七、八、会务中的会前会中会后(新)
作为服务人员,请你为会议做好会前,会中,会后的接待工作的策划
作为服务人员,请你为会议做好会前,会中,会后的接待工作的策划（一）会前工作：1、与会议主办方洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。
4、与会议主办方确认会议接待方案。
5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。
6、准备会议资料。
（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。
）（二）跟进工作：1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。
2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。
3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。
协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
9、确认特殊客人（如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
（三）会后工作：1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。
4、欢送代表工作。
（四）会议的筹备工作：1、根据会议规模，确定接待规格。
设定待规格。
2、发放会议通知和会议日程。
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。
通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。
单位会务管理制度
单位会务管理制度一、综述会务管理是组织管理中的一项重要工作，对于单位的日常运转和发展起着至关重要的作用。
会务管理的好坏直接影响到单位内部管理的效率和外部形象的美誉。
因此，建立和完善单位会务管理制度是单位管理工作中重要的组成部分。
本制度的目的是指导和规范单位会务活动的策划、组织、实施和监督，确保会务工作的高效、有序和规范进行，提高单位会务管理水平，为单位发挥更大的作用而服务。
二、基本原则1.服务原则。
会务管理的宗旨是为单位内部和外部活动提供支持服务，为单位发展提供良好的会务环境和保障。
2.规范原则。
会务活动的策划、组织、实施和监督必须遵守法律法规，规范实施，不得违法乱纪。
3.效率原则。
会务管理必须高效、有序、精细、严谨，在保证质量的前提下，提高工作效率。
4.公开、公正、公平原则。
会务管理必须公开透明，公正公平，做到公平竞争、公平评价。
5.科学原则。
会务管理必须遵循科学管理原则，采用科学方法进行策划和实施。
三、组织架构1.单位会务管理机构单位会务管理委员会（以下简称“会务管理委员会”）是单位会务管理的专门机构，负责全面规划、组织、协调单位内部和外部的会务活动。
设有会务管理部门，其主要职责是执行会务管理委员会的工作任务，具体负责单位会务活动的策划、组织、实施和监督工作。
2.会务管理委员会会务管理委员会由单位领导任命，主要负责单位会务管理工作的决策和领导工作，制定和完善单位会务管理制度，组织协调单位内部和外部的会务活动，解决涉及单位会务管理的重大问题。
3.会务管理部门会务管理部门是单位会务管理的具体承办单位，主要负责会务活动的具体策划、组织、实施和监督工作。
包括活动策划组、活动执行组、活动监督组等。
四、会务活动的策划1. 会务活动策划的程序（1）确定会务活动策划的目标和主要内容。
（2）编制会务活动策划方案。
（3）提交会务活动策划方案。
（4）会务管理委员会审批。
2. 会务活动策划的内容（1）会务活动的主题和宗旨。
(原创)会务工作常识与公务礼仪
( 十二 ) 会场布置、检查（于会前半天进行检 查） 1.根据出席会议人员名单或座位安排表，摆 放座位牌 2.检查会标是否正确；检查主席台话筒设置 是否正确；检查会场音响、灯光、空调是 否正常；检查安排好领导的休息室。需要 奏歌的会议，要检查是否已准备好《国歌》 或《国际歌》。
备注：一般来说，党代会和党代表会议开幕奏唱 《国歌》，闭幕奏《国际歌》；党委全会开幕一 般不奏歌，闭幕时奏《国际歌》；大型会议和比 较庄重的纪念大会、表彰大会可奏唱《国歌》； 人代会、政协会开幕时也奏唱《国歌》；奏唱国 歌一定要播放有原唱的《国歌》，而不是伴奏。
(十七)做好会议决定事项的督办落实 会后，应将会议决定的事项，逐项列入催办、督 办程序，发出决定事项通知，明确主办单位和部 门的责任，限期作出办理情况报告。 (十八)做好会议文件资料存档 会后，要及时将文件呈批表（含领导批示）、会 议通知、会议议程（或会议方案）、讲话稿、会 议记录、会议纪要、会议照片等会议资料及其电 子文档存档。
6.召集相关部门和县（市、区）领导召开接待工 作协调会，部署接待、文字材料、警卫、交通安 全、环境卫生整治、信访维稳、食品检验检疫、 医疗保健、供水、供电、新闻报道等相关工作。 7.做好住地的有关准备工作，包括食宿安排等。 8.制作考察线路KT板（背后贴阳江地图），放于 中巴车上供上级领导参考。 9.考察当天，安排人员提前30分钟打前站，沿考 察线路检查各项准备工作的落实情况，如遇群众 上访、交通拥堵等突发情况，及时向领导汇报并 通知相关部门妥善处置。
4.由市委办牵头，组织市公安局、市交通运输 局、市城管局、市公路局等相关单位人员和县 （市、区）委办公室人员按考察线路踩点，核 实考察线路安排是否合理，部署考察点现场参 观、介绍的详细准备工作（包括制作介绍展板 等），以及警卫、交通安全、环境卫生整治等 工作。 5.根据踩点的情况，重新修改完善行程安排方 案，按程序报市委领导审批。审批后，将行程 安排方案报上级部门审定。审定后，印发行程 安排小册子。
文秘人员如何做好会务工作会前筹备会中服务会后总结
文秘人员如何做好会务工作会前筹备会中服务会后总结会议是自有人类以来就存在的一种社会现象;美国社会学家摩尔根指出,原始部落时期的易洛魁人每逢一个首领死去时,本氏族的成员就举行一次会议来提名继承人;我国古代也有会议这种形式;史籍中有关于尧召集部落首长用会议形式决定继承人和治水人选的记载;在现代社会,会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式;这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域;会务工作是一项复杂的系统工作,也是办公室的一项重要的职责,在筹备组织的过程中,稍不注意就会出现难以弥补的差错,造成不良影响;会务工作水平的高低,直接影响会议的质量和效果;因此要想做好会议服务,应抓好以下三个方面工作:一、会前筹备工作会议有效的重点是计划性要好,计划性就是会前筹备;会前筹备工作做得是否充分,直接关系到会议的成功与否;据统计,会前筹备的效果占会议有效性的70%;可以说,高质量的会前筹备工作,是会议质量的保证,是会议成功的前提;因此,必须以高度的责任心做好会议筹备工作;会前筹备工作主要包括拟定会议计划,组建会务班子,准备会议材料,安排会议后勤保障和布置会场;一拟定会议计划拟定会议计划是会前筹备的第一步;它指的是拟订会议议程、日程;会议议程是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排;拟订会议计划通常是由决策层,如区委常委会议、区政府常务会议、单位党组会等会上议定草案,然后交由牵头单位具体办理;它是会议具体的概略安排,通过会议日程显示出来;拟定会议工作方案的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法;这些都确定好之后即可发出会议通知,通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等;二组建会务班子组建会务班子是会前筹备的第二步;有些会议的规模相对较大,持续时间也较长,因此会有相当繁杂的会前筹备事项;这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作;筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队,通常由主办单位的成员构成;一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会,可以由一名主要领导任主任,分管领导任副主任,会议相关职能部门主要负责人为成员,在筹备委员会下再建立子工作组,一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等,各组确定人员,明确分工,层层负责,并定期碰头交流工作进展;三准备会议资料会前筹备的第三步是准备会议资料;会议资料包括领导资料会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等、来宾资料会议指南、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、出席证、列席证、请柬、通讯录、房卡和餐券等、会务资料接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、小组召集人名单、讨论地点等和沟通资料会议参考文件、会议宣传资料、会议简报、各种记录、注意事项、各种会议协议合同以及其他相关资料;有的会议还要编印交流发言材料汇编,印发领导讲话稿等;四安排会议后勤保障凡是连续召开几天,并且有外地同志参加的会议,就要热情做好会议生活的安排工作;要根据出席会议的名额,提前编定住宿分配方案,等人员一到立即安置;在住房安排上,对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾;会议期间的安保、出行、饮食要有专人负责,并事先做好安排;五布置会场会场是会议的重要场所,要根据会议的性质与规模把它布置好,营造出相应的气氛;在布置会场时,主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施;由于会议的类型,规模等都不尽相同,工作程序也会有一定差别,但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛;一般包括：１、悬挂会标、徽记、旗帜等;２、设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席、签字席,摆放席卡、泡杯、毛巾、话筒,并保证音响效果;３、确定会议桌摆放形式,明确划分会场区域,并使与会者明了;４、保证照明、通风、投影、录像、空调设备齐全、有效;５、摆放适量花卉;6、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作;7、场外彩虹门、氢气球、欢迎标语、红地毯、花卉等;8、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况;二、会中服务工作在会中服务阶段,会务人员须提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况,做好会议材料分发,完成签到与引导,组织会议有序进行,搞好后勤服务等工作;1、签到与引导签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续;常用的签到方式有簿册式和卡片式;在组织签到的同时,会务人员要做好入场引导工作,以方便与会人员入场,同时缩短入场时间;此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐;同时,会场内可播放轻音乐,营造轻松愉快的会场氛围;2、组织会议进行维持好会场秩序,会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调到振动状态,一般不允许找人,无关人员不准进入会场;在会议进行时,会务人员要按照会议议程做好服务工作,注意安排会议发言,做好会议记录,编制会议简报,起草、修改会议有关决议文件以及做好新闻报道等;这其中主要是一些服务和保障性工作,该工作要求会务人员要了解会议内容,熟悉会议流程,领悟会议精神,关键是要做到细致入微,有条不紊;3、搞好后勤保障会中的后勤保障除了吃、住、行要善始善终外,会场上还要保证茶水供应,要照顾好老弱病残,要准备必要的纸张、铅笔、墨水等,以备临时取用;会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好;根据需要有些会议还要准备会议纪念品;外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中;对与会者提出的其他合理要求也应尽可能给予满足;会中阶段,会务人员除了主要进行各种服务工作外,还要接受会中反馈信息,及时处理各种突发状况;要求会务人员必须具备良好的政治素质、较强的应变能力和高度的责任心;此阶段的有关工作同样实行明确分工、层层负责制;要确定各小组乃至每个人的任务,标明完成时间,在每天会议结束后集中,核对各项工作的完成情况,交流会中出现的新情况,以便对第二天的会议进行适当调整;三、会后总结工作会议日程的主要内容进行完毕后,标志着会议基本结束;但会务工作并不意味着就此结束,而是由会中服务阶段转入会后总结阶段;会议有效性的20%是会后落实;该阶段的工作任务仍很繁重,需认真地完成,做到“有始有终”;会后总结工作主要包括送别会议代表,会场的善后工作,整理会议文件以及会务总结反馈;1、送别会议代表与会场善后与会人员的车票或机票已事先订好,会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆,确保与会人员安全到达车站或机场;之后,要做好会场善后,它包括及时清理会场,带回剩余材料、席卡等；清退客房和会议用房；归还借用的物品；结算帐目并向财务部门报销等;2、整理会议文件整理会议文件的首要工作是收集文件;会前准备并分发的文件,会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件;完成收集工作后,就要对会议文件进行立卷归档;归档后应交由有关人员保管,不要保留在个人手中;3、会务总结反馈会后总结工作的重点是会务总结反馈;上述工作都完成后,要对本次会议工作进行一次认真的总结,肯定成绩,分析不足,表扬有功人员,向支持会议工作的有关部门表示感谢,布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作;通过会议工作总结,积累会议工作经验,提高会务人员综合能力,培养互相配合,协同合作的良好作风;现代社会是一个充满变革的社会,会议作为一种社会现象,也处在不断变革与发展之中;要想开好会,会务工作起着至关重要的作用;成功的会务安排,会使会议开得圆满成功;反之,则会使会议达不到预定的效果;因此,会务工作的相关理论和技巧,是所有会议组织者必须掌握的一门科学;。
会议管理 (概念,会前中后工作)
会议管理——会议概述会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。
会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批 关。
要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。
会议审批还应遵循 “一支笔”的原则。
会议管理——会前筹备拟订会议议程、 一、 拟订会议议程、日程 （一）会议议程和会议日程的内容及作用 1、会议议程的内容 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排， 会议主持人要根据议程主持会议。
会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程 显示出来。
大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告； 分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
2、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和 与会者安排个人时间的依据。
3、会议议程和日程的作用 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺 序计划，即获得有效信息。
会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。
（二）会议议程的制定程序 1、明确目标和参加者 2、安排各议程事项的时间 3、确定每一项议程 4、决定会议讨论形式 （三）会议日程的编制方法 1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议 议程顺序的明确规定。
2、 制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。
3、 宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。
4、 尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到 会和退席。
5、 保密性较强的议题，一般放在后面。
会前会中会后流程培训会议营销必备(ppt)
会 前
研讨会前（一）
1. 邀约前的准备
➢ 邀约话术通关 ➢ 拜访通关
会 前
研讨会前（二）
2. 一定要拜访送票
➢ 送票 ➢ 了解需求（企业困惑、培训规划、培训预算等） ➢ 做好铺垫（介绍公司、塑造老师、塑造课程、
介绍领袖的风采）
会 前
研讨会前（三）
3. 每天给邀约到的客户发短信
➢ 发管理类或与课程相关的短信 ➢ 让客户记住要去影响力参加课程 ➢ 铺垫、塑造价值（讲师、课程、产品）
会 前
*希望通过培训来解决哪 些
问题？ *还有哪些困扰您的问题 ？ *能具体举个例子吗？ *您现在找到了解决的办 法 吗？ *讲故事（案例分享） 倾听后找到与我们客
户案例共同的地方，从而 引入我们的成功案例，这 个问题其实很多老总都会 遇到，我们曾经培训过的 （全友家私/双虎），他 们也是、、、、、，后来 参加了我们的领袖风采之 后、、、、、、
会 前
四、塑造研讨会、讲师价值:
这次课程的主讲老师郝总，她是 影响力教育训练集团副总裁，她也被 誉为是影响力最传奇总经理，曾经带 领宁波公司连续两年成为集团20家分 公司里第一名的公司，一年的时间将 杭州分公司从后三名带到集团前三名， 半年的时间帮助青岛公司扭亏为盈， 成为集团优秀分公司。她就是运用领 袖风采里如何打造卓越团队的一系列 管理理念与方法来管理我们的团队， 如果您觉得这套系统也适合您的企业 和团队话，可以选择我们后续的服务 项目。而且课程现场也会推出2011年 的培训规划，您现场一定要把握机会。
会 前
研讨会前（四）
4. 两天前，部门经理以会务组名义 统一给客户打电话
会 前
二、问问题 1、了解企业基本情况： • 主营范围（咱们公司主要是做 什么的？客户都是省范围的还是 全国性的呀？） • 公司历史（咱们公司成立多久 了？/某某总，您创业到现在有 多少年了？） • 员工人数（咱们现在总共有多 少人啊？管理人员有多少？） • 培训情况（以前经常参加培训 吗？主要是做哪方面的培训？是 您自己负责吗？）
会务工作内容和技巧(秘书人员办会经验交流)
会务工作内容和技巧（秘书人员办会经验交流）会务工作内容和技巧（秘书人员办会经验交流）会议作为人们聚众议事、沟通交流、集纳信息、优化决策的一种通用形式，一直被机关、企事业单位所广泛利用。
如何开好会，开短会，做好会务工作，是保证会议高效的前提。
一名称职的秘书一定是一个组织会务工作的高手。
会务工作即会议的组织、保证和服务工作。
一般需要有会议的领导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。
这里主要就服务者即秘书人员所做的会务工作加以论述。
秘书做好会务工作的关键在于会前精心准备；会中做好管理保证；会后及时总结反响。
一、会务工作内容会务工作的繁简，与会议的规定、内容、级别有一定的关系，一般来说，会议越大，规格越高，会务工作的内容也就越多，做好会务工作的难度也就越大。
对于有些小型会议，仅仅发员的通知一定不要发错，一定要附上会议通知回执，以便安排与会人员食宿。
4.在布置会场时，应本着什么性质的会议就应突出什么样的气氛的原那么，不可千篇一律。
在人员座位的安排上，有多少人参加的会议就摆多少椅子（可以稍多几把），因为摆椅子过多，与会人员总会谦虚地往后坐，容易使会场显得很分散, 也不便于讨论问题。
5.会场设施的安装调试应及早做准备，会议用品也要提前送到会场并专人专职。
6.会议文件的准备工作，要明确内容与范围，责任具体落实到人头，还要有具体的时间限制，既要有迅速起草文件的秀才，也要有善于接待、应对办事的组织者。
7,在做好会议固定工作的同时，在会前还要协调安排好足够的通讯员、联络员及服务人员，以便做好会议期间的临时性工作。
但也要考虑服务人员的比例一定要与出席会议的人数比例相协调、适中。
这些都是会前会务工作应注意的事项。
（二）会中要严密组织，热情周到地搞好服务工作。
会议进行到会中，会议主持人指挥调度控制会议的进行，秘书在此阶段主要协助领导指挥控制。
除了做好各项管理保证工作外, 最主要的是掌握会议动态与信息，做好会议记录与会议情况的收集工作及会中的一些临时性工作。
会务方案细化表(会前、会中、会后)
会务方案细化表(会前、会中、会后).xlsx这是一个会务方案细化表，我们会从会前、会中、会后的角度来详细解析该方案。
会前准备:1.确认会议主题和目标会议主题和目标至关重要，这是为了确保会议顺利举行和成功完成。
在会议筹备开始前，必须先定义好会议的主题，并确定会议目的，比如增进参会者之间的交流合作、分享新的技能和知识、商业合作等。
2.建立会议组织委员会会议委员会应该由具备不同背景和专业性的代表组成，以确保委员会能够拥有整体角度的视角。
委员会应包括会议策划人员、财务、宣传，和执行团队。
3.确定会议场地和时间落实会议场地和时间是会议策划的重要步骤。
不同的会议主题需要不同的会议场地，而且必须在会议开始之前提前预定会议场地和时间以确保该日程的顺利执行。
4.与赞助商和媒体合作如有社区、商户或其他相应的赞助商和媒体，您需要在开始策划会议之前联系他们，以便他们能了解会议内容，决定是否为您的会议提供赞助或推广该活动。
5.制定会议议程和议题议程和议题必须在会议开始之前制定。
会议的议程应包含会议的起止时间、主讲人、每个议题的主题、议程安排等。
会中执行:1.确认会议主持人会议主持人必须有良好的沟通技巧和领导力。
一个好的主持人应该能够在会议进行时引导各项议题、控制会场跑题、确保会议在规定时间内正常进行。
2.确保会议场地设备完整在会议之前，策划人员应该检查会议场地的音响设备、视频设备、投影仪等设备是否正常运作，以确保各项设备在会议进行期间正常使用。
3.提供适当的咖啡、饮料和突破性消费品在会议中，适当的休息时间是必须的。
策划人员应该确保会场有足够的饮料、咖啡和突破性消费品，以便参会者在休息时间留在会场内。
4.管理会议现场会议策划人员在会议进行期间应该确保会场秩序和参会人员之间的沟通，同时负责会议中食品和休息室的安排。
会后总结:1.按照议程和议题汇总会议笔记一次成功的会议应包含易于理解和执行的参考笔记。
因此，在会议结束之后应该由会议策划人员对议程和议题进行汇总，并向参会者分享相关笔记。
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会前工作：随堂讨论
1．会议议程与日程的区别。 2．简述拟订会议议程与日程表的方法。 3．选择会议地点应综合考虑哪些因素? 4、应如何做好会场的布置工作？ 5、怎样制定会议筹备方案？ 6、怎样发放会议通知？ 7、怎样才能做好会议的食宿工作？ 8、会前检查工作包括哪些内容？
（二）会中：会务工作流程图
上班开始半小时后，工作会 议时间一般不超过100分钟， 中间安排一次短暂休息
工作会 议的时 间
某股份有限责任公司股东大会日程安排
日期 时间 内容安排 地点
主 参加 持 人 李 XXX 总 X
张 全体 董 股民 张 全体 董 股民
总 会 全体 计 股民 师
备 注
3、9 上午
9：00 9：30
9：40
主席台坐次
礼堂型
教室型会场
③会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、、桌签、坐签、色 调、灯光、气味、旗帜、花卉。
会徽
会标
16、检查会场
（1）. 方式 一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现 场检查。 （2）．检查的内容 A.文件的材料准备情况。 B.会场布置情况。 C.会议保卫工作情况。 D.其他内容。
2、组织签到
（1）秘书人员代签到。 （2）簿式签到。 （3）电子计算机签到。
小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来 做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好以下 工作。
随时接听打进来的电话，根据需要进行处理 接待随时找人 要 求 为各位倒水、递烟缸 适时挂图、分送材料、放投影、录音录像 适当为领导提供提纲等必要文字材料
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会议概述 会务工作流程 会务工作具体内容 常用会议的组织程序 会见与会谈 技能训练
教学目的
通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。
教学重点与难点
1、教学重点
会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法；
报 到
会议开始 ，张董致开 幕词 李总：年度经营报告
花园酒店大 会议厅 大会议厅
大会议厅
11：00 11：30
年度决算表 大会结束
大会议厅
10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、 与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式 通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
报到及接待工作 组织签到 做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
12.2.3 会中服务工作（如图）
1、报到及接待工作
（1）与会人员的接送; （2）会议交通工具的安排; （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; （4）会议文娱活动的安排和组织; （5）其他属于招待方面的工作。
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、 安排会议议程 因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要 根据事务的轻重缓急，安排好议程。
公开会议
会议
内部会议
机密会议
附2：会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类
还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示。
分 籍 按与会者国别或与会 各方的数量 按会议议题所涉及的 领域 类 标 准 类 型
按与会者的身份和国
国内会议 国际会议 双边会议 多边会议 经济性会议 政治性会议 军事性会议 文化性会议
3、按时间分：
定期和非定期。
4、按出席对象分：
联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分：
电话会、电视会、广播会、网络会。
附1： 按照会议的秘密程度划分
依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为
内容无需保密的会议。如联谊 会、运动会、公制会、庆祝会 内容只能在组织内部公开的会 议。如企业营销策略研究会 会议内容涉及组织的秘密，或 不必扩大知情范围的会议
受文者：各部门各科长 地点：第一会议室
总经理办公室主任××
时间：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。
11、制作会议证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议正式证件
会议证件
旁听证 工作证 记者证 出入证
会议工作证件
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职 务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印 章。
附： 会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如 下的演变过程。 部落联盟 封建社会 现代社会
氏族社会
部落
奴隶社会
近代资本主义社会
氏族处理公共事 务的氏族议事会
发展成为管理国家和组织 公务活动的一种主要形式
1.3 会议的作用及缺陷
1．会议作用
（１）．交流信息，互通情报 （２）．发扬民主，科学决策 （３）．组织领导，推动工作 （４）．带动消费，促进经济 （５）．联络感情，塑造形象
会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）; B —参加会议的人数; T —会议的时间（以小时为单位）。
1.6 会议秘书工作的基本任务
1、组织的工作
(1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报 道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。
五个步骤：.
明确要点
准备议题
通知开会
会场准备
安排会议议程
会前的会务内容
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实的 依据；二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。议题是对会议 主题的细化。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议 的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同 时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确 定会期的长短应与会议内容紧密联系。
总经理办公室
×月×日
例文2 教学观摩会通知
时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半
地址：三楼阶梯教室 主讲：音乐系赵鸣教授 内容：严肃音乐的增长和发展 参加者：各系负责教学的主任、助理。 校教科研所
×月×日
例文3
各部门科长会议通知 ×年×月×日 事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问 题，特召开会议，请准时出席。
12.2 会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
明确会议组织机构
确定会议名称
明确会议所需设备和工具
确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期
确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会前：综合起来有五点筹划工作
14、制定会议预算方案
文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用 品费、 会议场所租用费 、会议办公费 、 宣传交际费 、 食宿费、 交通费、其他 费用。
15、布置会场
（1）会场的风格特点 庄严。肃穆。轻松、简洁。 喜庆。儒雅。简单朴素。
会场准备有以下要求
秘书会务工作的第四个原则 就是会场宁略小而勿失于大 会场座位的不同排列是根据 会议需要来设计的 会场布置要与会议主题、 性质一致 事先制作一块挂在会议室外 的牌子，写清正在开会，在 什么时间结束，请勿打扰 在会议召开前检查会场的桌 椅、话筒、录音等设备，还 要留意消防、安全因素
5、 确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、
要求
（2）会场的类型及布局
①小型会议室。 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然 后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、会场座位分区表 和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲 话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其 他会议材料等。
13、安排食住行
Βιβλιοθήκη 会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、 适合口味、方便节约”的原则，做好伙食 预算和伙食搭配与烹调工作. 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定 标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要 求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通 服务。
6、公司常见会议类型
经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、 订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联 谊会、表彰会。