信息沟通程序
IATF16949程序文件14信息沟通管理程序
IATF16949程序文件14信息沟通管理程序1、目的为了确保公司内部和外部的信息能够及时、准确、有效地传递和交流，以支持公司的运营和决策，特制定本信息沟通管理程序。
2、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、公司与供应商、客户、认证机构等相关方之间的信息沟通管理。
3、职责31 信息管理部门负责制定和维护信息沟通管理程序，收集、整理、分析和传递公司内部和外部的信息，为公司决策提供支持。
32 各部门负责本部门内部和与其他部门之间的信息沟通，及时向信息管理部门反馈相关信息。
33 管理层负责审批重要的信息沟通决策，确保信息沟通符合公司的战略和目标。
4、信息分类41 内部信息包括公司的方针、目标、战略规划、年度计划、管理制度、工作流程、质量目标完成情况、生产计划完成情况、设备运行情况、人员培训情况等。
42 外部信息包括客户需求、市场动态、竞争对手信息、法律法规和标准的变化、供应商信息、行业协会信息、认证机构信息等。
5、信息沟通方式51 内部沟通方式511 会议定期召开管理层会议、部门会议、项目会议等，讨论和决策公司的重要事项。
512 报告各部门定期向管理层提交工作报告，包括月度报告、季度报告和年度报告。
513 邮件公司内部使用电子邮件进行日常工作的沟通和信息传递。
514 公告栏在公司内部设置公告栏，发布公司的重要通知和信息。
515 即时通讯工具使用即时通讯工具，如企业微信、钉钉等，进行实时沟通。
52 外部沟通方式521 电话与客户、供应商、认证机构等通过电话进行沟通。
522 邮件与外部相关方通过电子邮件进行沟通。
523 拜访定期拜访客户和供应商，了解需求和反馈。
524 商务谈判与供应商进行商务谈判，确定合作条款。
525 参加行业会议和展会了解行业动态和竞争对手信息。
6、信息收集61 内部信息收集各部门指定专人负责收集本部门的信息，并按照规定的时间和格式向信息管理部门提交。
62 外部信息收集信息管理部门通过市场调研、网络搜索、参加行业会议等方式收集外部信息。
ISO50001：2018信息沟通程序
控制编号：版本：B标题：信息沟通程序共2页1 目的本程序旨在及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部相关信息，确保能源管理体系的有效运行。
2 范围本程序适用于公司能源管理信息的处置及内、外部沟通信息的处置。
3 职责3.1 综合部负责信息交流工作的全面管理，并对能源信息进行分析、整理、研究，报管理者代表批准后发布；3.2 各部门负责本部门能源管理范围内的信息交流和处置，并配合综合部做好公司能源信息交流、传递和处置工作。
4 工作程序4.1 内部信息交流管理4.1.1 内部信息交流的内容包括：（1）正常信息，如：方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；（2）不符合信息（含潜在的），如管理体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等；（3）其它内部信息，如培训记录、职工建议、领导对管理体系的各项批示等。
4.1.2 信息交流的方式：（1）工作会议、管理体系评审会议、生产例会等会议形式；（2）形成文件的信息；（3）公司管理体系运行情况汇报专题会议；（4）在报纸、杂志、及简报等内部刊物上刊登的信息；（5）公司内部局域网及外部网络传输；（6）发放调查表、征集建议书等；（7）公司各部门与相关方的沟通；（8）公司组织的各种相关活动。
4.1.3 内部信息收集与处理：（1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，综合部按照程序文件规定传递方针、目标、指标、管理方案、内部审核结果、管理评审结果、更新法律法规等信息；（2）不符合信息的处理详见《不符合、纠正和预防措施程序》；（3）各部门要由专人分管信息交流工作，必要时对信息的接收、传递、处理情况进行记录。
4.2 外部信息交流管理4.2.1 外部信息交流的内容包括：（1）节能行政主管部门、节能监察机构及能源监测机构监督、检查或监测的结果及反馈的信息；（2）政策、法律法规、标准类信息，如节能法律法规、产业政策、节能标准等；（3）相关方的信息及投诉等，相关方指合同方、供应方等；（4）其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关能源方面的信息。
信息沟通、参与和协商程序
信息沟通、参与和协商程序1 目的规范公司内、外部信息交流与沟通的行为，使之能及时、准确地收集、传递及反馈，以确保统一的信息交流与沟通充分性和有效性，确保管理体系的有效运行。
2、适用范围适用于本公司一体化管理体系的内、外部信息沟通交流、协商的管理与控制。
3、职责3.1 总经理负责分配沟通的职责，提供沟通所需的资源。
3.2 管理者代表负责协调一体化体系的沟通工作。
3.3 各部门和职业健康安全事务代表负责收集并提供自己工作适用范围内的信息。
3.4 综合办负责将内、外部沟通获得的信息体系更新和评审工作。
4、工作程序4.1. 信息的分类4.1.1. 外部沟通信息1) 地方监测站、环保局、主管部门、认证机构、职业健康安全监察的结果及反馈的信息；2) 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息；3) 相关方反馈的信息及其投诉等，指公众、供应商、废物处理方，相关方，涉及重要环境和危险源影响的处理，伤亡事件的上报等等；4) 其他外部信息，市场环境变化，相关方的环境、职业健康和安全管理方面要求等方面的信息；5) 行业主管部门下发、检查等信息。
4.1.2. 内部沟通信息（包括但不限于以下方面）：1）常规信息：如：方针、目标、指标和管理方案，相关文件、会议、资源需求、职业健康安全事务商谈纪要，日常运行和检查监测记录，内审和管理评审报告、有关质量状况、安全生产及体系运行时的其他记录等；2）不符合信息或潜在的不符合信息：如产品不合格报告、不符合项报告、顾客投诉处理、纠正措施处理单等；3）紧急信息：如：出现重大质量、环境、安全事件，出现火灾、洪涝、交通、化学危险品泄漏、重大伤亡等情况的信息及记录；4）其他内部信息，如改进方向、员工的建议等。
4.2. 信息的交流与沟通4.2.1 各部门在职责范围内主动获取上述信息，并分类、整理并按规定要求进行收集和传递。
4.2.2 信息沟通交流以下列方式进行：-----编制不定期简讯并确保被相关方所获取；-----在公司办公会议或部门例会中沟通和协商上述信息；-----公布目标、指标，对管理及处置要求进行培训；-----公布联系或交流电话。
某有限公司信息沟通管理程序
某有限公司信息沟通管理程序一、引言在当今竞争激烈的商业环境中，信息的快速、准确传递对于企业的成功至关重要。
有效的信息沟通管理不仅能够提高工作效率，还能促进团队协作，增强企业的竞争力。
为了确保公司内部信息的顺畅流通和有效利用，特制定本信息沟通管理程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、员工之间以及公司与外部相关方之间的信息沟通。
三、职责分工1、信息管理部门负责制定和完善信息沟通管理制度和流程。
搭建和维护信息沟通平台，确保其稳定运行。
收集、整理和分析公司内外部的信息，为决策提供支持。
2、各部门负责人负责本部门内部信息的传递和沟通，确保员工了解相关工作要求和进展。
向信息管理部门提供本部门的重要信息和数据。
3、员工积极参与信息沟通活动，及时反馈工作中的问题和建议。
遵守信息沟通的相关规定和流程，保护公司信息的安全。
四、信息沟通的方式1、会议定期召开部门例会、公司全体会议等，传达工作安排和决策，讨论工作中的问题。
会前应明确会议主题和议程，提前通知参会人员做好准备。
会议记录应及时整理并分发相关人员。
2、邮件用于正式的工作交流和文件传递。
邮件的主题应明确、简洁，内容表达清晰、准确。
重要邮件应及时回复，避免延误工作。
3、即时通讯工具如微信、钉钉等，用于实时沟通和信息快速传递。
但对于重要和正式的信息，仍应以邮件或书面形式确认。
4、内部公告栏发布公司的重要通知、政策和规章制度等。
员工应定期关注公告栏的更新。
5、面对面交流对于复杂或敏感的问题，提倡面对面的沟通，以便更准确地理解对方的意图。
五、信息沟通的内容1、工作指令和任务安排上级向下级传达工作目标、任务分配和时间要求。
2、工作进展和成果汇报下级向上级汇报工作进展、遇到的问题和解决方案。
3、业务信息和数据各部门之间分享业务相关的信息和数据，如市场动态、客户需求、财务报表等。
4、意见和建议员工对公司的管理、业务流程等提出的改进意见和建议。
5、政策和制度公司发布的各项政策、制度和规范，确保员工知晓并遵守。
ISO9001信息沟通控制程序(含流程图)
信息沟通控制程序（ISO9001-2015）1.0目的为使公司各内外部门之间的信息能够得到及时的传递、处理和解决，促进相关方准确、高效运转，特制定本程序。
2.0范围适用于本公司所有经营活动所涉及的相关部门的内部及与外部的信息交流与沟通。
3.0定义与术语3.1信息：有意义的数据；3.2相关方：与组织的业绩或成就有利益关系的个人或团体。
4.0职责4.1各部门负责相应业务范围内相关信息的接收、传递及处理；4.2品保课门负责顾客、部分官方机构及供应商产品质量方面的沟通；4.3管理部业务与生产部生管课负责顾客的沟通；5.0作业流程5.1信息分类a.内部信息包括：1.正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；2.（潜在）不符合信息，如体系内部审核的《不符项目报告》、《纠正预防措施处理单》等；3.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录；4.其它内部信息（如员工合理化建议等）。
2外部信息包括：1.质量技术监督局、计量检定所、环保局、商检局、消费者协会、公证处、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；2.政策法规标准类法规，如质量法律、法规、条例、产品标准等；3.相关方（顾客、供方）反馈的信息处理及其投诉等；4.其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术、质量管理等方面的信息。
5.2信息沟通的方式信息可采用资料、质量记录、公告栏、会议、讨论交流、电子媒体、通讯等沟通的工具或方式给予传递。
5.3信息处理：a.内部信息的收集及处理：1.正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量方针目标及其完成情况、内部审核结果、更新的法律法规等信息；2.潜在）不符合信息的处理详见《纠正预防措施管制程序》；3.紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅速通知相关部门（如品管课）组织处理，可采用电话，传真等方式紧急沟通；4.其它内部信息，员工合理化建议按《合理化提案规定》实施，其它内部信息提供者可用《内部联络单》、电子邮件等形式反馈给相关部门进行处理。
信息沟通管理程序
XX有限公司二级文件The 2nd Level Subdocument信息沟通管理程序Information Communication Management Procedure 文件编号File No.：文件版号File version ：A0生效日期Effective date ：编制Prepared by审核Checked by批准Approved by会签部门Department signing制程工程部Manufacturing engineer Department 品质保证部Quality Assurance制造部ManufacturingDepartment综合管理部HR&ADM采购部Purchase Department财务部Financial Department文件更改记录Document Change History版本号Rev. No变更原因和内容描述Reason and Description ofChange受影响的页面Affected Pages拟制/修改责任人Prepared by/Modifyowner拟制/修改日期Prepared by/ModifieddateA0 新拟制NA1.目的做好跟顾客的沟通，及时处理顾客反馈意见，确保顾客满意，特制定本程序。
2.适用范围本程序适用于公司与顾客沟通的管理。
3.职责3.1 业务部：负责与顾客沟通方法的制定。
3.2 各部门：负责与顾客沟通的执行。
4.工作程序4.1 下面包含有四种可以用于建立公司和顾客的互利的沟通范例方法，其他方法也可能适用于公司的业务情况。
4.1.1 方法A：期望共享小组a. 沟通的一种方法是自发的分享期望过程。
在这种过程中，一个单独的公司和一顾客共同创立一种对彼此期望的理解并持续的改进质量。
目的是建立两个参与方法之间的亲密和和长期的关系。
b. 公司和顾客双方的人员组成一个联合小组来评审期望，找出差距并且建立一种机制来缩小差距。
信息沟通管理程序(含记录)
信息沟通管理程序（IATF16949:2016/ISO9001-2015）1.0目的：建立一定渠道以确保公司与顾客的沟通、公司内部各部门之间的沟通有效、顺畅。
2.0范围:本程序适用于公司与所有顾客以及公司内部之间的沟通。
3.0定义:无4.0职责:4.1营业分部负责有关产品要求（包括技术、工艺等信息）、订单、交付、品质信息反馈、客户拜访计划等有关信息与客户进行交流和沟通按。
4.2人事行政课负责EHS/HSF信息的收集、相关培训和外部招聘工作。
4.3各部门主管负责部门内信息的传达和沟通。
4.4相关责任部门负责对各类投诉的处理。
4.5管理者代表负责与质量管理体系、顾客投诉管理体系和有害物质过程管理体系有关事宜的外部联络。
4.6采购课负责向供应商及分包商传达我公司对质量，环境，有害物质管理的要求。
5.0程序内容：5.1工作流程:01以传真、电话记录、E-mail等形式收集、整理客户的需求信息，传递给相关部门。
02相关方提出意见或建议收集03接受相关信息后，做好本部门工作，并将相关信息准确反馈给传达部门04 部门之间以联络单和会议纪要等作为书面信息沟通05部门内部各阶层进行信息传递5.3与客户的沟通：5.3.1与客户沟通的形式：5.3.1.1营业分部就产品有关要求（包括技术、工艺等信息）、订单、客户投诉、品质及交付方面的信息以电话、传真、E-mail、信函等方式与客户沟通，客户反馈意见的管理按《客户反馈信息处理程序》执行。
5.3.1.2客户拜访计划：每年年初各部门按市场需求制订客户拜访计划，由总经理批准后执行；该计划可根据实际情况进行适当调整，相关部门按客户拜访计划对相关客户进行沟通,并作《客户拜访报告》。
为适应市场需求，各部门可拟订临时出访计划总经理批准后实施。
5.3.2和客户沟通的内容包括以下几方面；5.3.2.1市场信息、有关产品信息，如产品技术、工艺等。
5.3.2.2有关合同或订单方面的信息。
5.3.2.3有关客户反馈方面的信息。
某有限公司信息沟通管理程序
某有限公司信息沟通管理程序一、目的为了加强公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间的信息交流与沟通，确保信息的准确、及时、有效传递，提高工作效率和决策质量，特制定本信息沟通管理程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间的信息沟通管理。
三、职责分工1、综合管理部（1）负责公司信息沟通管理的统筹规划和协调工作。
（2）收集、整理、传递公司内部的各类信息，并向公司领导汇报重要信息。
2、各部门（1）负责本部门内部的信息收集、整理和传递工作。
（2）及时向综合管理部反馈本部门的工作进展、问题和需求等信息。
3、公司领导（1）负责对重要信息进行决策和指示。
（2）定期了解公司的信息沟通情况，提出改进意见和要求。
四、信息分类1、内部信息（1）公司的战略规划、年度计划、规章制度等。
（2）各部门的工作进展、业绩成果、问题反馈等。
（3）员工的意见、建议、投诉等。
2、外部信息（1）行业政策法规、市场动态、竞争对手信息等。
（2）客户的需求、意见、投诉等。
（3）供应商的信息、合作情况等。
五、信息沟通方式1、会议（1）定期召开公司例会、部门例会等，汇报工作进展，讨论问题和解决方案。
（2）根据需要召开专题会议，研究特定问题。
2、报告（1）各部门定期向综合管理部提交工作周报、月报等。
（2）对于重要项目或任务，提交专项报告。
3、邮件（1）公司内部员工之间通过邮件进行工作交流和信息传递。
（2）与外部相关方通过邮件进行业务往来和信息沟通。
4、电话（1）用于紧急事项的沟通和协调。
（2）日常工作中的简单沟通。
5、即时通讯工具（1）如企业微信、钉钉等，方便实时交流。
六、信息传递流程1、内部信息传递流程（1）各部门将收集到的信息进行整理，填写《信息传递单》。
（2）根据信息的重要性和紧急程度，选择合适的沟通方式将信息传递给相关部门或人员。
（3）接收信息的部门或人员对信息进行处理和反馈，如有需要，进一步传递给其他相关方。
2、外部信息传递流程（1）综合管理部负责收集外部信息，并进行初步筛选和分类。
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生效日期2018-03-24 页次4/4
信息沟通程序
编制部门：质量管理部
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1 目的
生效日期2018-03-24 页次4/4 通过建立有序的内外部信息沟通程序,确保质量/环境信息沟通渠道的有效、通畅，促进体系的有效运行和持续改进。
2 适用范围
公司内部、外部的关于质量/环境的信息沟通管理。
3 权责
3.1 质量管理部负责对信息沟通的途径、方法进行确定，并负责统筹公司对内、对外相关信息的传递、分析、处理与协调工作。
3.2 各部门负责工作范围内内外部信息的收集、传递和沟通，负责向相关方宣传公司质量方针及要求，并对体系运行中所需信息沟通负责。
4 定义
4.1 信息：对质量/环境管理有影响意义的文字信息或数据。
5 程序
5.1 信息的分类
5.1.1 内部信息
a) 正常信息，如质量/环境方针、目标及完成情况，监视和测量记录，以及图样、技术文件
更改的信息；
b) 不合格信息，如资源不满足生产要求的信息；
c) 紧急信息，如出现重大质量/环境事故等情况下的信息记录；
d) 其他内部信息（如员工建议、设施添置、处理意见的信息等）。
5.1.2 外部信息
a) 质量/环境主管部门、监督（查）机构、认证机构等监测可检查的结果及反馈的信息；
b) 质量/环境法律、法规、标准类信息，如产品质量法、产品标准、污染物排放标准等；
c) 相关方（顾客、供应商、周边社区等）反馈的信息及其投诉等；
d) 其他外部信息，如部门直接从外部获取的有关质量改进技术、质量管理等方面的信息。
5.2 信息的收集
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5.3.1 内部信息沟通
5.3.1.1 由上至下沟通：有关公司经营管理各类活动由总经理以文件形式（包括：会议、电子邮件、发布公文等）向下属职能部门传达各项工作指示、任务、目标等信息。
5.3.1.2 由下至上沟通：下属职能部门汇报工作任务或反馈重大异常由部门负责人以文件形式（包括：纸质文件、电子邮件）呈报总经理；公司内部各阶层员工提出任何有关公司经营管理和工作方面的建议或意见，由提出部门以呈文形式提出，经部门负责人审批后呈报总经理，由总经理指定责任部门/人员予以跟进，落实。
在正式工作场合下，任何部门/员工不得越级沟通。
5.3.1.3 水平沟通：日常工作中，需要跨部门协调解决工作问题时，由发起部门填写《工作联络函》，经部门负责人审批后发布给相关部门协调实施；部门之间有关产品质量/环境方面的信息沟通，一般以文件传递（阅）、邮件、会议、电话等形式进行相互交流。
5.3.2 外部信息沟通
5.2.2.1 中国/海外业务中心负责接收客户有关产品和服务要求信息、投诉的有关信息，通过《质量信息处理单》传达给相关部门。
5.3.2.2 质量管理部负责接收质量/环境主管部门、监（检）测机构、技术监督局、认证机构的有关信息，通过文件、会议、培训、布告等方式传达给相关部门。
5.3.2.3 研发中心接收有关产品专利申报、技术标准、行业动态的有关信息，通过文件传递（阅）、会议、培训、布告等方式传达给相关部门。
5.3.2.4 行政课负责收集相关方环境影响的有关信息，通过文件传递（阅）、会议、培训、布告等方式传达给相关部门。
生效日期2018-03-24 页次4/4
5.3.2.5 人事课负责收集培训机构、劳动和社会保障部门的有关信息，通过文件传递（阅）、会议、培训、布告等方式传达给相关部门。
5.3.2.6 供应链管理部通过各种合作协议向供应商传达要求信息和对其环境表现施加影响。
5.3.3 信息的沟通可以采用多种方式进行，包括：电话、传真、邮件、会议、文件传递（阅）、《工作联络函》等，根据信息的紧急重要程度选择沟通方式。
5.3.4 各部门依据相关文件规定对各类信息进行分析、处理并采取相应措施。
6 相关文件。