第12章 信息沟通

第12章 信息沟通
第12章 信息沟通

思考题

2.信息沟通在管理中具有哪些作用?

答:沟通的作用通俗地说,沟通的作用就是在适当的时间,将适当的信息,用适当的方法,传递给适当的组织或个人,以形成一个迅速有效的信息传递系统,从而有助于组织目标的实现。具体而言,沟通有以下几个作用。

(1)为科学决策奠定基础组织内外存在着大量模糊、不确定的信息,沟通可以澄清事实、交流思想、倾诉情感,从而降低信息的模糊性,为科学决策奠定基础。

(2)为组织创造和谐的氛围一个组织是否吸引人,组织的员工在企业是否乐得其所,甘愿为之奋斗,并不仅仅在于有一个宏伟诱人的愿景,还在于这个企业组织内部是否具有一种和谐的人际氛围。

(3)促进组织员工行为协调当组织的领导机构做出某一决策或制定出某一政策时,由于组织内部成员或部门之间所处的位置不同,利益不同,掌握的信息不同,因而对决策或政策的态度一般不一样的,产生的行为也存在一定的差异。

(4)架起组织与外部环境之间的联系桥梁企业组织必然要求和顾客、政府、公众、供应商、竞争者发生各种各样的关系,它必须要按照顾客的要求调整产品结构,遵守国家的法律、法规,担负自己应尽的社会责任,获得适用且廉价的原材料,并且在激烈的竞争中取得一席之地,这使得组织不得不和外部环境进行有效信息沟通。

3. 信息沟通必须遵循哪些原则?

答:沟通的原则体现在以下几方面:

(1)准确性原则。由于信息沟通的目的是确保信息的准确传递,因此信息沟通必须遵循准确性原则。由于信息沟通一般都涉及两个方面,作为信息的发送者与接收者均应创造条件,经过双方的努力使信息在双方之间准确传递。

(2)完整性原则。在管理工作中,沟通是手段而不是目的。因此,在沟通过程中,应当注意传递信息的完整性,即在传递信息时将完整、全部的信息传递给对方,以免影响信息传递的质量,影响组织任务的完成。

(3)及时性原则。在沟通的过程中,还应注意信息传递的及时性。在实际工作中,经常会出现因信息传递不及时而造成工作延误的情况,应当引起高度的重视。

4.简述信息沟通的过程。

答:信息沟通的过程包括以下几方面:第一,信息发送者,需要信息沟通的主动者把自己的思想、观念、情报、意见、要求转换为信息发送者自己与接受者双方都能理解的共同语言和符号,这一过程就叫编码。第二,信息传递渠道,编码后的信息必须通过一定的信息传递才能传递到接受者处,信息传递的去掉有许多,如计算机、电话、电视、互联网等。第三,信息接受者,信息接受者先接受到传递而来的共同语言或信号,然后按照相应的办法将此还原为自己的语言即译码。第四,噪声与反馈,人们之间的信息沟通还经常受到噪声干扰,并要经常检验信息效果的再沟通。

6.什么是正式信息沟通?正式信息沟通通常有哪几种类型?

答:所谓正式信息沟通一般是指组织系统内,依据组织明文规定的原则和程序进行信息的传递与沟通。包括以下几种形式:

(1)自上而下的沟通。自上而下的信息沟通是指在组织的管理层次中,信息从高层管理者朝基层管理者方向的流动。这种自上而下的沟通的主要目的是使员工了解企业组织的经营目标,改变员工的态度以形成与组织目标一致的观点并加以协调,从而消除员工的疑虑和不稳定的心理。最典型的自上而下的沟通是口头沟通和书面沟通。

(2)自下而上的沟通。自下而上的沟通是指在组织的管理层次中,信息从低层的员工流向高层管理者。这种信息沟通的常见目的是提供对正在进行的事情的信息反馈。它可使员工有机会在与其工作、组织政策等有关的问题上表明自己的意见。

(3)交叉沟通。交叉沟通包括两个方面:横向沟通与斜向沟通。横向沟通指有效协调同一部门不同科室之间,同一层次不同部门之间的行动;斜向沟通指发生于不同部门不同层次的成员间的信息沟通。9.简述信息沟通障碍产生的原因。

答:信息沟通是信息由发送者向接收者传递的过程。在此过程中,任何一个步骤出现障碍都将导致沟通无法有效进行。在信息沟通中,障碍的产生有三种来源:一是信息发送者的原因;二是接受者的原因;三是环境的原因。沟通过程中一旦出现障碍就会使信息沟通成为空话,甚至造成双方的误会。

(1)来自于信息沟通发送者的沟通障碍

在现代企业管理中,企业管理者通常作为主动的信息沟通的发送者与部属进行沟通,沟通的效果如何,很大程度上取决于信息发送者,即企业管理者的自身素质和在信息沟通中的表现。以下是由于沟通者的原因导致的沟通障碍。①信息沟通技能较差。人们的沟通能力有相当大的差别,这种差别往往影响有效的情感沟通和信息沟通。沟通技能的一些差别源于个人的教育和训练水平,有的则起源于更为重要的个人秉性。例如有的人很健谈,擅长辞令,善于劝服并取信于人,善于激发对方的兴趣,说的中肯,或者说的动听,能真正地打动接受者的心,其沟通效果更为显著。人的个性如果精于审势度势也会对沟通效果产生积极影响。②语言表达能力欠佳。绝大部分的沟通是借助于语言起到传播信息和交流信息作用的,语言包括书面语言和口头语言。一份逻辑混乱、语无伦次的报告或者情况介绍很难迅速、准确地传达所包括的信息。同样,一句模棱两可、含糊不清的话也很难明确、清晰地表达说者的含义。我们知道在沟通的程序中,信息发送者在传递信息之前是确立概念和编码的过程,确立概念即明确自己所要表达的内容和含义,编码即组织语言来传递自己所要表达的内容和含义。这两个步骤都非常重要,否则,都会直接影响沟通中的语言表达能力或造成信息传递困难,或编码、译码困难,或理解困难。如果发送者根本就不太明确自己想表达什么意思,组织出来的语言再正确也恐怕难以符合他的本来意愿。再者,即使发送者很清晰地知道自己所欲表达的内容,但如果其组织语言的能力太差,其结果仍可能是词不达意。在日常语言表达中,确立概念的过程和编码的过程通常是混合在一起

进行的,很难把二者分开。语言表达在不同情境下有不同的要求。在正式的、严肃的场合就应该使用比较正式的语言,而在非正式的条件下,比较随便的用语可能会使气氛更和谐随意。③个人信誉不好。信息传递中,接受者对信息不重视,常常是因为信息发送者的能力或人品、经验等不被接受者信任,甚至被接受者厌恶。对不可信的信息,接受者不会接受。对信息的不信任,实际上是对信息的发送者的不信任。因而个人信誉不好,将会严重地影响沟通的效果。信息发送者不被信任的原因之一是爱说空话、假话,即对不真实的事情作出真实的描述,欺骗别人;原因之二是沟通者不能履行自己的诺言。④沟通对象和时机选择不合适。沟通是在至少两个人之间发生的事,只有一个人无法进行沟通,因而沟通中就存在一个对象选择问题。如果沟通的对象选择不合适,或者选择的时机不合适,都会严重地影响沟通的效果。与一个陷于个人烦恼的部属大谈特谈公司的发展,必然会引起他的反感和厌恶;在一个艺术爱好者面前漫骂某些艺术家的庸俗和浅识也不会讨得他的喜欢。沟通对象的选择要考虑其心理状态和对某种事情的态度,及其兴趣、爱好、愿望等。

(2)来自于接受者的沟通障碍

企业管理者和员工之间的信息沟通不能产生良好的效果,除了信息发送者的原因外,还有作为接收者在接受时因为自己本身的问题造成沟通中的障碍。①心理因素。由于管理者和部属地位的不平等或者由于部属对管理者的主观理解所造成的部属在沟通中的担忧、畏惧、紧张等心理反应,从而使部属不能正确地理解管理者的意图,也

不能真实地表达自己的情感和态度,这便形成一种沟通障碍。例如,在部属过分紧张的状况下,注意力分散,没能听进管理者所表达的全部内容。②理解障碍。由于沟通双方在知识水平、社会经历等方面的差异,信息发送者传达的信息到了接受者那里,发生了理解上的偏差,从而使沟通出现障碍。理解障碍在于理解的差异性,理解的差异不在于语义的差异。由于语言不是客观事物的实体,它只是通过人的思维反映客观事物的背景而已。因此它与客观事物之间只存在间接的联系,在沟通中使用语言,常常会由于客观事物的变化,个体的变化,以及个体的差异,使语言的表达和理解范围受到了局限。另外,语言之所以是多义的,是因为接受者理解的差异,会引起许多误解,以至于阻碍沟通。例如,某厂车间主任老林对小李说:“小机灵,你去一下财务科。”老林愿意以“小机灵”称呼是对小李的赞许和爱称,而小李却理解为对他的批评。这样,小李对老林的信息是由于感情原因而打折扣。③错猜。由于人们思想里存在着某种偏见或者是某些先入为主的观念,对接受来的信息加以过滤、区分甚至是曲解,从而产生沟通障碍。例如,接受信息的人只听他自己想要听的话,往往在没有全面听完别人的话时,就想当然地以先入为主的观念来理解别人的话;或者是接受者对信息发送者发出的信息进行区分,分为真实的、虚拟的或于自己有利的,于自己不利的等,区分之后只接受其中部分的信息内容,而对于其他部分置之不理。以貌取人也可能引起错猜、曲解信息发送者的真实含义和完整内容,以至形成沟通障碍。

(3)来自于环境的原因沟通的障碍

①团体气氛不和谐。一个组织的气氛对信息接收的程度也会产生影响。信息发自一个相互高度依赖和开诚布公的组织,它被接收的可能性要比来自那些气氛不正、相互猜忌、提防的组织大得多。如果一个企业的管理层内部矛盾重复,管理者的信息必定要被企业员工斟酌一番,员工之间的讨论和猜疑会使信息失真,也会加深管理者和员工之间的误解。影响信息沟通是否顺利的另一个组织气氛是命令和请示是否拘泥形式。如果有的组织,除例行公事外,任何工作都必须下达正式命令来完成,那么在这个组织中,一般性的或不是正式传达的信息则比较难被接受。②渠道不通畅。沟通过程中由于存在的各种环境的干扰使信息的传递渠道不通畅而影响沟通的效果。信息传递渠道的复杂化是渠道不通畅的重要因素。如果信息在达到接受方前经过的层次越多沟通效率就会降低,误差会增大。反馈渠道不能有效运作也能影响沟通的效果,如有的企业设置了领导信箱,但从来不打开,这样的反馈渠道还不如不设,惹人笑话;反馈过程中还可能出现信息失真,传递技术和编码存在问题等,如有人利用反馈渠道将虚假信息反馈上去造成许多麻烦,现实中的“打小报告”就是很好的例子。

10.信息沟通障碍排除,沟通关系改善需从哪些方面做起?

答:沟通的改善尽管每个组织不可避免地存在着沟通障碍,情况也不是令人悲观的,因为许多沟通障碍是可以防止和排除的。沟通障碍的排除、沟通关系的改善,是有效沟通的必要环节。企业管理者可以从以下几方面去有效排除问题中的障碍,达到改善沟通关系之目的。

(1)提高信息沟通技能和信任度

管理者的信息沟通技能的高低严重地影响着他与部属之间的沟通。或者是部属不愿意与之沟通,或者沟通的效果极差甚至是适得其反,这都不利于管理者与下属之间的信息交流和情感沟通。沟通技能的提高要求管理者平时加强口头表达能力和文字表达能力的锻炼,加强与人交往技巧的训练,不断从多次的沟通失败中吸取经验和教训并努力加以改进。一个有效的管理者,不仅要取得下属对他的信任。而且还必须保持这种信任,提高这种信任。作为管理者要特别注意以行动加强言词,口头上说明的意图,不过是沟通过程的开始。只有在管理方面建立了以行动支持语言的信誉之后,所阐述的政策和将要采取的行动才能取信于人。坚持按书面或口头表达的信息采取相应的行为可以缩短“信任差距”,并有助于建立相互信任的气氛。

(2)认清沟通的目的和意义

管理者在沟通之前应检查沟通的目的,经常自问一下,“为何要进行这次沟通”,“我希望在这次沟通中获得什么”,切忌毫无目的的沟通。在认清沟通的自我目的时,还应该认清这次沟通对沟通对象的意义何在,即这次沟通对部属来说有何意义,他能从这次沟通中获得什么。要了解沟通对于部属的意义,就应该认清部属“需要什么”。沟通最基本的原则是认识到组织中其他人需要了解什么并对此做出响应,相对而言其他原则是次要的。一般而言,最容易记忆的信息是一些与接受者息息相关的信息,所以管理者在沟通时,应该尽量站在对方的立场上,多考虑对方的利益和需要。这样,沟通的效果就会好得多。又如,部属在受到管理者的批评之后情绪比较低落,这时管理

者若能主动地与下属进行谈心,自己的错误自己改正,对方的错误应表示谅解。这样,主管与部属之间的沟通关系得到加强,不至于落到相互间隔阂越来越深的地步。认清沟通的目的和意义,有助于信息发送者清晰地表达自己的意图和感情,也可有效地防止沟通中的盲目倾向,便于信息发送者检查沟通效果从而更好地提高沟通技能,使每一次的沟通都达到所预想的目的。

(3)慎用语言和文字

语言和文字是沟通中信息传递的重要工具,语言文字使用的好坏影响着信息是否能准确迅速的传递,方言过重的语言表达和拙劣的文字表述都不利于信息的有效传递,不利于沟通的有效进行。管理者在信息沟通中应尽量使用通俗易懂的语言。发出的信息能否被接受者理解,在很大程度上依赖于信息的发出所用的语言是否通俗易懂。鉴于接收信息的人各不相同,所以信息发送者所使用的语言也应因人而异,总之,必须使用接受者最易理解和懂得的语言。对容易产生歧义的话语应尽量避免使用,或者对于产生误解的话语,作再三的解释说明,表明自己的真实态度和情感,以澄清误解。写文章也是管理者沟通的一个重要手段,不少管理者都忽视这一点。他们把精力集中在读、听、说上面,当迫不得已写时,就感到困难了,阻碍了沟通的顺利进行。因而提高书面语言表达能力,写出一手好文章也是管理者改善沟通的重要途径。要提高写作技巧首先是多实践,强迫自己多写;其次是在组织构思、确定材料正确性等方面勤下功夫;第三,请写作好的人评阅你的文章,并提出意见,再修改。语言和文字的运用是沟通中

的重要内容。管理者应在不断的实践中提高语言及文字表达能力,多锻炼、多学习是其重要途径,平时多向别人学习,从别人得体、风趣的谈话中找到要点,提高自己的表达能力。

(4)注意面谈的细节

在面对面的双向沟通中,是否能注意到面谈双方的细节通常能反映出一个人的沟通技能的高低。面谈的细节包括声调、语气、节奏、面部表情、身体姿势和轻微动作等。对面谈细节的注意,一方面要求管理者给予对方合适的表情、动作和态度,并与所要传达的信息内容相配合,如轻松的交谈应面带笑容,真实的立场态度的表达应该显出严肃庄重的样子,在对方陷于忧思时应减缓语速。不同的坐姿、站相、手势也潜在地反映着一个人的个性、气质和态度。在严肃的场合跷着二郎腿与部属交谈,会给对方一种压迫感,有碍于情感的平等交流;在集体会议上或者正式的讨论中,衣冠不整、姿势不雅都会影响员工对管理者的评价,从而对信息的传递也发生阻碍作用。对面谈细节的注意,另一方面要求管理者根据对方口头语言和身体语言作出灵活机动的反应,使沟通对象所潜在表现出的需要得以实现。如根据对方频频看表之动作推断其另有他事,这时应主动中断沟通。又如根据对方对某一问题所表现出来的兴趣和喜欢或者无奈和厌恶,来决定是否进一步对该问题发表自己的观点见解。以满足对方需要的适应性来指导沟通的进程是改善沟通的重要原则和方法,对面谈细节的注意是了解对方需要的窗口。管理者在沟通中应该随时注意面谈的细节,调节沟通进程,以达到有效沟通的目的。

(5)充分利用反馈信息双向沟通

只有在信息发送者收到表明信息已由接收者收到反馈信号之后才算完结。在沟通过程中,应尽量多听取信息接收者的反馈意见,以了解接收者对传递的信息是否真正了解,以便于及时调整复述,使接收者完全而准确地掌握和理解。相互沟通的个人能接到口头的和书面的两种反馈。通常书面提出反馈信息的机会微乎其微,一般人不愿意自发地做出书面反应,特别是对于那些胆小怕事或腼腆羞涩的沟通对象,要引出反馈信息就得付出更多的力量。反馈是信息沟通的重要保证措施,没有反馈,管理者无法知道信息是否传递到了沟通对象那里。因此,管理者应尽量鼓励反馈,只有这样,接受者才乐意把反馈信息表达出来。另外,信息发送者也应善于从接受者的表情中获得反馈信息,接受者的表情是接受者潜在意识的感情流露,这种反馈信息有时是最真实、最确凿的,沟通者应该充分利用。面谈对象的眼神、面部表情、身体姿势通常都暗含着无法用语言表达的态度和心理倾向。如听话者眼睛的随意转动表明他无心听话,或者他认为无关紧要,这时,沟通者就应该调节沟通的进程,如转移话题等。

(6)掌握“倾听”的艺术和技巧

管理者要与员工之间形成有效的沟通,很重要的一条是要学会倾听。认真的倾听不仅能更多更好的掌握有价值的信息,同时也体现了对信息发送者的尊重和支持。日本企业家松下幸之助把自己的经营艺术概括为“细心倾听他人意见”。倾听的艺术倾听是一种工作艺术,也是一种生活艺术,作为管理者,倾听要注意以下几个问题。①倾听

时不要随意打断对方的谈话。②不仅要善于听取对方的谈话内容,而且要善于观察分析对方的感情和态度。③让对方有充分的安全感。倾听的技巧提高倾听技巧需要把握十个关键点:①寻找兴趣点。②评判内容而不是传送内容。③沉着。④注意领会要点。⑤灵活应变。⑥集中注意力。⑦训练自己的大脑。⑧保持头脑开放。⑨利用思维速度的优势。⑩努力去听。

(7)克服不良习惯

企业管理者在沟通中,应努力克服各种不良习惯,以下是不良习惯的十种表现。①对沟通对象所谈的主题没有兴趣。②被对方的姿态所吸引,而忽略了对方所讲的内容。③当听到与自己意见不同的内容时,就过分激动,致使不愿再听下去,把其余的信息也都忽略了。④仅注意事实,而不肯注意原则和推理。⑤过分重视条理,而对欠条理的人的讲话重视不够。⑥过分注意造作掩饰、装腔作势,而不重视真情实质。⑦分心干别的事,心不在焉。⑧对较难的语言不求其解。⑨当对方的语言带有感情时,则听力分散。⑩在听别人讲话时还要思考别的问题,顾此失彼。

(8)良好沟通的十项建议

美国管理协会提出了一套被称为“良好沟通的十项建议”,现介绍如下:①沟通前把概念澄清,对一项信息能做一个系统的分析,则沟通才能明确清楚。②沟通者要确定沟通目标。③要研究环境和人的性格等情况。④听取他人意见,计划沟通内容。⑤所选用的沟通时间,所用的声调、词句和面部表情适当。⑥及时获取沟通对象的各种反馈

信息。⑦保持传送资料的准确可靠。⑧既要注意切合当前需要,又要注意长远目标的配合。⑨言必行,言行一致。⑩听取他人的意见要专一,要成为一名“好听众”,只有这样才能真正明了对方的原意。

案例分析

沟通差错导致了悲剧

当管理者或员工出现了信息沟通失误时,可能给组织和工作带来一些问题,但在大多数情况下不会因为这一沟通错误造成严重的或空难性的后果。然而,在航空业,沟通失误会造成致命性的灾难。有太多的航空事故说明了这一点。请看下面几个例子。

2002年2月,阿拉斯加航空公司的261航班在加利福尼亚海岸上失事,导致该航班上的88名乘客全部死亡。事故调查结果表明:失事原因是有关维修记录填写得不详细。事实上,1997年,对该飞机的一个水平飞行稳定器检查的结果已经警告该飞机不能再进行飞行了。

1997年9月,加鲁达(Garuda)航空公司的一架飞机撞入了苏门答腊岛梅达(Medan)机场南部20英里的丛林中,导致该飞机上的234名乘客全部死亡。该事故的原因是在当时恶劣的天气条件下,当飞机降落的时候,飞机驾驶员和空中交通指挥员混淆了“左”和“右”。

1995年12月20日,美洲航空公司(American Airlines)的965航班在接近哥伦比亚卡利机场时,飞机驾驶员希望听到“按计划飞行”或“直接飞行”的指令,但是空中交通指挥员却把“按计划飞行”

误说成“飞向卡利”。结果飞机驾驶员认为是直接飞行。当他复查的时候,交通指挥员却说“确定”。最后,当飞机接近机场时,该飞机撞到了一座山上,导致160名乘客死亡。

1993年的一个大雾天气,中国的一架麦道-80飞机试图降落在乌鲁木齐机场时,驾驶员被来自地面指挥系统的电波信号弄糊涂了,这个信号告诉他该架飞机接近地面时太快了。但是,飞机驾驶员的黑匣子则显示了一个机组成员对另外一个人说:“爬升是什么意思?”结果,该飞机撞在了高压线上,导致12人死亡。

1990年,当哥伦比亚航空公司的一架波音707飞机正在接近纽约肯尼迪机场时,该飞机的飞行员告诉机场空中交通指挥员,在当时的恶劣天气条件下作了几次着陆尝试的该飞机的燃料快耗尽了。然而,由于空中交通指挥员经常听到这些话语,他们对该架飞机的情况没有采取特殊的措施。尽管该飞机的机组成员都清楚这是一个很严重的问题,但是他们却没有向空中交通指挥员发送“燃料情况紧急”信号,而这个信号却可以迫使空中交通指挥员安排该飞机在其他飞机降落之前降落。而且,该架飞机飞行员的声音和语调也没有显示出燃料问题的紧迫性。肯尼迪机场的空中交通指挥员没有意识到这架飞机的真实情况不佳。最后,当该架飞机的燃料耗尽时,它坠毁在了距离机场16英里远的地方,导致73人死亡。

还有,1977年,加那利群岛的特内里费岛机场发生了一场历史性的航空灾难。在一个雾天的晚上,KLM航空公司的一架波音747飞机的机组长认为已经听清楚机场空中交通指挥员给出的该架飞机起

飞的信号了。但是,空中交通指挥员却仅仅给了该飞机准备起飞的信号。经管该机组长和西班牙空中交通指挥员都说的是英语,但是由于重音不同和不正确的术语系统导致了信号混乱。最后该飞机在跑道上撞在了泛美航空公司的一架波音747飞机上,导致583人死亡。

所有这些例子都证明了,沟通失误可能导致悲剧性的后果。尽管大多数管理沟通的情形不像这些事件那样后果严重,但是,事实依然是,对任何小组或组织来说,有效的沟通是其工作绩效的基本保障。

资料来源:斯蒂芬·罗宾斯,玛丽·库尔特.管理学.7版.孙健敏,译.北京:中国人民大学出版社,2004.

根据案例所提供的情况,回答下列问题:

1.这些实例在沟通中存在哪些障碍?如何克服这些障碍?

2.在飞机飞行员和空中交通指挥员之间的沟通失误中,非语言沟通因素起了什么样的作用?请解释。

3.请具体说明积极倾听怎样有助于防止这些事件的发生?

案例解读:

1.案例中体现的沟通障碍主要有以下几方面:第一,来自信息发送者的沟通障碍,一方面是信息发送者沟通技能较差,如加鲁达航空公司的事故中,飞机驾驶员和交通指挥员居然混淆了“左”和“右”,另一方面信息发送者的语言表达能力欠佳,如美洲航空公司的空中交通指挥员把“按计划飞行”误说成“飞向卡利”,这是口头语言表达能力欠佳的表现,再如,阿拉斯加航空公司的是失事的原因时有关维

修记录填写的不详细,这是书面语言表达能力欠佳的表现。第二,来自于接受者的沟通障碍,主要体现在理解方面的障碍,如中国麦道-80飞机的驾驶员被来自地面指挥系统的电波信号弄糊涂了,无法正确理解最终导致事故的发生,再如加那利群岛特内里费岛机场的事故也是由于机组长对空中交通指挥员信号的理解错误造成的。

2.在飞机飞行员和空中交通指挥员之间的沟通失误中,非语言沟通因素起了十分重要的作用。如哥伦比亚航空公司的例子中提到飞机飞行员的声音和语调没有显示出燃料的紧迫性,导致空中交通指挥员没有意识到这架飞机的真实情况,从而丧失了最佳的施救时机,飞机不幸失事。如果飞行员能够合理利用非语言来进行沟通,也许就能避免此次惨案的发生。

3.积极倾听具有以下方面的作用:第一,倾听能够了解不同方面的情况和看法,能够集思广益,开阔领导的眼界和思路,为正确的决策做准备。案例中的飞行员和空中交通指挥员若能积极倾听,便能了解不同方面的情况和看法,从而避免错误的决策。第二,倾听能够发现领导自身、工作群体和员工个人工作中存在的问题,及时地加以解决。案例中的飞行员和空中交通指挥员若能积极倾听,便能及时发现沟通中存在的各种问题和障碍,及时解决从而避免事故的发生。

DC2-04001 信息沟通与交流控制程序

信息沟通与交流控制程序 1目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求,确保信息得到沟通。 2适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3权责 3.1 管理部为本程序的归口管理部门; 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4工作程序 4.1 工作流程图 4.2 信息的内容 4.2.1 外部信息 A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息; B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息; C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息; D 相关方有关的信息:包括与顾客的沟通,顾客和相关方投诉及抱怨,涉及重要环境影响的处理,伤亡事故的上报等; E 其他外部信息,如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。 4.2.2 内部信息 A 体系运行的信息:包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、 制订日期:2005.09.10 修订日期:发行日期:2005.09.20

内审和管理评审等信息; B 试验信息:包括试验计划、试验方案、检验报告等; C 重大环境因素、重大危险因素信息; D 有关不符合的信息;包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息; E 相关法律、法规及其他要求信息; F 紧急信息:包括事件、事故等信息; G 资源信息:包括人力资源、基础设施资源等信息; H 合同信息:包括合同签订、合同条款等信息; I 员工及其代表关注的职业健康安全问题,包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论; J 检查、考核信息:包括公司考核、检查的结果等信息。 4.3 信息的传递与沟通 4.3.1 信息的传递方式 A 口头; B 电话; C 会议; D 书面形式:文件、报表、信息交流单; E 板报; F 网络等。 4.3.2 外部信息的传递与沟通 A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递,执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。 B 管理部负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息,并向公司领导和相关部门传递。 C 质量部负责外部体系认证审核,生产负责有关环境保护和职业健康安全机构的外部检测或检查结果的接收与反馈,并传递到相关部门; D 生产部负责与顾客的沟通及顾客满意度的测量。 4.3.3 内部信息的传递与沟通 A 职能部门按《方针目标制定与管理程序程序》要求向管理部传递管理目标完成情况的自检结果。 B 职能部门按《管理手册之数据分析要求》向管理部传递、沟通有关信息; C 管理部按《管理手册之管理评审要求》向公司领导、相关部门传递沟通管理评审有关信息;信息沟通与交流控制程序受控状态:

客户沟通管理程序a

目的 以公司的實際生產的能力為基礎,達成客戶與公司之要求合二為一.從而滿足客戶的各方需求. 範圍 配合香港的生產通知單,與客戶多作溝通,做好內外兩地的出貨. 3.權責 3.1接收與評估訂單. 3.2外部溝通. 3.3內部溝通. 4.定義 (無) 5.作業內容 5.1客戶溝通管理程序見附件一. 5.2當發貨部接收客戶訂單時,如有疑問或不清楚時由發貨部與客戶進行電話 聯絡.將聯絡結果記錄在客戶原始訂單中,并注明聯絡結果、聯絡時間、聯絡人. 5.3當工藝設計過程中有疑問時或不清楚時,則由工程部按<<工藝設計管理 程序>>與客戶進行電話聯絡.并將聯絡結果記錄在客戶原始工藝資料中.并由聯絡人簽名認可. 5.4當樣品確認過程中與客戶溝通應由工程部在客戶所提供之樣品確認資料 中或客戶所確認之我公司樣品報告中記錄溝通情況、溝通人、時間. 5.5生產執行過程中出現疑問時或交期變更時,由發貨部與客戶聯絡,并將聯 絡結果記錄在客戶原始訂單及<交貨計劃表>中. 5.6當客戶所提供之產品在驗證及使用過程中出現羿常時由發貨部與客戶聯 絡,并將聯絡情況反映在相應之檢驗、報廢、羿常報告中依<<內部溝通管理程序>>回復各部門客戶之意見. 5.7出貨前,由發貨部與客戶就出貨時間、產品規格進行再確認并記錄在客戶 原始訂單中及<交貨計劃表>中. 5.8客戶發生抱怨及退貨處理. 5.8.1當客戶發生抱怨及退貨時,由發貨部依客戶傳真或電話將客戶抱怨情況 記錄在<客戶投訴貨物料情況說明>中交由副總并依<<糾正與預防管理程序>>執行.并由發貨部將處理完畢之<客戶投訴貨物料情況說明>交客戶確認.并在客戶原始傳真中記錄<客戶投訴貨物料情況說明>編號,以利追蹤. 5.9當客戶滿意度調查結果回傳公司后,由發貨部依<<內部溝通管理程序> >將調查結果交由品管部進行資料分析及提出改善,并由發貨部將改善情況回復客戶并在<客戶滿意度調查表>中注明回復情況及改善情況. 5.10相關質量記錄之管理依<<質量記錄管理程序>>執行. 6.相關文件 6.1<<工藝設計管理程序>> 6.2<<內部溝通管理程序>> 6.3<<糾正與預防措施管理程序>>

公司信息沟通控制程序

1.0目的 为了保证质量、环境和职业健康安全管理体系信息交流的及时性、有效性,确保管理体系的有效运行,特制定本程序。 2.0适用范围 本程序适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系信息交流的传递和处理。 3.0职责 3.1行政部是信息的综合管理部门,负责与上级主管部门的有关信息的接收、传递和处理。 3.2各相关部门负责相应业务范围内的内部信息交流。 4.0工作程序 4.1总则 4.1.1信息交流的途径以书面文件为主,以及其他可利用的通讯和宣传工具。 4.1.2信息交流包括内部信息和外部信息两个方面。 4.1.3信息的内容应及时、准确、可靠。 4.1.4信息交流要做好信息交流记录。 4.2内部信息交流的主要内容: a.法律法规和其他要求的遵循情况; b.目标指标管理方案完成情况和效果; c.内审、外审、管理评审结果; d.监测结果; e.不符合与纠正情况; f.相关培训情况; g.运行控制程序执行情况; h.应急准备与响应情况。 4.3外部信息交流的主要内容: a.来自相关方的投诉和抱怨; b.来自供方的信息;

c.来自上级部门的信息; d.公司管理体系向外部传递的信息。 4.4内部信息交流 4.4.1定期召开质量环境安全例会 4.4.2公司的质量环境职业健康安全方针、管理体系的有关要求,由行政部向有关单位宣传。 4.4.3管理体系运行产生的信息由产生单位及时传递到有关部门,接收信息单位做好接受工作。4.4.4紧急状态下信息具体执行《应急准备与响应控制程序》。 4.4.5实施不符合、纠正和预防措施的单位必须在整改过程中将信息传递到有关单位。 4.5外部信息交流 4.5.1相关方要求提供信息时,各有关单位负责质量/环境/安全方针及有关要求传递给相关方。 4.5.2各部门收到有关法律法规标准规范和其他要求时执行《法律法规识别、合规性评价控制程序》。 4.5.3相关方抱怨及其他信息,由各单位分别接收,要求答复的要将处理结果及时传递给相关方。 4.5.4公司每年的内审、管理评审及例行的质量/环境/职业健康安全体系工作检查(含针对重要环境 因素的信息)均已有明确的交流渠道,如内审报告的传递、法律法规及其他要求等信息的沟通。 4.5.5管理者代表每年召集各部门主管对重要环境因素和重大危险源是否与外界进行交流和如何交 流进行讨论,并做出决定。对于服务现场,应在清洁前和清洁过程中按法律法规和其他要求,由工程部决定对外交流所涉及的重要环境因素、生大危险源和交流方式。 5.0支持性文件 5.1《应急准备与响应程序》 5.2《法律法规识别、合规性评价控制程序》 6.0记录 相关会议记录

信息交流控制程序

制订部门: 业务部 发行时间: 2014年9月15日 一、目的 1.1 本程序为了收集、处理本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信 息,保证信息渠道畅通,使质量体系及环境有害物质管理体系能有效运行而制定。

二、适用范围 2.1 适用于本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信息以及对这些 信息的处理。 三、职责 3.1业务课:作为公司内外信息接受、处理的中枢,应及时对所接受或收集到 的内外部信息,按有关的程序进行处理或传递。 3.2 品管课:公司质量/环保信息处理中心,应及时对所接受或收集到的内外 部信息,按有关的程序进行处理或传递。 3.3 各部门:按有关程序或作业指导书的规定,及时传递和处理信息。 四、参考文件 4.1《文件与资料控制程序》 4.2《记录控制程序》 4.3《纠正和预防措施控制程序》 4.4《题案活动管理规程》(WI-QD-010) 五、定义(无) 六、流程图(无) 七、程序说明 7.1信息的分类: 7.1.1外部信息: A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及其反馈的信息。 B、法律、法规、标准类信息,如条例、产品标准等。 C、相关方反馈的信息及其投诉(相关方指顾客、供应商)。 D、其它外部信息,如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、 环保技术、环保管理等方面的信息。 7.1.2内部信息:

A、信息,如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及 体系正常运行时的其它记录。 B、(潜在)不符合信息,如体系内部审核的不合格报告、纠正和预防措施 处理单等。 7.2 信息的收集与处理:信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯等 方式加以传递。 7.2.1外部信息的收集与处理。 7.2.1.1业务课负责7.1.1中A、B、C项内容进行信息的收集,并传递到公 司的相关部门,当监测或检查结果出现不符合情况时,按照《纠正和预 防措施控制程序》和《文件与资料控制程序》的要求进行处理。 7.2.1.2业务课、品管课负责与7.1.1中C项内容相关方的信息。联络以满 足顾客要求,对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施控制 程序》顾客抱怨处理控制程序。 7.2.1.3各部门负责7.1.1中D项内容,以《联络单》传递到相关部门。7.2.2内部信息的收集与处理 7.2.2.1正常信息的处理:各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常 信息。 7.2.2.2(潜在)不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。 7.2.2.3由总经理、管理者代表发出的质量信息,通过“公司会议”的形式 进行传达,建立《会议记录》,由相关部门落实和处理。 7.2.2.4公司总经理召集按排各部门负责人每月召开生产、质量例会,建立 《会议记录》,根据有关工序、操作、特采、质量记录、返工报告重大生 产品质问题、产品合格率、产能、客户投诉率等信息以探测、分析生产 品质趋势,确定潜在生产品质问题。 7.2.2.5总经理、课长必要时召开公司例会,讨论公司的所有行政、业务、

ISO14001内部信息沟通控制程序

ISO14001内部信息沟通控制程序 1 目的 通过在公司各层次和职能之间建立有效沟通渠道,确保全员参与环境管理和保持环境管理体系的持续有效。 2 适用范围 本程序对环境管理体系过程及其实施有效性全员沟通的管理和控制作出了明文规定。 3 职责 3.1管理层应积极创建有效内部沟通渠道和团队沟通文化。 3.2安全环境保卫部负责有关沟通内容的收集和传递。 4 定义 5 运作流程 5.1内部沟通内容可包括: a)环境方针、目标、指标; b)适用之环境法律、法规及其他要求; c)重要环境因素; d)环境监视和测量结果; e)组织环境绩效; f)管理评审、内部环境管理体系审核结果; g)环境管理体系适宜性、充分性、有效性等。

5.2内部沟通方式(渠道)。 对上述沟通内容,可采用如下沟通方式: a)会议方式(包括电话会议、逐一征求意见方式等); b)报告分发、通告栏、墙板方式; c)培训方式。 5.3会议方式沟通流程。 5.3.1某部门/人员(提案人员)对沟通内容有异议者,可填写《内部沟通表》。5.3.2《内部沟通表》传递至相关部门主管,相关部门主管对以下事宜进行确认: a)是否须进行沟通(部门主管建议); b)沟通范围(部门级、公司级); c)沟通参与人员、时间、地点。 5.3.3若部门主管认为无须会议沟通,并且不同意沟通意见,则应将不须沟通理由填写于《内部沟通表》,并退回提案人员。 5.3.4若部门主管认为无须会议沟通,并且同意沟通意见,则应将具体实施方案填写于《内部沟通表》,并依据本程序5.3.7条款监管方案实施。 5.3.5若部门主管认为须会议沟通,则应依据《内部沟通表》确认事宜进行会议沟通。 5.3.6会议沟通结束,部门主管将沟通意见(包括具体实施方案)填写于相应《内部沟通表》。 5.3.7《内部沟通表》复印一份传递至方案实施人员相关部门主管保持原件并

员工沟通反馈流程知识讲解

员工沟通反馈流程 一、目的 为促进公司各部门及员工之间的交流,加强员工沟通,及时了解员工思想动态和诉求,培养正确的沟通心态和积极的沟通习惯,提高沟通的准确度和工作效率,减少误解和矛盾,建立和谐的工作关系,形成健康良性的问题反映、反馈和解决渠道与机制,为公司各项工作的顺利开展提供保障,特制订本程序。 二、适用范围 公司内部和员工之间涉及到文件沟通、会议沟通、面谈及其他形式沟通时均适用本办法,主要包括以下形式的沟通: 1)面谈:主要指一对一或多方面对面谈话。 2)会议:包括专题讨论和工作协调会议、员工座谈会、班组晨会、管理例 会和干部或员工大会等方式。 3)书面沟通:包括会议纪要、工作报告、文件、联络单、管理看板、班组 园地、宣传栏和内部刊物等方式。 4)网络沟通:包括电话、电子邮件与网络即时联络工具等方式。 5)其他如意见箱等方式。 三、内部沟通原则 1)自上而下沟通,可以越级检查,但不可以越级指挥(紧急情况除外)。 2)自下而上沟通,可以越级申诉,但不可以越级报告(紧急情况除外)。 3)沟通应以尊重、信任、耐心的态度进行,应避免冲突,以基于事实、出 于工作目的和解决问题为主,严格要求对事不对人。 4)部门间的沟通,尤其是重大分歧或不确定事项,应职责明确、以书面信 息为主,做到沟通和沟通记录及时、准确、真实等。 5)下级对上级的报告请示或建议,应避免简单提交问题,而应提出对解决 问题的几个备选方案且明确选择倾向,供上级决策选用。

特别地,劳动合同、员工工作岗位安排和岗位薪酬、绩效考核等属于员工个人与公司劳动关系的一部分,除相关管理人员外,员工只应就个人相关事宜做逐级沟通,不得向无关人员透漏个人相关信息,不得串联其他同事或擅自散播负面信息、煽动群体性事件。 四、管理职责 (一)生产经理 1)生产经理负责各班组的员工沟通情况予以监督和指导,并组织对班组长 及以上管理人员、特殊部门与岗位的员工进行相关沟通技能的培训。 2)生产经理应积极促进各部门间的沟通,定期或不定期召集恳谈会,及时 了解员工思想动态和需求。必要时,应进行员工满意度调查(正式或非 正式)。 3)对员工反映的问题,生产经理应组织协调相关部门和人员予以及时答复 和解决;解决有重大困难的,应专题上报领导,并跟踪解决方案,及时 反馈员工、形成工作闭环。 (二)车间主任及各班组长 1)应按要求参加出席会议、执行会议决议;并根据会议要求、上级指示或 工作需要,向所属部门、员工及时传达会议决议及公司的政策、规章、 要求等; 2)应及时召开部门员工会议、做好专题沟通和培训,形成会议决议并追踪 落实; 3)各部门及各级管理人员,应加强对跨部门事务的联络、协调、催办,必 要时对部属加以考核或提起跨部门投诉; 4)应定期或不定期向上级主管做员工思想状态和员工沟通的专题汇报; 特别地,每一位有团队下属的管理人员,应对团队成员进行入职谈话、转正谈话,定期或不定期的工作表现与绩效沟通谈话等;并按规定和要求,对入职转正评价、绩效考评等做出书面评价、签认和沟通。对核心员工,应会同人力资源部明确其定向培养和发展计划。

信息沟通控制程序

信息沟通控制程序 PD-553 1.0目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息,作好信息的管理,特制定本程序。 2.0范围 适用于本公司内部信息的沟通与处理,以及与外部各方的信息交流。 3.0职责 3.1各部门负责对工作范围内相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存,及相关紧急信息的处理。 3.2质保部负责统筹与质量管理体系各类相关信息的传递与处理;负责保存和管理相关的信息。 4.0程序内容 4.1信息的分类 1外部信息包括: A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及 反馈的信息;

B、政策法规标准类信息,如质量法律、法规、条例、 产品标准等; C、相关方(顾客、供方、计量单位、媒体等)反馈的 信息及其投诉等; D、其它外部信息,如各部门直接从外部获取的有质量 改进技术,质量管理、质量培训等方面的信息。 4.1.2内部信息包括: A、正常信息,如质量方针(目标)之完成情况、测 量和控制记录、内部审核与管理评审报告以及体 系正常运行时的其它记录等; B、(潜在)不符舍信息,如制程中的不合格品通知 单(FM-830-01)、内部审核中的不合格品专题报 告(FM-830-03)、等; C、紧急信息,如出现重大质量事故等情况下的信息 与记录; D、其它内部信息(如员工的建议等)。 4.2信息的收集、处理与沟通工具 信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、影像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。 1外部信息的收集与处理 A、质保部负责质量技术监督局、认证机构等监测、

检查结果及反馈信息的收集,由质保部传递到公 司相关部门,当监测或检查结果出现不符合情况 时,按照改进控制程序(PD-850)的要求进行处 理。 B、政策法规标准的资料信息由行政部、质保部等部 门负责收集、更新、整理交文控中心保存,详见 文件控制程序(PD-423)。 C、各部门直接从外部获取的其它类信息,如质量改 进技术,质量管理信息等,应及时反馈到质保部, 由其负责分类、整理,根据需要传递到相关部门。 4.2.2内部信息的收集与处理 A、正常信息的处理:各部依据相关文件的规定直接收 集并传递日常正常信息;质保部按照相应程序文件 的规定向有关部门传递质量方针、目标信其完成情 况、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 B、(潜在)不符合信息的处理详见改进控制程序 (PD-850)。 C、紧急信息(如出现重大质量事故时)由发现部门迅 速传递给行政部和质保部组织处理,可采用电话, 传真等方式紧急沟通。 4.3信息的汇总和管理应用 1质保部不断汇总各方面反馈的质量信息,按照信息载体的

信息沟通控制程序

1. 目的 规范信息沟通程序,使相关信息及时有效地传递、交流、沟通,确保管理体系有效运行。 2. 范围 适用于公司内、外部对质量与食品安全管理体系有关信息及其它信息的传递、沟通和处理。 3. 职责 质量部负责统筹质量与食品管理体系相关信息的交流。 各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。 3. 程序 》 信息分类 质量与食品管理体系的信息沟通;其他信息沟通。 信息沟通的方式 口头、书面文件、会议、内部报刊、公告栏、网络或利用其他通讯及宣传工具进行沟通。 信息的内容 内部信息: 公司的质量方针、目标、经营方向、业绩等; 管理体系运行的情况、内审、管理评审、监督检查的反馈情况; · 体系运行中产生的信息(如不符合信息,重大事故、事故调查和处理信息,培训等)。 其他信息(如员工的建议等) 外部信息: 法律法规和其它要求的获得和更新; 网络信息的获取; 与政府机关职能部门的信息联络; 顾客的需求; 外部审核、检查、参观、访问; : 相关方投诉、抱怨和处理信息。 信息沟通的实施 内部信息: A 由质量部组织,人力资源部负责将公司的质量方针、质量目标等以简报、标语等宣传形式公诸于众;管理体系运行过程中产生的各种信息由信息产生部门通过企业邮箱或其他相关邮箱传递到责任部门及其他相关部门且同时抄送总经理及副总以上人员;邮件内容应体现时间、信息内容、联系人、联系方式等;主要责任部门及其他相关部门在收到邮件时应在1个工作日内回复邮件并给出建议、处理意见。 B 紧急状态下的信息由信息产生部门使用最为快捷的通讯方式迅速传递到主要责任部门及相关部门、总经理以及有关的政府机关; C 对不符合项实施纠正与纠正措施的部门必须在整改过程中将有关信息及时传递到相关部门; 各部门的应积极参加每周一的生产例会,沟通工作情况,解决存在问题,处理争议和纠纷; :

内部沟通控制程序

*********有限公司内部沟通控制程序文件编号:COP-5.5-01 文件版本: 生效日期:年1月1日 制定部门:人力资源部

对公司的内部沟通管理要求做出规定,以便使有关质量信息得到交流,从而统一行动,确保质量管理体系的有效性。 2.0适用范围 适用于公司内部沟通过程的管理。 3.0引用文件 3.1<<质量手册>>中第5.5.3节: 内部沟通 3.2《质量记录控制程序》 COP- 4.2-02 4.0主要职责和权限 4.1公司总经理负责向组织传达满足顾客和法律法规要求的重要性,以增强顾客满意为目 的,确保顾客的要求得到确定并予以满足。 4.2管理者代表负责向全体员工传达质量方针、质量目标的意义以及建立、实施和保持改进 质量管理体系的有关要求。 4.3各部门负责内部沟通的安排和实施,确保及时、有效的进行。 4.4公司人力资源部负责内部沟通的归档管理。 5.0程序内容: 5.1程序流程图:

5.2定义 5.2.1质量信息:生产服务质量活动中的各种有意义的数据、报表、资料和文件、意见 或要求。 5.2.2内部沟通:指公司内部质量信息的交流和传递。 5.3内部沟通的方式可以通过会议、电话、电传、调查、信函、文件、内刊、联网、培训、 咨询、会签等,但不论采用何种方式,要达到预定的沟通效果,为对方理解和接受为目的。 5.4内部沟通的内容包括产品质量问题、生产问题、行政管理问题等与经营管理有关的任何 问题。 5.5内部沟通过程的安排按程序文件要求进行。 5.6沟通的对象包括:与质量管理体系有关的全体员工。 5.7沟通的时间不作限制,在产品实现过程中的各个阶段,随时都可以与相关人员进行沟通。 5.8公司全体员工都要以主人翁的责任感作好沟通工作,尤其是与顾客的沟通,以体现公司 质量管理体系的整体绩效。 5.9内部沟通时限规定: 5.9.1各部门之间进行沟通时,当接受部门收到联络事项时,不管是否能按要求完成, 必须在二小时内向提出部门回复处理的时间要求或困难。如任何一方有困难或疑 问时,应采取平等协商的办法进行沟通处理,如果不能达到效果,应向上级部门 反映。 5.9.2当提出部门在二小时内没有收到接受部门的回复时应及时向上级反映,由上级部 门协助处理。 5.9.3当上级部门向下级部门交办任务时,接受部门必须在二小时内给予回复处理的时 间要求或困难。接受部门应主动积极开展处理工作,并且要在规定时间内完成任 务和及时向上级交待。如果在规定时间内不能完成应提早主动向上级反映。 5.9.4当事项或任务处理完成后,由提出部门或上级部门对处理结果进行评估,如果问 题的处理不能达到预期的效果,进行再次沟通,同时知会上级部门协助处理。 5.10沟通的记录按相关程序文件要求进行,必要时作好有关记录。 6.0支持文件 无 7.0相关记录 7.1《内部联络书》 QR-5.5-0101

信息沟通与交流程序

编号:CX-07 第A版0次修改1 目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求,确保信息得到沟通。 2 适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3 职责 3.1 办公室为本程序的归口管理部门; 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4 工作程序 4.1 工作流程图 4.2 信息的内容 4.2.1 外部信息 A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息; B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息; C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息; D 相关方有关的信息:包括与顾客的沟通,顾客和相关方投诉及抱怨,涉及重要环境影响的处理,伤亡事故的上报等; E 其他外部信息,如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。

编号:CX-07 第A版0次修改 4.2.2 内部信息 A 体系运行的信息:包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、内审和管理评审等信息; B 技术开发信息:包括开发计划、设计方案、设计变更、检验报告、试用报告等; C 重大环境因素、重大危险因素信息; D 有关不符合的信息;包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息; E 相关法律、法规及其他要求信息; F 紧急信息:包括事件、事故等信息; G 资源信息:包括人力资源、基础设施资源等信息; H 合同信息:包括合同签订、合同条款等信息; I 员工及其代表关注的职业健康安全问题,包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论; J 检查、考核信息:包括公司考核、检查的结果等信息。 4.3 信息的传递与沟通 4.3.1 信息的传递方式 A 口头; B 电话; C 会议 D 书面形式:文件、报表、信息交流单; E 板报; F 网络等。 4.3.2 外部信息的传递与沟通 A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递,执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。 B 办公室负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息,并向公司领导和相关部门传递。 C 质管部负责外部体系认证审核,办公室负责有关环境保护和职业健康安全机构

信息沟通管理程序

信息沟通管理程序制定:日期 2017-2-15 标准化审核: 日期 2017-2-18 审核: 日期 2017-2-20 批准: 日期 2017-2-22 文件变更记录

1.目的 目的是建立和疏通信息流通渠道,加强信息流通接口管理,确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理,确保对质量管理体系的有效性进行沟通。 2.适用范围 适用于与本公司整体运作有关的各类内、外部信息沟通的管理。 3.职责与权限 3.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 3.2品质保证部负责与产品质量相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。 3.3 营销管理部负责与市场动态相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。 3.4 企管部负责与企业管理相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。 3.5 管理者代表负责对以上信息进行统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 4. 术语和定义 无 5.内容 5.1 沟通信息分类 5.1.1 外部信息 1)与质量有关的外部信息 A.客户、产品检验机构、质量监督机构、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。 B.产品标准类信息。 C.市场动态、行业动态(包括竞争对手)中与质量相关的信息。 D.供应商的质量信息及投诉等。 E.其它外部与质量相关的各类信息。 2) 与公司相关的外部信息 A.政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息,如法律、法规、条例等。 B.市场、行业动态(包括竞争对手)中与公司相关的信息。 C.与公司有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。 5.1.2 内部信息 1)体系运行情况、QHSEMS方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 2)员工对质量及公司内部管理的建议和意见等。 3)公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 4)财务、人事、行政、后勤、安全、环境、卫生等情况。 5.2 信息的收集 信息(数据)及时收集、分析、传递、汇总,各部门按本部门职能和运行程序的规定收集和整理相关信息。 5.3 信息沟通 5.3.1 沟通方式 1)例行性会议沟通:

信息沟通程序

生效日期2018-03-24 页次4/4 信息沟通程序 编制部门:质量管理部 编制: 审核: 会签部门:中国业务、海外业务、制造部、供应链、研发中心、行政与人力资源会签:、、、、、 批准: 修订记录: No 章节号修订摘要修订人修订日期 备注:如本修订记录页不够,可另加修订的记录页面。 1 目的

生效日期2018-03-24 页次4/4 通过建立有序的内外部信息沟通程序,确保质量/环境信息沟通渠道的有效、通畅,促进体系的有效运行和持续改进。 2 适用范围 公司内部、外部的关于质量/环境的信息沟通管理。 3 权责 3.1 质量管理部负责对信息沟通的途径、方法进行确定,并负责统筹公司对内、对外相关信息的传递、分析、处理与协调工作。 3.2 各部门负责工作范围内内外部信息的收集、传递和沟通,负责向相关方宣传公司质量方针及要求,并对体系运行中所需信息沟通负责。 4 定义 4.1 信息:对质量/环境管理有影响意义的文字信息或数据。 5 程序 5.1 信息的分类 5.1.1 内部信息 a) 正常信息,如质量/环境方针、目标及完成情况,监视和测量记录,以及图样、技术文件 更改的信息; b) 不合格信息,如资源不满足生产要求的信息; c) 紧急信息,如出现重大质量/环境事故等情况下的信息记录; d) 其他内部信息(如员工建议、设施添置、处理意见的信息等)。 5.1.2 外部信息 a) 质量/环境主管部门、监督(查)机构、认证机构等监测可检查的结果及反馈的信息; b) 质量/环境法律、法规、标准类信息,如产品质量法、产品标准、污染物排放标准等; c) 相关方(顾客、供应商、周边社区等)反馈的信息及其投诉等; d) 其他外部信息,如部门直接从外部获取的有关质量改进技术、质量管理等方面的信息。 5.2 信息的收集

014 信息沟通管理程序

1目的 建立和疏通信息流通渠道,加强信息流通接口管理,确保与质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。 2 范围 适用于与本总经办整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。 3定义和术语 无 4 职责 4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 4.2 质量部负责与产品质量相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.3 市场部负责与市场动态相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.4 综合部负责与企业管理相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.5 协助总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5 程序 工作流程:沟通内容(信息)之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容(信息)的归档与保存 5.1 沟通内容(信息)之分类 5.1.1 外部信息 5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息 a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。 b.产品标准类信息。 c.市场动态、行业动态(包括竞争对手)中与质量相关的信息。 d.供应商的质量信息及投诉等。 e.其它外部与产质量量相关的各类信息。 5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息 a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息,如法律、法规、条例等。 b.市场、行业动态(包括竞争对手)中与企业管理相关的信息。 c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。 5.1.2 内部信息 a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。 c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。 e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。 5.2 信息的收集

内外部沟通控制程序

*******有限公司 程序文件 内外部沟通控制程序 文件编号: GC-QP5.5.3-2010-03 文件版本: B/1 编制/日期: 审核/日期: 批准/日期: 2010年10月20日发布 2010年10月20日实施 *******有限公司发布

程序文件.内外部沟通控制程序 1 目的 运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。 2 范围 公司全体员工、各职能部门以及相关方。 3 职责 3.1人事行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作;以及与外部相关方进行沟通 联络。 3.2营销部负责与客户的沟通。 3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。 3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。 4.工作程序 4.1内部沟通 4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式:内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。 4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。 4.1.3公司大会。 4.1.3.1会议内容包括:上月重大事件的回顾与总结,后期公司发展方向性展望与宣导。 4.1.3.2会议由行政部经理主持,公司全体人员必须参加。 4.1.4主管例会 4.1.4.1一般为每周一次。 a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结,后期各部门发展的计划与展望, 对各部门的合理建议。 b.主管例会由部门负责人轮流主持,由各部门负责人参加。必要时,部门负责人可 带与会议相关的本部门员工参加会议。 c.会议记录执行情况由人事行政部追踪落实,并于下一次主管例会上公布。 4.1.5部门会议 4.1. 5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。 4.1. 5.2门会议一般由部门负责人主持,部门内中基层干部参加;必要时可全体参加,部门会议可形成记录。 4.1.6班组会议 4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。 4.1.6.2班组会议由班组长主持,各班组员工参加。

信息交流和沟通控制程序

1 目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求,确保信息得到沟通。 2 适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3 职责 3.1 质量部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通。 3.2 环保办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4 工作程序 4.1 信息交流的基本原则 信息交流的渠道、方式、内容,应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提高,有助于增进与相关方的共识和/或满意程度。 4.2 内部沟通 4.2.1 应纳入沟通范畴的主要事项 1)政策要求:包括法规、相关方及公司的政策、要求,如法规、标准、制度等; 2)运行信息:包括体系运行、各项工作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等; 3)辅助信息:有肋于政策理解与实施、有助于优化运行过程和结果的其他信息。

4.2.2 沟通范围:公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。 4.2.3 沟通权责:责任部门/人员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。 4.2.3 沟通方式 1)口头/书面报告,适用于任何职能、层次; 2)部门文件发布、会议/培训召集,适用于职能部门及其以上管理层次; 3)跨部门或公司级文件发布、会议/培训召集、宣传资料等,需经总经办或总经理组织、批准或授权。 4)其他:各级文件中有规定的,按规定实施,如相关记录、报表、报告的传递等。 注:《信息交流与沟通记录表》是公司内部沟通的通用书面格式。 4.2.2 沟通过程的控制 1)信息通报/报告(信息拥有部门/人员) 识别通报内容与对象——确定通报方式——实施通报,传递相关信息 2)信息查询/质询(信息需求部门/人员) 识别查询内容与对象——确定查询方式——实施查询,获得相应信息 4.3 外部信息的接收与回应 1)外部信息,专指与管理体系运行及其绩效有关的来自相关方的信息。 2)任何部门/人员对接收的外部信息(包括口头、书面),均应及时向责任部门负责人或直接责任人通报,具体按内部沟通方管理要求实施。 3)责任部门对获悉的外部信息(除书面信息外),形成文件(包括记录、报告等)。

员工沟通及反馈程序

员工沟通与反馈程序 一、目的 为促进公司各部门及员工之间的交流,加强员工沟通,及时了解员工思想动态和诉求,培养正确的沟通心态和积极的沟通习惯,提高沟通的准确度和工作效率,减少误解和矛盾,建立和谐的工作关系,形成健康良性的问题反映、反馈和解决渠道与机制,为公司各项工作的顺利开展提供保障,特制订本程序。 二、适用范围 公司内部和员工之间涉及到文件沟通、会议沟通、面谈及其他形式沟通时均适用本办法,主要包括以下形式的沟通: 1)面谈:主要指一对一或多方面对面谈话。 2)会议:包括专题讨论和工作协调会议、员工座谈会、班组晨会、管理例 会和干部或员工大会等方式。 3)书面沟通:包括会议纪要、工作报告、文件、联络单、管理看板、班组 园地、宣传栏和内部刊物等方式。 4)网络沟通:包括电话、OA与电子邮件与网络即时联络工具等方式。 5)其他如意见箱等方式。 特别申明,本办法不包括公司对外部的沟通,如对政府、客户、社区环境或公共媒体等。 三、内部沟通原则 1)自上而下沟通,可以越级检查,但不可以越级指挥(紧急情况除外)。 2)自下而上沟通,可以越级申诉,但不可以越级报告(紧急情况除外)。 3)沟通应以尊重、信任、耐心的态度进行,应避免冲突,以基于事实、出 于工作目的和解决问题为主,严格要求对事不对人。 4)部门间的沟通,尤其是重大分歧或不确定事项,应职责明确、以书面信 息为主,做到沟通和沟通记录及时、准确、真实等。

5)下级对上级的报告请示或建议,应避免简单提交问题,而应提出对解决 问题的几个备选方案且明确选择倾向,供上级决策选用。 特别地,劳动合同、员工工作岗位安排和岗位薪酬、绩效考核等属于员工个人与公司劳动关系的一部分,除相关管理人员外,员工只应就个人相关事宜做逐级沟通,不得向无关人员透漏个人相关信息,不得串联其他同事或擅自散播负面信息、煽动群体性事件。 四、管理职责 (一)人力资源部 1)人力资源部负责拟定和组织审批员工沟通相关程序,对各部门的员工沟 通情况予以监督和指导,并组织对班组长及以上管理人员、特殊部门与 岗位的员工进行相关沟通技能的培训。 2)人力资源部应积极促进各部门间的沟通,定期或不定期召集恳谈会,及 时了解员工思想动态和需求。必要时,应进行员工满意度调查(正式或 非正式)。 3)对员工反映的问题,人力资源部应组织协调相关部门和人员予以及时答 复和解决;解决有重大困难的,应专题上报分管领导或工会主管工作人 员,跟踪解决方案,及时反馈员工、形成工作闭环。 (二)各部门主管和各级管理人员 1)应按要求参加出席会议、执行会议决议;并根据会议要求、上级指示或 工作需要,向所属部门、员工及时传达会议决议及公司的政策、规章、 要求等; 2)应及时召开部门员工会议、做好专题沟通和培训,形成会议决议并追踪 落实; 3)各部门及各级管理人员,应加强对跨部门事务的联络、协调、催办,必 要时对部属加以考核或提起跨部门投诉; 4)应定期或不定期向上级主管做员工思想状态和员工沟通的专题汇报;

信息交流与沟通控制程序

1.目的 为建立畅通的沟通渠道,明确信息交流内容、范围与形式,规定内部外部沟通的方法,通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部质量、环境、食品安全、诚信信息,实现管理体系的有效运行。 2.适用范围 本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门与层次内、外部的信息交流与控制。 3.职责 3.1管代/HACCP小组长负责公司内部及外部沟通事宜的审批及管理工作。 3.2 技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理。 3.3 技术中心负责配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究,供公司领导和有关部门参考。 3.4 行政部负责相关部门的外部沟通。 3.5 各部门负责人负责本部门员工之间的沟通,并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。 4 工作程序

4.1 外部沟通 4.1.1 外部信息的来源 a.认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息; b.管理方针通告给相关方; c.对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系; d.相关方的投诉、抱怨、期望和要求,包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通,涉及重要环境影响的处理,伤亡事故的上报等; e.行业技术信息; f.上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息; g.供方和其它分承包方的信息。 h.环境监测和职业安全健康等有关的信息; i. 与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。 4.1.2 外部信息沟通 4.1.2.2 各部门在日常业务中也应注意获得; 4.1.2.3 上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收 4.1.2.4 行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息; 4.1.2.5 来自相关方的信息由各相关部门接收; 4.1.2.6 各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时,应将企业内必要的信息;如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等,向相关方进行宣传;

10-沟通控制程序

××××制造有限公司企业标准Q/HLC.801.012-2017 沟通控制程序 1、目的 保证公司在质量管理体系中的各项制度、措施、目标、指标符合相关的法规、政策,让公司全体员工及时了解,达成共识。 2、范围 适用于公司及全体员工对内、对外的质量管理信息交流活动。 3、权责 3.1 、办公室负责质量和日常管理信息交流的管理。 3.2、供销部负责与顾客有关信息及顾客反馈信息的归口管理。 3.3、供销负责与外部供方和外包方相关质量信息的交流和沟通。 3.4、其它相关部门、车间对信息的收集、分析、上传下达、内外沟通、改进、绩效评价。 4、定义 无 5、工作流程: 5.1、信息的识别 5.1.1、内部信息是指由公司内部各部门产生的质量信息; 1)公司管理体系的方针、目标,管理体系运行情况; 2)有关质量、过程法律、法规及其他要求的获取和更新; 3)体系审核、客户验厂、管理评审、外部审核、不符合、纠正与预防措施; 4)公司人员培训情况;

5)各管理层之间、各部门之间和各岗位之间的日常有关质量、过程环境方面的联络、常规报表及其他信息通报; 6)组织机构变化情况; 7)新产品、新项目和服务等. 5.1.2、外部信息是指供方、顾客、消费者等处与产品质量相关的信息; 1)质量、过程环境管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息; 2)质监局、商检、环保局等上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息;(3)外部的检查、参观、访问等; 4)市场信息和顾客反馈的等相关方信息; 5)外部供方的信息交流及向外部供方施加影响; 6)同行业技术信息和专业会议信息,竞争对手的产品信息和技术信息; 7)公司质量方针的对外宣传。 5.2、信息交流的策划 办公室组织各部门编制信息交流计划及实施方案,明确: 1)信息交流的内容; 2)何时进行信息交流; 3)与谁进行信息交流; 4)如何进行信息交流。 5.3、内部质量管理信息交流管理 5.3.1、办公室通过会议、培训、内部刊物、网络、宣传栏等各种方式向公司员工宣传公司的质量管理方针; 5.3.2 、公司员工对公司在质量管理方面的任何意见和建议,可直接向办公室或员工代表反

ISO沟通控制程序

I S O沟通控制程序 公司内部编号:(GOOD-TMMT-MMUT-UUPTY-UUYY-DTTI-

1 目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。 2 范围公司全体员工、各职能部门以及相关方。 3 职责 3.1 行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作;以及与外部相关方 进行沟通 联络。 3.2 销售中心负责与客户的沟通。 3.3 质量中心负责客户抱怨、供货商产品不良处理及内部各部门之间的 沟通。 3.4 供应部负责与供应商及外包方之间的有效沟通。 4 工作程序 4.1内部沟通 4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式:内审会议、管理评审会议、公司员工例会、管理层例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。 4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。 4.1.3 公司员工例会。 4.1.3.1会议内容包括:上周主要工作的回顾与总结,下周工作计划及公司发展方向性展望与宣导。 4.1.3.2会议由总经理助理(秘书)主持,公司全体人员必须参加。 4.1.4.1一般为每月两次。 a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结,后期各部门发展的 工作计划与展望,对各部门的合理建议。 b.管理层例会由总经理主持,各部门负责人参加。必要时,部门负责人 可带与会议相关的本部门员工参加会议。 c.会议记录、执行情况由行政部追踪落实,并于下次管理层例会上公 布。 4.1.5部门会议 4.1. 5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。

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