. 及时性原则：发文应按时完成，确保信息传递的时效性。
4. 规范性原则：发文格式、用语应符合国家及公司相关规定。
第二章发文程序第四条发文前，需由发文部门或个人提出发文申请，经部门负责人审核后，报公司领导审批。
第五条发文申请应包括以下内容：1. 发文事由；2. 发文内容；3. 发文对象；4. 发文要求；5. 发文时间。
第六条领导审批通过后，由办公室负责拟稿、校对、排版、打印等工作。
第七条拟稿人应根据发文事由和内容，撰写具有针对性、指导性的公文。
拟稿完成后，需经部门负责人审核。
第八条审核通过后，办公室进行校对、排版、打印，确保发文格式规范、内容准确。
第九条打印完毕后，将发文送达相关部门或个人。
第三章发文格式与用语第十条公司发文格式应参照国家及公司相关规定执行，包括标题、发文字号、签发人、正文、落款等。
第十一条发文用语应规范、简洁、准确，避免使用口语、方言等不规范用语。
第十二条公文标题应简洁明了，准确反映发文内容。
第十三条发文字号由办公室统一编制，格式为“发文年份+发文序号”。
第十四条签发人应为公司领导或授权的部门负责人。
第十五条正文部分应按以下顺序排列：开头、主体、结尾。
第四章发文归档与保管第十六条发文完成后，办公室应及时将发文归档，并做好保管工作。
第十七条归档文件应按照发文时间、类别、内容等进行分类整理。
第十八条保管人员应确保归档文件的完整、安全，防止遗失、损坏。
第五章奖励与处罚第十九条对在发文工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。
第二十条对违反本制度规定，造成不良影响的部门和个人，予以批评教育，情节严重的，给予相应处罚。
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1公司行文规范及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。
做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。
通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。
一、纸型、纸质复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）, 厚度定量60—80g/㎡。
二、封面文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。
封面可使用必要公司的统一VI形象(文字和徽标)，但不宜用花边和图案。
加封面的材料同时应加封底。
三、书写要求（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。
（二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。
标题单独成行时，均无需标点。
（三）正文使用4号仿宋。
每段文字前空两格，第2行起均顶格。
不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。
（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1、”，第四层“（1）”，第五层“1）”。
（五）正文中表格一般作附件置后。
小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。
表内字体同正文，字号可略小。
（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
四、落款、盖印在正文后空两行，单位名称按印章全称。
盖印，可不写单位名称。
成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。
最后一个字离右边沿四格。
盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。
五、页面设置上 2.0cm，下2.0 cm，左2.0 cm，右2.0 cm，页脚1.0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。
为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。
双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。
六、装订一律左侧装订。
钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。
七、分类与编号（一）文件分类公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。
（二）简化编号名称由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：菏泽业之峰装饰有限公司简化为“HZYZF”。
行文中放置在表头或是标题下。
对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。
无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。
（三）细化编号内容仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制；初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。
编制方法：HZYZF-HR-2014-001(公司人资行政部2014年第1份文件)，其中公司名称：菏泽业之峰装饰有限公司=HZYZF；部门名称：HR（人资行政部）；时间：2014年，其后以此类推。
文件顺序号：001，002，003……以此类推。
如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如2015-001。
便于管理保存。
（五）各部门名称为设计部：SJ 企划部：QH 电子商务部：DS 市场部：SC 工程部：GC 财务部：CW 人资行政部：HR 法档部：FD 所有文本依顺序排号，发文后人资行政部存档。
八、行文管理主要内容外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。
（一）内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。
公文字号由人资行政部统一编制。
涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文。
（二）发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。
公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。
各类文件拟稿承办部门：1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿；2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。
规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。
各项规定要明确具体、切实可行。
要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。
人、地、物名、引文及时间要具体准确等。
文稿拟就后，拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续。
审核签发流程：1、首先送人资行政部部初审，人资行政部部审查修改文稿；2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿；3、公司各部门（含分公司）间的往来文件由总经理核稿；4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。
其次进行会签、发送；6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。
7、公司行政公文、规章制度，在执行总经理、总经理署意见后，由总经理签发；8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签发。
经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送人资行政部存档，并由人资行政部负责打印、校对、登记后发布。
行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送人资行政部存档，并由人资行政部负责打印、盖章、装订、登记、分发后发布。
发文日期以领导签发日期为准。
发文编号由人资行政部前台按公文编号要求，依年份、流水号码一文一号编列。
1、电子签发：如遇紧急情况，所相关负责人外出可以通过电子邮件签发，签署相关回复具有同等作用，返回后完善流程补签手续。
2、页码: 无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。
（1）第一种方式，目录和正文统一编页码，主要用于目录本身页数不多的情况下。
（2）第二种方式，目录不编页码，从正文第一页开始编页码，主要用于目录本身页数很少（一般少于2页）的情况下。
（3）第三种方式，目录和正文，各自单独编页码，往往使用两种格式的页码系列，主要用于目录本身页数很多的情况下。
3、文件表头:公司文件统一使用下列表头，其中“文件类型”各部门可先建立本部门文件分类，如工作流程、规范、规程、备忘……，待一定时期积累后公司再统一文件分类；保密等级用密级表达符号表示。
文件类型保密等级文件编号批准人审核人编写人日期□报送：□发送：□传阅：4、装订要求:公文应左侧装订，不掉页。
两页页码之间误差不超过4mm。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。
平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。
（三）收文处理程序与要求收文一般为公司的外部寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等。
公司外部来文，有指名收件人的由人资行政部部前台负责登记、签收、直接交给收件人。
如系公文，统一由前台处理。
为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）前台应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
公司外来文件的收文编号，由人资行政部部前台按年份依流水号一文一号编制。
（四）关于收、发传真及快件的管理1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。
2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。
3、公司内各部门发送、接收快件及挂号信一律在人资行政部登记，由人资行政部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。
收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。
（五）文件密级管理文件密级分为：A级(机密)；B级(秘密)；C级(公开)1、A级（1）缴款凭据及各阶段交费证明；（2）合同、协议<事务性合同除外>；（3）招商引资材料；（4）项目中长期计划、投资机会分析、可行性研究；（5）各类证件；（6）工程决算材料；（7）项目财务成果核算；（8）资金到位证明；（9）各种未正式批复或采取的计划、方案；（10）非正式渠道来的政府部门有关项目的各种批示；（11）各类审批图。
2、B级综合：（1）给政府部门的各类请示及批复；（2）收、发函；（3）会议纪要。
工程前期：（1）项目建议书及批复；（2）各种证明材料<耕地、非耕地证明、户口冻结证明>；（3）办理土地出让权手续的有关材料；（4）拆迁补偿统计资料；（5）户口冻结材料。
施工管理：（1）招投标文件；（2）设计变更及洽商；（3）概预算书及结算书；（4）工程验收记录单；（5）竣工图及竣工资料。
经营及物业管理：（1）商品房记帐入库单；（2）商品房出库通知；（3）用户反馈信息。
3、C级（1）除上述A、B级以外的文件归入C级；（2）阶段性B级文件在阶段过后可降为C级文件。
（六）关于文件复印、领用、查阅的权限1、公司副总经理级人员可以查阅A级(机密)文件,如需领用,报总经理批准;副总经理以下人员确需查阅A级文件,须主管副总经理审核,总经理批准。
2、部门经理级人员可以复印、领用、查阅本部门B级（秘密）文件；跨部门查阅B级文件，须经主管副总经理批准；部门经理以下人员确需复印、领用、查阅B级文件，须经部门经理审核，主管副总经理批准。
3、部门主管以上人员可以复印、领用、查阅C级（公开）文件。
部门主管以下人员需复印、领用、查阅C级文件，须经部门经理批准。