6秘书实务第六章 商务接待活动

• ３，我国生产的龙须草席具有悠久历史， 曾被莱比锡博览会誉为“独有的工艺品”， 列为免检产品，赢得大量外汇。１９８０ 年代初，日本某株式会社来厂考察，对每 一道工序作了详细了解和拍照，３月后， 日本就宣称制作出了同类产品，并以机器 化生产，而我国的出口厂家全部倒闭。
• ４，景泰蓝堪称国宝。１９８０年代，竟 有日本人扛着摄像机来参观。我方人员洋 洋得意地拍着对方的摄像机说：“拍吧， 拍下全部制作工艺，拿回去让人知道中国 人的厉害。”两年后，日本人制作的景泰 蓝大量进入市场，中国景泰蓝价落千丈。
三，接待经费列支： 工作经费，如租借场地和印发资料等； 劳务费，如讲课、演讲和加班费等； 参观、游览、娱乐费等； 宣传、公关费等； 交通费； 餐饮费； 住宿费； 纪念品费； 其他费用等。
相关知识：
• （一）接待规格 • 主要是从主陪人员角度而言。 • １，高规格：主要陪同人员比主要来宾的职位高， 表明对被接待一方的重视和友好； • ２，对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位 相当，最为常用。 • ３，低规格：主要陪同人员比主要来宾的职位低， 常用于基层单位，如：国家领导人到某公司视察， 其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待。
５，中国宣纸有“千年寿纸”、“纸中之王”美称， 尤其以安徽泾县产品为正宗。１９１５年获巴拿马国 际博览会金奖。日本人曾要求到泾县参观，被谢绝； 发现涂着泾县宣纸厂的运料车，立即尾随，但被该厂 将厂车标记涂去。次年，日本人去浙江一个由泾县宣 纸厂扶持的厂参观，该厂热情接待，有问必答，连蒸 煮原材料的碱水浓度这样的细节都告知对方，并惟恐 接待不周，临别时还赠送檀树皮、长稻草浆和杨桃藤 等原料。日本人回去“研究研究”后，不久宣称： “世界宣纸，泾县第一，日本第二，浙江第三，台湾 第四。”
• 第三站：公司旅游产 品项目规划室，展示 公司的开发前景（此 站注意保密，不可看 的不能展示）
• 第四站：公司外 环境参观，展示 公司的发展成就 及不动产等。
相关知识
• • • • • （一）参观主题 1、扩大企业的知名度，提高社会美誉度； 2、加大企业的业务拓展空间； 3、与相关企业及社区形成和谐关系； 4、增强员工对企业的认可度和归属自豪感。
第三节 • 晚上，龙城旅游公 司在餐厅宴请合肥 天达公司四位客人， 公司领导作陪，并 请公司市场部、财 务部和总经理办公 室相关人员出席。
商务宴请
相关知识：
• （一）宴会筹划 • １，确定宴请名单。 先由秘书拟定，最后 由上司定夺。 • ２，确定时间和场所。 不要选在重大节日、 假日或有禁忌的日子， 如穆斯林的斋月。场 所要请究环境因素。
• ３，发请柬。正式宴 会都要发。事先约定 或电话通知的都要发， 这是礼节。 • 如图
• ４，确定菜单。注意 客人饮食习惯、禁忌； 合理搭配。
• ５，排定桌次和座次。 桌次地位有高低，以 主人的桌为基准，右 高左低，近高远低。 座位中，以主人（女 主人）为中心，近高 。秘书要提 前到达宴会场所，检 查相关设备和准备工 作；主人一般位于大 门口迎客。尊贵客人 到达，主方还可将人 员排成两排在大门处 欢迎。
• （二）注意参观中的保密 • 附：我国重大泄密事件备忘录 • １，１９７９年，西方某驻华官员无意从一普通 电话中获得我军对越自卫还击作战时间、兵力调 遣等重大机密； • ２，１９８１年９月２０日，我国首次用一枚运 载火箭发射三颗人造卫星。３天后，北京某广播 电台播出《太空奥秘夺桂冠》；北京某晚报刊 《我国第九颗人造卫星》；将运行轨道、无线电 遥测频率托出。
• ２，入席。人数较多 时，要事先在桌上摆 放名牌。入座时，背 对门口的座位一定要 由主方人员来坐，这 是个下座。
• ３，致辞、敬酒 • 致辞要事先准备好， 一般主人先讲，客 人致答辞，客人也 可在宴会中间致答 辞。席间可进行适 当交谈。
• ４，散席。主人应送 客人至大门口。 • （三）宴请形式 • 正式宴会；便宴；酒 会；冷餐会；茶会； 工作餐。
实训题
• 请替王俐拟这份接待计划，包括： 接待规格、人员、时间、地点及事项安排 表、经费列支。
第二节 • 合肥天达公司王总经 理带三位部门经理来 公司参观考察，王俐 设计的参观路线和重 点展示：
商务参观
• 第一站： 公司办 公室， 展示公 司实力 及诚意。
• 第二站：公司陈列室， 展示公司的发展历史 及业务成就。
第六章 商务活动
• 第一节 商务接待 • 总经理办公室： • 李总：小王，这两次出差 收获不小，不仅与对方达 成了初步意向，对方还要 来人亲自到我们公司考察， 过几天合肥那边的合作公 司的一位总经理要带三位 人员来，这里有一份公司 关于接待计划方面的规定， 你看后先照此拟一个接待 计划，我先过过目。 • 王俐：好的，我马上办。
龙城旅游公司关于对内接待工作的 规定
• 一，接待工作首先确定接待规格，这是决 定人员、日程安排和经费开支的基础。一 般分为高规格、对等和低规格接待三种； • 二，人员方面安排：主陪人员、主要工作 人员和事项。应列出相应表格，包括：日 期、时间、活动内容、地点、陪同人员等；
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４，如何确定接待规格： 主要由上司决定，秘书仅提供参考意见； 了解对方来宾最高身份； 考虑与我方关系； 以前接待过的来宾参照上次标准； 突发性情况，规格降低时需向对方解释清 楚并道歉。
• （二）接待经费 • １，明确经费来源。如属来宾自负部分的， 要提前告知对方；如几个单位联合接待的， 应分清所占比例； • ２，了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗 教有关的饮食忌讳； • ３，不得擅自更改接待标准，严格执行公 司有关规定； • ４，做好保密工作，注意内外有别。
实训题
• １，现在六桌、七桌、八桌客人，如何将 桌次按重要程度排列出来？画出示意图。 如三桌的： 主台
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• ２，现有８人，安排在一圆桌，请安排座 次，画出示意图。