采购跟单业务管理规定
采购订单使用管理制度
采购订单使用管理制度一、总则1.1 为规范和统一公司内部采购订单的发放和使用，提高采购工作效率和质量，保障公司利益，特制定本管理制度。
1.2 适用范围：本管理制度适用于公司内所有采购订单的发放和使用。
1.3 定义：采购订单指公司为购买特定商品或服务而向供应商发出的正式书面文件，包括订单号、供应商信息、商品或服务描述、数量、价格等内容。
二、采购订单的发放2.1 采购订单的发放应符合公司内部的采购流程，遵循审批制度。
2.2 采购订单的发放应由具有相关权限的采购人员完成，如有特殊情况需要其他人员代办，应经过书面授权。
2.3 采购订单的发放应在确认供应商信息、商品或服务描述、数量、价格等内容无误的前提下进行，确保一切向供应商明确。
2.4 采购订单的发放应及时，不得拖延或忽略，确保采购工作正常进行。
三、采购订单的使用3.1 供应商在收到采购订单后，应仔细核对订单内容，如有疑问或不明，应及时与采购人员联系确认；确认无误后，方可接受订单。
3.2 供应商接受订单后，应按照订单要求及时交付商品或服务，未经公司同意不得擅自更改订单内容。
3.3 采购人员在收到供应商的货物或服务后，应核对订单与实际情况是否一致，如有问题应及时解决。
3.4 任何未经公司同意的更改、撤销采购订单的行为均视为违规，应承担相应责任。
四、采购订单的管理4.1 所有采购订单应妥善保存，便于查阅和核对。
4.2 采购订单的保密性要求高，未经公司授权不得外泄或泄露采购订单信息。
4.3 采购订单的处理应按照公司规定的文件保管期限进行，过期的采购订单应及时销毁。
4.4 对于重要订单或涉及公司核心利益的订单，应加强管理，并建立档案备查。
五、违规处理5.1 对违反本管理制度的行为，公司将根据情节轻重进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、责令退还违规收益、暂停采购资格、解除劳动合同等。
5.2 对于故意违规或造成公司严重损失的行为，公司将保留追究法律责任的权利。
采购跟单员岗位职责
采购跟单员岗位职责采购跟单员是一个重要的职位，负责协调和监督采购流程，确保按照计划顺利进行。
下面是采购跟单员的主要职责：一、供应商管理1. 寻找并评估供应商：采购跟单员需要与供应商保持联系，了解他们的产品质量、价格和供货能力，并对其进行评估和筛选。
2. 与供应商协商合同条款：与供应商商讨合同细节，包括价格、交货期限、质量要求等，并确保合同条款符合公司的政策和标准。
3. 跟踪供应商的绩效：监督供应商的交货进度和产品质量，及时解决供应商可能存在的问题，并对供应商的表现进行评估。
二、采购计划执行1. 根据需求制定采购计划：根据公司的需求和市场状况，制定合理的采购计划，包括物料数量、采购时间以及采购预算等。
2. 与相关部门及时沟通：与市场部门、仓储部门等相关部门保持密切沟通，及时了解需求变化，并调整采购计划。
3. 处理采购订单：根据采购计划，与供应商沟通并下达采购订单，监督采购流程的顺利执行，确保及时交付所需物料。
三、物流协调1. 监控物流进程：与物流公司保持联系，跟踪货物的运输进程，确保货物按时到达。
2. 处理物流问题：解决物流中可能出现的问题，如延迟发货、货物破损等，并及时与相关部门沟通协调解决。
四、数据分析与报告1. 数据统计和分析：负责采购和供应商相关数据的收集、整理和分析，提供采购流程的数据支持和决策参考。
2. 编写报告：撰写采购相关的报告，包括采购进度报告、供应商评估报告等，并及时提交给领导层。
五、合规监督1. 遵守公司规章制度：严格遵守公司制定的采购政策和规定，确保采购过程的合规性和透明度。
2. 风险管理：识别和评估采购过程中的潜在风险，采取相应的措施进行防范和管理。
六、团队合作1. 与相关部门合作：与采购部门、质量控制部门、财务部门等内部部门保持密切合作，确保采购流程的顺畅进行。
2. 提供支持与协助：协助其他团队成员完成任务，提供必要的支持与协助。
总结：采购跟单员是负责协调和监督采购流程的重要角色，需要与供应商、内部团队和物流公司等密切合作。
物料采购跟单的要求
（二）物料采购方企业方面的原因
➢ 1.物料采购方的生产能力或技术能力调查不深入，出现 物料供应商选定失误；
➢ 2.物料采购方提供材料、零部件给生产方加工的供应延 迟，造成生产方下道工序加工耽误；
➢ 3.物料采购方与供应商沟通存在问题，物料采购单或者 指示联络事项阐述不清，指示联络不切实际，单方面指 定交货期，业务手续不全造成工作耽误；
（1）超过产能接单； （2）临时插入急单； （3）小批量订单需要合起来生产； （4）物料采购延误影响生产量的准确掌握 （5）不合格产品过多造成物料用料过多。
3．技术能 力方面
4．其他方 面原因
（1）超过本厂生产技术能力接单； （2）对新下单产品不熟悉； （3）机器设备故障率高。
（1）员工流动性大及员工待遇低对工 作的抵制情绪造成产能下降； （2）经营业绩不佳需要调整经营方向 。
物料采购跟单要求
1．适当的交货时间
2．适当的交货质量
外贸跟单员的工作内容
适当的交货时间是指企业所物料采 购的物料在规定的时间获得有效的 供应。它是外贸跟单员进行物料采 购跟单的中心任务。
外贸跟单员不能只看重交货时间， 适当的交货质量是跟进工作的重点 之一。所谓适当的交货质量，是指 供应商所交的物料可以满足企业使 用要求。过低的质量要求是不容许 的，但过高的质量会导致成本提高， 削弱产品的竞争力，这同样不可取。
小知识： 物料质量达不到企业使用要求的严重后
果
1.导致企业内部花费大量的时间与精力去处理，增 加大量的管理费用；
2.会导致企业的重检、挑选上花费额外的时间与精 力，造成检验费用增加；
3.会导致生产线返工增多，降低生产效率； 4.会导致生产计划推迟，不能按时间客户交货，会 降低客户对企业的信任度； 5.会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重 的会丢失客户。
采购管理-订单跟踪制度规范
订单追踪制度规范1订单追踪工作规范第 1 条目的为了规范订单追踪工作，提升订单追踪成效，特拟订本规范。
第 2 条审批权限1. 采买总监及总经理负责审批元以上的订单办理工作。
2. 采买经理负责审批元以下的订单办理工作。
第2 章采买跟单整体要求第3 条追踪过程订单发出后，采买专员需要追踪整个过程直至收货入库。
第4 条追踪要求1.采买专员应达成公司规定的以及自购的订单追踪任务。
2.采买专员全面兼顾安排所负责的各个订单的追踪工作，不行遗漏。
第 5 条办理审批采买订单的撤消、违犯合同以及其余未规定办理规范的问题的办理方案应由有关权限审批人审批后方可履行。
第 6 条行为规范跟单员一定保持对供给商的尊敬，在跟单过程中一定注意自己的言行举止，自觉保护公司的优秀形象。
第 3 章订单追踪办理规范第 7 条订单分类汇总1.采买专员一定整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，保证每一订单都可查问。
“订单信息汇总表”以下所示。
订单信息汇总表序号订单号供给商下单日期交货日期备注2.采买专员将负责的采买订单依照订单追踪类型分类，便于进行供给商分级追踪管理 ( 参照《供给商分级追踪管理制度》 ) 。
第 8 条订单履行状况追踪1.采买专员应追踪订单办理的整个过程。
2.采买专员依照公司《订单状态追踪管理制度》追踪采买订单。
第 9 条公司撤消采买订单的办理1.原则上，采买部不可以撤消订单。
如因公司内部某种原由，的确需要撤消已发出的订单，采买专员应依照领导审批权限向领导申请撤消订单。
2.关于公司一方面撤消订单或供给商可能提出撤消订单的问题，采买专员应依照以下程序办理。
(1)采买部早先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采买专员编制《××撤消订单办理方案》。
(2)采买经理或采买总监在权限内审批《××撤消订单办理方案》。
(3)采买专员履行《××撤消订单办理方案》。
采购部工作细则
采购部工作细则工作时间定为早上8:30至傍晚17:30，中午12:00至13:30为午休时间，在这段时间内应保持安静，不打扰他人正常生活。
每位员工需确保在上午9点开始在线工作，工作时间内仅允许使用一个QQ 账号（即工作QQ）进行业务沟通，严禁网上闲聊、看电影或玩游戏等活动。
违反规定者需负责打扫办公室一天，直至总监满意为止。
未经批准，不得留非本公司人员在办公室内，违者需负责清洁卫生间一天，并承担由此产生的一切后果。
若有亲属来访，需提前向公司申请。
午休后，员工必须在13:30前返回公司，否则若发生意外事件，公司不承担任何责任，一切后果由个人自负。
采购部员工若需外出，应向总监申请并获统筹安排，具体由总监根据业务情况决定。
外出时需填写出门条并得到总监签字，未经签字的出门行为将被视为旷工。
员工辞职应提前一个月提交书面请辞，并说明原因。
离职过程中，不得有任何损害公司利益的行为，违反者可能失去当月工资和奖金，且公司不承担任何费用。
所有办公和采购开支均需凭票报销。
原则上不鼓励乘坐出租车，公交车费用可凭票据实报实销。
紧急情况下，经请示后可由公司派车。
办公零星费用也需凭票据记账，票据上应注明经手人姓名，并事先得到总监同意。
每位员工都应保持个人座位整洁，每月至少清洁一次桌椅。
卫生间卫生同样重要，使用后务必冲洗马桶。
爱护公司财产，因个人行为导致的损坏需自行赔偿。
公司实行绩效导向的提成制度，初次下单提成0.01%，二次下单提成0.02%。
采购产品价格以出厂价为基础，若价格高于出厂价视为不合理，若销售因价格高导致无法销售，将视为未完成任务。
若采购产品出现失误或重大问题，导致错发或漏发产品，公司将根据实际损失的30%对责任人进行惩罚，并在当月工资中扣除。
员工需负责自己产品的更新，每月至少一次，并及时反馈公司网站信息的错误。
采购员下单后需进行跟单，特别是在下单后的第3天和交货期前的第3天。
出差前，需提交出差计划并获得部门总监或总经理的批准，出差费用在计划中明确列出，并经领导审批。
采购跟单业务管理程序文件
德信诚采购跟单业务管理程序1．0目的1．1规采购跟单业务及其相关环节的业务操作流程；1．2规库存物料变更及库存物料控制流程；1．3适应SCM系统业务操作方式。
2．0围2．1本规定适用于TCL空调器()采购部采购跟单主业务的控制管理。
3．0定义3．1长线物料：物料采购周期超过周滚动计划提前期；3．2短线物料：物料采购周期在周滚动计划提前期之；3．3采购周期：从下采购请购单至物料回厂之间的时间段。
4．0职责4．1销计划部提供《XX年XX周滚动生产计划》；4．2海外中心计划科提供长线物料的滚动计划和出口机要货计划；4．3设计开发部编制标准BOM，技术工艺部根据标准BOM编制对应的制造BOM；4．4制造部生管课负责于SCM系统中编制周滚动计划、周包装作业计划、小批试制生产订单、生产计划更改；4．5制造部两器课负责于SCM系统中编制两器生产订单；4．6设计开发部提供小批试制通知单，由制造生管课录入SCM系统；4．7采购课采购员负责按采购流程进行采购作业及回料交期和数量的跟进；4．8采购课物控计划负责库存分析及控制、采购请购单的校对，并与销售部门沟通，作好长线物料及其它紧缺物料的备货控制；4．9制造部仓库管理课负责物料入库和出库作业管理；5．0 流程与规5．1 采购跟单业务操作流程与规 5．1.1长线物料采购业务规5．1.1.1销计划部须按规定时间提供下月度四周滚动计划，外销计划科须于每月的10号或之前提供下月度的紧缺长线物料（如压缩机等）滚动需求计划（N 月10号提供N+1月四周滚动计划）；5．1.1.2压缩机采购根据审批后的“年度生产大纲”、“四周滚动计划”按其相应的供货周期提前下达月需求采购订单，每月再根据“周包装计划”实际生产数量进行调整订购数量和交期；5．1.1.3铜管、铝箔、辅料根据“四周滚动计划”，由相关采购员于每月18号前下达下月的整月需求采购计划，物控计划校对、采购课长审核后，采购员根据采购计划下达手工采购订单，并每周根据“周包装计划”进行调整订购；5．1.2短线物料采购业务规5．1.2.1总装正常批次物料：制造部生管课须按“周包装计划”每周二12：00前在SCM 系统中下达第N+2周周包装作业计划，采购员于每周二22：00前根据SCM 系统采购建议下达请购单，经物控计划校对后下达采购订单，采购周期（包含提前期1天、检验周期1天和下单周期1天，共3天）需≥12天（示意图如下）；5．1.2.2两器物料：两器排程计划下达必须在生管课包装计划下达后第二天中午12：00前完成流程审核，两器排程若有变更必须于当天20：00前完成。
原材料采购跟单的含义和基本要求
原材料采购跟单的含义和基本要求原材料采购跟单的含义和基本要求原材料采购跟单是指跟踪和管理原材料采购流程的一种重要方式，包括采购计划、报价比较、合同签订、付款跟踪等多个环节，确保原材料采购全过程的有效执行。
在实际采购中，采购员应当按照既定的计划在规定时间内完成采购，跟单人员则需要对采购进展和结果进行跟踪和监督，减少采购过程中出现的问题和风险。
对于原材料采购跟单的基本要求，我们可以从以下几方面进行分析：一、严格按照计划执行原材料采购跟单首先需要严格按照采购计划的要求执行，采购员应当确保在规定时间内完成采购任务且内容与目标一致。
跟单人员则需要通过实时了解采购进展情况，调整采购计划，以确保计划顺利进行。
二、严格按照合同约定执行采购人员在签订采购合同时，应当明确并约定好交货时间、交货地点、质量标准、价格等相关事项。
跟单人员需要对合同的履行情况进行备注，作为采购人和供应商之间沟通的依据，防止出现任何不必要的纠纷。
三、积极开展对供应商的质量管理质量是采购过程中必须要考虑的因素之一。
跟单人员需要不断关注供应商的生产质量，与供应商开展沟通和协商，积极参与到供应商的质量管理工作中，与供应商实现协同共赢的目标。
四、严格控制采购成本原材料采购是企业成本的重要组成部分，对采购成本的控制也是跟单过程中的关键要求。
跟单人员需要通过多种方式，如定期数据分析、采购成本比较等方法，完善采购成本控制机制，保证采购过程的合理经济效益。
五、及时反馈和处理采购过程中的问题原材料采购过程中可能会出现种种问题和风险，对于这些问题和风险，跟单人员需要及时反馈和处理，积极协调各方面力量，解决问题。
反馈信息的及时与否，会对采购后续工作的顺利开展产生重要影响。
综上所述，原材料采购跟单是企业采购中非常重要的一项工作，涉及到采购的各个环节。
跟单人员应当秉持着全局责任意识，保证全过程的严谨有效执行，做好日常跟单、问题反馈以及数据分析等各项工作，为采购工作的规范化、科学化、标准化做出贡献。
采购管理-订单跟踪制度规范
订单跟踪制度规范1订单跟踪工作规范第1条目的为了规范订单跟踪工作，提高订单跟踪效果，特制定本规范。
第2条审批权限1.采购总监及总经理负责审批元以上的订单处理工作。
2.采购经理负责审批元以下的订单处理工作。
第2章采购跟单总体要求第3条跟踪过程订单发出后，采购专员需要跟踪整个过程直至收货入库。
第4条跟踪要求1.采购专员应完成企业规定的以及自购的订单跟踪任务。
2.采购专员全面统筹安排所负责的各个订单的跟踪工作，不可遗漏。
第5条处理审批采购订单的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由相关权限审批人审批后方可执行。
第6条行为规范跟单员必须保持对供应商的尊重，在跟单过程中必须注意自己的言行举止，自觉维护企业的良好形象。
第3章订单跟踪处理规范第7条订单分类汇总1.采购专员必须整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，确保每一订单都可查询。
“订单信息汇总表”如下所示。
订单信息汇总表2.采购专员将负责的采购订单按照订单跟踪类别分类，便于进行供应商分级跟踪管理(参照《供应商分级跟踪管理制度》)。
第8条订单执行情况跟踪1.采购专员应跟踪订单处理的整个过程。
2.采购专员按照企业《订单状态跟踪管理制度》跟踪采购订单。
第9条企业取消采购订单的处理1.原则上，采购部不能取消订单。
如因企业内部某种原因，确实需要取消已发出的订单，采购专员应依据领导审批权限向领导申请取消订单。
2.对于企业单方面取消订单或供应商可能提出取消订单的问题，采购专员应按照以下程序处理。
(1)采购部预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采购专员编制《××取消订单处理方案》。
(2)采购经理或采购总监在权限内审批《××取消订单处理方案》。
(3)采购专员执行《××取消订单处理方案》。
3.依照合同规定取消订单的，采购专员无需请领导审批。
采购专员应将合法取消订单的证明依据汇总整理并存档。
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TCL空调器(中山)有限公司体系文件
管理规定
文件名称: 采购跟单业务管理规定
文件编号: TX-C.05.01
版本: A
页码: 第1页共 7页
生效日期: 2005年12月01日
本文件为TCL空调器（中山）有限公司所有，未经许可任何人不得翻印,纸介文件在盖上红色受控印章后方为有效！
文件修订、批准页修订记录：
1．0目的
1．1规范采购跟单业务及其相关环节的业务操作流程；
1．2规范库存物料变更及库存物料控制流程；
1．3适应SCM系统业务操作方式。
2．0范围
2．1本规定适用于TCL空调器(中山)有限公司采购部采购跟单主业务的控制管理。
3．0定义
3．1长线物料：物料采购周期超过周滚动计划提前期；
3．2短线物料：物料采购周期在周滚动计划提前期之内；
3．3采购周期：从下采购请购单至物料回厂之间的时间段。
4．0职责
4．1内销计划部提供《XX年XX周滚动生产计划》；
4．2海外中心计划科提供长线物料的滚动计划和出口机要货计划；
4．3设计开发部编制标准BOM，技术工艺部根据标准BOM编制对应的制造BOM；
4．4制造部生管课负责于SCM系统中编制周滚动计划、周包装作业计划、小批试制生产订单、生产计划更改；
4．5制造部两器课负责于SCM系统中编制两器生产订单；
4．6设计开发部提供小批试制通知单，由制造生管课录入SCM系统；
4．7采购课采购员负责按采购流程进行采购作业及回料交期和数量的跟进；
4．8采购课物控计划负责库存分析及控制、采购请购单的校对，并与销售部门沟通，作好长线物料及其它紧缺物料的备货控制；
4．9制造部仓库管理课负责物料入库和出库作业管理；
5．0流程与规范
5．1采购跟单业务操作流程与规范
5．1.1长线物料采购业务规范
5．1.1.1内销计划部须按规定时间提供下月度四周滚动计划，外销计划科须于每月的10号或之前提供下月度的紧缺长线物料（如压缩机等）滚动需求计划（N月10号提供
N+1月四周滚动计划）；
5．1.1.2压缩机采购根据审批后的“年度生产大纲”、“四周滚动计划”按其相应的供货周
期提前下达月需求采购订单，每月再根据“周包装计划”实际生产数量进行调整订购数量和交期；
5．1.1.3铜管、铝箔、辅料根据“四周滚动计划”，由相关采购员于每月18号前下达下月
的整月需求采购计划，物控计划校对、采购课长审核后，采购员根据采购计划下达手工采购订单，并每周根据“周包装计划”进行调整订购；
5．1.2短线物料采购业务规范
5．1.2.1总装正常批次物料：制造部生管课须按“周包装计划”每周二12：00前在SCM
系统中下达第N+2周周包装作业计划，采购员于每周二22：00前根据SCM 系统采购建议下达请购单，经物控计划校对后下达采购订单，采购周期（包含提前期1天、检验周期1天和下单周期1天，共3天）需≥12天（示意图如下）；
5．1.2.2两器物料：两器排程计划下达必须在生管课包装计划下达后第二天中午12：00前完 成流程审核，两器排程若有变更必须于当天20：00前完成。
总装物料的回料期为9
天，即比包装计划提前二天回料；对两器物料，端板回料期为5天，其余两器物料 回料期为6天；
5．1.2.3小批试制物料：制造部生管课根据设计开发部《小批试制通知单》直接录入SCM 系 统，生产时间按采购会签时间给定；
5．1.2.4提前备货物料：因采购环境的变动，造成短线物料采购周期超出周滚动计划提前期 由采购员根据周滚动计划或出口机要货计划的机型编制相应物料的备货计划，格式见 备货通知表格1-1，物控计划员根据物料属性和相关预测数据信息校对备料计划 ； 5．1.2.5补充条例：
5．1.2.5.1返包机/包修机的物料申购按照《物料申购管理规定》相关要求进行处理； 5．1.2.5.2 因各种原因需补订物料的，具体申购要求见《物料申购管理规定》；
5．1.2.5.3 采购请购量计算公式为：订量=批量*单量*（1+损耗百分率）+安全库存（A ）-
≥12天
总装物料采购周期
在途量-可用库存，但结果须大于等于最小订购量（Min）和小于等于最大订购量（Max）；
5．1.2.5.4 SCM系统中的“安全库存量”由制造部提出，采购部会签后维护到系统，“最小订购量”、通用物料“采购批量”由采购部各采购员提出申请，采购部物控计划校
对审批后维护到系统；
5．1.2.5.5正常物料请购单直接由物控计划员校对后生效，采购订单须经采购课课长批准生效，物料采购变更订单须采购课课长审批生效。
5．1.2.5.6物料供应异常情况，需及时填写反馈，格式见物料信息反馈单表格1-2，制造部生管课会签后根据确认后的交货期调整相应生产计划，供应链管理课会签作为考核
供应商依据。
5．2物料控制流程和规范
5．2.1因设计、工艺变更造成的制品，由技术部门给出相应处理方案，因计划变更造成制品由计划部门负责在后续计划中协调处理，制造部物控员做好记录和跟踪，每月发出一
份制品统计表；
5．2.2制造部物控员根据“变更通知单”中的设计处理方案和库存对变更所造的制品给出处理意见，仓库根据制品处理意见对制品进行处理。
对于报废、呆滞、用于特定机型或
批次当中的物料首先必须做相应的移位处理，即货位的相关移动。
5．2.3合格状态物料，因变更或其它某种原因致使不能使用，设计开发部或技术工艺部必须通过“变更通知单”或技术、工艺通知单对库存进行处理和说明。
仓库管理课进行相
应的移货位处理，采购员根据技术文件进行补采购作业；
5．2.4采购部物控计划负责对以上各点操作进行跟踪、监控。
6．0工作流程图
7．0相关数据及表格
7．1备货通知表1-1
7．2物料信息反馈单1-2
TCL空调器（中山）有限公司
采购备货通知单
供货厂家：
通知日期：
编制：审核：批准：
物料信息反馈单
8．0相关术语
8．1周滚动生产计划；
8．2周包装计划；
8．3出口机要货计划；
8．4冻结货位；
8．5可用货位。